Tablas Dinamicas Avanzadas Con Excel 2000

Índice

Asistente para tablas y gráficos dinámicos Lista o base de datos de Microsoft Excel -- Tabla dinámica ejecutada sobre una base de datos compacta, almacenada en otro libro de Excel -- Opciones de tablas dinámicas -- Ejemplos prácticos Filtrado de la tabla dinámica ejecutada Ejecución de Subtablas Detalle semanal sobre un solo destino

-- Opciones avanzadas de Campo de tabla dinámica -- Campo Datos- Configuración -- Opciones personalizadas de Excel -- Formulas Personalizar formulas Campos calculados Elementos calculados Orden de resolución Crear lista de formulas

-- Botones de selección -- Mostrar pagina -- Crear una tabla dinámica a partir de otra

Rangos de consolidación Múltiple -- Ejecución de una tabla dinámica a través de datos ubicados en múltiples hojas de un libro -- Ejecución de la tabla paso por paso -- Filtrado de datos -- Ejecución de una tabla dinámica, con fuente de datos, ubicados en distintas hojas de otro libro

-- Creación de la tabla paso por paso -- Filtrado de la tabla ejecutada --Grafico dinámico -- Filtrado de datos del grafico dinámico

Fuente de datos externa -- Detalles de la fuente de datos externa a emplear -- Ejecución de una tabla dinámica, empleando una base de datos desde Access -- Empleo de Microsoft Query -- Ejecución Paso a paso, mediante una imagen de pantalla -- Consultar en Microsoft Query -- Ejecución de la tabla dinámica -- Filtrado de la tabla dinámica -- Opciones de tabla dinámica Opciones de datos externos

-- Opciones avanzadas de campo de tabla dinámica -- Crear una tabla dinámica a partir de otra -- Crear gráficos dinámicos -- Filtrado de gráficos dinámicos

El empleo de Tablas Dinámicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante El ejemplo que se empleara para ejecutar paso por paso todas la opciones que ofrece Excel para ejecutar las Tablas dinámicas consiste en una factura telefónica con algunas columnas agregadas, que permite asimilarla a una lista bastante completa para desarrollar el trabajo. La tabla es bastante amplia, manejándose en un rango de A1:H110, con fechas que van desde el 15/9/01 hasta el 30/09/01. Por razones de espacio se muestra una parte de la misma, que abarca un rango A1:H44. No obstante la totalidad de los datos serán analizados con la opción de Tablas Dinámicas. Excel 2000, presenta unas mejoras en el asistente, que permite a través de sus pasos la creación de las mencionadas tablas.

LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL

Tabla Dinámica ejecutada sobre Datos almacenados en otro libro de Excel Ejemplo a emplear como lista A B C D E F G H 1 Fecha Día semana Hora inicial Destino Numero Duración Hora final Importe 2 15/09/01 sábado 0:00:04 Correo 6102223847 0:00:46 0:00:50 $ 0,05 3 15/09/01 sábado 10:42:49 Urbanas 4693881 0:06:36 10:49:25 $ 0,19 4 15/09/01 sábado 20:31:44 Internet 6102227638 1:28:50 22:00:34 $ 0,56 5 16/09/01 domingo 19:10:44 Correo 6102223847 0:03:46 19:14:30 $ 0,05 6 16/09/01 domingo 23:25:47 Correo 6102223847 0:01:26 23:27:13 $ 0,05 7 16/09/01 domingo 23:43:20 Correo 6102223847 0:02:10 23:45:30 $ 0,05 8 16/09/01 domingo 23:46:29 Internet 6102227638 1:00:02 0:46:31 $ 0,05 9 16/09/01 domingo 10:11:37 Urbanas 4660671 0:05:08 10:16:45 $ 0,09 10 16/09/01 domingo 22:21:51 Inter-Urb 3514268888 0:05:00 22:26:51 $ 2,31 11 17/09/01 lunes 22:28:17 Correo 6102223847 0:01:57 22:30:14 $ 0,05 12 17/09/01 lunes 23:21:59 Correo 6102223847 0:01:54 23:23:53 $ 0,05 13 17/09/01 lunes 9:14:50 Urbanas 4694898 0:00:09 9:14:59 $ 0,05 14 17/09/01 lunes 19:08:07 Celular 155070059 0:08:23 19:16:30 $ 0,23 15 17/09/01 lunes 20:55:07 Internet 6102227638 1:04:02 21:59:09 $ 0,47 16 18/09/01 martes 17:59:08 Correo 6102223847 0:03:18 18:02:26 $ 0,09 17 18/09/01 martes 18:15:50 Correo 6102223847 0:01:05 18:16:55 $ 0,05 18 18/09/01 martes 18:17:45 Correo 6102223847 0:00:50 18:18:35 $ 0,05 19 18/09/01 martes 22:56:18 Internet 6102227638 1:05:56 0:02:14 $ 0,47 20 18/09/01 martes 8:58:14 Urbanas 4694898 0:00:08 8:58:22 $ 0,05 21 18/09/01 martes 20:08:33 Celular 155070059 0:01:03 20:09:36 $ 0,05 22 18/09/01 martes 20:28:27 Celular 155070059 0:00:39 20:29:06 $ 0,05 23 19/09/01 miércoles 7:53:57 Correo 6102223847 0:05:44 7:59:41 $ 0,09 24 19/09/01 miércoles 8:19:33 Correo 6102223847 0:07:14 8:26:47 $ 0,19 25 19/09/01 miércoles 21:43:26 Correo 6102223847 0:03:56 21:47:22 $ 0,05 26 19/09/01 miércoles 21:53:26 Correo 6102223847 0:01:45 21:55:11 $ 0,05 27 19/09/01 miércoles 22:44:00 Internet 6102227638 2:00:51 0:44:51 $ 0,80 28 19/09/01 miércoles 9:03:09 Urbanas 4694898 0:00:07 9:03:16 $ 0,05 29 19/09/01 miércoles 19:59:23 Celular 155070059 0:01:53 20:01:16 $ 0,05 30 19/09/01 miércoles 22:20:56 Inter-Urb 3514268888 0:10:10 22:31:06 $ 4,69 31 20/09/01 jueves 19:12:50 Internet 6102227638 0:13:02 19:25:52 $ 0,33 32 20/09/01 jueves 22:49:43 Correo 6102223847 0:27:03 23:16:46 $ 0,19 33 20/09/01 jueves 23:35:35 Correo 6102223847 0:01:15 23:36:50 $ 0,05 34 20/09/01 jueves 8:36:30 Urbanas 4694898 0:00:06 8:36:36 $ 0,05 35 20/09/01 jueves 12:27:05 Urbanas 4602096 0:00:49 12:27:54 $ 0,05 36 20/09/01 jueves 19:40:59 Urbanas 4539695 0:00:37 19:41:36 $ 0,05 37 20/09/01 jueves 20:06:15 Celular 155070059 0:01:50 20:08:05 $ 0,05 38 21/09/01 viernes 9:21:25 Correo 6102223847 0:01:13 9:22:38 $ 0,05 39 21/09/01 viernes 18:43:05 Correo 6102223847 0:01:15 18:44:20 $ 0,05 40 21/09/01 viernes 9:08:21 Urbanas 4694898 0:00:07 9:08:28 $ 0,05 41 21/09/01 viernes 9:13:34 Urbanas 4693881 0:00:45 9:14:19 $ 0,05 42 21/09/01 viernes 18:39:20 Urbanas 4694898 0:00:10 18:39:30 $ 0,05 43 21/09/01 viernes 21:05:35 Urbanas 4660671 0:00:59 21:06:34 $ 0,05 44 21/09/01 viernes 18:31:22 Internet 6102227638 0:02:42 18:34:04 $ 0,09 La planilla como se puede observar se completa con la columna B que corresponde a Día semana. Para resolver que devuelva el día de la semana que corresponde a la fecha de la columna A se aplico la función Lógica SI, con su máximo anidamiento, y la función de Fecha

DIASEM. Por lo tanto en la celda B2 para trasladar hasta el final de la planilla se aplica la formula combinada: B2=SI(A2=””;””;SI(DIASEM(A2;1)=1;”domingo”;SI(DIASEM(A2;1)=2;”lunes”; SI(DIASEM(A2;1)=3;“martes”;SI(DIASEM(A2;1)=4;”Miércoles”; SI(DIASEM(A2;1)=5;”jueves”; SI(DIASEM(A2;1)=6;”viernes”;”sábado”))))))) Por ultimo se agrego la columna G Hora final donde se incluyo la formula: G2= C2+F2 Para la ejecución de la tabla dinámica vamos a emplear el asistente para tablas y gráficos dinámicos, que en este curso se supone que el usuario tiene un conocimiento general del empleo del mismo. En primer lugar recurrimos al Menú-Datos-Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Paso 1 ¿ Dónde están los datos que desea analizar? Activar: Lista o base de datos de Microsoft Excel ¿Qué tipo de Informe desea crear? Activar: Tabla dinámica Paso 2 En este paso vamos a producir una variante con respecto a la ubicación de la lista o base de datos, en este caso la lista que vamos a utilizar para extraer la información y crear la tabla dinámica se encuentra almacenada en otro libro, que llamamos Control tiempos, por lo tanto en el paso 2 empleamos el botón Examinar Pulsando el botón Examinar y ubicando el archivo que contiene los datos, Excel devuelve ‘C:\Mis documentos\Control tiempos.xls’! Al pulsar siguiente Excel indicara error. Por lo tanto se deberá realizar la siguiente operación: Suprimir C:\Mis documentos\, encerrar con corchetes el nombre del libro e incluir el rango de datos que se deberá conocer con anterioridad, quedando de la siguiente manera ‘[Control tiempos.xls]Hoja 1’!$A$1:$H$110 Realizada la operación Pulsar siguiente Paso 3 En este paso existe la opción de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual o en otra creada. Para los dos últimos casos se deberá usar el botón de Contraer dialogo y ubicar la celda inicial de desarrollo de la tabla. ( Se selecciona la celda A 1 ). Concluido este paso pulsar finalizar Como consecuencia, surge una nueva barra de herramientas, que contiene una serie de botones con los nombres de los encabezados de columna de datos. Siendo ubicados algunos de ellos en la nueva hoja siguiendo el siguiente criterio. Pagina: Los botones que se colocan en esta área son los primeros que se filtran. En este caso colocamos el botón Fecha, pudiendo mostrar todas las fechas o una determinada. Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinámica, en este caso adoptamos el botón Destino Columna: Como en el caso anterior, colocamos los datos que forman parte de la columna de la tabla, ubicando en la misma el botón Día Semana Datos: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, optamos por Duración e Importe. En el caso de Datos, al ubicar los botones por defecto, aparecerá Contar Duración y Sumar Importe. En el caso del importe, obtendremos la sumatoria total de los distintos importes. En el caso de Duración, también necesitamos la sumatoria de los tiempos empleados, para tal fin, debemos dar Formato al Botón

La operación mencionada se realiza de la siguiente manera: pulsar un clic con el botón derecho sobre Contar duración- seleccionar Configuración de campo y reemplazar en la tabla desplegable que se origina, contar por sumar y al mismo tiempo dar formato personalizado, de la siguiente forma. Dentro del cuadro que se presenta pulsar sobre el botón numero. Categoría: hora Personalizada Tipo : h:mm:ss aceptar Aceptar Una ves concluida la tabla dinámica, a su finalización se produce el calculo total de los tiempos e Importes, respectivamente. En el caso de los tiempos, se debe seleccionar toda la fila y dar formato de categoría: hora, personalizado [h]:mm:ss. Después de todo lo expuesto el resultado obtenido es la siguiente tabla dinámica. A 1

Fecha

B

C

D

E

F

G

H

I

J

(Todas)

2 3

Día semana

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

6 7

Suma de Importe Correo

8 9

Suma de Importe Internet

10 11

14

Suma de Duración Suma de Importe

Inter-Urb

12 13

Suma de Duración

lunes

martes 0:14:20

0:07:54

Suma de Importe

15

Total Suma de Duración

16

Total Suma de Importe

viernes

sábado

0:04:28

domingo 0:05:04

Total general 0:35:32

0,37

0,24

0,15

0,14

0,10

1,00

0:27:17

1:28:05

0:52:21

0:08:30

0:00:46

0:27:15

4:22:44

0,81

0,71

1,37

0,63

0,29

0,05

0,54

4,40

1:13:10

1:05:56

4:34:20

0:13:02

0:02:42

1:28:50

3:18:53

11:56:53

0,66

0,47

1,93

0,33

0,09

0,56

0,99

5,03

0:10:10

0:19:32

0:29:42

4,69

3,73

8,42

0:29:55

1:19:44

Suma de Duración Suma de Duración

0:03:46

0:58:30

Suma de Importe Urbanas

miércoles jueves

0:07:06

0:01:17

0:02:41

0:06:36

0:10:46

0:21:23

0,19

0,25

0,24

0,40

0,43

0,62

0,46

2,59

2:33:06

1:42:24

6:19:02

1:16:27

0:21:58

1:50:59

4:40:39

18:44:35

2,03

1,67

8,38

1,50

0,81

1,23

5,82

21,44

Antes de seguir con el desarrollo y configuración de los botones que componen la tabla dinámica, veamos como funciona la tabla ejecutada. Como se puede apreciar, la tabla a ejecutado un resumen general por día de semana de los tiempos y costos de cada destino, con sus totales individuales y generales. Esto se produce al haber colocado en la zona Pagina el botón Fecha, encontrándose agrupadas en su totalidad, por lo tanto figuran Todas. Fecha: En caso de interesarnos una fecha en especial contenida en la lista desplegable que se produce al pulsar el botón respectivo, la tabla se contrae a la fecha respectiva, identificándola con el día que corresponde. Produciendo los correspondientes totales. Destino: Permite mantener los 5 destinos, o los que se quiera adoptar en particular Datos: Optar por la totalidad Duración e Importe o uno en particular. Día Semana: Permite mantener la totalidad de los días, lunes a domingo, o un día en particular, donde se determine el total de Duración e Importe referido a ese día en el total de la lista. Todas estas opciones se obtienen en el caso de la celda Fecha, seleccionando según la lista desplegable. El resto, Destino-Datos-Día Semana, manteniendo tildada las opciones respectivas en la lista desplegables.

Opciones de Tablas Dinámicas

Pulsando el botón Opciones que se encuentra en el Paso 3 de 3 del Asistente para crear tablas dinámicas, se abre un cuadro de dialogo con opciones avanzadas que se detallan. Nombre: Permite mantener o cambiar el nombre de la tabla Opciones de formato Totales Generales de columnas- Totales generales de filas: Los resúmenes obtenidos con la ejecución de tablas dinámicas, necesitan en casi todos los casos de los totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos opciones. Por defecto las dos opciones aparecen activadas. Auto formato de tabla Esta casilla se encuentra activada automáticamente, el formato que se aplica a la tabla es el que tenemos por defecto en el menú Formato. En caso de querer optar por otro, seleccionamos el menú Formato y recurrimos a los que ofrece Excel. Subtotales de elementos ocultos de pagina Esta casilla se encuentra desactivada, por cuanto sino Excel incluiría en los subtotales, datos de opciones no elegidas en el campo Pagina. Combinar Rótulos Si se activa esta casilla se centran los nombres de los elementos, cualquiera sea su formato. Mantener Formato Si se decide cambiar Formato, al mantener activada esta opción, al actualizar datos se vuelve al formato original Diseño de Pagina Pagina tiene dos configuraciones. Hacia abajo, luego horizontalmente y Horizontalmente, y luego hacia abajo. Por defecto toma la primer opción. En caso de tener mas de un botón en el campo Pagina, permite cambiar la posición. Campos por columnas Dentro de la zona Pagina, permite elegir el numero de botones que van a aparecer en una misma columna. Optar por 0 (cero), muestra los botones en la misma columna. Para valores erróneos, mostrar Se activa esta casilla y se quiere sacar una frase, en caso de existir valores incorrectos. Para celdas vacías, mostrar Por defecto se encuentra activada y mostrara celdas vacías, caso contrario mostrara cero. Opciones de datos Guardar datos con el diseño de la tabla Por defecto se encuentra activada, si se desactiva no se podrá configurar de nuevo la tabla dinámica ni cambiar las acciones que realiza, Contar, sumar etc. Habilitar traspasar detalles Manteniendo el casillero activado, permite al hacer doble clic sobre cualquier celda del área de datos, abrir otra hoja y crear otra tabla donde se muestra un detalle. Cada vez que se ejecute de la misma manera un doble clic sobre la celda seleccionada del área, se abrirá una nueva hoja. Actualizar al abrir Si se han empleado datos de otro libro de Excel para crear la tabla dinámica como el caso del ejemplo, al activar la casilla, se actualizara la tabla cuando se habrá el libro que tiene los datos de origen.

Opciones de datos externos Corresponde a tablas dinámicas creadas con datos externos, sin usar datos del libro de Excel

Ejemplos Prácticos Antes de seguir avanzando en el proceso de afinar en todo lo que se refiere a la elaboración de las Tablas dinámicas, vamos a ejecutar algunas acciones sobra la tabla ejecutada que permita ver el comportamiento y funcionamiento de la misma de acuerdo a lo avanzado hasta el momento. Ejemplo 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

A Fecha

B

C

D

26/09/01

Destino Celular

Datos Suma de Duración Suma de Importe Correo Suma de Duración Suma de Importe Internet Suma de Duración Suma de Importe Urbanas Suma de Duración Suma de Importe Total Suma de Duración Total Suma de Importe

Día semana miércoles 0:01:53 0,10 1:09:26 0,99 2:33:29 1,13 0:02:34 0,19 3:47:22 2,41

Como primer ejemplo del comportamiento de la planilla, adoptamos por elegir una fecha determinada y obtener los datos correspondientes. En este caso el 26/9/01. Como se puede ver corresponde a un día miércoles y determina los consumos y costos de cada destino. Al mismo tiempo ponemos en practica el empleo de Opciones de Tablas dinámicas Botón derecho-Opciones- desactivar Totales generales de Filas- Aceptar En este caso no se necesitan Totales generales por fila, por que se repetirían los datos. Ejemplo 2 Ejecución de Subtablas Dentro de Opciones de tablas dinámicas, existe una opción que se encuentra habilitada, que se denomina Habilitar Traspasar detalles. Esta operación se realiza haciendo doble clic sobre un dato que interesa, y automáticamente se abrirá una hoja y creara una Subtabla con todos los detalles correspondientes. Supongamos que quisiéramos obtener el detalle completo de la tabla respecto al empleo del destino Correo, los días miércoles. Se debe ejecutar doble clic sobre la celda que corresponde a la Suma de duración, correspondiente al destino Correo y día semana miércoles. Con esta operación se obtiene la siguiente Subtabla

1 2 3 4

A Fecha 26/09/01 26/09/01 26/09/01

B Día semana miércoles miércoles miércoles

C Hora inicial 18:26:21 9:24:36 0:12:54

D E F G H Destino Numero Duración Hora final Importe Correo 6102223847 0:33:03 18:59:24 0,47 Correo 6102223847 0:27:36 9:52:12 0,38 Correo 6102223847 0:08:47 0:21:41 0,14

5 6 7 8

19/09/01 19/09/01 19/09/01 19/09/01

miércoles miércoles miércoles miércoles

21:53:26 21:43:26 8:19:33 7:53:57

Correo Correo Correo Correo

6102223847 6102223847 6102223847 6102223847

0:01:45 0:03:56 0:07:14 0:05:44

21:55:11 21:47:22 8:26:47 7:59:41

Ejemplo 3

Siguiendo con la misma opción, si quisiéramos saber el comportamiento de Duración e Importe en totales de Día Semana solamente en correo y totales mensuales del resto de los destinos, operar de la siguiente manera: Doble clic sobre la celda Correo de la tabla, automáticamente presenta un cuadro Mostrar detalle, seleccionar Día semana obteniendo como resultado:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

A Fecha

B

C

D

(Todas)

Destino Celular

Día semana

Correo

lunes martes miércoles jueves viernes

Datos Total Suma de Duración 0:35:32 Suma de Importe 1,00 Suma de Duración 0:58:30 Suma de Importe 0,81 Suma de Duración 0:27:17 Suma de Importe 0,71 Suma de Duración 1:28:05 Suma de Importe 1,37 Suma de Duración 0:52:21 Suma de Importe 0,63 Suma de Duración 0:08:30 Suma de Importe 0,29

0,05 0,05 0,19 0,09

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

sábado

Suma de Duración Suma de Importe Suma de Duración Suma de Importe

domingo Suma de Duración Correo Suma de Importe Correo Internet Inter-Urb Urbanas

Suma de Duración Suma de Importe Suma de Duración Suma de Importe Suma de Duración Suma de Importe

Total Suma de Duración Total Suma de Importe

0:00:46 0,05 0:27:15 0,54 4:22:44 4,4 11:56:53 5,03 0:29:42 8,42 1:19:44 2,59 18:44:35 21,44

Opciones avanzadas de campo de tabla dinámica Seleccionar una celda de la columna Destino, y efectuar un clic con el botón derecho del Mouse. Seleccionar y pulsar Campo. Muestra una pantalla Campo de la tabla dinámica Pulsar sobre el botón Avanzado. Presenta un cuadro de dialogo Opciones avanzadas de campo de tabla dinámica En primer lugar se cuenta con: Opciones de campo de pagina: Tiene que ver con datos de fuente externa. Opciones de Auto ordenar: Manualmente: en este caso permite ordenar la tabla a gusto. Ascendente:Se produce la operación al crear la tabla por primera vez. Descendente:Al activar esta opción se invierte el caso anterior sobre la tabla creada.

Opciones de Automostrar: Esta es una opción que permite mostrar los elementos superiores o inferiores de la tabla de acuerdo a un cierto numero. Manualmente: la tabla no sufre modificación a lo mostrado. Automáticamente: al activar esta opción se activan las opciones Mostrar y Usar campo Sobre la opción de Automostrar, vamos ejecutar el siguiente ejemplo, sobre la tabla dinámica ejecutada De los cinco Destinos disponibles, vamos a optar por los dos de mayor importe, para ello: Activar Automáticamente En Mostrar superiores 2 Usar campo Suma de importe Aceptar Aceptar Se obtiene como resultado el siguiente resumen de tabla A 1

B

Fecha

(Todas)

4

Destino

Datos

5

Internet

Suma de Duración

C

D

E

F

G

H

I

J

2 3

Día semana lunes

martes 1:13:10

1:05:56

miércoles 4:34:20

jueves 0:13:02

viernes 0:02:42

sábado 1:28:50

domingo 3:18:53

Total general 11:56:53

6 7

Suma de Importe Suma de Duración Suma de Importe

Inter-Urb

8 9 10

Total Suma de Duración Total Suma de Importe

0,66

0,47

1,93

0,33

0,09

0,56

0,99

5,03

0:10:10

0:19:32

0:29:42

4,69

3,73

8,42

1:13:10

1:05:56

4:44:30

0:13:02

0:02:42

1:28:50

3:38:25

12:26:35

0,66

0,47

6,62

0,33

0,09

0,56

4,72

13,45

11

Campo Datos – Configuración Para realizar esta operación una de las formas posibles es la siguiente: con un clic sobre una celda del campo Datos, se despliega una lista, seleccionar Campo, se acceda al cuadro de dialogo Campo de la Tabla dinámica. Para determinar la opción que debe ejecutar Excel en Resumir por, ya fue explicado en el cambio Contar, por Suma, con respecto al botón Numero, al seleccionar el mencionado botón se despliegan dos zonas, Categoría y Muestra que son conocidas en Menú-Formato-Celdas, en ellas se le da el formato de acuerdo a los datos que representen.

Opciones Personalizadas de Excel Por ultimo tenemos el botón Opciones, en ella se describen la operaciones que ofrece Excel. Para ello se debe desplegar la lista Mostrar datos como, que contiene en primer lugar normal, es como esta la tabla actual. A continuación se enumeran las siguientes acciones: Diferencia de: Calcula la diferencia de un dato seleccionado como rango en la tabla base y el resto, al hacer coincidir en base al campo base, el elemento base. Vamos a ejecutar un ejemplo para entenderlo mejor. Por ejemplo nos interesa saber la diferencia que existe entre el rango Suma de importe del destino Correo y todo el resto. Ejecución Seleccionamos con el cursor una celda de Suma de Importe del Destino Correo, en este caso nos ubicamos en la celda que corresponde al día Martes con un valor de 0,71 (puede ser cualquier celda del rango). Un clic con el botón derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinámica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos Diferencia de: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo Aceptar Si todo funciono bien la tabla aparecerá como: A 1

B

Fecha

(Todas)

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

C

D

E

F

G

H

I

J

2 3

Día semana

6 7

Suma de Importe Correo

8 9 11

martes

miércoles

jueves

viernes

sábado

domingo

Total general

0:14:20

0:07:54

0:03:46

0:04:28

-0,44

-0,47

-1,22

-0,49

-0,29

-0,05

0:05:04

0:58:30

0:27:17

1:28:05

0:52:21

0:08:30

0:00:46

0,44 0:27:15

0:35:32

1:13:10

1:05:56

4:34:20

0:13:02

0:02:42

1:28:50

3:18:53

11:56:53

-0,15

-0,24

0,56

-0,3

-0,2

0,51

0,45

0,63

0:19:32

0:29:42

-0,81

-0,71

-0,63

-0,29

-0,05

3,19

4,02

-

3,40 4:22:44

Suma de Importe Internet

10 12

Suma de Duración

lunes

Suma de Duración Suma de Importe

Inter-Urb

Suma de Duración Suma de Importe

0:10:10 3,32

13

Urbanas

14

Suma de Duración

0:07:06

0:01:17

0:02:41

0:06:36

0:10:46

0:21:23

0:29:55

1:19:44

-0,62

-0,46

-1,13

0,14

0,57

-0,08

-1,81

2:33:06

1:42:24

6:19:02

0,23 1:16:27

0:21:58

1:50:59

4:40:39

18:44:35

Suma de Importe

15

Total Suma de Duración

16

Total Suma de Importe

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia de Suma de importe de cada día con respecto a la Suma de Importe de Correo, desapareciendo las de este lo mismo que los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno % De : Calcula el tanto por ciento de todos los datos relacionando con el dato seleccionado en la tabla dinámica, para los datos seleccionados en la tabla de origen, el valor cera 100% En este caso como ejemplo seguimos con el destino Correo, como selección base, seleccionando la celda de Suma de Duración, día martes con un tiempo de 0:27:17. La ejecución es similar al caso anterior, solamente vario la selección de la opción Un clic con el botón derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinámica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos % De: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo Aceptar

Si todo funciono bien la tabla aparecerá como: A 1

Fecha

B

C

D

E

F

G

H

I

J

(Todas)

2 3

Día semana

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

6 7

Suma de Importe Correo

8 9

Suma de Importe Internet

10 11

14

Suma de Duración Suma de Importe

Inter-Urb

12 13

Suma de Duración

Suma de Duración

lunes

martes

Suma de Duración Suma de Importe

15

Total Suma de Duración

16

Total Suma de Importe

jueves

viernes

28,96%

4,28%

8,53%

0,37

0,24

0,15

0,14

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

0,81

0,71

1,37

0,63

125,07%

241,66%

311,45%

0,66

0,47

0,00%

0,00%

Suma de Importe Urbanas

miércoles

24,50%

0,00%

sábado

domingo 18,59%

13,52% 1,00

100,00%

100,00%

0,1 0 100,00%

0,29

0,05

0,54

4,40

24,90%

31,76%

729,85%

272,86%

1,93

0,33

0,09

11586,96 % 0,56

0,99

5,03

11,54%

0,00%

0,00%

0,00%

71,68%

11,30%

4,69 126,67% 2789,13%

100,00%

3,73

8,42

109,79%

30,35%

12,14%

4,70%

3,05%

12,61%

0,19

0,25

0,24

0,4

0,43

0,62

0,46

2,59

2,03

1,67

8,38

1,5 0

0,81

1,23

5,82

21,44

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia en % de Suma de Duración de cada día con respecto a la Suma de Duración de Correo, que toman el valor de 100% desapareciendo los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno % de la diferencia de:

Total general

0,00%

En este caso ejecuta la diferencia de los valores seleccionados en la tabla base con el resto y lo expresa en porcentaje, quedando en la nueva tabla los valores seleccionados en blanco. Para mostrar el ejemplo, se realiza el mismo caso anterior, los pasos son similares, seleccionando en Mostrar datos como, %de la diferencia de: A 1

B

Fecha

(Todas)

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

C

D

E

F

G

H

I

J

2 3

Día semana

6 7

Correo Internet

12 13

Urbanas

viernes

sábado

-71,04%

-95,72%

-91,47%

0,24

0,15

0,14

-100,00%

0,81

0,71

1,37

0,63

0,29

25,07%

141,66%

211,45%

-75,10%

-68,24%

domingo

-100,00%

Total general

-81,41%

-86,48%

0,1 0

1,00

0,05

0,54

4,40

629,85%

172,86%

0,99

5,03

-28,32%

-88,70%

3,73

8,42

Suma de Duración Suma de Duración

0,66

0,47

1,93

0,33

0,09

11486,96 % 0,56

Suma de Duración

-100,00%

-100,00%

-88,46%

-100,00%

-100,00%

-100,00%

Suma de Importe

14

jueves

0,37

Suma de Importe Inter-Urb

miércoles

-75,50%

Suma de Importe

10 11

martes

Suma de Importe

8 9

lunes

Suma de Duración

4,69 -87,86%

-95,30%

-96,95%

-87,39%

9,79%

-69,65%

0,19

0,25

0,24

0,4

0,43

0,62

0,46

2,59

2,03

1,67

8,38

1,50

0,81

1,23

5,82

21,44

Suma de Importe

15

Total Suma de Duración

16

Total Suma de Importe

26,67% 2689,13%

Total en : Produce el total de los campos en forma acumulativa, según el seleccionado en la tabla base Para producir el ejemplo seleccionamos en la tabla origen en destino Internet, la celda correspondiente a la Suma de Importe de día miércoles, valor 1,93 La operación se realiza de la misma manera, seleccionando en Mostrar datos como Total en: y en Campo base destino.

A 1

B

Fecha

(Todas)

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

C

D

E

F

G

H

I

J

2 3

Día semana

6 7

Suma de Importe Correo

8 9

Suma de Importe Internet

10 11

14

Suma de Duración Suma de Importe

Inter-Urb

12 13

Suma de Duración

martes

Suma de Duración Suma de Importe

15

Total Suma de Duración

16

Total Suma de Importe

miércoles

jueves

viernes

sábado

domingo

0:14:20

0:07:54

0:03:46

0:04:28

0,37

0,24

0,15

0,14

0

0

0:58:30

0:27:17

1:28:05

0:52:21

0:08:30

0:00:46

Total general

0:05:04

0:35:32

0,1 0 0:27:15

1,00 4:22:44

1,18

0,95

1,52

0,77

0,29

0,05

0,64

5,40

1:13:10

1:05:56

4:34:20

0:13:02

0:02:42

1:28:50

3:18:53

11:56:53

1,84

1,42

3,45

1,1

0,38

0,61

1,63

10,43

0:19:32

0:29:42

1,84

1,42

8,14

1,1

0,38

0,61

5,36

18,85

0:07:06

0:01:17

0:02:41

0:06:36

0:10:46

0:21:23

0:29:55

1:19:44

2,03

1,67

8,38

1,5

0,81

1,23

5,82

21,44

2:33:06

1:42:24

6:19:02

1:16:27

0:21:58

1:50:59

4:40:39

18:44:35

Suma de Duración Suma de Importe

Urbanas

lunes

0:10:10

Se puede observar los totales acumulados de Suma de Importe, quedando en blanco la fila correspondiente a Total Suma de Importe.

% de la fila : Saca el tanto por ciento de cada fila según el 100% del total de cada una. Lo que seleccionamos en la tabla origen, es una celda referida al destino que nos interesa, si Suma de duración o Suma de Importe, en este caso seleccionamos cualquier celda de Sumas de duración, y seleccionamos en Mostrar datos como: % por fila

A 1

B

Fecha

(Todas)

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

C

D

E

F

G

H

I

J

2 3

Día semana

6 7

Correo Internet

Suma de Duración Suma de Duración

14

10,60%

12,57%

0,24

0,15

0,14

22,27%

10,38%

33,53%

19,93%

3,24%

0,81

0,71

1,37

0,63

0,29

10,21%

9,20%

38,27%

1,82%

0,38%

Total Suma de Duración Total Suma de Importe

0,00%

domingo

Total general

14,26%

100,00%

0,1

1,00

0,29%

10,37%

100,00%

0,05

0,54

4,40

12,39%

27,74%

100,00%

0,66

0,47

1,93

0,33

0,09

0,56

0,99

5,03

0,00%

0,00%

34,23%

0,00%

0,00%

0,00%

65,77%

100,00%

3,73

8,42

8,90%

1,61%

3,37%

8,28%

13,50%

26,82%

37,52%

100,00%

0,19

0,25

0,24

0,4

0,43

0,62

0,46

2,59

13,61%

9,11%

33,70%

6,80%

1,95%

9,87%

24,96%

100,00%

2,03

1,67

8,38

1,5

0,81

1,23

5,82

21,44

Suma de Importe

16

0,00%

sábado

4,69

Suma de Duración

15

viernes

22,23%

Suma de Importe Urbanas

jueves

0,37

Suma de Importe Inter-Urb

12 13

Suma de Duración

miércoles

40,34%

Suma de Importe

10 11

martes

Suma de Importe

8 9

lunes

Como puede observarse los totales de filas muestran el 100% % de la columna : Saca el tanto por ciento de cada columna según el 100% del total de cada una Es el mismo caso anterior pero en columnas, donde el total columnas muestran el 100% % del total: Calcula para cada celda de la tabla el tanto por ciento del total del dato seleccionado en la tabla origen. Para mostrar un ejemplo, seleccionamos una celda cualquiera en la tabla origen, referida a Suma de Duración, y cada celda contendrá un porcentaje que es el que emplea dentro del 100% de la selección total. Los pasos para realizarlo son los mismos, seleccionando en Mostrar datos como, % del totalAceptar A 1

Fecha

B

C

D

E

F

G

H

I

J

(Todas)

2 3 4

Día semana Destino

Datos

lunes

martes

miércoles

jueves

viernes

sábado

domingo

Total general

5

Celular

6 7

Correo Internet

0,33%

0,40%

0,37

0,24

0,15

0,14

Suma de Duración

5,20%

2,43%

7,83%

4,66%

0,81

0,71

1,37

0,63

Suma de Duración

6,51%

5,86%

24,39%

1,16%

Suma de Importe Inter-Urb

12 13

0,70%

Suma de Importe

10 11

1,27%

Suma de Importe

8 9

Suma de Duración

Suma de Duración

14

16

Total Suma de Importe

3,16% 1,00

0,76%

0,07%

0,1 0 2,42%

0,29

0,05

0,54

4,40

0,24%

7,90%

17,69%

63,75%

23,36%

0,66

0,47

1,93

0,33

0,09

0,56

0,99

5,03

0,00%

0,90%

0,00%

0,00%

0,00%

1,74%

2,64%

3,73

8,42

0,63%

0,11%

0,24%

0,59%

0,96%

1,90%

2,66%

7,09%

0,19

0,25

0,24

0,43

0,62

0,46

2,59

13,61%

9,11%

33,70%

0,4 0 6,80%

1,95%

9,87%

24,96%

100,00%

2,03

1,67

8,38

0,81

1,23

5,82

21,44

Suma de Importe Total Suma de Duración

0,45%

4,69

Suma de Duración

15

0,00%

0,00%

Suma de Importe Urbanas

0,00%

1,5 0

Se puede apreciar en la tabla, el porcentaje que incide por día en cada Destino, la Suma de Duración sobre el total general del 100%. Al mismo tiempo se puede observar en la columna Total general el acumulado de cada Destino que reflejan el % de incidencia del total que sumados representan el 100% de la celda J 15 Índice: Esta operación produce un resultado por celda según la siguiente operación: ((valor de la celda)*(valor total de total general))/ ((Suma de la fila correspondiente)*(Suma de la columna correspondiente)). Explicada sobre la tabla origen, consiste en lo siguiente: Seleccionar cualquier celda, en este caso optamos por E 10, es decir corresponde a Suma de Importe, día miércoles, valor 1,93, la operación que realiza es : (E 10*J 16)/(J 10*E16), llevada a valores (1,93*21,44)/(5,03*8,38) Para realizar la operación seleccionar en Mostrar datos como Índice. Esta operación la realiza en todas las celdas correspondientes a Suma de Importe. Las celdas de Totales generales mostraran valor 1. El resultado es el siguiente A 1

B

C

D

E

F

G

H

I

J

Fecha

(Todas)

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

0:14:20

0:07:54

0:03:46

0:04:28

Suma de Importe

3,9078

3,0812

0,3838

2,0011

0,0000

0,0000

0,3684

1,0000

Suma de Duración

0:58:30

0:27:17

1:28:05

0:52:21

0:08:30

0:00:46

0:27:15

4:22:44

2 3

Día semana

6 7

Correo

8 9

Internet

10 11

Inter-Urb

12 13 14

Urbanas

lunes

martes

miércoles

jueves

viernes

sábado

domingo 0:05:04

Total general 0:35:32

Suma de Importe

1,9443

2,0716

0,7966

2,0465

1,7446

0,1981

0,4521

1,0000

Suma de Duración

1:13:10

1:05:56

4:34:20

0:13:02

0:02:42

1:28:50

3:18:53

11:56:53

Suma de Importe

1,3858

1,1996

0,9817

0,9377

0,4736

1,9406

Suma de Duración

0:10:10

0,7251

1,0000

0:19:32

0:29:42

Suma de Importe

0,0000

0,0000

1,4251

0,0000

0,0000

0,0000

1,6319

1,0000

Suma de Duración

0:07:06

0:01:17

0:02:41

0:06:36

0:10:46

0:21:23

0:29:55

1:19:44

Suma de Importe

0,7748

1,2392

0,2371

2,2075

4,3945

4,1726

0,6543

1,0000

15

Total Suma de Duración

2:33:06

1:42:24

6:19:02

1:16:27

0:21:58

1:50:59

4:40:39

18:44:35

16

Total Suma de Importe

1,0000

1,0000

1,0000

1,0000

1,0000

1,0000

1,0000

1,0000

Como el resultado lo determina en 9 decimales, a los efectos de mostrar la tabla se redujo a 4. Para realizar la operación, un clic con el botón derecho sobre Suma de Importe –Formato celda—numero---número—Posición decimal—4

Formulas Formulas es uno de los contenidos que surge del menú que se despliega al efectuar un clic con el botón derecho sobre la tabla. Al seleccionar Formulas, se dispone de cuatro elementos que se desarrollaran con los ejemplos respectivos. Los mismos son Campo Calculado, Elemento calculado, Orden de resolución, Crear lista de formulas.

Personalizar Formulas Excel ofrece la posibilidad de crear formulas dentro de la tabla dinámica. Para realizar esta operación se debe ejecutar sobre los Campos o Elementos de la tabla. Las operaciones a realizar sobre la tabla dinámica ejecutada son las siguientes:

Campos calculados Se realizaran todos los pasos sobre un ejemplo que consiste en aplicar un Impuesto del 6% a la Suma de Importes. Ejecución: En primer lugar, seleccionamos una celda de la tabla dinámica correspondiente al Campo Datos, que corresponde a la Suma de Importe, por ejemplo, la celda correspondiente al día miércoles de suma de importe, referido al destino Correo, cuyo valor es 1,37 Efectuar un clic sobre la celda con el botón derecho, se despliega un menú del cual seleccionar Formulas, pulsar Campo calculado. Con esta operación aparece una ventana que se debe completar 1) Nombre agregamos Impuesto 6% 2) Formula, seleccionar en Campos Importe 3) Pulsar Insertar campo 4) El campo aparece en la celda Formula, donde se debe completar la misma colocando *6% quedando la misma =Importe*6% Repetir esta operación si se quiere calcular otros campos. 5) Pulsar sobre el botón Sumar Si todo anduvo bien Impuesto*6% se inserta dentro del listado de Campos 6) Para finalizar Aceptar A 1

Fecha

B

C

D

E

F

G

H

I

J

(Todas)

2 3

Día semana

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

lunes

martes

miércoles

jueves

viernes

0:14:20

0:07:54

0:03:46

0:04:28

sábado

domingo

Total general

0:05:04

0:35:32

6

Suma de Importe

0,37

0,24

0,15

0,14

0,10

1,00

7

Suma de Impuesto 6% Suma de Duración

0,02

0,01

0,01

0,01

0,00

0,00

0,01

0,06

8

0:58:30

0:27:17

1:28:05

0:52:21

0:08:30

0:00:46

0:27:15

4:22:44

9

Suma de Importe

0,81

0,71

1,37

0,63

0,29

0,05

0,54

4,40

10

Suma de Impuesto 6% Suma de Duración

0,05

0,04

0,08

0,04

0,02

0,00

0,03

0,26

11

Correo

1:13:10

1:05:56

4:34:20

0:13:02

0:02:42

1:28:50

3:18:53

11:56:53

12

Suma de Importe

0,66

0,47

1,93

0,33

0,09

0,56

0,99

5,03

13

Suma de Impuesto 6% Suma de Duración

0,04

0,03

0,12

0,02

0,01

0,03

0,06

0,30

0:19:32

0:29:42

14

Internet

Inter-Urb

15

Suma de Importe

16

Suma de Impuesto 6% Suma de Duración

17

Urbanas

0:10:10

3,73

8,42

0,00

0,00

4,69 0,28

0,00

0,00

0,00

0,22

0,51

0:07:06

0:01:17

0:02:41

0:06:36

0:10:46

0:21:23

0:29:55

1:19:44

18 19

Suma de Importe

0,19

0,25

0,24

0,40

0,43

0,62

0,46

2,59

0,01

0,02

0,01

0,02

0,03

0,04

0,03

0,16

20

Suma de Impuesto 6% Total Suma de Duración

2:33:06

1:42:24

6:19:02

1:16:27

0:21:58

1:50:59

4:40:39

18:44:35

21

Total Suma de Importe

2,03

1,67

8,38

1,50

0,81

1,23

5,82

21,44

22

Total Suma de Impuesto 6%

0,12

0,10

0,50

0,09

0,05

0,07

0,35

1,29

23

Observando la tabla, se puede verificar que cada destino tiene aplicado el impuesto del 6%, por día y un total general por filas y columnas. Como resumen de la operación realizada, se aclara que Excel opera sobre los datos resumidos que contiene la tabla dinámica, y no sobre los datos de origen. En la formula se pueden emplear mas de un campo. Para poner en practica este ultimo párrafo, empleemos el mismo ejemplo anterior, pero en este caso que el impuesto del 6% se incluya en el importe. Los pasos para realizar la operación son los mismos, realizando solamente dos cambios: 1- en Nombre, colocamos Importe con Impuesto 6% 2- en Formula, primero insertamos el campo Importe y le agregamos el signo +, insertamos nuevamente el campo Importe y agregamos *6%, quedando por lo tanto: Importe+Importe*6% El resultado es el siguiente:

A 1

Fecha

B

C

D

E

F

G

H

I

J

(Todas)

2 3

Día semana

4

Destino

Datos

5

Celular

Suma de Duración

lunes

martes

miércoles

jueves

viernes

sábado

0:03:46

0:04:28

0:05:04

0:35:32

0,1 0 0,11

1,00

0:00:46

0:27:15

4:22:44

Suma de Importe

0,37

0,24

0,15

0,14

7

Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duración

0,39

0,25

0,16

0,15

0:58:30

0:27:17

1:28:05

0:52:21

0:08:30

Correo

Total general

0:07:54

6

8

domingo

0:14:20

-

-

1,06

9

Suma de Importe

0,81

0,71

1,37

0,63

0,29

0,05

0,54

4,40

10

Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duración

0,86

0,75

1,45

0,67

0,31

0,05

0,57

4,66

1:13:10

1:05:56

4:34:20

0:13:02

0:02:42

1:28:50

3:18:53

11:56:53

12

11

Suma de Importe

0,66

0,47

1,93

0,33

0,09

0,56

0,99

5,03

13

Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duración

0,70

0,50

2,05

0,35

0,10

0,59

1,05

5,33

0:10:10

0:19:32

0:29:42

4,69

3,73

8,42

3,95

8,93

14

Internet

Inter-Urb

15

Suma de Importe

16

Suma de Importe con Impuesto 6% Suma de Duración

17

Urbanas

-

-

4,97

-

-

-

0:07:06

0:01:17

0:02:41

0:06:36

0:10:46

0:21:23

0:29:55

1:19:44

0,43

0,62

0,46

2,59

0,46

0,66

0,49

2,75

18

Suma de Importe

0,19

0,25

0,24

19

0,20

0,27

0,25

20

Suma de Importe con Impuesto 6% Total Suma de Duración

0,4 0 0,42

2:33:06

1:42:24

6:19:02

1:16:27

0:21:58

1:50:59

4:40:39

18:44:35

21

Total Suma de Importe

2,03

1,67

8,38

1,5 0

0,81

1,23

5,82

21,44

22

Total Suma de Importe con Impuesto 6%

2,15

1,77

8,88

1,59

0,86

1,30

6,17

22,73

Elementos calculados El ejemplo se realiza sobre la tabla dinámica existente, donde introducimos una modificación para que se pueda apreciar en su totalidad. Como el ejemplo consiste en aplicar un impuesto diferencial por destino, excluiremos de la tabla el campo Suma de Duración Realicemos un repaso de cómo se modifica: Un clic con el botón derecho sobre la tabla- Seleccionar Asistente- Pulsar Diseño muestra el esquema de botones que conforman la tabla. Arrastras a su lugar de origen Suma de duración. Pulsar Terminar. Queda la siguiente tabla

A 1

Fecha

B

C

D

E

F

G

viernes

sábado

H

I

(Todas)

2 3

Suma de Importe Día semana

4

Destino

5

Celular

$ 0,37

$ 0,24

$ 0,15

$ 0,14

$ 0,10

$ 1,00

6

Correo

$ 0,81

$ 0,71

$ 1,37

$ 0,63

$ 0,29

$ 0,05

$ 0,54

$ 4,40

7

Internet

$ 0,66

$ 0,47

$ 1,93

$ 0,33

$ 0,09

$ 0,56

$ 0,99

$ 5,03

8

Inter-Urb

$ 3,73

$ 8,42

9

Urbanas

$ 0,19

$ 0,25

$ 0,24

$ 0,40

$ 0,43

$ 0,62

$ 0,46

$ 2,59

10

Total general

$ 2,03

$ 1,67

$ 8,38

$ 1,50

$ 0,81

$ 1,23

$ 5,82

$ 21,44

lunes

martes

miércoles

jueves

$ 4,69

domingo

Seleccionamos todos los destinos y le damos formato-celda moneda, y obtenemos el formato en todos los valores Para realizar el ejemplo se incorpora un impuesto diferenciado a cada destino según el siguiente porcentaje. Celular 6% Correo 4,5% Internet 5% Inter-Urb 4% Urbanas 3% Ejecución

1) Colocar el selector en un destino cualquiera, ejemplo Correo 2) Un clic con el botón derecho del Mouse 3) Seleccionar Formulas 4) Pulsar en elemento calculado

Total general

Con la operación realizada en el cuarto paso, aparece una ventana donde se realizan los cálculos de los elementos mediante el agregado de formulas. La ventana se debe completar paso a paso

1- Nombre colocamos Impuesto a Celular 6% 2- Formula: En la pantalla Campos, debe estar seleccionado Destino, caso contrario se selecciona.

3- En pantalla Elementos, seleccionar Celular. Pulsar en Insertar elemento. Aparece en Formula =Celular, incorporarle *6%. Quedando la celda Formula = Celular *6% Pulsar Sumar Seleccionar y pulsar dos veces separadas Destino en la pantalla Campos y en la pantalla Elementos aparece incorporado el nuevo elemento Impuesto a Celular 6% Se repiten los pasos con el próximo Destino Nombre colocamos Impuesto a Correo 4,5% Suprimir de Formula Seleccionar Correo Pulsar en Insertar elemento e incorporarle el porcentaje de 4,5% quedando Formula = Correo*4,5% Se ejecutan las mismas operaciones que en el caso anterior y también es incorporado a la tabla de elementos. Los mismos pasos se ejecutan para el resto de los Destinos, cambiando el porcentaje respectivo de acuerdo al listado. La totalidad de Destinos se incorporan a la pantalla de elementos. Para finalizar Pulsar Aceptar. Como aclaración se agrega que, al producirse la incorporación en Formula del destino Inter-Urb, que se abrevio a las llamadas Inter Urbanas, Excel lo incorpora como un nombre compuesto de la siguiente manera ‘ Inter- Urb’, idéntico criterio se debe adoptar en el caso de que se incorpore un nombre compuesto en forma manual. Realizadas las operaciones descriptas la Tabla dinámica presenta la siguiente forma: A 1

B

C

D

E

F

G

H

I

Fecha

(Todas)

3

Suma de Importe

Día semana

4

Destino

lunes

5

Celular

$ 0,37

$ 0,24

$ 0,15

$ 0,14

$ 0,10

$ 1,00

6

Correo

$ 0,81

$ 0,71

$ 1,37

$ 0,63

$ 0,29

$ 0,05

$ 0,54

$ 4,40

7

Internet

$ 0,66

$ 0,47

$ 1,93

$ 0,33

$ 0,09

$ 0,56

$ 0,99

$ 5,03

8

Inter-Urb

$ 3,73

$ 8,42

9

Urbanas

$ 0,19

$ 0,25

$ 0,24

$ 0,40

$ 0,43

$ 0,62

$ 0,46

$ 2,59

10

Impuesto a Celular 6%

$ 0,02

$ 0,01

$ 0,01

$ 0,01

$ 0,00

$ 0,00

$ 0,01

$ 0,06

11

Impuesto a Correo 4,5%%

$ 0,04

$ 0,03

$ 0,06

$ 0,03

$ 0,01

$ 0,00

$ 0,02

$ 0,20

12

Impuesto a Internet 5%

$ 0,03

$ 0,02

$ 0,10

$ 0,02

$ 0,00

$ 0,03

$ 0,05

$ 0,25

13

Impuesto a Inter-Urb 4%

$ 0,00

$ 0,00

$ 0,19

$ 0,00

$ 0,00

$ 0,00

$ 0,15

$ 0,34

14

Impuesto a Urbanas 3%

$ 0,01

$ 0,01

$ 0,01

$ 0,01

$ 0,01

$ 0,02

$ 0,01

$ 0,08

15

Total general

$ 2,13

$ 1,75

$ 8,74

$ 1,57

$ 0,84

$ 1,28

$ 6,06

$ 22,36

2

16

martes

miércoles

jueves

viernes

sábado

$ 4,69

domingo Total general

Orden de resolución Esta solamente relacionada con los Elementos calculados. Al pulsar sobre cualquier operación realizada, se puede modificar el orden de la misma, mediante los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo. El botón Eliminar, elimina la operación seleccionada. Al pulsar el botón Cerrar, cierra y recalcula la tabla en el caso de haber ejecutado alguna modificación.

Crear listas de formulas Este elemento permite visualizar todas las operaciones que se hallan realizado sobre la tabla dinámica. Seleccionando una celda de la tabla y volviendo a la lista desplegable Formulas, del menú Tablas dinámicas, pulsar sobre Crear lista de formulas, se crea una nueva hoja con la siguiente información Campo calculado Orden de resolución Campo Fórmula 1 Impuesto 6% =Importe*6% Elemento calculado Orden de resolución

Notas:

Elemento 1 'Impuesto a Celular 6%' 2 Impuesto a Correo 4,5%' 3 'Impuesto a Internet 5%' 4 'Impuesto a Inter-Urb 4%' 5 'Impuesto a Urbanas 3%'

Fórmula =Celular*6% =Correo *4,5% =Internet *5% ='Inter-Urb' *4% =Urbanas *3%

Cuando una celda se actualiza con más de una fórmula, el valor lo establece la fórmula con la última orden de resolución. Para cambiar el orden de resolución de fórmulas, use el comando Orden de resolución en la barra de comandos de la tabla dinámica.

Botones de selección Dentro de la lista desplegable, ubicar Seleccionar, esta operación permite, teniendo habilitado el botón Habilitar selección, disponer de una serie de botones que permiten seleccionar partes de la tabla, según se seleccione, Rotulo, Datos, Datos y Rótulos, Toda la tabla

Mostrar pagina En este caso, pulsando Mostrar pagina, en la lista desplegable, aparece una pantalla donde selecciona el contenido de la zona Pagina, en nuestro caso Fecha, pulsando Aceptar, divide la información en hojas que se corresponde con cada fecha acumulada.

Crear una Tabla Dinámica a partir de otra Una manera de optimizar memoria, cuando se desea ejecutar varias tablas con la misma base de datos, es emplear en el primer paso del asistente, la opción Otra tabla dinámica

RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE

Ejecución de una Tabla Dinámica a través de múltiples hojas de un libro Para ejecutar el presente ejemplo, se tomo para realizarlo la Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio de Buenos Aires, durante 4 semanas del mes de julio del año 2002. Cada cotización semanal se realiza en una hoja de calculo, es decir, en este caso se emplearon 4 hojas de calculo. Con el presente ejemplo, se demuestra como se puede vincular, analizar y sintetizar datos a través de las tablas dinámicas, extrayendo los mismos de distintas hojas de calculo de un mismo libro. Para comenzar con el ejercicio, en primer lugar veremos los datos por semana de cotización, en cada hoja de calculo que llamaremos 1° Sem, 2° Sem, 3° Sem y 4° Sem.

1° Semana de Cotización 1° Sem.

Mes Julio

1° Semana

Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio 1

A

B

C

D

E

F

G

H

I

Sociedad

28-06-02

01-07-02

02-07-02

03-07-02

04-07-02

05-07-02

Var.Sem.

Var. Anual

2

Acindar

0,207

0,220

0,242

0,255

0,272

0,266

28,50

107,81

3

Atanor

1,980

2,050

2,010

2,060

2,150

2,080

5,05

160,00

4

Bco. Bansud

0,460

0,465

0,490

0,539

0,673

0,840

82,61

133,33

5

Bco. Francés

1,810

1,900

1,800

1,820

2,000

2,100

16,02

-28,81

6

Bco. Galicia

0,198

0,205

0,198

0,198

0,220

0,240

21,21

-48,05

7

Bco. Rió

1,350

1,350

1,350

1,350

1,300

1,300

-3,70

-19,62

8

Com. Del Plata

0,095

0,098

0,097

0,098

0,105

0,110

15,79

214,29

9

Indupa

1,450

1,530

1,560

1,580

1,690

1,690

16,55

745,00

10 Irsa

1,530

1,570

1,570

1,600

1,700

1,710

11,76

134,25

11 Molinos

4,920

5,300

5,400

5,650

5,850

5,800

17,89

205,26

12 PC Holding

2,240

2,440

2,300

2,390

2,420

2,310

3,13

33,53

13 Renault

0,395

0,405

0,390

0,400

0,440

0,500

26,58

185,71

14 Siderar

2,300

2,500

2,630

2,850

2,930

2,780

20,87

157,41

15 Siderca

6,490

6,800

6,600

6,600

6,650

6,300

-2,93

173,91

16 Telecom

0,595

0,578

0,555

0,670

0,759

0,730

22,69

-59,67

17 Telefónica

1,270

1,270

1,270

1,270

1,270

1,270

-7,97

5,83

18 TGSUD 19 Y.P.F. 20 Merval

0,510

0,530

0,540

0,540

0,575

0,580

13,73

-55,38

44,500

44,500

44,500

44,500

42,400

42,400

-4,72

79,66

350,650

370,740

360,800

371,480

387,730

382,750

9,15

29,57

2° Semana de Cotización 2° Sem

Mes Julio

2° Semana

Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio 1

A

B

C

D

E

F

G

H

I

Sociedad

05-07-02

08-07-02

09-07-02

10-07-02

11-07-02

12-07-02

Var.Sem.

Var. Anual

2

Acindar

0,266

0,268

0,268

0,242

0,242

0,230

-13,53

79,69

3

Atanor

2,080

2,080

2,080

2,000

2,030

2,000

-3,85

150,00

4

Bco. Bansud

0,840

0,924

0,924

1,010

1,050

0,980

16,67

172,22

5

Bco. Francés

2,100

2,230

2,230

2,080

2,050

2,020

-3,81

-31,53

6

Bco. Galicia

0,240

0,245

0,245

0,245

0,240

0,214

-10,83

-53,68

7

Bco. Rió

1,300

1,300

1,300

1,300

1,300

1,300

0,00

-19,62

8

Com. Del Plata

0,110

0,115

0,115

0,104

0,104

0,129

17,27

268,57

9

Indupa

1,690

1,760

1,760

1,630

1,630

1,670

-1,18

735,00

10 Irsa

1,710

1,720

1,720

1,720

1,600

1,600

-6,43

119,18

11 Molinos

5,800

5,800

5,800

5,690

5,550

5,500

-5,17

189,47

12 PC Holding

2,310

2,500

2,500

2,370

2,260

2,280

-1,30

31,79

13 Renault

0,500

0,530

0,530

0,510

0,500

0,490

-2,00

180,00

14 Siderar

2,780

2,850

2,850

2,750

2,670

2,640

-5,04

144,44

15 Siderca

6,300

6,660

6,660

6,650

6,200

6,100

-3,17

165,22

16 Telecom

0,730

0,760

0,760

0,698

0,684

0,710

-2,74

-60,77

17 Telefónica

1,270

1,270

1,270

1,270

1,270

1,270

0,00

5,83

18 TGSUD 19 Y.P.F. 20 Merval

0,580

0,610

0,610

0,605

0,590

0,587

1,21

-54,85

42,400

42,000

42,000

40,000

40,000

40,500

-4,48

71,61

382,750

402,120

402,120

385,010

373,490

371,030

-3,06

25,61

3° Semana de Cotización 3° Sem

Mes Julio

3° Semana

Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

1

A

B

C

Sociedad

12-07-02

D

15-07-02

E

16-07-02

F

17-07-02

G

18-07-02

H

19-07-02

I

Var.Sem.

Var. Anual

2

Acindar

0,230

0,232

0,230

0,247

0,255

0,265

15,22

107,03

3

Atanor

2,000

2,000

1,980

2,050

2,110

2,100

5,00

162,50

4

Bco. Bansud

0,980

0,920

0,900

0,910

0,930

0,925

-5,61

156,94

5

Bco. Francés

2,020

1,950

2,100

2,150

2,150

2,300

13,86

-22,03

6

Bco. Galicia

0,214

0,209

0,229

0,232

0,235

0,241

12,62

-47,84

7

Bco. Rió

1,300

1,300

1,300

1,300

1,300

1,300

0,00

-19,62

8

Com. Del Plata

0,129

0,143

0,140

0,138

0,145

0,139

7,75

297,14

9

Indupa

1,670

1,620

1,690

1,660

1,820

1,790

7,19

795,00

10 Irsa

1,600

1,660

1,660

1,660

1,690

1,670

4,38

128,77

11 Molinos

5,500

5,600

5,600

5,600

5,600

5,850

6,36

207,89

12 PC Holding

2,280

2,230

2,330

2,270

2,240

2,170

-4,82

25,43

13 Renault

0,490

0,510

0,535

0,535

0,588

0,610

24,49

248,57

14 Siderar

2,640

2,600

2,530

2,530

2,560

2,870

8,71

165,74

15 Siderca

6,100

6,000

6,400

6,410

6,700

6,350

4,10

176,09

16 Telecom

0,710

0,640

0,650

0,660

0,680

0,680

-4,23

-62,43

17 Telefónica

1,250

1,250

1,250

1,200

1,190

1,100

-12,00

-8,33

18 TGSUD

0,587

0,575

0,575

0,575

0,640

0,670

14,14

-48,46

40,500

40,600

41,000

41,000

41,000

41,000

1,23

73,73

371,030

361,990

376,690

375,310

381,740

379,480

2,28

28,47

19 Y.P.F. 20 Merval

4° Semana de Cotización 4° Sem

Mes Julio

4° Semana

Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio 1

A

B

C

Sociedad

19-07-02

D

22-07-02

E

23-07-02

F

24-07-02

G

25-07-02

H

26-07-02

2

Acindar

0,265

0,255

0,280

0,305

0,290

0,275

3

Atanor

2,100

2,050

2,200

2,280

2,300

4

Bco. Bansud

0,925

0,860

0,830

0,780

0,702

I

Var.Sem.

Var. Anual

3,77

114,84

2,190

4,29

173,75

0,701

-24,22

94,72

5

Bco. Frances

2,300

2,150

2,130

2,160

2,090

2,030

-11,74

-31,19

6

Bco. Galicia

0,241

0,222

0,228

0,238

0,222

0,215

-10,79

-53,46

7

Bco. Rió

1,420

1,420

1,540

1,540

1,680

1,830

28,87

13,16

8

Com. Del Plata

0,139

0,139

0,142

0,136

0,145

0,144

3,60

311,43

9

Indupa

1,790

1,796

1,910

2,000

1,970

1,990

11,17

895,00

10 Irsa

1,670

1,570

1,570

1,570

1,620

1,620

-2,99

121,92

11 Molinos

5,850

5,720

6,400

6,600

6,250

6,050

3,42

218,42

12 PC Holding

2,170

2,050

1,910

1,830

1,890

1,860

-14,29

7,51

13 Renault

0,610

0,560

0,600

0,635

0,615

0,580

-4,92

231,43

14 Siderar

2,870

3,100

3,080

3,030

2,930

2,850

-0,70

163,89

15 Siderca

6,350

6,500

6,850

6,900

6,860

6,900

8,66

200,00

16 Telecom

0,680

0,645

0,615

0,620

0,607

0,590

-13,24

-67,40

17 Telefónica

1,100

0,990

0,990

0,960

0,960

0,960

0,96

-20,00

18 TGSUD 19 Y.P.F. 20 Merval

0,670

0,610

0,580

0,545

0,580

0,555

-17,16

-57,31

41,000

37,200

37,200

35,500

37,000

37,000

-9,76

56,78

379,480

364,430

363,040

364,220

361,620

355,850

-6,23

20,47

El ejercicio consiste en obtener mediante una tabla dinámica el Promedio de Cotización semanal y mensual. La tabla dinámica se desarrollara en una hoja nueva que llamaremos Hoja Resumen

Ejecución Ubicar el cursor en la celda A3 de la hoja Resumen Menú-Datos-Informe de tablas dinámicas y gráficos dinámicos Paso

1 de 3

Activar

Rango de consolidación múltiples

Activar

Tabla dinámica

Paso

2a de 3

Activar

crear un solo campo de pagina

Asistente para tablas y gráficos dinámicos --- paso 2 b Rango: Seleccionar 1° Semana ‘ 1° Sem’!$A$1:$G$20

Pulsar

Agregar Seleccionar 2° Semana ‘ 1° Sem’!$A$1:$G$20 Agregar

Efectuar la misma operación con la 3° y 4° Semana Si se ejecutaron en cada semana los datos por hoja dentro de los mismos rangos es decir $A$1:$G$20, la selección se realiza por semana en forma automática. Producida esta operación aparecen todos los rangos por semana incorporados en el sector Todos los rangos Pulsar Siguiente Paso 3 de 3 Pulsar diseño Por defecto aparece el diseño conformado de la siguiente manera Pagina

Pagina 1

Columna

Columna

Fila

Fila

Datos

Sumar Valor

El contenido de cada botón es el siguiente Pagina 1 Agrupa a cada una de las semanas Columna Agrupa a todas las fechas de cotización Fila Agrupa a todas las sociedades Datos Agrupa a todas las cotizaciones Para ejecutar la tabla dinámica debemos realizar algunos cambios en el diseño y en la configuración de campos que propone Excel Por lo tanto el diseño de la tabla dinámica que resuma toda la información que nos interesa la realizamos de la siguiente manera: En Pagina ubicamos Columna, es decir agrupamos todas las fechas, obteniendo el resumen total por semana o hasta una fecha determinada. En Columna ubicamos Pagina 1 que agrupa las 4 semanas de cotización En Fila ubicamos Fila es decir agrupamos todas las sociedades que cotizan En Datos Colocamos Valor En este caso por defecto Excel coloca Sumar Valor, por lo tanto como nos interesa el Promedio, pulsando doble clic sobre el botón, aparece Campo de la tabla dinámica, seleccionamos Promedio, Aceptar. Como tenemos señalado la celda A3, pulsamos finalizar. Quedando conformada la tabla dinámica y el asistente en su parte superior.

Pulsando sobre la misma el botón Configuración de campo (segundo contando de la derecha), Promedio ya estaba configurado, por lo tanto pulsamos Numero, Categoría- numero— Posiciones decimales 3 Aceptar Aceptar. Como retoque final le colocamos los nombre correspondientes es decir en Columna colocamos Fechas en Filas, Sociedades, en Pagina 1, Semanas y en Elemento 1, 1° Semana, 2° Semana, etc.

La tabla dinámica queda conformada de la siguiente manera

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Fechas

B (Todas)

Promedio de Valor

Semanas

Sociedades

Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francés Bco. Galicia Bco. Rió Com. Del Plata Indupa Irsa Merval Molinos PC Holding Renaut Siderar

C

D

E

F

1°Semana 2° Semana 3° Semana 4° Semana Prom.general 0,244 0,253 0,243 0,278 0,254 2,055 2,045 2,040 2,187 2,082 0,578 0,955 0,928 0,800 0,815 1,905 2,118 2,112 2,143 2,070 0,210 0,238 0,227 0,228 0,226 1,333 1,300 1,300 1,572 1,376 0,101 0,113 0,139 0,141 0,123 1,583 1,690 1,708 1,909 1,723 1,613 1,678 1,657 1,603 1,638 370,692 386,087 374,373 364,773 373,981 5,487 5,690 5,625 6,145 5,737 2,350 2,370 2,253 1,952 2,231 0,422 0,510 0,545 0,600 0,519 2,665 2,757 2,622 2,977 2,755

19 20 21 22 23 24

Siderca Telecom Telefónica TGSUD Y.P.F. Prom.general

6,573 0,648 1,270 0,546 43,800 23,372

6,428 0,724 1,270 0,597 41,150 24,104

6,327 0,670 1,207 0,604 40,850 23,444

6,727 0,626 0,993 0,590 37,483 22,828

6,514 0,667 1,185 0,584 40,821 23,437

Observando la tabla dinámica, se puede observar que se ha obtenido un resumen general de las 4 semanas a través del promedio de cotización por Semana y Sociedad Filtrado de datos. Botón Fechas: Pulsando la flecha respectiva se despliegan todas las fechas que componen los días de cotización. Seleccionando una fecha, permite obtener las cotizaciones de esa fecha solamente de todas las sociedades. Botón Sociedades: Permite obtener el promedio de determinadas sociedades, desactivando el resto. Botón Semanas: Permite seleccionar las semanas que solamente se requieran obtener datos promedio de las 4 existentes.

RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE 2° Ejemplo En este ejemplo se emplearon para construir la Tabla dinámica, como fuente de datos, listas de elementos ubicados en distintas hojas de otro libro. Para ir comprobando su desarrollo y resultado final en los resúmenes, se emplearon para ejecutar el ejemplo, la planilla original de factura telefónica modificada, pero sus destinos divididos en hojas diferentes y ubicados en otro libro que llamamos Totales generales Cada lista se identifica por el nombre de la hoja que representa el destino. Teniendo en cuenta que los destinos corresponden a: Celular, Correo, Internet, Inter Urb y Urbanas, tendremos para cada uno la lista en una hoja respectiva dentro del libro Totales generales Según el siguiente esquema.

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Celular

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

A Fecha 17/09/01 18/09/01 18/09/01 19/09/01 20/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 30/09/01

B Importe $ 0,23 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,05

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Correo

C D E Duración Hora inicial Hora final 0:08:23 19:08:07 19:16:30 0:01:03 20:08:33 20:09:36 0:00:39 20:28:27 20:29:06 0:01:53 19:59:23 20:01:16 0:01:50 20:06:15 20:08:05 0:03:24 22:07:05 22:10:29 0:00:18 15:04:30 15:04:48 0:05:39 21:59:49 22:05:28 0:00:34 15:17:16 15:17:50 0:05:38 20:47:57 20:53:35 0:00:43 0:04:08 0:04:51 0:01:10 19:52:50 19:54:00 0:02:38 19:55:43 19:58:21 0:01:40 20:38:39 20:40:19

F Numero 155070059 155070059 155070059 155070059 155070059 155070059 155011312 155070059 155011312 155070059 155070059 155070059 155070059 155011312

A

B

C

D

E

F

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Fecha Importe Duración Hora inicial Hora final 15/09/01 $ 0,05 0:00:46 0:00:04 0:00:50 16/09/01 $ 0,05 0:03:46 19:10:44 19:14:30 16/09/01 $ 0,05 0:01:26 23:25:47 23:27:13 16/09/01 $ 0,05 0:02:10 23:43:20 23:45:30 17/09/01 $ 0,05 0:01:57 22:28:17 22:30:14 17/09/01 $ 0,05 0:01:54 23:21:59 23:23:53 18/09/01 $ 0,09 0:03:18 17:59:08 18:02:26 18/09/01 $ 0,05 0:01:05 18:15:50 18:16:55 18/09/01 $ 0,05 0:00:50 18:17:45 18:18:35 19/09/01 $ 0,09 0:05:44 7:53:57 7:59:41 19/09/01 $ 0,19 0:07:14 8:19:33 8:26:47 19/09/01 $ 0,05 0:03:56 21:43:26 21:47:22 19/09/01 $ 0,05 0:01:45 21:53:26 21:55:11 20/09/01 $ 0,19 0:27:03 22:49:43 23:16:46 20/09/01 $ 0,05 0:01:15 23:35:35 23:36:50 21/09/01 $ 0,05 0:01:13 9:21:25 9:22:38 21/09/01 $ 0,05 0:01:15 18:43:05 18:44:20 23/09/01 $ 0,05 0:00:58 22:25:50 22:26:48 23/09/01 $ 0,05 0:01:00 22:27:12 22:28:12 23/09/01 $ 0,05 0:01:00 22:31:12 22:32:12 23/09/01 $ 0,19 0:13:25 22:32:36 22:46:01 24/09/01 $ 0,19 0:15:26 7:44:21 7:59:47 24/09/01 $ 0,33 0:12:56 18:00:48 18:13:44 24/09/01 $ 0,19 0:26:17 22:33:00 22:59:17 25/09/01 $ 0,38 0:15:22 8:57:12 9:12:34 25/09/01 $ 0,05 0:01:54 16:09:25 16:11:19 25/09/01 $ 0,09 0:04:48 23:36:56 23:41:44 26/09/01 $ 0,14 0:08:47 0:12:54 0:21:41 26/09/01 $ 0,38 0:27:36 9:24:36 9:52:12 26/09/01 $ 0,47 0:33:03 18:26:21 18:59:24 27/09/01 $ 0,05 0:03:37 1:01:50 1:05:27 27/09/01 $ 0,05 0:00:46 7:49:38 7:50:24 27/09/01 $ 0,05 0:00:51 13:30:11 13:31:02 27/09/01 $ 0,05 0:01:21 13:32:47 13:34:08 27/09/01 $ 0,19 0:17:28 23:10:53 23:28:21 28/09/01 $ 0,05 0:01:22 17:12:53 17:14:15 28/09/01 $ 0,05 0:00:55 17:15:05 17:16:00 28/09/01 $ 0,09 0:03:45 17:55:15 17:59:00 30/09/01 $ 0,05 0:03:30 17:18:49 17:22:19

Numero 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Internet

1 2 3 4 5

A B Fecha Importe 15/09/01 $ 0,56 16/09/01 $ 0,05 17/09/01 $ 0,47 18/09/01 $ 0,47

C D E Duración Hora inicial Hora final 1:28:50 20:31:44 22:00:34 1:00:02 23:46:29 0:46:31 1:04:02 20:55:07 21:59:09 1:05:56 22:56:18 0:02:14

F Numero 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

19/09/01 20/09/01 21/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 30/09/01

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

0,80 0,33 0,09 0,75 0,05 0,14 0,05 0,47 0,05 0,56 0,19

2:00:51 0:13:02 0:02:42 1:50:10 0:00:33 0:08:35 0:00:33 1:05:55 0:00:33 1:26:28 0:28:41

22:44:00 19:12:50 18:31:22 20:16:13 20:41:42 20:45:47 20:55:34 20:56:31 23:33:41 23:34:38 23:37:37

0:44:51 19:25:52 18:34:04 22:06:23 20:42:15 20:54:22 20:56:07 22:02:26 23:34:14 1:01:06 0:06:18

6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Inter Urb

1 2 3 4

A Fecha 16/09/01 19/09/01 30/09/01

B Importe $ 2,31 $ 4,69 $ 1,42

C D E Duración Hora inicial Hora final 0:05:00 22:21:51 22:26:51 0:10:10 22:20:56 22:31:06 0:14:32 20:43:18 20:57:50

F Numero 3514268888 3514268888 2322429622

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Urbanas

1 2 3 4 5 6 7 8 9

A B C D E Fecha Importe Duración Hora inicial Hora final 15/09/01 $ 0,19 0:06:36 10:42:49 10:49:25 16/09/01 $ 0,09 0:05:08 10:11:37 10:16:45 17/09/01 $ 0,05 0:00:09 9:14:50 9:14:59 18/09/01 $ 0,05 0:00:08 8:58:14 8:58:22 19/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:03:09 9:03:16 20/09/01 $ 0,05 0:00:06 8:36:30 8:36:36 20/09/01 $ 0,05 0:00:49 12:27:05 12:27:54 20/09/01 $ 0,05 0:00:37 19:40:59 19:41:36

F Numero 4693881 4660671 4694898 4694898 4694898 4694898 4602096 4539695

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

21/09/01 21/09/01 21/09/01 21/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 28/09/01 29/09/01 29/09/01 30/09/01 30/09/01 30/09/01

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,14 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,23 0,05 0,09 0,09 0,09 0,05

0:00:07 0:00:45 0:00:10 0:00:59 0:01:07 0:04:58 0:00:11 0:01:34 0:00:15 0:10:04 0:00:08 0:06:49 0:00:07 0:00:40 0:00:13 0:00:09 0:00:07 0:02:19 0:00:08 0:00:07 0:00:10 0:02:48 0:01:46 0:00:13 0:08:45 0:00:08 0:06:34 0:06:38 0:07:47 0:00:18

9:08:21 9:13:34 18:39:20 21:05:35 15:28:24 19:07:03 19:22:41 19:23:22 19:27:33 11:24:48 9:12:38 20:31:09 9:12:51 11:26:32 11:44:21 23:56:19 9:12:24 11:35:23 23:02:29 9:19:07 10:20:27 20:44:13 22:04:38 22:28:38 11:41:20 10:02:37 13:30:25 9:52:21 10:52:50 21:04:45

9:08:28 9:14:19 18:39:30 21:06:34 15:29:31 19:12:01 19:22:52 19:24:56 19:27:48 11:34:52 9:12:46 20:37:58 9:12:58 11:27:12 11:44:34 23:56:28 9:12:31 11:37:42 23:02:37 9:19:14 10:20:37 20:47:01 22:06:24 22:28:51 11:50:05 10:02:45 13:36:59 9:58:59 11:00:37 21:05:03

4694898 4693881 4694898 4660671 4660671 4693881 4660571 4660671 4660671 4693881 4694898 4693881 4694898 4602096 4693881 4694898 4694898 4602096 4694898 4694898 4694898 4831814 4831814 4694898 4693881 4694898 4693881 4693881 4660671 4693881

Creación de la Tabla Dinámica paso por paso En un libro nuevo, nos ubicamos en una hoja que llamaremos Resumen General. Colocamos el selector en la celda B4. Menú- Datos- Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Paso 1 de 3 Activar Rangos de consolidación múltiple Paso 2ª de 3 Activar Campos de paginas personalizadas Esta acción nos permite insertar los nombres de elementos del campo en la tabla, en nuestro caso los destinos que se encuentran en hojas separadas Pulsar Siguiente Paso 2b de 3 ¿ Dónde están los rangos de hoja de calculo que desea consolidar ? Pulsar Examinar

En este caso se ubica el archivo del nuevo libro, para realizar esta operación, en primer lugar se debe conocer de antemano, el nombre de la hoja donde se ubica la primer lista a consolidar y el Rango a emplear para obtener los datos. En todos los casos los datos que nos interesa para ejecutar la tabla corresponden a las columnas Fecha, Importe y Duración. En el recuadro Rango, debemos dejar el nombre solamente del libro, encerrado por corchetes, y agregarle el nombre de la hoja con el rango respectivo, quedando de la siguiente manera ‘[Totales generales.xls]Celular’!$A$1:$C$15 Pulsar Agregar Y se incorpora a la pantalla Todos los rangos Pasamos a ¿ Cuantos campos de pagina desea ? En nuestro caso 1 Activar 1 Se activa el casillero Campo uno Introducir Celular Manteniendo seleccionado el rango de datos al que se asocia Volver a realizar toda la operación desde un principio para la segunda lista en nuestro caso Correo. Completada la operación la pantalla del asistente presente el siguiente panorama.

Muestra cierta variación en los datos de rangos por cuanto están extraídos de una tabla ejecutada en Excel, pero el procedimiento no varia Pulsar Siguiente Paso 3 de 3 diseño Excel ofrece el siguiente esquema de ubicación Pagina

Pagina 1

Fila

Fila

Columna

Columna

Datos

Contar valor

En Pagina 1 Fila Columna Datos

ubica los destinos Las fechas en su totalidad Los dos elementos a calcular en Datos Importe y Duración Contar Importe y Duración

En este caso vamos a producir unos cambios en la ubicación y configuración de campos. Ubicando los elementos de la siguiente manera Pagina

Fila

Fila

Pagina 1

Columna Columna Datos

Configurar el campo a Sumar valor

Por ultimo en Opciones- Opciones de Tabla dinámicaDesactivar Totales generales por fila Esto se realiza, por cuanto en este caso sumaria Importe con Duración.

Paso 3 de 3 Finalizar Una vez ejecutada la tabla, dar Formato- Celda a la columna Duración con Hora y a Importe con Moneda, quedando de la siguiente manera A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

B

C

Fechas

D

(Todas)

Suma de Valor Columna Destino Duración Importe Celular 00:35:32 $ 1,00 Correo 04:22:44 $ 4,40 Internet 11:56:53 $ 5,03 Inter-Urb 00:29:42 $ 8,42 Urbanas 01:19:44 $ 2,59 Total general 18:44:35 $ 21,44

Como se puede apreciar para darle otra característica, se suplanto Fila, por Fechas y Pagina 1, por Destino Se puede observar que la tabla ofrece distintas opciones para producir el filtrado de datos respectivos En Fechas: permite emplear la totalidad de las fechas para realizar los cálculos como en el caso del ejemplo, o una fecha en particular que se selecciona en una lista desplegable que posee al pulsar el selector. Destino: Permite desplegar y desactivar los destinos que no se deseen obtener datos. Columna : Permite obtener la totalidad de las opciones, Duración e Importe o desactivar alguna de ellas, en caso de querer obtener una información parcial. Ejemplo empleando la misma tabla aplicada a una fecha determinada en este caso 26/09/01 A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

B Fechas

C 26/09/01

D miércoles

Suma de Valor Columna Destino Duración Importe Celular 0:01:53 $ 0,10 Correo 1:09:26 $ 0,99 Internet 2:33:29 $ 1,13 Urbanas 0:02:34 $ 0,19 Total general 3:47:22 $ 2,41

Observando la tabla dinámica se puede apreciar en la celda D2, el día de la semana que corresponde a la fecha seleccionada, cosa que en la tabla anterior figura en blanco. Esto es un agregado que se crea en la celda respectiva con la incorporación de la siguiente función D2=SI(C2=”(todas”;””;SI(DIASEM(C2;1)=1;”domingo”;SI(DIASEM(C2;1)=2;”lunes”; SI(DIASEM(C2;1)=3;“martes”;SI(DIASEM(C2;1)=4;”miércoles”; SI(DIASEM(C2;1)=5;”jueves”; SI(DIASEM(C2;1)=6;”viernes”;”sábado”)))))))

Otro dato importante de comprobar es la coincidencia entre las dos tablas ejecutadas por un lado empleando una lista compacta, en lo que respecta a totales generales, e individuales para cada destino y las tablas empleando la opción de Rango de consolidación múltiples, en este ultimo caso se selecciono la misma fecha que en el caso anterior

Actualizar la Tabla Dinámica En todos los casos de ejecución de tablas dinámicas vistos hasta el presente, de producirse alguna modificación en las listas o bases de datos, origen de la creación de la tabla, es necesario actualizarlas. Esta operación se realiza de 2 formas: 1° Seleccionar una celda de la tabla. Menú-Datos- Pulsar Actualizar datos 2° Clic sobre la tabla con el botón derecho y pulsar Actualizar datos

GRAFICO DINAMICO (con tabla dinámica) Vamos a desarrollar otro punto referente a las posibilidades que presenta el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, como son los gráficos dinámicos a partir de una tabla dinámica. Para realizar el ejemplo vamos a emplear en primer lugar la tabla dinámica de totales realizada a través de Rangos de consolidación múltiple. Ejecución 1° Seleccionar una celda de la tabla y pulsar una ves con el botón derecho del Mouse. Se despliega una lista donde se selecciona: Grafico dinámico 2° Pulsar sobre Grafico dinámico Excel automáticamente ofrece un grafico: Tipo estándar- tipo de grafico Columnas Subtipo de grafico: Columna apilada Como con este grafico no representa en su conjunto lo expresado en la tabla, debemos cambiar el tipo de grafico. 1° Con el Mouse, pulsar sobre el grafico con el botón derecho, desplegándose una lista. 2° Seleccionar y pulsar sobre Tipo de grafico Adoptamos Tipos personalizado Tipo de grafico Líneas en dos ejes Se obtiene un grafico de líneas con dos ejes de valores, uno de Duración y otro de Importe El aspecto del grafico luego se modifica a gusto. Sobre la línea de Importe se pulsa doble con el Mouse. Esta operación despliega en pantalla una serie de botones que corresponden a: Formato de serie de datos Con el botón Tramas se modifica, Estilo y Grosor de la línea Con el botón Rótulos de datos activar Mostrar valores Volcando cada valor en la interceptación correspondiente. Idéntica operación se realiza con la línea que representa Duración El grafico que se obtiene es el siguiente

Fechas (Todas)

14:24:00

Suma de Valor

$ 9,00 $ 8,42

12:00:00

$ 8,00

11:56:53

$ 7,00

09:36:00

$ 6,00

07:12:00

00:00:00

$ 5,00

Columna

$ 4,00

04:48:00 02:24:00

$ 5,03

$ 4,40

04:22:44

$ 2,59

$ 2,00

$ 1,00 00:29:42

00:35:32 Celular

$ 3,00

Correo

01:19:44

$ 1,00 $ 0,00

Internet

Inter-Urb

Urbanas

Destino

Podemos observar como los datos de Importe y Duración, se corresponden con el destino en el grafico, según se expresa en la tabla dinámica. También en el grafico se puede observar 3 botones, como sucede en la tabla dinámica, para producir el filtrado de datos, por eso el nombre de Grafico dinámico. Botón Fecha: Agrupa o selecciona una fecha determinada. Botón Columna: Permite graficar Duración e Importe, o elegir uno de ellos. Botón Destino: Permite todos o optar por uno de los destinos. Para observar el comportamiento del grafico, vamos a producir el filtrado, en correspondencia con el producido en la tabla dinámica, es decir, vamos a seleccionar la fecha 26/09/01 y producir el filtrado en el grafico. El resultado es el siguiente

Duracion Importe

Fechas 26/09/01

02:52:48

Suma de Valor

$ 1,20 $ 0,99

$ 1,13

02:24:00

$ 1,00 02:33:29

01:55:12

$ 0,80 Columna

01:26:24

$ 0,60

Importe

01:09:26 00:57:36 00:28:48 00:00:00

$ 0,40 $ 0,10

$ 0,19 $ 0,20

00:01:53 Celular

Correo

Internet

00:02:34 $ 0,00 Urbanas

Destino

Como se puede observar se produce el filtrado y grafico, en correspondencia con la tabla dinámica. Al modificarse o agregarse algún dato, correspondiente a Duración o Importe en cualquier destino, se actualiza la tabla como ya se explico y el grafico automáticamente. Por lo general el grafico debe recibir retoques como sucedió en el primer caso.

Ejecutado por Gonzalo H. Fernández [email protected] Pcia Buenos Aires – Argentina

Duracion