Standard Operating Procedures

Standard Operating Procedures

Definisi Rudi M Tambunan: SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemprosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis

Untuk siapa SOP dibuat?  SOP

menjadi pekerjaan.

pedoman

bagi

para

pelaksana

 SOP untuk para karyawan produksi, resepsionis,

office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager.

Kapan SOP disusun?  SOP   



harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial. Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja. Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur.

Siapa yang menyusun SOP? Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:  Penulis SOP (author)  Pelaksana di lapangan (employee)  Pengawas lapangan (supervisor)  Atasan pengawas (manager)

Persiapan SOP  SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki

pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya.  SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

Jenis SOP  Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan

hanya memerlukan sedikit keputusan.  Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten.  Flowcharts yang berisi banyak keputusankeputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

Bentuk SOP  Dokumen tertulis  Diagram atau alur kerja (flow chart)

Standard Operating Procedures:

Kedudukannya dalam Organisasi dan Manajemen

Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam Organisasi untuk Mewujudkan Visi

Controlling

Sumber Daya Organisasi  Sumber Daya Fisik/Alam  Informasi  Sumber Daya Manusia  Modal

Planning & decision making

Organizing

Fungsi-fungsi Manajemen

Dituangkan dalam Prosedur yang dibakukan melalui SOP

Aktivitas

Tujuan Organisasi

Operasi

Efektif

Mewujudkan Visi

Leading

Efisien

Menjalankan Misi

Menyusun SOP yang Efektif

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker) 12

Efektif :  mengerjakan pekerjaan yang benar tepat

atau

Efisien :  mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

SOP yang efektif adalah:  SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan,

dalam menjalankan misi Organisasi, mewujudkan Visi  Memenuhi kriteria manual SOP  Memahami Hambatan-hambatan penyusunan dan implementasi SOP

untuk

dalam

Format SOP       

Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart

Flowchart : diagram alir

 menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur

dan mudah dipahami oleh orang lain  Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis  Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

Flowchart : diagram alir   



Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol-simbol: diagram alir  Dokumen: 

Mulai



Decision:



Proses :





Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-Page Connector Penguhubung Prosedur dalam satu halaman On-Page Connector

 Multidokumen  Kegiatan Manual  Data:  Input Manual:

 Kartu:

Simbol,Bagan Arus Kegiatan Rincian prosedur

 Tampilan

 Sortir

 Penghubung

 Delay

 Penggabungan

 Penguraian

 Arsip Tetap

 Arsip sementara

 Pemaduan

 Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung

 Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah

(berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll

 Alur Garis Penghubung dengan tanda panah

(berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur

Simbol Bagan Arus Penyimpanan  Pita tertanda:

 Penyimpanan Internal

 Data tersimpan/Stored Data

 Disrect Acces Storage

 Disket Magnetik

 Sequential Acces Storage

Contoh Bentuk SOP

Contoh Bentuk SOP

Terima kasih atas perhatiannya