Tai Lieu Tin Hoc Van Phong

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM LẠNG SƠN TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ - TIN HỌC ---------------o0o-------------NGUYỄN ĐẠT TIẾN

HƯỚNG DẪN

KHAI THÁC PHẦN MỀM VĂN PHÒNG (Dành cho cán bộ, giáo viên phục vụ giảng dạy và học tập)

LƯU HÀNH NỘI BỘ THÁNG 5-2008

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU...................................................................................................4 CHƯƠNG 1 - HỆ ĐIỀU HÀNH MÁY TÍNH..................................................6 1.1.Những kiến thức chung về hệ thống máy tính.........................................6 1.2.Hệ điều hành window...............................................................................7 1.3.Quản lý ổ đĩa, thư mục và tệp tin...........................................................10 1.4.Một số tính năng cần thiết của Windows XP.........................................15 CHƯƠNG 2 - HỆ SOẠN THẢO VĂN VẢN.................................................18 2.1.Môi trường soạn thảo văn bản trên Windows........................................18 2.2.Soạn thảo văn bản tiếng Việt ................................................................18 2.3.Sử dụng phần mềm Microsoft Word......................................................19 2.4.Định dạng văn bản.................................................................................20 2.5.Bảng biểu trong văn bản........................................................................22 2.6.Các tính năng nâng cao trong khi soạn thảo văn bản.............................24 CHƯƠNG 3 - BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ...........................................................28 3.1.Giới thiệu bảng tính điện tử...................................................................28 3.2.Một số thao tác cơ bản trên bảng tính....................................................28 3.3.Các hàm xử lý dữ liệu............................................................................30 CHƯƠNG 4 – MẠNG MÁY TÍNH................................................................33 4.1.Giới thiệu mạng máy tính......................................................................33 4.2.Khai thác tài nguyên mạng máy tính nội bộ..........................................33 4.3.Khai thác ứng dụng mạng Internet.........................................................35 4.4.An ninh mạng và bảo vệ thông tin trên máy tính...................................38 PHỤ LỤC........................................................................................................40

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

3

LỜI NÓI ĐẦU Nhu cầu sử dụng máy tính ngày càng cần thiết và đi vào nhu cầu thiết yếu của mọi người. Khi sử dụng máy tính, con người giải quyết công việc được nhanh hơn, hiệu quả cao hơn và tiện dụng hơn. Máy tính không chỉ là một bộ máy tính toán mà còn đảm nhiệm nhiều vai trò quan trọng khác. Trước đây, để lưu trữ tài liệu người ta phải tốn rất nhiều giấy, mực, tủ đựng; để phục vụ nhu cầu giải trí, người ta phải trang bị máy thu hình, radio, đầu quay VCD... Sự phong phú về chủng loại thiết bị, phần mềm và nhận thức về nhu cầu sử dụng của con người, máy tính đã là công cụ thiết yếu đối với mọi ngành nghề. Để vận hành được bộ máy tính, người sử dụng cần được trang bị một số kiến thức cơ bản để thao tác, quản lý và ứng dụng các phần mềm vào việc xử lý các bài toán thực tế. Cuốn tài liệu tham khảo này không thiết kế theo dạng giáo trình hay sách giáo khoa cung cấp các kiến thức dạng lý thuyết mà được chọn lọc, biên soạn theo dạng các dạng tình huống cần giải quyết sát với thực tế của giáo viên. Có thể bạn chưa bao giờ tiếp cận với máy tính, bạn vẫn có thể đọc kỹ phần hướng dẫn và tự thao tác để làm các công việc của mình. Đối với những bạn đọc đã biết qua cách sử dụng máy tính, bạn chỉ cần lược bỏ một số phần chưa cần thiết và đọc vào phần cốt lõi, các bài tập thực hành, bài tập nâng cao để nắm vững hơn. Đặc biệt, tôi cố gắng đi sâu vào phần sử dụng các công cụ thường dùng đối với giáo viên như tính điểm học kỳ, soạn giấy báo kết quả học tập, vẽ hình trong các ứng dụng giúp các bạn tận dụng tối đa những tính năng mà bộ phần mềm văn phòng trong máy tính của bạn mang lại mà không phải tìm hiểu thêm các phần mềm khác. Cuốn tài liệu được chia làm 5 chương: Chương 1 Giới thiệu khái quát về hệ điều hành máy tính, những thao tác ban đầu đối để người sử dụng làm quen với việc quản lý các tài

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

4

nguyên của hệ thống máy tính. Đặc biệt trong chương này, tôi đi sâu giới thiệu về hệ điều hành thông dụng hiện nay đó là hệ điều hành Windows XP đang được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các máy tính cá nhân. Chương 2: Hướng dẫn khai thác hệ soạn thảo văn bản. Chương này không giới thiệu các kiến thức cơ bản mà đi chuyên sâu vào các kỹ năng xử lý nâng cao đối với hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word. Chương 3: Hướng dẫn khai thác bảng tính bằng các bài tập thực tế đang cần được xử lý ở các trường phổ thông như làm sổ điểm cá nhân, sổ điểm lớp, tính điểm cuối kỳ, cuối năm... bằng phần mềm Microsoft Excel. Chương 4: Khai thác tài nguyên mạng máy tính. Phần này hướng dẫn người đọc khai thác các tài nguyên sẵn có trong mạng nội bộ và trao đổi thông tin mạng internet như các kỹ năng: chia sẻ dữ liệu, dùng chung máy in trong mạng, tìm kiếm tài liệu phục vụ công việc và giải trí, ... Ngoài ra, ở cuốn tài liệu tôi còn đưa thêm một số bài tập về xử lý chuyên sâu và một số vấn đề về soạn thảo văn bản tiếng Việt. Tài liệu đã được biên soạn rất cẩn trọng và đã được kiểm duyệt tại đơn vị nhưng khó tránh khỏi những sơ xuất. Mong bạn đọc chân thành góp ý để trong những lần biên soạn sau cuốn tài liệu được hoàn mỹ và trọn vẹn hơn. Trân trọng cảm ơn! Lạng Sơn, tháng 5 năm 2008 TÁC GIẢ

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

5

CHƯƠNG 1 - HỆ ĐIỀU HÀNH MÁY TÍNH 1.1.Những kiến thức chung về hệ thống máy tính a) Tổng quan về máy tính Máy tính là công cụ dùng lưu trữ và xử lý thông tin. Mọi quá trình xử lý thông tin bằng máy tính được thực hiện theo chu trình sau : Mã hóa (Coding)

Dự liệu nhập

Giải mã (Decoding)

MTĐT xử lý

Thông tin xuất

Các thông tin xử lý trên máy tính được mã hóa ở dạng số nhị phân, với 2 ký hiệu 0 và 1. Mỗi vị trí lưu trữ một số nhị phân được tính là 1 BIT (Binary Digit), đây là đơn vị đo thông tin nhỏ nhất. Ngoài ra, còn có các đơn vị đo khác: 1 Byte = 8 bits 1 KB (kilobyte)= 210 Bytes = 1024 Bytes 1 MB (MegaByte) = 210 KB = 1.048.576 Bytes 1 GB (GigaByte) = 210 MB = 1.073.741.824 Bytes Để trao đổi thông tin giữa người và các thiết bị trong máy, người ta xây dựng bảng mã nhị phân để biểu diễn các chữ cái, các chữ số, các câu lệnh… Bảng mã ASCII (American Standard Code for Information Interchange) được chọn làm bảng mã chuẩn. Trong đó, mỗi ký tự được mã hóa bởi một số nhị phân 8 BIT. Tổng số ký hiệu trong bảng mã ASCII là 28=256. b) Các thành phần cơ bản của máy tính Một hệ thống máy tính được cấu tạo gồm phần cứng và phần mềm; - Phần cứng (Hardware): là toàn bộ máy móc thực hiện các chức năng xử lý thông tin. Sơ đồ minh họa chức năng của máy tính: Bộ xử lý trung tâm (CPU- Central Processing)

Thiết bị nhập (Input Device)

Bộ nhớ

Thiết bị xuất

(Memory)

(Output Device)

Bộ xử lý trung tâm: là đầu não của máy tính, ở đó diễn ra việc xử lý thông tin và điều khiển toàn bộ mọi hoạt động của máy tính.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

6

Bộ nhớ: Có 2 loại bộ nhớ trong máy tính, đó là bộ nhớ trong (internal memory) và bộ nhớ ngoài (external memory). Bộ nhớ trong gồm có ROM và RAM; bộ nhớ ngoài có các loại đĩa mềm, đĩa cứng, CDROM.. Thiết bị nhập: Là các thiết bị có chức năng đưa dữ liệu vào bên trong để bộ xử lý trung tâm thực hiện. Các thiết bị gồm có bàn phím, con chuột, máy quét ảnh. Thiết bị xuất: Gồm có màn hình, máy in, máy vẽ.. - Phần mềm (Software): là những chương trình làm cho phần cứng của máy tính hoạt động được. Thông thường, phần mềm máy tính được chia làm 3 loại chính như sau: Hệ điều hành (OS- Operating System): là phần mềm cơ bản, gồm tập hợp các chương trình điều khiển hoạt động của máy tính, cho phép người dùng sử dụng khai thác dễ dàng và hiệu quả các thiết bị của hệ thống. Hiện nay, có một số hệ điều hành đang được sử dụng như MS-DOS, Windows (trả phí), Linux (miễn phí), Unix... Ngôn ngữ lập trình (Programming language): Dùng để lập chương trình cho máy tính hoạt động xử lý các công việc thay thế con người. Phần mềm ứng dụng (Application): Là các chương trình ứng dụng cụ thể vào một lĩnh vực như: phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm quản lý dữ liệu, phần mềm đồ họa, phần mềm thiết kế trang web... 1.2.Hệ điều hành window Microsoft Windows là tập hợp các chương trình điều khiển máy tính thực hiện các chức năng chính như: - Điều khiển phần cứng máy tính. - Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy. - Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ đĩa. - Cung cấp khả năng kết nối và trao đổi thông tin giữa các máy tính. Windows có giao diện đồ họa. Nó dùng các phần tử đồ họa như biểu tượng (icon), thực đơn và hộp thoại chứa các lệnh cần thực hiện. a) Khởi động máy Bạn chỉ cần bật công tắc (Power) trên máy tính, windows sẽ tự động được nạp vào bộ nhớ. Tùy thuộc vào cách cài đặt, có thể bạn phải gõ mật mã (password) để vào màn hình làm việc, gọi là Desktop của windows.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

7

b) Các thành phần trên Desktop

Các biểu tượng (Icons) liên kết đến các chương trình thường sử dụng. - Thanh tác vụ (Taskbar) chứa các thành phần: + Nút Start dùng để mở menu Start, khởi động các chương trình đã được cài đặt trên hệ thống windows. + Biểu tượng thu nhỏ các chương trình đang chạy: dùng để chuyển đổi qua lại giữa các chương trình. Có thể bấm nút trái chuột trực tiếp vào biểu tượng chương trình cần mở hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+Tab để hoán chuyển giữa các chương trình. + Khay hệ thống (System Tray) chứa biểu tượng thu nhỏ của các chương trình đang chạy thường trú trong bộ nhớ và hiển thị giờ của hệ thống. -

c) Sử dụng chuột Chuột dùng điều khiển con trỏ tương tác với những đối tượng trên màn hình bằng cách di chuyển trên một mặt bằng. Định vị con trỏ bằng một hòn bi lăn hoặc đèn quang học. Chuột thường có 2-3 nút: - Nút trái (Left Mouse) thường dùng để chọn đối tượng, nhấn giữa và di chuyển (rê chuột)... - Nút phải (Right Mouse) thường dùng để hiển thị một menu công việc. Nội dung menu công việc thay đổi tùy thuộc con trỏ chuột đang nằm trên đối tượng nào.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

8

- Một số loại chuột mới có nút giữa (Center Mouse) hình vòng tròn vừa để xoay cuộn theo chiều dọc màn hình hoặc được gán một lệnh nào đó tùy theo chương trình ứng dụng. Các hành động mà chuột thực hiện: Rà chuột trên mặt phẳng để di chuyển con trỏ trên màn Trỏ đối tượng hình đến đối tượng cần xử lý. Nhấn một lần và thả nút trái chuột, thường dùng để chọn Click trái một đối tượng. Nhấn nút trái và dữ đồng thời di chuyển chuột để điều khiển con trỏ đến vị trí cần thiết rồi nhả ra. Thao tác này Rê chuột (Drag) thường dùng để di chuyển đối tượng hoặc quét chọn nhiều đối tượng trong một vùng nhất định. Nhấn một lần và thả nút phải chuột. Thao tác này thường Click phải dùng để bật một menu công việc liên quan đến mục được chọn. Nhấn nhanh 2 lần liên tiếp nút trái chuột (mỗi lần cách Nhấn đúp nhau khoảng 0,5 giây). Thường dùng để kích hoạt chương (Double Click) trình được hiển thị dưới dạng một biểu tượng trên màn hình. Trong môi trường soạn thảo văn bản thì thao tác này dùng để chọn một từ (word). d) Khởi động chương trình Nhấn nút trái chuột vào nút Start (hoặc nhấn phím có hình - bên cạnh phím Ctrl), nhấn nút trái chọn tên chương trình bạn muốn mở. Trong một số trường hợp, bạn không nhìn thấy chương trình do windows che khuất, hãy trỏ chuột vào mục All Programs sẽ hiển thị các chương trình đã cài đặt trên máy. e) Cửa sổ chương trình Mỗi chương trình khi chạy trong môi trường windows sẽ được biểu diễn trong một cửa sổ. Cửa sổ này là phần giao tiếp giữa người và chương trình. Trên mỗi cửa sổ có tác thành phần như sau: - Thanh tiêu đề (Title bar): chứa biểu tượng của menu điều khiển cửa sổ, tên chương trình, các nút điều khiển cửa sổ như thu nhỏ, phục hồi kích thước, đóng cửa sổ. - Thanh thực đơn (menu bar) chứa các nhóm lệnh hoặc lệnh điều khiển chương trình. - Thanh trạng thái (Status bar) Hiển thị mô tả về đối tượng đang chọn hoặc thông tin trạng thái đang làm việc. - Thanh cuốn dọc và ngang (Scroll bar) chỉ hiển thị khi nội dung không hiển thị đầy đủ trong cửa sổ. Chúng cho phép cuốn màn hình để xem nội dung nằm ngoài đường biên cửa sổ.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

9

f) Thoát khỏi windows Nhấn trái chuột vào Start, chọn mục Turn Off Computer. Hộp thoại Turn Off Computer xuất hiện cho phép chọn các lệnh: Stand by: Thoát khỏi windows và chuyển máy tính về trạng thái nghỉ chờ. Turn Off: Thoát khỏi windows và tắt máy. Restart: Thoát khỏi windows và khởi động lại máy tính. 1.3.Quản lý ổ đĩa, thư mục và tệp tin Các chương trình và dữ liệu của bạn được lưu trữ thành các tệp tin (files) trên các thiết bị lưu trữ: ổ đĩa cứng, đĩa mềm, CDROM, Flash disk....Để quản lý các chương trình, dữ liệu đó, windows cung cấp cho người dùng chương trình Windows Explorer. Khởi động chương trình này bằng cách nhấn nút phải chuột vào biểu tượng My Computer trên màn hình windows (Desktop) hoặc nhấn tổ hợp phím Windows+E ( + E). g) Giới thiệu cửa sổ quản lý Khung bên trái chứa tên ổ đĩa và các thư mục: - Windows dùng các ký tự A:, B:, C:, D:, ... để đặt tên cho các loại ổ đĩa lưu trữ. - Mỗi ổ đĩa trên máy tính đều có một thư mục chính được gọi là thư mục gốc (Root Directory) chứa các tệp tin. Nhưng để dễ dàng quản lý các tập tin, bạn nên tạo thêm các thư mục con khác, lồng nhau, chứa các tệp tin theo từng chủ đề riêng. - Một thư mục có thể rỗng hoặc có thể chứa nhiều thư mục và tệp tin khác. Khung bên phải hiển thị nội dung của mục được chọn bên khung trái: - Nhấn chọn ổ đĩa bên khung trái để hiện nội dung thư mục gốc bên khung phải.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

10

- Nhấn vào tên thư mục bên khung trái để hiển thị nội dung của thư mục đó bên khung phải. - Nhấn vào dấu trừ để thu gọn nhánh phân cấp thư mục con. Chú ý dấu cộng bên cạnh cho biết ổ đĩa hay thư mục đó còn có các thư mục con. h) Tùy chọn cách thức hiển thị thư mục và tệp Vào menu View và chọn một trong 5 hình thức hiển thị: - Thumbnails: thường dùng để xem trước các file hình. - Tiles: Hiện các tệp tin và thư mục con ở dạng các biểu tượng lớn. - Icons: Hiện các tệp tin và thư mục con ở dạng các biểu tượng thu nhỏ. - List: Hiện các tệp tin và thưc mục con ở dạng liệt kê danh sách. - Details: Liệt kê chi tiết các thông tin như tên (name), kiểu (type), kích thước lưu trữ (size), ngày giờ tạo lập, sửa chữa (date/modified) i) Hiện ẩn cây thư mục Người sử dụng thường có thói quen nhấn đúp (Double click) vào biểu tượng My Computer trên màn hình windows. Thực hiện thao tác này, windows mở một cửa sổ và hiển thị tổng quan các tài nguyên có trên máy tính như các ổ đĩa, thư mục hệ thống... Muốn hiển thị các ổ đĩa hay thư mục của ổ đĩa đang chọn ở dạng cây thư mục, thì chỉ việc nhấn biểu tượng Folder trên thanh công cụ chuẩn của cửa sổ là windows chuyển các hiển thị về dạng chi tiết có dạng cây thư mục, ổ đĩa. j) Sắp xếp dữ liệu hiển thị trên khung bên phải Vào menu View, chọn Arrange Icons by và chọn thứ tự sắp xếp - Name: Theo tên - Type: Theo phần mở rộng - Size: Theo kích thước. - Modified: Theo thời gian tạo/chỉnh sửa.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

11

-

Show in groups: Theo nhóm các đối tượng giống nhau Auto Arrange: Tự động sắp xếp.

k) Quản lý thư mục và tệp tin ∗ Tạo một thư mục - Mở thư mục muốn tạo thêm thư mục con. - Chọn menu File, New, Folder hoặc chọn Make a new Folder bên khung trái. Một thư mục mới hiển thị với tên mặc định là New Folder - Nhập tên thư mục mới rồi nhấn phím Enter (hoặc nhấn nút trái chuột ra một chỗ trống) ∗ Tạo Shortcut Shortcut là một file liên kết đến một đối tượng trên máy tính hoặc hệ thống mạng. Đối tượng đó có thể là tệp tin, thư mục, ổ đĩa, máy in hay máy tính khác trên mạng. Shortcut là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụng thường xuyên hoặc để mở tệp tin, thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưu trữ chúng. - Mở thư mục chứa tệp tin chương trình cần tạo shortcut. - Nhấn nút phải vào tệp tin. - Chọn lệnh Create Shortcut: nếu tạo shortcut ngay trong thư mục mục đang mở. - Chọn lệnh Send to → Desktop (Create shortcut): nếu muốn tạo shortcut trên nền windows. Đổi tên tệp tin hay thư mục - Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tệp tin hoặc thư mục cần đổi tên. - Nhấn trái chuột vào tên thư mục, tệp tin cần đổi tên. - Chọn menu File → Rename hay chọn Rename this file (Rename this folder bên khung trái. - Nhập tên mới rồi nhấn phím Enter. ∗ Di chuyển tệp tin, thư mục - Mở ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin hay thư mục con cần di chuyển. - Nhấn trái chuột vào tên tập tin, thư mục muốn di chuyển. - Chọn menu Edit → Move to Folder... hay chọn Move this file hoặc Move this folder bên khung trái. Hộp thoại Move items xuất hiện.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

12

- Trong hộp thoại này, nhấn trái chuột chọn ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau đó nhấn nút Move. ∗ Sao chép tệp tin, thư mục - Mở ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin hay thư mục con cần sao chép. - Nhấn trái chuột vào tên tệp tin, thư mục con muốn sao chép. - Chọn menu Edit → Copy to Folder.. hay chọn Copy this file hoặc Copy this folder. Hộp thoại Copy Items xuất hiện. - Nhấn chọn ổ đĩa, thư mục cần đặt đối tượng sao chép sau đó nhấn nút Copy. Chú ý: Cũng có thể thực hiện thao tác trên bằng tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép tệp tin, thư mục vào bộ nhớ tạm. Chọn ổ đĩa, thư mục cần sao chép đến rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. ∗ Xóa tệp tin hay thư mục Khi xóa tệp tin hay thư mục trong ổ đĩa cứng, windows không xóa ngay mà di chuyển những tệp tin, thư mục đó vào Recycle Bin. Đây là thư mục của Windows dùng chứa các file bị xóa. Bạn có thể mở thư mục này để phục hồi lại hoặc xóa hẳn khỏi đĩa cứng. Nếu xóa dữ liệu nằm trên đĩa mềm, CDROM ghi được thì không được chuyển vào Recycle Bin. Nếu dữ liệu nằm trên ổ đĩa mạng thì Windows có thể chuyển vào Recycle Bin hay xóa đi tùy thuộc vào sự cài đặt quyền hạn cho người sử dụng từ quản trị mạng. Để xóa thư mục, tệp tin ta thực hiện như sau: - Chọn tệp tin, thư mục cần xóa. (Nếu muốn chọn tất cả các tệp tin, thư mục trong thư mục, ổ đĩa hiện thời thì nhấn tổ hợp phím Ctrl+A) - Vào menu File → Delete hay nhấn phím Delete trên bàn phím. - Windows Explorer sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận có chắc chắn muốn xóa.

(Bạn có chắc chắn muốn xóa thư mục/tệp tin.. và di chuyển tất cả các hạng mục vào thùng rác?) Nhấn nút Yes để thực hiện; hoặc nút No nếu không muốn xóa. Chú ý: + Bạn có thể nhấn phải chuột vào đối tượng cần xóa và chọn mục Delete. + Với cách xóa này bạn có thể phục hồi lại ngay bằng cách nhấn phải chuột vào vùng trống bên khung phải và chọn mục Undo Delete. + Để xóa vĩnh viễn tệp tin, thư mục, bạn giữ phím Shift trong khi nhấn chọn mục Delete.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

13

∗ Tìm kiếm tệp tin, thư mục Khi sử dụng máy tính, không tránh khỏi tình huống phải tìm kiếm dữ liệu lưu trên máy tính. Việc tìm kiếm thủ công bằng cách lục lọi toàn bộ các ổ đĩa, thư mục trên máy tính sẽ mất rất nhiều thời gian và nhiều khi còn thất bại. Để giúp người sử dụng tìm kiếm dữ liệu được nhanh hơn, windows cung cấp modul tìm kiếm (Search) rất hiệu quả và tiện dụng. - Nhấn vào nút Search trên thanh công cụ. - Chọn mục All files and folders Nếu muốn tìm theo tên tệp tin hay thư mục, hãy gõ vào đầy đủ hay một phần củ tên tệp trong hộp All or part of the file name. - Hoặc nếu bạn không nhớ tên tệp, thư mục mà muốn tìm theo nội dung chứa trong file đó thì gõ vào một từ hay cụm từ đại diện cần tìm trong hộp A word or phrase in the file. - Bạn có thể chỉ ra nơi cần tìm bằng cách nhấn vào mũi tên hướng xuống trong mục Look in, sau đó chọn ổ đĩa hay thư mục được liệt kê trong danh sách. - Sau khi khai báo xong, nhấn nút Search (hoặc nhấn phím Enter) Chú ý: Kết quả tìm kiếm sẽ hiện bên khung phải. Nếu có nhiều tệp tin được tìm thấy, bạn có thể sử dụng những điều kiện bổ sung để lọc ra những tệp tin cần thiết. l) Quản lý các ổ đĩa ∗ Hiển thị danh sách ổ đĩa - Chọn My Computer bên khung trái. - Để xem dung lượng và kích thước còn trống trên đĩa, vào menu View, chọn lệnh Details. ∗ Xóa các tệp tin nháp - Nhấn phải chuột vào tên ổ cứng (Hard Disk Drive) và chọn mục Properties. - Nhấn trái chuột vào mục Cleanup. - Đợi cho windows quét hết các hạng mục chứa thư mục, tệp tin nháp trong quá trình làm việc. - Đánh dấu chọn vào toàn bộ các mục trong danh sách liệt kê. - Nhấn nút OK để bắt đầu thực hiện. Nhấn Cancel thể thoát khỏi lệnh.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

14

1.4.Một số tính năng cần thiết của Windows XP a. Thay đổi cách hiển thị ngày, giờ, số, tiền tệ. Để thay đổi cách hiển thị ngày, giờ và các thông số khác cho hệ thống windows, bạn hãy thực hiện các thao tác như sau: - Nhấn chuột trái vào Start (hoặc nhấn phím  -Windows- giữa phím Ctrl và Alt trên bàn phím). - Chọn mục Settings, Control Panel. - Một cửa sổ hiện ra, bạn chọn mục Date, Time, Language, and Regional Options -

Chọn mục Change the format of numbes, dates and times, một cửa sổ khác hiện ra, bạn chọn tiếp mục Customize

Trong cửa sổ hiện ra bạn có thể chọn các thẻ tương ứng để thay đổi cách hiển thị số, tiền tệ, ngày tháng, giờ. Cài đặt các thông số xong, nhấn nút Apply để kích hoạt luôn các thay đổi vừa thực hiện cho nó có tác dụng luôn. Nhấn nút OK để đóng cửa sổ.

b. Quản lý font.

Khai thác các phần mềm trên máy tính, bạn không tránh khỏi việc sử dụng các font chữ để trình bày bản vẽ, văn bản, bảng tính. Việc cài đặt, gỡ bỏ font chữ được thực hiện bằng rất nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, cách đầy đủ nhất là vào Control Panel chọn lệnh Fonts. (Có thể gọi bằng cách Start → Run, rồi nhập Control Panel sau đó nhấn phím

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

15

Enter). Windows sẽ mở một cửa ổ mới hiển thị danh mục các font đã cài đặt trên máy. - Cài đặt thêm: Vào menu File, chọn lệnh Install New font. Thực hiện chọn ổ đĩa, thư mục chứa font chữ cần cài đặt thêm trong cửa sổ hiện ra. Sau khi chọn đúng thư mục chứa font cần thiết, chương trình tự động tìm kiếm và thống kê ra một danh sách. Bạn lần lượt chọn các font cần thiết hoặc nhấn Select All (chọn tất cả) rồi nhấn OK để thực hiện việc cài đặt. - Gỡ bỏ font: Công việc này ít khi dùng đến nhưng trong một số trường hợp bạn cần gỡ bỏ một hoặc một số font đã cài đặt trên máy thì hãy thực hiện: + Start → Run, nhập Control Panel. + Truy nhập vào mục Fonts. + Lựa chọn font chữ cần loại bỏ rồi nhấn phím Delete (hoặc vào menu File chọn lệnh Delete). + Khởi động lại máy tính1. c. Quản lý Desktop.

Windows XP ra đời đã làm thay đổi hoàn toàn giao diện nhàm chán mà Windows 98, Windows 2000 chế ngự suốt bao năm. Việc thay đổi mẫu màn hình, hình nền hay các định dạng khác liên quan đến màn hình của windows sẽ giảm đi sự nhàm chán, cứng nhắc và đặc biệt thể hiện tính cách qua các màu sắc riêng. Người dùng có thể thay đổi những chi tiết như: - Themes: Thay đổi giao diện hiện thị. - Desktop: Thay đổi hình nền và một số cài đặt khác liên quan đến nền của giao diện windows. Screen Save: Cài đặt chương trình bảo vệ mỗi khi người sử dụng không dùng máy tính. Cài đặt này rất có ích cho hệ thống windows và giúp cho thiết bị máy tính có tuổi thọ lâu hơn. Ngoài ra, chức năng này cũng có nhiệm vụ bảo vệ mỗi khi bạn có việc ra ngoài. (Đặt mật khẩu cho chế độ bảo vệ màn hình) - Appearance: Thay đổi các thuộc tính cho từng đối tượng như tiều đề cửa sổ, màu của từng thành phần trên cửa sổ, kích thước biểu tượng... - Settings: Cài đặt màn hình hiển thị, độ phân giải màn hình hay các thay đổi khác liên quan đến giao diện windows. d. Gỡ bỏ một chương trình đã cài trên windows. Để gỡ bỏ một chương trình đã cài đặt trên máy tính, thực hiện theo các thao tác như sau: - Chọn Start → Settings → Control Panel. - Chọn mục Add or Remove Programs - Chọn chương trình cần xoá bỏ rồi nhấn nút trái chuột vào nút Change/Remove (hoặc là Remove) 1

Muốn biết sự thay đổi về thao tác thêm, bớt font thì bạn hãy khởi động lại máy tính để windows cập nhật những thay đổi.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

16

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

17

CHƯƠNG 2 - HỆ SOẠN THẢO VĂN VẢN 2.1.Môi trường soạn thảo văn bản trên Windows Sau khi cài đặt windows, người sử dụng có thể dùng ngay phần mềm Write (Wordpad) và Notepad để soạn thảo văn bản ở dạng đơn giản. Nếu có nhu cầu cao hơn như chèn bảng biểu, hình ảnh, liên kết thì bạn phải cài đặt thêm chương trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp khác như: Microsoft Office- bộ phần mềm văn phòng của công ty Microsoft, Open Office- phần mềm văn phòng mã nguồn mở… Các phần mềm soạn thảo văn bản này, cần phải đảm bảo một số tính chất như sau: - Cho phép soạn thảo văn bản và lưu trữ. - Cho phép sửa đổi, bổ sung khi cần thiết. - Dễ dàng lưu trữ, thống kê và tìm kiếm. 2.2.Soạn thảo văn bản tiếng Việt Trước đây, những năm 1992 đến sau này, người sử dụng máy tính đã biết đến một số chương trình soạn thảo văn bản có giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt như VietRes, Vietpad, Bked… chạy trên giao diện câu lệnh DOS. Tuy nhiên, từ khi hệ điều hành windows và phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word ra đời với rất nhiều tính năng đã dần thay thế các phần mềm do nhóm tác giả người Việt viết ra. Thời gian sau này, người ta không phát triển các phần mềm soạn thảo văn bản tiếng Việt mà phát triển các font chữ và phần mềm quy định cách gõ tiếng Việt nhúng vào các phần mềm tiếng Anh. Các phần mềm phổ biến hiện nay là Vietkey và Unikey. Cả hai phần mềm này đều cho phép người sử dụng cài đặt các chế độ nhập tiếng Việt khác nhau với nhiều loại bảng mã quy định hiển thị tiếng Việt trên văn bản. Theo kinh nghiệm sử dụng máy tính, tôi khuyên các bạn nên sử dụng chương trình Unikey vì được sử dụng miễn phí, dung lượng nhỏ và tích hợp một số công cụ xử lý tiếng Việt rất hay. Để thuận tiện cho việc xử lý dữ liệu, bạn nên quy định cách nhập tiếng Việt là TELEX và bảng mã Unicode cho các phần mềm xử lý văn bản. Sử dụng bảng mã Unicode với các font chữ có sẵn của windows như Times new roman, Arial.. có rất nhiều thuận lợi. Một số đặc tính nổi bật là: - Văn bản có thể đọc được ở bất kỳ máy tính nào mà không phải cài đặt thêm font chữ khác. Sao chép từ internet hoặc chia sẻ qua internet rất dễ dàng vì mọi máy tính đều có font chữ đó để hiểu được tiếng Việt. - Font chữ hiển thị rõ ràng và chuẩn mực đã được thống nhất trên toàn thế giới. - Việc sao chép, cắt dán không bị thay đổi định dạng như một số font chữ tiếng Việt khác.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

18

-

Không phải sử dụng nhiều font chữ nếu văn bản có nhiều định dạng khác nhau. Ví dụ nếu sử dụng chữ hoa và chữ thường thì bạn chỉ cần sử dụng 1 font chữ không phải sử dụng đến 2 font như trước đây.

2.3.Sử dụng phần mềm Microsoft Word. Phần mềm Microsoft Word (MS Word) là phần mềm nằm trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office. MS Word đang được sử dụng rộng rãi và chiếm thị phần lớn trong hầu hết các công sở trên toàn thế giới. Nó có giao diện thân thiện và tính năng đa dạng giải quyết được hầu hết các công việc của người dùng văn phòng. Người sử dụng có thể dùng nhiều cách để khởi động: - Chọn menu Start, sau đó vào mục Programs và bấm chọn vào Microsoft Word hoặc chọn biểu tượng của Word trên màn hình Desktop. - Cũng có thể khởi động Word bằng cách kích vào biểu tượng thu gọn (shortcut) của Microsoft Word trên màn hình Windows (nếu đã tạo shortcut), hay biểu tượng word trên Office shortcut bar. Dưới đây là giao diện chính của phần mềm MS Word.

-

Title bar (Thanh tiêu đề): chứa tên chương trình, tên văn bản và 3 nút điều khiển cửa sổ. Menu bar (Thanh thực đơn): chứa các nhóm lệnh có tác dụng xử lý công việc trong khi soạn thảo văn bản. Standard bar (Thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng thu nhỏ của các lệnh thường dùng khi soạn thảo. Formatting bar (Thanh định dạng): Chứa các lệnh định dạng văn bản.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

19

-

-

Scroll bar (thanh cuốn): Là 2 thanh cuốn phía bên phải và bên dưới vùng soạn thảo, có tác dụng cuộn văn bản nếu màn hình không hiển thị hết văn bản. Vùng soạn thảo: Là vùng chiếm phần lớn diện tích giao diện của phần mềm và là vùng hiển thị toàn bộ dữ liệu người sử dụng quản lý. Status bar (thanh trạng thái): nằm ở cuối màn hình ghi rõ vị trí của con trỏ màn hình, số trang văn bản, số section hiện tại.

2.4.Định dạng văn bản a. Trình bày trong Word: Trình bày văn bản trong MS Word bao gồm các công việc chính như sau: - Đặt các thông số của trang văn bản. - Cài đặt font và kiểu chữ cho một khối văn bản. - Tạo khuôn cho các đoạn văn bản. - Tạo bảng biểu. - Tạo và làm việc với các đối tượng của word. b. Thiết lập trang in: Là cách quy định một số thuộc tính cho trang văn bản khi in ra giấy. Đó là các quy định: - Đặt lề trang giấy (Margins):Left, Right, Top, Bottom là đặt độ rộng của lề trái, phải, trên dưới của trang tính theo đơn vị đo centimet hoặc inch tuỳ theo thiết đặt đơn vị đo trong Tools\Option\General. Gutter là khoảng cách tính từ phía trái hay phía trên chừa ra để đóng sách. - Áp dụng cho đối tượng nào (Apply to) + Whole document: Áp dụng cho toàn bộ văn bản. + This Point Forward: Áp dụng từ vị trí con trỏ trở đi. + Selecled Text/Section: Áp dụng cho các đoạn văn bản hoặc section được chọn. + This section: Áp dụng cho section hiện thời. - Kích thước giấy: Có 2 thông số cần khai báo đó là Paper size và Orientation. + Paper size: có thể chọn một số cỡ giấy có sẵn, thông thường hay sử dụng cỡ giấy A4. + Orientation: hướng giấy in. Nếu muốn in thẳng đứng, chiều rộng nhỏ hơn chiều dài thì chọn mục Portrait; muốn in nằm ngang, chiều rộng lớn hơn chiều dài thì chọn mục lanscape. c. Tiêu đề trang Tiêu đề là dòng chữ được in ra ở đầu mọi trang văn bản. Tiêu đề trang bao gồm tiêu đề trên (header) và tiêu đề dưới (footer). Để tạo tiêu đề, thực hiện lệnh View/Header and Footer. Word sẽ mở vùng tiêu đề trên và tiêu đề dưới để người sử dụng soạn nội dung. Có những phần là tĩnh thì viết vào trực tiếp. Có những phần được thiết lập tự động như số trang, ngày tháng... thì có thể chọn những biểu tượng của

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

20

chúng đặt vào là đủ. Sau khi thực hiện xong các thao tác điều chỉnh tiêu đề, chọn nút Close để thoát về màn hình soạn thảo bình thường. d. Định dạng ký tự. (Format character) Định dạng chữ bao gồm các yếu tố sau đây: - Font: kiểu thể hiện mà ta thường gọi là font chữ. - Size: kích thước chữ. - Style: kiểu chữ, bao gồm Bold (đậm), Italic (nghiêng), Regular (bình thường), Bold Italic (đậm và nghiêng). - Underline: kiểu gạch chân của chữ, bao gồm None (không gạch chân), Single (gạch đơn), Word Only (gạch chân từng từ), Double (gạch chân nét đôi), dotted (gạch chân bằng nét rời) - Effect: các hiệu ứng khác: strikethrough (gạch ngang), Hidden (chữ ẩn), Superscript (chữ dùng làm chỉ số trên), Subscript (chữ dùng làm chỉ số dưới), SMALL CAPS (CHỮ HOA NHỎ), ALL CAPS (CHỮ HOA TO). Để định dạng chữ cho một khối, cần đánh dấu khối văn bản cần định dạng sau đó vào thực đơn Format/Font. Còn nếu ta không đánh dấu mà thực hiện chọn định dạng chữ thì sau đó định dạng mới sẽ được tiếp tục duy trì cho đến khi ta thay đổi. e. Định dạng đoạn văn bản. Đoạn văn bản được hiểu là một phần đoạn văn bản kết thúc bằng cách gõ phím Enter. Để định dạng đoạn ta đưa con trỏ đến đoạn văn bản cần tạo khuôn dạng và kích hoạt lệnh bằng thao tác Format\Paragraph. Hộp hội thoại Format Paragraph xuất hiện. Một số ý nghĩa của các mục trong hộp hội thoại: * Thẻ Indent and Spacing: - Alignment: kiểm soát việc căn dóng hàng của đoạn so với hai lề trái và phải. + Left: Dóng thẳng hàng bên trái. + Right: Dóng thẳng hàng bên phải. + Center: Dóng vào giữa. + Justified: Dóng thẳng theo hai lề. (định dạng này thường dùng) - Indentation: Lề tạm thời của đoạn, bao gồm các thông số sau: + Left: Khoảng cách so với lề trái của trang giấy. + Right: Khoảng cách so với lề phải của giấy.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

21

- Special: + None: Dòng đầu tiên không phân biệt với các dòng còn lại. + First Line: Dòng đầu tiên của đoạn văn bản thụt vào so với các dòng còn lại. Khoảng cách viết thụt lùi được quy định tại vị trí trong hộp By. + Handing: Dòng đầu tiên của đoạn văn bản lùi ra so với các dòng còn lại. Khoảng cách viết lùi ra được quy định tại vị trí trong hộp By. - Spacing: Khoảng cách giữa các đoạn. + Before: Khoảng cách đến Paragraph trước. + After: Khoảng cách đến Paragraph sau. - Line spacing: Khoảng cách2 giữa các dòng trong Paragraph. f. Định dạng cột văn bản Microsoft Word cho phép chia mỗi văn bản thành nhiều phần khác nhau. Mỗi phần bao gồm một hay nhiều đoạn. Đặc điểm cơ bản phân biệt các phần khác nhau là số cột của văn bản. Để định dạng đoạn văn bản thành dạng cột thì thao tác như sau: - Đánh dấu đoạn (hay nhiều đoạn) cần định dạng cột. Nếu định dạng một đoạn thì chỉ cần đưa con trỏ vào đoạn đó mà không cần đánh dấu đoạn. - Vào menu Format, chọn Columns. - Chọn số cột cần chia tại các biểu tượng hoặc đánh số vào mục Number of columns. Nếu muốn ngăn cách giữa các cột là 1 đoạn thẳng thì đánh dấu vào mục Line between. - Nhấn nút OK để xem kết quả. 2.5.Bảng biểu trong văn bản a. Khởi tạo bảng biểu. Có nhiều cách để tạo bảng biểu trong văn bản nhưng có thể thực hiện theo cách sau đây: Cách 1: - Đặt con trỏ văn bản vào vị trí muốn chèn bảng biểu. - Vào menu Table, chọn Insert table (hoặc Insert, Table...). Hộp thoại Insert table xuất hiện có dạng như hình bên. Trong đó: + Number of columns: chọn số cột. + Number of rows: chọn số hàng. + Column width: độ rộng của cột. + Autoformat: Áp dụng định dạng bảng tự động. Sau đó chọn OK để Word chèn bảng. 2

Có thể dùng tổ hợp phím Ctrl+1 để định khoảng cách đơn; Ctrl+2 để định khoảng cách 1,5 và Ctrl+2 để định khoảng cách đôi cho các dòng trong đoạn văn bản đang chọn.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

22

b. Các thao tác cơ bản với bảng.

∗ Chọn các ô của bảng. Có thể đánh dấu một hay nhiều ô của bảng, hàng hoặc cột của bảng bằng các kỹ thuật sử dụng chuột. - Chọn hàng: nhấn và di chuột trong vùng chọn hàng. Có thể di chuột ra phía ngoài bên trái hàng rồi nhấn nút trái chuột. - Chọn cột: nhấn và di chuột trong vùng chọn cột. Có thể đưa chuột lên phía trên cột rồi nhấn nút trái. - Chọn ô: nhấn và di chuột trong vùng chọn ô. ∗ Nhập dữ liệu vào bảng. Trong khi nhập dữ liệu, các phím Tab, Shift+Tab, Up, Down dùng để di chuyển giữa các ô, hàng và cột của bảng. Khi con trỏ ở ô cuối cùng của bảng, ấn phím Tab sẽ chèn thêm một hàng ở cuối bảng. Muốn ra khỏi bảng phải dùng phím Down. ∗ Điều chỉnh độ rộng cột, hàng, ô: Đưa con trỏ chuột tới đường phân cách giữa các cột, nhấn nút trái, giữ tay và di chuyển để đạt tới kích thước vừa ý thì nhả chuột ra. ∗ Chèn hàng, cột hoặc ô. - Đánh dấu các ô tại vị trí cần chèn. - Vào menu Table, chọn Insert Cells. Word sẽ hiển thị một hộp hội thoại cho phép lựa chọn. + Shift cells right: chèn và đẩy các ô cũ sang bên phải. + Shift cells down: chèn và đẩy các ô cũ xuống dưới. + Insert Entire Rows: chèn thêm một (hay nhiều tùy theo số ô được chọn) phía trên ô được chọn. + Insert Entire Columns: chèn thêm một (hay nhiều tùy theo số ô được chọn) phía bên trái ô được chọn. Có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách chọn số hàng (hoặc cột) muốn chèn và thao tác Table\Insert Rows (hoặc Insert Columns) ∗ Xóa hàng hoặc cột. - Chọn ô (hàng hay cột) - Chọn menu Table\Delete Cells (Hoặc Delete Rows/Delete Columns) ∗ Kẻ khung cho các ô của bảng. - Đánh dấu các ô muốn kẻ khung. (Muốn đánh dấu toàn bảng thì chỉ việc thao tác Table\Select Table) - Chọn menu Format\Border and Shading. - Chọn kiểu nét vẽ và thực hiện kích hoạt các nét vẽ trong bảng minh họa trong hộp hội thoại. - Thực hiện xong nhấn OK để xem kết quả.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

23

c. Tính toán dữ liệu trong bảng Ta có thể thực hiện các công việc tính toán trong bảng rất thuận tiện. Các công thức được đưa vào bảng bằng cách sau: - Đặt con trỏ vào ô muốn cài đặt công thức. - Thực hiện lệnh Table\ Formula. - Nhập công thức và địa chỉ ô cần tính toán trong dòng Formula. - Dạng hiển thị kết quả chọn trong dòng Number format. - Chọn các hàm cung cấp sẵn tại mục Paste Function. - Nhấn nút OK để hoàn thành. Word quy định địa chỉ ô là giao của cột (được ký hiệu là các chữ cái A, B, C, D...) và hàng (được ký hiệu là các số 1, 2, 3..). Ví dụ: Nhập công thức: SUM(D2:D9) là tính tổng dữ liệu số có trong các ô từ thứ 2 đến thứ 9 của cột thứ 4. 2.6.Các tính năng nâng cao trong khi soạn thảo văn bản a. Xử lý đồ họa. Đồ họa (Graphic Object) được MS Word coi như một đối tượng hoàn toàn tương đương với các đối tượng khác như Text, Frame, Table... Mỗi hình ảnh đồ họa được gắn liền với văn bản tại vị trí khởi tạo. Ta chỉ có thể tự do di chuyển chúng nếu đưa hình ảnh này vào trong frame. MS Word phân biệt hai loại đối tượng đồ họa. Loại thứ nhất là các đối tượng được tạo trực tiếp bằng các công cụ vẽ Drawing Toolbar. Loại đồ họa thứ hai là các đối tượng nhúng từ một phần mềm khác trong môi trường windows. Để vẽ hoặc hiệu chỉnh các đối tượng đồ họa ta cần làm việc cở chế độ Page layout hoặc Print Preview. Kích hoạt công cụ đồ họa trong Word bằng thao tác vào menu View\Toolbars, chọn lệnh Drawing. Một thanh công cụ vẽ và các nút điều chỉnh với các chức năng chính như sau: ∗ Nhóm lệnh Draw có các mục thường dùng: - Group: Nhóm các đối tượng được chọn thành một nhóm. - UnGroup: Gỡ bỏ nhóm đối với các đối tượng đã nhóm. - Order: Điều chỉnh cách hiển thị (nổi lên trên hoặc chìm xuống dưới) các đối tượng đồ họa hiện thời với các đối tượng khác hoặc văn bản. - Rotate or Flip: Quay hoặc lật đối tượng đồ họa đang chọn. - Alignt or Distribute: Canh lề hoặc cài đặt thuộc tính khoảng cách giữa các đối tượng. ∗ Nhóm lệnh AutoShape có các nhóm con thông dụng: - Lines: Vẽ các đoạn thẳng, đường tự do hoặc các mũi tên. - Connector: Công cụ vẽ các đường kết nối. - Basic Shape: Nhóm công cụ vẽ các hình cơ bản như: chữ nhật, elip, tam khác, sao...

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

24

-

Block Arrows: Công cụ vẽ các mũi tên, chỉ dẫn hướng. FlowChart: Công cụ vẽ biểu đồ, tiến trình. Star and Banner: Công cụ vẽ các hình sao, biểu ngữ. CallOut: Công cụ vẽ các đối tượng dùng làm chú thích.

Ngoài ra, Word cũng cung cấp một số công cụ thường dùng ở dạng biểu tượng ngay bên trên thanh Drawing như: line (đoạn thẳng), arrow (mũi tên), Rectangle (hình chữ nhật).. và nhóm công cụ tô màu cho đối tượng như: Fill color (tô màu nền cho đối tượng), Line color (màu của nét vẽ), Font color (màu của chữ trong đối tượng)... b. Chèn các dạng công thức Nếu sử dụng định dạng chỉ số trên (SuperScript) và chỉ số dưới (SubScript) không đáp ứng được nhu cầu soạn công thức trong văn bản thì bạn có thể sử dụng công cụ Microsoft Equation là một công cụ cài đặt thêm để soạn các dạng công thức phức tạp. Kích hoạt công cụ này bằng cách vào menu Insert, chọn lệnh Object. Một hộp hội thoại hiện ra, bạn chọn mục Microsoft Equation3 3.0. Word sẽ chuyển qua chế độ soạn thảo công thức với một hộp công cụ có dạng như hình dưới

Bạn dùng chuột chọn công cụ thích hợp để soạn công thức theo yêu cầu. Soạn xong chỉ việc nhấn nút trái chuột ra vùng trống của trang văn bản thì Word tự động đóng chế độ soạn công thức và chuyển vê chế độ soạn thảo văn bản. Công thức soạn xong được coi như một đối tượng đặc biệt nên có thể điều chỉnh độ rộng đối tượng để tăng giảm kích thước chữ hoặc sao chéo, cắt dán bình thường. c. Trộn văn bản Đây là một chức năng nâng cao trong chương trình MS Word. Với công cụ này, người sử dụng có thể tạo một giấy mời, bản báo cáo, phiếu thông báo... tới nhiều địa chỉ khác nhau nhờ vào một danh sách có sẵn. Để thực hành chức năng này, bạn hãy tạo 2 tệp word riêng biệt, một tệp chứa danh sách dữ liệu mô tả đối tượng cần chèn như: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại... một tệp khác là mẫu văn bản cần trộn với danh sách. Mẫu văn bản này có thể là giấy mời, phiếu báo điểm của học sinh, sinh viên hoặc nhãn bì thư ... Sau khi chuẩn bị xong, bạn thực hiện theo các bước sau đây: (hướng dẫn của tôi thực hành trên phiên bản Word 2003, các phiên bản khác cũng tương tự) 3

Microsoft Equation 3.0 được nâng cấp từ phiên bản Word 97. Trước đây là Microsoft Equation 2.0 có ít tính năng hơn.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

25

- Mở văn bản mẫu cần chèn dữ liệu. - Vào menu Tools, chọn lệnh Letter and Mailings, chọn mục Mail Merge. - Một cửa sổ nhỏ hiển thị bên phải cửa sổ soạn thảo (Tùy theo từng máy cài đặt hiển thị mà cửa sổ đó nằm ở những vị trí khác nhau) bạn chọn mục Letters. Nhấn nút ⇒ Next: Starting document để thực hiện công việc tiếp theo. - Chọn Use the current document. Nếu chưa có văn bản mẫu thì bước này bạn có thể chọn mục Start from a template để tạo mới hoặc nhấn Start from existing document để mở văn bản mẫu ở một văn bản có sẵn khác. Rồi nhấn ⇒ Next: Select recipients. - Có thể chọn Select from Outlook contacts để chọn danh sách có trong danh bạ của phần mềm gửi nhận thư điện tử Outlook; hoặc chọn mục Type a new list để tạo một danh sách mới. Chọn Use an existing list để mở một tệp chứa danh sách có sẵn rồi nhấn Browse.. để mở tệp danh sách bạn đã chuẩn bị sẵn. Chọn ⇒ Next: Write your letter để tiếp tục. - Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn dữ liệu, bấm chọn More items... rồi thực hiện chọn lần lượt các dữ liệu và nhấn nút Insert để chèn vào văn bản mẫu. Chèn xong, nhấn ⇒ Next: Preview your letters. - Kiểm tra dữ liệu đã chèn vào văn bản mẫu bằng cách nhấn nút << hoặc >> để xem. Trong bước này, bạn cũng có thể chỉnh sửa lại danh sách bằng cách nhấn nút lệnh Edit recipient list, sửa xong nhấn OK để ghi những thay đổi. Khi kiểm tra xong nhấn ⇒ Next: Complete the merge để hoàn thành. - Nhấn lệnh Print.. để in mẫu văn bản đã trộn với danh sách ra máy in. Nhấn Edit individual letter để thực hiện việc trộn văn bản mẫu với danh sách và tạo kết quả ra một tệp mới. Để thực hành chức năng trộn văn bản này tôi cung cấp cho các bạn một bài tập mẫu. Bạn hãy khởi động chương trình soạn thảo văn bản MS Word và soạn 2 tập theo mẫu như sau: Danhsach.doc Hovaten Hoàng Văn An Trần Văn Hòa Lê Doãn Hải Dương Văn Giang Trần Xuân Thanh

Ngaysinh 12/3/1993 23/8/1993 24/5/1992 1/12/1993 12/7/1993

Lop 7A 8A 7B 6B 9A

Toan 7 8 9 5 9

Van 6 5 6 7 6

Ngoaingu 7 6 5 5 5

Xeploai Khá Trung bình Khá Trung bình Khá

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

26

Và một tệp giấy mời có dạng như sau: Giaymoi.doc CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

KẾT QUẢ THI KHẢO SÁT THI ĐẦU NĂM TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRẦN HƯNG ĐẠO THÔNG BÁO Học sinh: Ngày tháng năm sinh:

Lớp:

Đã dự kỳ thi khảo sát chất lượng học tập đầu năm học 2007-2008 và đạt kết quả như sau: 1. Toán: 2. Văn: 3. Ngoại ngữ: Xếp loại: Lạng Sơn, ngày 20 tháng 9 năm 2008 Giáo viên chủ nhiệm

Bạn hãy thực hiện việc trộn văn bản Mẫu giấy thông báo kết quả thi khảo sát trên với danh sách để gửi về cho phụ huynh mỗi học sinh.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

27

CHƯƠNG 3 - BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ 3.1.Giới thiệu bảng tính điện tử. Bảng tính là công cụ rất tiện lợi để thực hiện công việc trên bảng như thống kê, kế toán trong một đơn vị, doanh nghiệp. Excel là một phần mềm bảng tính của công ty Microsoft. Excel cho phép nhanh chóng thực hiện các phép tính thông thường để kết xuất dữ liệu. Bảng tính cũng có nhiều tính năng nâng cao khác như: tạo đồ thị, biểu đồ minh họa số liệu, tạo biểu mẫu phân tích tổng kết, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu... 3.2.Một số thao tác cơ bản trên bảng tính Tôi không giới thiệu các cách khởi động và thoát Excel vì hầu hết người dùng máy tính đều hiểu được điều cần thiết và tầm quan trọng của 2 công việc trên. Thực hiện tương tự như khởi động chương trình Word và các phần mềm khác chạy trên Windows. Tôi sẽ giới thiệu một số thao tác quan trọng mà mỗi người sử dụng Excel đều cần phải nắm vững, đều cần phải làm để hoàn thành tốt bảng tính của mình. a. Cấu trúc bảng tính Mỗi tệp Excel được gọi là 1 tập bảng tính (workbook), mỗi tập bảng tính có từ 1 đến 255 bảng tính (sheet) khác nhau. Người ta thường tập hợp những bảng tính chứa các dữ liệu liên quan đến nhau cùng với các đồ thị, biểu đồ minh họa đi kèm. Có thể đặt lại tên cho các bảng tính tùy ý theo người sử dụng. Cột là một tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều dọc. Bảng tính có thể có đến 256 cột, được đánh thứ tự bằng các chữ cái A, B, C...Z, AA, AB,..IU, IV. (cột cuối cùng là IV) Dòng là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều ngang. Các dòng được đánh thứ tự bằng số 1, 2, 3.. đến 65536. Ô là giao điểm của một cột và một dòng. Địa chỉ của ô là chữ cái chỉ cột và số chỉ dòng. Ví dụ A2, C5. Vùng là một tập hợp những ô kế cận nhau tạo thành một hình chữ nhật. một vùng được xác định bởi tọa độ ô đầu (góc trên bên trái) và tọa độ ô cuối (góc dưới bên phải). b. Các loại địa chỉ ô Địa chỉ tương đối là địa chỉ ô ghi trong công thức sẽ được thay đổi phù hợp mỗi khi sao chép di chuyển công thức đến vị trí mới. Quy tắc biến đổi địa chỉ tương đối là lấy ô chứa công thức làm gốc. Tính tương đối của địa chỉ ô trong các công thức là một tính năng rất hay của Excel. Nó giúp cho người sử dụng không phải lặp lại nhiều lần việc nhập một công thức tương tự nhau trên nhiều ô kế tiếp nhau.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

28

Địa chỉ tuyệt đối: Đôi khi ta cần cố định một ô trong công thức, không cho phép thay đổi dù là di chuyển, sao chép đến vị trí khác. Đây chính là khái niệm địa chỉ tuyệt đối. Dấu $ thêm vào trước chữ cái chỉ cột hoặc con số chỉ dòng để biểu thị đây là địa chỉ tuyệt đối. Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ có thể cố định chỉ một thành phần của địa chỉ thành tuyệt đối, nửa còn lại vẫn cho phép biến đổi tùy theo vị trí mới. c. Sửa dữ liệu, công thức Việc sửa chữa dữ liệu đã nhập vào bảng tính hoặc sửa lại công thức đã dùng để tính toán dữ liệu trong bảng là việc thường xuyên đối với mỗi người dùng máy tính. Để sửa chữa ta chỉ việc nhấn đúp chuột (double click) vào ô chứa dữ liệu hay công thức và tiến hành sửa. Sửa xong, nhấn phím Enter để hoàn thành. Bạn cũng có thể di chuyển con trỏ đến ô cần sửa, nhấn phím F2 và tiến hành sửa. Sửa xong nhấn phím Enter để hoàn thành. d. Công thức, hàm Hàm có thể tham gia như một toán hạng trong công thức. Hàm sẽ trả về một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu ký tự..) hay một thông báo lỗi. Dạng thức chung của hàm: (Đối số 1, Đối số 2, .., Đối số n> Trong đó Tên hàm là một tên hàm có sẵn của Excel hoặc hàm tự người dùng xây dựng theo đúng quy định. Danh sách đối số có thể là một giá trị kiểu số, một xâu ký tự, địa chỉ ô hay vùng ô, tên vùng, công thức hay những hàm khác. e. Bảo vệ bảng tính Trong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác, ví dụ không cho người khác sửa đổi một số ô ha xem công thức ở một số ô khác... bạn hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách thực hiện như sau: - Chọn ô hay nhóm ô cần bảo vệ. - Chọn mục Format→ Cells→ Protection. - Trong hộp thoại, đánh dấu chọn vào: Locked: để khóa không cho sửa đổi. Hidden: để che dấu công thức. - Nhấn OK Sau đó bạn cần phải bật tính năng bảo vệ bảng tính. Cách làm như sau: - Vào menu Tools→ Protection. - Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính. - Nếu cần thiết nhập mật khaair vào vùng Password. Chú ý hai lần nhập phải giống nhau và phân biệt chữ hoa với chữ thường. Nên tắt bỏ chế độ gõ tiếng Việt trước khi nhập password.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

29

-

Để bỏ tình trạng bảo vệ: chọn Tools→ Protection→ Unprotect sheet hay Unprotect workbook. Nếu có mật khẩu thì bạn phải nhập vào mật khẩu. Nhập đúng mới cập nhật được bảng tính.

3.3.Các hàm xử lý dữ liệu Ở phần này, tôi chỉ giới thiệu các hàm thường dùng trong trường học để giúp các bạn giải quyết hiệu quả công việc. a. Hàm xử lý ngày tháng. - Hàm DAY(date): trả về giá trị ngày trong dữ liệu ngày/tháng/năm. Ví dụ: =DAY(27-5-1990) trả về 27. - Hàm MONTH(date): Trả về số là tháng trong năm của biến ngày tháng. Ví dụ: = MONTH(20-6-1997) trả về 6. - Hàm YEAR(date): Trả về số là năm của biến ngày tháng date. Ví dụ: = YEAR(28-9-1998) trả về 1998 - Hàm TODAY(): Trả về ngày tháng hiện tại lưu trong hệ thống máy tính. Hàm TODAY không có tham số b. Hàm xử lý ký tự. - Hàm EXACT(s1, s2): Nhận giá trị TRUE hay FALSE phụ thuộc vào hai chuỗi s1, s2 có giống hệt nhau hay không. - Hàm LEFT(s,n): Lấy n ký tự bên trái xâu s. - Hàm RIGHT(s,n): Lấy n ký tự bên phải xâu s. - Hàm LEN(s): Trả về số là độ dài của xâu s. - Hàm PROPER(s):Chuyển các chữ cái đầu mỗi từ của xâu s thành chữ hoa. Ví dụ: Proper(“excel for windows”) trả về Excel For Windows - Hàm UPPER(s): Chuyển xâu s thành chữ hoa. - Hàm LOWER(s): Chuyển xâu s thành chữ thường. c. Hàm toán học. - Hàm SUM: Tính tổng các giá trị của danh sách đối số. Dạng thức: = SUM(Đối số 1, Đối số 2,..., Đối số n) Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô... Ví dụ: SUM(B1:B5) tính tổng số trong phạm vi từ B1 đến B5. - Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị của danh sách đối số. Dạng thức: = AVERAGE(Đối số 1, Đối số 2,..., Đối số n) Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô... Ví dụ: SUM(A5,B1:B9) tính trung bình cộng các ô trong phạm vitừ B1 đến B9 và ô A5. - Hàm COUNT: Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng chỉ định. Dạng thức: = COUNT(Đối số 1, Đối số 2,..., Đối số n) Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô... Ví dụ: Đếm những ô dữ liệu cùng kiểu từ ô F4 đến F16 thì dùng hàm Count(F4:F16) - Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách đối số. Dạng thức: = MAX(Đối số 1, Đối số 2,..., Đối số n)

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

30

-

-

-

-

= MIN(Đối số 1, Đối số 2,..., Đối số n) Ví dụ: MIN(G4:G13) trả cề giá trị cực tiểu của danh sách các giá trị trong các ô từ B4 đến G13. Hàm MOD: Trả về số dư của phép chia số nguyên Dạng thức: = MOD(t,i): Trả về số dư của phép chia nguyên t cho i. Ví dụ: MOD(11,3) sẽ trả về giá trị 2. Hàm ROUND: Dạng thức: =ROUND(n,i) Làm số số thực n đến i số chữ số thập phân. Nếu i<0 thì n được làm tròn đến chữ số thập phân thứ i. Nếu i>0 thì n được làm tròn đến chữ số bên trái số n tính từ dấu ngăn cách phần thập phân. Ví dụ: Ô A1 chứa số 3457.245 Hàm ROUND(A1,2) sẽ nhận được giá trị: 3457.25 Hàm ROUND(A1,-2) sẽ nhận được giá trị: 3500 Hàm TRUNC: Cắt bỏ phần thập phân của số thực x để chỉ lấy phần nguyên. Dạng thức: TRUNC(x) Ví dụ: TRUNC(20/6) trả về số 3 Hàm COUNTIF(vùng, điều kiện): Đếm số ô không rỗng thỏa mãn tiêu chuẩn cho trước. Vùng: là tập hợp các ô mà ta muốn đếm. Điều kiện: Tiêu chuẩn, có thể là số, chữ hoặc biểu thức, xác định xem sẽ đếm ô nào. Ví dụ: Cột D là cột tiền lương, muốn đếm số người có lương lớn hơn hoặc bằng 1.500.000. =Countif(D2:D10,”>=1500000”)

d. Hàm logic - Hàm AND(logic1,logic2,..): Nhận giá trị TRUE (đúng) nếu tất cả các biểu thức logic1, logic2,.. đều là TRUE, nhận giá trị FALSE(sai) nếu có ít nhất một đối số là FALSE. - Hàm OR(logic1, logic2..) Nhận giá trị TRUE nếu một tròn các biểu thức logic 1, logic 2,... là TRUE, nhận giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức đó là FALSE. - Hàm IF(điều kiện, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai) Trả lại giá trị ghi trong biến giá trị nếu đúng nếu điều kiện là TRUE và giá trị ghi trong biến giá trị nếu sai trong trường hợp ngược lại. Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp. e. Hàm thống kê. - Hàm RANK(số, danh sách, tùy chọn): Xác định thứ hạng của số so với chuỗi các số trong danh sách, tức là xem số đó đứng thứ mấy trong chuỗi số. - Hàm SMALL(DC,k): trả về phần tử nhỏ thứ k trong vùng DC. f. Hàm tìm kiếm và tham chiếu

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

31

Hàm VLOOKUP(giá trị tìm, bảng tham chiếu, cột tham chiếu, điều kiện tìm) Giải thích: + Giá trị tìm: Giá trị được tìm kiếm trên cột bên trái của bảng tham chiếu. + Bảng tham chiếu: Vùng tìm kiếm hay còn gọi là bảng tra cứu, địa chỉ phải là tuyệt đối, nên đặt tên vùng. + Cột tham chiếu: Số thứ tự cột trong bảng tham chiếu, nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về. + Điều kiện tìm: Giá trị logic xác định việc tìm kiếm là chính hay gần đúng. Nếu là TRUE hay 1 thì cột đầu tiên phải được sắp xếp tăng dần (khi đó có thể bỏ qua tham số thứ 4 này). Nếu là FALSE hay 0 thì cột đầu không cần sắp xếp. - Hàm HLOOKUP giống như hàm VLOOKUP nhưng tìm kiếm trên hàng của bảng dữ liệu. -

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

32

CHƯƠNG 4 – MẠNG MÁY TÍNH 4.1.Giới thiệu mạng máy tính Mạng máy tính là tập hợp các máy tính và các thiết bị khác, chúng được sử dụng một giao thức mạng chung để chia sẻ tài nguyên với nhau nhờ các phương tiện truyền thông mạng. 4.2.Khai thác tài nguyên mạng máy tính nội bộ Mạng LAN liên kết các tài nguyên máy tính trong một vùng địa lý có kích thước hạn chế. Đó có thể là một phòng, vài phòng trong một toà nhà hoặc vài toà nhà trong một khu nhà. Ứng dụng mạng nội bộ rất rộng và phong phú: - Chia sẻ dữ liệu: dữ liệu chia sẻ giữa các máy. - Chia sẻ phần cứng: máy in, camera... - Sử dụng chung 1 đường truyền giao tiếp ra bên ngoài. - Và nhiều ứng dụng khác. Trong chương này tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số kiến thức đã được nêu trên. a. Chia sẻ dữ liệu trong mạng. - Bấm tổ hợp phím Windows + E (hoặc mở Windows Explorer) - Bấm nút phải chuột vào ổ đĩa hay thư mục cần chia sẻ, chọn mục Sharing and Security.

Cửa sổ quản lý việc chia sẻ tài nguyên hiển thị cho phép cài đặt các thông số: - Share this folder on the network: Đánh dấu mục này để kích hoạt chế độ chia sẻ dữ liệu cho các máy khác trong mạng dùng chung. - Share name: Nhập tên hiển thị khi máy trong mạng nhìn thấy. Nếu muốn lấy tên thư mục làm tên chia sẻ thì không thay đổi mục này.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

33

Allow network users to change my files: Đánh dấu mục này nếu muốn máy khác trong mạng có thể xoá, sửa dữ liệu trên thư mục dùng chung. Nếu không đánh dấu thì người dùng trong mạng chỉ được sao chép mà không được chỉnh sửa, xoá dữ liệu trong thư mục chia sẻ. Khai báo xong nhấn Apply để kích hoạt cho có tác dụng luôn và nhấn OK để đóng cửa sổ. -

Mỗi khi muốn sử dụng, người dùng trên các máy khác trong mạng có thể dùng thư mục này qua phương tiện truyền thông. Cách đơn giản nhất là vào mục My Network Places trên Desktop để tìm các máy trong mạng. Nếu không dùng cách đó được thì hãy thực hiện như sau: - Start → Run, nhập \\ rồi nhấn Enter. (Tên máy là máy chia sẻ dữ liệu) - Khi nhập đúng tên máy trong mạng và kết nối được thì windows sẽ hiển thị một của sổ chứa toàn bộ tài nguyên mà máy đó chia sẻ. b. Chia sẻ máy in cho dùng chung.

Trong một mạng nội bộ, việc trang bị mỗi máy tính một máy in là việc lãng phí và không khoa học. Nếu cơ quan, đơn vị bạn có các máy tính nối mạng nội bộ và không có nhiều máy in thì việc chia sẻ một hoặc vài máy in cho các máy tính dùng chung là rất tốt. Thao tác chia sẻ máy in và kết nối máy tính đến máy in chia sẻ cũng tương tự như việc chia sẻ dữ liệu tôi đã giới thiệu ở trên. - Chia sẻ máy in cho các máy tính khác trong mạng dùng chung: Thao tác này phải thực hiện trên máy tính có máy in nối trực tiếp. Bạn mở Start, Settings, Printers and Faxs, windows sẽ mở một cửa sổ quản lý các máy in và máy fax kết nối trực tiếp với máy tính đang dùng. Bấm phải chuột vào biểu tượng máy in muốn chia sẻ, chọn mục Sharing. + Do not share this printer: Đánh dấu mục này nếu không muốn chia sẻ máy in cho các máy khác trong mạng dùng chung.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

34

+ Share this printer: Đánh dấu mục này và nhập tên nhận biết máy in (tuỳ

-

ý) nếu muốn chia sẻ cho các máy tính khác trong mạng dùng chung máy in này. Khai báo xong, nhấn nút Apply để kích hoạt chế độ chia sẻ rồi nhấn OK để đóng cửa sổ. Dùng chung máy in đã được chia sẻ trên mạng: Bạn phải đảm bảo máy mình đã kết nối được với mạng nội bộ của đơn vị. Sau đó, hãy thực hiện thao tác như sau: + Truy cập vào máy tính trong mạng nội bộ. Có thể vào Start → Run rồi nhập trực tiếp tên máy vào dòng lệnh. Ví dụ: \\mayso5 (nhớ kèm theo 2 dấu \\) + Nếu nhập đúng tên máy truy cập và máy của bạn kết nối được thì bạn sẽ nhận được một cửa sổ mới, có dạng như dưới đây.

+ Nhấn phải chuột vào tên máy in chia sẻ và chọn lệnh Connect. Hệ điều

hành trong máy của bạn sẽ tiến hành kết nối và cài đặt trình điều khiển máy in để sử dụng. Tùy theo hãng máy in mà cần phải khai báo thêm một số thông tin khác để hoàn thiện quá trình cài đặt. + Đóng bỏ cửa sổ rồi thực hiện lệnh in trong các phần mềm bình thường. 4.3.Khai thác ứng dụng mạng Internet Nội dung này tôi cung cấp cho các bạn một số kiến thức về xử lý các tình huống khi sử dụng trình duyệt web. Đồng thời sẽ giới thiệu cho các bạn một số kinh nghiệm khi dùng tài nguyên trên mạng. Ngày nay, có rất nhiều trình duyệt web cho phép người sử dụng truy cập website một cách thuận tiện. Đi kèm hệ điều hành windows là Internet Explorer, tiện sử dụng, phổ biến và được hỗ trợ nhiều từ Microsoft. Ngoài ra còn có các trình duyệt khác như Mozilla Firefox, Netcape browser, Opera,

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

35

AvantBrowser.... Tuy nhiên, trong phần này tôi sẽ giới thiệu với các bạn các tính năng trên trình duyệt Internet Explorer 8.0 (còn được gọi là IE), mới phát hành trong thời gian gần đây. a. Xử lý các tình huống đối với trình duyệt web. - Ghi lại địa chỉ website để lần khác sử dụng: Công việc này là rất cần thiết vì tốc độ website phát triển không ngừng thì việc ghi nhớ website là không thể. Bạn có thể sử dụng ngay những tính năng sẵn có trên trình duyệt web đã cài đặt trên máy của mình. Tính năng Favorites của IE sẽ giúp bạn ghi lại địa chỉ website để lần sau truy cập bạn không phải nhập lại địa chỉ website. Hãy thao tác như sau: + Truy cập vào website cần lưu lại địa chỉ, đợi cho website tải về máy hết. + Vào menu Favorities, chọn Add to favorites. + Bạn sẽ thấy một hộp hội thoại có dạng như:

+ Nhập tên ngắn gọn mô tả địa chỉ website vào mục Name. + Tại mục Create in bạn có thể chọn:

Favorites: Ghi vào menu, mỗi khi truy cập phải vào menu Favorites rồi mới chọn được. Favorites Bar: Ghi địa chỉ website vào một thanh công cụ ngay trên giao diện trình duyệt. Cách này tiện lợi nhưng số lượng địa chỉ lưu được có hạn. + Khai báo xong, nhấn nút Add để hoàn thành. -

Ghi nội dung website vào đĩa: Trong một số trường hợp, bạn cần ghi lại nội

dung website để sử dụng lâu dài. Ngoài cách đánh dấu nội dung rồi copy và chép sang phần mềm soạn thảo văn bản, bạn có thể ghi cả website vào 1 tệp để đọc bất kỳ khi nào. Để ghi website vào đĩa, bạn thực hiện như sau: + Vào menu File, chọn lệnh Save As. + Chọn thư mục hay ổ đĩa cần lưu tại mục Save in. + Tại mục File name, nhập tên file muốn lưu. + Tại mục Save as type, nhấn vào mũi tên và chọn dạng Web Archive, single file (*.mht) + Nhấn Save (hoặc phím Enter) để ghi vào đĩa.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

36

-

Khắc phục lỗi trình duyệt không hiển thị đúng Tiếng Việt: Đôi khi truy cập vào

một số website tiếng Việt, bạn gặp trường hợp ký tự bị mã hóa không đọc được.

Bạn bình tĩnh và thực hiện theo các bước sau là sẽ đọc được bình thường. + Vào menu View, chọn lệnh Encoding. + Trong menu bên cạnh, chọn lệnh Unicode (UTF-8). + Đợi một lát cho website nạp lại là bạn sẽ đọc được nội dung tiếng Việt bình thường. b. Kinh nghiệm dùng tài nguyên mạng internet ∗ Tìm kiếm nội dung website: Việc sử dụng internet vào việc tìm kiếm thông tin thường chiếm phần lớn thời gian trực tuyến (online) của người sử dụng. Ngày càng có nhiều website cung cấp dịch vụ tìm kiếm trực tuyến. Để việc tìm kiếm được hiệu quả cao, tôi có một số kinh nghiệm như sau: - Nên định hướng ngay từ đầu về chủ đề tìm kiếm. Có thể bạn ghi ra giấy những vấn đề cần tìm và lựa chọn ra từ khóa ngắn nhất, dễ hiểu nhất để tìm. - Sử dụng cặp dấu “ ” (nháy kép) để ra lệnh cho cỗ máy tìm kiếm tìm chính xác cụm từ cần tìm. Ví dụ: Cần tìm nội dung liên quan đến công nghệ, thay vì nhập từ công nghệ thì bạn nên nhập “công nghệ”. - Sử dụng các dấu liên kết (dấu +) để tìm các từ, cụm từ có nhiều nghĩa, nhiều thông tin liên quan đến nhau. Ví dụ: Nếu bạn muốn tìm máy gặt lúa tự động. Thay vì nhập “máy gặt lúa tự động” bạn có thể nhập “máy”+ “gặt lúa”+ “tự động” thì máy chủ tìm kiếm sẽ cho về nhiều thông tin hơn, có nghĩa là bạn có nhiều lựa chọn thông tin hơn. - Dùng dấu .. (hai dấu chấm) để tìm khoảng trong các số. Ví dụ: muốn tìm đầu đĩa DVD giá khoảng $50 đến $100 thì bạn hãy nhập “DVD player $50..$100”.

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

37

-

Dùng dấu * ghép cùng từ khóa để tìm cụm từ, từ ghép. Ví dụ: Muốn tìm những thông tin bắt đầu bởi từ giáo dục thì nhập giáo dục* bạn sẽ nhận được nhiều thông tin hơn, lựa chọn dễ hơn.

Tôi giới thiệu đến các bạn một số website tìm kiếm có dung lượng lớn, tốc độ tìm nhanh và đa dạng thông tin. -

-

-

-

-

Google (www.google.com.vn): Có hàng trăm máy chủ lưu trữ nội dung website trên khắp thế giới. Với nhiều thông tin đa dạng như: tin tức, hình ảnh, video, âm thanh... Google được coi là hệ thống tìm kiếm ngầm định của hầu hết người sử dụng internet. Yahoo (www.yahoo.com): Một máy chủ tìm kiếm có tốc độ ngang ngửa với Google. Tuy nhiên, kèm theo dịch vụ tìm kiếm, Yahoo cung cấp cho người sử dụng nhiều tính năng khác như hòm thư điện tử, dịch vụ trò chuyện trực tuyến, nhật ký cá nhân... Tìm nhanh (www.timnhanh.com): Website tìm kiếm thông tin của Việt Nam. Rất hiệu quả nếu bạn tìm kiếm thông tin dạng tiếng Việt và thông tin dạng âm thanh (audio/mp3). Monava (http://monava.vn): Là website tìm kiếm đa dạng thông tin từ website, âm nhạc, ảnh và cung cấp thêm dịch vụ từ điển trực tuyến và gửi tin nhắn miễn phí đến điện thoại di động. Ngoài các website trên, còn có một số website khác như www.altavista.com, http://search.live.com, www.socbay.com...

Học trên môi trường internet. Bạn có thể tham gia các khóa học trực tuyến qua môi trường internet. Hãy đăng ký và truy cập vào các địa chỉ sau đây để tham gia các khóa học trực tuyến. (một số khóa học đòi hỏi trả phí) - www.onthi.com, www.onbai.com : website cung cấp nội dung học tập, ôn thi đại học trực tuyến. - www.global.edu.vn, www.saharavn.com, www.englishrainbow.com : website học ngoại ngữ trực tuyến. Và còn rất nhiều website chia sẻ kinh nghiệm, đào tạo trực tuyến khác. Truy cập internet, bạn hãy tìm những cua học hợp lý. ∗

4.4.An ninh mạng và bảo vệ thông tin trên máy tính Đây là vấn đề thuộc phạm vi rộng và phức tạp nên tôi xin giới hạn đề cập đến một số vấn đề trọng tâm. − Virus tin học: là những chương trình được viết theo một cơ chế đặc biệt có những tính năng như: có khả năng lây lan, kích thước tương đối nhỏ và thường có mục đích gây nhiễu hoặc phá hoại. − Xâm nhập máy trái phép: Các hệ thống máy tính thường được bảo vệ cẩn thận nhưng không có loại khoá nào có thể an toàn tuyệt đối trước sự tấn

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

38

công của tin tặc. Phương thức đơn giản nhất là chúng cho chạy một chương trình có màn hình giống hệt màn hình mời đăng nhập để cho người sử dụng nhập thông tin cá nhân vào và lấy cắp những thông tin đó. Sau khi lấy được các thông tin như tên đăng nhập, mật khẩu, số điện thoại, mã tài khoản…. thì chúng có thể truy cập trái phép vào các hệ thống như email, website chia sẻ hoặc nơi lưu trữ thông tin cá nhân khác. − Tấn công gây tê liệt: là loại hình tấn công qua mạng làm vô hiệu hoá hoạt động của hệ thống máy tính bằng cách làm cho hệ thống quá tải. Để hạn chế những nguy cơ bị tội phạm hay virus xâm nhập vào máy tính, bạn nên thực hiện các công việc sau đây: - Thường xuyên sao lưu dữ liệu quan trọng ra các thiết bị lưu trữ như CDROM, đĩa cứng backup, FlashDisk… - Không nên khai báo các thông tin cá nhân nếu còn thấy nghi ngờ về tính chính xác của các website. Đối với các website quảng cáo, không nên điền số điện thoại, mã số tài khoản ngân hàng hoặc các thông tin riêng tư khác. - Cài đặt các chương trình ngăn chặn các truy cập trái phép từ mạng có tính năng tường lửa. Song song là cài đặt chương trình quét virus và thường xuyên cập nhật phiên bản nhận diện và quét có tính năng mới nhất. Hiện nay, có một số website chia sẻ chương trình quét virus miễn phí nhưng rất hiệu quả. Đó là chương trình BKAV tại địa chỉ www.bkav.com.vn/home/download.aspx; AVG tại địa chỉ www.avg.com. - Hạn chế việc trao đổi qua các thiết bị mang tin lạ như đĩa mềm, CDROM dữ liệu, flashdisk (USB). Vì đa số virus lợi dụng tính năng autorun của windows mỗi khi cắm các thiết bị này vào máy tính để lây nhiễm một cách âm thầm và nhanh chóng. - Sử dụng phần mềm có bản quyền để có được đầy đủ các tính năng và nhận được sự hỗ trợ từ nhà sản xuất. CÂU HỎI 1. Cơ quan, đơn vị bạn đã sử dụng hệ thống mạng chưa? Hệ thống đó được kết nối đến bao nhiêu máy tính? 2. Bạn (cơ quan bạn) sử dụng mạng máy tính cho mục đích gì? Bạn biết vì về virus và các chương trình chống virus? Bạn thường sử dụng những chương trình nào để quét virus? Chương trình đó bạn có được từ đâu?

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

39

PHỤ LỤC CÁC BÀI TẬP MS EXCEL THỰC HÀNH KỸ NĂNG Bài tập số 1 TT

Tªn

GT

1 ? ? ? ? ? ? ? ? ?

Hïng B×nh V©n B×nh Doanh Loan Anh Thu Kh¸nh Ng©n

Nam N÷ N÷ Nam Nam N÷ Nam N÷ Nam N÷

To¸n Tin 4 6 8 9 5 5 9 4 6 10

Trung b×nh

XÕp lo¹i

? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

7 8 9 10 8 4 6 10 7 8

Häc bæng ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

Chó ý : 1/ TÝnh ®iÓm trung b×nh (hÖ sè To¸n lµ 2, Tin lµ 3) 2/ C¨n cø vµo ®iÓm trung b×nh vµ thang chia ®iÓm sau ®Ó xÕp lo¹i : Díi 5 : KÐm Tõ 5 ®Õn 6.9 : Trung b×nh Tõ 7 ®Õn 8.4 : Kh¸ Tõ 8.5 ®Õn 9.4 : Giái Tõ 9.5 trë lªn : XuÊt s¾c 3/ Häc bæng 100 nÕu ®iÓm TB tõ 7 trë lªn vµ kh«ng cã m«n nµo díi 5 4/ §iÒn c¸c th«ng sè vµo b¶ng sau : XÕp lo¹i KÐm Trung b×nh Kh¸ Giái XuÊt s¾c

Sè lîng ? ? ? ? ?

Häc bæng ? ? ? ? ?

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

40

Bài toán 2 BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN THÁNG 12-2008 TT 1 ? ? ? ? ? ?

Chñ hé V©n B×nh Kh¸nh Doanh Lan Thu Qu¶ng

H×nh thøc SD S¶n xuÊt Kinh doanh Tiªu dïng

H×nh thøc SD

ChØ sè tríc

ChØ sè sau

0 0 0 0 0 0 0

500 200 150 600 101 50 300

S¶n xuÊt Kinh doanh Tiªu dïng S¶n xuÊt Tiªu dïng Tiªu dïng Kinh doanh Sè hé ? ? ?

§iÖn tiªu thô ? ? ? ? ? ? ?

TiÒn ®iÖn ? ? ? ? ? ? ?

TiÒn ®iÖn ? ? ?

Chó ý: 1/ Gi¸ ®iÖn : Hé S¶n xuÊt : 2000 ®/sè Hé Kinh doanh : 800 ®/sè Hé Tiªu dïng : 500 ®/sè 2/ TiÒn ®iÖn = Gi¸ ®iÖn * §iÖn tiªu thô

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

41

Bài toán 3 BẢNG KẾT QUẢ HỌC TẬP TT

Tªn

GT

1 ? ? ? ? ? ? ? ? ?

Hïng B×nh V©n B×nh Doanh Loan Anh Thu Kh¸nh Ng©n

Nam N÷ N÷ Nam Nam N÷ Nam N÷ Nam N÷

Chó ý :

To¸n Tin 4 6 10 9 5 5 9 6 5 10

7 8 8 10 9 4 6 5 9 8

Anh v¨n 5 6 9 7 8 6 7 7 5 9

§iÓm TB ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

XÕp thø ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

XÕp lo¹i ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

Häc bæng ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

1/ §iÓm TB lÊy 1 sè thËp ph©n vµ tÝnh nh sau : hÖ sè To¸n lµ 2, hÖ sè Tin lµ 3, hÖ sè Anh v¨n lµ 1 2/ XÕp thø theo §iÓm TB 3/ XÕp lo¹i c¨n cø vµo §iÓm TB nh sau : - díi 5 lµ KÐm - tõ 5 ®Õn 6.4 lµ TB - tõ 6.5 ®Õn 7.9 lµ Kh¸ - tõ 8 trë lªn lµ Giái 4/ Häc bæng c¨n cø vµo xÕp thø (kh«ng ®îc tù gâ vµo) - tõ thø 1 ®Õn thø 3 lµ 100 - tõ thø 4 ®Õn thø 6 lµ 50 - c¸c häc sinh cßn l¹i kh«ng ®îc häc bæng 5/ S¾p xÕp l¹i danh s¸ch trªn theo XÕp thø gi¶m dÇn Nh÷ng ngêi cïng thø bËc xÕp ngêi cã ®iÓm Tin cao h¬n lªn tríc

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hồ Sĩ Đàm – Giáo trình Tin học cơ sở - Nhà xuất bản Đại học Sư phạm – 2003 2. Nguyễn Sơn Hải – Giáo trình tin học văn phòng – Bộ Giáo dục và Đào tạo – 2003 3. Lê Quang Huy – Giáo trình Excel – Khoa Công nghệ thông tin – Viện đại học mở Hà Nội – 2000. 4. Nguyễn Vũ Quốc Hưng – Giáo trình mạng máy tính – Nhà xuất bản Đại học Sư phạm - 2003

Nguyễn Đạt Tiến – Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn – Email:[email protected]

43

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Giíi thiÖu powerpoint B¹n lµ mét sinh viªn, muèn tr×nh bµy néi dung bµi tËp lín, ®å ¸n tèt nghiÖp tr−íc héi ®ång b¶o vÖ? B¹n lµ mét c¸n bé, muèn tr×nh bµy b¸o c¸o c«ng viÖc cña m×nh tr−íc ®ång nghiÖp? B¹n lµ mét nhµ khoa häc, muèn tr×nh bµy nh÷ng ý t−ëng, nh÷ng c«ng tr×nh nghiªn cøu cña m×nh trong nh÷ng diÔn ®µn, nh÷ng cuéc héi th¶o? Vµ cßn nhiÒu hoµn c¶nh kh¸c n÷a, khi mµ b¹n muèn tr×nh bµy mét vÊn ®Ò nµo ®ã tr−íc ®¸m ®«ng. Microsoft Powerpoint sÏ gióp b¹n lµm nh÷ng c«ng viÖc ®ã mét c¸ch ®¬n gi¶n mµ hiÖu qu¶ rÊt cao. B¹n cã thÓ ®−a ®−îc rÊt nhiÒu lo¹i th«ng tin lªn mµn h×nh tr×nh chiÕu nh−: v¨n b¶n; h×nh ¶nh; ©m thanh; b¶ng tÝnh; biÓu ®å; … Lµm viÖc trªn Powerpoint lµ lµm viÖc trªn c¸c tÖp tr×nh diÔn (cã phÇn më réng lµ *.PPT). Mçi tÖp tr×nh diÔn bao gåm c¸c b¶n tr×nh diÔn (Slides) chóng ®−îc s¾p theo mét thø tù. C¸c b¶n tr×nh diÔn nµy chøa néi dung th«ng tin b¹n muèn tr×nh bµy. Cã thÓ minh ho¹ cÊu tróc mét tÖp tr×nh diÔn theo c¸c b¶n tr×nh diÔn (Slides) nh− sau: Slide 1 Slide 2

Slide n Mét tÖp tr×nh diÔn

Qui tr×nh ®Ó t¹o vµ sö dông mét tÖp tr×nh diÔn nh− sau: B−íc 1: X¸c ®Þnh râ rµng c¸c néi dung sÏ tr×nh bµy. Tõ ®ã sÏ ®Þnh ra ®−îc cÊu tróc cña tÖp tr×nh diÔn lµ: Chän nÒn cña slide theo mÉu nµo cho phï hîp? CÇn bao nhiªu slides? Néi dung mçi Slide lµ g×? B−íc 2: Dïng Powerponit ®Ó x©y dùng néi dung c¸c slide ®ã. B−íc 3: Tr×nh diÔn Slide. Khi ®ã néi dung tõng Slide sÏ ®−îc phãng to lªn toµn bé mµn h×nh m¸y tÝnh. NÕu m¸y tÝnh cña b¹n nèi víi mét m¸y chiÕu (Multimedia Projector ch¼ng h¹n), néi dung c¸c slide tr×nh chiÕu sÏ ®−îc ®−a lªn c¸c mµn h×nh lín, nhiÒu ng−êi cã thÓ quan s¸t mét c¸ch dÔ dµng.

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Ch−¬ng 1: Tr×nh diÔn ®¬n gi¶n

1. C¸ch khëi ®éng Powepoint

Cã nhiÒu c¸ch cã thÓ khëi ®éng ®−îc phÇn mÒm Powerpoint. Tuú vµo môc ®Ých lµm viÖc, së thÝch hoÆc sù tiÖn dông mµ b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó khëi ®éng: C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows nh− sau: Start | Programs | Microsoft Powerpoint C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm Powerpoint trªn thanh c«ng cô, hoÆc trªn mµn h×nh nÒn cña Windows; Hép tho¹i ®Çu tiªn cña Powerpoint xuÊt hiÖn, cho phÐp chän h−íng lµm viÖc:

- Open an exiting presentation ®Ó më mét tÖp tr×nh diÔn ®· cã tr−íc (chØ dïng c¸ch nµy cho nh÷ng lÇn sau, khi mµ b¹n ®· cã nh÷ng tÖp tr×nh diÔn trªn m¸y); - AutoContent wizard – gióp t¹o mét tÖp tr×nh diÔn theo nh÷ng mÉu cho tr−íc víi néi dung vÒ mét chñ ®Ò nµo ®ã; - Design Template - ®Ó b¾t ®Çu t¹o míi mét tÖp tr×nh diÔn sö dông mét mÉu ®Þnh d¹ng s½n ®· cã trong th− viÖn Powerpointl - Blank Presentation cho phÐp t¹o míi mét tr×nh diÔn;

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

2. T¹o mét tr×nh diÔn míi

B»ng c¸ch chän môc hép tho¹i trªn, hép tho¹i New slide xuÊt hiÖn, cho phÐp chän b¶n tr×nh diÔn (Slide):

Danh s¸ch Choose an AutoLayout: chøa c¸c lo¹i bè côc Slide mµ b¹n cã thÓ chän. Dïng chuét chän mét mÉu råi nhÊp OK ®Ó tiÕp tôc. Mµn h×nh lµm viÖc chÝnh cña Powerpoint xuÊt hiÖn: Slide, n¬i chøa c¸c th«ng tin cÇn tr×nh diÔn. HÖ thèng thùc ®¬n lÖnh

HÖ thèng thanh c«ng cô

Danh s¸ch c¸c Slide ®· t¹o ®−îc !

Hép ghi chó cho tõng Slide

Mµn h×nh lµm viÖc chÝnh cña Powerpoint th«ng th−êng bao gåm 5 thµnh phÇn: - B¶n tr×nh diÔn (slide): Lµ n¬i chÕ b¶n néi dung c¸c b¶n tr×nh diÔn. Mçi tÖp tr×nh diÔn (Presentation) cã thÓ bao gåm nhiÒu b¶n tr×nh diÔn (Slide). T¹i mçi thêi ®iÓm, mµn h×nh chØ cã thÓ hiÓn thÞ ®−îc 1 b¶n tr×nh diÔn ®Ó thiÕt kÕ. B¹n cã thÓ sö dông c¸c c«ng cô chÕ b¶n (nh− sö dông trong Word) ®Ó ®−a th«ng tin lªn c¸c Slides

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

nµy; - HÖ thèng môc chän (menu): chøa c¸c lÖnh ®Ó gäi tíi c¸c chøc n¨ng cña Powerpoint trong khi lµm viÖc. B¹n ph¶i dïng chuét ®Ó më c¸c môc chän nµy, ®«i khi còng cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t ®Ó gäi nhanh tíi c¸c môc chän; - HÖ thèng thanh c«ng cô: bao gåm rÊt nhiÒu thanh c«ng cô, mçi thanh c«ng cô bao gåm c¸c nót lÖnh ®Ó phôc vô mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã; - Hép ghi chó (note): gióp b¹n l−u nh÷ng th«ng tin chó thÝch cho tõng Slide. §iÒu nµy lµ cÇn thiÕt khi b¹n khã cã thÓ nhí ®−îc nh÷ng th«ng tin xung quanh slide ®ã; - Danh s¸ch c¸c Slide ®· t¹o ®−îc: cho phÐp ®Þnh vÞ nhanh ®Õn mét Slide nµo ®ã chØ b»ng c¸ch nhÊn chuét. MÆt kh¸c, trong khi ®ang lµm viÖc víi Powerpoint b¹n còng cã thÓ sö dông mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó t¹o míi mét tÖp tr×nh diÔn: - Më môc chän File | New..; hoÆc - NhÊn nót New

trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N. TiÕp theo, thùc hiÖn x©y dùng néi dung cho Slide míi nµy:

H·y gâ th«ng tin vµo hai tiªu ®Ò cña slide nµy. Së dÜ slide trªn chØ cã 2 tiªu ®Ò lµ do viÖc b¹n chän mÉu slide ë hép tho¹i New slide. Tuy nhiªn b¹n còng cã thÓ chän c¸c mÉu slide kh¸c cho phï hîp theo môc ®Ých cña m×nh. Sau khi gâ th«ng tin xong, néi dung slide ®Çu tiªn sÏ nh− sau:

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

3. Tr×nh diÔn Slide

B¹n cã thÓ sö dông c¸c tÝnh n¨ng tr×nh diÔn slide ®Ó kiÓm ®Þnh kÕt qu¶. Cã nhiÒu c¸ch cã thÓ më ®−îc tÝnh n¨ng nµy: - NhÊn chuét lªn nót Slide Show ë gãc ph¶i, cuèi mµn h×nh: NhÊn lªn ®©y ®Ó b¾t ®Çu tr×nh diÔn!

hoÆc - Më môc chän Slide Show |

;

hoÆc - BÊm phÝm F5 trªn bµn phÝm. Mµn h×nh tr×nh diÔn slide hiÖn ra trªn toµn bé mµn h×nh nh− sau:

Muèn chuyÓn ®Õn slide tiÕp theo trong khi tr×nh diÔn, b¹n nhÊn tr¸i chuét hoÆc nhÊn phÝm Enter; Muèn tho¸t khái mµn h×nh tr×nh diÔn, ®Ó trë vÒ mµn h×nh thiÕt kÕ bÊm phÝm ESC.

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

4. Ghi tÖp tr×nh diÔn lªn ®Üa

§Ó ghi tÖp tr×nh diÔn ®ang lµm viÖc lªn ®Üa, cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau: - Më môc chän File | Save..; hoÆc - NhÊn nót Save

trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S. SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra: NÕu ®©y lµ tµi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi mét tÖp tin míi:

Gâ tªn tÖp tin vµo ®©y!

H·y gâ tªn tÖp tin vµo môc File name: råi nhÊn nót Save ®Ó kÕt thóc viÖc ghi tÖp tr×nh diÔn. NÕu tµi liÖu cña b¹n ®· ®−îc ghi vµo mét tÖp råi, khi ra lÖnh ghi d÷ liÖu, tÊt c¶ nh÷ng sù thay ®æi trªn tµi liÖu sÏ ®−îc ghi l¹i lªn ®Üa. B¹n nªn thùc hiÖn thao t¸c ghi tµi liÖu võa råi th−êng xuyªn trong khi lµm viÖc, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu khi gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh.

5. Më tÖp tr×nh diÔn ®∙ tån t¹i trªn ®Üa

§Ó më mét tÖp tr×nh diÔn ®· cã s½n trªn ®Üa, b¹n cã thÓ lµm theo mét trong c¸c c¸ch sau ®©u: - Më môc chän File | Open..;

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+O. Hép tho¹i Open xuÊt hiÖn:

Chän tÖp tr×nh diÔn cÇn më !

H·y t×m ®Õn th− môc n¬i chøa tÖp tr×nh diÔn cÇn më. Chän tÖp, cuèi cïng nhÊn nót ®Ó thùc hiÖn më tÖp. 6. Tho¸t khái m«i tr−êng lµm viÖc

B¹n cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó tho¸t khái m«i tr−êng lµm viÖc Powerpoint: - Më môc chän File | Exit; hoÆc - NhÊn nót Close

trªn tiªu ®Ò cöa sæ Powerpoint;

hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4.

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Ch−¬ng 2:

X©y dùng c¸c slide

2.1 Qu¶n lý c¸c slides

2.1.1 Thªm mét Slide §Ó thªm mét Slide lªn tÖp tr×nh diÔn ®ang më, b¹n lµm nh− sau: B−íc 1: Më môc chän Insert | hoÆc bÊm tæ hîp phÝm nãng Ctrl + M. Hép tho¹i New slide xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän mÉu bè côc slide míi nµy:

B−íc 2: H·y chän mét mÉu slide råi nhÊn OK, mét Slide míi ®· ®−îc chÌn lªn tÖp tr×nh diÔn. ý nghÜa mét sè biÓu t−îng trªn hép tho¹i New slide nh− sau: : B¹n cã thÓ chÌn mét dßng v¨n b¶n ®· ®−îc ®Þnh d¹ng s½n vµo « nµy; : B¹n cã thÓ chÌn dßng v¨n b¶n d¹ng Bullet; : : : : :

B¹n cã thÓ chÌn danh s¸ch d¹ng Bullet B¹n cã thÓ chÌn mét ¶nh vµo « nµy; B¹n cã thÓ chÌn mét s¬ ®å tæ chøc B¹n cã thÓ chÌn mét biÓu ®å (Chart) B¹n cã thÎ chÌn mét b¶ng d÷ liÖu (Table) lªn « nµy.

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

2.1.2 Di chuyÓn ®Õn c¸c Slides §Ó di chuyÓn ®Õn c¸c Slide b¹n cã thÓ thùc hiÖn theo 2 c¸ch: C¸ch 1: Dïng chuét, nhÊn lªn thø tù Slide cÇn ®Þnh vÞ ®Õn ë danh s¸ch c¸c Slide bªn tr¸i mµn h×nh; C¸ch 2: Dïng chuét di chuyÓn thanh cuén däc ë bªn ph¶i mµn h×nh.

C¸ch 1: Dïng chuét chän slide muèn chuyÓn ®Õn!

C¸ch 2: Dïng chuét di chuyÓn thanh cuén däc!

2.1.3 Xo¸ mét slide §Ó xo¸ mét Slide ra khái tÖp tr×nh diÔn, b¹n lµm nh− sau: B−íc 1: NhÊn ph¶i chuét lªn tªn slide cÇn xo¸ ë danh s¸ch c¸c slide- bªn tr¸i mµn h×nh; B−íc 2: Chän Cut ®Ó xo¸ Slide nµy.

1. NhÊn ph¶i chuét

2. Chän Cut (hoÆc nhÊn phÝm Delete)

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

2.2 §−a th«ng tin lªn slide

2.2.1 ChÌn v¨n b¶n, h×nh vÏ Trªn Powerpoint, b¹n ph¶i dïng ®Õn thanh c«ng cô Drawing ®Ó ®−a v¨n b¶n (th«ng qua c¸c Textbox) còng nh− ®−a c¸c khèi h×nh vÏ lªn Slide C¸ch sö dông thanh c«ng cô nµy hÖt nh− sö dông chóng trªn phÇn mÒm Word, nªn chóng t«i kh«ng ®−a ra chi tiÕt h−íng dÉn ë ®©y:

2.2.2 ChÌn h×nh ¶nh, ©m thanh B¹n còng cã thÓ chÌn ¶nh tõ nh÷ng tÖp tin bëi môc chän: Insert | Picture | , hoÆc tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery cña windows tõ môc chän: Insert | Picture | nh− ®· tõng lµm trªn phÇn mÒm Word.

2.2.3 ChÌn b¶ng Trªn Powerpoint, ®Ó chÌn mét b¶ng d÷ liÖu (table) lªn Slide b¹n ph¶i sö dông , tiÕp theo qui tr×nh x©y dùng cÊu tróc b¶ng, nhËp néi môc chän Insert | dung vµ ®Þnh d¹ng b¶ng ®−îc diÔn ra nh− lµm trªn Word.

2.2.4 T¹o tiÒu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi §Ó t¹o tiªu ®Ò ®Çu vµ tiªu ®Ò cuèi cho slide, b¹n më môc chän: View | Header and Footer, hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn gióp b¹n x©y dùng tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi cho c¸c slides:

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

ThÎ Slide cho phÐp thiÕt lËp mét sè c¸c th«ng tin lªn tiªu ®Ò cuèi cña Slide nh−: , th«ng - Th«ng tin ngµy, giê (Date and Time): NÕu b¹n chän môc tin vÒ ngµy giê cã thÓ ®−îc ®−a lªn tiªu ®Ò cuèi slide. Khi ®ã, nÕu chän Update automatically- th«ng tin ngµy giê sÏ ®−îc tù ®éng cËp nhËt lªn tiªu ®Ò ®óng theo ngµy giê trªn m¸y tÝnh; nÕu chän Fixed- b¹n ph¶i nhËp vµo mét gi¸ trÞ ngµy giê cè ®Þnh. Gi¸ trÞ nµy sÏ kh«ng tù ®éng ®−îc thay ®æi theo ngµy th¸ng. - NÕu chän môc

, m¸y sÏ tù ®éng ®iÒn sè thø tù slide lªn tiªu ®Ò cuèi;

- NÕu chän môc ®Ò cuèi slide;

, b¹n cã thÓ gâ vµo dßng v¨n b¶n hiÓn thÞ ë gi÷a tiªu

- NhÊn nót Apply, c¸c thiÕt lËp nµy sÏ chØ ¸p dông cho Slide hiÖn t¹i (slide ®ang chän); - NÕu nhÊn Apply All, thiÕt lËp nµy sÏ ®−îc ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c slides cña tÖp tr×nh diÔn nµy. VÞ trÝ cña 3 gi¸ trÞ: Date/Time; Slide number vµ Footer trªn tiªu ®Ò cuèi trang nh− sau (b¹n xem ë « Preview):

Slide number

Date and Time Footer

ThÎ Notes and Handouts cho phÐp thiÕt lËp mét sè c¸c th«ng tin lªn tiªu ®Ò ®Çu vµ tiªu ®Ò cuèi trang in (th«ng tin nµy chØ hiÓn thÞ khi b¹n in ra m¸y in):

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

- Th«ng tin ngµy, giê (Date and Time): sö dông t−¬ng tù nh− ë thÎ Slide; - Header: n¬i b¹n cã thÓ nhËp dßng v¨n b¶n cho tiªu ®Ò ®Çu trang (page); - NÕu chän

, cho phÐp chÌn sè thø tù trang lªn tiªu ®Ò cuèi trang in;

- Footer: n¬i b¹n cã thÓ nhËp vµo néi dung tiªu ®Ò cuèi trang in; - NhÊn nót Apply, c¸c thiÕt lËp nµy sÏ chØ ¸p dông cho trang in hiÖn t¹i (trang chøa slide ®ang chän); - NÕu nhÊn Apply All, thiÕt lËp nµy sÏ ®−îc ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c trang in cña tÖp tr×nh diÔn.

2.2.5 Mµu s¾c cho c¸c thµnh phÇn trªn slide (Color scheme) TÝnh n¨ng nµy gióp thay ®æi bé mµu hiÓn thÞ th«ng thi trªn c¸c slide cña tÖp tr×nh diÔn. Cã rÊt nhiÒu bé mµu cã thÓ chän, mÆt kh¸c còng cã thÓ thay ®æi mµu s¾c chi tiÕt ®èi víi tõng lo¹i th«ng tin trªn slide mét c¸ch ®ång bé trªn toµn bé slide hoÆc chØ côc bé víi slide ®ang chän. §Ó lµm viÖc nµy, h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®©y : B−íc 1: Më Slide cÇn thiÕt lËp trªn cöa sæ thiÕt kÕ, kÝch ho¹t thùc ®¬n: Format | Slide Color Schemes.., hép tho¹i Color Scheme xuÊt hiÖn :

B−íc 2: ThÎ Standard hiÓn thÞ danh s¸ch c¸c gam mµu (Color schemes) mµ b¹n cã thÓ chän cho c¸c slide b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn gam mµu muèn chän. MÆt kh¸c, thÎ Custom cho phÐp thiÕt lËp l¹i mµu s¾c trªn tõng ®èi t−îng cña mçi gam mµu. C¸ch sö dông thÎ nµy nh− sau:

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Lu«n quan s¸t hép nµy ®Ó nh×n tr−íc kÕt qu¶ ®· thiÕt lËp!

- Dïng chuét nhÊn lªn môc cÇn thay ®æi mµu tõ danh s¸ch Scheme colors (h×nh trªn ®ang chän môc Shadows- mµu bãng); - NhÊn nót Change Color… hép tho¹i chän mµu xuÊt hiÖn:

B¹n cã thÓ chän mµu −a thÝch cho môc ®ang thiÕt lËp (mµu bãng) trªn b¶ng mµu b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn mµu cÇn chän. TiÕp theo nhÊn OK ®Ó chÊp nhËn mµu võa chän. - Mçi lÇn chän xong mµu, cã thÓ xem kÕt qu¶ ë hép kÕt qu¶ bªn ph¶i, gãc d−íi hépt ho¹i. B−íc 3: NhÊn nót Apply ®Ó thiÕt lËp gam mµu võa chän cho slide ®ang kÝch ho¹t. Nót Apply to All ®Ó thiÕt lËp gam mµu nµy cho tÊt c¶ c¸c slide trªn tÖp tr×nh diÔn ®ang më. Nót Preview ®Ó xem tr−íc kÕt qu¶ ®ang thiÕt lËp trªn c¸c slide. Nót Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i vµ huû bá viÖc chän gam mµu míi. 2.3 ThiÕt lËp hiÖu øng tr×nh diÔn

Mét trong nh÷ng ®iÓm m¹nh cña Powerpoint lµ kh¶ n¨ng thiÕt lËp c¸c hiÖu øng ®éng (Animation effect). Víi c¸c hiÖu øng nµy, th«ng tin trªn slide cña b¹n sÏ ®−îc sinh ®éng h¬n, hÊp dÉn vµ thu hót ng−êi theo dâi h¬n. Tuy nhiªn c¸i g× còng cã

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

mÆt thuËn vµ mÆt nghÞch cña nã, r»ng b¹n còng kh«ng nªn qu¸ l¹m dông vµo c¸c hiÖu øng ho¹t ho¹ nµy, tr¸nh tr−êng hîp ng−êi xem c¶m thÊy nhµm ch¸n. §Ó kÝch ho¹t tÝnh n¨ng ho¹t ho¹, b¹n më môc chän Slide shows | , hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn:

Danh s¸ch Check to animation slide objects: chøa danh s¸ch c¸c ®èi t−îng th«ng tin trªn Slide cña b¹n. Muèn thiÕt lËp hiÖu øng cho ®èi t−îng th«ng tin nµo, b¹n ph¶i chän nã (checked) trªn danh s¸ch nµy. H·y lu«n quan s¸t mµn h×nh bªn c¹nh ®Ó biÕt ®−îc chÝnh x¸c ®èi t−îng ®ang chän. ThÎ Effect ë d−íi, gióp thiÕt lËp hiÖu øng ho¹t ho¹ cho ®èi t−îng ®ang ®−îc chän ë danh s¸ch Check to animation slide objects: C¸ch thiÕt lËp nh− sau: - Hép – ph©n nhá; … - Hép - Hép øng nµy xuÊt hiÖn;

cho phÐp chän kiÓu hiÖu øng. VÝ dô nh−: Fly – bay; Split chän h−íng tr×nh diÔn ®èi t−îng b¾t ®Çu tõ ®©u? cã thÓ chän mét ®o¹n nh¹c khi hiÖu

Nhí nhÊn nót Preview ®Ó xem tr−íc kÕt qu¶ sau mçi lÇn thiÕt lËp hiÖu øng!

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

ThÎ Order & timing cho phÐp thiÕt lËp thø tù tr×nh diÔn gi÷a c¸c ®èi t−îng trªn slide. - Thø tù ®−îc ®¸nh sè 1, 2,.. ë danh s¸ch Animation order: ®èi t−îng nµo ®øng tr−íc sÏ ®−îc tr×nh diÔn tr−íc. Tuy nhiªn b¹n cã thÓ thay ®æi thø tù nµy khi sö dông c¸c nót ë môc Move; - Môc Start animation ®Ó thiÕt lËp sù kiÖn ®Ó tr×nh diÔn c¸c ®èi t−îng trªn slide: nÕu chän On mouse click – tøc lµ ®Ó hiÓn thÞ vµ tr×nh diÔn ®èi t−îng nµy trªn slide b¹n ph¶i nhÊn chuét tr¸i; nÕu b¹n nhËp thêi gian vµo môc Automatically th× sau kho¶ng thêi gian ®ã, ®èi t−îng sÏ tù ®éng tr×nh diÔn (kh«ng ph¶i nhÊn chuét). Cuèi cïng nhÊn Preview ®Ó xem l¹i c¸c kÕt qu¶ ®· thiÕt lËp; nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt c«ng viÖc. 2.4 Cöa sæ Sorter

B¹n ®· biÕt mét sè c¸c thao t¸c qu¶n lý c¸c Slides cho mét tÖp tr×nh diÔn qua môc 2.1 Qu¶n lý slides. Nh−ng cöa sæ Sorter sÏ gióp b¹n ®¬n gi¶n h¬n nhiÒu trong viÖc qu¶n lý c¸c slide trªn tÖp tr×nh diÔn. §Ó më cöa sæ Sorter, b¹n më môc : chän View |

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Sö dông cöa sæ nµy nh− sau: NhÊn ph¶i chuét lªn Slide cÇn lµm viÖc, b¹n cã thÓ lµm ®−îc nh÷ng viÖc sau: - Cut – Slide ®ã sÏ bÞ xo¸ ra khái tÖp tr×nh diÔn; - Chän Copy- ®Ó sao chÐp Slide nµy; - Chän Paste - ®Ó d¸n Slide ®· copy thµnh mét slide míi; - Chän Hiden slide- sÏ Èn slide nµy. Powerpoint sÏ kh«ng hiÓn thÞ néi dung slide Èn khi tr×nh diÔn; - Chän Slide Transition.. ®Ó thiÕt lËp th«ng tin tr×nh diÔn cho Slide qua hép tho¹i sau:

- Hép Efect, cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng khi tr×nh diÔn slide. H·y chän

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

kiÓu hiÖu øng ë hép chän nµy: . TiÕp theo cã thÓ chän tèc ®é tr×nh diÔn c¸c hiÖu øng ®ã: Slow- tèc ®é chËm; Medium- tèc ®é võa ph¶i; Fast- tèc ®é nhanh; - Hép Advanced cho phÐp thiÕt lËp sù kiÖn ®Ó chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn slide nµy tõ slide tr−íc nã. Chän On mouse click – sÏ chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn slide nµy khi b¹n bÊm chuét tr¸i (ngÇm ®Þnh); b¹n còng cã thÓ thiÕt lËp kho¶ng thêi gian tù ®éng tr×nh diÔn slide ë môc Automatically after (sÏ ®−îc tù ®éng tr×nh diÔn sau … mm:ss (phót:gi©y); - Hép Sound cho phÐp chän kiÓu ©m thanh mçi khi dÞch chuyÓn ®Õn c¸c slide; - NÕu nhÊn Apply- thiÕt lËp tr×nh diÔn võa råi sÏ chØ cho slide ®ang chän; - NÕu nhÊn Apply All- tÊt c¶ c¸c slide sÏ ®−îc chän kiÓu thiÕt lËp tr×nh diÔn nµy.

B¹n cã thÓ dïng chuét kÐo th¶ (Drop & Drag) c¸c slides trªn mµn h×nh nµy ®Ó ho¸n chuyÓn vÞ trÝ cña chóng. §Ó ®ãng cöa sæ nµy trë vÒ cöa sæ thiÕt kÕ ban ®Çu, b¹n cã thÓ lµm theo mét trong hai c¸ch sau: C¸ch 1: NhÊn ®óp chuét lªn mét slide nµo ®ã trªn cöa sæ Shorter, slide ®ã sÏ ®−îc hiÓn thÞ trªn cöa sæ thiÕt kÕ ban ®Çu (chÕ ®é Normal). C¸ch 2: B¹n nhÊn chuét lªn nót Normal view ë gãc cuèi bªn tr¸i mµn h×nh Powerpoint:

NhÊn lªn ®©y ®Ó trë vÒ mµn h×nh thiÕt kÕ ban ®Çu !

2.5 Kü thuËt tr×nh diÔn

Tr×nh diÔn lµ qu¸ tr×nh thÓ hiÖn néi dung c¸c slide ®· thiÕt kÕ ®−îc trong tÖp tr×nh diÔn lªn toµn bé mµn h×nh. Cã nhiÒu c¸ch ®Ó thùc hiÖn tr×nh diÔn c¸c slides: - NhÊn chuét lªn nót Slide Show ë gãc ph¶i, cuèi mµn h×nh: NhÊn lªn ®©y ®Ó b¾t ®Çu tr×nh diÔn!

hoÆc - Më môc chän Slide Show |

;

hoÆc - BÊm phÝm F5 trªn bµn phÝm. Mµn h×nh tr×nh diÔn xuÊt hiÖn. Víi mµn h×nh tr×nh diÔn nµy, b¹n cã thÓ lµm ®−îc c¸c c«ng viÖc b»ng c¸ch nhÊn chuét ph¶i lªn mµn h×nh tr×nh diÔn, mét môc chän xuÊt hiÖn:

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

- Next- ®Ó chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn Slide tiÕp theo (b¹n cã thÓ nhÊn phÝm Enter hoÆc bÊm chuét tr¸i ®Ó lµm viÖc nµy); -

Previous- ®Ó chuyÓn ®Õn slide võa tr×nh diÔn kÒ tr−íc (sö dông trong tr−êng hîp b¹n muèn quay trë l¹i tr×nh diÔn slide tr−íc ®ã);

- Go- ®Ó chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn mét slide bÊt kú. TiÕp theo nÕu b¹n chän Slide Navigator, mét danh s¸ch c¸c slide ®−îc xÕp theo thø tù xuÊt hiÖn:

H·y chän slide cÇn tr×nh diÔn råi nhÊn Go To. -

NÕu chän By title, mét danh s¸ch tiªu ®Ò c¸c slide xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän slide cÇn chuyÓn ®Õn tr×nh diÔn.

- Pointer options- cho phÐp chän kiÓu con trá chuét trªn mµn h×nh tr×nh diÔn.

-

§Æc biÖt, khi b¹n chän kiÓu con chuét lµ Pen, b¹n cã thÓ thùc hiÖn vÏ minh ho¹ trªn mµn h×nh tr×nh diÔn (nh− c«ng cô bót vÏ trong c¸c phÇn mÒm ®å ho¹). Khi ®ã, cã thÓ chän mµu vÏ ë môc Pen color.

- Cuèi cïng, nÕu nhÊn End show- sÏ kÕt thóc phiªn tr×nh diÔn (b¹n còng cã

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

thÓ nhÊn phÝm ESC ®Ó lµm viÖc nµy). 2.6 In Ên

ViÖc in Ên trªn Powerpoint gÇn gièng nh− in trªn word. B¹n ph¶i ®Þnh d¹ng trang in, råi míi thùc hiÖn in Ên.

2.6.1 §Þnh d¹ng trang in §Ó ®Þnh d¹ng trang in, më môc chän File | Page setup, hép tho¹i Page Setup xuÊt hiÖn:

- Hép Slides and sized for: chän khæ giÊy in ra m¸y in; - Môc Width vµ Height ®Ó nhËp vµo chiÒu réng vµ chiÒu cao khæ giÊy in (chØ sö dông môc nµy khi khæ giÊy in cña b¹n kh«ng n»m trong danh s¸ch Slides sized for: - Môc Orientation ®Ó thiÕt lËp h−íng in: Portrait – in theo chiÒu däc hoÆc Landscape – in theo chiÒu ngang. Trong ®ã - Slides- thiÕt lËp h−íng in d÷ liÖu trªn c¸c Slides; - Notes, handout & outline – thiÕt lËp h−íng in cho phÇn chó thÝch ®i kÌm c¸c slide

- NhÊn OK ®Ó ®ång ý c¸c thiÕt lËp.

2.6.2 In Ên §Ó in néi dung c¸c slide ra m¸y in, b¹n cã thÓ thùc hiÖn lÖnh in theo 2 c¸ch: C¸ch 1: Më môc chän File | Print C¸ch 2: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + P Hép tho¹i Print xuÊt hiÖn:

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

- Môc Printer ®Ó chän m¸y in sÏ in; - Môc Print range- chän ph¹m vi in: - All- in toµn bé c¸c slide; - Current slide- chØ in slide hiÖn t¹i (®ang chän); - Slides- ®Ó in mét ph¹m vi c¸c slide nµo ®ã. VÝ dô: 1,3,5-12 – tøc lµ sÏ in ra c¸c slide 1, slide 3 vµ c¸c slide tõ 5 ®Õn 12. - Môc Print what- chän néi dung cÇn in trªn c¸c slide: -

Slides- in néi dung c¸c slide, mçi slide sÏ in ra mét trang giÊy;

-

Handouts- in néi dung c¸c slide, cã thÓ in nhiÒu slide lªn trªn cïng mét trang giÊy. Sè slide ®−îc in trªn mét trang giÊy b¹n cã thÓ chän ë môc Slides per page;

-

Note page- chØ in ra nh÷ng th«ng tin chó thÝch c¸c slide;

-

Outline- chØ in ra nh÷ng th«ng tin chÝnh (outline) trªn c¸c slide.

- ¤ Copies- ®Ó chän sè b¶n in; - Ngoµi ra cßn cã mét sè c¸c tuú chän in nh− sau: -

- In theo c¸c mµu ®· thiÕt kÕ trªn slide; - tù ®éng c¨n chØnh néi dung in võa khÝt víi trang in; - in c¶ khung bao quanh mçi slide (frame); - chØ in mµu ®en tr¾ng.

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

- Cuèi cïng nhÊn nót Print ®Ó thùc hiÖn lÖnh in.

C©u hái vµ bµi tËp ch−¬ng 2

1. Cã bao nhiªu mÉu bè côc slide (AutoLayout) trªn phÇn mÒm Powerpoint mµ b¹n ®ang sö dông? 2. Nªu c¸c b−íc lµm ®Ó cã thÓ chÌn ¶nh tõ mét tÖp tin ¶nh cã s½n trªn ®Üa lªn slide? 3. Cã mÊy c¸ch ®Ó xo¸ bá mét slide ra khái tÖp tr×nh diÔn? H·y nªu tõng b−íc lµm trong mçi c¸ch ®ã? 4. Nªu c¸c b−íc cÇn thiÕt ®Ó cã thÓ ho¸n ®æi vÞ trÝ gi÷a 2 slide víi nhau? 5. Nªu c¸ch thiÕt lËp kho¶ng thêi gian tù ®éng tr×nh diÔn gi÷a c¸c slide (vÝ dô sau 10 gi©y)? 6. Khi ®ang tr×nh diÔn, cã thÓ dõng l¹i vµ dïng chuét vÏ mét sè h×nh minh ho¹ trªn mµn h×nh tr×nh diÔn ®−îc kh«ng? NÕu ®−îc, h·y nªu c¸ch lµm? 7. Muèn in 6 slides trªn mét khæ giÊy A4 n»m ngang, ph¶i thiÕt lËp c¸c hép tho¹i Page setup vµ Print setup nh− thÕ nµo? 8. X©y dùng mét tÖp tr×nh diÔn kho¶ng 10 slides ®Ó giíi thiÖu vÒ ng«i tr−êng mµ b¹n ®ang häc tËp. 9. X©y dùng tÖp tr×nh diÔn kho¶ng 5 slides ®Ó giíi thiÖu nh÷ng tÝnh n¨ng næi bËt cña phÇn mÒm MS Powerpoint 2000. 10. Gi¶ sö b¹n ®ang cã mét ý t−ëng trong c«ng viÖc nghiªn cøu vµ häc tËp cña m×nh. H·y x©y dùng mét tÖp tr×nh diÔn ®Ó giíi thiÖu ý t−ëng cña b¹n tr−íc mäi ng−êi.

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Ch−¬ng 3:

Sö dông c¸c template vµ thiÕt lËp slide master

Trong ch−¬ng tr−íc, b¹n ®· biÕt c¸c kü thuËt ®Ó so¹n th¶o c¸c lo¹i th«ng tin lªn slide. §ã lµ nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n gióp b¹n cã thÓ x©y dùng nh÷ng b¶n tr×nh diÔn theo ý t−ëng cña m×nh. PhÇn nµy sÏ giíi thiÖu c¸c b¹n c¸ch sö dông nh÷ng mÉu slide ®Þnh d¹ng s½n (Template Slide) ®i kÌm víi phÇn mÒm Powerpoint vµ c¸ch thiÕt lËp ®Þnh d¹ng slide mÆc ®Þnh khi ®ang lµm viÖc (Master Slide). 3.1 Sö dông c¸c mÉu slide ®Þnh d¹ng s½n (Template)

Powerpoint cung cÊp rÊt nhiÒu c¸c mÉu slide ®Þnh d¹ng s½n trªn nhiÒu lÜnh vùc b¸o c¸o kh¸c nhau nh−: b¸o c¸o tµi chÝnh, b¸o c¸o doanh thu cña c«ng ty; giíi thiÖu s¶n phÈm míi; tr×nh diÔn c¸c kho¸ ®µo t¹o;… B¹n nªn sö dông tèi ®a c¸c mÉu cã s½n nµy vµo slide cña m×nh v× nã rÊt ®a d¹ng vÒ mÉu m· vµ ®−îc thiÕt kÕt rÊt c«ng phu, hîp lý. C¸ch sö dông mét slide ®· ®−îc ®Þnh d¹ng s½n nh− sau: B¾t ®Çu t¹o mét tÖp tr×nh diÔn míi sö dông mét mÉu slide ®· ®Þnh d¹ng s½n : B−íc 1: Më môc chän File | New, trªn hép tho¹i New Presentation b¹n h·y chän thÎ Design Templates:

Xem tr−íc bè côc vµ ®Þnh d¹ng cña mÉu ®ang chän ë ®©y !

B−íc 2: Dïng chuét ®Ó chän mét mÉu slide b¹n muèn. Chó ý: khi chän mÉu nµo, hép Preview sÏ hiÓn thÞ bè côc vµ ®Þnh d¹ng mÉu slide ®ã, b¹n cã thÓ tham kh¶o nhanh ë ®©y (h×nh trªn ®ang chän mÉu Dads Tie). Chän xong, nhÊn OK ®Ó tiÕp tôc; B−íc 3: Thùc hiÖn chän bè côc (Layout) tõng slide cÇn chÒn lªn tÖp tr×nh diÔn vµ so¹n th¶o néi dung cho c¸c slide nh− ®· tr×nh bµy ë Ch−¬ng 2:

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

§ang t¹o tÖp tr×nh diÔn, muèn ¸p dông mét mÉu slide ®Þnh d¹ng s½n cho tÖp tr×nh diÔn nµy: B−íc 1: Më tÖp tr×nh diÔn cÇn lµm viÖc, më môc chän Format | Aplly Design Template, hép tho¹i Apply Design Template xuÊt hiÖn:

Xem tr−íc bè côc vµ ®Þnh d¹ng cña mÉu ®ang chän ë ®©y !

B−íc 2: Dïng chuét ®Ó chän mét mÉu slide b¹n muèn. B¹n cã thÓ tham kh¶o nhanh ë ®©y (h×nh trªn ®ang chän mÉu Artsy.pot). Chän xong, nhÊn Apply ®Ó ®ång ý. Khi ®ã toµn bé c¸c slide trªn tÖp tr×nh diÔn ®ang më sÏ ®−îc tù ®éng chuyÓn theo mÉu ®Þnh d¹ng slide võa chän. 3.2 Slide master

Slide master cã thÓ hiÓu nh− mét slide chñ cho mét tÖp tr×nh diÔn. Th«ng th−êng khi t¹o mét tÖp tr×nh diÔn, muèn thay ®æi ®Þnh d¹ng d÷ liÖu cña toµn bé c¸c slide theo mét ®Þnh d¹ng chuÈn nµo ®ã, b¹n ph¶i thay ®æi lÇn l−ît ®Þnh d¹ng d÷ liÖu trªn tõng slide. Cã c¸ch nµo ®Ó t¹o mét slide cã ®Þnh d¹ng chuÈn, råi ¸p ®Æt toµn bé c¸c slide trªn tÖp tr×nh diÔn theo ®Þnh d¹ng nh− vËy?? Cã c¸ch lµm, ®ã lµ Slide Master! Nh− vËy, mçi mÉu slide ®Þnh d¹ng s½n võa nãi ë môc 3.1 (template slide) cã thÓ hiÓu lµ mét Slide master. V× mçi mÉu slide nµy cã s½n c¸c ®Þnh d¹ng cho tr−íc vµ cã thÓ ¸p ®Æt kiÓu ®Þnh d¹ng ®ã cho toµn bé c¸c slide trªn mét tÖp tr×nh diÔn cho tr−íc. Víi slide master, b¹n cã thÓ thay ®æi c¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n, ®Þnh d¹ng biÓu ®å, ®Þnh d¹ng b¶ng biÓu, ®Þnh d¹ng h×nh vÏ theo c¸c bè côc slide chuÈn (AutoLayout) cña Powerpoint. H¬n n÷a b¹n cã thÓ thiÕt lËp c¸c tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi, chÌn sè trang, chÌn thªm h×nh ¶nh vµo slide. Khi ®ã, ®Þnh d¹ng vµ bè côc toµn bé c¸c slide trªn tÖp tr×nh diÔn sÏ ®−îc thay ®æi theo nh− slide master. C¸ch thiÕt lËp slide master nh− sau: B−íc 1: Më tÖp tr×nh diÔn cÇn thiÕt lËp l¹i Slide master. KÝch ho¹t môc chän View | Master | Slide master, mµn h×nh lµm viÖc víi slide master xuÊt hiÖn víi c¸c thµnh phÇn nh− sau:

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

3

4

5

Mµn h×nh Preview cho phÐp xem tr−íc kÕt qu¶ ®ang thiÕt lËp!

1 6

Thanh c«ng cô Master.

2 7

C¸c thµnh phÇn trªn slide master- n¬i b¹n sÏ thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng slide chuÈn.

8

ChÌn sè thø tù slide, nÕu cÇn.

ChÌn ngµy th¸ng vµo ®©y nÕu cÇn. ChÌn tiªu ®Ò cuèi, nÕu cÇn.

B−íc 2: ThiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng th«ng tin trªn bè côc slide, so¹n th¶o néi dung cho nÒn slide bao gåm: • (1)- Toµn bé Master slide, n¬i b¹n sÏ thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng slide chuÈn; • (2)- Cöa sæ cho phÐp xem tr−íc kÕt qu¶; • (3) Thanh c«ng cô Master. Khi nµo thiÕt lËp xong néi dung còng nh− ®Þnh d¹ng cho slide master, h·y nhÊn nót Close trªn thanh c«ng cô nµy ®Ó trë vÒ víi tÖp tr×nh diÔn ®ang so¹n th¶o; • (4) Tiªu ®Ò cña slide. ë ®©y b¹n cã thÓ thiÕt lËp ®Þnh d¹ng cho tiªu ®Ò nµy nh− lµ : ph«ng ch÷, mµu s¾c, kÝch cì, vÞ trÝ,..; • (5) C¸c cÊp Bullet cña slide. N¬i sÏ chøa phÇn lín néi dung v¨n b¶n sÏ hiÓn thÞ trªn mçi Slide. ë ®©y b¹n cã thÓ thiÕt lËp ®Þnh d¹ng cho tõng cÊp bullet nµy; • (6) N¬i b¹n cã thÓ chÌn th«ng tin ngµy giê cho slide; • (7) N¬i b¹n cã thÓ chÌn th«ng tin tiªu ®Ò cuèi cho slide; • (8) N¬i b¹n cã thÓ chÌn sè thø tù cña mçi slide. C¸c môc (6), (7), (8) sÏ ®−îc hiÓn thÞ trªn mµn h×nh nÒn (Background) cña mçi slide. H¬n n÷a, b¹n cã thÓ chÌn c¸c h×nh ¶nh (vÝ dô nh− l« g« cña c«ng ty) hoÆc c¸c biÓu b¶ng, h×nh vÏ,.. lªn slide. Khi ®ã c¸c th«ng tin nµy sÏ ®−îc hiÓn thÞ lµm nÒn cho mçi slide (b¹n kh«ng thÓ chØnh söa ®−îc khi thiÕt kÕ c¸c slide, chØ söa ®−îc trªn mµn h×nh Slide master nµy)

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

D−íi ®©y lµ mét mÉu Slide master sau khi ®· ®−îc thiÕt lËp:

Sau khi t¹o xong slide master nh− trªn, nhÊn nót Close trªn thanh c«ng cô Master, toµn bé slide trªn tÖp tr×nh diÔn ®ang so¹n th¶o sÏ cã ®Þnh d¹ng hÖt nh− slide master võa t¹o.

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

C©u hái vµ bµi tËp ch−¬ng 3

1. Nªu nh÷ng lîi Ých cña viÖc sö dông c¸c Template ? 2. ThÕ nµo lµ Slide Master? 3. Ph©n biÖt sù gièng vµ kh¸c nhau gi÷a mét Template víi Slide Master ? 4. Cã thÓ chÌn mét h×nh ¶nh lµm mµn h×nh nÒn cho tÊt c¶ c¸c slide trªn tÖp tr×nh diÔn ®ang më ®−îc kh«ng? NÕu ®−îc, nªu c¸c b−íc ®Ó lµm. 5. Cã thÓ võa sö dông c¸c Template, võa dïng Slide master cho mét tÖp tr×nh diÔn ®−îc kh«ng? V× sao? 6. H·y nªu tªn mét sè mÉu Template mµ b¹n −a thÝch. H·y sö dông mét trong sè chóng ®Ó t¹o mét tÖp tr×nh diÔn h−íng dÉn mäi ng−êi c¸ch sö dông Slide master? 7. Sö dông mét mÉu Template phï hîp ®Ó x©y dùng mét tÖp tr×nh diÔn (kho¶ng 5 slides) ®Ó nãi vÒ nh÷ng së thÝch cña b¹n

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Mét sè thuËt ng÷ tiÕng Anh D−íi ®©y chóng t«i cung cÊp mét sè thuËt ng÷ tiÕng Anh hay gÆp ph¶i khi c¸c b¹n sö dông phÇn mÒm Microsoft Word vµ Powerpoint ®Ó tham kh¶o. Tªn thuËt ng÷

NghÜa

Background

Mµu nÒn. Cã thÓ lµ mµu nÒn trang v¨n b¶n, mµu nÒn cña slide hoÆc mµu nÒn cña mét ®èi t−îng nµo ®ã

Border

Khung viÒn cña trang v¨n b¶n hoÆc c¸c ®−êng trªn mét b¶ng (Table)

Bullet

DÊu ®Çu dßng ®Çu tiªn mét ®o¹n v¨n b¶n

Case

Ch÷ viÕt in hoa

Chacracter

Ký tù

Choice

Chän mét lùa chän nµo ®ã. VÝ dô chän menu File, tiÕp theo chän Open.

Collumn

Cét tµi liÖu

Color scheme

Gam mµu. Cã thÓ gåm rÊt nhiÒu mµu s¾c ®Ó t« cho tËp hîp c¸c ®èi t−îng t−¬ng øng. VÝ dô: tËp hîp mµu c¸c ®èi t−îng trªn mçi slide lµ mét Color scheme

Copy

Thao t¸c sao chÐp néi dung th«ng tin ®ang ®−îc chän vµo bé nhí ®Öm Clipboard

Cut

Thao t¸c sao chÐp néi dung th«ng tin ®ang ®−îc chän vµo bé nhí ®Öm Clipboard ®ång thêi xo¸ bá c¸c th«ng tin ®ang chän

Document

Tµi liÖu, bao gåm toµn bé c¸c lo¹i th«ng tin cã trªn cöa sæ Word ®ang so¹n th¶o.

Equation

BiÓu thøc to¸n häc

Formating

§Þnh d¹ng th«ng tin trªn tµi liÖu

Line

Dßng v¨n b¶n; nghÜa kh¸c lµ c«ng cô vÏ ®−êng th¼ng trªn word

Master slide

Lµ mét slide chÝnh mµ khi thay ®æi ®Þnh d¹ng c¸c th«ng tin trªn slide nµy, toµn bé ®Þnh d¹ng th«ng tin t−¬ng øng trªn tÖp tr×nh diÔn ®ang më sÏ tù ®éng thay ®æi theo nã.

Notes

Lêi ghi chó. Hay ®−îc sö dông ë cuèi trang v¨n b¶n Word hoÆc trªn mçi slide cña Powerpoint còng cã thÓ cã nh÷ng lêi ghi chó nµy

Numbering

ChØ sè ®Çu dßng ®Çu tiªn mét ®o¹n v¨n b¶n

Page

Trang v¨n v¶n

Page Footer

Tiªu ®Ò cuèi trang v¨n b¶n

Page Header

Tiªu ®Ò ®Çu cña trang v¨n b¶n

Page setup

Thao t¸c ®Þnh d¹ng trang giÊy ®Ó in Ên

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Paragraph

§o¹n v¨n b¶n, mçi khi kÕt thóc mét dÊu xuèng dßng (Enter) sÏ t¹o thµnh mét ®o¹n v¨n b¶n.

Paste

Thao t¸c d¸n d÷ liÖu tõ bé nhì ®Öm ra vÞ trÝ ®ang chän trªn tµi liÖu

Picture

Tranh, ¶nh trªn m¸y tÝnh

Presentation

Sù tr×nh diÔn (tr×nh diÔn b¸o c¸o ®iÖn tö trong Powerpoint)

Print

LÖnh in

Print preview

Thao t¸c xem néi dung tµi liÖu tr−íc khi in

Ruler

Th−íc kÎ trªn mµn h×nh lµm viÖc Word, gióp ®¬n gi¶n vµ trùc quan trong c¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng tµi liÖu

Save

CÊt néi dung tµi liÖu ®ang më lªn tÖp míi – nÕu tµi liÖu nµy ch−a cÊt lÇn nµo; hoÆc cÊt néi dung ®ang më lªn tÖp chøa nã.

Save as

CÊt néi dung tµi liÖu ®ang më d−íi mét tªn tÖp kh¸c

Select

Thao t¸c chän c¸c th«ng tin trªn tµi liÖu (b«i ®en v¨n b¶n ch¼ng h¹n)

Shading

Thao t¸c t« mµu nÒn cho b¶ng

Slide

Mét b¶n tr×nh diÔn trong Powerpoint. Trªn ®ã cã thÓ chøa rÊt nhiÒu th«ng tin cÇn tr×nh chiÕu.

Symbol

Ký hiÖu ®Æc biÖt nh−: α β π θ ©

Text

V¨n b¶n, lo¹i th«ng tin bao gåm c¸c ký tù trªn tµi liÖu

Word

Tõ