Sistema De Ion Gerencial Completo

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL MODULO I Sistema de Información Es un sistema incluido en otro sistema más grande, que recibe, almacena, procesa y distribuye información. Los principales elementos de un S.I. son informaciones y procesos de información. Definir los Sistemas de información es, en general, una tarea complicada, porque se compone de múltiples procesos que son, al mismo tiempo, actores en otros subsistemas de la organización, y, porque el Sistema de Información participa de toda actividad que se desarrolla en una organización El Sistema de Información puede ser definido como una colección de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información Sin embargo, para algunos autores, un Sistema de Información es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. Veamos el caso de McDonald's. Ellos organizaron su información acerca de los gustos de los clientes, etc, etc. Diseñaron el proceso de elaboración de los comestibles y dispusieron el producto final. El sistema operativo se basó en el sistema de información. Hoy los sistemas de información de dicha empresa son un instrumento vital para mantenerse en contacto con los clientes, los productos y el funcionamiento de los restaurantes. Evidentemente los Sistemas de Información son los que incluyen dentro subsistema dentro de las organizaciones y, dentro de él, el MIS (Management Information System) que, en general, trata de ayudar a las decisiones de la dirección mediante modelos informáticos que facilitan datos.

El "énfasis en sistemas significa que los variados componentes buscan un objetivo común para apoyar las actividades de la organización. Estas incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicación de los datos e informes, la administración de las actividades y la toma de decisiones"

Se plantea la pregunta entonces, si en un Sistema de Información se requiere de computadoras, pues, aunque afirma que no necesita estar basado en computadoras, con frecuencia lo están. Y, aunque dice que "si un sistema del tipo normal de procedimientos y personas puede ejecutar un trabajo eficientemente y sin error, habrá pocos motivos para utilizar computadoras. Sin embargo, a menudo, cuando crece el volumen de trabajo los procedimientos aumentan en complejidad, o las actividades llegan a estar más interrelacionadas, obteniéndose grandes mejoras al introducir la ayuda de un sistema de cómputo" ¿Qué hace un Sistema de Información?. Las operaciones fundamentales pueden reducirse a tres:  Recibe datos (información). 1

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL  

Actúa sobre ellos y genera información. Salida de la información al usuario ( que puede ser un gerente, un administrador o un directivo).

Volando en COPA se observa la aparición, en el último año, de una tarjeta de la compañía en la que informan sobre servicios, comida, atenciones, tratos especiales, desayunos, etc. y pide al usuario que lo que lo desee o necesite, que lo pida. Es decir solicita información. Una amplia variedad informativa ayudará a decidir tipos de comida, bebidas, etc. El autor de Sistemas de Información para la Administración, James A. Senn, en su estudio, propone el ejemplo de las líneas aéreas. "Considérese parte de la información y de las bases de datos que respaldan un solo vuelo en el sistema:  Información sobre los boletos del pasaje, incluyendo lugar y fecha de la compra y forma de pago.  Lista de pasajeros.  Asignación de los asientos.  Requisitos especiales (Sillas de ruedas, acompañan-tes, comidas especiales).  Horarios de salida y llegada.  Asignación de la tripulación.  Asignación del equipo aeronáutico.  Historial del mantenimiento de la naves.  Peso total del avión (basado en el peso combinado del aparato, equipaje, carga comercial, pasajeros, combustible, personal de a bordo).  Además los pilotos deben registrar los planes de vuelo y mantenerse informados de las condiciones climáticas de la ruta, etc,"

En estos sistemas de información se combinan ( al igual que ocurre en las tarjetas comerciales VISA, AMERICAN EXPRES, etc.,) los sistemas de información gerencial y los sistemas de apoyo para la decisión que Senn incluye dentro de los diversos tipos de sistemas de información:  Sistemas de procesamiento de transacciones.  Sistemas de información gerencial.  Sistemas de apoyo para la decisión.  Sistemas de información para la oficina. Los sistemas de información se clasifican en cuatro clases diferentes, pero relacionadas entre sí: 1- Sistemas de procesamiento de transacciones 2- Información para la gerencia 3- Apoyo para la decisión 4- Información para oficinas. Cada modalidad de sistema desempeña un papel importante en el control y la coordinación de muchas partes o componentes de una organización o empresa.

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SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 1- ¿ Qué es un Sistema de Información ? 2- ¿ Cómo puede ser definido un Sistema de Información ? 3- ¿ Cual es la definición para otros autores ? AUTOEVALUACION

4- ¿ Cuál es el Objetivo de un Sistema de Información ? 5- ¿ Qué hace un Sistema de Información ? 6- ¿ Cuales son los diversos tipos de Sistemas de Información ? 7- Menciones las cuatro clases de Sistemas de Información.

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MODULO II  Los   diferentes   tipos   de   sistemas   incluyen   macrocomputadoras,   minicomputadoras   y  maxicomputadoras.   Sin   tomar   en   consideración   su   tamaño,   las   computadoras   están  controladas por conjuntos de instrucciones denominados programas. Los programas señalan  a   la   unidad   central   de   procesamiento   cómo   operar   con   los   datos   de   entrada,   cómo  procesarlos y a dónde y cómo enviar o manifestar los resultados de salida. Como se verá los  sistemas de computación son una parte integral de los sistemas de información. No obstante,  la computadora por sí sola ocupa un lugar secundario respecto de la información que brinda  a los administradores y a otros usuarios" TEORIA DE SISTEMAS Los   sistemas   de   computación   y   el   procesamiento   de   datos   basado   en   computadoras   han  alterado en forma significativa la capacidad de las empresas para procesar transacciones y  tomar decisiones. Forma conceptual para agrupar entre si entidades y funciones de tal manera que las relaciones  puedan visualizarse y por lo tanto comprenderse  Conjunto de componentes que interactúan entre si para un cierto objetivo.  Forma de percibir un conjunto de elementos y actividades.  Conjunto de elementos o medios que están relacionados y que pueden ser descritos en  términos de sus atributos o de sus partes.  Lógicamente   partimos,   para   el   análisis   de   los   sistemas   de   Información,   del   concepto   de  Información. Considerando la información como a) bien económico, b) como proceso, modo  y medio informativo, c) como mensaje informativo, d) como proceso documental y e)como  elemento del proceso del conocimiento. Esta "explosión" define la información gerencial o  administrativa   como   "conjunto   de   datos   que   se   presentan   de   forma   que   es   inteligible   al  receptor".   La  carencia   de   información   produce  incertidumbre,  y   deben   proporcionar   una  información de apoyo, de avance, de advertencia, de planeación, de operaciones internas,  confidencial, e información difundida al exterior. 

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SISTEMAS en base al intercambio con el  CONDUCTA:  entorno:  Cambio en los estados del sistema en el tiempo.  Abierto tiene intercambio  Cerrado NO tiene intercambio  CONTROL:  Medir el proceso actual, para guiar a meta  PROPOSITO/FUNCION:  predeterminada  Para que sirve o que hace.  META/OBJETIVO:  Resultado que debe alcanzar  (Cuantitativo/cualitativo) 

1) Establecer Meta.  2) Medición.  3) Comparación.  4) Corrección 

ENTROPIA:  ESTADOS:  Grado de Incertidumbre/Desorden  Propiedades de sus elementos en un punto  en el tiempo. >  RETROALIMENTACION:  Proceso de control (entropía negativa)  FLUJOS:  Negativa ­ Corrige  Cambio de un estado a otro.  Positiva ­ Mantiene  Partimos del concepto de que las organizaciones son sistemas que consisten en subsistemas  como   división,   departamento,   áreas   funcionales   y   estaciones   de   trabajo.   Todos   los  subsistemas deben ajustarse entre sí de tal manera que cada una de las área se desempeñe  según   lo   esperado.   Los   subsistemas   deben   trabajar   en   conjunto   para   lograr   los   objetivos  comunes a toda la organización.  La línea de flujo de información debe coordinar las funciones de la organización de tal forma  que una decisión sectorial de un área específica,  afecte normalmente a otras áreas de la  empresa y hace que, en situaciones complejas, sirva para ayuda en la toma de decisiones.  Analizando el diseño de los sistemas de información nos preguntamos sobre la conveniencia  de un único SIG para la empresa. La experiencia ha demostrado que no funciona el enfoque  del sistema total del SIG, y, partiendo de la base de que "un punto de vista mucho más  práctico sabe que un sistema ideal no puede ser diseñado", llegamos a la conclusión de que  "un SIG es, por lo tanto, una colección de sistemas de información ­un conglomerado de  sistemas   de   información   de   negocios,   relacionados   pero   independientes,   que   interactúan  unos con otros, si bien operan separadamente. Un SIG podría ser considerado como una  "federación" de sistemas o un "supersistema" en el que cada sistema es un bloque integrante  de una organización mayor de SIG. Un SIG está compuesto de los Sistemas de Información  del área funcional en la organización. Esta estructura permite que los especialistas recolecten  la información que mejor conocen. 

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OBSERVACION Y ESTUDIO DE  SISTEMAS  Caja Negra:  Observación externa de entradas y salidas  al sistema, se infiere o deduce lo que el  sistema hace. Util cuando hay  imposibilidad para manipular el sistema.  Caja Blanca:  Simulación 

TECNICAS DE TRABAJO CON  SISTEMAS MEJORAMIENTO DISEÑO Simplifica

Globaliza

Deducción (General­ Inducción (Particular­ Particular) General) Énfasis en el sistema  Énfasis en el subsistema al que pertenece Desviaciones ocurridas Seguidor

Predicción de  resultados Líder

1­ ¿ Qué es Sistema ? 2­ ¿ Qué tipos de computadoras se usan ? 3­ ¿ Qué hacen los Programas ?  4­ ¿ Qué papel juega la información en este  proceso ?  5­ ¿ Qué es la información gerencial ?  AUTOEVALUACION

6­ ¿ Qué produce la carencia de información ?  7­ Menciones el proceso de trabajo de los  sistemas  8­ ¿ Puede existir mas de un SIG en la empresa ?  9­ ¿ Qué debe coordinar la línea de flujo de  información ?  10­ ¿ Cuáles son las técnicas de trabajo con  sistemas ? 

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MODULO III

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LA COMUNICACIO El intercambio de información se lleva a cabo en tres N niveles:

Es cualquier proceso mediante el cual una persona puede influir en la mente de otra. En la comunicación se realiza el proceso de transmisión de datos o información.

Estadístico: Trata la información en términos de "sorpresa". Es decir, si el contenido de un mensaje corresponde a las expectativas, el mensaje no contendrá información. Semántico: Cuando se transmitiendo: Cuando se transmiten símbolos, ¿ descodifica el receptor los signos para obtener el mismo significado que desea comunicarle al emisor? Pragmático: ¿Produce el mensaje la conducta del receptor que desea suscitar el emisor?.

Las Redes Telemáticas como Medios de Comunicación En la actualidad, a la pregunta clásica de: ¿qué tratamos cuando hablamos de comunicación? habría que añadirle otra pregunta: ¿a qué nos referimos cuando citamos a los medios de comunicación?, debido al surgimiento de nuevos medios, entre los cuales se cuentan las redes telemáticas. La utilización de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) ha abierto el paso a la denominación red telemática para aludir al "tejido" o medio que la soporta: el de la informática (almacenaje y procesamiento) y las telecomunicaciones (transporte). Aunque en la práctica no se puede separar el proceso de tratar y difundir la información, existen dos espacios en los cuales estas tecnologías tienen su aplicación. El primero, cuando una persona trata información y conocimiento en el ámbito individual, sin interacción, y el segundo, cuando ésta se relaciona con otro actor. El primer espacio es el de la informática y el segundo es el de la telemática (palabra derivada de la contracción de telecomunicaciones e informática ), definida como "una amplia telaraña electrónica formada por computadoras conectadas en redes que tiene a la información como el elemento principal de su actividad, la cual transporta de manera económica y multi escalonada, ofreciendo al usuario un uso interactivo al integrar espacio y tiempo” y que se ha convertido en un nuevo medio de comunicación. Los medios telemáticos se distinguen de los anteriores porque además de que "la interconexión de todas las redes significa la aparición de nuevas formas de transmisión y de intercambio de información, estos permiten el acceso a un tipo de información antes no vehiculizado por medios masivo alguno ( la informaciónconocimiento o información-saber), disponible en los bancos de datos interconectados" La integración del computador, las telecomunicaciones y los sistemas audiovisuales se considera "el pilar fundamental de una nueva revolución, denominada la revolución del conocimiento, porque está generando transformaciones en los paradigmas convencionales de enseñanza-aprendizaje, 6

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trabajo y comunicación" En tal sentido, el concepto de red telemática no se ha mantenido imperturbable. Actualmente se observa la tendencia a equipararlo con el de comunicación mediante computadoras (CMC) "con lo cual se enfatiza que lo fundamental es la aplicación de la herramienta para la comunicación ", puesto que el concepto designa al "uso de conexiones directas o remotas entre computadoras para facilitar la comunicación entre personas distantes" . Las TIC han permitido el desarrollo de nuevos medios de comunicación que se distinguen principalmente de los anteriores porque son multimedia, hiperaccesibles, teleinformáticos e instantáneos. Pero quizás la característica más relevante de todas es que la tecnología telemática abre la posibilidad de la interactividad, que ha sido definida como "la capacidad que tienen los usuarios de ser productores/consumidores de información y contenido" Gracias a las potencialidades interactivas de los medios telemáticos, en la actualidad es posible hablar de un receptor con facultades emisoras, base del paradigma de comunicación dialógica que revaloriza, justamente, las posibilidades discentes de los destinatarios. Esta situación, impensable antes de la aparición de esta tecnología, implica la posibilidad de hacer valer, con un medio extraordinariamente poderoso de almacenamiento y transmisión, la noción de comunicación que supone un real intercambio (diálogo) entre emisores y receptores. El cambio que se opera frente al modelo comunicacional, de "uno que emite para muchos", como la TV, a otro que implica la existencia de comunicaciones "uno a uno", (como el correo electrónico, los modos de conversación o "talk"), de "muchos a muchos" (como las listas de discusión, las conferencias electrónicas y los cuartos virtuales de conversación o "chats"), de "uno a muchos" (como las teleconferencias y revistas electrónicas) y sistemas de difusión de información sencillos y económicos, como el WWW, podría generar mayores cuotas de participación para los, hasta ahora, pasivos receptores. Pero si cuando hablamos de interactividad nos referimos a la posibilidad del intercambio de roles entre emisores y receptores, cabe preguntarse si los usuarios están explotando esta alternativa, si se está operando este cambio, o si, por el contrario, los nuevos medios se siguen usando como los tradicionales, vale decir como aparatos que sólo permiten un flujo unidireccional de la información. La realidad nos dice que, a pesar de que "la riqueza de las TIC radica en la posibilidad de incorporar contenidos, lamentablemente el tráfico Sur-Norte sigue siendo altamente desigual: exceso de consumo y muy baja producción". Al respecto, llama la atención el hecho de que sólo un estimado del 5 al 10 por ciento del contenido de Internet sea de origen asiático, cuando esta población representa casi la mitad de la población mundial. La Teoría de la Comunicación, la Interactividad y los Factores Condicionantes. Los profundos cambios de todo orden (económicos, políticos, sociales y culturales) que se están manifestando a finales de este siglo han generado una incertidumbre que recorre todos los campos de las ciencias sociales de la cual no es capa la comunicación, un fenómeno que ha sido descrito de disímiles y variadas maneras. Pero desde su surgimiento en las primeras décadas del siglo XX, con la llamada 7

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Teoría de la Comunicación, construida con los aportes de la psicología, sociología, lingüística, ingeniería y otras disciplinas, estuvo siempre ligada a los medios que la soportan. Desde que Lasswell en 1930, conjuntamente con Lazarfeld y Hovland, esquematizaron el llamado "proceso de la comunicación", mediante un diagrama en el que se enfatiza el quién dice qué por qué canal a quién con qué efectos , el proceso se vincula indefectiblemente al medio o canal que permite al emisor dirigirse, simultáneamente, a un gran número de destinatarios, surgiendo lo que se conoce como corriente funcionalista de la investigación de la comunicación (Mass Communication Research) representada también por autores como Lazarfeld, Merton y Schramm (Moragas, 1981). El periódico, la radio, la TV, el cine, la publicidad, son, entonces, los medios vehículos de la "comunicación" de masas, cuyos paradigmas o modelos son la expresión de una investigación de la comunicación que pretende constituirse a sí misma como una ciencia autónoma y que contempla su objeto de estudio como una realidad aislable del contexto social. Muchos especialistas en comunicación y autores aceptan que los medios son parte esencial del proceso comunicacional, coinciden en considerar a la comunicación como una actividad humana fundamental a través de la cual los seres humanos se relacionan entre s í y pasan de la existencia individual a la comunitaria, por lo cual ponen su acento en el proceso de comunicación como un acontecimiento personal y social y en el hombre como protagonista de éste. Por ello, al estudiar la comunicación tomando en cuenta que es un proceso vinculado con el contexto social y cultural, la teoría crítica de la comunicación propone el rescate de la noción dialógica y la reconsideración del rol de uno de los elementos claves de la relación: el receptor o destinatario cuya participación en los medios masivos clásicos aparece poco menos que anulada. De ella se desprende el modelo de comunicación dialógica, horizontal o participativa, que se rebela contra los paradigmas funcionalistas que establecen un emisor que habla y un receptor que simplemente escucha o responde a estímulos preestablecidos; en contraste, plantea que la comunicación constituye un proceso en el cual "dos o más seres o comunidades humanas intercambian y comparten experiencias, conocimientos y sentimientos, aunque sea a distancia y a través de medios artificiales" (Kaplún, 1985:68). Por lo tanto, en esta época signada por la invención de modernos artefactos, las condiciones para una comunicación ideal se vinculan con la problemática relativa a la posesión y uso de los medios, pues "el flujo y almacenamiento de mensajes dependen de una tecnología tan compleja y costosa que multiplica los desequilibrios entre comunicadores fuertes y débiles" (Pasquali, 1979: 11). Refiriéndose a los medios teleinformáticos, Melnick (1997: 2) destaca que en llamada superautopista informativa no circulan todos, sino elites, pues la disparidad que existe en nuestro mundo se reproduce en ella, por lo cual es posible afirmar que la posibilidad de recibir información a través de Internet y, mucho más, la viabilidad de colocar contenido en las redes mundiales es uno de los elementos que diferencian a ricos y pobres. Al respecto, dice Pasquali: "la supuesta abundancia de aparatos concierne casi exclusivamente a la función acceso (recepción) a los mensajes ajenos, y casi en nada a la participación (emisión) en la producción y emisión de mensajes 8

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propios; y segundo, porque, aún en equipos de acceso o receptores, el 20% rico de la humanidad ha conservado con creces sus distancias del 80% pobre" (1998:178). Los factores que limitan el acceso de grandes mayorías son, en entre otros, la carencia de una infraestructura básica de telecomunicaciones, el bajo porcentaje de líneas telefónicas por habitante, la poca cantidad de computadoras per cápita, las altas tarifas, un ámbito jurídico favorable a los monopolios y la inexistencia de subvenciones que favorezcan un acceso equitativo de todos los sectores de la población (Reacciun, 1998 b). Los siguientes datos soportan esas afirmaciones: "Tres cuartas partes de las líneas telefónicas existentes a escala mundial se encuentran en ocho países industrializados. Alrededor del 80 por ciento de la población mundial no ha tenido nunca acceso a una línea telefónica. En China e India, con una población de más de 2 billones de personas, aproximadamente el 40 % de la población mundial, sólo dos de cada 100 personas tienen acceso a una línea telefónica para una teledensidad de 2. Estados Unidos, por contraste, tiene una teledensidad de 64 y Suecia de 68" (Panos, 1997:) Por otra parte, el poco porcentaje de líneas telefónicas disponibles en los países con menores índices de desarrollo está concentrado en las áreas urbanas más pobladas, cuando se estima que "63% de la población de los países en vía de desarrollo viven en zonas rurales y que este grupo representa el 49% de la población mundial" (Panos, 1998:5). En cuanto a los "hosts" o computadoras anfitrionas que entrelazan a Internet, en 1997 se estimaba que de 6,6 millones, apenas 28 mil se encuentran en América Central, del Sur y el Caribe; es decir, menos del 0,6%. Mientras que en Norteamérica (incluyendo a México) tenía unos 4,5 millones y Europa occidental 1,5 millones (Trejo, 1996). El costo del equipamiento es otro factor que debe analizarse. El costo promedio de una PC y un modem, aproximadamente unos 750 US$, es algo inalcanzable para la mayoría de la población de los países subdesarrollados, con un ingreso nacional per cápita promedio de 1200 US$, mientras que el de los países del primer mundo se ubica en unos 22.500 US$. (PNUD, 1996) Por otro lado, la infraestructura de las telecomunicaciones revela que las conexiones entre ciudades del mismo país y entre países limítrofes son pobres o inexistentes, mientras las que se establecen con los países centro se encuentran mejor desarrolladas. Y si analizamos las tarifas, las diferencias entre los países de mayores y menores índices de desarrollo también se encuentran presentes. Un Proveedor de Servicio de Internet (PSI) que quiera "alquilar" una línea de alta capacidad tiene que pagar 3800 US$ anualmente en Estados Unidos, mientras que en Argentina, por ejemplo, el mismo servicio cuesta unos 180.000 US$. (Panos, 1998:9). El costo promedio de una cuenta de acceso ilimitado a Internet en Estados Unidos es de aproximadamente unos 7.50 US$ mensuales, mientras que en países como el nuestro, esta asciende a unos 14.95 US$, sin tomar en cuenta los costos inherentes a la llamada telefónica que es de 30 US$ mensualmente, lo que aumenta el costo de conexión, a 37.50 US$. Sobre este punto, vale la pena resaltar que en América Latina el costo del servicio telefónico cuesta más del triple que en EEUU. 9

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Con respecto a cómo estos hechos afectan a los usuarios, "se estima que el 3,1 por ciento de los habitantes de los países de mayores ingresos tienen acceso a la red, mientras que la población conectada de los países pobres es sólo el 0,0002 por ciento, en una relación de 1 a 15.000. En cuanto a la distribución mundial de los usuarios, Pasquali (1998: 203) apunta que éstos "viven 81,70 % en el Hemisferio Norte y 18,30% en el Hemisferio Sur" Dave Wilson, de la Universidad Rhodes, de Sudáfrica, lo expresa de esta manera: "las diferencias en el acceso pueden ser ilustradas comparando un investigador estadounidense conectado directamente a una red de alta velocidad, a otro de África que puede conectarse a una velocidad de 200 caracteres por segundo a través de una línea telefónica analógica: al primero le tomará pocos segundos, y a muy bajo costo, transferir a su computadora, de una base de datos, un extenso artículo, mientras que al segundo le tomará unos 10 minutos a costos de llamada internacional". (Panos, 1995: 7) Estas cifras y consideraciones sin lugar a dudas nos obligan a ubicar a la comunicación como parte fundamental de la estructura económico-social, sobre todo a partir de 1998, cuando la organización Mundial del Comercio (OMC), organización que controla más del 80% del tráfico mundial de telecomunicaciones, decretó la liberalización de las telecomunicaciones, como ingrediente fundamental para la ampliación y consolidación de un mercado que representa unos 600 millardos de dólares - dominado por EEUU en un 30 por ciento - y cuyo paradigma reside, fundamentalmente, en la red de redes, como nuevo medio de comunicación global. Cabe resaltar, además, que "el acuerdo d e la OMC incluye toda la telefonía, transmisión de data y servicios satelitales". (Panos, 1998:13) Las consecuencias de estos acuerdos apuntan hacia la exacerbación de los monopolios y ya existen estudios comparativos que demuestran la presencia de "una relación causa efecto entre la existencia de estos monopolios y las fallas de servicio, altos precios y la consolidación de la infraestructura en zonas geográficas donde se concentran las poblaciones de mayores recursos" (Carty, 1997:15). Al respecto del entorno regulatorio, a pesar de una realidad que pone en evidencia lo estratégico del sector telecomunicaciones para el desarrollo económico y científico de una nación, países como el nuestro cuentan con estructuras jurídicas obsoletas. ( Caso de Casinos sobre Internet )

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1- ¿ Qué es la comunicación ? 2- ¿ Cuáles son los 3 niveles de intercambio de información ? 3- ¿ Qué son las redes telemáticas ? 4- ¿ A qué se le llama revolución del conocimiento ? AUTOEVALUACIO N

5- ¿ Esta equilibrado el uso de tecnologías en el mundo ? 6- ¿ A qué se llama vehículos de comunicación de masas ? 7- ¿ Qué es el proceso comunicacional ? 8- ¿ Qué es la comunicación dialógica ? 9- Menciones el desequilibrio entre desarrollados y el tercer mundo en telecomunicaciones

los países el aspecto

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MODULO IV INTERNET COMO SOPORTE AL SIG Como tecnología y, sobre todo como enorme fuente de información para la búsqueda y obtención de datos de inteligencia a muy bajo costo, Internet resulta cada vez más una importantísima herramienta de apoyo para cualquier servicio de inteligencia corporativa.

Internet Representa el Cambio Internet representa un cambio importante en muchos ámbitos empresariales. Ha dejado de ser una forma de hacer negocio y enriquecerse con rapidez, para ser una tecnología que revoluciona el mundo de la comunicaciones, y que aplicada en el entorno empresarial modifica los procesos de interacción de la empresa con sus clientes, sus proveedores y sus empleados, variando también los procesos de producción, distribución y comercialización, y que aporta eficiencia y ahorro en muchos casos y la apertura de nuevos mercados y canales en otros. La tecnología que representa Internet aporta a las empresas soluciones para el desarrollo y optimización de muchos de sus recursos internos y externos. Antes y ahora, nuestro objetivo sigue siendo el mismo, poner al servicio de las empresas las oportunidades que poseen las nuevas tecnologías para incrementar su eficiencia y su rentabilidad, en otras palabras, contribuir a hacer realidad Internet. Internet está contribuyendo a cambiar el mundo real. Un enfoque basado en Internet debe contribuir a crear valor en las compañías, incrementando la capacidad de gestión, y la búsqueda de la eficiencia. Estamos ante una nueva era de la información, y los modelos de sociedad en red y de empresa en red como forma de organización se van extendiendo inexorablemente, apoyándose en tendencias sociales, modelos de gestión y obviamente, en el avance geométrico de las tecnologías. 11

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El rol que nos interesa tocar es el de las soluciones de gestión administrativa, para una función empresarial específica: compras, ventas, marketing, recursos humanos, finanzas. El desarrollo de estas soluciones sean intranets, plataformas de comercio electrónico, extranets, para empresas o fuerzas de venta, aplicando los enfoques tecnológicos y conceptuales de la Red. Si bien es cierto que la tecnología que representa Internet aporta soluciones para el desarrollo y optimización de muchos productos o servicios, y que una de las revoluciones va a ser la conectividad entre los distintos aparatos, no debemos olvidar que detrás de éstos, de cada iniciativa, site o aplicación, siempre encontraremos personas, seres humanos que se relacionan y que utilizan Internet como herramienta. Por lo que la Red siempre estará al servicio de las personas, y nunca al revés.

Internet Como Industria Cultural Gratuita

Además de la continua transformación, uno de los elementos constitutivos de Internet es la gratuidad. Esta gratuidad coexiste con el pago de determinados servicios y plantea nuevos retos a la economía para intentar explicar las relaciones simbióticas entre gratuidad y pago. Una de las explicaciones posibles es a través de la denominada "economía de la atención", que sustituye al concepto descriptivo de "economía de la información". Los portales en Internet, o las páginas de los diarios en línea, buscan la rentabilidad no directamente a través de los contenidos y servicios que ofrecen, sino mediante los ingresos que proceden de la publicidad y de otras fuentes de financiación. Esto significa que en Internet se copia una forma de financiación que caracteriza a algunas industrias culturales, tales como la prensa diaria, la periódica y la radio y televisión generalistas. Previsiblemente se copia también el empaquetado, característico de las industrias culturales, aunque éste coexista con el desempaquetado o venta por unidades. Finalmente, cuando se consideran los precios, también se copian algunas de las formas de tarifa de los últimos desarrollos de la industria de la televisión digital por satélite, a través de lo que se denominan precios triples, o en tres etapas. No debemos apartarnos de que Internet es ante todo un producto social. Se experimenta e innovan determinados procesos, que a su vez condicionan las innovaciones futuras. Por ello, si nos fijamos en los usos sociales, observamos que existe una trayectoria o senda social, es decir una manera de utilización de las nuevas tecnologías, que condicionará a las posteriores. Además de señalar que Internet es el producto de agentes de cambio y un agente de cambio en sí mismo, insiste en la necesidad de estudiar la tecnología en relación a la cultura, economía y política, para ver como estas relaciones influencian el desarrollo de Internet. Cuando hablamos de tecnología, nos referimos también a los estándares, uno de los cuales resulta fundamental, como son los precios. Conociendo los usos actuales de Internet, podremos influir en estos, y alcanzar así los objetivos que previamente nos marquemos.

Internet y las Empresas Ya hemos visto los puntos de vista de la red en cuanto a cultura, 12

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comunicación y educación, sin embargo, todavía no hemos tocado el tema de ¿ cómo podemos aprovechar la Internet en nuestras empresas ? Y no lo observamos solo desde el punto de vista de la comunicación o el mercadeo, siendo Internet un medio que facilita un acercamiento con nuestros clientes o proveedores, sino directamente en la administración de nuestra empresa. ¿ Cómo realmente podemos integrar la información que recibimos con los procesos administrativos ?..... Aquí es donde entra una nueva palabra para nuestro diccionario empresarial.... “ “Bases de Datos”. “ Este tema lo tocaremos mas a fondo en el próximo modulo, sin embargo lo mencionamos, debido a que toda la información que podemos recibir la procesamos, uniéndola y generando reportes a través de este tipo de programas. Estos programas pueden trabajar de forma separada, o como un todo, trabajan también solos en las micro computadoras, o en red, o bien, aprovechando el recurso llamado Internet. Este último da como resultado entonces que la información que manejamos ya no es exclusivamente interna ahora lo es también externa, globalizando entonces los procesos de información que pueda generar una empresa. 1- ¿ Cómo relacionamos el SIG con la Internet ? 2- ¿ Por qué decimos que Internet representa un ? 3- ¿Cambio Qué representa la tecnología de Internet

AUTOEVALUACION

para la empresas ? 4- ¿ Cómo se le denomina a la Transformación de Información en 5- ¿ En qué se basa un enfoque basado en Internet 6- ¿ Para?quién estará siempre al servicio la Internet ? se le denomina economía de la 7- ¿ A qué Atención ? 8- ¿ Si Internet es gratis donde encuentran las rentabilidad 9- ¿empresas De que sesu copia Internet ?en el modelo financiero ? decimos que Internet es un 10- ¿ Por qué producto Social ?qué programas podemos 11- ¿ Mendiante aprovechar la información ?

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LA AUTOMATIZACION DE LA OFICINA La automatización de las oficinas es una de las partes mas importantes en en la fase de la implementación de un Sistema de Información Gerencial.

La automatización de una oficina no es más que la adquisición e implementación de la tecnología ofimática, al servicio del trabajo de oficina. Los pasos a seguir para que este proceso sea realmente efectivo son:  Análisis de las necesidades de una oficina o departamento.  Estudio del equipo que realmente se necesita.  Cotizar a los diferentes suplidores los equipos requeridos tomando en cuenta:  Las garantías  Servicios Pos-Venta  Accesibilidad de repuestos y reparación  Tiempo de reposición de equipos  Plazos de Pago  Instalación  Capacitar al personal que hará uso de dichos equipos  Manejo del Cambio  Implantación  Operación  Evaluar la utilización y aprovechamiento de los equipos Es indudable que una oficina automatizada funciona mejor, sin embargo existen otros elementos que no hemos mencionado que se deben tomar en cuenta para un optimo desempaño y este es el manejo de la información. No es posible manejar información, depositándola, y que permanezca sin sacarle provecho. Es aquí donde entran a funcionar las llamadas “bases de Datos”. ¿ Qué son las Bases de Datos ? Una Base de Datos es el conjunto de datos almacenados con una estructra lógica. Es decir, tan importante como los datos, es la estructura conceptual con la que se relacionan entre ellos. En la práctica, podemos pensar esto como el conjunto de datos más los programas (o software) que hacen de ellos un conjunto consistente. Si no tenemos los dos factores unidos, no podemos hablar de una base de datos, ya que ambos combinados dan la coherencia necesaria para poder trabajar con los datos de una manera sistemática. 14

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Otra definición dice: Es una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los Sistemas de Información de una empresa o negocio en particular. Las bases de datos proporcionan la infraestructura requerida para los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones y para los Sistemas de Información Estratégicos, ya que estos sistemas explotan la información contenida en las bases de datos de la organización para apoyar el proceso de toma de decisiones o para lograr ventajas competitivas. Los Sistemas Transaccionales o los Sistemas Estratégicos son los encargados de recolectar la información que contendrá la base de datos, por medio de las funciones de creación, bajas o modificación de la información. La forma de operar de estos sistemas puede ser batch o en línea. Los Sistemas de Bases de Datos tiene cuatro componentes principales: datos, hardware, software y usuarios. ---------------------------------El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California -USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada. Desde el punto de vista de la informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

---------------------------------1-¿ Qué es automatizar una oficina ? 2- ¿ Cuáles son los pasos a seguir en la automatización de una oficina ? 3- ¿ Cuáles son los requerimientos básicos de una oficina ? 4- Diga una de las definiciones de Bases de Datos 5- ¿ De qué se encargan los Sistemas Transaccionales o Estratégicos ? 6- ¿ Cuáles son las ventajas en el uso de Bases de Datos ? 7- ¿ Qué es el DBMS ? 8- ¿ Qué es el Modelo Jerárquico ? 9- ¿ Qué es el Modelo de Red ? 10 ¿ Qué es el Modelo Relacional ? 15

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11- ¿ Qué son Bases de Datos Distribuidas ? 12- ¿ Qué Modelo se utilizará en el futuro ?

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MODULO VI Sistema de Información Gerencial - SIG (en inglés MIS)

Sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL O MIS ¿ Qué es SIG ? Es un sistema de procesamiento de información basado en la computadora que apoya las funciones de operación, administración y toma de decisiones de una organización. El sistema de Información Gerencial o MIS, utiliza equipo de cómputo (HW) y programas (SW), procedimientos manuales, modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones, además de una base de datos. Algunas Definiciones de conceptos adicionales antes de seguir adelante: usuario-máquina: Basado en la computadora, interacción entre persona y computadora. Afecta conocimientos de quien lo desarrolla y de quien lo usa. Integrado: Información consistente, compartible en la toda la organización Necesidad de base de datos: Datos en un solo lugar, actualizable desde/por distintos usuarios con vigencia para todos. controles centrales y responsabilidades identificadas. Utilización de modelos: Referencia o estructuras conceptuales/ideas para la presentación de información, el

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También se conoce al SIG como: Sistema de Información Gerencial. Sistema de Procesamiento de Información . Sistema de Información y de Decisiones . Sistema de Información para la Organización . Sistema de Información.

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análisis y la toma de decisiones. Reglas Generales de Un Gerente Exitoso: La Administración de Empresas en una disciplina de planificación y ejecución. En todas sus formas el administrador que desea ser gerente en el éxito de su empresa debe ser educado y practicar a cabalidad las técnicas que le den habilidad de estratega. Las reglas que se presentan a continuación son solo la base sobre la que puede crecer un estratega en su materia, cualquiera que esta sea. 1. Pensar con Honestidad a. Es contraproducente mentirse a sí mismo 2. El Camino Es La Práctica a. Solo en la practica de la teoría se adquiere la sabiduría de su ejecución 3. Reconocer Todas Las Artes a. Las soluciones provienen de cualquier lugar b. Ejemplo: i. Para curar el cuerpo un medico ii. Para diseñar un puente un ingeniero iii. Para ir a corte un abogado iv. Para crear un presupuesto un analista financiero 4. Conocer El Camino De Cada Profesión a. Cuales son sus limites y fortalezas 5. Reconocer La Diferencia Entre Ganar Y Perder En Cada Materia Del Mundo La estabilidad de toda a. Las medidas de rendimiento deben reflejar los empresa depende de: objetivos 1. Flujo de Salidas 6. Desarrollar Juicio Intuitivo y Comprensión De 2. Inventario Todo 3. Gastos a. Examinar la diferencia entre "como es" y "como operacionales debería ser" 7. Percibir Lo Que No Se Puede Ver a. Relaciones y patrones de comportamiento b. Complejidad variable y complejidad dinámica 8. Dar Atención A Los Detalles a. Según Sherlok Holmes: Para una mente grandiosa ningún detalle es pequeño 9. No Hacer Cosas Inútiles a. Activar un recurso no es lo mismo que utilizar un recurso Miyamoto Musashi, A Book Of Five Rings; The Classic Guide To Strategy, Translation By Victor Harris, The Overlook Press, New York 1974. 0-87951-018-8) El desarrollo de un sistema de información gerencial es una

Todo gerente 17

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tarea compleja para una institución. Toma tiempo conceptualizar, diseñar, programar, probar e implementar un sistema. La gerencia necesita establecer objetivos realistas para el desarrollo de un SIG computarizado para su institución. El desarrollo de un sistema de información gerencial obliga a una institución a evaluar y articular aspectos centrales de la institución: ¿Qué es lo que ésta desea lograr? ¿Cómo lleva a cabo sus funciones? ¿Cómo determina el éxito? Por lo tanto, la elaboración de un SIG eficiente, adaptado a las necesidades de la institución requiere de un enfoque integrado y prospectivo.

debe estar en búsqueda de: 1. Qué Cambiar 2. A Qué Cambiar 3. Como Promover el Cambio

Desarrollo e implementación de un sistema de información gerencial El proceso de implementación de un nuevo sistema de información gerencial conlleva el tomar en cuenta diferentes alternativas - la utilización de un sistema manual o computarizado, la utilización de programas comerciales o personalizados y la utilización de un sistema básico o de uno dotado de aplicaciones múltiples. El proceso puede dividirse en cuatro fases: El auge creciente de las Fase 1: Conceptualización. La institución define sus tecnologías de necesidades y lleva a cabo una evaluación inicial de las información a escala alternativas viables. Al finalizar esta fase ésta habrá mundial se explica por elaborado un documento estratégico que presentará el su valioso aporte a las curso de acción a seguir. estrategias de Fase 2: Evaluación detallada y diseño. La institución consolidación, evalúa cuidadosamente los sistemas que podrían ser competitividad y cambio adquiridos. Si ésta ha decidido modificar un sistema característico de las existente o diseñar un sistema personalizado. Tendrá empresas exitosas. que analizar los problemas de diseño. Ver Lectura Fase 3: Desarrollo del sistema e implementación. La Complementaria institución desarrolla (per-fecciona o adapta) el sistema escogido y lo implementa. Fase 4: Mantenimiento del sistema y auditoría del SIG. En esta fase final la insti-tución examina aquellos aspectos que deberán ser tratados después de que el SIG ha sido desarrollado e implementado - el mantenimiento del sistema, Ver Caso de Estudio de Implementación de SIG Editora Perú

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Fase 1 Definición de las necesidades  La definición de las necesidades es una etapa crítica la cual producirá  información que luego servirá para examinar las diferentes alternativas  posibles. Si es bien conducida permitirá evitar meses de frustraciones y  significará la diferencia entre el éxito y el fracaso de todo el proceso.  Documentación de las políticas y procedimientos actuales Ya sea que la institución planee desarrollar un nuevo y personalizado  SIG o prefiera evaluar la adquisición de sistemas comerciales, será  necesario que reúna toda la documentación existente sobre sus políticas  y procedimientos, principalmente con respecto a las siguientes cuatro  áreas:  Políticas y procedimientos contables  Políticas y procedimientos operativos básicos   Procedimientos de control interno  Parámetros del sistema Es posible que en algunas de estas áreas no exista la documentación  requerida, que ésta no esté al día o que sea incompleta o contradictoria. Algunas  instituciones encontrarán que la información necesaria sólo puede encontrarse en las  personas que trabajan en la institución. Es este caso, el personal clave deberá  estar disponible para participar en las siguientes etapas de la primera  fase y el grupo de trabajo deberá dedicar mayor tiempo a estas etapas. No será necesario en estos momentos generar o revisar la  documentación escrita. Todas las políticas y procedimientos pueden  cambiar durante el desarrollo y la instalación de un nuevo SIG y por lo  tanto, la documentación deberá ser revisada sólo después que los  elementos básicos del nuevo sistema hayan sido bien definidos.  Definiendo las necesidades y flujos de información  Los documentos sobre políticas y procedimientos pueden ser utilizados  para preparar un diagrama del flujo de información a través de la  institución. El objetivo es encontrar respuesta a las siguientes preguntas:  ¿Dónde se recolectan los datos?   ¿Dónde se transforman los datos en información?  ¿Quién necesita la información y cuál sería ésta ? • ¿Qué decisiones tienen que ser tomadas? • ¿Qué información se requiere para tomar esas decisiones? • ¿Cuándo la necesitan quienes toman las decisiones? • ¿Dónde se almacena la información? • ¿En qué casos puede la reingenieria hacer los procesos más  eficientes? • ¿Dónde se encuentran los puntos de apalancamiento y los  procesos críticos, donde un cambio en procedimientos podría mejorar considerablemente  la eficiencia y el servicio? 19

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1- ¿Qué es SIG ? 2- ¿De qué otras Maneras se conoce el SIG ? 3- ¿Qué es necesidad de Bases de Datos ?

AUTOEVALUACION

4- ¿Cuáles son las Reglas Generales de un Gerente Exitoso ? depende la Estabilidad de un Empresa ? 5- ¿De qué 6- ¿Todo Gerente debe estar en busca de: ? 7- ¿Menciones las 4 fases para el desarrollo e implementación de unson SIGlas ? políticas y 8- ¿Menciones cuáles procedimientos de la primera fase ? 9- ¿Dónde se encuentran las necesidades de flujo de información ?

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MODULO VI

Desarrollo e implementación de un SIG Fase 2: Evaluación detallada y diseño.

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Documentos sugeridos que deberán recopilarse  La toma de decisiones y dónde se almacena la documentación del proceso es también importante ya que sin ésta la institución que contrata al programador no podría responsabilizarlo por el producto final. No es difícil preparar un diagrama de flujo de la información, pero si éste no se lleva a cabo atentamente el resultado puede ser una serie de dibujos que nadie más que el analista de sistemas podrá comprender. Las siguientes directivas podrán servir para obtener resultados más útiles. Primero, es esencial comprender que la diagramación del sistema de información es un proceso subjetivo - la fisonomía del sistema dependerá de quien lo observe. Por lo tanto, si una persona se encarga de la diagramación del sistema, ésta deberá consultar con muchas otras, sobre todo con los usuarios del sistema. El analista de sistemas deberá preguntar a los usuarios qué es lo que hacen y por qué lo hacen. ¿Cuál es la información que estos necesitan? ¿Qué es lo que hacen con ésta? ¿A quiénes envían información y reportes? ¿Por qué? Es importante descubrir cómo perciben los usuarios su lugar en el proceso. El analista puede esbozar los flujos mientras conversa con los usuarios de tal manera que puedan comprobar su exactitud. Estos también deberán verificar nuevamente la exactitud de los flujos, después de haberse preparado un borrador del proceso. Segundo, es importante definir dónde empieza y dónde termina un proceso. Como ejemplo vemos que el desembolso de un préstamo puede terminar cuando el cliente recibe el cheque o podría terminar cuando se archiva la documentación del préstamo. Nuevamente, la definición es subjetiva pero debe llegarse a un consenso. El analista de sistemas podría también hacer el seguimiento de la documentación en la oficina haciendo las preguntas pertinentes. Tercero, el analista de sistemas deberá ir más allá de simplemente diagramar los flujos de información. Luego de diagramar los procesos el analista deberá retroceder y evaluar los puntos de apalancamiento así como los puntos claves en la toma de decisiones en el sistema. Si el sistema no está computarizado, el analista deberá determinar cuál sería el efecto que la computarización podría ocasionar sobre éste. ¿Cómo cambiaría el sistema si los datos fueran almacenados, transformados y reportados por computadora? Si el sistema está computarizado, el analista deberá considerar cómo un ambiente informático diferente (así como una red o un sistema cliente-servidor) afectaría los procesos. Se requiere de una mentalidad creativa

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Proyectando las necesidades futuras  La predicción de las necesidades futuras es un punto crítico dentro de las tareas del grupo de trabajo. Una institución tendrá que evitar llegar al punto en que tenga que cambiar de SIG en pleno proceso de expansión. Planear para el futuro y "sobreinvertir" ahora puede servir para evitar problemas serios posteriormente. Se estima que un SIG debería tener una duración mínima de cinco años adaptándose a los cambios que se presenten durante el período de crecimiento. Para proyectar esas necesidades sería conveniente consultar el plan estratégico de la institución si ésta posee uno. Las siguientes son algunas de las preguntas que sevirán de guía durante la discusión sobre necesidades futuras:  ¿Cuál es la tasa de crecimiento esperada?  ¿Cuáles son los cambios que se producirán en los productos ?  ¿Cuáles serán los nuevos productos que la institución podrá ofrecer?  ¿Cuáles serán los temas de centralización y descentralización que se presentarán?  ¿Qué reorganizaciones tendrán que llevarse a cabo?  ¿Qué cambios se producirán en el flujo de las operaciones? Responder a estas preguntas con precisión puede ser difícil, pero el aspecto crítico se encuentra en responder sólo dos preguntas: ¿Se espera que la institución permanezca estable (excluyendo el crecimiento)? ¿Cuenta la institución con una cultura de innovación, siempre modificando productos y procedimientos y probando nuevas prácticas o tiene la tendencia de permanecer con lo que funciona mejor para ésta? Una institución que frecuentemente cambia procedimientos e introduce nuevos productos estará en mejores condiciones si cuenta con la opción de establecer internamente la capacidad de modificar y adaptar su sistema

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Determinación de lo que es factible Una vez que se han definido las necesidades de la institución, es el momento de evaluar lo que es factible. En todo caso, una institución de microfinanzas debería contar con un alto grado de computarización en cuanto se refiere a su sistema de información. Por lo tanto, la misión principal del grupo de trabajo es determinar qué nivel de computarización es factible, para lo cual deberán evaluar la capacidad del personal, los aspectos tecnológicos y los costos. Capacidad del personal La capacidad del personal en el manejo de computadoras es un aspecto crítico para la incorporación de nuevas tecnologías de computación. El grupo de trabajo tendrá que examinar los siguientes aspectos: ¿Quién estará a cargo del nuevo sistema? ¿Existe un departamento de sistemas de información adecuado o éste tendrá que ser creado o reforzado? ¿Es posible contar con consultores locales que puedan proporcionar un soporte técnico permanente? ¿Son competentes, confiables y sus precios económicamente razonables? ¿El personal actual cuenta con los conocimientos adecuados o se tendrá que contratar nuevo personal? ¿Qué nivel de capacitación de los usuarios será necesario llevar a cabo? ¿Esta capacitación será proporcionada internamente o por fuentes externas? ¿Cuenta la institución con programadores de sistemas dentro de su personal?

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Evaluación de las alternativas Luego de definir las necesidades de la institución y de determinar lo que es factible, el grupo de trabajo deberá prepararse para evaluar las alternativas. Muchos de los aspectos examinados por el grupo de trabajo han permitido que se reduzca el rango de alternativas. Por ejemplo, la elección de adquirir un sistema integrado prácticamente eliminará todos aquellos programas de contabilidad y sistemas de manejo de la cartera que cuentan con módulos contables inadecuados. Los límites presupuestales también podrían excluir muchos de los sistemas de manejo de la cartera con soporte internacional y también muchos de los sistemas locales. Para computarizar un sistema existen tres opciones globales: • Adquisición de un sistema comercial estándar • Modificación de un sistema que ha sido utilizado por otra institución • Desarrollar un sistema internamente. Una institución podría tomar decisiones diferentes para su sistema contable y de manejo de la cartera. Por ejemplo, podría adquirir un programa de contabilidad comercial y diseñar internamente el sistema de manejo de la cartera. La elección de una de estas alternativas dependerá de las respuestas a las siguientes preguntas: • ¿Cuánto está dispuesta a invertir la institución? • ¿Qué tan flexible está dispuesta a ser la institución con respecto a adaptar sus políticas y procedimientos al sistema bajo consideración? ¿Qué tan confiable es el soporte técnico del sistema bajo consideración? Las dos primeras preguntas convergen en la decisión de escoger entre un nivel de costo y otro de personalización del sistema o en decidir hasta que punto el sistema coincide con las políticas y procedimientos de la institución. Un aspecto crítico es la confiabilidad del soporte técnico. Los sistemas pueden colapsar por una serie de razones y se necesitará de amplio conocimiento técnico para que vuelvan a funcionar adecuadamente. Si el soporte técnico no es oportuno y confiable, una institución podría verse obligada a funcionar sin un sistema que esté operativo. Estas tres preguntas deberán tomarse en consideración durante la elección de cualquiera de las

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Adquisición de un programa comercial estándar Antes de escoger un paquete de SIG, la institución, así como la empresa de servicios informáticos que proporcionará el paquete, tendrá que evaluar cuidadosamente la concordancia que existe entre las prácticas presentes y futuras de la institución con la capacidad del sistema. Idealmente, una institución debería contar con un SIG que sea inseparable de sus procedimientos operativos. Sin embargo, muchas veces sus procedimientos operativos serán muy diferentes a los asumidos por el programa comercial, con lo cual la incompatibilidad entre ambos no podrá ser resuelta. Asimismo, los sistemas difieren no solamente en su filosofía y enfoque fundamental sino también en sus aplicaciones y capacidades. Por lo tanto, el proceso deberá iniciarse con una idea muy clara sobre la funcionalidad que la institución espera tendrá el SIG y el grado hasta el cual la misma institución estaría dispuesta a ajustar sus procedimientos para adecuarse al SIG. Al evaluar programas con este nivel de complejidad, es por lo general más fácil dejar fuera de consideración un programa que tratar de determinar si éste será totalmente compatible con las necesidades de la institución. La evaluación por lo tanto deberá dividirse en dos etapas. La primera, aquí descrita, será una evaluación inicial para reducir la elección a un pequeño grupo de alternativas prometedoras, las cuales serán evaluadas más detalladamente en la segunda etapa. Durante la evaluación inicial el grupo de trabajo deberá revisar cuidadosamente toda la documentación que le proporcionará la empresa de servicios informáticos y si es posible también deberá examinar las versiones demostrativas o de prueba del programa correspondiente. Esta revisión deberá estar enfocada sobre cuestiones importantes de compatibilidad, en lugar decentrarse en detalles técnicos los cuales son difíciles de determinar a partir de la documentación básica recibida. 25

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1­ ¿Es importante donde se almacena la documentación ? 2­ ¿Cuáles son los pasos para la diagramación de un proceso ? 3­ ¿Es importante analizar el sistema actual ? 4­ ¿Qué preguntas son importantes para analizar el sistema actual ? 5­ ¿Por qué son imporantes tomar en cuenta las necesidades futuras ?

AUTOEVALUACION

6­ ¿Cuáles son las preguntas que serviran de guía para determinar las  necesidades futuras ? 7­ ¿Qué aspectos hay que evaluar en cuanto a las capacidades del  personal ? 8­ ¿Cuáles son las opciones para computarizar un sistema ? 

9­ ¿ La elección de una de las alternativas de la pregunta anterior  dependerá de ? 10­ ¿En cuantas etapas debe dividirse la toma de decision sobre el  escogimiento de un sistema ?

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