Sitem Informasi Akuntansi Utang Makalah.docx

TINJAUAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTASI PENCATATAN UTANG DAGANG PADA PT. AMTEK ENGINEERING BATAM Dosen Pembimbing : Firdaus Hamta, SE, M,SI

Disusun Oleh: 1. Hokti Susilawati

17.10.0.068

2. Nanditta Maharani Putri

17.10.0.093

3. Raja Julian

17.10.0.102

4. Sila

17.10.0.103

5. Yanti Febrian

17.10.0.069

6. Yulvia Asliana Bulu Dihe

17.10.0.093

FAKULTAS EKONOMI AKUNTANSI UNIVERSITAS RIAU KEPULAUAN 2018//2019

KATAPENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Sistem Informasi Akuntansi I bertema “Pencatatan Utang pada PT. Amtek Engineering Batam”. Penyusunan makalah ini didasarkan atas pemenuhan tanggung jawab tugas dan ditujukan sebagai informasi berdasarkan dengan judul yang telah diberikan. Makalah ini dapat terselesaikan tepat waktu atas bimbingan dari Bapak, selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi I. Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini dengan baik.

Batam, 12 Desember 2018

Penyusun

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Batam merupakan salah satu pusat industri yang berada di Indonesia.Hal ini

disebabkan letak Batam yang sangat strategis yaitu berdekatan dengan Negara Singapura dan Negara Malaysia sehingga banyak investor yang tertarik untuk menanamkan modalnya pada perusahaan yang berada di Batam.Untuk melakukan transaksi antar perusahaan, kebanyakan perusahaan di Batam melakukan transaksi secara kredit (utang).Tujuan dilakukan transaksi secara kredit ini adalah untuk pemasok yaitu semakin menarik perusahaan untuk menjadi pelanggannya, karena perusahaan bisa membeli barang tanpa harus menyediakan uang tunai terlebih dahulu. selain bisa membeli barang tanpa harus menyediakan uang tunai terlebih dahulu, perusahaan tersebut juga bisa menggunakan dana yang seharusnya dipakai untuk membeli barang dagangan atau barang produksi ke transaksi yang lebih penting lagi. Utang menurut jangka waktunya dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu utang lancar (utang yang jangka pelunasannya satu tahun atau kurang dari satu tahun) dan utang jangka panjang (utang yang jangka pelunasannya lebih dari satu tahun). Salah satu contoh utang jangka pendek adalah utang yang timbulnya disebabkan oleh transaksi pembelian barang maupun jasa secara kredit kepada pemasok yang dilakukan oleh perusahaan. Supaya lebih menarik pemasok juga menyediakan termin pembayaran atas transaksi yang dilakukan secara kredit.Untuk setiap termin pembayaran yang diberikan pemasok berbeda-beda.Ada utang yang harus dilunasi dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari, 60 (enam puluh) hari dan ada jugayang harus dilunasi dalam jangka waktu 90 (Sembilan puluh) hari. Dengan adanya termin-termin tersebut perusahaan dapat memperkirakan utang mana yang harus dibayar dalam jangka waktu dekat dan utang mana yang jangka pelunasannya masih lama sehingga utang-utang yang beredar terkontrol dengan baik.

Hal yang harus diperhatikan dalam pengelolahan utang adalah pengakuan dan pencatatan utang tersebut. Pencatatan utang dagang harus dilakukan dengan prosedur yang efektif, efisien, dan tepat agar pengelolahan utang dagang tidak merugikan perusahaan demikian juga jika ada retur dan potongan pembelian. Untuk menjalankan usahanya, PT Amtek Engineering Batam melakukan sebagian transaksi pembelian barang maupun jasa secara kredit kepada pemasoknya untuk mendukung kelangsungan usahanya. Transaksi secara kredit ini seperti pembelian peralatan dan perlengkapan kantor, pembelian barang produksi maupun pemakaian jasa untuk perbaikan peralatan kantor dan produksi kepada pemasoknya. PT Amtek Engineering Batam memiliki banyak pemasok di dalam Negeri maupun diluar Negeri. Untuk pengelolaan utang dagang PT Amtek Engineering Batam memiliki department yang menangani utang dagang, seperti pencatatan dan pelunasannya ditangani oleh finance department yaitu bagian Account Payable. Hal ini dilakukan supaya penanganan utang dagang menjadi efektif dan efisien. Walaupun demikian masih ada berbagai masalah yang timbul, seperti perbedaan kuantitas yang terdapat pada invoice dari vendor dengan purchase order yang diterbitkan oleh perusahaan. Selain itu masih ada ketidakcocokan lain antara invoice dan purchase order seperti kesalahan pengetikan kata. Untuk menangani kasus-kasus yang terjadi maka bagian Account Payable pada finance department akan melaporkan kepada buyer pada purchasing department atau langsung mengubungi pemasok yang bersangkutan untuk mendapat data yang benar. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “ANALISIS PENCATATAN UTANG PADA PT AMTEK ENGINEERING BATAM”. 1.2

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka Penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam. 2. Apakah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam telah berjalan efektif.

1.3 Batasan Masalah Agar penelitian ini dapat lebih terfokus, maka Penulis memberikan batasan 1. Batasan Data Data yang akan digunakan dalam penelitian ini yaitu data yang terkait dengan pencatatan utang dagang oleh bagian account payable selama bulan Februari 2012 sampai dengan bulan April 2012. 2. Batasan Lapangan Pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan di PT Amtek Engineering Batam pada Finance Department bagian Account Payable. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu: 1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam. 2. Untuk mengetahui apakah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam telah berjalan dengan efektif. 1.5

Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak antara lain: 1. Bagi perusahaan Untuk memberi masukan terkait dengan prosedur pencatatan utang dagang yang efektif. 2. Bagi Pembaca Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah bahan referensi jika jika dilakukan pencatatan sejenis dimasa yang akan datang. 3. Bagi Penulis Untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai prosedur pencatatan utang dagang.

1.6 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis akan membagi menjadi 5 (lima) bab yang secara garis besar diuraikan sebagai berikut: BAB I

Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakang, rumasan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II

Tinjauan Pustaka Dalam bab ini diuraikan landasan teori atau konsep yang berhubungan dengan pencatatan utang dagang.

BAB III

Metodologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai metodologi penelitian yang terdiri dari objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan metode analisis data. Pada bab ini penulis juga akan menguraikan gambaran umum perusahaan yang terdiri dari sejarah perusahaan, visi dan misi, kegiatan usaha, serta struktur organisasi perusahaan.

BAB IV

Pembahasan Pada bab ini penulis akan menguraikan jawaban atas rumusan.

BAB V

Penutup Pada bab ini penulis akan menguraikan penutup dari tugas akhir ini berupa kesimpulan yang merupakan rangkuman dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan saran yang diberikan kepada perusahaan berupa saran yang positif atas dilakukannya penelitian ini.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Prosedur Menurut Mulyadi (2001), prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 2.2 Pengertian Utang Menurut Suwardjono (2010), utang adalah pengorbanan manfaat ekonomik di masa mendatang yang cukup pasti yang timbul dari keharusan sekarang

atau

kesatuan

usaha

untuk

mentrasfer

asset

atau

menyediakan/menyerahkan jasa kepada kesatuan lain di masa mendatang sebagai akibat transaksi atau kejadian masa lalu.

2.3 Pengertian Utang Dagang Menurut Giri (1997), utang dagang adalah utang yang timbul karena pembelian barang dagangan, jasa atau aktiva lainnya yang dilakukan secara kredit atau angsuran yang sudah harus dilakukan penyelesaiannya dalam jangka waktu 12 bulan setelah tanggal neraca dibuat atau dalam satu masa perputaran usaha.

2.4 Prosedur Pencatatan Utang Dagang Menurut Baridwan (2004), prosedur utang adalah prosedur sejak utang timbul dan disetujui sampai pada pencatatannya dalam rekening utang sebelah kredit. Menurut Mulyadi (2001), prosedur pencatatan utang dagang adalah: 1.

Pada saat faktur disetujui untuk dibayar, faktur tersebut dicatat dalam jurnal pembelian kemudian di-posting dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

2.

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas kemudian di-posting ke dalam kartu utang.

2.5 Fungsi yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang Menurut Krismiaji (2005), bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Fungsi yang terkait dengan pencatatan utang dagang adalah fungsi akuntansi yang terdiri atas: 1.

Bagian Utang a. Bagian ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari departemen pembelian, selain itu bagian ini juga menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang. Kedua dokumen tersebut diarsipkan urut nomor. b. Selanjutnya bagian ini menerima faktur dari pemasok untuk kemudian dibandingkan dengan arsip order pembelian dan laporan penerimaan tersebut, bagian utang mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. c. Melakukan penjurnalan pelunasan utang dan pembayaran utang dagang kepada pemasok. Menurut Mulyadi (2001), apabila terjadi retur pembelian bagian utang

juga bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum dengan mengurangi harga pokok pembelian dan utang dalam kartu utang.

2.

Departemen Pengolahan Data Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pencetakan voucher untuk setiap pemasok dengan menggunakan file induk pemasok dan file buku besar. Selanjutnya output berupa selembar voucher akan diberikan ke fungsi akuntansi untuk diproses pembayaran utang dagang kepada pemasok. Apabila terjadi retur terhadap barang yang telah dibeli maka terdapat beberapa fungsi yang terkait dengan retur pembelian tersebut: 1. Fungsi Pembelian. Dalam sistem retur pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian. 2. Fungsi Gudang. Dalam sistem retur pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. 3. Fungsi Pengiriman. Dalam sistem retur pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

2.6 Dokumen-dokumen yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang Menurut Krismiaji (2005), salah satu cara mencatat data utang dagang adalah menggunakan dokumen sumber, yaitu sebuah formulir tercetak untuk merekam data transaksi. Menurut Bodnar (2006), dokumen-dokumen yang terkait dengan utang dagang

adalah

permintaan

pembelian,

pesanan

pembelian,

laporan

penerimaan, dan faktur dari pemasok. 1. Permintaan Pembelian Dokumen ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang.Dokumen ini bertujuan untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu yang tersebut dalam dokumen permintaan pembelian. 2. Pesanan Pembelian Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembelian ketika barang yang tercantum dalam permintaan pembelian akan dipesan kemudian mengirimkannya ke pemasok.

3. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan atau gudang untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam order pembelian. 4. Faktur dari Pemasok Dokumen ini dibuat oleh pemasok yang berisi tagihan atas barang yang telah diterima.Atas dasar ke empat dokumen tersebutlah maka fungsi akuntansi melakukan pencatatan atas transaksi yang telah dilakukan. Apabila terjadi retur, terdapat dokumen yang berhubungan dengan pencatatan utang dagang yaitu: 5. Memo Debit/Kredit Dokumen ini diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang dibeli oleh perusahaan. 2.7 Unsur Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2001) unsur pengendalian intern dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian adalah sebagai berikut: 1.

Organisasi a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

2.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang. b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. d. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Dengan dokumen tersebut maka pancatatan akan menjadi sah karena kewajiban yang dicatat adalah untuk barang yang benar-benar dipesan perusahaan.

e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Setelah karyawan tesebut memutahirkan (meng-update) catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut. Dengan cara ini maka tanggung jawab atas perubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada satu pun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggung jawabkan. 3.

Praktik yang Sehat a. Penggunaan

dokumen

yang

bernomor

urut

tercetak.

Untuk

menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam

perusahaan

harus

bernomor

urut

tercetak

dan

dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. b. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. c. Fungsi penerimaaan melakukan pemeriksaaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. d. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Hal ini dilakukan dengan cara mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat

direkening

kontrol

utang

dalam

buku

besar

dan

membandingkannya dengan jumlah utang menurut arsip bukti keluar yang belum dibayar.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1.

Metodologi Penelitian

3.1.1. Objek Penelitian Adapun objek yang diteliti adalah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam bulan Februari 2012 sampai dengan April 2012. 3.1.2. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang peneliti akan lakukan adalah: 1.

Observasi Observasi yang dilakukan penulis yaitu dengan mengamati langsung pencatatan utang dagang yang dilakukan oleh PT Amtek Engineering Batam.

2.

Wawancara Dengan metode ini maka penulis melakukan wawancara pada bagian yang terkait yaitu Finance Department bagian Account Payable dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada karyawan yang menangani utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam.Adapun daftar pertanyaan wawancara terdapat pada bagian lampiran.

3.

Dokumentasi Penulis akan melakukan dokumentasi atas dokumen-dokumen yang terkait dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam.

3.2 Gambaran Umum Perusahaan 3.2.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan Batam sebagai kota industri membuat para investor dari luar negeri memandang sebagai lahan bisnis yang berpotensial untuk dikembangkan sehingga dapat memberikan keuntungan yang sangat besar terhadap investor. Para investor bahkan datang dari berbagai negara seperti Malaysia dan Singapura.Banyak industri manufaktur yang didirikan di Batam, salah satunya adalah PT Amtek.PT Amtek tersebar di lebih dari 10 negara di dunia. Perusahaan ini berpusat di Singapura dan membawahi seluruh anak cabang perusahaan yang berjumlah lebih dari 18 perusahaan manufaktur dan 6 perusahaan sales dan technical support offices antara lain: 1.

Benua Asia terdapat beberapa Negara yaitu Singapura (Central), Malaysia (Johor, Selangor, Perak), Thailand (Bangkok, Changmai), China (Hongkong, Shenzen, Zhongshan, Huizhou, Shangai, Suzhou). Japan (Tokyo), Indonesia (Batam dan Jakarta), India (Cochin).

2.

Benua Amerika terdapat negara USA (Austin, San Jose), Mexico (Mexicali).

3.

Benua Eropa terdapat Negara Prancis (Paris, Montlucon), Czech Republic (Pisek), Hungaria (Sarvar), Polandia (Grudziadz). Amtek Seluruh Dunia menghasilkan pendapatan sekitar US 786 juta per

tahun dan pada tahun 2012 telah mencatat lebih dari 12 ribu manpower. 3.2.2 Sejarah PT Amtek Engineering Batam Amtek yang berada di Batam memiliki tiga cabang anak perusahaan yaitu: PT Amtek Engineering Batam, PT Amtek Plastic Batam, dan PT Amtek PrecisionBatam. Pada awalnya PT Amtek di Batam berlokasi di kawasan Batamindo Industrial Park namun seiring bertambahnya consumsi masyarakat akan produk elektronik, maka pada tahun 1997 lokasi pabrik bertambah yaitu PT Amtek Egineering Batam yang berlokasi di kawasan Cammo Industrial Park Blok E No. Luas dari bangunan PT Amtek Batam sekitar 41.500 HA dan telah mencatat lebih dari 2.000 total manpower sampai tahun 2011.

3.2.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah Amtek bertekad untuk menjadi perusahaan terdepan di dalam memberikan kepuasan kepada pelanggan akan kualitas produk yang terbaik didukung oleh teknologi yang canggih serta pengembangan sistem yang handal. Misi perusahaan adalah mengutamakan kepuasan pelanggan, mengutamakan kepuasan pemilik saham, menjamin kesejahteraan karyawan.

3.2.4 Produk Perusahaan PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Beberapa barang-barang yang diproduksi perusahaan ini yaitu:

Gambar 3.1 Produk perusahaan Sumber: PT Amtek Engineering Batam Floppy Disc Drive

Electrical and Electronic

Computer Casing

Computer Peripherals

Product Office Automation

Consumer Electronics

Home

Appliances

3.2.5

Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi PT Amtek Engineering Batam adalah

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber: PT Amtek Engineering Batam

3.2.6 Job Deskripsi 1.

Chief Operation Officer a. Bertanggung jawab untuk menghubungkan antara internal perusahaan (anak cabang) dengan perusahaan induk (pusat). b. Meneruskan kebijakan-kebijakan strategis dari management pusat ke cabangnya. c. Menerima dan meneruskan feed-back dan masukan dari cabang ke management pusat. d. Menjaga kerjasama antara cabang perusahaan dan pusat.

2.

General Manager a. Bertanggung

jawab

menentukan

strategi

untuk

mencapai

tujuan

perusahaan yang terdapat pada visi dan misi perusahaan. b. Berwewenang untuk memberikan perintah dan motifasi kepada operation manager yang ada untuk bekerjasama dalam unit yang dipimpinnya sehingga mencapai tujuan perusahaan. 3.

Operation Manager Bertanggung jawab mengelola dan mengatur tentang operasional harian perusahaan, dengan lebih berfokus pada pengelolaan produksi Operation Manager bekerjasama dengan General Manager dalam mewujudkan tujuan perusahaan.

4.

Customer Service Departement Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan, baik yang berkaitan dengan pemesanan barang maupun memberikan kepastian dalam pengiriman barang.

5.

Planner Departement a. Membuat planning atau jadwal rencana produksi berdasarkan pesanan yang diberikan oleh Costumer Service. b. Memeriksa keadaan kapasitas mesin dan kemampuan atau jumlah operator.

6.

Purchasing Departement Melakukan order atau pesanan terhadap bahan baku produksi berdasarkan spesifikasi planning atau rencana dari departement planning.

7.

Produktion Departement a. Membuat atau memproduksi barang dari bahan baku menjadi barang jadi. b. Mengerjakan job berdasarkan jadwal yang diberikan dari departement planning. c. Berusaha mencapai output dan keluaran yang ditragetkan perusahaan.

8.

HRD (Human Resources Departement) a. Melakukan perekrutan karyawan baru. b. Melakukan pembayaran gaji karyawan. c. Melakukan hal-hal yang berhubungan dengan karyawan. d. Berwewenang untuk melakukan pemutusan hubungan kerja bagi karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan.

9.

Sales Departement a. Bertanggung jawab untuk melakukan promosi terhadap pelanggan. b. Menarik dan meyakinkan pelanggan sebanyak-banyaknya untuk memesan produk. c. Memberikan support apabila ada complain atau keluhan dari pelanggan.

10. QA (Quality Assurance) Departement a. Memastikan dan mengontrol bahwa kualitas produksi telah memenuhi standar produksi dan sesuai dengan keinginan pelanggan. b. Melakukan pengecekan secara acak yaitu dengan mengambil beberapa contoh produk yang dihasilkan untuk diuji coba sebagai pengukur kualitas produksi setiap harinya. 11. Store Departement a. Mengelola material-material yang dibeli oleh departement purchasing. b. Menyusun dan mencatat ketersediaan barang atau meterial. c. Melakukan pengiriman baranghasil produksi. 12. Engineering Departement a. Melakukan analisa dan improvement terhadap peralatan kerja bagian produksi. b. Melakukan analisa produk apabila ditemukan masalah terhadap suatu produk yang sedang diproduksi.

c. Berwewenang melakukan pergantian terhadap peralatan produksi apabila peralatan tersebut tidak menghasilkan produk sesuai kualitas yang diinginkan pelanggan. 13. Accounting Departement a. Melakukan pencatatan terhadap seluruh transaksi yang terjadi pada PT Amtek Engineering Batam baik pemasukan maupun pengeluaran, perhitungan laba dan rugi perusahaan. b. Menentukan anggaran setiap departement dalam menjalankan kegiatan administrasinya. 14. Tooling Departement a. Membuat dan mendesain tooling. b. Merawat dan melakukan perbaikan apabila tooling pada mesin produksi mengalami kerusakan. 15. MIS (Management Informatin Sistem) Departement a. Mengatur sumberdaya komputer untuk seluruh departement yang di PT amtek Engineering Batam. b. Menangani masalah yang berhubungan dengan jaringan, database, dan sistem keamanan data perusahaan.

BAB IV PEMBAHASAN

4.1

Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek Engineering Batam PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang manufaktur.Prosedur pencatatan utang dagang melibatkan beberapa fungsi dan dokumen-dokumen. 4.1.1 Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang Pada PT Amtek Engineering Batam, prosedur pencatatan utang dagang melibatkan beberapa fungsi/bagian dalam perusahaan. Adapun fungsi yang terkait dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam adalah: 1.

Bagian Clerk yang bertugas untuk: a. Menerima Purchase Order (PO) dari Department Purchasing. b. Menerima invoice dari pemasok dan DO dari Department Store. c. Mencocokkan (matching) invoice, DO, dan PO yang sesuai dan melaporkan apabila terjadi kesalahan dalam kuantitas, harga maupun nama pemasok kepada Department Purchasing. d. Mencantumkan stempel tanggal penerimaan dan stempel posting. e. Filing dokumen yang belum dicocokkan. f. Menyiapkan dokumen ZPO1, dokumen pelengkap pencatatan pelunasan utang.

2. Bagian Account Payable (AP), bertugas untuk: a. Melakukan pencatatan utang pada sistem SAP sesuai dengan invoice, DO, dan PO yang telah dicocokkan. b. Memeriksa tanggal jatuh tempo invoice lokal dalam sistem. c. Melakukan pencatatan pelunasan pada utang lokal yang telah jatuh tempo. d. Menyiapkan Payment Voucher (PV) untuk dokumen yang berisi detail pembayaran per pemasok lokal atas barang yang telah diterima oleh perusahaan. e. Menyiapkan cek untuk setiap nominal utang pada PV sesuai dengan pemasoknya. f. Menyerahkan cek ke pemasok dan menerima kuitansi pelunasan utang dari pemasok. 4.1.2 Dokumen-Dokumen yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang Dokumen yang terkait dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam adalah: 1.

Purchase Order (PO) Purchase Order (PO) yaitu dokumen yang berfungsi sebagai pesanan pembelian yang diserahkan kepada pemasok atas barang yang akan dipesan oleh perusahaan. Dokumen ini diterbitkan oleh Department Purchasing yang berisi detail barang-barang yang dipesan oleh perusahaan kepada pemasok dengan mencantumkan nama pemasok, no. PO, harga per unit, total harga, jumlah barang yang dipesan, mata uang yang digunakan, spesifikasi barang yang dipesan, dan termin pembayaran.

2.

Invoice Invoice yaitu dokumen sebagai faktur dari pemasok yang diterbitkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai bukti penagihan atas barang yang dipesan. Berisi informasi mengenai kuantias barang yang dipesan dan total harga yang ditagih.

3.

Delivery Order (DO) Laporan penerimaan barang atau yang dikenal dengan DO. Dokumen ini diterbitkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai bukti pengiriman atas barang yang dipesan.Dokumen ini diberikan kepada Department Store untuk memeriksa kebenaran barang yang dikirim oleh pemasok. Apabila barang yang diterima telah sesuai dengan DO, selanjutnya dokumen ini diserahkan ke bagian AP agar dilakukan pencatatan. Dokumen ini berisi informasi mengenai kuantitas barang yang diterima oleh perusahaan.

4.

ZPO1 ZPO1 yaitu dokumen yang dipakai untuk membuktikan bahwa invoice dan DO telah dicatat ke dalam sistem.

5.

Payment Voucher (PV) Payment Voucher (PV) yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh sistem SAP sebagai bukti pencatatan pelunasan utang dagang yang berisi semua utang dagang

yang

akan

dibayar

oleh

perusahaan.

Berisi

keterangan

mengenainomor invoice yang akan dilunasi, total harga per invoice, total harga semua invoice yang akan dibayar nama pemasok, mata uang yang digunakan, dan termin pembayaran. 6.

Statement of Account Statement of Account yaitu dokumen yang diterbitkan oleh pemasok yang berisi semua utang dagang yang belum dibayar oleh perusahaan.

7.

Rekonsilasi Rekonsilasi yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian AP sebagai penyesuaian antara utang yang telah jatuh tempo yang diakui oleh perusahaan sesuai dengan yang diakui oleh pemasok.

8.

Cek Cek yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian AP sebagai media pembayaran utang ke pemasok.

9.

Kwitansi Kwitansi yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok sebagai bukti bahwa utang telah dilunasi oleh perusahaan.

10. Debit dan Credit Note Debit Note atau Credit Note yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok apabila perusahaan lebih atau kurang bayar utang. Pemasok akan menerbitkan dokumen ini supaya perusahaan mendebit rekening utang apabila utang lebih bayar dan mengkredit rekening utang apabila utang kurang bayar serta mendebit akun utang apabila melakukan retur barang. Dokumen ini berisi jumlah harga yang

kurang

atau

lebih

bayar,

detail

invoice

yang

bersangkutan.

4.1.3 Flowchart Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek Engineering Batam Prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam tidak memiliki flowchart yang tercatatat. Maka penulis membuat flowchart prosedur pencatatan utang dagang berikut ini:

BAGIAN CLERK

BAGIAN ACCOUNT PAYABLE

Mulai

1 PO

DO

Invoice

Entry invoice sebagai utang pada sistem SAP

Pemisahan dokumen

Utang lokal

Utang oversea

Membubuhkan nama, kode posting, no akun pada stempel posting

Mencocokkan Invoice, DO, dan PO

2

TIDAK Sesuai?

YA

Membubuhkan stempel psoting pd invoice

1

N

Lanjutan flowchart prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering Batam

BAGIAN CLERK

BAGIAN ACCOUNT PAYABLE

2

Invoice 3

DO PO ZPO1

Membuat ZPO1 pada sistem SAP Mencek utang yang telah jauh tempo pada sistem SAP

ZPO1

AP Aging

Menyiapkan utang yang telah jatuh tempo

3

Menyiapkan semua dokumen utang yang telah jatuh tempo

Meminta SOA pada setiap pemasok yang bersangkutan

Melakukan penyesuaian utang yang diakui pmasok dan perusahaan

4

SOA

Lanjutan flowchart prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering Batam

BAGIAN ACCOUNT PAYABLE BAGIAN ACCOUNT PAYABLE 4

5

Rekonsilasi Otorisasi cek oleh assisten manager Singapura dan General Manager Singapura.

Otorisasi Rekonsilasi oleh karyawan yang bersangkutan, Executive Finance, dan Assisten Manager Finance.

TIDAK Disetujui?

Cek kesalahan pada Rekonsilasi

YA OVERSEA Menyiapkan pembayaran utang

Melakukan transfer langsung ke rekening pemasok

Menyerahkan cek ke pemasok dan PV ditandatangani oleh pemasok dan menerima kuitansi

Melakukan pencatatan pelunasan pada sistem SAP

LOKAL PV

Melakukan penulisan cek

N

CEK

5

Kuitansi

Otorisasi PV oleh karyawan Department AP yang telah memposting, Executive Finance, Assisten Manager Finance dan General Manager Accounting Singapura.

Selesai

Berdasarkan dari gambar flowchart 4.1 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.

Setiap terjadinya pembelian secara kredit maka bagian clerk akan menerima dokumen Purchase Order (PO) dari Department Purchasing yang telah diotorisasi oleh Manager dan Assistem Manager Department Purchasing.

2.

Setelah barang yang dipesan diterima, barang akan dihitung kuantitasnya dan disesuaikan dengan DO dan PO yang selanjutnya akan di-posting ke sistem SAP sebagai total persediaan barang oleh Department Store maka bagian clerk akan menerima DO yang telah diotorisasi oleh kepala Department Store sebagai bukti barang yang dipesan telah diterima oleh Department Store sesuai dengan kuantitas yang ada di dalam DO.

3.

Bagian Clerk akan menerima invoice yang dikirim oleh pemasok ke perusahaan.

4.

Selanjutnya bagian Clerk akan melakukan pemisahan dokumen berdasarkan utang lokal (pembelian yang dilakukan di dalam negari) dan utang oversea (pembelian yang dilakukan di luar negeri) serta melakukan pencocokan PO, invoice, dan DO yang telah diterima. Apabila terdapat invoice maupun DO yang belum cocok maka akan dilakukan pengarsipan sesuai dengan nomor, nama pemasok, utang lokal, dan utang luar negeri. Apabila tedapat kesalahan antara PO, invoice, dan DO yang telah dicocokkan maka bagian clerk akan memberitahukan hal ini ke Department Purchasing untuk dilakukan penanganan terhadap kesalahan yang terjadi. Setelah direvisi invoice maupun PO dicocokkan kembali.

5.

Bagian clerk akan memberikan stempel posting pada invoice yang nantinya akan diisi oleh bagian AP sebagai tanda telah dilakukan pencatatan terhadap invoice tersebut. Kemudian semua dokumen diserahkan ke bagian AP.

6.

Bagian AP harus memeriksa semua dokumen yang diterima mengenai penyesuaian harga, jangka waktu pembayaran, pajak (jika ada), nama pemasok, total harga dan memastikan bahwa semua dokumen telah diotorisasi oleh setiap Department yang bersangkutan.

7.

Kemudian akan melakukan pencatatan utang terhadap invoice. Hal ini dilakukan dengan cara mengentri invoice ke sistem SAP yaitu dengan memasukkan tanggal invoice, tanggal posting, mata uang yang digunakan, total harga ke sistem SAP. Invoice yang telah di-posting ditandai dengan membubuhkan nama karyawan yang bersangkutan, no PO, kode posting, kode akun, dan nominal yang di-posting.

8.

Apabila terjadi kesalahan lebih atau kurang tagih, maka bagian AP akan meminta pemasok untuk menerbitkan debit note untuk utang yang kurang tagih dan credit note untuk utang yang lebih tagih. Debit note dalam pencatatan utang ke dalam sistem akan mengurangi jumlah tagian pemasok terhadap utang perusahaan, sebaliknya credit note akan langsung menambah jumlah tagihan utang. Selanjutnya prosedur yang dikakukan sama seperti ketika penerimaan invoice.

9.

Bagian AP memeriksa semua utang yang telah jatuh tempo dengan cara menyiapkan daftar utang yang telah masuk ke dalam sistem SAP yang disebut AP aging dan menandai pemasok dan nomor invoice yang akan dilakukan pelunasannya.

10. Meminta SOA (Statement Of Account) pada pemasok dan melakukan rekonsilasi utang yang diakui pemasok dengan utang yang diakui oleh perusahaan. Proses ini akan menghasilkan dokumen rekonsilasi per pemasok dan akan diotorisasi oleh karyawan yang bersangkutan, Executive Finance, dan Assisten Manager Finance. 11. Melakukan pembayaran untuk semua utang yang telah jatuh tempo. Untuk utang oversea perusahaan akan langsung men-transfer kas pada rekening pemasok yang sesuai. Kemudian melakukan penulisan cek utang pembayaran utang lokal, selanjutanya cek tersebut diotorisasi oleh assisten manager Singapura dan General Manager Singapura. 12. Apabila otorisasi semua dokumen telah lengkap maka cek dapat diserahkan ke pemasok, selanjutnya bagian AP akan menerima kuitansi sebagai bukti pelunasan utang dari pemasok. 13. Selanjutnya bagian AP melakukan pencatatan pelunasan utang dalam sistem SAP menghasilkan payment voucher (PV) untuk masing-masing pemasok sebagai bukti bahwa utang telah dilakukan pencatatan pelunasannya dalam sistem SAP. Dokumen ini harus diotorisasi oleh karyawan bagian AP yang telah memposting, Executive Finance, Assisten Manager Finance dan General Manager Accounting Singapura. 14. Kemudian semua dokumen diarsip berdasarkan nomor PV (Payment Voucher). 4.2

Analisis Efektifitas Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek Engineering Batam Analisis prosedur pencatatan utang dagang akan penulis uraikan dengan

membandingkan pencatatan utang dagang yang diuraikan dalam teori dengan pencatatan utang dagang yang dijalankan pada perusahaan. Berdasarkan observasi yang telah dilakukan oleh penulis, maka perbandingannya akan dijabarkan dalam sub-sub bab sebagai berikut:

4.2.1. Aspek Pengendalian Internal Pengendalian internal dilakukan pada perusahaan untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang akan terjadi yang dapat merugikan perusahaan. Berikut ini adalah pengendalian internal pada PT Amtek Engineering Batam. 1. Sistem Organisasi perusahaan Dalam mencapai tujuan yang maksimal salah satu pengendalian yang harus dilaksanakan oleh perusahaan yaitu dengan mengadakan pemisahan fungsi agar tugas yang dikerjakan dapat dilakukan dengan efesien. a. Fungsi dipisahkan berdasarkan fungsi pembelian tepisah dengan fungsi penerimaan. Pada PT Amtek Engineering Batam kedua bagian tersebut terpisah. Bagian penerimaan barang dilakukan oleh Department Store dan bagian pembelian dilakukan oleh Department Purchasing. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kecurangan dalam membeli dan menerima barang yang dipesan. Kedua bagian ini juga mempunyai kepala bagian masing-masing sebagai fungsi untuk mempertanggung jawabkan segala transaksi yang terjadi dalam setiap bagian yang ada. b. Fungi pembelian terpisah dengan fungsi akuntansi. Seperti yang telah diuraikan diatas bahwa bagian pembelian ditangani oleh Department Store, sedangkan untuk bagian akuntansi yaitu pencatatan dan pelunasan utang dagang dilakukan oleh bagian Account Payable dan Clerk. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang. Pada PT Amtek Engineering kedua fungsi ini dilaksanakan oleh satu department yaitu department store. Sebaiknya kedua fungsi tersebut harus dikendalikan oleh fungsi yang berbeda supaya tidak menimbulkan kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.

2. Sistem Otorisasi Perusahaan Dalam pelaksanaan prosedur pencatatan dalam perusahaan, tidak ada satupun transaksi yang terjadi tidak diotorisasi oleh pihak yang berwewenang dalam pelaksanaan transaksi yang dilakukan. Dengan dilakukannya sistem otorisasi, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Hal ini juga dilakukan agar setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dapat diteliti kebenarannya. a.

Sistem otorisasi harus dilakukan pada saat rencana pemesanan barang dengan menerbitkan permintaan pembelian. Namun karena PT Amtek Engneering Batam melakukan pemesanan barang pada pemasok yang sama secara rutin membuat perusahaan ini tidak menggunakan permintaan pembelian. Apabila perusahaan akan melakukan pemesanan barang pada pemasok yang baru maka dokumen ini dibuat oleh bagian yang memerlukan barang dandiotorisasi

oleh kepala bagian

yang

bersangkutan b.

Selanjutnya surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian yang pada PT Amtek Engineering Batam surat ini dikenal dengan sebutan Purchase Order (PO). Pada saat perusahaan berencana memesan barang ke pemasok maka Department Purchasing akan membuka Purchase Order (PO) dalam sistem SAP. Output dari proses ini adalah dokumen PO yang diotorisasi oleh assisten manager dan manager Department Purchasing.

c.

Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang yang pada PT Amtek Engineering Batam laporan penerimaan barang dikenal dengan Delivery Order (DO). Pada saat barang diterima oleh Departement Store, secara bersamaan juga akan menerima Delivery Order (DO) dari pemasok. Selanjutnya kuantitas barang yang telah diterima disesuaikan dengan DO dan PO yang diterbitkan oleh perusahaan. Otorisasi dilakukan oleh kepala bagian Store pada DO yang diterima sebagai pertanggung jawaban bahwa barang yang dipesan telah diterima dan kuantitasnya telah sesuai dengan PO dari perusahaan dan DO dan pemasok.

d.

Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang yang pada PT Amtek Engineering Batam laporan penerimaan barang dikenal dengan Delivery Order (DO). Pada saat barang diterima oleh Departement Store, secara bersamaan juga akan menerima Delivery Order (DO) dari pemasok. Selanjutnya kuantitas barang yang telah diterima disesuaikan dengan DO dan PO yang diterbitkan oleh perusahaan. Otorisasi dilakukan oleh kepala bagian Store pada DO yang diterima sebagai pertanggung jawaban bahwa barang yang dipesan telah diterima dan kuantitasnya telah sesuai dengan PO dari perusahaan dan DO dan pemasok. Pencatatan dilakukan oleh perusahaan akan menjadi sah apabila didukung oleh semua dokumen yang diperlukan dan diotorisasi oleh pihak yang berwewenang. Setelah dilakukan pencatatan dalam sistem SAP maka karyawan yang melakukan pencatatan tersebut harus membubuhkan nama, nomor PO, kode akun, dan kode posting pada invoice yang telah diposting. Dengan cara ini maka tanggung jawab atas perubahan data dapat dibebankan pada karyawan yang bersangkutan sehingga tidak ada satu pun perubahan data dalam sistem SAP yang tidak dipertanggung jawabkan.

e.

Utang yang telah jatuh tempo, akan disiapkan pelunasannya. Maka Departement Account Payable akan melakukan pencatatan pelunasan utang dan menghasilkan dokumen Payment Voucher (PV). Otorisasi dilakukan oleh karyawan Bagian AP yang telah memposting, Executive Finance, Assisten Manager Finance dan General Manager Accounting Singapura.

f.

Selanjutkan akan dibuat penyesuaian antara utang yang diakui oleh perusahaan dalam sistem SAP dan utang yang diakui oleh pemasok dalam Statement of Account dari pemasok. Otorisasi dilakukan oleh karyawan Bagian AP yang bersangkutan, Executive Finance, dan Assisten Manager Finance.

g.

Sebagai media pelunasan utang kepada pemasok, Departement Account Payable akan menyiapkan cek untuk masing-masing pemasok. Selanjutnya cek tersebut akan diotorisasi oleh Assisten Manager dan General Manager Amtek Singapura.

3. Praktek yang sehat Beberapa hal yang merupakan praktek yang sehat dalam pengendalian diterapkan mulai dari penanganan dokumen.Dokumen penting yang digunakan harus bernomor urut cetak dan dipertangging jawabkan oleh bagian yang berwewenang untukmenggunakan dokumen tersebut. Praktek yang sehat yang telah dilakukan oleh PT Amtek Engineering Batam yaitu dengan menggunakan dokumen yang bernomor urut cetak dalam pencatatan utang. Dimulai dari pembuatan PO bernomor urut dan tercetak oleh Department Purchasing.Selain itu pada saat pembuatan PO karyawan harus menggunakan user dan password yang sesuai agar dapat membuat PO pada sistem SAP supaya data-datanya dapat dirahasiakan. Pada saat barang datang hanya diperiksa oleh fungsi penerimaan apabila telah menerima surat order pembelian dari fungsi pembelian. Pada PT Amtek Engineering Batam, barang yang datang langsung diserahkan pada Department Store, selanjutnya barang akan dihitung dan disesuaikan dengan DO yang diterima dari pemasok serta PO yang diterbitkan oleh perusahaan. Department Store tidak akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah datang sebelum menerima PO dari Department Purchasing. Ketika menerima PO dari Department Purchasing, Bagian AP melakukan pengarsipan PO sementara sesuai dengan nomor PO sebelum invoice dan DO diterima.Hal ini dilakukan untuk mempermudah pencarian dokumen ketika dokumen diperlukan.

Apabila invoice dan DO yang diterima belum sesuai maka akan diarsip dengan urut nomor dan melakukan pemisahan antara invoice utang lokal dan invoice utang oversea. Untuk utang yang telah dilakukan pencatatan utangnya akan dilakukan penghapusan dari dalam sistem SAP setiap berakhirnya periode. Hal ini dilakukan untuk mengkontrol data perusahaan agar selalu update dan mudah untuk ditelusuri. Setelah utang dibayar ke pemasok semua dokumen akan diarsip berdasarkan nomor PV. Pengarsipan ini dilakukan per pemasok.

Selain urut nomor pengarsipan juga dilakukan dengan urut tanggal transaksi. Pelaksanaan prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering Batam masih ditemukan beberapa masalah yang timbul yaitu tidak adanya prosedur yang tercatat pada perusahaan.Prosedur tercatat sangat penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan pelaksanaan prosedur yang dilakukan karena dampak yang terjadi dapat merugikan perusahaan.Pelaksaan prosedur yang bermasalah juga terjadi pada perusahaan ini. Hal ini bisa diketahui dari dilakukannya prosedur pencatatan pelunasan utang sedangkan utang tersebut sama sekali belum dilunasi oleh perusahaan. Pelaksanaan prosedur yang seperti ini dapat saja merugikan perusahaan.Untuk menanggulanginya sebaiknya pelaksanaan prosedur pencatatan pelunasan harus dilakukan setelah utang benar-benar telah dilunasi oleh perusahaan. Permasalahan yang terjadi juga terdapat pada perbedaan kuantitas dan data yang terdapat pada invoice dengan PO yang dikeluarkan perusahaan. Jika terdapat ketidakcocokan tersebut, Department AP akan melaporkan ke Department Purchasing. Selanjutnya Department AP akan menerima dokumen revisi dari Department Purchasing atas kesalahan yang ditemukan. Hal ini menyebabkan penanganan utang menjadi lama karena membutuhkan waktu yang panjang untuk menerima dokumen revisi sehingga pencatatan utang untuk sementara ditunda sampai dokumen yang cocok diterima. Kemudian pelunasan utang terpaksa ditunda karena proses pencatatan utang yang dilalui sangat banyak. Masalah lain yang ditemukan adalah tagihan lebih atau kurang bayar karena prosedur penanganan masalah ini sangat panjang. Department AP harus menunggu pihak yang bersangkutan dalam hal untuk menyetujui lebih atau kurang tagih yang terjadi. Seperti menunggu persetujuan dari Department Purchasing untuk menyetujui dan merevisi PO yang sesuai.

Hal ini juga mengakibatkan pekerjaan yang berulang-ulang untuk satu nomor invoice yang diterima. Keterlambatan penerimaan invoice dari pemasok juga salah satu hal yang menghambat prosedur pencatatan utang dagang.

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan Berdasarkan uraian pembahasan dan analisis yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan yaitu: 1.

PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Perusahaan ini mengakui utang dagang pada saat barang yang dipesan diterima oleh perusahaan. Prosedur pencatatan utang dagang pada perusahaan ini melibatkan beberapa fungsi yaitu clerk AP, Account Payable, dan department purchasing. Dokumen-dokumen yang terkait dengan prosedur pencatatan utang dagang yaitu Purchase Order (PO), invoice, Delivery Order (DO), ZPO1, Payment Voucher (PV), Statement Of Account (SOA), rekonsilasi, cek, kuitansi, debit note atau credit note. Prosedur pencatatan utang dagang pada perusahaan ini dimulai dengan penerimaan dokumen PO, DO, dan invoice oleh bagian clerk. Dokumen ini akan dicocokkan dan dibubuhkan stempel posting, selanjutnya akan diberi ke bagian AP untuk dilakukan pencatatan utang dagang pada sistem SAP dan diberikan tanda telah diposting sebelum diserahkan kembali ke bagian clerk untuk melengkapi dokumen ZPO1. Langkah selanjutnya yaitu memeriksa utang yang telah jatuh tempo pada sistem SAP dan menyiapkan semua dokumen utang yang telah jatuh tempo. Sebelum dilakukan pembayaran utang dagang bagian AP akan meminta Statement Of Account (SOA) pada pemasok yang bersangkutan untuk menyesuaikan utang yang diakui oleh perusahaan dengan utang yang diakui oleh pemasok. Utang dagang yang segera dilunasi akan disiapkan metode pembayarannya. Penulisan cek untuk utang lokal dan transfer untuk utang oversea (luar negeri). Kemudian cek akan diberikan kepada pemasok yang sesuai. Setelah menyerahkan cek, bagian AP akan menerima kuitansi sebagai bukti bahwa utang telah dilunasi oleh perusahaan, kemudian pencatatan pelunasan utang dapat segera dilakukan pada sistem SAP. Semua dokumen yang terkait dengan pencatatan utang dagang tersebut akan diarsip berdasarkan nomor PV (Payment Voucher).

2.

Prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam belum berjalan dengan efektif karena perusahaan belum memiliki flowchart tertulis untuk prosedur pencatatan utang dagang. Perusahaan melakukan pencatatan pelunasan utang dagang pada saat dokumen pelunasan disiapkan tetapi pelunasan belum dilakukan kepada pemasok.

5.2.

Saran

Dilihat dari kesimpulan yang telah diuraikan maka penulis memberikan saran sebagai berikut: 1.

Perusahaan membuat prosedur tercatat untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur pencatatan utang dagang.

2.

Pencatatan pelunasan utang dagang dilakukan pada saat utang telah dilunasi oleh perusahaan.

3.

Dalam prosedur utang dagang harus dicantumkan waktu maksimal perlengkapan dokumen dari Department lain maupun dari pemasok agar pembayaran utang dagang tidak tertunda dari waktu yang telah ditentukan.

4.

Pada sistem pemisahan fungsi sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan fungsi antara fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran. Karena fungsi pencatatan terpisah dengan fungsi pembayaran yang pada perusahaan ini kedua

fungsi

tersebut

dilakukan

oleh

fungsi

yang

sama.

DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 2004. Intermediate Accounting. Edisi 8. Yogyakarta: BPFE UGM. Bodnar, S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 2. Jakarta: Salemba Empat. Efraim Giri, Ferdinan. 1997. Akuntansi Keuangan Menengah. Edisi 2. Yogyakarta: AMP YKPN. Kieso, D. Weygrand. 2008. Principle Accounting. Edisi 8. New Jersey: John Wisley & Sons (Asia) Pte. Ltd. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat. Suwardjono. 2010. Teori Akuntansi Perekayasaan Laporan Keuangan. Edisi 3. Yogyakarta : BPFE.