Taller 3

TALLER 3 1. Investigue sobre la teoría propuesta para el despacho de documentos

indague diferentes autores de textos.

TEORÍA GENERAL DE LA CORRESPONDENCIA Los primeros tiempos. La palabra escrita es un medio de relación entre los hombres. Desde las más primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado manifestar sus sentimientos e ideas. Primero, las expresiones afectivas del hombre se manifiestan por elementales movimientos (mímica) y simples sonidos que demostraban expresiones de alegría, dolor, hambre, etc. Luego posiblemente aparecieron las primeras lenguas monosilábicas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograr las magníficas voces de las lenguas romances (español, italiano, francés, rumano, etc.) De esta manera la expresión del pensamiento por medio de la palabra hablada, fue una necesidad innata al desarrollo del hombre en las primeras formas sociales (rebaño, clan, matriarcado, tribu, etc. Más tarde el proceso evolutivo que siguió a todas las comunidades antiguas, la separación entre las personas se hizo necesaria. La guerra y el comercio hicieron indispensable crear medios para mantener conexiones o contactos entre los seres que se alejaban y los que permanecían en una comunidad determinada, como también entre las representaciones administrativas y militares que se instalaban en los territorios conquistados. En estos procesos históricos donde podemos localizar la creación de la palabra escrita, que da origen a la correspondencia. Primeras formas escritas. Las primeras manifestaciones de los documentos antiguos se pueden apreciar en las inscripciones y grabados que se han logrado localizar en cavernas milenarias y en rudimentarias tablas de piedra y arcilla. Después fueron pequeñas piezas de madera revestidas por capas de cera, en las que por medio de punzones, llamados también estilos o estiletes, se grababan las palabras. Luego los egipcios utilizaron el papiro, obtenido del tallo de un plante del mismo nombre. En Pérgamo, ciudad de Asia Menor, se inventó un procedimiento especial para limpiar y pulir debidamente la piel de las reses, creándose el pergamino. En el siglo I.E., los árabes llevaron a Europa el papel, originando junto con los más primitivos medios de impresión, una verdadera efervescencia intelectual.

Los tiempos antiguos, también ofrecían gran deficiencia, en lo que se refiere a los medios de comunicación. Actualmente con gran rapidez y seguridad, los transportes transoceánicos, los aviones que desarrollaron velocidades fantásticas, los helicópteros que descienden en terrenos más escarpados y difíciles, llevan hasta los más recónditos lugares de la tierra los mensajes escritos del hombre, forjando el mundo en una sola idea y llevando consigo la fuerza civilizadora y vital de las nuevas concepciones e inquietudes humanas. La comunicación escrita entre personas que se encuentra en lugares diversos se llama correspondencia. Podemos agregar que la correspondencia es un medio de interrelación entre los hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a los diversos estilos o formas de redactar. Correspondencia comercial o mercantil Desde la pequeña empresa hasta la pequeña industria, el comercio despliega su gran actividad por conquistar mercados, localizar fuentes de materias primas, establecer nuevos sistemas y vías de comunicación, etc. Como tales objetivos están dispersos en el mundo, se requiere que la palabra escrita venga a abrir brechas y a coordinar y desenvolver esos factores dinámicos y decisivos del progreso humano. Las ideas escritas con miras comerciales cruzan constantemente ciudades, países, continentes, dando lugar a una copiosa correspondencia de estilo especial, definido, claro. De esta manera, el mayor o menor desenvolvimiento de una empresa depende, en gran parte, del movimiento y técnica de su correspondencia. Actualmente, el mayor porcentaje de los negocios o transacciones comerciales se hace por medio de cartas. Es por esto que el redactor comercial debe ser, a la vez un conocedor práctico del idioma, un psicólogo. La preparación idiomática es necesaria para poder llenar los requisitos de armonía en el estilo, ortografía, condición y otros factores que más adelante estudiaremos debidamente y que constituyen la esencia del estilo mercantil. El sentido psicológico que todo comerciante debe poseer tiene como objeto lograr efectos positivos y dinámicos en la realización de sus actividades comerciales. El redactor comercial, por lo tanto, tiene que conocer y tratar de adaptar la carta que escribe a la personalidad y el carácter de las personas a quien se dirige, de manera que antes de manifestarle nuestros deseos,

podamos demostrar que deseamos ampliamente satisfacer los de ellas. Es indispensable aplicar constantemente las palabras del profesor Overstreet: Primero, despertar en el prójimo un franco deseo. Quien puede hacerlo tiene el mundo entero consigo. Quien no puede, marcha solo por el camino. Es fundamental, en toda práctica de la vida, interesarse por las cosas de los demás, sin caer jamás en el servilismo, y luego, como consecuencia muy natural, hace realizar nuestros deseos. Concluyendo con el fin fundamental de la correspondencia mercantil, consiste en hacer negocios por escrito, y como segundo objetivo, que analizaremos próximamente, es concretar en documentos una serie de hechos que pueden convertirse después en medios informativos y probatorios magníficos para posibles reclamos, litigios y negociaciones.

TEORIA DE DESPACHO DOCUMENTAL El Correo nace con la necesidad que tiene el hombre de comunicarse con los individuos que se encuentran en otros lugares. Para comunicarse utilizó diferentes medios: El lenguaje (Gestos y articulaciones), el oído (Tambores), la vista (Señales de Humo), la palabra. Después el hombre quiere dar vigencia a sus pensamientos y expresiones: Nace la comunicación escrita. Para enviar los mensajes escritos el hombre utilizó el MENSAJERO. Con el surgimiento de los primeros imperios y estados, la Comunicación Escrita, se convirtió en elemento fundamental tanto para mantener la unidad territorial y política como para permitir el desarrollo y expansión del comercio. En la antigüedad solo los poderosos tenían acceso a los servicios de correo. Enviaban los mensajes a súbditos en todos los rincones de su dominio. Egipto fue el primer Imperio que tuvo un Correo organizado, utilizando como principal sistema de transporte, embarcaciones a través del río Nilo. Esta

correspondencia

consistía

en

manuscritos

sobre

papiro.

El Imperio Persa, bajo el reinado de Ciro, contaba con un sistema en donde se obligaba al pueblo a proporcionar caballos y estaciones para desarrollo del correo. A estas estaciones se les denominó ANGARRIAS’’. El Imperio Chino, juega un papel preponderante en la historia de los correos, con la invención del papel, además de contar con el correo mejor organizado de la época. Tenían a disposición 200.000 caballos, en cómodos refugios y caballerizas. TSUA LUN China Inventor del papel. El Imperio Romano, organizó su correo instituyéndolo en todo el trazado de las carreteras consulares bajo la denominación de CURSUS PUBLICUS. Este correo contaba con una inmensa red de estaciones de cambio de caballos. Una y otra estación recibió el nombre de positiones, palabra de la cual se deriva el vocablo: POSTA que más adelante se adoptó como POSTAL. 2. Formatos de registro de correspondencia despachada y formatos de control de reparto interno y externo. Formato de registro de correspondencia despachada En este formato se debe especificar el tipo de envió que se esta realizando el numero de radicación, la fecha el remitente, el asunto de la comunicación y las observaciones. En el encabezado debe ir la fecha de entrega, el nombre del funcionario que realiza la entrega y el nombre de la dependencia. Formato de control de reparto interno y externo Este formato se utiliza para controlar que las comunicaciones que lleguen a las empresas sean bien direccionadas hacia la dependencia competente, así mismo sirve para verificar que persona es la responsable de responder esa comunicación.

3. Ejemplares de los formatos

Formato de registro de correspondencia despachada

FORMATO DE CONTROL DE REPARTO INTERNO

FORMATO CONTROL DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Y OTROS ENVIOS A DEPENDENCIAS

FECHA DE ENTREGA -------------------NOMBRE QUIEN ENTREGA-------------------------------------------DEPENDENCIA----------------------------------------CLASE ENVIO

DE No DE RADICACION FECHA

REMITEN OBSERVACION TE ASUNTO ES

NOMBRE QUIEN RECIBE----------------------------------------------Formato para reparto externo