Sistema Y Procedimiento Mine.docx

UNIVERSIDAD DE ORIENTE NUCLEO BOLIVAR EXTENSION PUERTO ORDAZ LICENCIATURA EN GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS CATEDRA: SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DE RRHH SECCION: 1

DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

PROFESORA: Magaly Freire

BACHILLER (ES): DAYANA ARIAS #20806710 ENIMAR AVILEZ # 25901596 LUIS VICUÑA #25749582 MINERVA ILARRAZA #24482156 ROSMARY GUERRA # 21497233

CIUDAD GUAYANA, 2019

INDICE

Contenido INTRODUCCION......................................................................................................................... 3 Diagnostico Organizacional....................................................................................................... 3 Condiciones para llevar a cabo el diagnostico organizacional .................................................. 4 Elementos del diagnóstico organizacional................................................................................ 5 Generación de información .................................................................................................. 5 Organización de la información ............................................................................................ 5 Análisis e interpretación de la información .......................................................................... 5 Perspectivas del diagnóstico Organizacional ............................................................................ 5 Diagnóstico Funcional ............................................................................................................... 6 Objetivos ............................................................................................................................... 6 Métodos y Técnicas .............................................................................................................. 6 Diagnóstico Cultural .................................................................................................................. 7 Objetivos desde la perspectiva interpretativa ...................................................................... 8 Categorías de análisis del Diagnóstico Cultural .................................................................... 8 Métodos y técnicas ............................................................................................................... 8 Técnicas cualitativas aplicables............................................................................................. 9 Técnicas cuantitativas aplicables ........................................................................................ 10 Ejemplo de un proyecto del diagnóstico organizacional ........................................................ 10 Conclusión ............................................................................................................................... 13 Bibliografía .............................................................................................................................. 14

INTRODUCCION En la presente investigacion se dara a conocer un poco sobre el Diagnostico Organizacional, condiciones, elementos y otros puntos de total importancia para el investigador. Se dice que el diagnostico juega un papel fundamental dentro de una empresa ya que es el que ayuda o permite realizar un estudio dentro de una organizacion con el fin de conocer la situacion real de la misma en un momento determinado permitiendo visualizar con claridad los problemas y las oportuninidades con el obetivo de poder corregir o minimizar lo primero y aprovechar lo ultimo esto con el fin de generar eficiencia dentro de la empresa a traves de los cambios. El Diagnostico tambien tiene una serie de condiciones para llevarse a cabo el cual debera cumplir unos requisitos, el mismo tambien debe dividirse en tres caracrteristicas las cuales son: generacion, organizacion y analisis interpretacion de la informacion.

Diagnostico Organizacional Puede entenderse como el estudio necesario para todas las organizaciones, cuyo estudio está enfocado en la situación de la empresa, conflictos o problemas existentes dentro de dicha organización, límites y vías de desarrollo

las cuales son el camino para lograr su crecimiento. En otras palabras el diagnostico organizacional es el proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento determinado permitiendo visualizar los problemas y las oportunidades con el objetivo de minimizar y corregir los primeros y aprovechando las ultimas, además de buscar generar eficiencia en la empresa a través de los cambios.

Condiciones para llevar a cabo el diagnostico organizacional Para que el diagnostico organizacional sea exitoso se deberá cumplir con los requisitos siguientes: 

Contar con la intensión de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente, cuyo término es utilizado para designar a la persona o grupo directamente interesado en llevar una transformación en el sistema y que tenga autoridad suficiente para ser promovida, es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios que arroje el previo diagnostico



El cliente debe proporcionar amplias facilidades al consultor para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnostico



El consultor manejara la información obtenida del proceso de manera confidencial , entregando solo los resultados generales reservando las identidades de las personas que proporcionan la información



El consultor debe de proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a la fuentes de los que se obtuvo la información



El éxito o el fracaso del diagnóstico dependerá en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga el consultor

Elementos del diagnóstico organizacional Podemos dividir al diagnóstico en tres etapas principales:

Generación de información Comprende tres aspectos: 1. La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados. 2. La metodología utilizada para recopilar la información, la cual sigue dos corrientes: los métodos usados para obtener información desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observación). 3. La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de la estabilidad del sistema.

Organización de la información Considera tres aspectos: 1. El diseño de procedimientos para el proceso de la información. 2. El almacenamiento apropiado de los datos. 3. El ordenamiento d la información, de modo que sea fácil de consultar.

Análisis e interpretación de la información La cual consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.

Perspectivas del diagnóstico Organizacional Se divide en dos perspectivas principales que son complementarias y dan origen a dos tipos de diagnóstico:

Diagnóstico Funcional Examina principalmente las estructuras formas e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización y la innovación. Usa un proceso de diagnóstico en el cual el auditor asume la responsabilidad casi total del diseño y la conducción del mismo (objetivos, métodos y la interpretación de los resultados)

Objetivos 1. Evaluar

la

estructura

interna

formal

e

informal

del

sistema

de comunicación y de los diferentes canales de comunicación. 2. Evaluar

los

sistemas

y

procesos

de

la comunicación a

nivel

interpersonal, grupal, departamental e interdepartamental. 3. Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe independencia. 4. Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnología de la comunicación organizacional. 5. Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicación en la satisfacción en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Métodos y Técnicas Podemos destacar las siguientes: 1. Entrevista: Esta técnica se complementa con el cuestionario y permite recoger información que puede ser investigada hasta en sus mínimos

detalles en una conversación personal con los miembros de una organización. 2. Cuestionario: Permite recoger mayor cantidad de información de mayor cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que otros métodos: facilita el análisis estadístico. 3. Análisis de transmisión de mensaje: Consiste en un cuestionario especializado que descubre el proceso de difusión de un mensaje en la organización desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este método revela el tiempo que toma la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quiénes bloquean la comunicación, las redes de comunicación informal y la manera de cómo se procesa la información. 4. Análisis de experiencias críticas de comunicación: Sirve para conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organización y la efectividad o inefectividad de las mismas. 5. Análisis de redes de comunicación: Analiza la estructura de comunicación de una organización y su efectividad. Se evalúa quién se comunica con quién, qué grupos existen en la organización, qué miembros actúan como puente entre grupos, los bloqueos que sufre la información, el contenido de la comunicación y la cantidad de información difundida. 6. La entrevista grupal: Esta técnica selecciona un cierto número de miembros representativos de la organización para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación organizacional.

Diagnóstico Cultural

Su finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que estos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.

Objetivos desde la perspectiva interpretativa 1. Evaluar el papel de la comunicación en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organización. 2. Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para los miembros de la organización.

Categorías de análisis del Diagnóstico Cultural Los valores y principios básicos de una organización pueden determinarse a través de los campos en que se manifiestan, por lo que, mientras más manifestaciones culturales se analicen, más rico y acertado resultará el diagnóstico. Las manifestaciones conceptuales y simbólicas están constituidas por las siguientes categorías y elementos: Espirituales: Ideología/Filosofía, símbolos, mitos e historia. Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción. Estructurales: Políticas y procedimientos, normas, sistemas de status interno y estructura del poder. Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliarios y equipo.

Métodos y técnicas El proceso del diagnóstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a su aplicación, básicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo.

Con el primero se busca la medición precisa de ciertas variables establecidas de antemano y su posterior comparación, el segundo depende más de la agudeza de la percepción del investigador al analizar los datos.

Técnicas cualitativas aplicables 1. Observación: Para llevarla a cabo, el investigador puede optar- por convertirse en un miembro más del grupo (observación participante), o bien por observarlos desde fuera (observación no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptación y evitar en lo posible que su presencia interfiera o perturbe, de algún modo, las actividades cotidianas del grupo. 2. Entrevista individuales: Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de "simpatía". Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, compresión y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado. 3. Análisis de documentos: El investigador reunirá una colección de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la información que contienen sobre la historia y características de la organización, y que lo llevaran a inferir algunos aspectos importantes de la cultura misma. 4. Discusión en grupos pequeños: Sesiones de grupo con una discusión dirigida. 5. Dramatización: Proporciona datos sobre la percepción en la cual las personas tienen ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo. 6. Técnicas proyectivas: Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndole que lo organice a su manera, cosa que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.

Técnicas cuantitativas aplicables 1. Encuesta: La información recogida por medio de esta técnica puede

emplearse para un análisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa. Él método que puede utilizarse para levantar la encuesta es el cuestionario.

Ejemplo de un proyecto del diagnóstico organizacional Antes de realizar un proyecto de diagnóstico se deben de realizar los siguientes pasos: 1. Plantear los objetivos 2. Elegir la metodología 3. Programar cada actividad 4. Generar un análisis de la información recabada 5. Dar a conocer las propuestas Ahora el siguiente ejemplo del proyecto del diagnóstico organizacional, se basa en las necesidades del área laboral de una pequeña empresa fundidora, la cual cuenta con un total de 12 empleados. Entre sus objetivos principales se encuentra el lograr evaluaciones del clima organizacional de la empresa en base a la opinión de sus empleados, al igual que conocer las principales fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa fundidora, específicamente en el área de recursos humanos En cuanto a su metodología fue el realizar una entrevista a la administradora de la empresa para conocer aspectos importantes de esta y así poder deducir parte de los problemas que enfrentan la organización y las ventajas que posee en el mercado competitivo. Para conocer más acerca del

ambiente organizacional aplicaran unas encuesta a los trabajadores de dicha empresa Luego de haber cumplido con el respectivo cronograma de actividades, y analizar los resultados obtenidos, lograran llegar a la conclusión de que:  La ausencia del gerente generaba o provocaba un sentimiento de inseguridad lo que se convertía en acciones de indisciplina en los empleados.  La mala estructura organizacional se veía reflejada en que tanto el gerente y la administradora eran aptos para tomar decisiones y problema radicaba en que al momento de que estuvieran presentes uno de los dos quería tomar el control y sobre pasar las decisiones previamente tomadas. Del mismo modo que la mala comunicación entre estos agraviaba los problemas existentes ya que de haber sido buena, los problemas se reducirían al mínimo.  La indisciplina por parte de los trabajadores no estaba generando ningún beneficio si no que empeoraba la situación en cuanto a tiempo y dinero invertido, sumergiendo con ellos a los nuevos miembros de la organización. Dicho comportamiento era difícil de erradicar ya que estaba permitido desde hace mucho tiempo. Yendo de la mano con el tiempo perdido en actividades ajenas como eran la compostura de sus vehículos, desayunar, hablar, bañarse o colocarse su uniforme de trabajo, entre otros.  En el ámbito monetario, dicha actitud causaba perdidas a la empresa ya que los empleados prestaban atención a otros sucesos durante su jornada de trabajo y al terminar esta el avance en la producción era minúsculo e inclusive el margen de error en cada producto era alto, lo que conllevaba a que el proceso se repitiese, lo que obligaba a los jefes a tomar la decisión de trabajar horas extras para entregar el producto en el tiempo acordado. Y aunque para ese

entonces aun no era un problema, desencadenaría otros a futuro como lo sería lidiar con el aplazamiento del pago por parte de los clientes debido al retraso en la entrega de la mercancía, entre otros.

En conclusión la situación real de la empresa era:  El tiempo (perdido) en que se cumple las actividades  El desperdicio de materia prima por el margen de error en el producto debido al descuido de los trabajadores  Perdidas monetarias  Mala imagen de la empresa ante el cliente, lo que podría llevar a la perdida de los mismos.

Su propuesta de solución fue: 

Implantar normas que rijan el comportamiento de los trabajadores y los ejecutivos de la empresa, de esta forma se evitarían los problemas causados por la indisciplina



No pasar de largo las necesidades de motivación de los trabajadores



Tener personal capacitado para su puesto que se encuentre al pendiente de lo que sucede en la empresa y sus empleados

Y en cuanto a sus métodos de implantación establecieron:  El desarrollar documentos como el manual de procedimientos y trabajar sobre las normas y requerimientos de las certificaciones que se deseaban adquirir  Llevar a cabo un dialogo entre obreros y patrones y delimitar la problemática que se estaba viviendo, implementar el departamento de RR.HH. de manera que existiera un intermediario entre trabajadores y

patrones y alguien que estuviese al pendiente de factores de necesidades de los trabajadores y su comportamiento  Realizar y establecer normas que cubran cualquier tipo de actitud laboral y darlas a conocer, ejecutarlas y no dar marcha atrás.  Y por último realizar periódicamente encuestas de clima organizacional para medir los avances a los problemas que se estuvieran gestando y de esta manera atenderlos a tiempo

Conclusión Despues de haber finalizado la presente investigacion queda claro la importancia del diagnostico organizacional que no es mas que un análisis o

estudio formal de los procesos y la gestión de una empresa con el fin de conocer las condiciones actuales de funcionamiento. Este procedimiento se realiza a todos los niveles de la empresa: gerencial, organizacional, funcional, financiero, administrativo, recursos humanos, planificación, mercadeo, ventas, seguridad, entre otros. Ahora bien, como sabemos RR-HH es el alma de la organizacion y esto es reflejado en el buen desempeño que deben tener los entes de una organización o empresa para realizar su trabajo y cumplir con las metas establecidas. Teniendo en cuenta que en la actualidad la competencia entre empresas u organizaciones es cada vez mas fuerte por el cual cada vez se vuelven mas exigentes con la calidad de los servicios que se puede brindar a toda la organizacion, es por ello las necesidades de tener un personal capacitado, remunerado, motivado y comprometido para que pueda cumplir tanto con sus objetivos personales como objetivos organizacionales. Finalmente, tomando en cuenta los diferentes puntos antes mencionados se debe hacer enfasis en uno de los objetivos del diagnostico funcional el cual menciona que se debe evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicacion con la finalidad de fomentar la eficiencia en el ambito laboral.

Bibliografía Mura, j, (2015). Administración: una aproximación íntegra comportamiento organizacional diagnóstico organizacional. Fundación wiki media -

proyecto wiki libros, bajo licencia cc by-sa 3.0. Disponible en: https://es.wikibooks.org/wiki/Administración_de_empresas