Sop Surat Masuk.docx

PENANGANAN SURAT MASUK

SOP

No. Dokumen

:

No. Revisi

:

Tanggal Terbit

:

Halaman

: 1/2

UPTD PUSKESMAS PELABUHAN SAMBAS

EDWIN S. ARITONANG NIP. 19840423 200604 1 002

1. Pengertian

Surat masuk adalah setiap kertas atau sesuatu yang tercetak yang dibuat oleh instansi/pihak luar organisasi Puskesmas yang ditujukan kepada Puskesmas dengan maksud menyampaikan informasi yang dapat berupa pemberitahuan, permintaan, perintah ataupun laporan.

2. Tujuan

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk menangani surat masuk dari instansi/pihak di luar organisasi Puskesmas sehingga dapat segera terkelola dengan baik sesuai yang dimaksud dari isi surat.

3. Kebijakan

Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 445/009/TAHUN 2018 tentang Kewajiban Menjalankan Tertib Administrasi Dalam Penyelenggaraan Pelayanan, Program dan Manajemen UPTD Puskesmas Pelabuhan Sambas.

4. Referensi

1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat. 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas.

5. Prosedur

1. Alat : a. Bolpoin/Pulpen b. Buku Agenda Surat Masuk 2. Bahan : a. Lembar Disposisi

6. Langkahlangkah

1. Petugas Tu menerima surat, meneliti, menyortir surat (penting, segera, rahasia dan biasa). 2. Petugas Tu membaca dengan teliti dan menentukan arah secara tepat kepada unit mana yang berwenang mengenai surat itu. 3. Petugas Tu mencatat identitas surat dalam lembar disposisi. 4. Petugas Tu menyampaikan surat yang telah di catat di lembar disposisi kepada kasubag TU untuk memberitahukan surat masuk kepada pimpinan Puskesmas. 5. Kasubag Tu menyampaikan surat kepada pimpinan Puskesmas. 6. Pimpinan Puskesmas mempelajari surat dan mengisi/mendisposisi untuk penyelesaiannnya kepada staf/pelaksana. 7. Kasubag Tu mengambil kembali surat yang telah didisposisi oleh pimpinan Puskesmas, kemudian menyampaikan surat yang telah didisposisi kepada staf/pelaksana yang dituju. 8. Kasubag Tu mengembalikan surat yang telah ditindaklanjuti kepada petugas TU. 9. Petugas Tu mencatat identitas surat dalam buku agenda surat masuk. 10. Petugas Tu mengarsipkan surat masuk ke dalam pakar/tempat arsip yang telah ditentukan.

Diagram Alir

FLOW CHART Menerima surat masuk

Menentukan tujuan surat masuk

Mencatat di lembar disposisi

Memberitahukan surat masuk ke Kasubag Tu Menyampaikan surat masuk ke Kapus

Kapus mengisi/mendisposisi surat

Menindaklanjuti surat kepada staf/pelaksana yang dituju

Mengembalikan surat ke petugas Tu

Mencatat surat masuk ke buku agenda

Mengarsipkan

7. Hal-hal

Ketepatan proses penanganan surat masuk

8. Unit Terkait

Seluruh unit dan program UPTD Puskesmas Pelabuhan Sambas

yang perlu diperhatikan

9. Dokumen Terkait

10. Rekam perubahan

1. Buku agenda surat masuk 2. Lembar disposisi

historis No

Yang diubah

Isi perubahan

Tanggal mulai dilakukan