Sow Ready Oct 18.docx

STATEMENT OF WORK SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMA X (SIAX)

JEN DEVELOPER 2018

1. Purpose Proyek ini bertujuan untuk membangun Sistem Informasi Akademik pada SMA X dalam memproses data penilaian yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan peserta didik / wali murid.

2. Backgorund 2.1 Problem, Opportunity, or Directive Statement 2.1.1

Problem 1) Penyajian informasi untuk data siswa dan data nilai membutuhkan waktu yang lama. 2) Adanya kesulitan dalam pengumpulan data siswa karena data-data yang rentan hilang dan tidak tersimpan ke dalam gudang data. 3) Pihak eksekutif sulit mengontrol kinerja pegawai.

2.1.2

Opportunity 1) Adanya sistem informasi akademik. 2) Membangun kegiatan akademik secara cepat dan akurat. 3) Database mempermudah proses data siswa. 4) Pengolahan data siswa menjadi lebih efektif dan efisien

2.2 History Leading to the Project Request Berdasarkan hasil wawancara kepada salah satu staf akademik, maka disimpulkan bahwa perlu adanya sistem informasi akademik pada SMA X untuk meningkatkan kualitas manajamen sekolah. 2.3 Project Goal and Objective Terbangunnya sebuah sistem informasi akademik pada SMA X. 2.4 Product Description Sistem usulan yang akan diterapkan mampu melakukan kegiatan sebagai berikut. 1) Siswa memberikan form biodata siswa kepada bagian staff tata usaha yang kemudian di input ke sistem, setelah itu ducetak dan direkap kemudiam diberikam kepada kepala sekolah. 2) Karyawan/ guru memberikan form biodata karyawan kepada staff tata usaha, kemudian di input ke sistem, setelah itu dicetak dan direkap kemudian diberikan kepada kepala sekolah. 3) Penilaian Siswa. Siswa mengerjakan tugas yang kemudian tugas tersebut diberikan kepada guru. Guru tersebut mengoreksi, kemudian hasil koreksi di input ke sistem.

Setelah semua nilai di input wali kelas akan mencetak raport untu diberikan kepada wali murid. 4) Pembuatan Jadwal. Wakil kurikulum menyusun jadwal sekolah, kemudian diberikan kepada staff tata usaha untuk di input ke sistem. Wali kelas dan siswa dapat melihat langsung informasi jadwal belajar mengajar tersebut. 5) Informasi SPP. Staff tata usaha memasukan informasi terakhir pembayaran ke dalam sistem. Infromasi tenggat pembayaran SPP akan diterima oleh wali murid pada awal bulan.

3. Scope Cakupan Sistem Informasi Akademik pada SMA X meliputi proses bisnis data siswa, data karyawan, penilaian siswa, pembuatan jadwal, dan informasi SPP. Proses akademik terbatas pada kegiatan akademik dan pembuatan laporan yang disajikan untuk kepala sekolah saja, tidak termasuk pemberian raport kepada wali murid. Desain dan arsitektur detail sistem ini harus mempertimbangkan skalabilitas, reabilitas availabilitas dan keamanan sistem secara proporsonal. 3.1 Stakeholder 1) Karyawan/ guru 2) Siswa 3) Wali murid 4) Kepala sekolah 5) Staff Tata Usaha 3.2 Processes 1) Pengumpulan data dan informasi pendukung. Semua data terkait (dokumen, laporan, sistem/prosedur, catatan, data-data lainnya) dikumpulkan untuk dikembangkan dan digunakan dalam melakukan analisis sistem. 2) Analisis sistem. Identifikasi hambatan, permasalahan, dan kebutuhan pemakai. 3) Desain sistem. Membuat rancangan sistem ke dalam sebuah model (prototype) dan dikonsultasikan kepada calon pemakai sistem. 4) Programming.

Pemrograman terhadap model (prototype) yang telah disepakati calon pemakai sistem. 5) Implementasi sistem. Menerapkan sistem yang telah dibuat. 6) Pelatihan/ tutorial Pelatihan bagi pemakai sistem yang telah dibuat. 7) Pemeliharaan Melakukan monitoring terhadap sistem agar tetap bekerja maksimal 8) Dokumentasi Mengumpulkan semua dokumen – dokumen pembuatan sistem

3.3 Locations Lokasi proyek adalah di SMA X terutama pada bagian akademik.

4. Project Approach 4.1 Technical Approach Metode pengembangan sistem yang akan digunakan dalam proyek ini adalah menggunakan metode berorientasi objek dan pengembangan Rapid Application Development (RAD). RAD memiliki tahapan-tahapan berikut : a. Requirement Planning Pada tahap ini, user dan analyst mengadakan pertemuan untuk melakukan identifikasi tujuan dari sistem dan melakukan identifikasi kebutuhan informasi untuk mencapai tujuan. b. Workshop Design Pada tahap ini adalah melakukan proses desain dan melakukan perbaikan-perbaikan apabila masih terdapat ketidaksesuaian desain antara user dan analyst. c. Implementation Setelah program selesai, maka dilakukan proses pengujian terhadap program tersebut apakah terdapat kesalahan atau tidak sebelum diterapkan pada suatu organisasi. Dalam metode pengembangan sistem ini menggunakan notasi UML (Unified Modelling Languange). Diagram yang digunakan dalam penelitian adalah Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram. Tools yang digunakan yaitu bahasa pemograman PHP, MySQL sebagai database,

dan Unified Modelling Language (UML) sebagai alat bantu pendeskripsian dan desain sistem.

4.2 Deliverables Keluaran proyek ini adalah : 1) Terbangunnya suatu Sistem Informasi Akademik pada SMA X sehingga dapat membantu kegiatan akademik sekolah. 2) Database yang dibuat mempermudah proses data siswa meliputi absensi, penilaian, biodata, jadwal dan data karyawan meliputi penilaian, jadwal dan kelas. 3) Rancang bangun dapat dimanfaatkan oleh sekolah dalam mengolah data siswa dan guru menjadi lebih efektif dan efisien.

5. Managerial Approach 5.1 Team-building Considerations Alasan Pembentukan Tim, yaitu karena setiap orang mempunyai tugas yang berbedabeda, sehingga dibentuk tim yan terdiri dari : 1) Seorang Project Manager yang bertugas untuk mengatur budget dan jadwal, melakukan risk analysis, dan memastikan proyek bisa selesai tepat waktu. 2) Seorang System Analyst yang bertugas untuk menemukan masalah dan memberikan solusi, dan membuat desain sistem yang memenuhi requirement. 3) Seorang Database Designer yang bertugas untuk merancang Desain Conceptual / Logical Database dan merancang desain database secara fisik. 4) Seorang Interface Designer yang bertugas untuk mendesain user interface dan mendiskusikannya dengan penganalisis sistem dan programmer tentang maksud desain aplikasi yang dibuat. 5) Seorang Programmer yang bertugas menulis kode program atau merealisasikan desain sistem. 6) Seorang System Administator yang bertugas untuk menjaga keamanan & kontinuitas jaringan sistem yang digunakan. 5.2 Manager and Experience Dalam proyek ini dibutuhkan manager yang berpengalaman,dimana tugas dari manager dalam proyek ini adalah : 1) Menjadwalkan proyek, manajer bertugas untuk merencanakan pelaksanaan proyek

agar proyek dapat selesai tepat waktu.

2) Mengimplementasikan rencana proyek, setelah membuat perencanaan, tugas manajer

selanjutnya adalah mengimplementasikan perencanaan proyek tersebut di lapangan. 3) Mengontrol kerja sampai selesai, Seorang manajer harus dapat mengontrol semua

pekerjaan proyek hingga selesai dan menjaga serta mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana. 4) Membina hubungan kooperatif, manajer bertanggung jawab untuk membina hubungan

kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical. 5) Melakukan inovasi, seorang manajer juga bertugas melakukan inovasi untuk merespon

peluang dan ancaman yang tak terduga. 6) Memperkirakan Durasi Tugas, Teknik memperkirakan durasi tugas

a. Optimistic Duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas. b. Pessimistic Duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas. c. Expected Duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. d. Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan. 7) Menentukan Ketergantungan Antar tugas

Empat tipe ketergantungan antar tugas : a. Finish-to-Start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain. b. Start-to-Start (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain. c. Finish-to-Finish (FF) – Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan. d. Start-to-Finish (SF) – Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain. 8) Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat

dalam perencanaan. Manajer proyek harus mampu mengelola perubahan dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan. Sumber-sumber daya memiliki kategorikategori berikut a. Orang b. Layanan c. Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan d. Persediaan barang dan material

e. Uang 9) Mengarahkan Usaha Tim

Salah satu dimensi terpenting mengarahkan usaha tim adalah pengawasan sumber daya manusia. 10) Memonitor dan Mengontrol Perkembangan

Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran. Jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya. 11) Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek

Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi. 5.3 Training Requirements Dalam proyek ini SDM yang menggunakan aplikasi yang dibuat harus mengetahui cara mengoperasikan komputer,sehingga dapat menggunakan aplikasi yang dibuat. 5.4 Meeting Schedules Tanggal

Kegiatan

20 September 2018

Melakukan rapat

25 September 2018

Menganalisis kebutuhan perusahaan

30 September 2018

Merancang desain aplikasi dengan tim

30 November 2018

Memperlihatkan program yang hampir selesai dibuat kepada perusahaan

5 Desember 2018

Menguji program yang dibuat, apakah sesuai dengan keinginan perusahaan

20 Desember 2018

Menyerahkan program yang selesai dibuat/ jadi kepada perusahaan

6. Constraints 6.1 Start Date and Deadlines Waktu pengerjaan proyek ini adalah 3 bulan, terhitung sejak tanggal 20 September 2018 hingga 20 Desember 2018. 6.2 Budget Constraints

A. Rincian Biaya Gaji Pengembang Sistem Informasi Sumber Daya Project Manager

Rp

21.000.000

System Analyst

Rp

10.000.000

Database Designer

Rp

5.000.000

Interface Designer

Rp

3.000.000

Programmer

Rp

5.000.000

System Administrator

Rp

3.000.000

TOTAL BIAYA GAJI PENGEMBANGAN

Rp 47.000.000

B. Rincian Biaya Pengembangan dan Implementasi Sistem System Development Analisa Sistem

Rp

5.000.000

Desain Database Sistem

Rp

3.000.000

Desain Interface Sistem

Rp

2.000.000

Koding dan Testing

Rp

3.000.000

Dokumentasi Sistem

Rp

1.000.000

Pembuatan Manual Sistem

Rp

2.000.000

Sub Total Biaya Sistem Development

Rp 16.000.000

Workshop (Pelatihan) Sewa LAbCom Rp 250.000 x 4 Hari x 10 PC

Rp

1000.000

Biaya Modul Pelatihan 10 Orang x Rp 10.000

Rp

100.000

Konsumsi 10 Orang x Rp 15.000

Rp

150.000

Rp 200.000 x 2 Orang x 4 Hari

Rp

1.600.000

Sub Total Pelatihan

Rp

Biaya Pemateri :

2.950.000

Anggaran Rapat Rapat Pembukaan (1 kali x 10 Orang x Rp 50.000)

Rp

500.000

Rapat Pertemuan Tim Proyek (3 kali x 6 Orang x Rp 100.000)

Rp

1.800.000

Rapat Penutupan (1 kali x 10 Orang x Rp 50.000)

Rp

500.000

Sub Total Rapat

Rp

2.800.000

Konsumsi Rapat 1 kali rapat x Rp 80.000 x 10 Orang

Rp

800.000

3 kali rapat x Rp 25.000 x 6 Orang

Rp

450.000

Sub Total Konsumsi Rapat

Rp

950.000

TOTAL BIAYA PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

Rp 23.000.000

TOTAL BIAYA PROYEK

Rp 70.000.000

7. Rough Order of Magnitude (ROM) (or Ballpark) Estimate) 7.1 Schedule

7.2 Budget A. Rincian Biaya Gaji Pengembang Sistem Informasi Sumber Daya Project Manager

Rp

21.000.000

System Analyst

Rp

10.000.000

Database Designer

Rp

5.000.000

Interface Designer

Rp

3.000.000

Programmer

Rp

5.000.000

System Administrator

Rp

3.000.000

TOTAL BIAYA GAJI PENGEMBANGAN

Rp 47.000.000

B. Rincian Biaya Pengembangan dan Implementasi Sistem System Development Analisa Sistem

Rp

5.000.000

Desain Database Sistem

Rp

3.000.000

Desain Interface Sistem

Rp

2.000.000

Koding dan Testing

Rp

3.000.000

Dokumentasi Sistem

Rp

1.000.000

Pembuatan Manual Sistem

Rp

2.000.000

Sub Total Biaya Sistem Development

Rp 16.000.000

Workshop (Pelatihan) Sewa LAbCom Rp 250.000 x 4 Hari x 10 PC

Rp

1000.000

Biaya Modul Pelatihan 10 Orang x Rp 10.000

Rp

100.000

Konsumsi 10 Orang x Rp 15.000

Rp

150.000

Rp 200.000 x 2 Orang x 4 Hari

Rp

1.600.000

Sub Total Pelatihan

Rp

Biaya Pemateri :

2.950.000

Anggaran Rapat Rapat Pembukaan (1 kali x 10 Orang x Rp 50.000)

Rp

500.000

Rapat Pertemuan Tim Proyek (3 kali x 6 Orang x Rp 100.000)

Rp

1.800.000

Rapat Penutupan (1 kali x 10 Orang x Rp 50.000)

Rp

Sub Total Rapat

Rp

500.000 2.800.000

Konsumsi Rapat 1 kali rapat x Rp 80.000 x 10 Orang

Rp

800.000

3 kali rapat x Rp 25.000 x 6 Orang

Rp

450.000

Sub Total Konsumsi Rapat

Rp

950.000

TOTAL BIAYA PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

Rp 23.000.000

TOTAL BIAYA PROYEK

Rp 70.000.000

8. Conditions of Satisfaction 8.1 Success Criteria 1) Aplikasi mempercepat proses akademik pada SMA X. 2) Aplikasi berbasis web. 3) Proyek tidak overbudget. 8.2 Assumptions 1) Kegiatan pendataan siswa menjadi lebih cepat. 2) Database mempermudah proses kegiatan akademik. 3) Pengolahan data kepegawaian menjadi lebih efektif dan efisien. 8.3 Risks 1) Waktu untuk pengerjaan proyek tidak sesuai dari jadwal yang ada pada Project Management Plan 2) Terjadinya miskomunikasi dengan stakeholder proyek karena jarangnya berkomunikasi dengan stakeholder proyek 3) Terjadinya konflik antar sesama anggota tim developer yang dapat menghambat pengerjaan proyek 4) Kualitas aplikasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan standar yang ada di Quality Management 5) Terjadinya overbudget