Servicio Al Cliente

SERVICIO AL CLIENTE “ Los recursos económicos básicos,

ya no son el capital, los recursos naturales o el trabajo; los recursos básicos son y serán EL CONOCIMIENTO.”

PERSONALIDAD  Organización

dinámica de sistemas Psicofísicos, que determina la forma de pensar y actuar, única en cada persona.

CONDUCTA Y PENSAMIENTO  Consciente:

Se gobernaba por decisiones de su conciencia, moral y religión.  Inconsciente: Se gobierna por valoraciones internas impuestas por medios familiares, educativos, sociales etc.

DIMENSION INTERPERSONAL 

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Las personas se comunican porque trae bienestar Psicológico. Satisface nuestras necesidades y las de otras personas. Además de ser un medio de alcanzar objetivos, también es un fin, para lograrlos.

ASPECTO CORPORAL 



Estoy gordo?. Estoy flaco? Soy bajito? Me gustaría ser mas alto?, tener el pelo rizado? AUTOESTIMA: La forma en que nos aceptamos como nosotros mismos, para influir positivamente sobre nuestra forma de actuar.

IMAGEN PERSONAL 

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Esta compuesta por los atributos internos y externos. Hacen parte la personalidad y el vestuario. La primera impresión es “UNICA” es la carta de presentación Armonizar el aspecto físico con el personal, los modales, forma de expresarse y moverse.

ASPECTO ESPIRITUAL 

El espíritu es el que sostiene la vida, el que hace fuerte y sólida a una persona y rompe los estrechos límites entre grupos sociales, creencias, religiones y nacionalidades, el que hace consciente que la vida está presente en todas partes.

SALUD OCUPACIONAL

SALUD OCUPACIONAL Busca el bienestar físico, social y mental del trabajador en su ambiente laboral, fomentando la calidad de vida y mejorando la productividad social y económica de la empresa.

OBJETIVO  Busca

el mejoramiento y conservación de las condiciones de vida y salud de los trabajadores.  Eliminar o controlar todos los factores de riesgo y agentes nocivos que puedan causar accidentes de trabajo o enfermedades de origen profesional.  Establecer métodos de trabajo y producción con el mínimo de riesgos para la salud.

Afiliación de empleados a una A.R.P

Elaboración de un programa de riesgos subprogramas:

Identificación de factores de riesgo: accidentes de trabajo y enfermedades de origen profesional.

Programa de salud ocupacional Conformación del comité paritario.

•S. de medicina preventiva. •S. de medicina de trabajo. •S. de higiene del trabajo y seguridad industrial.

Ejecución de actividades de higiene y seguridad industrial

DESCRIPCION DEL ACCIDENTE  ¿Qué

lo origino?  ¿Cuál fue su causa?  ¿Dónde ocurrió?  ¿Cuándo?  ¿Cómo?  ¿Por qué?

ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y FORMA DE LOS PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL EN LAS EMPRESAS. RES. No 1016 DE 1989 MINSALUD - MINTRABAJO

PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL ORGANIZACIÓN

FUNCIONALIDAD

OBLIGADO

SECTOR PRIVADO SECTOR OFICIAL ART. 1 RES 1016/89

EMPLEADOR CONTRATISTA

SUBCONTRATISTA

PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL

PLANEACION ORGANIZACIÓN EJECUCION EVALUACION

MEDICINA PREVENTIVA MEDICINA DEL TRABAJO HIGIENE Y SEG INDUSTRIAL

PRESERVAR – MANTENER – MEJORAR SALUD INDIVIDUAL Y COLECTIVA TRABAJADORES ART 2 RES 1016/89

SECTOR TRABAJO

SECTOR SALUD

DESARROLLO SALUD OCUPACIONAL

TRABAJADORES EMPRESARIOS

•SECTOR

SEGURIDAD SOCIAL

ASPECTO ESPIRITUAL          

PRINCIPIOS ESPIRITUALES Confianza. Deja de culpar a otros y a ti mismo. Admírate a ti mismo y admira a los demás. Sinceridad. Responsabilidad. Dejar ir el pasado Aceptación Impermanencia de la vida. Desapasionamiento y madurez La vida es eterna

RELACIONES INTERPERSONALES 

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

Contactos profundos o superficiales que existen entre las personas, durante la realización de cualquier actividad. Capacidad que tenemos para trabajar juntos con una meta definida. Son aquellas que nos ayudan a crecer como individuos, respetando la forma de ser de los demás, sin dejar de ser nosotros mismos.

COMUNICACIÓN 

Traspaso de información desde un emisor, mediante un mensaje, hacia un receptor, el cual luego toma el sentido inverso, esta información que es recibida por el subconsciente y luego es captada por el consciente.

COMUNICACIÓN       

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN Emisor: Quién emite el mensaje. Receptor: Quién recibe el mensaje Código: Signos y reglas que emisor y receptor conocen Mensaje: Enunciado enviado por emisor Canal: Medio físico por donde se transmite el mensaje Referente: Situación real que se refiere el mensaje Ruido: Interferencia que afecte la comunicación y la interrumpe

COMUNICACIÓN CLASES DE COMUNICACIÓN  1.- Verbal- Oral y Escrita  2.- No verbal 60%-70% Comunicación no verbal  Gestos, imágenes, señas, apariencia, postura, mirada, y expresión

COMUNICACIÓN Verbal No Verbal

COMUNICACIÓN NO VERBAL

EMPRESA  Unidad

productiva dedicada y organizada, para la explotación de una actividad económica, con la finalidad de buscar rentabilidad.

MISION  Es

el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa, porque define: 1)Lo que pretende cumplir en su entorno en el que actúa 2) Lo que pretende hacer 3) El para quién lo va a hacer, influenciada, por las preferencias de la gerencia y/o propietarios, los factores externos del entorno, los recursos disponibles etc.

VISION  Es

el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad.

EMPRESA      

CLASIFICACION Sectores Económicos El origen de Capital Su tamaño El pago de impuestos El número de propietarios La función social

EMPRESA SECTORES ECONOMICOS  EXTRACTIVAS: Dedicadas a la explotación de recursos naturales.  SERVICIOS: Le presta o entrega servicios a la comunidad.  COMERCIAL: Comercializa los productos terminados en fábrica.  INDUSTRIAL: Transforma la materia prima en un producto terminado.

CULTURA ORGANIZACIONAL  Conjunto

de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una organización y que hacen de esta su forma de comportamiento.

CULTURA ORGANIZACIONAL  NORMA:

Todo lo que está escrito y aprobado, que rige a la organización y debe ser respetado y acatado por todos los integrantes de ella.  HABITO: Es lo que no está escrito pero se acepta como norma.  VALOR: Cualidad de una persona que integra una organización, sencillez, alegría, responsabilidad, honradez etc

CLIMA ORGANIZACIONAL 

Es la percepción individual que tienen cada una de las personas acerca de las características o cualidades de su organización, al evaluar el clima organizacional, en parte de está evaluando es la cultura de la organización.

MANUAL DE FUNCIONES 

Instrumento de trabajo, que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades diarias, basados en los procedimientos, sistemas, normas de la organización.

CONTENIDO DEL M ANUAL DE FUNCIONES



CARGO ________________________________ CÓDIGO ________________________________ GRADO _________________



UBICACIÓN DEL CARGO_________________ DIVISIÓN _______________________________ SECCIÓN _______________



UNIDAD _______________________________ O CLASIFICACIÓN POR PLANTA MOVIBLE___________________________ SALARIO BÁSICO _______________________ PRESTACIONES



BÀSICAS_________________________________________ PERFIL__________________________________________________________________________________________________ REQUISITOS____________________________ ESTUDIO- HOMOLOGACIONES Y/O EXPERIENCIA___________________ ANTECEDENTES_________________________ (INTERNO Y EXTERNO)___________________________________________



FUNCIONES BÁSICAS (BASADO EN PROCEDIMIENTO)_______________________________________________________



FUNCIONES ADICIONALES PERMANENTES O TEMPORALES___________________________________________________



RESPONSABILIDADES____________________________________________________________________________________



OBLIGACIONES Y DEBERES (RENDIMIENTO Y ELEMENTOS)___________________________________________________ DERECHOS_____________________________ (DE CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN) DEBERES FECHA DE ELABORACIÓN ________________ EVALUACIONES 1ª_____________________ 2ª________________________



APROBACIÓN POR EL JEFE JERÀRQUICO____________________________________________________________________ FIRMA DEL EMPLEADO EN SEÑAL DE CONOCIMIENTO Y ACUERDO_____________________________________________ OBSERVACIONES _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________

PLANEACION DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA 

Sistema que busca satisfacer demandas de la gestión empresarial, basado en el concepto de una solución, que permita a las empresas unificar diferentes áreas, para una mejor productividad.

PLANEACION DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA  Es

importante para la toma de decisiones, se conoce la situación actual y se puede identificar la situación futura, que permite elaborar planes estratégicos para ser mas competitivos, conocer la situación financiera, adquirir tecnología de punta, establecer políticas de personal, mejoramiento continuo etc.

PROTOCOLO Conjunto de usos, costumbres y tradiciones que se expresan a través de fórmulas reglamentadas y que permite establecer los criterios de actuación en los actos oficiales y privados.  El protocolo es el conjunto de normas consensuadas dependientes de la jurisprudencia, la tradición y el sentido común de los países que determinan el orden jerárquico de las autoridades en los actos oficiales, los programas que siguen éstas en sus visitas, su vestimenta, su comportamiento, todo lo que nos muestra la imagen y el poder. 

PROTOCOLO El protocolo nace con el ser humano  Los primeros testimonios escritos se remontan al Código de Hammurabi, que es del año 1750 antes de Cristo y estaba escrito en caracteres cuneiformes.  Los grandes reinos e imperios de la antigüedad tenían un protocolo muy sofisticado que fecuentemente se confundía con la liturgia religiosa. 

PROTOCOLO  Socialización:

Conforme el hombre va socializándose, se ve en la necesidad de actuar , de vivir en comunidad y para ello era necesario seguir determinadas pautas o modos de conducta establecidos.  Jerarquización: Introducción de las distinciones sociales, por lo que se habrá de atender a un conjunto de reglas para determinar los honores que se otorgan a las personas distinguidas socialmente.

EL PROTOCOLO SUPONE:  1)

Consenso (que viene determinado a su vez por la costumbre o práctica y por la ley)  2) Organización  3) Sentido común  4) La existencia de unas normas, ya sean reglamentos, leyes, reales decretos o normas consuetudinarias fruto del uso y la costumbre.

ETIQUETA 

Educación es lo que la mayoría recibe, muchos transmiten y pocos tienen.



La educación es el descubrimiento de nuestra propia ignorancia.



La cortesía no cuesta nada y gana todo. Urbanidad es la feliz combinación de la moral y la gracia.

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CONCEPTO ETIQUETA 

Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos

ETIQUETA 



1. Puntualidad. Debe llegar puntual tanto a trabajar como a las distintas reuniones que pueda tener durante el día.. 2. Situación. En un sala o despacho, el sitio de cabecera es el reservado para el jefe o directivo de mayor representación. El resto de sitios pueden adjudicarse en función de distintas razones que poco tengan que ver con una precedencia oficial

ETIQUETA 



3. Caminar. Si camina junto a otras personas hay que evaluar el espacio disponible en el pasillo; no se puede ocupar todo el pasillo (aunque luego se haga con demasiada frecuencia). Si camina junto a una persona, la derecha es lugar de preferencia. Si caminan tres personas en paralelo, el del centro es quien cede el paso (en la entrada de una puerta, por ejemplo) primero al de su derecha y luego al de su izquierda. 4. Bien sentados. Cuando está sentado no debe cruzar las piernas y mucho menos quitarse los zapatos. Puede cruzar los pies, si lo desea. Tampoco sostenga su cabeza con la mano, como si le pesara. Debe sentarse derecho, pegado al respaldo de su silla; pegado, no recostado. Tampoco se esconden las manos debajo de la mesa.

ETIQUETA 

5. Gestos. Cuidado con los gestos como pasarse el dedo por el cuello de la camisa, aflojarse y apretarse el nudo de la corbata, jugar insistentemente con un bolígrafo, lapicero, clip, etc. puede molestar. Mover papeles constantemente, rascarse, meterse el dedo en la nariz, la oreja ... rascarse la cabeza, etc.

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6. Ceder el paso. Al entrara una sala o despacho se cede el paso a la persona de mayor importancia, generalmente el jefe o algún ejecutivo de la empresa. Da lo mismo que quien les acompañe sea una secretaria, prima el cargo no el sexo. En el caso de salir de un despacho el último en salir es el ocupante o dueño del mismo. Se hace, generalmente, de forma inversa a como se ha entrado.

ETIQUETA 

7. Presentaciones. En el caso de las presentaciones, éstas se hacen de la misma manera que en otros ámbitos sociales: de menos a más. El de menor rango es presentado al de mayor rango.



8. Respeto. Los turnos para hablar o preguntar se deben respetar. No se habla todos a la vez. No se grita o vocea. No se dicen, palabras malsonantes o groserías. No se lanzan objetos o se amenaza físicamente (mucho menos llegar a los empujones o agarrones). Ante todo hay que respetar a los demás y a sus ideas.

CLIENTE  Cliente

es la persona que demanda productos en forma habitual, satisfaciendo sus necesidades concurriendo a un puesto de venta en forma regular.

CLIENTE    

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 

UN CLIENTE.... ES LA PERSONA MAS IMPORTANTE DE CUALQUIER NEGOCIO. UN CLIENTE..... NO DEPENDE DE NOSOTROS, NOSOTROS DEPENDEMOS DE EL. UN CLIENTE..... NO ES UNA INTERRUPCION A NUESTRO TRABAJO, ES EL PROPOSITO DE EL. UN CLIENTE.... NOS HACE UN FAVOR CUANDO NOS VISITA, NOSOTROS NO LE HACEMOS UN FAVOR EN SERVIRLE. UN CLIENTE.... ES UNA PARTE DE NUESTRO NEGOCIO; NO ES UN EXTRANO. UN CLIENTE.... NO ES ALGUIEN CON QUIEN SE DEBA DISCUTIR O PELEAR. UN CLIENTE.... ES UNA PERSONA QUE NOS EXPRESA SU DESEOS, ES NUESTRA OBLIGACION CUMPLIR ESOS DESEOS. UN CLIENTE.... MERECE EL TRATAMIENTO MAS CORTES Y ATENTO QUE PODAMOS PROPORCIONARLE. UN CLIENTE.... ES QUIEN HACE POSIBLE QUE OBTENGAMOS NUESTRO SALARIO. UN CLIENTE.... ES LA SANGRE EN LAS VENAS PARA ESTE O CUALQUIER OTRO NEGOCIO. UN CLIENTE.... ES EL INDIVIDUO DE MAYOR IMPORTANCIA QUE PUEDE TENER ESTA EMPRESA, YA SEA QUE VENGA PERSONALMENTE, QUE LLAME POR TELEFONO, QUE ESCRIBA, O QUE VAYAMOS A VISITARLE

CLIENTE         

Qué busca obtener el cliente cuando compra? Un precio razonable Una adecuada calidad por lo que paga Una atención amable y personalizada Un buen servicio de entrega a domicilio Un horario cómodo para ir a comprar (corrido o tener abierto también el fin de semana) Cierta proximidad geográfica, si fuera posible Posibilidad de comprar a crédito (tarjeta o cheques) Una razonable variedad de oferta, (marcas poco conocidas junto a las líderes) Un local cómodo y limpio

CLIENTE      

¿Porqué se pierden los clientes? 1 % Porque se mueren 3 % Porque se mudan a otra parte 5 % Porque se hacen amigos de otros 9 % Por los precios bajos de la competencia 14 % Por la mala calidad de los productos/servicios 68 % Por la indiferencia y la mala atención del personal de ventas y servicio, vendedores, supervisores, gerentes, telefonistas, secretarias, despachantes, repartidores, cobradores y otros en contacto con clientes.

CLASES DE CLIENTES  CLIENTES

ACTUALES: Son los que se encuentran vinculados a la empresa a través de una relación comercial, pueden ser activos, inactivos, ocasionales.  CLIENTES POTENCIALES: Son los que se detectan en un estudio de mercado o por referencia de los clientes actuales.

SERVICIO 

Actividades de naturaleza casi siempre intangibles, que se realiza interactuando cliente y empleado y/o instalaciones físicas de servicio, con el fin de satisfacer un deseo o una necesidad. Es la parte no material de un bien.

PRINCIPIOS EN LOS QUE DESCANSA LA CALIDAD DEL SERVICIO.   

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 

El cliente es el único juez de la calidad del servicio. El cliente es quien determina el nivel de excelencia del servicio y siempre quiere más. La empresa debe formular promesas que le permitan alcanzar los objetivos, ganar dinero y distinguirse de sus competidores. La empresa debe "gestionar" la expectativa de sus clientes, reduciendo en lo posible la diferencia entre la realidad del servicio y las expectativas del cliente. Nada se opone a que las promesas se transformen en normas de calidad. Para eliminar los errores se debe imponer una disciplina férrea y un constante esfuerzo

CARACTERISTICAS ESPECIFICAS DE LOS SERVICIOS            

Los servicios no son tangibles aun cuando involucren productos tangibles. Los servicios son personalizados. Los servicios también involucran al cliente, a quien el servicio se dirige. Los servicios se producen conforme a la demanda. Los servicios no pueden ser manufacturados o producidos antes de entregarse. Los servicios son producidos y consumidos al mismo tiempo. Los servicios son perecederos no pueden ser guardados o almacenados. Los servicios no pueden ser inspeccionados o probados previamente (corregidos al momento que se dan). Los servicios no producen defectos, desperdicios o artículos rechazados. Las deficiencias en la calidad del servicio no pueden ser eliminadas antes de la entrega. Los servicios no pueden ser sustituidos o vendidos como segunda opción. Los servicios se basan en el uso intensivo de mano de obra. Pudiendo comprender una integración interfuncional compleja de diversos sistemas de apoyo.

RAZONES QUE FRENAN LA IMPLANTACION DE LA CALIDAD DE SERVICIO          

Un excelente servicio al cliente puede reportar beneficios. El cliente es de buena fe. El servicio es una inversión importante. Para que el servicio sea de buena calidad es necesario que éste sea conocido por todos los integrantes del mismo. Un cliente es ya cliente antes de comprar. La calidad de servicio es un dominio prioritario. El éxito depende mas del mando medio que del personal de línea. Los progresos en la calidad del servicio son mensurables, es decir medibles. Es preferible conservar los clientes actuales, a buscar otros. La falta de calidad del servicio proviene de cada integrante del servicio

ASPECTOS SOBRE LOS CUALES SE BASA EL CLIENTE PARA EVALUAR LA CALIDAD DEL SERVICIO.

 Imagen.  Expectativas

y percepciones acerca de la calidad.  La manera como se presenta un servicio.  La extensión o la prolongación de su satisfacción .

ATRIBUTOS ESENCIALES PARA OPERACIONES DE SERVICIOS  Eficiencia,

precisión.  Uniformidad, constancia.  Receptividad, accesibilidad.  Confiabilidad.  Competencia y capacidad.  Cortesía, cuidado, entrenamiento.  Seguridad.  Satisfacción y placer.

FACTORES CLAVES DE LAS EXPECTATIVAS DEL CLIENTE EN CUANTO A UN TRATO DE CALIDAD              

Atención inmediata Comprensión de lo que el cliente quiere Atención completa y exclusiva Trato cortés Expresión de interés por el cliente Receptividad a preguntas Prontitud en la respuesta Eficiencia al prestar un servicio Explicación de procedimientos Expresión de placer al servir al cliente Expresión de agradecimiento Atención a los reclamos Solución a los reclamos teniendo en cuenta la satisfacción del cliente Aceptar la responsabilidad por errores cometidos por el personal de la empresa

LAS 10 REGLAS PARA UNA EXCELENTE ATENCION EN EL SERVICIO          

No haga esperar al cliente, salúdelo de inmediato. Dar atención total, sin distracciones o interrupciones Haga que los primeros 30 segundos cuenten Sea natural, no falso o robotizado Demuestre energía y cordialidad (entusiasmo) Sea agente de su cliente (sino puede usted resolver el problema, ayude para ver quien puede) Piense, use su sentido común para ver como puede resolver el problema del cliente Algunas veces ajuste las reglas (si la regla puede ser cuestionada) Haga que los últimos 30 segundos cuenten (dejar una buena impresión) Manténgase en forma, cuide su persona.

RAZONES PARA UN MAL SERVICIO AL CLIENTE.      

  

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Empleados negligentes Entrenamiento deficiente Actitudes negativas de los empleados hacia los clientes Diferencias de percepción entre lo que una empresa cree que los clientes desean y lo que estos en realidad quieren Diferencias de percepción entre el producto o servicio que cree dar, y lo que creen recibir los clientes Diferencias de opinión entre lo que la empresa piensa acerca de la forma de tratar a los clientes, y como los clientes desean que los traten Carencia de una filosofía del servicio al cliente dentro de la compañía Deficiente manejo y resolución de las quejas Los empleados no están facultados ni estimulados para prestar un buen servicio, asumir responsabilidades y tomar decisiones que satisfagan a la clientela (empowerment) Mal trato frecuente a los empleados y a los clientes

LOS SIETE PECADOS CAPITALES DEL SERVICIO  Apatía  Sacudirse

al cliente  Frialdad (indiferencia)  Actuar en forma robotizada  Rigidez (intransigente)  Enviar el cliente de un lado a otro  Contestar, no me corresponde

La estrategia

Los sistemas

El cliente

Los empleados

TRIANGULO DEL SERVICIO

EL CLIENTE  El cliente:

Razón de ser de las empresas Interno

 Tipos de clientes Externo

 Son los que cuentan como les fue

imagen

TRIANGULO DEL SERVICIO

LA ESTRATEGIA  La estrategia: es el “ COMO “  La estrategia diferencia las compañías, los productos, los clientes.  Es una fórmula característica para la prestación de un servicio:  “ Esto es lo que somos, esto es lo que hacemos, y esto es lo que creemos “ Valor Agregado  La estrategia define

Competitividad

TRIANGULO DEL SERVICIO

LOS EMPLEADOS  Los empleados: Es la que presta el servicio  Son los protagonistas de los momentos de verdad  La organización y el sistema debe apoyar a la gente que sirve al cliente  Características:  Autoestima  Talento social  Tolerancia al contado

TRIANGULO DEL SERVICIO

EL SISTEMA  El sistema de Servicio: Mecanismo físico y procedimental que tiene la gente para satisfacer al cliente  Sistema “ Amable “ Sistema “Acorde a la estrategia “

TRIANGULO DEL SERVICIO

CICLO DEL SERVICIO Secuencia repetible de acontecimientos en que diferentes personas tratan de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente en cada punto de atención.

CICLO DEL SERVICIO

MOMENTOS DE VERDAD  Es

el preciso instante en que el cliente se pone en contacto con nuestro servicio y sobre la base de ese contacto, se forma una opinión a acerca de la calidad del mismo.

CICLO DEL SERVICIO FIN

INICIO

Momento de Verdad

CICLO DEL SERVICIO

CONTACTO CON EL CLIENTE CARA A CARA 

     

Representa la primera herramienta del servicio al cliente y su estrategia, tener presente lo siguiente: a) Respeto a las personas. b) Sonrisa al momento, de conversar con el cliente. c)Técnicas adecuadas de conversación. d) Ofrecer información y ayuda. e) Evitar actitudes emotivas en este contacto. f) Nunca dar órdenes al cliente o evitar favoritismo

RELACION CON CLIENTE DIFICIL 

Los clientes difíciles, no siempre son difíciles, simplemente se les debe tratar de la forma mas natural posible, por los general sufren de diversos tipos de complejos, como mal humor, sorderas, limitados físicos etc.