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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS (ENSAYO)

LICY GONZALEZ DAZA

RIOHACHA- GUAJIRA 2018

Hoy en día la importancia de los archivos se remonta desde la antigüedad, es decir desde los inicios de la escritura, surgió por la necesidad de guardar, ordenar y preservar los pergaminos o papeles de la época. La palabra archivo proviene del latín y griego arcivium que significa principio, origen. Esto nos demuestra que que desde un principio los archivos han sido parte de nuestra evolución cultural, que desde el seno familiar ha estado como también en lo social, la política, en la parte económica entre otras disciplinas, ya que los archivos sirven para guardar, ordenar conservar la documentación y difunden todo tipo de información registrada en ellos. Como resultado podemos observar que los archivos constituyen parte esencial de los recursos o los tramites de información en una compañía ya sea pública o privada, hace gran parte de la organización histórica de una nación y la consolidación de la unidad nacional en el fomento de una cultura por cuanto contiene y registra en su documentación, refiriéndome al valor innato de la historia de cada uno de los documentos guardados que en la actualidad nos han servido para todas las áreas de nuestra sociedad. Podemos observar que en el pasado y hoy en la modernidad los archivos recopilan conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo, o persona en función de las actividades que esta realiza dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte, medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, discos, microformas, fotografías, cintas de video, películas, pinturas, mapas etc. Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración, y mejoramiento para todos los sectores de la sociedad, en tanto contienen información en documentos que son textos de primera mano que pueden y deben aprovecharse en el trabajo por parte de los trabajadores, los archivos nos sirven para descubrir la verdad o para encontrar sus diferentes versiones sobre los acontecimientos o diferentes costumbres de la sociedad. Son útiles para las diferentes investigaciones futuras. La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además, también el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

Entre las ventajas y cualidades que el sistema de archivo presta es de que en su organización estos sean realizados de forma rápida pero correcta adicionando elementos de competitividad al contar con las herramientas sustentables de la información como, por ejemplo: archivadores, folderama, archivadores electrónicos estantes, legajos, cajas de archivos, carpetas, fólderes, papelería entre otros, para poder conservar la documentación generada como patrimonio de conocimiento institucional. Los archivos se clasifican según el tiempo establecido en cada una de las etapas archivo encontramos según su organización: 1. 2. 3. 4.

archivo centralizado, archivo descentralizado Archivo descentralizado con control descentralizado: Archivo descentralizado con control centralizado

según su uso: 1. Archivo activo 2. Archivo semiactivo 3. Archivo inactivo según su naturaleza. 1. Archivo publico 2. Archivo privado 3. Archivo de interés publico Según su ciclo vital: 1. Archivo de gestión 2. Archivo central 3. Archivo histórico Entre las características que deben tener los documentos de los archivos encontramos que en sus recursos sean económicos que en la parte administrativa deben ser exactos , simples, funcionales, técnicos entre otros; también Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en: Archivo general de la nación: 1. Archivo general del departamento 2. Archivo general del municipio 3. Archivo general del distrito.

Territorialidad: según el artículo 8 de la ley general de archivo se clasifican en: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Archivos de entidades del orden nacional. Archivos de entidades del orden departamental. Archivos de entidades del orden distrital. Archivos de entidades del orden metropolitano. Archivos de entidades del orden municipal. Archivos de entidades del orden local. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley. Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle

Organización del Estado Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en: 1. 2. 3. 4.

Archivos de la rama ejecutiva Archivos de la rama legislativa. Archivos de la rama judicial. Archivos de los organismos de orden de control. • Archivos de los organismos autónomos.

Para finalizar es evidente la importancia patrimonial de los archivos pues estos sirven de base y fuente principal para las investigaciones futuras de las diferentes disciplinas existentes. En la actualidad los archivos permiten servir Como memoria institucional con archivos bien organizados, no tendrán los funcionarios que partir de cero o invertir tiempo y recursos en la búsqueda de la información elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.