Sop Surat Menyurat Dinas Pertambangan Esdm.xls

Matriks Identifikasi SOP Instansi: Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral Unit Eselon I: Unit Eselon II : Kepala Dinas Unit Eselon III: Sekretaris Unit Eselon IV: Kasubbag Kepegawaian No

Tugas

Fungsi

Sub Fungsi (Kegiatan)

Out Put (Final)

Aspek (Kegiatan)

Judul (final ) SOP

1

2

3

4

5

6

7

1. Pengelolaan urusan administrasi umum, d. Mengurus surat masuk dan perlengkapan dan peralatan, keluar di lingkungan Dinas kerumahtanggaan, kepegawaian, Pertambangan, Energi dan hukum dan perundang-undangan serta Sumber Daya Mineral ketatalaksanaan dan pelayanan administrasi di lingkungan Dinas Pertambangan, energi dan Sumber daya mineral

1.

Menginstruksikan kepada bawahan untuk mengagendakan surat masuk dan keluar

2.

Membuat lembar disposisi surat masuk yang disiapkan oleh pemroses data kepegawaian

3.

Menyampaikan surat masuk kepada Subbag Kepegawaian, diteruskan kpd Sekretaris utk di paraf dan utk selanjutnya diberikan disposisi atau arahanoleh kepala Dinas.

Pelayanan surat masuk dan surat keluar

Pelayanan

Pelayanan Surat Masuk

LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI LANGKAH/AKTIVITAS/PROSEDUR A. Data Kegiatan 1

Nama SOP

:

Penyusunan DUK

2

Jenis Kegiatan

:

Rutin

3

Penanggung Jawab a. Produk

:

Sekretaris

b. Kegiatan

:

Kasubbag Umum Kepegawaian

Scope/Ruang Lingkup

:

Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

Nama Kegiatan

:

Penyusunan data DUK

Langkah Awal

:

Sekretaris menugaskan Kasubbag.Umum dan Kepegawaian untuk mempersiapkan DUK

Langkah Utama

:

Pengadminstrasian Umum mengumpulkan data pegawai untuk penyusunan Pertambangan,Energi dan Sumber Daya Mineral

Langkah Akhir

:

Pengadminstrasian Umum mendokumentasikan DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

1

Sekretaris menugaskan Kasubbag. Kepegawaian untuk mempersiapkan data DUK di lingkungan Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

2

Kasubbag. Kepegawaian memerintahkan Pengadministrasi Umum untuk mengumpulkan data dan menyusun data DUK Pegawai Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

3

Pengadministrasi Umum mengumpulkan data dan Menyusun DUK dan menyerahkan kepada Kasubbag Kepegawaian

4

Kasubbag Kepegawaian menyerahkan konsep DUK kepada Sekretaris memeriksa konsep DUK kepada Kepala Dinas. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Kepala Dinas jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubbag. Kepegawaian untuk diperbaiki

5

Sekretaris memeriksa konsep DUK jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Kepala Dinas jika tidak setuju mengembalikan kepada kasubbag kepegawaian untuk diperbaiki

6

Kepala Dinas memeriksa Draf Final DUK. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Sekretaris. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Sekretaris untuk diperbaiki

7

Sekretaris menyerahkan DUK kepada Kasubbag Kepegawaian untuk didokumentasikan

8

Kasubbag. Kepegawaian memerintahkan Pengadministrasi Umum untuk mendokumentasikan data DUK

9

Pengadministrasi Umum mendokumentasikan DUK

4

B. Identifikasi Kegiatan

DUK PNS di lingkungan

Dinas

C. Identifikasi Langkah Langkah Awal

Langkah Utama

Langkah Akhir

:

:

LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI LANGKAH/AKTIVITAS/PROSEDUR A. Data Kegiatan 1

Nama SOP

:

Pembuatan/penyusunan Peraturan Bupati tentang rincian tugas pokok dan fungsi Jabatan Struktural dan fungsional SKPK Gayo Lues.

2

Jenis Kegiatan

:

Penugasan

3

Penanggung Jawab a. Produk

:

Sekretaris Daerah

b. Kegiatan

:

Kepala Bagian Organisasi

Scope/Ruang Lingkup

:

Bagian Organisasi

Nama Kegiatan

:

Pembuatan/penyusunan peraturan bupati tentang rincian tugas pokok dan fungsi Jabatan Struktural dan fungsional SKPK Gayo Lues.

Langkah Awal

:

Kabag. Organisasi menugaskan Kasubbag. Kelembagaan unuk menyusun draf peraturan bupati tentang rincian tugas pokok dan fungsi jabatan struktural dan fungsional umum SKPK Gayo Lues

Langkah Utama

:

Kasubbag. Kelembagaan menyiapkan draft peraturan bupati untuk diperiksa oleh Kabag. Organisasi dan divalidasi oleh Kabag. Hukum serta diparaf oleh Asisten administrasi dan Umum, Sekretaris Daerah dan ditandatangani Bupati untuk selanjutnya diundangkan.

Langkah Akhir

:

Pengumpul dan pengolah data mendokumentasi dan mendistribusikan peraturan bupati yang telah diundangkan kepada pihak yang membutuhkan dan SKPK terkait.

4

B. Identifikasi Kegiatan

C. Identifikasi Langkah

Langkah Awal

Langkah Utama

:

:

1

Kabag. Organisasi menugaskan Kasubbag. Kelembagaan unuk menyusun draf peraturan bupati tentang pembentukan susunan organisasi dan tata kerja perangkat daerah.

2

Kasubbag. Kelembagaan menginstruksi pengumpul dan pengolah data untuk menyiapkan bahan peraturan perundang-undangan terkait penyusunan peraturan bupati sekaligus menelaah dan mengkoreksi anjab/ABK dan konsep qanun yang diajukan SKPK.

3

Pengumpul dan Pengolah data mengumpulkan bahan peraturan perundang-undangan terkait penyusunan qanun dan menyampaikan kepada Kasubbag. Kelembagaan beserta hasil telaahan dan koreksi anjab/ABK dan konsep qanun yang diajukan SKPK.

4

Kasubbag. Kelembagaan menyusun konsep naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK sesuai kebutuhan organisasi dan ketentuan perundang-undangan dan menyerahkannya kepada operator komputer untuk siapkan dalam bentuk naskah dinas qanun.

5

Operator Komputer melakukan pengetikan konsep naskah dinas qanun tentang pembentukan SOTK SKPK dan menyampaikannya kepada Kasubbag. Kelembagaan untuk dikoreksi.

6

Kasubbag. Kelembagaan mengkoreksi draft naskah dinas qanun tentang pembentukan SOTK SKPK sesuai ketentuan tata cara penyusunan naskah dinas untuk selanjutnya disampaikan kepada Kabag. Organisasi bila sesuai ketentuan penulisan dan mengembalikan kepada operator komputer untuk diperbaiki bila belum sesuai ketentuan.

7

Kabag. Organisasi memeriksa draft naskah dinas qanun tentang pembentukan SOTK SKPK sesuai kebutuhan organisasi dan ketentuan perundangan-undangan untuk selanjutnya menyampaikan kepada Kabag. Hukum untuk divalidasi apabila disetujui dan mengembalikannya kepada Kasubbag. Kelembagaan untuk diperbaiki bila belum disetujui.

8

Kabag. Hukum memvalidasi draft naskah dinas qanun tentang pembentukan SOTK SKPK sesuai ketentuan perundang-undangan dan menyampaikan kepada Ketua DPRK atas nama Bupati untuk dilakukan pembahasan apabila telah valid. Mengembalikan draft naskah dinas qanun tersebut kepada Kabag. Organisasi untuk diperbaiki bila belum valid.

9

Ketua DPRK menyelenggarakan pembahasan draft naskah dinas qanun tentang pembentukan SOTK SKPK sesuai ketentuan perundang-undangan dan kebutuhan daerah dalam rangka efektifitas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dan menyampaikan naskah qanun tersebut kepada Bupati melalui Kabag. Hukum untuk disahkan setelah disetujui.

10 Kabag. Hukum membubuhkan paraf pada sebelah kiri nama pejabat yang menandatangani naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK berikut halaman sebelumnya pada sudut kanan bawah dan menyampaikan naskah qanun tersebut kepada Kabag. Organisasi untuk diparaf pejabat lain. 11 Kabag. Organisasi menyampaikan naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK yang telah diparaf secara koordinasi oleh Kabag. Hukum kepada Asisten Administrasi dan Umum untuk dibubuhi paraf lanjutan. 12 Asisten Administrasi dan Umum membubuhkan paraf sesuai arah jarum jam dari paraf Kabag. Hukum naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK dan menyampaikan naskah qanun tersebut kepada Sekretaris Daerah untuk dibubuhi paraf lanjutan.

13 Sekretaris Daerah membubuhkan paraf sesuai arah jarum jam dari paraf Asisten Administrsi dan Umum naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK dan menyampaikan naskah qanun tersebut kepada Bupati untuk ditandatangani. 14 Bupati menandatangani naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK dan menyampaikan naskah qanun tersebut kepada Kabag. Organisasi melalui Sekretaris Daerah untuk diundangkan dengan diberikan nomor dan dicatat kedalam lembaran daerah. 15 Kabag. Organisasi menyampaikan naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK yang telah ditandatangani Bupati kepada Kabag.Hukum untuk diundangkan dengan memberikan nomor dan dicatat kedalam lembaran daerah. 16 Kabag. Hukum mengundangkan naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK dengan memberikan nomor dan mencatatkannya kedalam lembaran daerah untuk selanjutnya menyerahkan kembali naskah qanun tersebut kepada Kabag. Organisasi. 17 Kabag. Organisasi menyampaikan naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK yang telah diundangkan kepada Kasubbag. Kelembagaan untuk didokumentasikan dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan dan SKPK yang bersangkutan. 18 Kasubbag. Kelembagaan menyampaikan naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK yang telah diundangkan kepada Pengumpul dan Pengolah data untuk didokumentasikan dan didistribusikan kepada pihakpihak yang membutuhkan dan SKPK yang bersangkutan. Langkah Akhir

19 Pengumpul dan Pengolah Data mendokumentasikan dan mendistribusikan naskah qanun tentang pembentukan SOTK SKPK yang telah diundangkan kepada pihak-pihak yang membutuhkan dan SKPK yang bersangkutan.

Prosedur No.

Kegiatan

1

Sekretaris menugaskan Kasubbag. Kepegawaian untuk mempersiapkan DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

2

3

4

5

6

Sekretaris

Pelaksana Pengadministrasi Kasubbag an Umum

Kelengkapan

Waktu

Disposisi

15 menit

Disposisi

15 menit

Data Pegawai Dinas Pertambangan, ESDM

2 jam

Konsep DUK Dinas Pertambangan, ESDM

2 jam

Konsep DUK Dinas Pertambangan, ESDM

2 jam

Draft DUK

1 jam

X

Pengadministrasi Umum mengumpulkan data dan membuat DUK dan menyerahkan kepada Kasubbag Kepegawaian

X

Kasubbag Kepegawaian menyerahkan daftar DUK kepada Sekretaris memeriksa DUK kepada Kepala Dinas. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Kepala Dinas jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubbag. Kepegawaian untuk diperbaiki

Kepala Dinas memeriksa Draf Final DUK. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Sekretaris. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Sekretaris untuk diperbaiki

Kepala Dinas

X

Kasubbag. Kepegawaian memerintahkan Pengadministrasi Umum untuk mengumpulkan data dan Membuat DUK di Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

Sekretaris memeriksa DUK jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Kepala Dinas jika tidak setuju mengembalikan kepada kasubbag kepegawaian untuk diperbaiki

Mutu Baku

X

X

X

7

8

9

Sekretaris menyerahkan DUK kepada Kasubbag Kepegawaian untuk didokumentasikan Kasubbag. Kepegawaian memerintahkan Pengadministrasi Umum untuk mendokumentasikan DUK

Pengadministrasi Umum mendokumentasikan DUK

DUK

10 menit

DUK

10 menit

DUK

15 menit

X X X

Mutu Baku Output Disposisi

Disposisi

Bahan DUK Dinas Pertambangan, ESDM

Konsep DUK, disposisi

Draf DUK

DUK

Keterangan

Disposisi

Disposisi

DUK

Prosedur Penyusunan DUK - Distamben Pelaksana No.

1

2

3

4

Kegiatan

Kasubag Kepegawaian

Sekretaris

Pengadministrasi Umum

Mutu Baku Kepala Dinas

Kelengkapan

Waktu

Menugaskan Kasubbag. Kepegawaian untuk mempersiapkan bahan DUK Pegawai Dinas Pertambangan, ESDM

Disposisi

15 menit

Memerintahkan Pengadministrasi Umum untuk mengumpulkan data dan Membuat DUK Pegawai Dinas Pertambangan, ESDM Mengumpulkan data dan Membuat DUK dan menyerahkan kepada Kasubbag Kepegawaian

Disposisi

15 menit

DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

2 jam

Menyerahkan konsep DUK kepada Sekretaris memeriksa konsep DUK kepada Kepala Dinas. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Kepala Dinas jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubbag. Kepegawaian untuk diperbaiki.

Konsep DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

2 jam

Konsep DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

2 jam

Draft DUK

1 jam

DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

10 menit

tidak

5

6

7

Memeriksa konsep DUK jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Kepala Dinas jika tidak setuju mengembalikan kepada kasubbag kepegawaian untuk diperbaiki

Memeriksa Draf Final DUK. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Sekretaris. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Sekretaris untuk diperbaiki Menyerahkan DUK kepada Kasubbag Kepegawaian untuk didokumentasikan

ya

tidak

ya

Memerintahkan Pengadministrasi Umum untuk mendokumentasikan DUK

DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

10 menit

Mendokumentasikan DUK

DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

15 menit

8

9

Mutu Baku Output Disposisi

Disposisi

Bahan DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral Konsep DUK, disposisi

Draf DUK

DUK

Disposisi

Keterangan

Disposisi

DUK Dinas Pertambangan, Energi dan Sumber Daya Mineral

PEMERINTAH KABUPATEN ACEH SELATAN

Nomor SOP

01/SOP/DISTAMBEN/2014

Tanggal Pembuatan

12 November 2014

Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh

12 November 2015 (Rencana revisi) 01 Desember Kepala DISTAMBEN

DINAS PERTAMBANGAN, ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL SEKRETARIAT

Judul SOP

SYAMSULIJAR NIP. Penyusunan Data Urut Kepangkatan (DUK)

Dasar Hukum Undang--undang Perbup No. 11 Tahun 2010

Kualifikasi pelaksana Memahami Peraturan Perundang-undangan tentang kepangkatan PNS Klasifikasi golongan kepangkatan PNS

Keterkaitan SOP Teknis Pengadministrasian Umum SOP Teknis Caraka

Peralatan/perlengkapan Komputer dan perlengkapannya Petunjuk Teknis Penyusunan DUK Formulir isian DUK

Peringatan

Pencatatan dan pendataan Filling Kabinet Buku Agenda Map Plastik File Komputer

Proses pembuatan DUK paling lambat 1 (satu) hari kerja terhitung setelah perintah Kasubbag Kepegawaian