Struktur Tim If V0

 

Struktur Tim Partisipatif dalam Proyek  Pengembangan Teknologi Informasi      Oleh:   Adityo Hidayat St. Majo Kayo 

   

Abstrak:  Berbagai  literatur  project  management  disebutkan  bahwa  faktor  penyebab  kegagalan  proyek  teknologi  informasi  didominasi  oleh  kurangnya  keterlibatan end‐user dalam proyek. Tulisan ini merekomendasikan sebuah model  struktur  tim  proyek  yang  partisipatif  guna  mengurangi  resiko  kegagalan  atau  penolakan proyek.    Standish  Group,  sebuah  lembaga  riset  dan  konsultan  independen  di  Amerika,  melakukan  survey  atas  berbagai  proyek  TI  selama  1994‐2003,  telah  menghasilkan  sebuah  laporan  berjudul  “CHAOS  2001:  A  Recipe  for  Success”.  Laporan  tersebut  menyimpulkan  berbagai  faktor  kunci  yang  berperan  dalam  mewujudkan  kesuksesan  suatu  proyek  pengembangan  teknologi  informasi.  Faktor  kunci  tersebut  (diurutkan  sesuai  ranking  tertinggi  hingga  terendah)  adalah sebagai berikut:  1.  Executive support  2.  User involvement  3.  Experienced project manager  4.  Clear business objectives  5.  Minimized scope  6.  Standard software infrastructure  7.  Firm basic requirements  8.  Formal methodology  9.  Reliable estimates    Struktur  tim  yang  partisipatif  direkomendasikan  untuk  mewujudkan  faktor  kunci  executive  support,  user  involvement  dan  clear  business  objective.  Faktor 

1

kunci  lainnya  merupakan  hal  teknis  dalam  project  management  serta  rekayasa  perangkat lunak, oleh karena itu berada di luar cakupan tulisan ini.    A. Struktur Tim Proyek yang Partisipatif    Setiap  proyek  perlu  memiliki  struktur  tim  yang  partisipatif  dimana  melibatkan  seluruh  stakeholder.  Secara  umum,  struktur  tim  proyek  terdiri  atas  3  elemen,  yaitu  Pengawas,  Steering  Committee  (SC)  dan  Pengembang.  Pengawas  berperan  sebagai penghubung antara tim proyek dengan eksekutif manajemen, sementara  SC  berperan  sebagai  penghubung  dengan  End‐User.  Model  struktur  tim  yang  partisipatif diilustrasikan Gambar 1.    Tim Proyek

Eksekutif Manajemen

Pengawas

Steering Committee

End‐User

Pengembang

Gambar 1 Model Struktur Tim Proyek yang Partisipatif 

  Ketiga elemen tersebut saling bekerjasama sebagai satu kesatuan tim yang utuh,  tanpa  membedakan  atribut  kedinasan  (atau  bahkan  kelembagaan).  Untuk  itu,  struktur  tim  digambarkan  secara  peer  (mengutamakan  kesetaraan),  ketimbang  secara  struktural.  Masing‐masing  elemen  tersebut  mencerminkan  pembagian  peran tugas dimana dalam penerapannya disesuaikan dengan ketersediaan SDM  di lapangan (satu orang dapat merangkap lebih dari satu elemen).    Pengembang merupakan pihak yang memiliki kapabilitas rekayasa (engineering)  dalam  teknologi  informasi,  baik  hardware,  software  maupun  networking. 

2

Pengembang  dapat  merupakan  tim  TI  dalam  suatu  dinas,  pengelola  TI  dalam  suatu  pemda  (seperti:  BID,  Inkom,  Puskom),  atau  bahkan  tim  TI  independen  (pihak 

ketiga). 

Secara 

struktural, 

Pengembang 

melaporkan 

seluruh 

perkembangan pekerjaan (progress report) kepada Pengawas.    Pengawas merupakan pihak yang mewakili pemilik pekerjaan dan berhubungan  langsung  dengan  manajemen  organisasi.  Pengawas  dapat  terdiri  atas  satu  atau  lebih  orang  (berfungsi  sebagai  Dewan  Pengawas)  yang  memiliki  kewenangan  pengambilan  keputusan  dalam  organisasi,  serta  berwenang  dalam  mengambil  keputusan atas proses eksekusi dan hasil proyek. Tugas utama Pengawas adalah  memastikan  bahwa  seluruh  hasil  kerja  Pengembang  sesuai  dengan  spesifikasi  pekerjaan  yang  disepakati  dalam  kontrak.  Dalam  institusi  pemerintahan,  Pengawas  dapat  diperankan  oleh  Kepala  Dinas/Kantor,  sementara  dalam  institusi akademik, dapat diperankan oleh Pembantu Rektor.    Steering Committee (untuk berikutnya akan disingkat SC) merupakan pihak yang  memiliki  cukup  kewenangan  untuk  mengkoordinasikan  seluruh  end‐user  yang  nantinya  terkena  imbas  atas  hasil  proyek.  End‐user  dapat  berupa  operator  aplikasi  (data‐entry),  staf  pengelola  data  dan  informasi,  staf  pengelola  jaringan  atau  staf  pelaksana  teknis  lainnya.  Tugas  utama  SC  adalah  memfasilitasi  dan  mengakomodasi  kebutuhan  end‐user,  melakukan  prioritisasi  atas  kebutuhan  agar  sejalan  dengan  ruang  lingkup  dan  waktu  penyelesaian  proyek,  serta  mengkomunikasikannya  kepada  Pengawas  dan  Pengembang.  Dalam  institusi  pemerintahan, SC dapat diperankan oleh Kepala BID, sementara dalam institusi  akademik dapat diperankan oleh Kabid Akademik atau Kepala Puskom.    Model struktur tim partisipatif dalam keadaan sesungguhnya akan direalisasikan  ke dalam sebuah bentuk struktur yang sangat spesifik (tidak dapat digeneralisir)  sesuai  dengan  karakteristik  organisasi  itu  sendiri.  Gambar  2  mengilustrasikan  bagaimana model struktur tim partisipatif direalisasikan dalam sebuah struktur  tim  fungsional  yang  dikaitkan  dengan  struktur  organisasi  akademik.  Disebut  struktur tim fungsional adalah seseorang memiliki peran tambahan (selain posisi  jabatan  struktural)  hanya  selama  masa  pengerjaan  proyek.  Dalam  ilustrasi  ini, 

3

Pengawas berkoordinasi dan melaporkan seluruh kegiatannya kepada Pembantu  Rektor 3 Bidang Keuangan. 

   

Gambar 2 Keterkaitan Struktur Tim Fungsional dan Struktural 

Sesudah ditetapkannya struktur tim keseluruhan, perlu dibangun kesepahaman  bersama bagaimana mekanisme dan iklim kerja antar anggota tim guna tercipta  komunikasi  yang  baik  sehingga  meningkatkan  peluang  kesuksesan  proyek  (meminimalkan resiko kegagalan).    B. Mekanisme Kerja    Tergantung  dari  kompleksitas  proyek  TI  yang  dikembangkan,  setiap  proyek  berpotensi  atas  sejumlah  resiko  kegagalan.  Johnson  (1995)  mengungkap  10  penyebab  utama  kegagalan  atau  masalah  dalam  proyek  TI  (diurutkan  mulai  ranking tertinggi hingga terendah), yaitu:  1. Lack of user input  2. Incomplete requirements and specifications  3. Changing requirements and specifications  4. Lack of executive support  5. Technology incompetence  6. Lack of resources  7. Unrealistic expectations  8. Unclear objectives 

4

9. Unrealistic timeframes  10. New technology    Tiga  penyebab  utama  kegagalan  proyek  TI  merupakan  hal‐hal  yang  berkaitan  dengan  End‐User,  yaitu  user  input  (masukan  atau  umpan‐balik  dari  pengguna)  dan  requirements  (spesifikasi  kebutuhan  dari  pengguna).  Fakta‐fakta  ini  cocok  dengan  kondisi  aktual  di  lapangan,  dimana  spesifikasi  yang  diminta  oleh  pengguna  selalu  berkembang  sehingga  mengakibatkan  kemunduran  jadwal  penyelesaian proyek.     Ketiga  penyebab  utama  ini  akan  diatasi  oleh  elemen  SC  dalam  struktur  tim  partisipatif.  Salah  satu  kegiatan  proyek  adalah  forum  diskusi  berkala  yang  difasilitasi  oleh  SC  untuk  mengakomodasi  masukan  dari  end‐user  dan  mengarahkan  permintaan  end‐user  agar  selaras  dengan  misi  proyek  TI.  Sesuai  hasil  riset  McKeen  dan  Guimaraes  (1997),  kegiatan  ini  perlu  dimanfaatkan  sebagai  forum  testing  dan  approval  dari  end‐user  atas  deliverables  dari  Pengembang,  seperti:  format  laporan,  desain  tampilan,  alur  prosedur  penggunaan aplikasi, modul aplikasi. Seluruh masukan dikomunikasikan kepada  pihak  Pengembang  untuk  ditindaklanjuti.  Seringkali  diperlukan  kehadiran  Pengawas  selaku  endorser  maupun  promotor,  serta  kehadiran  Pengembang  selaku narasumber.    Dalam  kondisi  dimana  terdapat  kebutuhan  end‐user  yang  sangat  mendesak  sehingga  diperlukan  perubahan  ruang  lingkup  proyek,  SC  tidak  serta  merta  menyetujui  permintaan  tersebut,  namun  harus  berkonsultasi  dan  meminta  persetujuan Pengawas. Dalam proses ini, Pengawas harus mengambil keputusan  yang sedapat mungkin memuaskan semua pihak (Pengembang dan SC). Apapun  hasil  keputusan  yang  disepakati  bersama,  harus  dikomunikasikan  dengan  baik  kepada end‐user. Hal ini sejalan dengan hasil temuan riset majalah SWA (2007),  bahwa  komunikasi  merupakan  faktor  utama  penentu  keberhasilan  Change  Management.    

5

SC  memegang  peranan  penting  guna  memastikan  seluruh  hasil  proyek  sesuai  dengan  ruang  lingkup  yang  disepakati,  dan  yang  terpenting,  sukses  tidaknya  suatu  proyek.  Menurut  Karlsen  (2005),  sebuah  proyek  disebut  sukses  apabila  sistem  yang  dikembangkan  dapat  berfungsi  sesuai  harapan  serta  mampu  menyelesaikan permasalahan yang ada. Kriteria lainnya, sebuah proyek disebut  sukses jika penggunanya terpuaskan (satisfied users). Dengan demikian, SC dapat  dipandang sebagai sebuah perwakilan user, serta menjadi sumber indikator atas  kesuksesan suatu proyek.    C. Iklim Kerja    Iklim  kerja  perlu  dibangun  dengan  mengedepankan  nilai‐nilai  kultural  yang  mampu  mendorong  terciptanya  kesuksesan  proyek  teknologi  informasi  serta  terwujudnya perubahan sebagai konsekuensi langsung atas setiap implementasi  proyek. Harper dan Utley (2001) telah mengidentifikasi nilai‐nilai kultural yang  selalu  menyertai  kesuksesan  implementasi  proyek  teknologi  informasi.  Nilai‐ nilai tersebut adalah sebagai berikut:  1.  Autonomy  2.  Fairness and trust  3.  Team oriented work  4.  Flexibility  5.  Sharing information freely    End‐user  harus  senantiasa  dipandang  sebagai  subjek,  bukan  objek  atas  implementasi proyek. Dipandang sebagai subjek mengandung makna bahwa end‐ user  tidak  hanya  diminta  untuk  menggunakan  hasil  atas  proyek  (tools),  namun  juga  diberikan  kemandirian  (autonomy)  dalam  memutuskan  bagaimana  tools  tersebut dapat didayagunakan lebih lanjut menurut pandangan mereka sendiri.    Setiap  orang  akan  senang  apabila  pendapat  atau  pandangan  mereka  dihargai  (fairness),  serta  apabila  mereka  diberikan  kepercayaan  yang  cukup  untuk  melakukan  sesuatu  pekerjaan  (trust).  End‐user  harus  dilibatkan  dalam  setiap 

6

proses,  karena  membangkitkan  keyakinan  bahwa  hasil  proyek  merupakan  kontribusi aktif mereka.     Bekerjasama  dalam  sebuah  tim  (team  oriented  work)  dapat  berhasil,  apabila  terdapat  keterbukaan  informasi  yang  cukup  (information  sharing).  Tim  proyek  harus memiliki media dan mekanisme pertukaran informasi yang tepat sehingga  setiap informasi terkait proyek dapat diakses oleh seluruh anggota secara cepat.  Keterbukaan  informasi  ini  penting  karena  dengan  ini  memungkinkan  setiap  anggota  tim  untuk  menilai  dirinya  sendiri  apakah  bagian  pekerjaannya  sudah  terlaksana  dengan  akurat,  efektif  serta  efisien.  Keterbukaan  informasi  ini  pun  menjadi  prasyarat  agar  tim  proyek  senantiasa  fleksibel,  selalu  siap  merespon  apabila diperlukan perubahan di tengah perjalanan proyek.    D. Kesimpulan    Setiap  proyek  teknologi  informasi  perlu  mengadopsi  struktur  tim  yang  partisipatif  ini.  Struktur  ini  perlu  diinformasikan  kepada  stakeholder  proyek  seawal mungkin pada saat penyusunan project plan, serta menentukan siapa saja  pihak yang dipandang tepat untuk tergabung dalam tim tersebut.    Aspek  pembiayaan  merupakan  bagian  yang  tidak  terpisahkan  dari  struktur  tim   partisipatif  ini.  Kontribusi  aktif  dari  setiap  anggota  tim  harus  dihargai,  dan  kebutuhan  atas  pembiayaan  ini  harus  didukung  oleh  stakeholder  proyek.  Dukungan  ini  dapat  berupa  pembiayaan  yang  bersumber  dari  anggaran  yang  terpisah (di luar anggaran proyek), atau pembiayaan ini disertakan menjadi satu  dalam anggaran proyek (telah termasuk dalam nilai kontrak).     Project  manager  perlu  mendiskusikan  keseluruhan  aspek  struktur,  mekanisme  kerja,  bagaimana  mengkondisikan  iklim  kerja  yang  positif  beserta  pembiayaan  bersama  stakeholder  proyek  guna  mendapatkan  dukungannya.  Dalam  keadaan  dimana  dukungan  ini  tidak  tersedia,  project  manager  perlu  menyertakan  ketiadaan dukungan ini sebagai salah satu resiko yang dituliskan dalam subbab  Risk Management di dokumen project plan. 

7

  Project manager juga perlu menyepakati bersama SC di awal proyek bagaimana  kriteria  sukses  suatu  proyek.  Hal  ini  perlu  dilakukan  karena  SC  merupakan  representasi  end‐user  secara  keseluruhan  yang  akan  menentukan  sukses  tidaknya suatu proyek.    E. Referensi    1. Standish Group, “CHAOS 2001: A Recipe for Success”.  2. Johnson,  Jim.  “CHAOS:  The  Dollar  Drain  of  Information  Technology  Failures”, Application Development Trends, January 1995.  3. McKeen,  J. and  Guimaraes, T. Successful Strategies for User  Participation  in Systems Development. Journal of Management Information Systems, 14,  2 (Fall 1997), 133–150.  4. Arief  Adi  Wibowo  dan  Sarah  Agisty.  Riset  Change  Management  2007,  Majalah SWA.  5. Harper, G. R. & Utley, D. R. (2001), 'Organizational Culture and Successful  Information Technology Implementation', Engineering Management  Journal, vol. 13, no. 2, pp. 11‐15.  6. J. T. Karlsen et al. WHAT CHARACTERIZES SUCCESSFUL IT PROJECTS.  International Journal of Information Technology & Decision Making Vol. 4,  No. 4 (2005) 525–540. 

8