Sim - Sap 12.docx

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (EMA 413 BP2) SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Oleh Kelompok 2 : A.A. Sagung Shinta Devi Darmayani

(1607531004)

Komang Kumara Wijaya

(1607531005)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA 2018

-

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Adapun pengertian dari SDM menurut beberapa tokoh antara lain yaitu menurut Gomes (2000) sumber daya manusia adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas. Sedangkan sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki oleh individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan serta lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (Human Resource Information System). (MC Leod : 44)

1. Fungsi Sumber Daya Manusia Fungsi SDM memiliki empat kegiatan utama yaitu: 1) Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam suatu peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai. Adapun prosesnya seperti berikut: a. Persiapan Dalam proses persiapan dilakukan suatu perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan atas pekerjaan yang tersedia, jumlah, waktu dan sebagainya. b. Rekrutmen Tenaga Kerja (Recruitment) Suatu proses untuk mencari calon tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM oraganisasi atau perusahaan. c. Seleksi Tenaga Kerja (Selection) Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil yang sudah memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis ataupun wawancara. d. Pengembangan dan Evaluasi Karyawan (Development and Evaluation)

Tenaga kerja yang bekerja pada suatu perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah hingga yang tinggi. e. Memberikan Kompensasi dan Proteksi (Compensation and Protection) Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja yang diberikan kepada para pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. f. Jenjang Karir Tahapan ini merupakan suatu kenaikan jabatan dalam pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan agar para manajer bisa memotivasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. 2) Pendidikan dan Pelatihan. Dalam suatu periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. 3) Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Adapun tahapan kegiatan manajemen Data : ·

Program data entry.

·

Pedoman data entry.

·

Penerimaan kuesioner atau hasil lab.

·

Pedoman coding (code book).

·

Pedoman editing.

·

Editing dan coding.

·

Entry data (back up).

·

Penyimpanan kuesioner atau hasil lab.

·

Pedoman cleaning data.

·

Cleaning data.

·

Data siap analisis .

4) Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan, mereka akan menerima suatu tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

2. Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Beberapa tahun belakangan ini, dua pengaruh berdampak besar pada HRIS. Pertama, peraturan pemerintah menyadarkan manajemen puncak perlunya sistem SDM konseptual yang baik. Kedua, komputer mikro memungkinkan unit SDM meiliki hardware dan software-nya sendiri. a) Tahap Awal Sistem personalia pada awalnya menempatkan data pegawai dalam suatu map yang ditempatkan pada departemen personalia. Pada saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk Punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik. b) Pengaruh Peraturan Pemerintah Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan

diharuskan untuk menyediakan

statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia sesuai dengan Undang-undang. Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia. c) Pengaruh dari Komputer Mikro Saat komputer mikro muncul, sistem informasi SDM mulai dipasang dalam areanya. Beberapa secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.

3. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1) SUBSISTEM INPUT

Sistem Informasi Akuntansi SIA menyediakan data akuntansi bagi SISDM sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik dalam hal keuangan maupun non keuangan.

Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Rangkaian Penelitian (Succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan sekitar perusahaan yang meliputi: -

Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

-

Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.

-

Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

-

Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi.

-

Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil seperti bank.

-

Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

2) SUBSISTEM OUTPUT

Subsistem Perencanaan Tenaga Kerja. Merupakan yang dibutuhkan oleh para menejer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

Subsistem Perekrutan Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja baik secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

Subsistem Manajemen Angkatan Kerja Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, keahlian, karir, realokasi jabatan, dan kedisiplinan.

Subsistem Tunjangan Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

Subsistem Benefit Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun.

Subsistem Pelapor Lingkungan Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerja.

4. Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini Berdasarkan sumber sistem survey tahun 1990 – 1991 menyatakan bahwa di 242 (47,2%) perusahaan, eksekutif menilai HRIS seperti sistem fungsional lain. Ini merupakan situasi yang baik, dan di 29 perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tetapi, di 225 perusahaan HRIS dianggap kurang bernilai dibansingkan sistem lain. Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan meningkat.

5. Penggunaan Sistem Informasi Keuangan oleh Manajer Setelah sistem berjalan, selanjutnya sistem tersebut akan terus dimonitor untuk terus mengetahui apakah sistem tersebut masih sesuai dengan kebutuhan pengguna atau organisasi. Dalam tahap ini dapat juga dilakukan evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya guna) sistem tersebut. Masalah-masalah yang ditemukan akan dicari solusinya secara bersama. Manajemen sumber daya manusia telah tumbuh dalam nilai strategis pada berbagai organisasi, saat ini telah terjadi peningkatan penekanan untuk mencapai dan menggunakan data SISDM sebagai rencana strategis dan ramalan sumber daya manusia, di mana pemusatan pada efektivitas sumber daya manusia yang lebih luas sepanjang waktu.

Kini beberapa jenis teknologi informasi yang beragam telah diintegrasikan dan digunakan sehingga praktisi sumber daya manusia dapat mengakses data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan meneruskannya pada manajer dan eksekutif yang lain.Beberapa cara untuk membangun SISDM, diantaranya: 1) Memilih SISDM Hal penting pada saat membangun SISDM adalah bahwa sistemnya dapat mendukung strategi sumber daya manusia organisasi tersebut. Ini membutuhkan analisis terhadap kegunaan informasi sumber daya manusia pada unit sumber daya manusia dan pada organisasi secara keseluruhan. 2) Merancang dan Menerapkan SISDM Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan mengenai data yang diperlukan.

Referensi Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Andi, Yogyakarta: 249 – 257. Mc Leod, Raymond & George P. Schell. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi II. Jakarta: Salemba Empat. Sedarmayanti. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Aditama. http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia./ [diakses tanggal 3 Mei 2018] http://antordo.blogspot.com/2009/10/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html tanggal 3 Mei 2018]

[diakses