Sistemas De Informacion Administrativa Y Gerencial

ANALISIS Y DISEÑO

MISION
Nombre Empresa: EMPAQUETADURAS Y CAUCHOS DE NARIÑO “LOS PAISAS”
Actividad Económica: Fabricación y distribución.
Producto o servicio: Empaquetadoras para automotores y productos de caucho de varias líneas.
Mercado/cliente: Mercado de automotores en la ciudad de Pasto.
Area de cobertura: Ciudad de Pasto (Nar).
Escala empresarial: 1.

Empresa productora de cauchos los Pastos S.A.

2.

Empresa Comercializadora de Cauchos Hnos García.

3.

Empresa Empaquetadora de cauchos de Nariño “Los Paisas”.

4.

Empresa productora de cauchos “Los Tres” S.A.

5.

Empresa comercializadora de cauchos “Termocauchos” Ltda.

VISION
Nombre Empresa: EMPAQUETADURAS Y CAUCHOS DE NARIÑO “LOS PAISAS”
Actividad Económica: Fabricación y distribución.
Producto o servicio: empaquetadoras para automotores y productos de caucho de varias líneas.
Mercado/cliente: Mercado de automotores en la ciudad de Pasto, Tumaco e Ipiales.
Area de cobertura: En 1 año la empresa “Empaquetadoras y cauchos de nariño Los Paisas s.a.” contará con sucursales en las ciudades de Tumaco e Ipiales las cuales contará con su propia planta física para la producción y comercialización del producto

GERENTE PROPIETARIO

ADMINISTRATIVA

C O N T A B I L I D A D

PRODUCCION

F I N A N C I E R O

M A N T E N I M I E N T O

O P E R A C I O N

COMERCIALIZACION

V E N T A S

P U B L I C I D A D

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

GERENTE PROPIETARIO Analiza los resultados de un periodo de la empresa y toma las desiciones pertinentes que se deberán seguir para el siguiente periodo, les comunica las desiciones tomadas a los jefes de cada area para asi lograr los objetivos propuestos.

AREA DE ADMINISTRATIVA Su función consiste en preveer el uso adecuado de los recursos económicos con los cuuales cuenta la empresa.


DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD: Su función es llevar un control de las transaciones financieras que realiza la organización a nivel interno y externo.


DEPARTAMENTO FINANCIERO: Su funcion es realizar las correspondientes estrategias financieras que deberá seguir la organización para su beneficio.

AREA DE PRODUCCION Su función es garantizar que se genere un buen producto el cual es la actividad central de la organización.


DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO: Su función

es garantizar que la

organización se mantenga economicamente productiva la infraestructura.


DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN: su funcion es ejecutar el proceso de elaboración del producto.

AREA DE COMERCIALIZACION Es la encargada de llevar el producto o servicio al cliente para su uso efectivo.


DEPARTAMENTO DE VENTAS: Se encarga de establecer las condiciones económicas mediante las cuales el cliente puede acceder al producto.


DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD: Se encarga de establecer las estrategias publicitarias mediante las cuales llamrá la atención del cliente para que este adquiera el producto.

ANALISIS DEL AREA DE COMERCIALIZACION

1.

DIAGNOSTICO MATRIZ DOFA DEBILIDAD

OPORTUNIDAD


Facturación Manual.


Apertura Económica.


Base de datos de los clientes carentes.


Disponibilidad de crédito.


Locales comerciales Deficientes.


Demanda de otras regiones del país.
Locales Comerciales Disponibles en arrendamiento y buena ubicación.
Alianzas comerciales.

FORTALEZAS

AMENAZAS


Materia de buena calidad.


Posible escasez de materia prima.


Flujo de efectivo.


Posible competencia desleal.


Equipo de computo eficiente.

2. 2.1.

TRANSICION DEBILIDADES

ESTADO ACTUAL

E.E.A

Facturación Manual

ESTADO DESEADO Facturación Sistematizada

? PLAN DE ACCION

OBJETIVO CORPORATIVO


Facturación manual.

?
Facturación Sistematizada.

Dotar el área de comercialización con el software que sistematice la facturación actual

ESTADO ACTUAL

E.E.A

Base de datos de los clientes carentes.

Base de datos de los clientes existentes.

?

PLAN DE ACCION
Base de datos

ESTADO DESEADO

OBJETIVO CORPORATIVO de los clientes carentes.

?
Base de datos de los clientes Existente.

Dotar el área de comercialización con el software apropiado para la conformación de una base de datos de los clientes.

ESTADO ACTUAL Locales comerciales deficientes.

E.E.A 1. Flujo de efectivo. 2. Locales comerciales disponibles en arrendamiento y con buena ubicación.

PLAN DE ACCION
Locales comerciales deficientes. • •

Identificar la necesidad de locales comerciales. Seleccionar los locales comerciales con buena ubicación y mejor precio.


Locales comerciales eficientes.

ESTADO DESEADO Locales comerciales eficientes.

OBJETIVO CORPORATIVO Dotar al área de comercialización de locales comerciales eficientes.

2.2. AMENAZAS

ESTADO ACTUAL Posible competencia desleal.

E.E.A 1. Alianzas comerciales.

PLAN DE ACCION
Posible competencia desleal. • •

Conformar alianzas comerciales para estandarizar los precios del producto. Verificar que se lleve acabo la alianza comercial.


Asegurar que la competencia desleal no afecte las utilidades de la empresa

ESTADO DESEADO Asegurar que la competencia leal no afecte las utilidades de la empresa.

OBJETIVO CORPORATIVO Garantizar al área de comercialización que la alianza comercial se lleve acabo.

ESTADO ACTUAL Posible escasez de materia prima.

E.E.A 1. Apertura económica. 2. Flujo de efectivo. 3. Disponibilidad de crédito.

PLAN DE ACCION
Posible escasez de materia prima. • •

Verificar la necesidad de importar materia prima de otras regiones y/o paises. Mantener las reservas de materia prima.


Posible abundancia de materia prima.

ESTADO DESEADO Posible abastecimiento de materia prima.

OBJETIVO CORPORATIVO Dotar al área de comercialización de reservas de materia prima.

2.3. FORTALEZAS

ESTADO ACTUAL

E.E.A

ESTADO DESEADO

Materia prima de buena calidad

1. Materia prima de buena calidad.

Materia prima de buena calidad

PLAN DE ACCION
Materia prima de buena calidad. •

Verificar la calidad de la materia prima.


Materia prima de buena calidad.

OBJETIVO CORPORATIVO Garantizar al área de comercialización la materia prima de buena calidad.

ESTADO ACTUAL Flujo de efectivo.

E.E.A 1. Apertura económica. 2. Disponibilidad de crédito.

PLAN DE ACCION
Flujo de efectivo. • • •

Realizar exportaciones a otras regiones. Verificar la viablidad de las exportaciones. Promoveer la inversion extranjera.


Flujo de efectivo.

ESTADO DESEADO Flujo de efectivo.

OBJETIVO CORPORATIVO Dotar al área de comercialización de buen flujo de efectivo.

ESTADO ACTUAL Equipo de computo eficiente.

E.E.A 1. Equipo de computo eficiente. 2. Flujo de efectivo.

PLAN DE ACCION
Equipo de computo eficiente. • •

Actualización de equipos. Mediante el flujo de efectivo actualizar equipos y compra de nuevos equipos.


Equipo de computo eficiente.

ESTADO DESEADO Equipo de eficiente.

computo

OBJETIVO CORPORATIVO Garantizar al área de comercialización de equipo de computo eficiente.

DOCUMENTACIÓN DEL AREA DE COMERCIALIZACION

E.A.

D

E.D.




Facturación Manual.







Base de datos de los clientes


E.E.A

O.C

P.A

RESPONSABLE

Facturación sistematizada

?

01

?

Area de comercialización

Base de datos existente

?

02

?

Area de comercialización

03

03

Area de comercialización

Materia prima de buena calidad.

04

04

Area de comercialización

carentes.


Locales

comerciales


Locales comerciales eficientes

Deficientes.

F




Materia de buena calidad.




Materia

prima

de

1. 2.

buena 1.

Flujo de efectivo. Locales comerciales disponibles en arrendamiento y con buena ubicación.

calidad

A




Flujo de efectivo.




Flujo de efectivo

1. 2.

Apertura económica. Disponibilidad de crédito.

05

05

Area de comercialización




Equipo de computo eficiente.




Equipo de computo eficiente

1. 2.

Equipo de computo eficiente. Flujo de efectivo.

06

06

Area de comercialización




Posible escasez de materia


Abastecimiento de materia 1. 2. prima 3.

Apertura económica. Flujo de efectivo. Disponibilidad de crédito.

07

07

Area de comercialización

Competencia leal.

Alianzas comerciales

08

08

Area de comercialización

prima.




Posible competencia desleal.




1.

ANALISIS DEL AREA DE PRODUCCION

1. DIAGNOSTICO MATRIZ DOFA DEBILIDAD
Carencia de maquinaria suficiente.
Materia prima de dudosa procedencia.
Distribución de turnos y horarios manualmente.

OPORTUNIDAD
Gran oferta de materia prima y maquinaria de buena calidad.
Capacitación soporte inicial de uso de maquinaria.
Oferta de software.

FORTALEZAS

AMENAZAS


Maquinaria en buen estado.


Aumento en robo de maquinaria en otras empresas.


Materia prima a buen tiempo.


Posible racionamiento de energía.


Sistema de alarma de buena calidad.


Riesgo de accidentes en los trabajadores.

2. TRANSICION 2.1. DEBILIDADES

ESTADO ACTUAL Carencia de maquinaria

E.E.A 1. Gran oferta de maquinaria y materia prima de buena calidad

PLAN DE ACCION
Carencia de maquinaria. • •

Identificar que proveedores ofrecen maquinaria. Hacer la respectiva compra.


Maquinaria suficiente.

ESTADO DESEADO Maquinaria suficiente

OBJETIVO CORPORATIVO Dotar el área de producción de maquinaria suficiente

ESTADO ACTUAL Materia prima de dudosa procedencia

E.E.A 1. Gran oferta de materia prima y maquinaria

PLAN DE ACCION
Materia prima de dudosa procedencia. • •

Asegurarse de que los proveedores son conocidos. Comprar la mercancía con mejor referencia.


Materia prima de procedencia conocida.

ESTADO DESEADO Materia prima de procedencia conocida

OBJETIVO CORPORATIVO Dotar el área de producción con mercancía de procedencia conocida.

ESTADO ACTUAL

E.E.A

Distribución de horarios de turno manualmente.

ESTADO DESEADO Distribución horarios de sistematizada

de turno

? PLAN DE ACCION

OBJETIVO CORPORATIVO


Distribución de turnos manualmente

?
Locales comerciales eficientes.

Dotar al área de producción con un software para la distribución de horarios de turnos.

2.2. AMENAZAS

ESTADO ACTUAL Aumento de robos de maquinaria en otras empresas

E.E.A 1. Aumento de robos de maquinaria en otras empresas

PLAN DE ACCION
Aumento de robos de maquinaria en otras empresas • •

Mantener en buen estado el sistema de alarma Incrementar la seguridad.


Disminución en el riesgo de robos para que no afecten la empresa.

ESTADO DESEADO Disminución en el riesgo de robos para que no afecten la empresa.

OBJETIVO CORPORATIVO Garantizar al área de producción de un buen sistema de seguridad.

ESTADO ACTUAL

E.E.A

ESTADO DESEADO Racionamiento produzca perdidas.

Posible racionamiento de energía

no

?

PLAN DE ACCION

OBJETIVO CORPORATIVO


Posible racionamiento de energía.

?
Racionamiento no produzca perdidas.

Asegurar que en el área de producción el racionamiento no produzca perdidas

ESTADO ACTUAL Riesgo de accidentes de trabajadores por las maquinas

E.E.A 1.

2.

3.

Gran oferta de materia prima de buena calidad y maquinaria. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria Maquinaria en buen estado.

PLAN DE ACCION
Riesgo de accidentes en los trabajadores por las maquinas • • •

Identificar las maquinas en mal estado. Arreglo de maquinas deficientes. Trabajar con las maquinas en buen estado.


Disminucion en el riesgo de accidentes.

ESTADO DESEADO Disminución en el riesgo de accidentes.

OBJETIVO CORPORATIVO Asegurar que en el área de producción este dotado de maquinaria en buen estado para asegurar la disminución de accidentes

2.3. FORTALEZAS

ESTADO ACTUAL Materia prima a tiempo

E.E.A 1. Materia prima a tiempo.

PLAN DE ACCION
Materia prima a tiempo •

Aprovechando la fortaleza que tengo manejar la relacion con el proveedor que me haga llegar la mercancía a tiempo


Materia prima a tiempo.

ESTADO DESEADO Materia prima a tiempo

OBJETIVO CORPORATIVO Mantener que en el área de producción la materia prima llegue a tiempo.

ESTADO ACTUAL Maquinaria en buen estado

E.E.A 1. Maquinaria en buen estado. oferta de 2. Gran materia prima y maquinaria. 3. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria

PLAN DE ACCION
Maquinaria en buen estado. • •

Hacer buen uso de la maquinaria existente. Hacer mantenimiento de la maquinaria defectuosa.


Maquinaria en buen estado.

ESTADO DESEADO Maquinaria estado.

en

buen

OBJETIVO CORPORATIVO Mantener en el área de producción la maquinaria en buen estado.

ESTADO ACTUAL

E.E.A

ESTADO DESEADO Sistema de alarma excelente calidad

Sistema de alarma de excelente calidad

de

?

PLAN DE ACCION

OBJETIVO CORPORATIVO


Sistema de alarma de excelente calidad.

?
Sistema de alarma de excelente calidad

Garantizar al área de producción de un sistema de calidad excelente.

DOCUMENTACIÓN DEL AREA DE PRODUCCION

E.A.


E.D. de


Carencia

maquinaria suficiente..

D




Materia

prima

dudosa procedencia


Maquinaria

de Materia prima de procedencia conocida

horarios

Distribución horarios de sistematizada







Materia prima a tiempo




Materia

01

Area de producción

1.

Gran oferta de materia prima y maquinaria

02

02

Area de producción

?

Area de producción

03

Area de producción

Maquinaria en buen estado. 04 Gran oferta de materia prima y maquinaria. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria ? Garantizar al área de producción de un sistema de calidad excelente.

04

Area de producción

?

Area de producción

Aumento de robos de maquinaria en otras empresas.

06

06

Area de producción

Asegurar que en el área de producción el racionamiento no produzca perdidas

?

Area de producción

?

a 1.

Maquinaria en buen


Maquinaria en buen 1. estado 2. 3.

A




Sistema de alarma de excelente calidad







Aumento en robo de


Sistema de alarma de excelente calidad

empresas.

Disminución en el 1. riesgo de robos para que no afecten la empresa.

Posible racionamiento 2.

Alianzas comerciales

maquinaria

Materia prima a tiempo.

en otras

?

de energía.




Riesgo de accidentes en
los trabajadores.

Dotar al área de producción con un software para la distribución de horarios de turnos. 03

tiempo

estado




RESPONSABLE

01

de turno

prima

P.A

Gran oferta de maquinaria y materia prima de buena calidad

manualmente.

F

O.C

1.

suficiente

Distribución de turnos
y

E.E.A

Disminución en el 1. riesgo de accidentes. 2. 3.

Gran oferta de materia prima de buena calidad y maquinaria. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria Maquinaria en buen estado.

área de producción

ANALISIS DEL AREA ADMINISTRATIVA

1. DIAGNOSTICO MATRIZ DOFA DEBILIDAD

OPORTUNIDAD


Liquidación de nomina en forma manual.


Crédito disponible.


Personal deficiente.


Curso de capacitación.
Oferta de software. FORTALEZAS

AMENAZAS


Liquidez financiera.


Posible virus en el software.


Prestigio crediticio.


Posible desequilibrio monetario.

2. TRANSICION 2.1. DEBILIDADES

ESTADO ACTUAL

E.E.A

Liquidación de nomina manualmente

ESTADO DESEADO Liquidación de sistematizada

nomina

? PLAN DE ACCION

OBJETIVO CORPORATIVO


Liquidación de nomina manualmente.

?
Liquidación de nomina sistematizada.

Dotar el área administrativa con software para la liquidación de nomina

ESTADO ACTUAL Personal deficiente.

E.E.A 1. Cursos de capacitación. 2. Disponibilidad crediticia.

PLAN DE ACCION
Personal deficiente. • •

Identificar los cursos necesarios. Con la disponibilidad crediticia se inscribirá al personal en los centros de capacitación.


Personal eficiente.

ESTADO DESEADO personal eficiente

OBJETIVO CORPORATIVO Dotar el área administrativa de un personal eficiente.

2.2. AMENAZAS

ESTADO ACTUAL

E.E.A

ESTADO DESEADO Software sin virus.

Posible software con virus

? PLAN DE ACCION

OBJETIVO CORPORATIVO


Posible software con virus.

?
Software sin virus.

Dotar al área administrativa de un software sin virus.

ESTADO ACTUAL Posible desequilibrio monetario.

E.E.A 1. Curso capacitación. 2. Liquidez financiera.

PLAN DE ACCION
Posible desequilibrio monetario. • •

Por medio de la liquidez financiera contrarrestar el desequilibrio financiero. Capacitar al personal para el buen funcionamiento.


Equilibrio monetario.

ESTADO DESEADO de

Equilibrio monetario.

OBJETIVO CORPORATIVO Garantizar que el área administrativa tenga un equilibrio monetario.

2.3. FORTALEZAS

ESTADO ACTUAL Liquidez financiera

E.E.A 1. Crédito disponible. 2. Prestigio crediticio.

PLAN DE ACCION
Liquidez financiera. •

Cumplir con las obligaciones contraídas.


Liquidez financiera.

ESTADO DESEADO Liquidez financiera.

OBJETIVO CORPORATIVO Mantener en el área administrativa una buena liquidez financiera.

ESTADO ACTUAL Prestigio crediticio.

E.E.A 1. Créditos disponibles. 2. Liquidez financiera.

PLAN DE ACCION
Prestigio crediticio. •

Cumplir responsablemente con los creditos adquiridos por medio de la liquidez financiera que tiene la empresa.


Prestigio crediticio.

ESTADO DESEADO Prestigio crediticio.

OBJETIVO CORPORATIVO Mantener en el área administrativa un buen prestigio crediticio.

DOCUMENTACIÓN DEL AREA ADMINISTRATIVA

E.A.


Liquidación

E.D. de

nomina


manualmente

Liquidación

E.E.A de

nomina

?

sistematizada

Dotar al área administrativa

?

Area administrativa

01

01

Area administrativa

02

02

Area administrativa

03

03

Area administrativa

Dotar al área administrativa

?

Area administrativa

04

Area administrativa

software

para

RESPONSABLE

la

liquidación de nomina


A

P.A

con

D

F

O.C

Personal deficiente




Personal eficiente

1.

Disponibilidad crediticia

2.

Curso de capacitación Créditos disponibles.




Liquidez financiera.




Liquidez financiera

1. 2.

Prestigio crediticio.




Prestigio crediticio.




Prestigio crediticio.

1. 2.

Crédito disponible Liquidez financiera.




Posible software con virus




Software sin virus




Posible

?

de un software sin virus.

financiero

desequilibrio


Equilibrio financiero.

1.

Curso de capacitación.

2.

Liquidez financiera.

04

INTEGRACION DE AREAS ADMINISTRACIÓN, PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACION

E.A. A R E D A




A D M I S T F R A T I V A







E.D.

P.A

?

Dotar al área administrativa

?

Area administrativa

01

01

Area administrativa

02

02

Area administrativa

03

03

Area administrativa

Dotar al área administrativa

?

Area administrativa

04

Area administrativa

Liquidación

nomina

nomina

con

manualmente

sistematizada

liquidación de nomina

Personal

de




Personal eficiente




Liquidez financiera 1. 2.




Prestigio

Prestigio crediticio. 1.

crediticio.

2.




Posible software

1. 2.

Liquidez financiera.




O.C

Liquidación de


deficiente




E.E.A

Software sin virus

Disponibilidad crediticia

software

para

RESPONSABLE

la

Curso de capacitación Créditos disponibles Prestigio crediticio.

Crédito disponible Liquidez financiera.

?

con

de un software sin virus.

virus

A




Posible desequilibrio financiero




Equilibrio financiero.

1.

Curso de capacitación.

2.

Liquidez financiera.

04




de


Carencia maquinaria

A

Maquinaria

1.

Gran oferta de maquinaria y materia prima de buena calidad

01

01

Area de producción

1.

Gran oferta maquinaria

02

02

Area de producción

Dotar al área de producción con un software para la distribución de horarios de turnos.

?

Area de producción

03

03

Area de producción

Maquinaria en buen estado. 04 Gran oferta de materia prima y maquinaria. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria ? Garantizar al área de producción de un sistema de calidad excelente.

04

Area de producción

?

Area de producción

Aumento de robos de maquinaria en otras empresas.

06

Area de producción

?

Area de producción

suficiente

suficiente..

R




E A

de

D

prima Materia prima de procedencia conocida

dudosa

de materia prima y

procedencia


Distribución de
turnos

D

y

Distribución de horarios de turno sistematizada

?

horarios

E

manualmente.







P

Materia prima a tiempo Maquinaria




Materia

prima

a 1.

en


Maquinaria en buen 1. estado 2. 3.

F


D U




Sistema de alarma de excelente calidad

Materia prima a tiempo.

tiempo

buen estado

R O

Materia

Sistema de alarma de excelente calidad

C


C I O

Aumento

en


robo

de

maquinaria

en

Disminución en el 1. riesgo de robos para que no afecten la empresa.

06

otras empresas.

N

A




Posible

3.

racionamiento

Alianzas comerciales

?

de energía.


Garantizar que en esta área el racionamiento

No

produzca

perdidas

Riesgo

de


accidentes

en

Disminución en el 1. riesgo de accidentes. 2.

los trabajadores. 3.

Gran oferta de materia prima de buena calidad y maquinaria. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria Maquinaria en buen estado.

área de producción

A




R E




A

D

E


C O

E

Manual.

sistematizada

Base de datos


Base

de los clientes

existente




Locales

de

datos




Locales

comerciales

comerciales

Deficientes.

eficientes

Materia

de


buena calidad.

M

Facturación

?

01

?

Area de comercialización

?

02

?

Area de comercialización

03

03

Area de comercialización

Materia prima de buena calidad.

04

04

Area de comercialización

Apertura económica. Disponibilidad de crédito.

05

05

Area de comercialización

carentes.


D




Facturación

1. 2.

Materia prima de 1. buena calidad

Flujo de efectivo. Locales comerciales disponibles en arrendamiento y con buena ubicación.

de


Flujo de efectivo

de


Equipo de computo 1. 2. eficiente

Equipo de computo eficiente. Flujo de efectivo.

06

06

Area de comercialización

Posible escasez


Abastecimiento de 1. 2. materia prima 3.

Apertura económica. Flujo de efectivo. Disponibilidad de crédito.

07

07

Area de comercialización

Competencia leal.

Alianzas comerciales

08

08

Area de comercialización

Flujo efectivo.

1. 2.

F

R


C

Equipo computo

I

eficiente.

A


L I

de

A

prima.

Z A C




Posible competencia desleal.

I O N

materia




1.

PLANEACION ESTRATEGICA EMPRESARIAL REFINAMIENTO DE AREAS ADMINISTRATIVAS, PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACION E.A.

E.D.

E.E.A

O.C

P.A

RESPONSABLE

AREA DE APOYO

AREA


Liquidación

de 1.

nomina

D

Software en el Dotar mercado.

manualmente


Liquidación

área 1.

informar a sistemas

con

para que tome las

liquidez

medidas necesarias.

financiera

administrativa software

de

al

ADMINISTRATIVA

para

la

liquidación de nomina

2.

Con la

Area administrativa

adquirir el

nomina

software

sistematizada


Personal




deficiente

Personal

1.

eficiente

Disponibilidad

01

01

Area administrativa

02

02

Area administrativa

03

03

Area administrativa

crediticia 2.

Curso de

1.

Créditos

capacitación

F




Liquidez




financiera.

Liquidez financiera

disponibles. 2.

Prestigio crediticio.




Prestigio crediticio.




Prestigio crediticio.

1. 2.

Crédito disponible Liquidez financiera.

Sistemas

A




Posible

software


con virus

Software

sin 1.

virus

Software en el

Dotar al área administrativa 1.

informar al

mercado

de un software sin virus.

área de

Area administrativa

Area de Sistemas

sistemas para la adquisición de un antivirus 2.

capacitar al personal para el buen uso del software







Posible desequilibrio

Equilibrio financiero.

financiero

1.

Curso

de

04

04

Area administrativa

capacitación. 2.

Liquidez financiera.

AREA


Carencia

de


maquinaria

Maquinaria

1.

Materia prima de
dudosa

D

PRODUCCION

Gran oferta de maquinaria y materia prima de buena calidad

01

01

Area de producción

suficiente

Materia prima 1. de procedencia conocida

Gran oferta de materia prima y maquinaria

02

02

Area de producción

Distribución de 1. horarios de turno sistematizada

oferta de software

Dotar el área de producción 1.

Identificar

de variada

con

numero de

utilización

distribuir horarios y turnos

turnos y

sistematizados

personal

suficiente..


DE

procedencia


Distribución

de


turnos y horarios manualmente.

un

software

para

Area de producción

Area de sistemas

existente 2.

Ingresar datos obtenidos al software a aplicar

F




Materia prima a tiempo




Materia prima a 1. tiempo

Materia prima a tiempo.

03

03

Area de producción




Maquinaria

en


buen estado

Maquinaria en 1. buen estado 2.

3.




Sistema de alarma de excelente calidad




Sistema

de 1.

alarma

de

Maquinaria en 04 buen estado. Gran oferta de materia prima y maquinaria. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria Liquidez Garantizar al área de producción de un sistema de financiera calidad excelente.

04

1.

Identificar

Area de producción

Area de producción

Area de sistemas.

alarmas de

excelente

mejor calidad

calidad

en el mercado 2.

Con la liquidez financiera adquirir el producto.

A




Aumento en robo
de maquinaria en otras empresas.







Posible racionamiento de

Disminución en 1. el riesgo de robos para que no afecten la empresa.

Aumento de robos de maquinaria en otras empresas.

Alianzas comerciales

Disponibilidad

1.

crediticia

energía.




Riesgo

de


accidentes en los

Disminución en 1. el riesgo de accidentes.

trabajadores. 2.

3.

Gran oferta de materia prima de buena calidad y maquinaria. Capacitación y soporte inicial de uso de maquinaria Maquinaria en buen estado.

06

06

Area de producción

Asegurar que en el área de 1. producción los racionamientos no produzcan perdidas

Identificar en Area de producción el mercado una planta eléctrica.

2.

Con la disponibilidad crediticia adquirirla. 07 Area de producción

07

Area administrativa

AREA





Facturación Manual.

Facturación

1.

sistematizada

DE

Oferta de software

COMERCIALIZACION 01

1.

en el mercado

Delegar al

Area

área de

comercionalizacion

de Area de sistemas

sistemas para la creación del software


Base de datos de


Base de datos 1.

Oferta de software

los

existente

en el mercado

clientes

02

carentes.

D

1.

Delegar al

Area

áreas de

comercionalizacion

de Area de sistemas

sistemas para la adquisición de software







Locales

Locales

comerciales

comerciales

Deficientes.

eficientes

1. 2.

Flujo de efectivo. Locales

03

03

Area

de

comercionalizacion

comerciales disponibles

en

arrendamiento y con

buena

ubicación.

F




Materia de buena


Materia

prima 1.

calidad.

de

buena

Materia prima de buena calidad.

04

Apertura económica. Disponibilidad de crédito.

05

Equipo de computo eficiente. Flujo de efectivo.

06

Apertura económica. Flujo de efectivo. Disponibilidad de

07

04

Area

de

comercialización

calidad


Flujo de efectivo.




Flujo

de 1.

efectivo




Equipo

de


computo eficiente.

2.

Equipo

de 1.

computo

2.

05

Area comercialización

06

Area

de

comercionalizacion

eficiente

A




Posible escasez de


Abastecimiento

materia prima.

de

materia

1.

prima

2. 3.

Competencia

1.

07

Area

de

comercionalizacion

crédito


Posible competencia desleal.




leal.

Alianzas comerciales

08

08

Area comercionalizacion

de

de

PLANEACION ESTRATEGICA INFORMATICA E.A A D M I N I S T R A T I V A

E.E.A

O.C

P.A

Responsable

Líder Proyecto

Nombre Proyecto A1(A)

D

Liquidación de nomina en Liquidación de nomina Oferta de software en Dotar el área admitiva forma manual. sistematizada el mercado. con un software para la liquidación de nomina.

01

Area de sistemas

Jairo Varela

A

Posible software con virus Software sin virus

02

Area de sistemas

Diana Mora

A2(B)

Curso capacitación.

de Dotar el área admitiva con un software antivirus

Crédito disponible

D

Distribución de turnos y Distribución de turnos y Oferta de software de Dotar el área de horarios manualmente. horarios variada utilización. producción con un sistematizadamente software para distribuir turnos y horario

03

Area de sistemas

Paola narvaes

P1( c )

D

Facturación Manual

04

Area de sistemas

Noemi Sanin

B1(D)

05

Area de sistemas. Ingrid betancurt

P R O D U C C I O N C O M E R C I A L I Z A C I O N

E.D

Base de datos carente

Facturación Sistematizada Equipo de computo Dotar el área de eficiente comercialización de un software para la Flujo de efectivo. facturación

Base de datos existente

Disponibilidad de crédito. Equipo de computo Dotar el área de eficiente comercialización de un software para la Flujo de efectivo. creación de una base de datos. Disponibilidad de crédito.

B2(E)

DEFINICION DE ORDEN DE DESARROLLO
Características a evaluar: A. Fecha de entrega B. Disponibilidad de recursos C. Complejidad D. Viabilidad del proyecto E. Disponibilidad del personal
Prioridades de las caracteristicas: 1.D 2.A 3.B 4.E 5.C
Escala de calificación: 1.

Limite inferior = 0

2.

Limite superior = 10

3.

Valor intermedio = 0.5


Política de calificación: A. Fecha de entrega: Fecha mas próxima = 10, orden cronológico ascendente = 0.5 c/mes. A. 08/02

10

D.10/02

9

C. 01/03

7.5

E. 02/03

7.0

B. 04/03

6.0

B. Disponibilidad de recursos: A. 81%

9.19.0

D. 90%

10

C. 86%

9.69.5

E. 72%

8.28.0

B. 60%

7.0

C. Complejidad CARACTERISTICAS

TI

TE

A

2

2

B

3

5

C

4

9

D

5

14

E

6

20

PROYECTO

PORCENTAJE

CALIFICACION

A

95

10

B

75

8.0

C

85

9.0

D

90

9.5

E

80

8.5

PROYECTO

PORCENTAJE

CALIFICACION

A

94

9.5

D

98

10

C

88

9.0

E

85

8.5

B

82

8.0

D. Viabilidad

E. Disponibilidad personal

F. Matriz de definición de orden de desarrollo: Proyecto

Fecha Entrega

A

Diponibilidad Recursos

08/02 10

B

81 9.0

04/03 6

7.5

9

10

7

8

1

DATO

CALIFICACION

4

41.5

3

42.5

2

30

5

9

9.5

98 10

80 8.5

37.5 88

90

20

1

8

9.0

4 72

48.5 82

85

14

Orden de Desarrollo

9.5

8

6.5

Sumatoria

94

75

9.0

90

02/03

10

8.5

9.5

Disponibilidad de Personal

95

6.0

86

10/02

E

2.0

60

01/03

Viabilidad

10

7

C

D

Complejidad

85 8.5

G. Planificación: ESTIMACION DEL TIEMPO ACTIVIDAD P.A. P.B. 2.2 2.5 Análisis 4 3.8 Diseño 5 4.8 Codificación 3 2.9 Prueba 3 2.8 Entrega TOTAL 17 16.8 NOTA: se hizo polarización en análisis.

P.C. 2.3 4.1 4.9 3.0 2.9 17.2

P.D. 2.3 3.9 4.7 3.05 3.1 17.05

P.E. 2.4 3.9 5.0 3.1 3.0 17.6

XE 2.3 3.9 4.9 3.0 3.0 17.13

M.E. 0.1, -0.1 0.2, -0.1 0.1, -0.2 0.1, -0.1 0.1, -0.2 0.47, -0.33

H. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

TIEMPO Actividad. Análisis Diseño Codificación Prueba Entrega

M1

M2

M3

M4

M5

M6

M7

M8 M9

M10

M11 M12 M13

M14 M15

M16 M17

I. PRESUPUESTO Actividad Análisis Diseño Codificación Prueba Entrega TOTAL

Recursos Humanos 3.000.000 8.500.000 2.000.000 1.000.000 500.000 15.000.000

Recursos Físicos Recursos Financieros 800.000 1.500.000 2.500.000 3.000.000 2.000.000 3.000.000 2.000.000 2.500.000 500.000 1.000.000 7.800.000 11.000.000

TOTAL 5.300.000 14.000.000 7.000.000 5.500.000 2.000.000 33.800.000

INTRODUCCION

El siguiente trabajo se realizó con el fin de afianzar nuestros conocimientos acerca de la aplicación de las fases genéricas en este caso Ingeniería de Sistemas dentro de una empresa, además de adquirir un amplio conocimiento dentro del proceso de análisis de software.

Con lo anterior nos dará una idea de como realizar un estudio en las diferentes áreas de una empresa, encontrar sus debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas; elementos que utilizaremos para el beneficio de la misma y hacerla más competitiva ante el mercado.

Días tras día observamos diferentes cambios en el entorno con el cual la empresa se interrelaciona, por lo cual se debe estar a la vanguardia, afrontar y aprovechar los cambios venideros para hacer la empresa más productiva.

CONCLUSIONES

Después de haber estudiado y realizado el análisis correspondiente de la empresa podemos concluir que:


El análisis empresarial es necesario para poder identificar las verdaderas necesidades de software de la empresa.
Existen diferentes pasos para lograr un análisis global de dichas necesidades.
Realizando el análisis se determina los recursos, el tiempo y las actividades a realizar en el proyecto.

ANEXOS

AREA ADMINISTRATIVA PA.01
Personal deficiente. 1.

Identificar los recursos necesarios.

2.

Con la disponibilidad crediticia se inscribirá al personal en los centros de capacitación.


Personal eficiente. OC.01 Dotar al área administrativa del personal eficiente.

PA.02
Liquidez financiera. 1.

Cumplir con las obligaciones contraidas.


Liquidez financiera. OC.02 Mantener en el área administrativa una buena liquidez financiera.

PA.03
Prestigio crediticio 1.

Cumplir con responsabilidad las obligaciones crediticias adquiridas.

2.

Por medio de la liquidez financiera.


Prestigio crediticio.

OC.03 Mantener en el área administrativa el buen prestigio crediticio.

PA.04
Posible desequilibrio monetario. 1.

Por medio de la liquidez financiera contrarrestar el desequilibrio.

2.

Capacitar al personal para el buen funcionamiento.


Equilibrio monetario. OC.04 Garantizar que el área administrativa tenga un equilibrio monetario.

AREA DE PRODUCCION PA.01
Carencia de maquinaria suficiente. 1.

Identificar que proveedores ofrecen maquinaria.

2.

Escoger el mejor de ellos.

3.

Hacer la respectiva compra.


Maquinaria suficiente OC.01 Dotar al área producción con maquinaria suficiente.

PA.02
Materia prima de dudosa procedencia.

1. Asegurarse que los proveedores sean conocidos. 2. Comprar la mercancía con mejor referencia
Materia prima de procedencia conocida. OC.02 Garantizar que en el área de producción llegue mercancía de procedencia conocida.

PA.03
Aumento de robo de maquinaria en otras empresas 1. Mantener en buen estado el sistema de alarma. 2. Incrementar la seguridad con otro sistema de seguridad
Disminución en robo de maquinaria en otras empresas OC.03 Dotar e incrementar la seguridad en el área de producción.

PA.04
Riesgo de accidentes en los trabajadores por culpa de la maquinas. 1. Identificar las maquinas en mal estado 2. Arreglar las maquinas o cambiar las por otras nuevas. 3. Trabajar con las maquinas en buen estado.
Disminución en el riesgo de accidentes con maquinas seguras. OC.04 Asegurar que en el área de producción este dotado de maquinaria en buen estado.

PA.05
Materia prima a buen tiempo. 1. Aprovechando la fortaleza que tengo trato de mantener la relación con el proveedor que me hace llegar la mercancía a tiempo. 2. Pido en lo posible que mejore la entrega de la materia prima.
Materia prima a tiempo récord. OC.05 Garantizar en el área de producción la materia prima a buen tiempo.

PA.06
Maquinaria en buen estado. 1. Hago buen uso de la maquinaria existente aprovechando la capacitación recibida 2. Mantenimiento de maquinaria defectuosa.
Maquinaria en mejor estado. OC.06 Mantener en el área de producción y tratar de mejorar la maquinaria para mejorar la producción.

AREA DE COMERCIALIZACION PA.01
Personal deficiente 1. Identificar los curso necesarios para la capacitación
Personal eficiente OC.01 Dotar al área de comercialización de personal eficiente.

PA.02
Locales comerciales deficientes. 1.locales comerciales en arrendamiento y con buena ubicación.
Locales comerciales eficientes. OC.02 Dotar al área de comercialización de locales comerciales eficientes.

PA.03
Materia prima de buena calidad 1. Materia prima de buena calidad. 2. Apertura económica.
Materia prima de buena calidad.

OC.03 Dotar al área de comercialización de materia prima de buena calidad.

PA.04
Flujo de efectivo. 1. Apertura económica. 2. Flujo de efectivo.
Flujo de efectivo. OC.04 Asegurar en el área de comercialización de flujo de efectivo.

PA.05
Posible competencia desleal. 1. Realizar alianzas comerciales con otras empresa. 2. Verificar la alianza.
Competencia leal. OC.05 Garantizar en el área de comercialización la realización de alianzas comerciales.

PA.06
Posible escasez de materia prima. 1. Flujo de efectivo 2. Disponibilidad de crédito.
Abastecimiento de materia prima. OC.06 Garantizar en el área de comercialización el abastecimiento de materias prima.

RECOLECCION DE INFORMACION 1. Fuente de información: Personal del departamento de ventas 2. Herramienta de información: Reunión 3. Diseño: Papel de Trabajo...

Empaquetadoras y cauchos de Nariño “Los Paisas”. Facturación para las ventas Reunión con el personal del departamento de ventas

Objetivo: Recolectar la información necesaria y suficiente para definir las características técnicas del software “Facturación para ventas”.

Arquitectura:
Cuantas funciones requiere el proceso de facturación de la empresa?
Cuales son los procesos de cada función de facturación que se lleva en la empresa? Procedimientos:
Cómo se desarrolla la facturación diaria?
Cómo se obtiene el valor por producto?
Cómo se obtiene el sub total?
Cómo obtenemos el valor del IVA?
A que es igual el valor total a pagar por factura?
Se lleva un registro de las facturas diarias?
Cómo se desarrolla la facturación mensual?
Cómo se liquida el valor total de la facturación mensual?

Interfaces:
Cuales son los datos solicitados para desarrollar la factura?
Que reportes debe generar el proceso de facturación?
Que datos deben llevar esos reportes?

4. Aplicación de la herramienta de recolección de informacion (H. R. I.).

Empaquetadoras y cauchos de Nariño “Los Paisas”. Facturación para las ventas Reunión con el personal del departamento de ventas

Objetivo: Recolectar la información necesaria y suficiente para definir las características técnicas del software “Facturación para ventas”.

Arquitectura:
Cuantas funciones requiere el proceso de facturación de la empresa? •

Se requieren 2 funciones.


Cuales son la funciones del proceso de facturación que se lleva en la empresa? •

Facturación diaria.

•

Facturación mensual.

Procedimientos:
Cómo se desarrolla la facturación diaria? •

La facturación diaria tiene los siguientes procedimientos: -

Calculo valor Parcial

-

Calculo valor Sub total

-

Calculo Valor IVA

-

Calculo valor total


Cómo se obtiene el valor parcial por producto? •

Se obtiene multiplicando la cantidad (cant) de productos por el valor unitario

(Vunit): -

Valor parcial = Cant * Vunit


Cómo se obtiene el sub total? •

El sub total se obtiene al sumar los valores parciales: - Sub total=

Valor parcial


Cómo obtenemos el valor del IVA? •

Para obtener este valor multiplicamos el valor sub total por el valor del IVA (16%) -

IVA= Valor sub total * 0.16

Ejemplo: Valor sub total = 200000 IVA = 200000 * 0.16 IVA = 32000


A que es igual el valor total a pagar por factura? •

Este valor será igual al valor sub total más el IVA: -

V. Total = V. Sub Total + IVA


Se lleva un registro de las facturas diarias? •

Sí


En que libro registramos esas facturas? •

Se registrara el total a pagar en el libro diario


Cómo se liquida la facturación mensual? •

Se obtendrá al realizar la suma de los totales a pagar de las facturas diarias registradas en el libro diario

Interfaces:
Cuales son los datos solicitados para desarrollar la factura? •

Para la facturación se tendrá: -

Nombre, dirección y teléfono del cliente

-

Forma de pago

-

Cantidad

-

Valor unitario

-

Descripción

-

Valor IVA

-

Numero de factura


Que reportes debe generar el proceso de facturación? •

La facturación deberá generar: -

Boletín diario

-

Boletín mensual

-

Boletín del banco


Que datos deben llevar esos reportes? •

En el boletín diario tendrá: -

Nombre, dirección y teléfono del cliente

-

Forma de pago

-

Cantidad

-

Valor unitario

-

Descripción

-

Valor IVA

-

Numero de factura

-

Valor parcial

-

Valor sub total

•

•

Valor total

En el boletín mensual se tendrá: -

Sumatoria de los valores totales del libro diario

-

Consignaciones al libro de bancos

En el boletín del banco se tendrá: -

Código del banco

-

Nombre del banco

-

Cédula del cliente

-

Nombre del cliente

-

Numero de cuenta

Preguntas Suplementarias:


Los productos están gravados con el IVA? •

Si


Cuál es el valor del IVA? •

El reglamentado por el gobierno es del 16%


El banco generará algún reporte a la empresa? 

Sí, los reportes de consignaciones, ósea, el extracto bancario.


A

través

de

que

mecanismo

(impresos

requiere los reportes?  Los reportes se requieren Impresos

o

en

pantalla)

5. Ordenamiento de información:

Empaquetadoras y cauchos de Nariño “Los Paisas”. Facturación para las ventas Reunión con el personal del departamento de ventas

Objetivo: Recolectar la información necesaria y suficiente para definir las características técnicas del software “Facturación para ventas”.

Arquitectura: •

Se requieren 2 funciones: -

Facturación diaria

-

Facturación mensual

Procedimientos: •

•

La facturación diaria tiene los siguientes procedimientos: -

Calculo valor Parcial

-

Calculo valor Sub total

-

Calculo Valor IVA

-

Calculo valor total

El valor Parcial se obtiene multiplicando la cantidad (cant) de productos por el valor unitario (Vunit): -

•

Valor parcial = Cant * Vunit

El sub total se obtiene al sumar los valores parciales:

- Sub total=

Valor parcial

•

productos están gravados con el IVA.

•

El valor reglamentado por el gobierno es del 16%

•

Para obtener el valor del IVA multiplicamos el valor sub total por el valor del IVA (16%) -

IVA= Valor sub total * 0.16

Ejemplo: Valor sub total = 200000 IVA = 200000 * 0.16 IVA = 32000 •

El valor total a pagar será igual al valor sub total más el IVA: -

•

V. Total = V. Sub Total + IVA

Se lleva un registro de las facturas diarias las cuales son registradas en el libro diario

•

La facturación mensual se obtendrá al realizar la suma de los totales a pagar de las facturas diarias registradas en el libro diario

Interfaces: •

los datos solicitados para desarrollar la factura son: -

Nombre, dirección y teléfono del cliente

-

Forma de pago

•

-

Cantidad

-

Valor unitario

-

Descripción

-

Valor IVA

-

Numero de factura

El proceso de facturación debe generar: Boletín diario : -

Nombre, dirección y teléfono del cliente

-

Forma de pago

-

Cantidad

-

Valor unitario

-

Descripción

-

Valor IVA

-

Numero de factura

-

Valor parcial

-

Valor sub total

-

Valor total

Boletín mensual -

Suma de los totales a pagar

-

Consignaciones al libro de bancos

Boletín de Banco -

Código del Banco

-

Nombre del Banco

-

Nombre del Cliente

•

-

Cédula del cliente

-

Número de cuenta del cliente

Los reportes de facturación se requieren Impresos.

Datos: •

Datos de entrada :
Entidad Cliente -

Cédula

-

Nombre

-

Dirección

-

Teléfono


Forma de pago

•

-

Cantidad

-

Valor unitario

-

Descripción

-

Numero de factura

-

Valor gubernamental del IVA

Datos de proceso:
Entidad Factura

•

-

Cantidad

-

Valor unitario

-

Valor IVA(Valor que se obtiene de la multiplicación del sub total por 16%)

-

Valor total(porque se suman en la liquidación mensual)

Datos de salida -

Valor parcial

•

-

Valor sub total

-

Valor total

-

Sumatoria de los valores totales

-

Reporte de Factura

-

Consignaciones en libros de datos

Bancos -

Código del banco

-

Nombre del banco

-

Numero de cuenta

1. 

MODELADO DE DATOS

Diccionario de datos

 Entidad -

Cliente

-

Empresa

-

Facturación

-

Bancos

Cliente : nom_cliente. dir_cliente. telf_cliente. iden_cliente.

Empresa : NIT_empresa. nom_empresa. dir_empresa.

Facturación: N°_factura. Desc. v/unit. v/parcial. v/total. forma de pago iva. Subtotal. cantidad.

Bancos: Cod_banco. nom_banco. ced_cliente. N°_cuenta. nom_cliente.

2. MODELO RELACIONAL

EMPRESA

CLIENTE

FACTURACION

NIT_empresa

Iden_cliente

Desc

Nom_empresa

Nom_cliente

V/unit

Dir_empresa

Dir_cliente

V/parcial

Telf_cliente

V/total

NIT_empresa

Forma de pago Cantidad

BANCOS Cod_banco Nom_banco Iden_banco N°_cuenta Nom_cliente NIT-empresa

IVA N°_ factura NIT_empresa Iden_cliente

3. DIAGRAMA ENTIDAD - RELACION

Empresa

Clientes

Facturas

Bancos

Clientes

1

N

1

N

1

N

1

N

1

N

Clientes

Facturas

Producto

Clientes

Bancos

DIAGRAMA DE DESCOMPOSICION FUNCIONAL

FACTURACION PARA LAS VENTAS

FACTURACION MANUAL

Calcular valor parcial

FACTURACION MENSUAL

Sumatoria de los valores totales del libro diario

Calcular valor subtotal Libro de bancos Calcular valor IVA

Calcular valor total

DIAGRAMA DE CONTEXTO

FACTURACION

CLIENTE Facturas

Totales de Factura

Pedido

Datos producto FACTURACION DE VENTAS Extracto

Bancos BANCOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS NIVEL 0

CLIENTE

Factura

Datos del producto

Totales de factura

Suma de los Pedido

totales a FACTURACION DIARIA

Consignaciones BANCOS

Extracto

pagar

FACTURACION MENSUAL

FACTURACION

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS NIVEL 1

PROCESO: FACTURACION DIARIA

Totales de factura

FACTURACION

Datos del producto

V/parcial

Calcular valor parcial

Sub_total

Calcular valor sub_total

Suma de los totales a pagar

valor IVA

Calcular valor IVA

Calcular valor total

F a c t u r

a

Pedido

CLIENTE

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS NIVEL 1

PROCESO: FACTURACION MENSUAL

Extractos

Reporte de descuentos por mora

BANCOS

Suma de los totales a pagar

C o n s i g a n c i o n e s

Sumatoria de los valores totales del libro diario

Totales

Libro de bancos

Base de datos Deudores morosos