Sistemas De Informacao-spt
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Sistemas de Processamento de Transações 1. Introdução No nível mais elementar, os sistemas de informação monitoram as atividades diárias, periódicas ou rotineiras de uma empresa como controle de estoque, folha de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais. Esse tipo de sistema de informação é denominado de Sistema de Processamento de Transação (SPT). Os SPT, também denominados de Sistemas Empresariais Básicos, executam e registram as transações rotineiras necessárias para conduzir o negócio.
SPT – SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES
Uma transação é o registro de um evento ao qual a empresa deve responder. Por exemplo, os dados sobre um pedido que acabam de ser registrados constituem uma transação. A empresa responde a essa transação atendendo ao pedido, ajustando seu estoque para contabilizar os itens utilizados para esse atendimento, gerando uma nota de embarque, embalando e despachando o pedido e enviando cobrança ao cliente. Desse modo, a transação aciona toda uma série de eventos que atualizam os registros comerciais da empresa e produzem os documentos apropriados. 2. Funções dos SPT O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização como: Quantas peças existem em estoque? O que aconteceu com o pagamento de Jonata Oliveira? Quantos empregados foram pagos no mês? Sendo assim, os SPT dão suporte às funções básicas da empresa, resolvendo questões a nível operacional da empresa. No nível operacional as informações para soluções são estruturadas, pois se baseiam em procedimentos padronizados e rotineiros. Portanto, os problemas a nível operacional são resolvidos em curtíssimo prazo. Exemplo: Por exemplo: a decisão de pagar um empregado ativo fundamenta-se em dois critérios predefinidos: o empregado está na folha de pagamento e trabalhou esta semana?. Uma decisão destas não requer muita deliberação da direção. Tudo que precisa ser verificado é se o empregado satisfaz a esses critérios. Em conseqüência, esses sistemas são utilizados principalmente por pessoas com pouca ou nenhuma responsabilidade – funcionários de folha de pagamento, da entrada de pedidos ou promotores de lojas. Os sistemas não exigem pouca ou nenhuma decisão das pessoas que os operam. Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes
fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa (gerências tática e estratégica). 3. Origem dos dados de um SPT Embora grande parte das informações dos SPT provenha de dentro da empresa, esses sistemas têm que lidar com clientes, fornecedores e fatores externos a empresa. Por exemplo, um sistema de processamento de pedidos conterá dados de clientes; um sistema de compras conterá dados de fornecedores; um sistema de recursos humanos deverá incorporar normas governamentais relativas a segurança no trabalho, ao desemprego e as práticas contábeis de benefícios. Assim, os SPTs ajudam a solucionar problemas que dizem respeito ao relacionamento da empresa com seu ambiente externo.
•
Saídas: Geração de documentos e relatórios: Mercadorias acabadas, documentos, etiquetas de embalagens ou pedidos de compras.
Outras formas de saídas: dados fornecidos para outros sistemas utilizarem pelos gerentes. Os SPTs são os principais fornecedores de dados para os sistemas de informação que dão suporte aos gerentes de nível intermediário, que fazem uso de resumo de dados das transações para monitorar e controlar o desempenho da empresa. Exemplo: um relatório típico de um gerente intermediário do departamento de vendas de uma empresa é o resumo das transações de vendas de cada região de vendas relativo a um mês ou um ano.
4. Entrada, Processamento e Saída SPT Como mostrado na figura 1 cada transação do SPT requer: •
Entrada e coleta de dados: Origem dos dados de entrada: digitação, cartões, scanners, entrada de áudio. Quando é necessário agilidade na coleta de dados, scanners e outras mídias de entrada podem ser utilizados.
•
Entrada
Online
Scanners e Sensores
Cartões
Entrada
De Áudio
Processamento e armazenamento Manipulação dos dados ou processamento: processo de execução de cálculos sobre os dados, classificação dos dados, disposição dos arquivos em categorias, sumário de resultados.
Processamento de Transações • • • • •
Armazenamento: após completar a manipulação dos dados, a transação de dados é armazenada pelo SPT. O armazenamento de dados envolve a colocação dos dados da transação em um ou mais banco de dados. Importância do Armazenamento SPT: uma vez armazenadas as informações em bancos de dados, essa informação pode sofrer um processamento e manipulações adicionais para outros sistemas, auxiliando o apoio à decisão pelos gerentes. Os SPTs são os principais fornecedores de dados para os sistemas de informação que dão suporte aos gerentes que se deparam com problemas menos estruturados. Assim, enquanto um banco de dados de transações pode ser considerado um “subproduto” de um processamento de transações, ele pode ter forte efeito sobre quase todos os sistemas de informação e processos de tomada de decisões na organização.
Produtos
Registrar Executar Listar Juntar Ordenar
Document os
Dados para outros sistemas
Saída
De Áudio
Figura 1: O SPT é o suporte principal de uma empresa porque ele executa os procedimentos básicos que mantêm a empresa funcionando. O sistema recebe as entradas relacionadas a uma transação, efetua seu processamento e produz saídas que possibilitam que a empresa continue funcionando.
5. Características de um SPT Os sistemas de processamento de transação têm inúmeras características gerais relevantes a aplicações mais específicas. Estas características incluem:
Uma grande quantidade de dados de entrada; Uma grande quantidade de saída; Necessidade de processamento eficiente para lidar com grandes quantidades de entradas e saídas; Capacidade de entrada e saídas rápidas; Alto grau de repetição no processamento; Computação simples (Adição, Subtração, Multiplicação e Divisão); Grande necessidade de armazenamento; Atualização de arquivos segura e eficiente; Impacto grave e negativo sobre a organização em caso de pane ou falha de operação.
6. Sistemas Tolerantes a Falhas Imaginem se os clientes de um banco ficassem sem caixas automáticos, o transtorno e prejuízo que isso poderia causar ou se uma loja de varejo ficasse sem comunicação entre os pontos de vendas, servidor e as empresas de cartão de crédito? Como seria atualizado o estoque? Como verificaria clientes inadimplentes? Algumas empresas como as lojas de varejo e os bancos têm pesados requisitos de Processamento de Transação Online (PTOL) com numerosas solicitações de informações e modificações de arquivos ocorrendo a todo instante. Seus sistemas de processamento de transação online, nos quais maciças quantidades de transações são processadas a cada instante, podem causar grandes perturbações empresariais se tiverem problemas de processamento.
8. Sistemas de Processamento de Transações Básicos Os sistemas de informação transacionais geralmente são classificados de acordo com o tipo de sistemas empresarial básico para todas as suas principais áreas funcionais, conforme discutido na apostila 3.
Fabricação e produção; Vendas e Marketing; Finanças e contabilidade; Recursos Humanos
A seguir vamos estudar a funcionalidade desses sistemas empresariais e qual é a interação entre eles. 8.1 Sistemas Básicos de Fabricação e Produção Os sistemas de informação podem dar suporte às funções de produção e fabricação, fornecendo dados para operar, monitorar e controlar o processo de produção. Eles coletam dados e produzem relatórios concernentes à situação das tarefas de produção, estoque, compras e fluxo de bens e serviços. Os sistemas de compras mantêm dados sobre itens adquiridos para o processo de produção, como arquivos sobre fornecedores, preços de itens adquiridos e itens pedidos. Os sistemas de recebimento mantêm dados sobre bens adquiridos e suas datas de entrega e fornecem informações para as funções de produção, estoque e contas a pagar.
Para evitar essas calamidades, muitas empresas com requisitos pesados de PTOL contam com sistemas de computadores tolerantes a falhas com hardware extra, software e suprimento como backups contra falhas dos sistemas. Eles podem utilizar rotinas de software ou lógica de autoverificação para detectar falhas de hardware e passar automaticamente para um dispositivo reserva. As peças podem ser retiradas ou consertadas sem interromper o sistema de computador.
Os sistemas de expedição acompanham a colocação de produtos acabados no estoque e as remessas para clientes; essas informações depois são passadas para o estoque e para contas a receber.
7. Métodos de Processamento de Transações
Os sistemas de materiais monitoram a utilização de materiais no processo de produção. O sistema lista de materiais inventaria as matérias-primas e as peças componentes necessárias para fabricar um determinado produto. O sistema de custo de mão-de-obra acompanha a utilização dos recursos de pessoal no processo de produção, e os sistemas de equipamentos monitoram os custos do equipamento e da produção.
Como já discutido nas apostilas anteriores existem 2 tipos de processamento de transações: batches (em lotes) e online. No processamento batch as transações são coletas em lotes para posterior processamento. No processamento online as transações são processadas imediatamente após a coleta pela mídia de entrada.
Os sistemas de estoque monitoram os níveis de estoque, as rupturas de estoque e a localização e a distribuição de estoque na organização.
Os sistemas de controle de qualidade monitoram os processos de produção para identificar variações em relação aos padrões e controle de qualidade.
Os sistemas de controle de processos monitoram os processos físicos de produção em andamento. Os sistemas de controle de máquinas monitoram o funcionamento das máquinas. Geralmente, a robótica é utilizada para o controle inteligente das máquinas. A robótica utiliza dispositivos eletrônicos que se assemelham aos humanos (como movimento e visões) capazes de controlar as suas próprias atividades.
Os sistemas de ponto-de-venda coletam dados sobre venda no local em que elas ocorrem por meio de scanners manuais ou registros de caixa. Os sistemas de informações sobre crédito de clientes fornecem aos representantes de vendas ou aos gerentes informações sobre o crédito máximo que pode ser concedido a um cliente; eles também podem conter informações sobre históricos de crédito. Esses sistemas muitas vezes são integrados aos sistemas de processamento de pedidos e aos de contabilidade.
8.1.1 Importância para os outros sistemas
Além de executar essas tarefas, os sistemas de fabricação e produção são importantes fontes de dados para outros sistemas. Eles interagem com o estoque da empresa, o processo de processamento de pedidos e os sistemas de contabilidade e fornecem dados para a gerência de nível médio e de topo. 8.1.2 Sistemas de Fabricação Integrada ao Computador (FIC) Os FIC reúnem todos os sistemas de computador utilizados na fabricação – projetos assistido por computador, fabricação assistida por computador, engenharia assistida por computador e planejamento de recursos de fabricação, substituindo ilhas de automatização descoordenadas por total integração e controle. 8.2 Sistemas Básicos de Venda e Marketing No nível mais elementar, os sistemas de informação dão suporte à função de vendas e marketing facilitando a movimentação de mercadorias e serviços dos produtores para os consumidores. Esses sistemas coletam e processam dados rotineiros e repetitivos para localizar clientes, oferecer serviços, processar vendas e pedidos e autorizar vendas a clientes. Os sistemas de suporte a vendas ajudam o pessoal de vendas a identificar possíveis clientes, fazer contato com clientes e acompanhar uma venda. Esses sistemas registram e acompanham clientes potenciais e os contatos com clientes. Eles podem incluir informações como nome, endereço e preferências de produtos de clientes potenciais ou clientes antigos. Os sistemas de telemarketing controlam a utilização do telefone para contato com os clientes, oferecimento de produtos e verificação do andamento de vendas. Os sistemas de processamento de pedidos registram e processam pedidos de vendas pelo acompanhamento da situação dos pedidos, pela emissão de faturas e muitas vezes pela produção de dados para a análise de vendas e controle de estoque.
8.2.1 Importância para os outros sistemas Os dados sobre processamento de pedidos e de ponto-de-venda, por exemplo, são usados não só para acompanhar vendas, mas também para que os sistemas de informações gerenciais sobre vendas ajudem os gerentes de vendas a avaliar o desempenho das vendas ou estabelecer os alvos das vendas. Os sistemas de vendas também são vinculados aos sistemas funcionais de outras áreas funcionais, como o sistema de compras e o de contas a receber. 8.3 Sistemas Básicos de Contabilidade e Finanças Os sistemas de contabilidade mantêm registros referentes ao fluxo de fundos nas empresas e produzem demonstrações financeiras, como balanços e demonstrações de lucros e perdas. Os sistemas de finanças mantêm registros concernentes à utilização e gerenciamento da empresa. 8.3.1 Contabilidade Sistemas de contas a receber mantêm registros de importância devida pelos clientes e informações de créditos, com base em faturas de clientes e datas de pagamento. Sistemas de conta a pagar registram as importâncias devidas a credores da empresa. Eles geram cheques para as faturas pendentes e relatam transações de pagamento. Sistemas livro-razão utilizam dados das contas a receber e a pagar, dados da folha de pagamento e de outros sistemas contábeis para registrar as receitas e despesas da empresa. Eles produzem demonstrações de lucros e perdas, balanços, balancetes do livro-razão e outros relatórios. Sistemas de folha de pagamento às vezes são tratados como sistemas de recursos humanos, mas também desempenham importantes funções contábeis. Eles calculam e produzem os pagamentos a empregados, declarações de imposto de renda e para as autoridades dos impostos estaduais e locais e relatórios sobre pagamentos.
8.3.1 Importância para os outros sistemas 8.2.2 Finanças
Sistemas de gerência de caixa: monitoram as despesas e as receitas de caixa. As empresas utilizam essas informações para identificar excessos de fundos que podem ser depositados ou investidos para gerar renda adicional. Os sistemas de gerência de caixa também podem produzir previsões de fluxo de caixa que os gerentes podem utilizar para planejar e desenvolver alternativas estratégicas de investimentos.
Os sistemas básicos de recursos humanos também podem fornecer dados para gerentes ou para outros sistemas que atendem especificamente a alta administração. Por exemplo, os sistemas de cargos são usados para a análise gerencial dos problemas de rotatividade e estratégias de recrutamento, bem como o planejamento de substituições. 9. Aplicações do processamento de transações
8.3 Sistemas Básicos de Recursos Humanos
9.1 Componentes de um SPT
Os sistemas básicos de recursos humanos lidam com recrutamento, a colocação, a avaliação de desempenho, a remuneração e o desenvolvimento da carreira dos funcionários de uma empresa.
As descrições das aplicações comerciais que os sistemas computadorizados de processamento de transações executam são várias, mas estudaremos apenas alguns casos. Apesar do número de variedades de aplicações, muitos SPTs compartilham componentes comuns. A figura 2 mostra os principais componentes de um SPT típico e como eles trabalham em conjunto.
Esses sistemas coletam dados relativos aos empregados e dão suporte a tarefas repetitivas e rotineiras como contratação de novos empregados, promoções, transferências e demissões, mantendo registro dos benefícios e beneficiários dos empregados. Os sistemas de manutenção de registros sobre o pessoal mantêm dados básicos como, nome, endereço, estado civil, dependentes, idade, categoria para o imposto de renda e avaliações de cargos, além de registrar transações de contratações, demissões, transferências, promoções e avaliações de desempenho. Os sistemas de acompanhamento de candidatos a empregos mantêm dados sobre candidatos a empregos e fornecem relatórios para satisfazer os regulamentos federais, estaduais e locais sobre contratação de pessoal. Os sistemas de cargos, ao contrário, não mantêm informações sobre empregados, e sim sobre os cargos da empresa. Um cargo pode ser definido como uma vaga no organograma da empresa. Os sistemas de cargos mantêm dados sobre cargos ocupados e vagos e monitoram as transações relativas a cargos e indicações de empregos. Os sistemas de treinamentos e habilidades mantêm registros do treinamento e da experiência de trabalho de empregados, interesses, habilidades especiais e proficiência. Esses sistemas podem identificar empregados com habilidades apropriadas para determinados cargos. Os sistemas de benefícios mantêm dados sobre empregados, como seguros de vida, seguros de saúde, pensões e outros benefícios, e monitoram transações como mudanças nos beneficiários e cobertura de benefícios.
figura 2: Componentes principais de um sistema de processamento de transações.
O arquivo principal é um grupo permanente de registros armazenados em um dispositivo de armazenamento. Por exemplo, uma fábrica teria um arquivo principal de estoque, um arquivo principal de clientes e um arquivo principal de empregados. Estes arquivos devem ser atualizados, a fim de garantir a exatidão e atualização dos dados antes que seja iniciado o processamento de transações.
O arquivo de transações é um arquivo que contém transações ou atividades empresariais que afetam o arquivo principal. Um pedido de venda ou um cartão de ponto de empregado que contenha o número de horas que o empregado trabalhou durante a semana são exemplos de arquivos de transações. Uma vez completado o processamento, os tipos principais de saídas de um SPT são documentos de rotina como cheques de pagamentos, faturas, listas e etiquetas de expedição, relatórios administrativos e outras saídas como resultados e relatórios.
Figura 3: Inter-relações de diversos sistemas de processamento de transação de diversas áreas fucionais de uma empresa. Observe como eles se relacionam entre si em termos de fluxos de entrada e saída.
8.1 Estudo de caso 1: Processamento de Pedidos
Uma das primeiras funções comerciais a serem computadorizadas foi a contabilidade. Além das funções tradicionais de contabilidade, outras aplicações importantes formaram um típico SPT para empresas: processamento de pedidos, faturamento, controle de estoque, contas a pagar e receber entre outros. 9.2 Inter-relação entre os diversos SPT de uma empresa Nas diversas aplicações é importante observar a característica de interrelacionamento entre as diversas funções da empresa. Para uma determinada aplicação, diversos departamentos funcionais são inter-relacionados. A figura 3 ilustra as inter-relações de diversos sistemas de processamento de transação de uma empresa. SPT RECEBIMENTOS E DESEMBOLSOS DE CAIXA
Processame nto de pedidos
Fatura
Análises de Vendas
SPT VENDAS
Contas a receber
Recebiment o de caixa
Contas a pagar
Desembols os de caixa
LivroRazão Geral Relatórios Financeiro s PROCESSAMENTO LIVROS CONTÁBEIS
Compras SPT COMPRAS
Processame nto de inventário
SPT FOLHA DE PAGAMENTO
Folha de Pagamento Controle de Ponto
Sistema de processamento de pedidos: os pedidos podem ser adquiridos por 3 meios (internet, correio e telefone) pelos clientes ou por representantes de vendas para o departamento de processamento de pedidos, onde eles entram no sistema e são processados. Esta aplicação afeta as aplicações de contabilidade, estoques, depósito de mercadorias, finanças e faturamento.
8.2 Estudo de caso 2: Controle de Estoque
Uma aplicação de Controle de Estoque. O controle de estoque está seqüencialmente entre o processamento dos pedidos e o faturamento. Os pedidos entram no sistema e são comparados ao estoque disponível. Uma lista de picking é produzida para ajudar os funcionários dos depósitos de mercadorias a localizar e expedir os itens pedidos pelos clientes. A nota de embarque do depósito de mercadorias dá a partida à lista de picking, bem como um documento detalhando aos itens embarcados, descontos e itens não-disponíveis. Este segundo documento, chamado fatura, é enviado aos clietnes. A nota de embarque também dá início aos ajustes ao nível do estoque para fins de entrada de pedidos.
SPT – SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES
Uma transação é o registro de um evento ao qual a empresa deve responder. Por exemplo, os dados sobre um pedido que acabam de ser registrados constituem uma transação. A empresa responde a essa transação atendendo ao pedido, ajustando seu estoque para contabilizar os itens utilizados para esse atendimento, gerando uma nota de embarque, embalando e despachando o pedido e enviando cobrança ao cliente. Desse modo, a transação aciona toda uma série de eventos que atualizam os registros comerciais da empresa e produzem os documentos apropriados. 2. Funções dos SPT O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização como: Quantas peças existem em estoque? O que aconteceu com o pagamento de Jonata Oliveira? Quantos empregados foram pagos no mês? Sendo assim, os SPT dão suporte às funções básicas da empresa, resolvendo questões a nível operacional da empresa. No nível operacional as informações para soluções são estruturadas, pois se baseiam em procedimentos padronizados e rotineiros. Portanto, os problemas a nível operacional são resolvidos em curtíssimo prazo. Exemplo: Por exemplo: a decisão de pagar um empregado ativo fundamenta-se em dois critérios predefinidos: o empregado está na folha de pagamento e trabalhou esta semana?. Uma decisão destas não requer muita deliberação da direção. Tudo que precisa ser verificado é se o empregado satisfaz a esses critérios. Em conseqüência, esses sistemas são utilizados principalmente por pessoas com pouca ou nenhuma responsabilidade – funcionários de folha de pagamento, da entrada de pedidos ou promotores de lojas. Os sistemas não exigem pouca ou nenhuma decisão das pessoas que os operam. Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes
fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa (gerências tática e estratégica). 3. Origem dos dados de um SPT Embora grande parte das informações dos SPT provenha de dentro da empresa, esses sistemas têm que lidar com clientes, fornecedores e fatores externos a empresa. Por exemplo, um sistema de processamento de pedidos conterá dados de clientes; um sistema de compras conterá dados de fornecedores; um sistema de recursos humanos deverá incorporar normas governamentais relativas a segurança no trabalho, ao desemprego e as práticas contábeis de benefícios. Assim, os SPTs ajudam a solucionar problemas que dizem respeito ao relacionamento da empresa com seu ambiente externo.
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Saídas: Geração de documentos e relatórios: Mercadorias acabadas, documentos, etiquetas de embalagens ou pedidos de compras.
Outras formas de saídas: dados fornecidos para outros sistemas utilizarem pelos gerentes. Os SPTs são os principais fornecedores de dados para os sistemas de informação que dão suporte aos gerentes de nível intermediário, que fazem uso de resumo de dados das transações para monitorar e controlar o desempenho da empresa. Exemplo: um relatório típico de um gerente intermediário do departamento de vendas de uma empresa é o resumo das transações de vendas de cada região de vendas relativo a um mês ou um ano.
4. Entrada, Processamento e Saída SPT Como mostrado na figura 1 cada transação do SPT requer: •
Entrada e coleta de dados: Origem dos dados de entrada: digitação, cartões, scanners, entrada de áudio. Quando é necessário agilidade na coleta de dados, scanners e outras mídias de entrada podem ser utilizados.
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Entrada
Online
Scanners e Sensores
Cartões
Entrada
De Áudio
Processamento e armazenamento Manipulação dos dados ou processamento: processo de execução de cálculos sobre os dados, classificação dos dados, disposição dos arquivos em categorias, sumário de resultados.
Processamento de Transações • • • • •
Armazenamento: após completar a manipulação dos dados, a transação de dados é armazenada pelo SPT. O armazenamento de dados envolve a colocação dos dados da transação em um ou mais banco de dados. Importância do Armazenamento SPT: uma vez armazenadas as informações em bancos de dados, essa informação pode sofrer um processamento e manipulações adicionais para outros sistemas, auxiliando o apoio à decisão pelos gerentes. Os SPTs são os principais fornecedores de dados para os sistemas de informação que dão suporte aos gerentes que se deparam com problemas menos estruturados. Assim, enquanto um banco de dados de transações pode ser considerado um “subproduto” de um processamento de transações, ele pode ter forte efeito sobre quase todos os sistemas de informação e processos de tomada de decisões na organização.
Produtos
Registrar Executar Listar Juntar Ordenar
Document os
Dados para outros sistemas
Saída
De Áudio
Figura 1: O SPT é o suporte principal de uma empresa porque ele executa os procedimentos básicos que mantêm a empresa funcionando. O sistema recebe as entradas relacionadas a uma transação, efetua seu processamento e produz saídas que possibilitam que a empresa continue funcionando.
5. Características de um SPT Os sistemas de processamento de transação têm inúmeras características gerais relevantes a aplicações mais específicas. Estas características incluem:
Uma grande quantidade de dados de entrada; Uma grande quantidade de saída; Necessidade de processamento eficiente para lidar com grandes quantidades de entradas e saídas; Capacidade de entrada e saídas rápidas; Alto grau de repetição no processamento; Computação simples (Adição, Subtração, Multiplicação e Divisão); Grande necessidade de armazenamento; Atualização de arquivos segura e eficiente; Impacto grave e negativo sobre a organização em caso de pane ou falha de operação.
6. Sistemas Tolerantes a Falhas Imaginem se os clientes de um banco ficassem sem caixas automáticos, o transtorno e prejuízo que isso poderia causar ou se uma loja de varejo ficasse sem comunicação entre os pontos de vendas, servidor e as empresas de cartão de crédito? Como seria atualizado o estoque? Como verificaria clientes inadimplentes? Algumas empresas como as lojas de varejo e os bancos têm pesados requisitos de Processamento de Transação Online (PTOL) com numerosas solicitações de informações e modificações de arquivos ocorrendo a todo instante. Seus sistemas de processamento de transação online, nos quais maciças quantidades de transações são processadas a cada instante, podem causar grandes perturbações empresariais se tiverem problemas de processamento.
8. Sistemas de Processamento de Transações Básicos Os sistemas de informação transacionais geralmente são classificados de acordo com o tipo de sistemas empresarial básico para todas as suas principais áreas funcionais, conforme discutido na apostila 3.
Fabricação e produção; Vendas e Marketing; Finanças e contabilidade; Recursos Humanos
A seguir vamos estudar a funcionalidade desses sistemas empresariais e qual é a interação entre eles. 8.1 Sistemas Básicos de Fabricação e Produção Os sistemas de informação podem dar suporte às funções de produção e fabricação, fornecendo dados para operar, monitorar e controlar o processo de produção. Eles coletam dados e produzem relatórios concernentes à situação das tarefas de produção, estoque, compras e fluxo de bens e serviços. Os sistemas de compras mantêm dados sobre itens adquiridos para o processo de produção, como arquivos sobre fornecedores, preços de itens adquiridos e itens pedidos. Os sistemas de recebimento mantêm dados sobre bens adquiridos e suas datas de entrega e fornecem informações para as funções de produção, estoque e contas a pagar.
Para evitar essas calamidades, muitas empresas com requisitos pesados de PTOL contam com sistemas de computadores tolerantes a falhas com hardware extra, software e suprimento como backups contra falhas dos sistemas. Eles podem utilizar rotinas de software ou lógica de autoverificação para detectar falhas de hardware e passar automaticamente para um dispositivo reserva. As peças podem ser retiradas ou consertadas sem interromper o sistema de computador.
Os sistemas de expedição acompanham a colocação de produtos acabados no estoque e as remessas para clientes; essas informações depois são passadas para o estoque e para contas a receber.
7. Métodos de Processamento de Transações
Os sistemas de materiais monitoram a utilização de materiais no processo de produção. O sistema lista de materiais inventaria as matérias-primas e as peças componentes necessárias para fabricar um determinado produto. O sistema de custo de mão-de-obra acompanha a utilização dos recursos de pessoal no processo de produção, e os sistemas de equipamentos monitoram os custos do equipamento e da produção.
Como já discutido nas apostilas anteriores existem 2 tipos de processamento de transações: batches (em lotes) e online. No processamento batch as transações são coletas em lotes para posterior processamento. No processamento online as transações são processadas imediatamente após a coleta pela mídia de entrada.
Os sistemas de estoque monitoram os níveis de estoque, as rupturas de estoque e a localização e a distribuição de estoque na organização.
Os sistemas de controle de qualidade monitoram os processos de produção para identificar variações em relação aos padrões e controle de qualidade.
Os sistemas de controle de processos monitoram os processos físicos de produção em andamento. Os sistemas de controle de máquinas monitoram o funcionamento das máquinas. Geralmente, a robótica é utilizada para o controle inteligente das máquinas. A robótica utiliza dispositivos eletrônicos que se assemelham aos humanos (como movimento e visões) capazes de controlar as suas próprias atividades.
Os sistemas de ponto-de-venda coletam dados sobre venda no local em que elas ocorrem por meio de scanners manuais ou registros de caixa. Os sistemas de informações sobre crédito de clientes fornecem aos representantes de vendas ou aos gerentes informações sobre o crédito máximo que pode ser concedido a um cliente; eles também podem conter informações sobre históricos de crédito. Esses sistemas muitas vezes são integrados aos sistemas de processamento de pedidos e aos de contabilidade.
8.1.1 Importância para os outros sistemas
Além de executar essas tarefas, os sistemas de fabricação e produção são importantes fontes de dados para outros sistemas. Eles interagem com o estoque da empresa, o processo de processamento de pedidos e os sistemas de contabilidade e fornecem dados para a gerência de nível médio e de topo. 8.1.2 Sistemas de Fabricação Integrada ao Computador (FIC) Os FIC reúnem todos os sistemas de computador utilizados na fabricação – projetos assistido por computador, fabricação assistida por computador, engenharia assistida por computador e planejamento de recursos de fabricação, substituindo ilhas de automatização descoordenadas por total integração e controle. 8.2 Sistemas Básicos de Venda e Marketing No nível mais elementar, os sistemas de informação dão suporte à função de vendas e marketing facilitando a movimentação de mercadorias e serviços dos produtores para os consumidores. Esses sistemas coletam e processam dados rotineiros e repetitivos para localizar clientes, oferecer serviços, processar vendas e pedidos e autorizar vendas a clientes. Os sistemas de suporte a vendas ajudam o pessoal de vendas a identificar possíveis clientes, fazer contato com clientes e acompanhar uma venda. Esses sistemas registram e acompanham clientes potenciais e os contatos com clientes. Eles podem incluir informações como nome, endereço e preferências de produtos de clientes potenciais ou clientes antigos. Os sistemas de telemarketing controlam a utilização do telefone para contato com os clientes, oferecimento de produtos e verificação do andamento de vendas. Os sistemas de processamento de pedidos registram e processam pedidos de vendas pelo acompanhamento da situação dos pedidos, pela emissão de faturas e muitas vezes pela produção de dados para a análise de vendas e controle de estoque.
8.2.1 Importância para os outros sistemas Os dados sobre processamento de pedidos e de ponto-de-venda, por exemplo, são usados não só para acompanhar vendas, mas também para que os sistemas de informações gerenciais sobre vendas ajudem os gerentes de vendas a avaliar o desempenho das vendas ou estabelecer os alvos das vendas. Os sistemas de vendas também são vinculados aos sistemas funcionais de outras áreas funcionais, como o sistema de compras e o de contas a receber. 8.3 Sistemas Básicos de Contabilidade e Finanças Os sistemas de contabilidade mantêm registros referentes ao fluxo de fundos nas empresas e produzem demonstrações financeiras, como balanços e demonstrações de lucros e perdas. Os sistemas de finanças mantêm registros concernentes à utilização e gerenciamento da empresa. 8.3.1 Contabilidade Sistemas de contas a receber mantêm registros de importância devida pelos clientes e informações de créditos, com base em faturas de clientes e datas de pagamento. Sistemas de conta a pagar registram as importâncias devidas a credores da empresa. Eles geram cheques para as faturas pendentes e relatam transações de pagamento. Sistemas livro-razão utilizam dados das contas a receber e a pagar, dados da folha de pagamento e de outros sistemas contábeis para registrar as receitas e despesas da empresa. Eles produzem demonstrações de lucros e perdas, balanços, balancetes do livro-razão e outros relatórios. Sistemas de folha de pagamento às vezes são tratados como sistemas de recursos humanos, mas também desempenham importantes funções contábeis. Eles calculam e produzem os pagamentos a empregados, declarações de imposto de renda e para as autoridades dos impostos estaduais e locais e relatórios sobre pagamentos.
8.3.1 Importância para os outros sistemas 8.2.2 Finanças
Sistemas de gerência de caixa: monitoram as despesas e as receitas de caixa. As empresas utilizam essas informações para identificar excessos de fundos que podem ser depositados ou investidos para gerar renda adicional. Os sistemas de gerência de caixa também podem produzir previsões de fluxo de caixa que os gerentes podem utilizar para planejar e desenvolver alternativas estratégicas de investimentos.
Os sistemas básicos de recursos humanos também podem fornecer dados para gerentes ou para outros sistemas que atendem especificamente a alta administração. Por exemplo, os sistemas de cargos são usados para a análise gerencial dos problemas de rotatividade e estratégias de recrutamento, bem como o planejamento de substituições. 9. Aplicações do processamento de transações
8.3 Sistemas Básicos de Recursos Humanos
9.1 Componentes de um SPT
Os sistemas básicos de recursos humanos lidam com recrutamento, a colocação, a avaliação de desempenho, a remuneração e o desenvolvimento da carreira dos funcionários de uma empresa.
As descrições das aplicações comerciais que os sistemas computadorizados de processamento de transações executam são várias, mas estudaremos apenas alguns casos. Apesar do número de variedades de aplicações, muitos SPTs compartilham componentes comuns. A figura 2 mostra os principais componentes de um SPT típico e como eles trabalham em conjunto.
Esses sistemas coletam dados relativos aos empregados e dão suporte a tarefas repetitivas e rotineiras como contratação de novos empregados, promoções, transferências e demissões, mantendo registro dos benefícios e beneficiários dos empregados. Os sistemas de manutenção de registros sobre o pessoal mantêm dados básicos como, nome, endereço, estado civil, dependentes, idade, categoria para o imposto de renda e avaliações de cargos, além de registrar transações de contratações, demissões, transferências, promoções e avaliações de desempenho. Os sistemas de acompanhamento de candidatos a empregos mantêm dados sobre candidatos a empregos e fornecem relatórios para satisfazer os regulamentos federais, estaduais e locais sobre contratação de pessoal. Os sistemas de cargos, ao contrário, não mantêm informações sobre empregados, e sim sobre os cargos da empresa. Um cargo pode ser definido como uma vaga no organograma da empresa. Os sistemas de cargos mantêm dados sobre cargos ocupados e vagos e monitoram as transações relativas a cargos e indicações de empregos. Os sistemas de treinamentos e habilidades mantêm registros do treinamento e da experiência de trabalho de empregados, interesses, habilidades especiais e proficiência. Esses sistemas podem identificar empregados com habilidades apropriadas para determinados cargos. Os sistemas de benefícios mantêm dados sobre empregados, como seguros de vida, seguros de saúde, pensões e outros benefícios, e monitoram transações como mudanças nos beneficiários e cobertura de benefícios.
figura 2: Componentes principais de um sistema de processamento de transações.
O arquivo principal é um grupo permanente de registros armazenados em um dispositivo de armazenamento. Por exemplo, uma fábrica teria um arquivo principal de estoque, um arquivo principal de clientes e um arquivo principal de empregados. Estes arquivos devem ser atualizados, a fim de garantir a exatidão e atualização dos dados antes que seja iniciado o processamento de transações.
O arquivo de transações é um arquivo que contém transações ou atividades empresariais que afetam o arquivo principal. Um pedido de venda ou um cartão de ponto de empregado que contenha o número de horas que o empregado trabalhou durante a semana são exemplos de arquivos de transações. Uma vez completado o processamento, os tipos principais de saídas de um SPT são documentos de rotina como cheques de pagamentos, faturas, listas e etiquetas de expedição, relatórios administrativos e outras saídas como resultados e relatórios.
Figura 3: Inter-relações de diversos sistemas de processamento de transação de diversas áreas fucionais de uma empresa. Observe como eles se relacionam entre si em termos de fluxos de entrada e saída.
8.1 Estudo de caso 1: Processamento de Pedidos
Uma das primeiras funções comerciais a serem computadorizadas foi a contabilidade. Além das funções tradicionais de contabilidade, outras aplicações importantes formaram um típico SPT para empresas: processamento de pedidos, faturamento, controle de estoque, contas a pagar e receber entre outros. 9.2 Inter-relação entre os diversos SPT de uma empresa Nas diversas aplicações é importante observar a característica de interrelacionamento entre as diversas funções da empresa. Para uma determinada aplicação, diversos departamentos funcionais são inter-relacionados. A figura 3 ilustra as inter-relações de diversos sistemas de processamento de transação de uma empresa. SPT RECEBIMENTOS E DESEMBOLSOS DE CAIXA
Processame nto de pedidos
Fatura
Análises de Vendas
SPT VENDAS
Contas a receber
Recebiment o de caixa
Contas a pagar
Desembols os de caixa
LivroRazão Geral Relatórios Financeiro s PROCESSAMENTO LIVROS CONTÁBEIS
Compras SPT COMPRAS
Processame nto de inventário
SPT FOLHA DE PAGAMENTO
Folha de Pagamento Controle de Ponto
Sistema de processamento de pedidos: os pedidos podem ser adquiridos por 3 meios (internet, correio e telefone) pelos clientes ou por representantes de vendas para o departamento de processamento de pedidos, onde eles entram no sistema e são processados. Esta aplicação afeta as aplicações de contabilidade, estoques, depósito de mercadorias, finanças e faturamento.
8.2 Estudo de caso 2: Controle de Estoque
Uma aplicação de Controle de Estoque. O controle de estoque está seqüencialmente entre o processamento dos pedidos e o faturamento. Os pedidos entram no sistema e são comparados ao estoque disponível. Uma lista de picking é produzida para ajudar os funcionários dos depósitos de mercadorias a localizar e expedir os itens pedidos pelos clientes. A nota de embarque do depósito de mercadorias dá a partida à lista de picking, bem como um documento detalhando aos itens embarcados, descontos e itens não-disponíveis. Este segundo documento, chamado fatura, é enviado aos clietnes. A nota de embarque também dá início aos ajustes ao nível do estoque para fins de entrada de pedidos.
