Set Online For Teachers-fix

Buku Panduan Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) SEMESTER GENAP TA. 2008/2009

Panduan

Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Semester Genap TA. 2008/2009

For Students

Universitas Islam Negeri (UIN) Malang Tahun 2008-2009

Universitas Islam Negeri (UIN) Malang Tahun 2009

ii

Tim Penyusun: Sudiyono Helmi Syaifuddin Triyo Supriyatno Syahiduzzaman Muh. Faisal Fatchurrochman Editor : Nuril Ma’arif

iii

Kata Pengantar Bismillahirrahmanirrahim Segala puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat ilahi Rabbi, yang telah melimpahkan rahmat dan maunahNya sehingga Buku Panduan Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Universitas Islam Negeri (UIN) Malang Tahun 2008-2009 semester genap dapat diselesaikan dengan baik. Buku ini akan dijadikan arahan dan pedoman serta informasi bagi sivitas akademika mengenai seluruh kegiatan layanan akademik. Shalawat dan salam semoga senantiasa dilimpahkan oleh Allah SWT kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat, warga UIN Malang dan ummatnya secara keseluruhan. Buku Panduan Layanan TIK UIN Malang ini merupakan perbaikan dan pembaharuan dari buku pedoman sebelumnya yang berisi ketentuan dan arahan atau hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan layanan akademik untuk semua fakultas/ jurusan/program studi yang meliputi: pembayaran SPP (registrasi/herregistrasi) on-line, pengecakan nilai, IP/IPK, pengisian biodata mahasiswa, kartu hasil studi (KHS), pemrograman mata kuliah, perwalian, penjadwalan matakuliah, kartu program studi, dan absensi perkuliahan.

iv Panduan ini berlaku bagi peserta program pendidikan di lingkungan UIN Malang untuk semua fakultas/ jurusan/program studi, para dosen Pembina mata kuliah, dosen wali, dosen pembimbing di lingkungan UIN Malang, dan unit-unit kerja serta para pejabat struktural yang terkait dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian panduan ini, terutama kepada Tim Penyusun Buku Panduan yang telah bekerja keras dalam menyiapkan segala sesuatu berkenaan dengan penyusunan dan pencetakan panduan ini. �������������������������������������������������� Kami akan sangat berbahagia manakala para pembaca berkenan memberikan kritik dan saran yang konstruktif demi kemajuan kita semua. Tidak menutup kemungkinan tulisan ini masih terdapat banyak kesalahan dan kekurangan. Mudah-mudahan panduan ini dapat berfungsi secara efektif dan efisien sebagaimana mestinya. Malang, Desember 2008 a.n. Rektor Kepala Biro AAK

Drs.H. Sudiyono NIP 150 220 828



Daftar Isi Kata Pengantar............................................................ iii Daftar Isi .................................................................. v BAB I

Pengertian, Tujuan dan Sistem On-line.... 1

BAB II

Pembagian Kerja Layanan On-line........... 9

BAB III

Alur Studi Mahasiswa UIN Malang............ 13

BAB IV

Jadwal Kegiatan Layanan On-line............ 15

BAB V

Aplikasi . ................................................... 17

vi

Pengertian, Tujuan, dan Sistem On-line

Bab I

1. Pengertian  layanan on-line adalah layanan administrasi akademik kemahasiswaan dan keuangan berbasis jaringan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)  layanan keuangan secara khusus menggunakan jaringan Bank BTN/kantor pos on-line diseluruh Indonesia.

2. Tujuan  memiliki tingkat layanan yang tinggi dalam pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) baik bagi pejabat sturktural, dosen, mahasiswa, maupun karyawan.

 memiliki tingkat efisiensi, efektivitas, akuntabilitas,

serta akurasi data yang sangat tinggi bagi masyarakat pengguna, sehingga ada kepercayaan terhadap layanan UIN Malang



3. Jalur Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur PMDK, penerimaan mahasiswa baru melalui penelusuran bakat dan kemampuan Jalur SNMPTN, jalur penerimaan mahasiswa baru yang diselenggarakan oleh perhimpunan Rektor PTN seluruh Indonesia, UIN Malang mengikuti semua ketentuan yang telah ditetapkan oleh panitia secara nasional  Jalur Mandiri, penerimaan mahasiswa baru konvensional yang diselenggarakan oleh UIN Malang.  Jalur Prestasi, penerimaan mahasiswa baru melalui penelusuran prestasi akademik dan non akademik minimal tingkat kabupaten/kota.  Jalur Khusus, penerimaan mahasiswa baru melalui penelusuran hafalan al-Qur’an minimal sepuluh juz.

4. Sistem Input Data Mahasiswa Baru Bagi calon mahasiswa baru UIN Malang harus melakukan input data (internet) sbb:  nama,  tempat tanggal lahir,  agama,  asal sekolah,  alamat sekolah  alamat asal,  alamat di Malang,  jenis kelamin,

      

    

anak ke berapa, jumlah saudara, saudara yang kuliah di UIN Malang jenjang pendidikan, keahlian/kemampuan khusus identitas orang tua/wali,  nama,  usia,  alamat, agama, pendidikan, pekerjaan, ekonomi, peran sosial kemasyarakatan

5. Tempat Pembayaran Pendaftaran MABA, SPP, INFAK dan LAIN-LAIN  pembayaran di Bank BTN/kantor pos on-line diseluruh Indonesia

 p��������������������������������������������������� endaftar (calon mahasiswa baru) ������������������� setelah input data

akan mendapatkan kode akses������������������� yang dipergunakan untuk mendaftar ke BANK BTN/kantor pos online.  c�������������������������������������������������� alon mahasiswa baru (yang lulus tes): tulis nomor tes, UIN Malang  m������������������������������������������������ ahasiswa lama: tulis nomor induk mahasiswa, UIN Malang.



6. Registrasi (daftar ulang)  penyerahan kwitansi pembayaran SPP, infak dll.     

Sesuai dengan jadwal penyerahan copy ijazah (SLTA) penyerahan pas foto penyerahan dokumen lain yang diperlukan mahasiswa baru mendapat KTM sementara mahasiswa lama membuka kode akses

7. Penyajian Mata Kuliah  seluruh mata kuliah diberi kode sesuai dengan tingkatan, Fakultas, dan Prodinya

 mata kuliah disajikan dalam semester ganjil/genap  khusus MKPK disajikan pada setiap semester  seluruh mahasiswa harus memiliki copy daftar mata kuliah yang harus ditempuh dalam jenjang studinya

 kalau terjadi perubahan kurikulum harus ada SK Dekan

 ada penjelasan konversi terhadap perubahan tersebut

8. Jadwal Perkuliahan  ditampilkan seluruh mata kuliah pada semester yang bersangkutan (internet).

 memuat kode mata kuliah  kode dosen  hari, jam dan ruang (termasuk kelas paralel atau tidak)

  pembukaan kelas didasarkan pada prediksi jumlah peserta kuliah

 didasarkan pada jumlah dosen  setiap dosen diberi dua mata kuliah (keahliannya) pada semester tersebut

 kelas paralel dapat diampu oleh lebih dari seorang dosen

 penyusunan jadwal kuliah dengan program komputer

 disesuaikan (jam pemasarannya) mata kuliah yang bermuatan 2 sks dengan yang bermuatan 3 sks

 untuk efesiensi, jadwal disajikan dalam satu lembar untuk setiap Prodi

 dikirimkan ke bagaian akademik lewat E-mail

9.        

Pemograman mata kuliah

mahasiswa telah membayar SPP sesuai dengan IP dan beban studi menggunakan kode akses pribadi (nomor induk mahasiswa) pada kondisi memungkinkan dilayani pemrograman lintas Fakultas/Prodi telah konsultasi dengan dosen wali pelaksanaan pemrograman sesuai dengan jadwal pemrograman lewat intranet, (perhatikan prosedurnya) apa bila ada problem bisa langsung diperbaiki (pada saat itu)

  data pemrograman dapat dicek melalui website  di Fakultas disediakan fasilitas akses ke website  atau bisa lewat intranet yang ada

10.    

Absensi Perkuliahan

bisa diakses lewat website selanjutnya akan dicetak oleh fakultas/jurusan didistribusikan ke dosen/ kelas Fakultas mengendalikan untuk keperluan ujian tengah semester dan ujian akhir semester.

11. Input Nilai dari Dosen  dosen dapat mengirimkan nilai ke bag. Akademik lewat E-mail (maksimal lima hari setelah ujian)

 dosen dapat mencek kebenaran nilai yang dikirimkan

 semua nilai/IP (sesuai dengan masanya) dapat diakses lewat website

 Fakultas dapat mencermati nilai-nilai tsb. (tetapi belum bisa mencetak)

12. Output Nilai  mahasiswa dapat mengakses nilai/IP melalui website

 orang tua/wali dapat mengakses hasil studi mahasiswa melalui website

 nilai akan dicetak untuk KHS  Fakultas mengirimkan KHS kepada orang tua/wali setiap semester



13. Indeks Prestasi dan Beban Studi  penghitungan IP berdasarkan rumus yang ada dalam buku pedoman akademik

 beban studi mahasiswa berdasarkan perolehan IP semester sebelumnya

 mahasiswa dapat mengakses IP dan beban studi lewat website

 pengambilan mata kuliah berdasarkan IP dan beban studi

 orang tua/wali mahasiswa dapat mengakses IP dan beban studi mahasiswa lewat website

14. Peserta Wisuda  telah lulus ujian skripsi  skripsi telah dijilit, ditandatangi pembimbing dan disyahkan oleh Fakultas yang bersangkutan

 data peserta wisuda dapat diakses melalui website



Pembagian Kerja Layanan On-line

Bab II

1. Bagian Akademik Universitas

 memaraf, dan mendistribusikan KHS kepada Fakultas,  menyiapkan dan mendistribusikan blangko KPS kepada Fakultas  menerima jadwal kuliah dan mengkoordinasikan dengan puskom  menerima nilai (bukti fisik) dari dosen  mengendalikan pelaksanaan pemrograman  mendistribusikan absen perkuliahan kepada Fakultas  menganalisis seluruh daftar hadir dan membuat laporannya

2

Fakultas

 menyelenggarakan final tes  memantau penyerahan nilai dari dosen (lima hari setelah pelaksanaan final tes)  menyusun kode dosen  menyusun mata kuliah wajib bagi dosen

10  menyusun dan mengumumkan pemasaran mata kuliah untuk tiap semester ( kecuali mata kuliah MPK dipasarkan setiap semester)  menyusun dan mengumumkan jadwal perkuliahan pada semester tersebut  menanda tangani dan membagikan KHS kepada mahasiswa  membagikan KPS kepada mahasiswa  mengkoordinasikan pelaksanaan konsultasi pemrograman  memantau pelaksanaan pemrograman

3

Puskom di Universitas

 menerima nilai dari dosen melalui E-mail  mencetak KHS (dan menyerahkannya kepada bag. Akademik)  mencetak blangko KPS (dan menyerahkannya kepada bag. Akademik)  menerima dan memroses pemrograman mata kuliah melalui internet  mencetak absen perkuliahan (dan menyerahkannya kepada bag. Akademik)  merancang pemrograman (on-line) mata kuliah

4. Dosen

 mengirimkan nilai kepada puskom/Bag. akademik melalui internet  melayani konsultasi pemrograman mata kuliah  melaksanakan perkuliahan

11

5. Mahasiswa        

 

menerima KHS dari Fakultas melihat daftar mata kuliah yang dipasarkan melaksanakan pembayaran SPP melaksanakan daftar ulang/regrestrasi melihat jadwal kuliahmenerima KRS dari Fakultas konsultasi kepada dosen wali ttg. mata kuliah yang akan diprogram menyusun pemrograman mata kuliah pada semester tersebut memprogram mata kuliah melalui intranet (yang disediakan di Fakultas yang bersangkutan bisa dari yang lain), sesuai dengan beban studi dan hasil konsultasi melihat absen kuliah melalui internet mengikuti kuliah sesuai dengan jadwal perkuliahan

12

Alur Studi Mahasiswa UIN Malang

Bab III

BAB III ALUR STUDI MAHASISWA UIN Malang

Calon Mahasiswa

Pendaftaran Calon Mahasiswa

Seleksi Penerimaan

KRITERIA PENERIMAAN

DITOLAK

DITERIMA

Kartu Hasil Studi (KHS) Semester Kini Perkuliahan Cuti/Mutasi/ Drop Out

Keputusan Mahasiswa

Aktif Studi

BAAK Surat Keterangan

Sks Kum. > disyaratkan MAHASISWA Ujian Komprehensif/Seminar

Ujian Skripsi

Lulus/Tidak

Membayar Adm.Keuangan di Bank BAAK Pengesahan KTM & Ambil Form KRS Lihat Jadwal Kuliah

Lulus

Perencanaan Studi & Pengisian KRS

Lulus/Tidak

Wisuda

Presensi Kuliah

Konsultasi ke Dosen Wali Pend.Matakuliah di Fakultas

Pendataan KRS (BAAK)

14

Jadwal Kegiatan Layanan On-line

Bab IV

BAB IV JADWAL KEGIATAN LAYANAN ON-LINE

PENGUMUMAN Nomor : Un.03/PP.09/1708/2008 Tentang:

JADWAL KEGIATAN LAYANAN ON-LINE NO 1.

2.

KEGIATAN

TANGGAL PELAKSANAAN

Fakultas Minggu tenang semeste ganjil 2008/2009 Menyelenggarakan Final Tes Menyerahkan copy nilai dari dosen kepada Bagian Akademik Universitas Menyusun kode dosen Menyusun mata kuliah wajib dosen Mengumumkan pemasaran mata kuliah semester genap 2008/2009 Menyerahkan pemasaran/jadwal kuliah semester genap ke Bag. AK/Puskom Mengumumkan jadwal perkuliahan semester genap Membagikan KHS kepada mahasiswa Menerima duplikat kwitansi pembayaran SPP dari mahasiswa Melayani pemrograman intranet Mengkoordinasikan pelaksanaan konsultasi pemrograman mata kuliah Menerima copy KPS dari mahasiswa yang sudah disetujui dosen wali Mencetak persensi perkuliahan Penyelenggaraan kuliah semester genap 2008/2009 Bagian Akademik Menerima jadwal kuliah dan mengkoordinasikan dengan Puskom Menerima nilai semester ganjil (bukti fisik) dari Fakultas

5 s.d. 10 Januari 2009 22 Januari s.d. 5 Pebruari 2009

Memaraf dan mendistribusikan KHS kepada Fakultas 3.

12 - 17 Januari 2009 19 - 31 Januari 2009 22 Januari - 5 Pebruari 2009 Sudah tersusun Sudah tersusun Mulai 2 Januari 2009 5 - 10 Januari 2009 Mulai 10 januari 2009 20 - 21 Pebruari 2009 20 - 21 Pebruari 2009 21 - 25 Pebruari 2009 23 - 26 Pebruari 2009 23 - 27 Pebruari 2009 28 Pebruari 2009 2 Maret - 4 Juli 2009

10 s.d 13 Pebruari 2009 Puskom

Menerima nilai dari dosen melalui file/e-mail

22 Januari s.d. 5 Pebruari 2009

Menerima pemasaran mata kuliah

5 s.d 10 Januari 2009

Mencetak KHS (dan menyerahkannya ke Bagian Akademik)

12 s.d. 13 Pebruari 2009

Menerima dan memproses pemrograman mata kuliah melalui intranet

21 s.d 25 Pebruari 2009

Merancang pemrograman (on-line) semua kegiatan 4.

1 s.d. 10 November 2008 Dosen

Mengirimkan nilai kepada Puskom melalui file/e-mail

22 Januari s.d. 5 Pebruari 2009

Mengirimkan nilai (fisik) ke Fakultas

22 Januari s.d. 5 Pebruari 2009

Melayani konsultasi pemrograman mata kuliah semester genap 5.

23 s.d. 27 Pebruari 2009

Mahasiswa Melihat nilai/IP (melalui internet) Menerima KHS dari Fakultas Melihat daftar mata kuliah yang dipasarkan untuk semester genap Pembayaran SPP melalui Bank BTN/Kantor pos on-line seluruh Indonesia Registrasi/daftar ulang (penyerahan duplikat kwitansi pembayaran SPP) Melihat jadwal kuliah di Fakultas/Internet Memprogram mata kuliah melalui internet

Mulai 10 Pebruari 2009 20 s.d. 21 Pebruari 2009 Mulai 10 Januari 2009 15 Desember 08 s.d. 23 januari 2009 20 s.d. 21 Pebruari 2009 Mulai 10 Januari 2009 21 s.d 25 Pebruari 2009

16 Memprogram mata kuliah melalui intranet Fakultas

21 s.d. 25 Pebruari 2009

Cetak KPS (sendiri/melalui operator Fakultas)

21 s.d 25 Pebruari 2009

Konsultasi kepada dosen wali tentang mata kuliah yang diprogram

23 s.d 27 Pebruari 2009

Perbaikan program mata kuliah

23 s.d 26 Pebruari 2009

Menyerahkan copy KPS yang sudah divalidasi dosen wali kepada Fakultas

23 s.d 27 Pebruari 2009

Melihat presensi kuliah melalui internet

27 s.d. 28 Pebruari 2009

Mengikuti perkuliahan Semester Genap TA. 2008/2009

2 Maret s.d. 4 Juli 2009

Bab V Aplikasi

a. b. c.

1.1

Dosen memasukkan lima digit ID User / kode dosen. Selanjutnya dosen memasukkan Password sebanyak lima digit (Password tidak boleh diketahui orang lain). Berikutnya pada menu Level, dosen memilih Level Dosen.

1.2

18 a. b.

Langkah berikutnya Dosen memasukkan lima digit kode acak sesuai dengan tampilan yang ada, contoh: ywx74 Pastikan semua proses yang anda lakukan sudah benar, selanjutnya klik Login untuk masuk ke account anda.

1.3

Setelah berhasil masuk kedalam account anda, maka anda akan mendapati tampilan seperti diatas.

1.4

19 Pada menu My profile terdapat profile Dosen dan data pada profile tersebut juga dapat diedit sesuai keinginan dosen bersangkutan.

1.5

Pada menu Perwalian, Dosen dapat mengetahui siapa saja mahasiswa yang menjadi bimbingannya. Selain itu Dosen juga dapat melihat data mahasiswa yang meliputi Profil, riwayat akademik, transkip nilai dan juga KRS mahasiswa yang dibimbingnya. Untuk mengetahuinya cukup dengan klik pada salah satu menu yang ada pada table Data Mahasiswa. Pada menu Perwalian, Dosen dapat mengetahui siapa saja mahasiswa yang menjadi bimbingannya. Selain itu Dosen juga dapat melihat data mahasiswa yang meliputi Profil, riwayat akademik, transkip nilai dan juga KRS mahasiswa yang dibimbingnya. Untuk mengetahuinya cukup dengan klik pada salah satu menu yang ada pada table Data Mahasiswa.

20

1.6

Bapak ibu dosen juga dapat melihat jadwal mengajarnya pada menu Jadwal mengajar. Dengan demikian diharapkan Bapak/Ibu Dosen tidak perlu membawa jadwal mengajar dalam bentuk kertas, cukup dengan memanfaatkan menu tersebut.

1.7

Contoh: mahasiswa dengan NIM 07510003 akan meminta persetujuan pemrogaman yang telah dilakukanya. Maka Dosen mengarahkan kursor pada NIM mahasiswa tersebut, lalu klik menu KRS.

21

1.8

Setelah masuk pada menu KRS, selanjutnya Bapak/ Ibu Dosen memberikan bimbingan akademik kepada mahasiswa. Apabila sudah tidak ada permasalahan dan terjadi kesepakatan serta semua proses sudah dipastikan sempurna, Bapak/Ibu dosen tinggal klik pada menu Disetujui.

1.9

22 Setelah tombol Disetujui diklik, maka akan muncul pesan seperti diatas, lalu tekan OK.

1.10

apabila proses persetujuan KRS oleh Dosen wali sukses maka akan muncul tampilan seperti di atas dan tidak dapat lagi dilakukan perubahan. Mahasiswa bersangkutan sudah melakukan pemrogaman sehingga namanya akan terdaftar dalam presensi perkuliahan.

23

1.11

Apabila Bapak/Ibu dosen ingin membatalkan matakuliah yang sudah diprogram oleh mahasiswa, langkah yang dilakukan adalah mencentang kolom pada matakuliah yang akan dibatalkan. Lalu tekan tombol hapus, maka akan tampil pesan seperti pada tampilan di atas lalu klik OK maka matakuliah tersebut akan dihapus dari pemrogaman mahasiswa bersangkutan.

24

1.12

Dari langkah-langkah yang dilakukan pada gambar 1.11 maka akan dihasilkan tampilan seperti pada gambar 1.12. disana nampak bahwa jumlah matakuliah yang diambil mahasiswa sudah berkurang karena dihapus sesuai perintah yang dilakukan sebelumnya.

1.13

25 Sebaliknya apabila Dosen wali ingin menambahkan mata kuliah pada KRS mahasiswanya. Langkah yang dilakukan adalah mencentang matakuliah yang ingin ditambahkan, lalu klik tombol Input.

1.14

Setelah kita melakukan langkah seperti pada gambar 1.13 maka tampilan akan berubah seperti gambar 1.14, dimana kelihatan bahwa matakuliah sudah bertambah sesuai perintah yang dilakukan sebelumnya.

26

1.15

Apabila selesai melakukan perwalian, bapak/ibu dosen jangan lupa Logout dari account anda. Setelah tampil pesan seperti tampilan diatas, klik OK.

1.16

Setelah kita melakukan langkah seperti pada tampilan 1.15, maka berarti anda telah keluar dari account anda dan kembali pada tampilan awal.