Sistemas De Documentacion Final

Bastardo Johanna - Bastidas Argenis Facilitador: Lino Simoes

Maneiro Lexingler - Martínez Lennis - Silva Yelitza

 Definición  Ventajas  Metodología  Elementos que lo integran  Conclusiones

Este manual presenta los procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo con ilustraciones, diagramas, cuadros y dibujos para aclarar datos

•Compendiar

en forma ordenada, secuencial y detallada las actividades que realiza una dependencia, así como los formatos a utilizar. •Establecer

de manera formal los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades de las unidades administrativas o entidad. •Definir

responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades que se desempeñen. •Servir

como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas de la unidad administrativa o entidad en su caso.

•Representar

más fácilmente, mediante el diagrama de flujo, las operaciones a realizar por cada área de la unidad administrativa o entidad de que se trate. •Detectar

y visualizar más rápidamente las fallas en las que se pueda incurrir. •Facilitar

la comunicación entre el personal, ya que a través de la implementación de los diagramas se van determinando las actividades que debe realizar un departamento o área, así como sus responsabilidades. •Auxiliar

al analista de procedimientos, en la revisión y simplificación de los mismos. •Conocer

de manera detallada, el funcionamiento interno de las unidades administrativas en el desempeño de sus tareas.

La metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas:

•Planeación del estudio: El primer paso será definir la naturaleza del problema en cuestión, esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio, además de proporcionarnos elementos de juicio para decidir la formulación y ejecución del plan de trabajo.

2. Recopilación de datos: Para obtener la información, es necesario consultar diversas fuentes, entre las cual es están: La Investigación Documental La Investigación de Campo: Esta referida a la aplicación de las siguientes técnicas: h)La Entrevista i)El Cuestionario j)La Observación

LA ENTREVISTA

ENTREVISTADOR

ENTREVISTADO

Además de tomar la iniciativa de la conversación, plantea mediante preguntas específicas cada tema interés y decide en qué momento el tema ha cumplido sus objetivos.

Facilita información o datos sobre sí mismo, sobre su experiencia o sobre el tema en cuestión o a tratar.

EL CUESTIONARIO Es el método que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y que el consultado llena por si mismo.

 Cuestionario Abierto.  Cuestionario Cerrado.

LA OBSERVACION Es el registro visual de lo ocurre, es una situacional real, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algún esquema previsto y según el problema que se estudia

3. Análisis de la Información:

4. Registro de la Información: Descripción de Procedimientos

Diagramas de Flujo

Mecánico

Dinámico

Análisis de las Actividades

5. Validación de la información recopilada: - Será sometida a la validación de los responsables. - La validación se realizará cuando se recomiende una modificación.

6. Revisión y actualización: - Revisar y actualizar los Manuales de Procedimientos. - Responsable de la elaboración del manual de procedimientos. - Todo cambio, modificación o variación en las actividades que se llevan acabo. - El único propósito de que las modificaciones se realicen de manera oportuna

Según los objetivos y propósitos de cada dependencia Carátula - Contenido - Logotipo - Nombre del manual - Organización responsable. Portada - Nombre del manual - Organización responsable de su aplicación - Lugar y la fecha de edición. Índice General - Elementos constitutivos del documento

Presentación o Introducción - Explicación que se dirige al lector - Objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento - Información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones - Vocabulario sencillo

Objetivo del Manual Explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos

Lineamientos para el Objetivo - Especificar - Redacción Clara - Verbo Infinito - Extensión máxima - Evitar Adjetivos calificativos

Procedimientos

Objetivo del Procedimiento Alcance Referencias Responsabilidades Definiciones Método de Trabajo: - Políticas y Normas para la Operación - Descripción de la Operaciones - Diagrama de Flujo - Formas e Instrucciones Base Jurídica Glosario