Sistem Informasi Material Requirement Planning

SISTEM INFORMASI MATERIAL REQUIREMENT PLANNING (MRP) UNTUK PROSES PRODUKSI PADA PT. GATRA MAPAN MALANG PROJECT NGIJO DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN VISUAL BASIC 6.0 DAN DATABASE MICROSOFT ACCESS 2003 Oleh : Sarto Winarno (02201029) 1. LATAR BELAKANG Proses produksi merupakan kegiatan membuat atau mengolah bahan baku atau bahan setengah jadi menjadi barang jadi yang kemudian dapat dijual dipasaran. Pada PT. Gatra Mapan Malang, proses produksi meliputi beberapa kegiatan yaitu: potong, body, edging, laminasi, bor, cleaning dan packing. Kelancaran proses produksi harus di dukung dengan persediaan material atau bahan baku yang baik. Managemen persediaan yang baik merupakan salah satu faktor keberhasilan suatu perusahaan manufacture untuk melayani kebutuhan proses produksi dalam menghasilkan suatu produk yang berkualitas dan tepat waktu. Permasalahan kurangnya bahan baku atau keterlambatan datangnya bahan baku yang telah dijadwalkan dapat menyebabkan suatu kepanikan dalam perusahaan. Sebaliknya, kelebihan persediaan bahan baku (overload) menimbulkan biaya tambahan seperti biaya keamanan, biaya gudang, resiko penyusutan dan kerusakan yang seringkali kurang dipertimbangkan oleh perusahaan. Pada proses produksi seringkali mengalami kesulitan untuk menghitung berapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk memenuhi sebuah order. Padahal perhitungan kebutuhan bahan baku tersebut sangat mempengaruhi persediaan bahan baku yang harus diadakan. Kesulitan-kesulitan tersebut sangat mempengaruhi waktu dalam menyelesaikan proses produksi dan juga berpengaruh pada cost produksi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Dan hal ini tentu saja sangat mempengaruhi laba yang dapat diperoleh oleh perusahaan. Untuk membantu menangani kesulitan dalam proses perhitungan kebutuhan bahan baku produksi, penulis membuat sebuah aplikasi dengan memanfaatkan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan database Microsoft Access. Pemilihan bahasa pemrograman ini dikarenakan tampilan Visual Basic yang bagus serta pemrograman berorientasi objek sehingga aplikasi yang dibuat dapat diaplikasikan dengan mudah. 2. RUMUSAN MASALAH Bagaimana Sistem Informasi Material Requirement Planning (MRP) Untuk Proses Produksi Pada PT. Gatra Mapan Malang Project Ngijo Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0 Dan Database Microsoft Access 2003? 3. BATASAN MASALAH 1. Sistem informasi yang di bahas hanya untuk perhitungan kebutuhan bahan baku untuk proses produksi oleh departemen PPIC pada PT. Gatra Mapan Malang Project Ngijo. 2. Tidak membahas pengadaan dan pembelian bahan baku (inventory) untuk proses produksi.

1

3. Bahasa Pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic 6.0. 4. Database yang digunakan adalah Microsoft Access 2003. 4. TUJUAN PENULISAN 1. Menyelesaikan penyusunan Laporan Tugas Akhir (TA) sebagai syarat mendapatkan gelar kesarjanaan pada program pendidikan S-1 di Perguruan Tinggi Asia Malang. 2. Membantu perusahaan dalam manajemen persediaan bahan baku untuk kelancaran proses produksi. 3. Membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kebutuhan bahan baku dalam proses produksi. 5. MANFAAT PENULISAN a. Bagi Penulis 1. Mengaplikasikan disiplin ilmu yang telah diperoleh selama belajar di Perguruan Tinggi Asia Malang Jurusan Teknik Informatika. 2. Melakukan kajian dan analisis sistem kebutuhan untuk sebuah perusahaan yang sebenarnya. 3. Memberikan pengetahuan tentang managemen persediaan kebutuhan bahan baku produksi pada sebuah perusahaan produksi. b. Bagi PT. Gatra Mapan Malang 1. Dapat meringankan beban kerja bagian PPIC dalam menghitung jumlah kebutuhan bahan produksi serta pengadaan bahan baku. 2. Sebagai masukan dan gagasan dalam membantu operasional perusahaan, serta membantu pengambilan keputusan, perumusan kebijaksanaan dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam operasional perusahaan. 3. Meminimalkan biaya produksi dengan mengoptimalkan penggunaan bahan baku sehingga memberikan laba yang lebih besar bagi perusahaan. c. Bagi pembaca 1. Memberikan pengetahuan dan penjelasan mengenai sistem kebutuhan bahan baku produksi dalam sebuah perusahaan manufaktur untuk produk-produk furniture. 2. Menjadi bahan kajian yang dapat dikembangkan dikemudian hari. 6. PT. GATRA MAPAN MALANG PT. Gatra Mapan adalah perusahaan berbentuk perseroan terbatas (PT) dengan nama GALANG CITRA MITRA MAJUMAPAN atau disingkat PT. Gatra Mapan, bergerak dalam bidang manufaktur untuk produk-produk entertaiment furniture. Secara umum kegiatannya mencakup pembuatan desain, proses produksi, dan pemasaranya. PT. Gatra Mapan didirikan pada tahun 1984 dengan nama UD “ AKIE”. Memulai usaha kerja dengan tenaga kerja sebanyak 3 (tiga) orang dengan kapasitas produksi 14 unit per bulan. Dalam perkembanganya mengalami beberapa tahapan perubahan, diantaranya pada tahun 1991 menjadi PT. Cipta Pesona Pertiwi Perkasa. Kemudian pada tanggal 16 September 1992 menjadi PT. GALANG CITRA MITRA MAJU MAPAN.

2

PT. Gatra Mapan memiliki cakupan areal seluas 145.956 m2 dengan dukungan ± 1.364 karyawan, kapasitas terpasang sebesar 60.000 unit per bulan, dan kapasitas produksi sebesar 51.000 unit per bulan. Kegiatan kerja PT. Gatra Mapan tepusat dijalan raya Tunjung tirto 1 Singosari Malang, sekaligus berfungsi sebagai areal produksi utama. Areal lain yang turut mendukung kinerja produksi adalah PT. Gatra Mapan Pakis dan PT. Gatra Mapan Ngijo. Pangsa pasar perusahaan terdiri dari 30% pasar lokal/domestik yang mencakup ± 900 pelanggan dan 70% pasar ekspor yang meliputi ± 60 negara. Cakupan pasaran lokal/domestik meliputi seluruh kota besar dipulau Jawa, Sumatara, Kalimantan, Sulawesi, Irian Jaya, Bali dan Lombok. Sedangkan pemasaran ekspor meliputi negara-negara antara lain: No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Negara Afrika Selatan Amerika Serikat Amerika Tengah Arab Saudi Australia Banglades Belanda Belgia Brunei Darussalam Chechnya Chili Denmark Finlandia Guadeloupe Gguyana Hongkong Hungaria India Inggris Israel

No 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Negara Jamaika Jepang Jerman Kamerun Kanada Kenya Korea Selatan Kuwait Lebanon Malaysia Maroko Martinique Maurice Mesir Myanmar Nigeria Norwegia Palestina Panama Perancis

3

No 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

Negara Philipina Polandia Polandia Portugal Rusia Selandia Baru Spanyol Srilangka Suriname Swedia Swiss Taiwan Thailand Trinidad Uni Emirat Arab Uruguay Uzbekistan Venezuela Yaman Yunani

7. Sistem yang berjalan saat ini a. Pembuatan Bill Of Material Alur proses pembuatan Bill Of Material Customer Permintaan desain, sampel, harga

Pemasaran

R&D

Permintaan desain, sampel, harga

Formulir Pemesanan Desain (FPD)

Akuntansi Harga bahan baku

Membuat Profil Desain

Formulir Formulir Pemesanan Pemesanan Desain Desain(FPD) (FPD)

Profil Desain N Perhitungan kebutuhan material dan HPP

Profil Desain dan perhitungan kebutuhan material dan HPP, sampel

Profil Desain dan perhitungan kebutuhan material dan HPP, sampel

Profil Desain Profil Desain dan Profil Desain dan perhitungan perhitungan perhitungan kebutuhan kebutuhan kebutuhan material dan HPP material materialdan danHPP HPP,sampel

N Y

Sesua i?

Melakukan permintaan/ order

Form Order

T Form Order Form Order Form Order

Form Order

N

Pembuatan BOM

BOM Pemberitahuan pembatalan order atau perubahan desain

4

b. Alur Proses Perhitungan Kebutuhan Bahan Baku Alur proses perhitungan kebutuhan bahan Pemasaran

R&D

PPIC

Gudang

Produksi

Order dari customer

WO WO WO

WO WO

N Membuat spesifikasi produk standart, spesifikasi packaging dan BOM

Spesifikasi produk standart dan packaging, BOM

Master Plan tentatip

Spesifikasi produk standart dan packaging, BOM

Menghitung Kebutuhan bahan baku per order

Hasil perhitungan kebutuhan bahan baku

5

Hasil perhitungan kebutuhan bahan baku

Hasil perhitungan kebutuhan bahan baku

8. Sistem Terkomputerisasi a. Bill Of Material Alur proses pembuatan BOM dalam sistem Customer

Pemasaran

R&D

Akuntansi

Data Permintaa n desain, sampel, harga

Data Permintaa n desain, sampel, harga

Data Permintaa n desain, sampel, harga

Harga bahan baku

Membuat Profil Desain

Profil Desain

Perhitungan kebutuhan material dan HPP Profil Desain dan perhitungan kebutuhan material dan HPP

Profil Desain dan perhitungan kebutuhan material dan HPP

Y

Sesua i?

Data Base

Melakukan permintaan/ order

Pembuatan BOM

T Form Order Form Order Form Order

Form Order

N

N

Form Order Pemberitahuan pembatalan order atau perubahan desain

6

N

b. Perhitungan Kebutuhan Bahan Baku Alur proses perhitungan kebutuhan bahan Pemasaran

Gudang

PPIC

Produksi

Order dari customer WO

WO WO WO

N

WO

Hasil perhitungan kebutuhan bahan baku

N

Menghitung Kebutuhan bahan baku per order BOM, Stok barang Hasil perhitungan kebutuhan bahan baku

Data Base

Stok bahan baku dan baran g jadi

7

9. Diagram Konteks Sistem Perhitungan Kebutuhan

Pemasaran

7. Perhitungan kebutuhan bahan baku

1. - Order dari customer - WO

PPIC

2. Kebutuhan bahan baku dan harga 8. Kebutuhan Bahan Baku

3. Harga Bahan Baku

Sistem Perhitungan Kebutuhan

Akuntansi 4. - Kebutuhan bahan baku - Order dari customer 5. - Spesifikasi produk - Profil Produk - BOM

Gudang 9. - Stok Bahan Baku - Stok Barang Jadi

10. - Kebutuhan Bahan Baku - BOM

R&D

Produksi 6. - Order dari customer - WO

10. Data Flow Diagram (DFD) Level Nol 1.

Pembuatan BOM Pemasaran

1. - Data Order - WO

Data Produk 2. - WO - Data Order

R&D 3. Spesifikasi produk dan BOM

1.0 Proses Pembuatan BOM

Tabel_produk

Data BOM Tabel_bom

Spesifikasi produk Tabel_bom_detail

4. Harga Bahan

Akuntansi

8

2. Perhitungan Kebutuhan Bahan Baku

Akuntansi

R&D

Pemasaran 2. Harga Bahan Baku dan Spare Part 1. - Data Order Data Harga - WO 3. Spesifikasi produk dan BOM

4. Data Stok Bahan Baku dan Produk jadi

Gudang

Produksi

Tabel_harga

Data Stok

2.0 Proses Entry Data

Data Order

Tabel_stok

Tabel_order

BOM Tabel_bom

5. Hasil Perhitungan

6. Hasil Perhitungan

3.0 Proses Perhitunga n Kebutuhan

Hasil Perhitungan

Perhitungan Kebutuhan Bahan Baku

PPIC

9

Tabel_hitung

11. KESIMPULAN 1. Sistem

perhitungan

terkomputerisasi

kebutuhan

dapat

bahan

membantu

baku

dengan

mempercepat

aplikasi

kinerja

dari

departemen PPIC dalam menyelesaikan rutinitas pekerjaannya. 2. Dengan adanya sistem informasi ini pengadaan bahan baku dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat tanpa adanya bahan yang overload ataupun kekurangan bahan baku. 3. Sistem terkomputerisasi ini dapat meminimalkan cost produksi yang diperlukan serta membantu dalam proses pengambilan keputusan. 4. Aplikasi perhitungan kebutuhan bahan baku ini tidak sepenuhnya merubah

proses-proses

manual

yang

ada,

tetapi

membantu

mempercepat proses. 12. SARAN 1. Sistem Informasi ini dapat dikembangkan lagi untuk dapat menangani seluruh kegiatan produksi, bukan hanya perhitungan bahan baku saja. 2. Program aplikasi ini dapat dikembangkan untuk beberapa departemen dan dipasang di beberapa komputer (PC) dengan terhubung oleh jaringan, sehingga setiap departemen dapat mengakses data-data produksi secara online. 3. Hendaknya penerapan sistem terkomputerisasi ini didukung dengan sumber daya manusia yang berkemampuan handal terutama di bidang komputer.

10