Studikasusqip Vg

EFEKTIVITAS PENERAPAN ISO 9001:2000 DAN QUALITY IMPROVEMENT PROCESS (QIP) PADA INDUSTRI FURNITURE

(SUATU STUDI KASUS)

CONTOH RISET BISNIS TERAPAN

Oleh: Vincent Gaspersz Professor of Total Quality and Operations Management, Program MM Universitas Trisakti Doktor Teknik Sistem dan Manajemen Industri, Institut Teknologi Bandung (ITB) Doctor of Science in Management of Engineering and Technology, SCUPS, USA

APICS Certified Fellow in Production and Inventory Management International Quality Federation (IQF) Six Sigma Master Black Belt American Society for Quality (ASQ) Six Sigma Black Belt American Society for Quality (ASQ) Certified Manager of Quality/Organizational Excellence

American Society for Quality (ASQ) Certified Quality Engineer American Society for Quality (ASQ) Certified Quality Auditor RABQSA International Quality Management System Auditor Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence Assesor/Examiner Leadership Studies International (LSI) Certified Leadership Trainer, U.S.A

Dipublikasikan Ulang Sebagai Bahan Referensi dalam Pelatihan CASE (PROBLEM) BASED LEARNING FAKULTAS ILMU SOSIAL AND ILMU POLITIK (FISIP) UNIVERSITAS NUSA CENDANA KUPANG DESEMBER 2007

0

EFEKTIVITAS PENERAPAN ISO 9001:2000 DAN QUALITY IMPROVEMENT PROCESS (QIP) PADA INDUSTRI FURNITURE

(SUATU STUDI KASUS) Oleh: Vincent Gaspersz ASQ CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB IQF SSMBB APICS CFPIM RABQSA QMS-A Lean Six Sigma Master Black Belt ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas dari implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) pada industri furniture, dengan melakukan penerapan pada perusahaan Citra Serayu Mas Furniture. Penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data melalui studi kasus penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan “Quality Improvement Process (QIP)” pada perusahaan Citra Serayu Mas Furniture di Kalimanah, Purbalingga, Jawa Tengah. Percobaan dilakukan selama enam bulan produksi, dengan mengumpulkan data selama tiga bulan produksi sebelum implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan data selama tiga bulan produksi awal penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Data yang dikumpulkan adalah data cacat produksi furniture pada setiap proses dalam industri furniture itu. Sesuai dengan tujuan penelitian yang dirumuskan, maka diajukan hipotesis penelitian, sebagai berikut: “penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) adalah efektif untuk menurunkan cacat produksi dari setiap proses dalam industri furniture”. Untuk menguji hipotesis penelitian, dipergunakan analisis regresi dengan variabel dummy. Model yang digunakan adalah: E(cacat) = α + β(QIP), di mana QIP variabel dummy atau indikator di mana QIP = 1, jika cacat produk pada setiap proses terjadi setelah implementasi Quality Improvement Process (QIP) dan QIP = 0, jika cacat produk pada setiap proses terjadi sebelum implementasi Quality Improvement Process (QIP). Banyak manfaat yang diperoleh dari implementasi secara bersama sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) pada industri furniture, yang dalam studi kasus ini telah diterapkan pada perusahaan Citra Serayu Mas (CSM) Furniture. Berdasarkan data cacat produk yang diukur pada setiap proses furniture selama enam bulan produksi, menunjukkan bahwa implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan QIP telah efektif menurunkan cacat produksi. Manfaat lain yang diamati adalah terjadi peningkatan keterlibatan karyawan untuk menyelesaikan masalah-masalah kualitas, meningkatkan komunikasi internal dalam manajemen, meningkatkan keterampilan solusi masalah kualitas dan partisipasi dalam pembuatan keputusan.

I.1

Latar Belakang Penelitian Fenomena rendahnya daya saing industri manufaktur Indonesia dalam pasar global

perlu dijadikan isu utama dalam bidang industri untuk mengkaji ulang keberadaan dunia industri beserta langkah-langkah yang telah ditempuh dalam perjalanan menuju kompetisi di

1

pasar global itu. Kajian secara konsepsional yang mendasar perlu dilakukan dan seyogianya dihindari upaya-upaya mencari "kambing hitam" untuk membenarkan praktek-praktek manajemen yang salah dalam dunia industri kita. Persoalan mendasar yang perlu disoroti adalah lemahnya sistem kualitas industri di Indonesia dan praktek-praktek manajemen yang tidak mendukung sistem kualitas dari industri modern. Sejarah menunjukkan bahwa kebangkitan Jepang dalam bidang industri setelah kekalahannya dalam perang dunia kedua adalah dimulai dengan membangun sistem kualitas modern yang diawali dari suatu seminar oleh W. Edwards Deming kepada para ilmuwan dan insinyur Jepang pada tahun 1950 (Mutis dan Gaspersz, 1994). Dalam era industrialisasi yang yang semakin kompetitif sekarang ini, setiap pelaku bisnis yang ingin memenangkan kompetisi dalam dunia industri akan memberikan perhatian penuh kepada kualitas. Perhatian penuh kepada kualitas akan memberikan dampak positif kepada bisnis melalui dua cara yaitu: dampak terhadap biaya produksi dan dampak terhadap pendapatan (Berry, 1991). Dalam industri tradisional seperti yang banyak berkembang di Indonesia, sistem jaminan kualitas hanya berfokus pada aktivitas inspeksi untuk mencegah lolosnya produkproduk cacat ke tangan konsumen dengan cara menyortir produk yang baik dari produk yang jelek setelah produk-produk itu selesai dibuat. Pengertian kualitas hanya sebatas kualitas produk itu, masih menganut konsep kualitas secara tradisional (little q). Industri di Indonesia belum membangun sistem kualitas sebagaimana diterapkan dalam industri modern (Gaspersz, 1996). Dunia industri Indonesia patut mentransformasikan sistem manajemen kualitas modern ke dalam praktek-praktek manajemen industri, yang berorientasi kepada upaya perbaikan kualitas secara terus-menerus agar mampu memberikan kepuasan total kepada konsumen dalam menggunakan produk-produk industri buatan Indonesia. Berdasarkan kenyataan ini, maka perumusan masalah penelitian dalam studi ini adalah sejauhmana efektivitas penerapan sistem manajemen kualitas modern seperti ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) dalam industri manufaktur ditinjau dari penurunan produk cacat yang dihasilkan? Pertanyaan ini apabila dapat dijawab melalui suatu percobaan penerapan dalam industri manufaktur, akan menjadi bukti empirik bahwa sistem manajemen kualitas modern ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) memang dibutuhkan oleh industri-industri di Indonesia untuk meningkatkan daya saing di pasar global. Latar belakang pemikiran ini yang melandasi dilakukan penelitian percobaan

2

tentang “Efektivitas Penerapan ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP)— Studi Kasus Penerapan pada Perusahaan Citra Serayu Mas Furniture”. I.2

Tujuan Penelitian Tujuan utama dari penelitian kasus penerapan ini adalah mengetahui tingkat

efektivitas dari implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) pada perusahaan Citra Serayu Mas Furniture.

I.3

Kegunaan Penelitian Hasil penelitian melalui studi kasus ini dapat digunakan sebagai:

1.

Sumbangan informasi bagi dunia industri, khususnya industri furniture

berupa

informasi tentang efektivitas penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan “Quality Improvement Process (QIP) dalam menurunkan cacat produksi. 2.

Sumbangan informasi bagi dunia pendidikan dalam hal informasi yang berkaitan dengan implementasi konsep-konsep manajemen kualitas total (TQM) dalam dunia industri real, sehingga memungkinkan dilaksanakan studi-studi lanjutan lainnya, yang berkaitan dengan penerapan konsep-konsep kualitas pada unit-unit bisnis yang lain.

II.

Tinjauan Pustaka dan Kerangka Pemikiran Teoritik

II.1

Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas.

ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang dikontrak itu bertanggungjawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi (ISO, 2000). ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk (barang dan/atau jasa). Tidak ada kriteria penerimaan produk dalam ISO 9001:2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk terhadap standar-standar produk. ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Dengan demikian apabila ada perusahaan yang mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, merupakan hal yang salah dan keliru, karena seyogianya manajemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa sistem 3

manajemen kualitasnya yang telah memenuhi standar internasional—bukan produk berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian produk dalam ISO 9001:2000. Bagaimanapun diharapkan—meskipun tidak selalu, bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional akan berkualitas baik (standar). Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000 diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok produk, sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain. The International Organization for Standardization (ISO) Technical Committee (TC) 176 bertanggung jawab untuk standar-standar sistem manajemen kualitas ISO 9000 (lihat www.iso.ch). Sejak pertama kali dikeluarkan standar-standar ISO 9000 pada tahun 1987, ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000.

Dengan

demikian standar ISO 9000 yang terbaru (edisi terakhir) ketika buku ini ditulis adalah ISO 9000 Versi Tahun 2000. ISO 9000 Versi Tahun 2000 mencakup beberapa seri berikut (Heinloth, 2000): ¾

ISO 9000:2000 Æ QMS—Fundamentals and vocabulary replacing ISO 8402 and ISO 9000-1

¾

ISO 9001:2000 Æ QMS—Requirements replacing the 1994 versions of ISO 9001, 9002, and 9003

¾

ISO 9004:2000 Æ QMS—Guidance for performance improvement replacing ISO 9004 with most parts

¾

ISO 19011 Æ Guidance for auditing management systems replacing ISO 10011 and 14011 Perubahan yang signifikan dalam ISO 9001 Versi tahun 2000 (ISO 9001:2000)

dibandingkan dengan ISO 9001 Versi Tahun 1994 (ISO 9001:1994) adalah penggantian 20 elemen standar menjadi suatu model proses seperti ditunjukkan dalam Gambar 1. Model proses dari ISO 9001:2000 terdiri dari lima bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen organisasi, sebagai berikut (ISO, 2000 dan Gaspersz, 2001): 1. 2. 3. 4. 5.

Sistem manajemen kualitas (Bagian 4 dari ISO 9001:2000) Tanggung jawab manajemen (Bagian 5 dari ISO 9001:2000) Manajemen sumber daya (Bagian 6 dari ISO 9001:2000) Realisasi produk (Bagian 7 dari ISO 9001:2000) Analisis, pengukuran dan peningkatan (Bagian 8 dari ISO 9001:2000)

4

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS) CONTINUAL IMPROVEMENT

C U S T O M E R

R e q u i r e m e n t s

Management Responsibility

Measurement, Analysis, Improvement

Resource Management

Input

C U S T O M E R

Product Realization

Output

S a t i s f a c t i o n

Gambar 1 Model Proses Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 II.2

Langkah-Langkah Peningkatan Kualitas Terus-Menerus Langkah-langkah peningkatan kualitas terus-menerus dari sistem manajemen kualitas

ISO 9001:2000, berdasarkan pendekatan proses dapat dikemukakan berikut ini. Langkah 1.

Identifikasi Proses yang Dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas dan Aplikasi pada Organisasi

Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut: ¾ Proses apa yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000? ¾ Apakah proses-proses ini ada yang berasal dari luar organisasi? ¾ Apa input dan output untuk setiap proses? ¾ Siapa pelanggan dari proses? ¾ Apa persyaratan atau kebutuhan dari pelanggan ini? ¾ Siapa yang bertanggungjawab (pemilik) dari proses? Langkah 2.

Menentukan Sekuens (Urutan) dan Interaksi dari Proses

Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:

5

¾ Apa aliran keseluruhan dari proses? ¾ Bagaimana proses itu dapat dijabarkan? (dapat dijawab melalui membuat diagram-alir proses atau peta-peta proses) ¾ Apa keterkaitan di antara proses-proses? ¾ Apa dokumentasi proses yang diperlukan? Langkah 3.

Menentukan Kriteria dan Metode yang Dibutuhkan untuk Menjamin Efektivitas Operasional dan Pengendalian dari Proses

Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut: ¾ Apa karakteristik hasil dari proses yang diinginkan dan tidak diinginkan? ¾ Apa kriteria untuk pemantauan, pengukuran, dan analisis? ¾ Bagaimana kita dapat memasukkan atau menggabungkan ini ke dalam proses-proses perencanaan sistem manajemen kualitas dan realisasi produk? ¾ Apa isu-isu ekonomis (biaya, waktu, pemborosan, dll)? ¾ Apa metode yang cocok untuk pengumpulan data? Langkah 4. Menjamin

Ketersediaan

Sumber-sumber

Daya

dan

Informasi

yang

Diperlukan untuk Mendukung Operasional dan Pemantauan Proses Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut: ¾ Apa sumber-sumber daya yang diperlukan untuk setiap proses? ¾ Apa saluran komunikasi yang diperlukan? ¾ Bagaimana kita dapat memberikan informasi internal dan eksternal tentang proses? ¾ Bagaimana kita dapat memperoleh umpan-balik? ¾ Apa data yang dibutuhkan atau diperlukan? ¾ Bagaimana cara mengumpulkan data itu? ¾ Apa catatan-catatan yang perlu disimpan? Langkah 5.

Mengukur, Memantau, dan Menganalisis Proses

Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut: ¾ Bagaimana kita dapat memantau kinerja proses (kapabilitas proses, kepuasan pelanggan)? ¾ Apa pengukuran yang diperlukan? ¾ Bagaimana kita dapat menganalisis data yang diperoleh (teknik-teknik statistika)? ¾ Apa informasi dari analisis data yang diperoleh? Langkah 6.

Menerapkan Tindakan yang Diperlukan untuk Mencapai Hasil-hasil yang Direncanakan dan Peningkatan Terus-Menerus dari Proses dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 6

Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut: ¾ Bagaimana kita dapat meningkatkan proses? ¾ Apa tindakan korektif dan/atau preventif yang diperlukan? ¾ Apakah tindakan korektif dan/atau preventif ini telah diterapkan? ¾ Apakah tindakan-tindakan yang diterapkan itu efektif? Langkah-langkah di atas dapat disusun secara mudah menggunakan pendekatan USEPDSA sebagai metode peningkatan kualitas terus-menerus. USE-PDSA merupakan akronim, yang terdiri dari pengertian berikut: U

Understand improvement needs (memahami kebutuhan peningkatan)

S

State the problem(s) (menyatakan masalah yang ada)

E

Evaluate the root cause(s) (Mengevaluasi akar penyebab masalah)

P

Plan the solution(s) (merencanakan solusi masalah)

D

Do or implement the solution(s) (melaksanakan atau menerapkan rencana solusi terhadap masalah)

S

Study the solution(s) results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah)

A

Act to standardize the solution(s) (bertindak untuk menstandardisasikan solusi terhadap masalah)

III.1

Metode Pengumpulan Data Penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data melalui studi kasus penerapan

sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan “Quality Improvement Process (QIP)” pada perusahaan Citra Serayu Mas Furniture di Kalimanah, Purbalingga, Jawa Tengah. Percobaan dilakukan selama enam bulan produksi, dengan mengumpulkan data selama tiga bulan produksi sebelum implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan data selama tiga bulan produksi awal penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Data yang dikumpulkan adalah data cacat produksi furniture pada setiap proses dalam industri furniture itu. III.2

Metode Analisis Data Untuk menganalisis data penelitian, dipergunakan analisis regresi dengan variabel

dummy (Mendenhall and McClave, 1981; Gaspersz, 1991). Model yang digunakan adalah: E(cacat) = α + β(QIP), di mana QIP variabel dummy atau indikator di mana QIP = 1, jika cacat produk pada setiap proses terjadi setelah implementasi Quality Improvement Process (QIP) dan QIP = 0, jika cacat produk pada setiap proses terjadi sebelum implementasi Quality Improvement Process (QIP). Variabel QIP bukan merupakan variabel bebas, tetapi

7

hanya merupakan variabel indikator yang membuat sehingga fungsi model regresi itu berlaku.

Untuk melihat bagaimana model regresi ini berfungsi, maka misalkan QIP = 0.

Kondisi ini akan terjadi apabila kita menginginkan untuk mengetahui nilai rata-rata cacat produk pada setiap proses sebelum implementasi QIP. Itu dapat ditunjukkan sebagai berikut: E(cacat) = α + β(QIP) = α + β(0) = α. Ini menjelaskan bahwa nilai rata-rata cacat pada setiap proses sebelum implementasi QIP adalah α (alpha). Sekarang bayangkan bahwa kita ingin mengetahui nilai rata-rata cacat produk pada setiap proses setelah implementasi QIP. Sesuai dengan definisi dari variabel dummy atau indikator, maka dibuat QIP = 1 untuk setelah proses implementasi QIP, sehingga E(cacat) = α + β(QIP) = α + β(1) = α + β. Oleh karena nilai rata-rata cacat pada setiap proses setelah implementasi QIP adalah α (alpha) plus β (beta), sedangkan nilai rata-rata cacat produk pada setiap proses sebelum implementasi QIP adalah α (alpha), maka kita boleh menginterpretasikan bahwa β (beta) adalah selisih dalam nilai rata-rata cacat produk pada setiap proses setelah implementasi QIP. Berdasarkan hal ini, maka kita dapat mengukur efektivitas dari implementasi Quality Improvement Process (QIP) menggunakan koefisien β (beta). Data cacat produk pada setiap proses dikumpulkan selama masa enam bulan produksi (periode tiga bulan sebelum dan tiga bulan sesudah implementasi QIP). Data dianalisis menggunakan paket software komputer SP-2000 Professional. IV. Hasil Penelitian IV.1

Langkah-langkah Implementasi Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 dan QIP

Perusahaan Citra Serayu Mas (CSM) Furniture adalah industri yang berlokasi di Kalimanah, Purbalingga, Jawa Tengah, dan melayani pasar USA, Jepang, dan Eropah. Perusahaan didirikan pada bulan Oktober 1998. Produk yang dihasilkan adalah: coffee tables, consul tables, end tables, trunk, bunk bed, dll. Yang menggunakan bahan baku dari pohon pinus dan albasia. Visi perusahaan adalah: “to be leader of quality and value in global furniture industry” serta kebijakan kualitas adalah: “strive for excellence through providing the best customer service and long term partnership” (CSM, 2000).

CSM Furniture telah

menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 sejak bulan Januari 2000. Langkah-langkah yang digunakan dalam proses implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan QIP adalah: 1.

Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.

8

2.

Menetapkan komite pengarah ISO 9001:2000 dan tim peningkatan kualitas (quality improvement team, QIT)

3.

Memberikan pelatihan tentang ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) kepada komite pengarah dan tim peningkatan kualitas.

4.

Mendefinisikan tanggung jawab kualitas untuk semua departemen.

5.

Memberikan pelatihan intensif tentang quality problem solving kepada semua anggota organisasi.

6.

Mendefinisikan dokumentasi mengikuti standar ISO 9001:2000.

7.

Menerapkan prosedur-prosedur mengikuti persyaratan ISO 9001:2000.

8.

Melatih tim fungsional silang (cross-functional teams) sebagai auditor kualitas internal

9.

Menggunakan tim audit kualitas internal untuk melakukan audit kesesuaian guna memverifikasi terhadap persyaratan-persyaratan ISO 9001:2000.

10.

Mengevaluasi dan memilih registrar untuk proses sertifikasi ISO 9001:2000.

11.

Melakukan audit eksternal oleh tim auditor dari lembaga sertifikasi ISO 9001.

12.

Memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dan terus mempertahankan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 sebagai praktek manajemen standar. Manajemen perusahaan menyadari bahwa suatu sistem kualitas tanpa pengukuran,

maka tidak dapat dievaluasi sejauh mana efektivitas dan efisiensi dari upaya-upaya yang telah dilakukan selama periode waktu tertentu. Setiap keputusan yang dibuat harus berdasarkan data (fakta), dan bukan berdasarkan pada opini. Data kualitas diperoleh melalui pengukuran kinerja kualitas yang akurat.

Pengukuran kinerja kualitas akan memberikan manfaat bagi

pembuatan keputusan berupa: informasi tentang status kinerja kualitas pada saat ini, dan identifikasi untuk perbaikan kinerja kualitas di masa mendatang.

Manfaat pengukuran

beserta keterkaitannya dalam sistem kualitas berfokus pelanggan (SIPOCOM) ditunjukkan dalam Gambar 2.

9

Model Perbaikan Proses Berbasiskan Pendekatan Sistem Kualitas Objectives (Tujuan)

Suppliers (Pemasok)

Input

Processes (Proses)

? Output

Customers (Pelanggan)

Measurement (Pengukuran) Identifikasi Masalah Kualitas

Mengembangkan Tindakan Pencegahan dan Korektif

Ketidaksesuaian (Nonkonformans)

IMPLEMENTASI PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS MELALUI PERBAIKAN PROSES

PERENCANAAN PROGRAM PENINGKATAN PROSES (Menghilangkan Akar Penyebab Masalah Kualitas)

Melaksanakan Rencana Tindakan Perbaikan Proses

Analisis Penyebab Masalah Kualitas

Gambar 2. Pengukuran dalam Perbaikan Terus-Menerus Berdasarkan Sistem Kualitas Berfokus Pelanggan (SIPOCOM) Selanjutnya setiap upaya perbaikan kualitas yang dilakukan perusahaan selalu mengacu kepada langkah-langkah perbaikan mengikuti siklus USE PDSA. Siklus USE PDSA merupakan rangkuman dari delapan langkah yang telah diterapkan oleh tim peningkatan kualitas CSM Furniture, yaitu: 1.

Menentukan Tema Perbaikan (Identifikasi Masalah)

2.

Mencari Penyebab Masalah

3.

Memastikan Penyebab Dominan

4.

Membuat Rencana Perbaikan

10

5.

Melaksanakan Perbaikan

6.

Memeriksa Hasil Perbaikan

7.

Standardisasi

8.

Membuat Laporan Akhir & Rencana Berikut Pada dasarnya setiap upaya perbaikan terus-menerus adalah untuk menghilangkan

akar penyebab dari suatu masalah, dan agar memudahkan identifikasi masalah yang terjadi, maka tim peningkatan kualitas selalu menggunakan daftar formulir identifikasi masalah berdasarkan konsep 5W-2H, seperti ditunjukkan dalam Tabel 1. Tabel 1. Formulir Identifikasi Masalah Jenis Masalah (Apa)

Sumber Masalah (Di mana)

Penanggung Jawab (Siapa)

Waktu Terjadi (Bilamana)

Alasan Terjadi (Mengapa)

Saran Perbaikan (Bagaimana)

Biaya untuk Perbaikan (Berapa)

Metode 5W-2H adalah: what (apa), why (mengapa), where (di mana), when (bilamana), who (siapa), how (bagaimana), and how much (berapa). Peningkatan kualitas terus-menerus dapat menggunakan metode 5W2H. Contoh petunjuk penggunaan untuk pelaksanaan tugas, ditampilkan dalam Tabel 2.

11

Tabel 2. Konsep 5W-2H dalam Implementasi QIP Jenis Masalah Utama

5W2H What (Apa)?

Alasan Kegunaan Lokasi

Why (Mengapa)? Where (Di mana)?

Sekuens (Urutan)

Orang

Metode

Biaya

Deskripsi Apa yang sedang dikerjakan? Dapatkah tugas ini dihilangkan?

Tindakan Menghilangkan tugastugas yang tidak diperlukan

Mengapa tugas ini diperlukan? Penjelasan tentang kegunaan tugas Di mana tugas itu sedang dikerjakan? Mengubah sekuens Apakah tugas itu harus dikerjakan di (urutan) tugas atau sana? mengkombinasikan tugas-tugas yang dapat dilaksanakan bersama When Bilamana tugas itu akan terbaik untuk (Bilamana)? dilaksanakan? Apakah tugas itu dapat dikerjakan kemudian? Who (Siapa)? Siapa yang sedang mengerjakan tugas itu? Apakah ada orang lain yang dapat mengerjakan tugas itu? Mengapa harus saya yang mengerjakan tugas itu? How Bagaimana mengerjakan tugas itu? Menyederhanakan (Bagaimana)? Apakah metode yang digunakan tugas-tugas yang ada sekarang, merupakan metode terbaik? Apakah ada cara lain yang lebih mudah? metode How much Berapa biaya yang dikeluarkan itu Memilih yang (Berapa)? sekarang untuk melaksanakan tugas itu? peningkatan Apakah akan memberikan dampak sesuai positif pada biaya, setelah melakukan peningkatan (improvement)?

Penggunaan akronim USE PDSA yang mencakup delapan langkah kegiatan tim peningkatan kualitas CSM Furniture adalah agar mudah diingat, karena USE PDSA mempunyai pengertian sebagai berikut: U

Understand improvement needs (memahami kebutuhan perbaikan)

S

State the problem(s) (menyatakan masalah yang ada)

E

Evaluate the root cause(s) (Mengevaluasi akar penyebab masalah)

P

Plan the solution(s) (merencanakan penyelesaian masalah)

D

Do or implement the solution(s) (melaksanakan atau menerapkan rencana solusi terhadap masalah)

S

Study the solution(s) results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah)

A

Act to standardize the solution(s) (bertindak untuk menstandardisasikan solusi terhadap masalah)

12

Siklus USE PDSA sebagai langkah-langkah dalam menyelesaikan masalah kualitas perusahaan CSM Furniture dapat dijelaskan sebagai berikut: Langkah 1:

Understand improvement needs (memahami kebutuhan perbaikan) Identifikasi masalah berdasarkan data yang ada. Berbagai alat kualitas seperti: Daftar Periksa (Check Sheet) dan Diagram Pareto telah digunakan oleh tim peningkatan kualitas perusahaan untuk mengidentifikasi masalah kualitas yang ada di tempat kerja. Langkah 2:

State the problem(s) (menyatakan masalah yang ada) Pernyataan masalah yang dilakukan oleh tim peningkatan kualitas adalah: Spesifik, Tegas, Jelas, dan Dapat Diukur. Tim peningkatan kualitas perusahaan selalu menghindari pernyataan masalah yang tidak jelas dan tidak dapat diukur, seperti: cacat produk cukup tinggi (jenis cacat apa? berapa unit yang cacat?, di mana?, dll). Pernyataan masalah yang dikemukakan selalu menjawab pertanyaan berikut: apa (what), di mana terjadi (where), bilamana terjadi (when), siapa yang bertanggung jawab (who), mengapa terjadi masalah itu (why), dan bagaimana saran perbaikan masalah itu (how), dan berapa biaya untuk pelaksanaan perbaikan (how much), mengikuti konsep 5W-2H. Langkah 3:

Evaluate the root cause(s) (Mengevaluasi akar penyebab masalah) Akar penyebab masalah selalu dievaluasi oleh tim peningkatan kualitas perusahaan menggunakan diagram sebab-akibat (diagram tulang ikan = fishbone diagram) dan bertanya mengapa beberapa kali, serta menggunakan teknik diskusi sumbang saran (brainstorming) dari tim kerja sama perbaikan kualitas total perusahaan. Langkah 4:

Plan the solution(s) (merencanakan penyelesaian masalah) Rencana penyelesaian masalah selalu berfokus pada tindakan-tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dari masalah yang ada.

Rencana perbaikan untuk

menghilangkan akar penyebab masalah yang ada diisi dalam suatu formulir daftar rencana tindakan, seperti ditunjukkan dalam Tabel 3.

13

Tabel 3. Daftar Isian Rencana Tindakan Penyelesaian Masalah Penyebab Utama

Tindakan Perbaikan

Penanggung Jawab

Waktu

Anggaran

Status

Catatan: penyebab utama diambil dari diagram sebab-akibat Langkah 5:

Do

or implement the solution(s) (melaksanakan atau menerapkan rencana penyelesaian

terhadap masalah) Implementasi rencana penyelesaian masalah selalu mengikuti daftar rencana tindakan penyelesaian masalah seperti ditunjukkan dalam Tabel IV.3 di atas. Langkah 6:

Study the solution(s) results (mempelajari hasil-hasil

penyelesaian terhadap masalah)

Setelah selang waktu tertentu, dilakukan studi dan evaluasi berdasarkan data yang dikumpulkan guna mengetahui apakah jenis masalah kualitas yang ada telah hilang atau berkurang? Analisis terhadap hasil-hasil temuan berikutnya akan memberikan tambahan informasi bagi pembuatan keputusan dan perencanaan berikutnya. Langkah 7:

Act

to standardize the solution(s) (bertindak untuk menstandardisasikan penyelesaian

terhadap masalah) Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan penyelesaian masalah

selalu

distandardisasikan, dan selanjutnya tim peningkatan kualitas perusahaan melakukan perbaikan terus-menerus pada jenis masalah yang lain.

Apabila tindakan terhadap

penyelesaian masalah tidak memberikan hasil-hasil yang memuaskan, maka tindakan itu akan dikoreksi atau diperbaiki.

14

Keberhasilan penggunaan model USE PDSA akan ditandai dengan berkurang atau hilangnya penyebab masalah itu, yang kemudian akan muncul penyebab-penyebab masalah lain dalam besaran yang lebih sedikit atau kecil. Tugas dari tim peningkatan kualitas perusahaan adalah berpartisipasi secara total untuk melaksanakan perbaikan terus-menerus dalam proses kerja. Pemahaman dan penerapan yang benar dari siklus USE PDSA telah memberikan hasil peningkatan kualitas total bagi perusahaan seperti ditunjukkan dalam Gambar 3. Quality Improvement Process (QIP)

Plan

Act

QIT

QCC Study

Do

Evaluate the Root Causes

State the Clearly Quality Problems

Understand the Quality Improvement Needs

Quality Problems

Gambar 3. Siklus USE PDSA untuk Peningkatan Kualitas Total Terus-Menerus Keterangan: QCC = quality control circle (gugus kendali mutu = GKM); QIT = quality improvement team (tim peningkatan kualitas = TPK).

IV.2

Pengukuran Efektivitas Penerapan ISO 9001:2000 dan QIP pada Setiap Proses Produksi

Pengendalian kualitas dilakukan pada keseluruhan proses produksi furniture, menggunakan diagram dalam Gambar 4.

15

Gambar 4. Proses Pengendalian Kualitas CSM Furniture Penerimaan Material

Inspeksi Kualitas

Tolak

Material

Pengembalian Material Yang Ditolak

Tolak

Solusi Masalah (Memperbaiki Peralatan, Metode Kerja, dll)

Tolak

Solusi Masalah (Memperbaiki Peralatan, Metode Kerja, dll)

(First boring)

Terima

Terima Penyimpanan Material

Inspeksi Untuk Penggunaan

Inspeksi Kualitas Pada Produk Pertama

Sanding

Tolak

Perbaikan atau Pengafkiran Material Yang Ditolak

Inspeksi Kualitas Pada Produk Pertama (First sanding)

Terima Terima

Assembling

Cutting

Inspeksi Kualitas Pada Produk Pertama

Tolak

Solusi Masalah (Memperbaiki Peralatan, Metode Kerja, dll)

Inspeksi Kualitas Pada Produk Pertama

Tolak

Solusi Masalah (Memperbaiki Peralatan, Metode

Kerja, dll)

(First assembling)

(First cutting)

Terima

Terima

Finishing

Moulding

Inspeksi Kualitas Pada Produk Pertama

Tolak

Solusi Masalah (Memperbaiki Peralatan, Metode Kerja, dll)

(First moulding)

Inspeksi Kualitas Pada Produk Pertama

Tolak

Solusi Masalah (Memperbaiki Peralatan, Metode Kerja, dll)

(First finishing)

Terima Terima

Boring

Inspeksi Kualitas Pada Semua Produk (100% inspection)

Terima Catatan: Inspeksi Produk Pertama pada Setiap Sub-proses di lakukan pada permulaan melakukan pekerjaan di sub-proses itu. Inspeksi kualitas selanjutnya dilakukan seperti biasa (pemeriksaan 100%)

Tolak

Perbaikan Ulang atau Pengafkiran (Scrap)

Packaging (Package Products)

16

Hasil pengukuran kualitas pada setiap proses furniture selama enam bulan produksi di tunjukkan dalam Tabel 4 dan Gambar 5. Tabel 4 dan Gambar 5 menunjukkan efektivitas penerapan ISO 9001:2000 dan QIP dalam menurunkan cacat produk pada setiap proses furniture. Tabel 4. Cacat Produk pada Setiap Proses Furniture di CSM, 2000 Proses ¾ Cutting ¾ Moulding ¾ Boring ¾

Assembling

¾ Sanding ¾

Finishing

Sebelum QIP (%) 2.76 2.18 1.27 0.76 0.95 2.83

Setelah QIP (%) 1.13 0.31 0.02 0.01 0.10 1.51

Koefisien Alpha

Koefisien Beta

R2

P value

2.7550 2.1783 1.2650 0.7617 0.9517 2.8267

-1.6283 -1.8717 -1.2483 -0.7550 -0.8567 -1.3183

0.5192 0.7806 0.5135 0.7332 0.4701 0.3048

0.008205*** 0.0001384**** 0.008735*** 0.0003779**** 0.01385** 0.06272*

Catatan: ****Significant pada 0.001, ***Significant pada 0.01, **Significant pada 0.05, *Significant pada 0.10.

Hasil pengujian secara statistik menunjukkan bahwa semua koefisien beta dalam model regresi bersifat signifikan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa “penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) adalah efektif untuk menurunkan cacat produksi dari setiap proses dalam industri furniture”.

Gambar 5. Cacat Produk pada Proses Furniture, 2000 6.00

Process Defect (%)

5.00

Cutting

4.00

Moulding Boring

3.00

Assembling Sanding

2.00

Finishing

1.00

0.00 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Cutting

2.36

3.87

3.65

1.99

0.96

3.70

0.91

0.60

1.35

1.33

1.30

1.27

Moulding

2.12

2.29

1.38

3.11

2.86

1.31

0.65

0.45

0.14

0.18

0.13

0.29

Boring

0.37

0.37

0.97

2.73

2.02

1.13

0.08

0.02

0.00

0.00

0.00

0.00

Assembling

0.85

0.38

0.78

1.33

0.84

0.39

0.04

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

Sanding

0.27

0.60

0.53

0.69

1.96

1.66

0.41

0.01

0.12

0.01

0.02

0.00

Finishing

2.15

1.67

1.22

2.69

5.26

3.97

1.52

1.55

1.29

1.20

1.82

1.67

Periode Catatan: periode 1 – 6 = sebelum QIP, period 7 – 12 = setelah QIP; 1 periode = 2-minggu produksi

17

V.

Kesimpulan dan Rekomendasi Banyak manfaat yang diperoleh dari implementasi secara bersama sistem manajemen

kualitas ISO 9001:2000 dan Quality Improvement Process (QIP) pada industri furniture, yang dalam studi kasus ini telah diterapkan pada perusahaan Citra Serayu Mas (CSM) Furniture. Berdasarkan data cacat produk yang diukur pada setiap proses furniture selama enam bulan produksi, menunjukkan bahwa implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dan QIP telah efektif menurunkan cacat produksi. Manfaat lain yang diamati adalah terjadi peningkatan keterlibatan karyawan untuk menyelesaikan masalah-masalah

kualitas,

meningkatkan komunikasi internal dalam manajemen, meningkatkan keterampilan solusi masalah kualitas dan partisipasi dalam pembuatan keputusan. Beberapa saran dapat diajukan berdasarkan hasil studi kasus penelitian ini, yaitu: (1) manajemen Citra Serayu Mas perlu terus mempertahankan praktek-praktek manajemen mengikuti standar internasional seperti yang telah dipersyaratkan oleh sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, dan (2) perlu melakukan penelitian serupa pada unit-unit bisnis yang lain, agar memperoleh informasi berupa bukti-bukti empirik tentang efektivitas penerapan konsep-konsep manajemen kualitas dalam dunia industri real.

Daftar Pustaka 1.

Berry, T. H. 1991. Managing the Total Quality Transformation., McGraw-Hill, Inc., New York.

2.

CSM. 2000. Buku Panduan Kualitas untuk Citra Serayu Mas Furniture. Tidak Dipublikasikan.

3.

Gaspersz, Vincent. 1991. Teknik Analisis dalam Penelitian Percobaan. Tarsito, Bandung.

4.

______________. 1996. World Class Quality Management Systems., Business and Entrepreneurial Review, April 1996, pp.8-13, Postgraduate Program, Trisakti University, Jakarta.

5.

_____________. 2001. Total Quality Management., Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

6.

Heinloth, S. 2000. Transition to the New ISO 9001:2000 Standard., The 54th Annual Quality Congress Proceedings., pp. 651-657., The American Society for Quality, Wisconsin.

7.

ISO/TC176. 1994. ISO 9001:1994 Quality Management Systems--Requirements., ISO, Switzerland.

18

8.

_________. 2000. ISO 9001:2000 Quality Management Systems--Requirements., ISO, Switzerland.

9.

Medenhall, W. and James T. McClave. 1981. A Second Course in Business Statistics: Regression Analysis. Dellen Publishing Company, California.

10.

Mutis, T. and Gaspersz, V. 1994. Nuansa Menuju Perbaikan Produktivitas dan Kualitas. Lembaga Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta.

Catatan: Artikel ini boleh dikutip dan disebarluaskan kepada siapa saja sepanjang menyebutkan sumbernya! Artikel-artikel lain dari penulis dapat didownload gratis dari:

http://www.esnips.com/web/GratisDariVincentGaspersz/

***) Vincent Gaspersz, adalah Guru Besar (Professor) dalam bidang Operations and Total Quality Management pada Program Pascasarjana MM Universitas Trisakti, Jakarta (SK Mendiknas RI No. 38044/A2.III.1/KP/2002). Ia Memperoleh pendidikan dalam bidang sosial ekonomi peternakan (S1), Universitas Nusa Cendana, Kupang 1980, Magister Sains (S2) Statistika Terapan, IPB, Bogor 1985; Doktor Teknik Sistem dan Manajemen Industri, ITB, Bandung 1991 (IPK = 4.0), dan Doctor of Science in Management of Engineering and Technology, Southern California University for Professional Studies (GPA = 4.0). Ia Memperoleh sertifikat CPIM (1996) dan CFPIM (1998) dari APICS dan telah mempertahankan gelar CFPIM sampai April 2008. Ia adalah Senior Member of the ASQ (American Society for Quality) sejak 1994 dan Member of APICS sejak 1995. Sepanjang tahun 2006, Ia memperoleh empat gelar profesional dari ASQ: Certified Six Sigma Black Belt (CSSBB), Certified Quality Engineer (CQE), Certified Quality Auditor (CQA), dan Certified Manager of Quality/Organizational Excellence (CMQ/OE). Pada Agustus 2005, Ia memperoleh IQF (International Quality Federation) Six Sigma Master Black Belt by Exam—SSMBB. Ia juga terdaftar sebagai RAB (Registration Accreditation Board) Quality System Auditor, USA. Ia pernah bekerja sebagai manajer pada Salim Group of Companies Indonesia, 1991-1992), sebagai manajer pada Gajah Tunggal Group of Companies (Indonesia, 1992-1996), dan sebagai Direktur Lean Enterprise pada Garibaldi Industries (Canada, 2003-2004). Ketika di Canada ia terlibat sebagai Board Member of British Columbia Exporters mewakili Garibaldi Industries, Inc. Saat ini ia sedang diminta bantuannya untuk menangani beberapa proyek implementasi Design for Lean Six Sigma (DFLSS) dan Lean Six Sigma dalam skala Corporate pada beberapa industri besar di Indonesia. Ia juga telah membantu manajer-manajer Indonesia untuk memperoleh gelar profesional dari APICS (CPIM) dan ASQ (CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB). Ia telah mempublikasikan 34 (tiga puluh empat) buku teks dan puluhan artikel/paper. Ia memperoleh penghargaan sebagai Penulis Terbaik dari Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI pada tahun 1994. Terakhir (mulai bulan Juli 2007) ia dipakai oleh Tuhan, Super Dokter, Sang Penyembuh Ilahi, untuk menyembuhkan ratusan orang yang mengalami berbagai penyakit, antara lain: buta, tuli, bisu/gagap, lumpuh, kanker, ginjal, cuci darah, diabetes, stroke, katarak, dll. Kontak: [email protected]

19

Center for Lean Six Sigma Quality Management Sustaining Member of the American Society for Quality No.: 1124262 Prof. Dr. Vincent Gaspersz, CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB/MBB, CFPIM Lean Six Sigma Master Black Belt International Member of ASQ and APICS Baranangsiang Indah A2 No. 9 Bogor 16143

Telefax: 0251-332933 H.P. 0813-1940-6433 E-mail: [email protected] , [email protected]

http://www.esnips.com/web/gratisdarivincentgaspersz

Training, Consulting and implementing: • • • • • • • • • • • • • •

Lean Six Sigma Management System (5S, Kaizen Blitz, Value Stream Process Mapping, Lean Six Sigma Supply Chain Management, Lean Six Sigma Manufacturing/Service, TPM, Design For Lean Six Sigma, etc) SCOR (Supply Chain Operations Reference) ISO 9001:2000, MBNQA, Balanced Scorecard, Blue Ocean Strategy Integrated Performance Management System (Organizational Excellence) Customer Service Excellence Total Quality Leadership and Strategic Planning Total Productivity and Quality Improvement Statistical Process Control/FMEA Design of Experiments and Process Optimization Production Planning and Inventory Control (PPIC) ASQ Certified Quality Engineer (CQE), Certified Manager of Quality/Organizational Excellence (CMQ/OE), Certified Quality Auditor, Certified Six Sigma Green Belt (CSSGB), Certified Six Sigma Black Belt (CSSBB) IQF Six Sigma Green Belt, Black Belt, Master Black Belt (SSGB/BB/MBB) APICS Certified in Production and Inventory Management (CPIM) Tailor-Made (Customized Programs)

20

21