Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
עגול-סיכום מפגש שולחן
מנהלי אפליקציות Oracle Applications 2009 , ינואר22 עינת שמעוני:מנחת המפגש
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
מבוא מפגש זה היווה גיבוש של קבוצת עניין אשר בעתיד תיפגש בנושאים שונים שמנהלי אפליקציות CRM/ERPבסביבת אורקל נתקלים בהם. הכוונה הנה שמפגש זה יהווה מפגש ראשון בסדרת מפגשים צפויים ,שבהם יועלו נושאים שונים המשותפים לקבוצה זו ,לדוגמה:
ניהול אופרציית התמיכה ,סוגיות סביב מחלקת ה :ERP oנושא זה כבר עלה ונדון במפגש זה
ניהול שינויים בסביבת אורקל oנושא זה כבר עלה ונדון במפגש זה
שדרוגי גרסאות oנושא זה כבר עלה ונדון באופן חלקי במפגש זה
מודלים חדשים – on demandוכד'
BIמשולב באפליקציות אורקלSiebel analytics /
שכבת ה Fusion( Middlewareוכד')
הנושאים אותם משתתפי הדיון הציעו למפגשים עתידיים :עבודה מול ספקים חיצוניים; אופן ניהול הפרויקטים; סוגיות סביב ניהול גרסאות ותצורה; שדרוגים; ניהול סביבות. משתתפי הדיון הנם מנהלי אפליקציות בסביבת Oracle Applicationsמסקטורים שונים. בארגונים אלה מיושמת חבילת Oracleלנושאי ERPבעיקר ,ולחלקם גם לתחומי .CRM
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
מבנה מחלקת הERP-
מחלקת ה ERP-בתוך אגף/חטיבת הIT- בארגון ה ITלרוב קיימות מספר מחלקות פיתוח ומחלקת ה ERPמהווה רק אחת מהן, לצד מחלקות ,CRMליבה/בילינג/בנקאית( BI ,וזה במקרה בו ה ERPמהווה "עוד מערכת" ולא המערכת העיקרית) .לעתים קיימות מחלקות "רוחביות" נוספות (לדוגמה, מנהלי פרויקטים רוחביים). בתוך מחלקת ה ,ERPישנה חלוקת תפקידים ל: .1מיישמים (לרוב מתפקדים גם כתומכים), .2תכניתנים ( ERPו – CRMצוותים שונים), .3אנשי "תשתיות ייעודיות".DBAs / חלוקה נוספת הנה מקצועית -אנשי לוגיסטי ,פיננסי.HR , דוגמאות של מבנים שעלו מהדיון:
לכל חטיבה יש רפרנט (איש של חטיבה) שאמור לייצג אינטרסים של חטיבה שלו למול ה ( ITבנוסף לתפקידם).
צוותים פונקציונליים – בכל צוות יש מיישם בודד והתכניתנים משוייכים לצוותים.
המיישם מרכז דרישות ,מתעדף ,כותב איפיון ,מנחה ראש צוות פיתוח מה צריך לעשות .ראש צוות פיתוח עושה איפיון מפורט/טכני – הפתרון הטכנולוגי .המיישם בודק ,מביא לקוחות לעשות יחד איתם בדיקה .מנחה QAבהיבטי הבדיקות .אם צריך הטמעה ממוקדת – גם עושה את זה .זה מבנה מאוד יעיל .זה גם בגלל שהאנשים אצלם מאוד ותיקים ,ומכירים את הביזנס טוב.
יחסי כוח אדם אחוז אנשי מחלקת ה ERPמכלל אנשי ה IT-נע בין ( 3%בארגון בעל יחידת ITמאוד גדולה ובו ה ERP-אינו מנהל את ליבת הארגון) ל( 20% -בארגון בעל יחידת ITקטנה יחסית ו ERPשמנהל את ליבת הארגון). מתוך צוות ה 65% :ERPאנשי יישום ותמיכה 35% ,אנשי פיתוח וDBA- 65%פיתוח ו 35%תחזוקה יחס של בין 1:20ל( 1:50על כל אדם אחד במחלקת ה ERPיש 50משתמשים ב)ERP
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
שימוש בכ"א חיצוני
רוב משתתפי הארגון משתמשים בכ"א חיצוני במידה מינורית .בין היתרונות שצוינו – כוח האדם החיצוני מקדם מבחינה מקצועית את צוותי הפיתוח.
תמיכה 2ארגונים סיפרו על צורך לתת תמיכה מסביב לשעון (באחד מהם מתקיימים תהליכי תחזוקה במהלך הלילה ומסתמכים על מודול המלאי ,ובשני יש נקודת מכירה שפועלת כל הזמן) .בשאר הארגונים אין צורך לתמיכה ב 24 ERP -שעות ביממה. אם קיים גוף תמיכה כללי ל ITבד"כ ה 1st level supportלנושאי ERPניתן על ידו, והוא עונה ומתעד תקלות במערכת התקלות .תמיכת 2nd levelניתנת על ידי מיישמי ה- .ERP תיאור מערך התמיכה אצל אחד ממשתתפי הדיון :קיים HDכללי לכל משתמשי הארגון שגם משמש לפניות הקשורות ל ,ERP -אולם לפונקציות מיוחדות במרכז הלוגיסטי /כספים /אחר יש טלפון כונן ,ומי שאחראי ועונה מתעד במערכת התקלות .יש להם בפורטל מיפוי knowledgebaseלגבי תקלות שמתחזקים אותו כל הזמן .מי שענה לתקלה כבר מכיר ויודע ,ומכיוון שבארגון זה העובדים הנם ותיקים יש כאלה שעברו צוותים ומכירים הרבה ,הידע קיים וזה מאפשר גמישות .זוהי למעשה התמיכה ברמת ה 1st levelשמתבצעת על ידי אדם אחד .ה 2nd levelזו כל מחלקת ה – ERPפונים למי שרלוונטי .את זה עושה אותו התומך היומי (הכונן).
ניהול תצורה וגרסאות צוין כי נושא ניהול השינויים קיים באופן מאוד חלקי באורקל ,הנושא שחסר באופן מיוחד הנו נושא העברת גרסאות .בארגונים שונים פותחו יכולות סביב זה או שמשתמשים במוצרי צד שלישי (כמו לדוגמה מוצר של חברת .)Unitaskבגרסאות הבאות לאורקל יהיה כלי לניהול .enterprise managerיהיה סוג של addonשם לאורקל .APPS מספר הקסטומיזציות שארגונים היותר גדולים במפגש ביצעו נע בין 900ל .1900אופן ניהול שינויים אצל אחד מהמשתתפים – כל פיתוח מנוהל כקסטומיזציה ,כל קסטומיזציה באיפיון "מתגלגל" (מתקדם בגרסאות) .יש להם מערכת ניהול תצורה Starteamשבה הם מנהלים את הקסטומיזציות.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
כל כמה זמן מעבירים שינויים לפרודקשן? בארגון בו ל ITיש יותר כוח אל מול הארגון שינויי ה ERPמועלים במסגרת "גרסת "ITכל 3חודשים (כלומר ,כל המערכות עולות באותו יום ,ה ERPלא עולה בנפרד) .ארגונים אחרים ציינו שדבר זה לא יתקבל בארגונם וכי לוחצים עליהם לשחרר גרסאות יותר מוקדם. רוב המשתתפים עובדים ב 4גרסאות שנתיות .אצל אחד מהם משתדלים בכל חודש להעלות מיני גרסה ופעם ברבעון להעלות גרסה גדולה .משתמשים ב HARVEST לאריזה (העברה של תכנה) .אם יש setupsשניתן להעביר דרך תשתית אורקל.
תהליך הטיפול בדרישה דרישת בקשה – .אם קיים כלי לניהול דרישות (לדוגמה ,צוין שימוש ב ,)HPגם דרישות ה ERPמוכנסות לשם .באחד הארגונים גם מוסיפים מסמך דרישות וזה מגיע לגוף ה- Office of the CIOורק לאחר סיום התהליך מולם זה מועבר למחלקת ה ,ERPבונים "חבילות עבודה/מימושים" .דרישות מתחלקות ל 2 -סוגים :קטנות (עד 4שבועות פיתוח) ודרישות גדולות .ומגיע אליהם והם מחליטים לאיזו גרסה זה ילך .בארגון אחר ,למרות שקיימת מדיניות רשמית של הוצאת גרסאות רבעוניות ,בפועל – מה שנחשב דחוף – יוצא. צוין כי העברות ל productionוניהול דרישות ואישורן מתקיימות בהתאם לדרישות SOX (בארגונים להם זה רלוונטי). תיאור תהליך הדרישה באחד הארגונים (שמחויב ל :)SOX לכל קריאת בקשה נוסף טופס ,בו הדורש מסביר מה הוא רוצה ,וזו עוברת אישור של ממונים עליו ,יושב איתו מנתח מערכות ועושה ,detailed designמנתח המערכות יושב עם צוות תכניתנים רלוונטי ,שמוסיפים את הערותיהם ,לאחר שלב זה נסגרת התכולה .בד"כ כשזה מגיע ל QAללקוח פתאום יש תיקונים (בארגון זה תמיד הלקוח עושה בדיקות לפני שמעבירים לפרודקשן ,לעומת משתתף אחר שציין כי רק בדברים מהותיים הלקוח בודק ,ומשתתף אחר שציין כי אם ברמת האפיון רשום שזה משפיע על דיווח פיננסי -וזה ,כאמור ,בשליטה שלהם -אז במקרה זה נדרש אישור לקוח) .בתחילה ,כשארגון זה התחיל עם בדיקות ה SOX-הראשונות ,התברר שמישהו לא חתם (עקרונית ,מצב לא תקין מבחינת .)SOX
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
כלי צד 3תשתיתיים שצויינו:
מוצר של NETAPPשנקרא .Replicatorמאפשר replicationמאוד מהיר של הדטהבייס ע"י ריפלוק רק של הדלתה .מוריד את מידת השימוש בדיסקים .צוין כי ישנם כלים נוספים שיודעים להעביר מסביבת אחסון אחת לשנייה ,אך הם אינם אדישים לגבי זהות ה sourceוה( .destinationהערת :STKIקיים מוצר מקביל של – EMC .)Recoverpoint
Goldengateשפותר ,בין השאר ,את בעיית ה - snapshotsמוצר שמשכפל דטה מהפרודקשן בלי להעמיס עליו כך שהוא יידע להסתכל על הספריות של הלוגים ולשכפל את הדטה דרך הלוגים .אפשר להעתיק את כל ה .inventoryצוין כי ישנם עוד מוצרים כאלה.
התלבטויות שהעלו המשתתפים
שדרוגים רוב המשתתפים התלבטו האם לשדרג לגרסה 12או ?10במצב הכלכלי ששורר כיום רוב הארגונים לא ילכו לשדרוג שאין לו סיבה פונקציונאלית מספקת ,אלא יסתפקו בהעלאת patchים ושדרוגי דטהבייס במידת הצורך .סיבות שהוזכרו כסיבות פונקציונאליות ספציפיות אשר בגינן ארגונים שוקלים לשדרג מ ( 11.5.9לגרסה 5.10או ל:)12 oיכולות ניהול חוזים משופרות oכלי ניהול תצורה ( enterprise manager -שיהיה add-onלאורקל )APPS oסוגיות תמיכה (שדרוג על מנת לא להישאר מאחור ולשלם יותר על עלויות תחזוקה) oתמיכה במסופונים שינויים משמעותיים שהוזכרו בגרסת – 12המודול הפיננסי ,נושא המיסוי. המעבר לגרסה 12נתפס כשדרוג מורכב ,רוב המשתתפים מעדיפים לדלג לגרסאות הבאות מתוך רצון לחכות שהגרסה תתייצב .אחד הארגונים עתיד לסיים את השדרוג שיארך כשנה וחצי ,בין השאר בגלל הצורך לדבג הרבה דברים .ההתרשמות הייתה כי
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
ישנה העדפה לחכות לגרסאות הבאות ( )12.2 ,12.1שכבר החלו לשמוע עליהן ועל השיפורים שהן כוללות .הומלץ להתייצב על גרסה מסוימת ואותה לייצב ,רק אחר כך להיכנס לשינויים מרובים והרחבות. הוזכרו גם פרויקטי שדרוג דטהבייס – ( 10Gאחד שכבר התקיים ,ושני שמתוכנן).
איך מתמודדים עם רה-אורגניזציה? אחד ממשתתפי הדיון סיפר שכשתכולת עבודה מתפצלת לאגפים שונים זו בעיה ,ובארגון זה שינויים ארגוניים קורים תכופות .כתוצאה מזה ,בארגון תפרו תכניות בכלים שפיתחו לעצמם וישנן לא מעט בעיות סביב זה.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
נספח: תגובות ספקים/יועצים לגבי הנושאים שעלו במפגש: חברת אורקל בהקשר לנושא ניהול תצורה שעלה בפגישה ,באורקל קיים כלי בשם " Oracle Enterprise - "Managerהכלי מאפשר ניטור אוטומטי של סביבת האורקל בארגון ,ואבחון בפשטות במקרה של תקלה .כמו כן ,הכלי מאפשר מעקב אחרי ביצועים ובדיקת השלכות והקצאת משאבים שונה במקרה הצורך .הכלי מאפשר תחקור של קונפיגורציות בסביבה וניהול של גרסאות משנה ברבדים השונים .הכלי מאפשר העתקת סביבות אוטומטית עם בקרה ואפשרות לשינויים בממשק משתמש ידידותי. אורקל רכשה לאחרונה את חברת mValentשתעשיר באופן משמעותי את יכולות ניהול התצורה באפליקציות אורקל .ניתן לקרוא על כך בלינק הבא : http://www.oracle.com/mvalent/index.html אורקל משקיעה רבות ותמשיך להשקיע במתן כלים לארגונים לניהול שותף ותחזוקה ללא צורך במומחים חיצוניים ,הדבר תואם את מה שהועלה בפגישה בה צוין כי הארגונים משתמשים במשאבים פנימיים לניהול האפליקציות בארגונים.
חברת מטריקס הערה כללית :הנקודות המובאות במסמך זה הינן מזווית המבט של מנהל מוצר ופרויקטים בחברת ,ITהמטמיעה ומספקת תמיכה למוצר ERPמתוצרת עצמית ,מבוססת אורקל, למספר רב של לקוחות בישראל .כל ההתייחסויו ת הנן לפרק מבנה מח' .ERP .1ניהול תצורה וגרסאות יש להדגיש את קריטיות הנושא והצורך בכלים "חכמים" לניהול התצורה וזאת מהסיבות הנוספות הבאות: א .הכלי צריך לתת מענה למספר רכיבי תוכנה ,כולל קשרים ביניהם :תוכניות, פרוצדורות ב ,DB-טריגרים ,כולל התייחסות לסביבות שונות בארגון.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444
ב .ספק חיצוני חייב לתמוך בו זמנית במספר גרסאות ,היות ובפועל הלקוחות משדרגים גרסאות בקצב ובעיתוי שונים. .2אחזקת בסיס הנתונים – תוספת לתמיכה חלק מהארגונים לא מייחס חשיבות מספקת לאחזקה שוטפת של בסיס הנתונים, ולדבר השלכה שלילית על תפעול תקין ויעיל של המערכת .פעמים רבות ,גם כשמתבצע טיפול ,הוא חלקי ולא מקיף את כל ההיבטים של בסיס הנתונים ,וכתוצאה מכך הביצועים אינם טובים ,זמינות המערכת לא מספקת ,פוטנציאל הנפילות ו"התקיעות" עולה וכו' .מומלץ לתת על כך את הדעת ,ובנוסף גם לשימוש בכלים ייעודיים לנושא זה ,נדרשת פעילות רציפה של DBAלמעקב וטיפול שוטפים לבסיס הנתונים ,כולל ניטור ,כוונונים ,פעילות רה-ארגון/ניקוי וכו' על פי הצורך ,עם דגש על טיפול מונע.
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444