Surat-menyurat.docx

SURAT-MENYURAT Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Bahasa Indonesia Dosen Pengampu : Marijke Louise E, M.Pd

Disusun oleh : Yenie Yosa Kristiani Halim

POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA DIII KEPERAWATAN REGULER XVIII 2015

BAB I PENDAHULUAN 1. Latar belakang Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Dalam kegiatan ini terlibat tiga komponen, yaitu penulis surat, dan pembaca surat. Penulis surat dapat mencapai sasarannya secara efektif apabila bahasa yang dipergunakannya dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis, memegang peranan terpenting di samping bentuk-bentuk nonbahasa. Surat pada hakekatnya adalah sebuah komposisi atau karangan. Oleh karena itu, semua ketentuan mengenai komposisi khusus, terikat pula oleh kaidah-kaidah khusus surat menyurat. Kaidah-kaidah itu perlu diperhatikan supaya surat itu memenuhi syarat penyusunan dan dapat mencapai sasarannya secara efisien dan efektif. 2. Rumusan masalah a. Apa yang dimaksud dengan surat-menyurat ? b. Apa saja fungsi surat ? c. Bagaimana bentuk surat ? d. Bagaimana jenis surat ? 3. Tujuan pembahasan a. Untuk mengetahui pengertian surat. b. Untuk mengetahui bagaimana penggunaan bahasa Indonesia dalam penulisan surat c. Mengetahui apa dan bagaimana penggunaan surat-menyurat dikehidupan sehari-hari. d. Agar tidak terjadi kesalahan dalam tata cara penggunaan suratmenyurat, sehingga menjadi baik dan benar.

1

BAB II PEMBAHASAN

A. Peranan Surat Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan pernyataan, perintah, permintaan atau permohonan, laporan, buah pikiran atau gagasan, dan lain-lain. Surat sebagai sarana komunikasi tertulis memiliki beberapa kelebihan jika dibandingkan dengan alat-alat komunikasi lainnya, seperti telepon, radio, televisi, telegraf, dan teleks, karena surat selain merupakan bukti nyata “hitam di atas putih” juga dapat menyampaikan bahasa komunikasi sesuai dengan kehendak sumbernya secara lebih lengkap dan dengan biaya yang relatif lebih murah. Selain disampaikan kepada alamat yang tersebar di seluruh wilayah negara bahkan ke seluruh penjuru dunia. Surat adalah “duta” organisasi dan tidak jarang dipandang sebagai gambaran kondisi intern organisasi dan gambaran metalitas pejabat dalam organisasi yang bersangkutan. Surat-surat sangat penting bagi setiap organisasi karena organisasi itu hanya dapat berkembang, maju dan lancar dalam melaksanakan tugas kegiatannya, serta mampu menjalin hubungan kerja secara luas dari suksesnya pelaksanaan komunikasi administrasi dengan organisasi-organisasi lain. Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis banyak di lakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang di maksud adalah sebagai berikut : a. Biaya relatif murah b. Tidak terikat waktu dan tempat c. jangkauan nya lebih luas d. Dapat di arsipkan sebagai tanda bukti e. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya f. Pesan dapat di baca berulang-ulang 2

3 B. Fungsi Surat Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut : a. Alat bukti tertulis, seperti surat perjanjian. b. Alat pengingat atau berfikir, seperti surat-surat yang diarsipkan. c. Bukti historia, seperti surat-surat dalam arsip lama sebagai sumber sejarah perkembangan masa lampau. d. Pedoman kerja, seperti surat-surat keputusan atau instruksi dengan petunjuk pelaksanaannya. e. Sebagai wakil atau duta dari sipenulis atau sipengirim surat. f. Sebagai referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktifitas. g. Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu. h. Jaminan keamanan. i. Alat promosi pihak pengirim. C. Pokok-Pokok Surat Menyurat 1. Surat Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan tertulis. 2. Bahasa Surat Bahasa surat adalah bahasa yang dilahirkan secara tertulis, baik, indah, rapi, sopan, ramah tamah. Untuk surat niaga dan surat resmi harus ditulis singkat, sederhana, dan padat isinya. 3. Wujud Surat a. Berwujud atau berbentuk Kartu Pos. b. Berwujud atau berbentuk Warkat Pos. c. Surat Bersampul d. Berbentuk Memo. 4. Tujuan Surat a. Sebagai pemberitahuan. b. Sebagai surat perintah.

4 c. d. e. f. g. h. i. j.

Sebagai permohonan/permintaan. Surat susulan. Surat panggilan. Surat pengantar. Surat keputusan. Surat perjanjian. Surat laporan. Surat dagang :  Surat permintaan penawaran  Surat penawaran  Surat Pesanan  Surat tagihan  Surat klaim, dan lain-lain.

5. Sifat Surat a. Surat dinas, adalah surat yang memuat persoalan kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam administrasi untuk penyampaian berita secara tertulis, yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan perorangan, dan lain-lain antar instansi, dari instansi kepada perorangan atau dari perseorangan kepada instansi. b. Surat pribadi, adalah : a) Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan. b) Surat pribadi yang sifatnya resmi, seperti surat lamaran kerja, surat permohonan. c) Surat niaga, ialah surat yang memuat persoalan niaga yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan atau badan usaha yang bersifat dagang. d) Surat sosial, adalah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial dan yayasan-yayasan sosial. e) Telegram, adalah berita yang pengirimannya disalurkan melalui pesawat morse, telex ataupun teleprinter.

5

f) Surat kawat, adalah surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram, dan digunakan untuk ucapan selamat, ulang tahun, hari raya, hari Natal dan ucapan-ucapan selamat lainnya. g) Surat pengantar, adalah surat pengiring untuk suatu pengiriman barang bersama surat tersebut. 6. Dari segi keamanan surat terbagi atas : a. Rahasia, ditandai dengan RHS atau R b. Sangat Rahasia, ditandai dengan SRHS atau SR c. Biasa 7. Surat dari segi penyelesaian/kecepatan pengirimannya : a. Sangat segera atau kilat b. Segera c. Biasa 8. Benda-benda Pos untuk keperluan surat-menyurat : a. Perangko b. Materai c. Amplop d. Kartu Pos e. Warkat Pos f. Kartu Pindah g. Kartu C. 7 h. Blanko Pos Wesel i. Kertas segel 9. Kotak Pos Kotak Pos atau PO. Box. adalah kotak yang disediakan oleh Kantor Pos atau postel, yang dapat diminta berlangganan dengan membayar uang langganan setiap bulan. Tujuannya agar surat-surat dapat diterima lebih cepat, karena dapat diambil sendiri ke Kantor Pos sesuai dengan kegiatan perusahaan. Tujuan lainnya adalah

6 merahasiakan alamat kantor agar tidak terlalu repot melayani orang/relasi dalam hubungan surat-menyurat. 10. Syarat-syarat surat yang baik : a. Obyektif dan bukan subyektif b. Sistematis susunan isi suratnya c. Singkat, tidak bertele-tele d. Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa e. Lengkap isinya f. Sopan/ramah tamah bahasanya g. Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan, dll.) 11. Untuk dapat memenuhi syarat-syarat surat yang baik, perlu memiliki : a. Penguasaan permasalahan yang akan ditulis b. Penguasaan bahasa tulis c. Pengetahuan yang luas tentang surat menyurat 12. Surat menurut jumlah penerima : a. Surat biasa (untuk satu orang, organisasi/pejabat) b. Surat edaran (untuk beberapa orang/organisasi/pejabat) c. Surat pengumuman (untuk sekelompok masyarakat) 13. Yang dimaksud dengan bahasa praktis dalam surat adalah : a. Bahasa yang menggunakan sedikit kata namun dapat dimengerti artinya oleh pembaca surat, b. Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut c. Kata-kata yang digunakan : a) Sederhana b) Umum c) Bukan kata-kata asing, kata-kata daerah dan lain-lainnya 14. Bagian, Fungsi dan Kegunaan Surat : a. Kepala surat (heading, letter head) Surat resmi selalu mencantumkan kepala surat. Gunanya supaya yang berkepentingan mudah mengetahui nama dan alamat kantor

7 atau keterangan lain mengenai instansi yang bersangkutan. Fungsi kepala surat : a) Sebagai alat pengenal (identitas) b) Sebagai alat pemberian infirmasi c) Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu b. Tanggal surat Menuliskan tanggal surat sebenarnya tidak perlu didahului dengan nama kota sebab nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat, kecuali dalam surat pribadi yang biasanya menggunakan kertas polos (tanpa kepala surat). Dalam hal ini nama kota perlu ditulis. Fungsi tanggal surat : a) Sebagai referensi b) Sebagai alat pemberian informasi c. Nomor surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor dan kode yang berguna untuk : a) Memudahkan mengatur penyimpanan sebagai arsip b) Memudahkan surat itu kembali c) Memudahkan petugas kearsipan, dan d) Mengetahui setiap waktu banyaknya surat keluar Nomor Surat berfungsi : a) Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing b) Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu c) Sebagai petunjuk unit asal surat d) Sebagai referensi e) Sebagai lampiran d. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu, misalnya salinan atau foto copy, kuitansi, atau brosur, dalam bagian surat perlu disebutkan perkataan lampiran yang diikuti jumlah yang di lampirkan.

8 Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan. e. Hal atau Perihal Setiap surat resmi sebaiknya selalu mencantumkan pokok surat atau yang biasa disebut “hal”/”perihal” yang menunjukan inti surat. Inti surat ini tidak perlu ditulis panjang-panjang, lebih singkat lebih baik, asalkan sipenerima atau pembaca cukup mengetahui persoalannya sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal atau Perihal berfungsi : a) Sebagai referensi. b) Sebagai petunjuk tentang inti surat secara keseluruhan. c) Sebagai petunjuk bagi petugas filing. f. Alamat Surat Pada umumnya, sebelum surat dikirimkan harus disampul terlebih dahulu. Dengan demikian, ada dua macam alamat yang ditulis, yaitu alamat luar yang tercantum pada sampul dan alamat dalam yang tercantum pada surat. Alamat surat berfungsi : a) Sebagai petunjuk bagi petugas filing. b) Sebagai petunjuk kemana surat harus disampaikan. c) Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela. g. Salam Pembuka Dalam pergaulan sehari-hari, apabila ingin bertemu atau berbicara dengan seseorang, terutama yang belum dikenal, kita selalu memberi hormat terlebih dahulu. Demikian pula halnya dengan “salam pembuka” dalam surat. Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Salam pembuka berfungsi sebagai tanda pembicaraan akan dimulai tidak digunakan dalam surat resmi.

9 h. Isi Surat Isi surat atau tubuh surat ialah bagian isi surat. Berfungsi sebagai uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya. i. Salam Penutup Untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat, lazimnya dicantumkan salam penutup yang terletak sesudah kata penutup dan sebelum tanda tangan. Bunyi salam penutup itu bermacam-macam, bergantung pada pertimbangan bagaimana posisi pengirim terhadap penerima surat. Misalnya :  Hormat kami,  Salam kami,  Wassalam  Salam hormat.  Salam takzim kami, Pada surat formal pemerintahan umumnya sebelum tanda tangan tidak dicantumkan salam penutup, tetapi cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tanda tangan. Sekarang di bawah nama terang itu dicantumkan pula Nomor Induk Pegawai (NIP). Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai; tidak digunakan dalam surat resmi. j. Nama Jabatan Berfungsi : a) Sebagai identitas penanggung jawab surat. b) Sebagai petunjuk bagi petugas filing k. Initial Berfungsi sebagai kode nama (singkatan) pembuat konsep dan pengetikan, digunakan untuk memudahkan pemeriksaaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

10

l. Tembusan Digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

11 BAB III PENUTUP

1. Simpulan Surat adalah media komunikasi yang berupa tulissan, yang berisi infirmasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat. Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia di era modern ini. Surat merupakan duta dari organisasi/instansi si pengirim, sekaligus mencerminkan citra, mentalitas, jiwa, serta petunjuk intern dari suatu organisasi/perusahaan yang mengirimnya. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya, dan sebagai buku tertulis. 2. Saran a. Diharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkahlangkahnya agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya. b. Diharapkan agar pada saat menulis surat lamaran kerja juga diperhatikan langkah-langkah dalam pembuatannya. c. Diharapkan agar mahasiswa dapat membedakan antara surat resmi dan tidak resmi.

DAFTAR PUSTAKA

Djuharie, O. Setiawan, dkk. Surat-Menyurat Serba Guna. Bandung: Yrama Widya. Marajo, Y. S., 2008. Surat-Surat Lengkap Complete Letters. Jakarta: Setia Kawan Press.

12