Sen A

Servicio nacional de aprendizaje Sena

WORD INTERMEDIO CONGIGURAR PAGINA

E xisten

absolutamente demasiadas maneras de desordenar a su precioso documento cuando trate de imprimirlo. Puede desperdiciar una gran cantidad de tinta y papel si no verifica los ajustes en el diálogo de configuración de página. Este diálogo le ofrece determinar el diseño de página - orientación, medida de los márgenes, tamaño del papel y cosas semejantes.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Word 2002/2003

1. Seleccionar desde el menú Archivo | Configuración de página . 2. Si es necesario, haga cambios. Sus ajustes deben coincidir con los de la ilustración, que muestra los ajustes por defecto, para que su documento tenga el aspecto de mis ilustraciones. Probablemente ya notó si estos ajustes eran diferentes, ya que su documento no se parecería al de las ilustraciones, a medida que creara el volante.

Las Partes del diálogo de Configurar Página que usará mayormente, serán los ajustes de los márgenes en la ficha Márgenes y para la orientación de página, la que se encuentra en la ficha, Papel o Tamaño de papel . Usted ajustó éstas al comienzo de las lecciones. Aún deberían coincidir con el diálogo de la ilustración a menos que haya ordenado, Tamaño de Papel o stop en medio de su trabajo. Quién sabe lo que le pasó a su computadora mientras estuvo ausente?? En general, es una buena idea verificar estos ajustes cada vez que vaya a imprimir. Puede ser que no detecte un error de margen cuando verifique en la Vista Preliminar. Desde luego que los errores de Orientación serían más obvios.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

ENCABEZADO Y PIE El encabezado es el área de la parte superior de la página que se halla reservada para ese tipo de texto. El pie es la zona de abajo de la página para esa información. En algunos procesadores de palabras el encabezado y el pie permanecen visibles todo el tiempo, igual que el texto normal. En otros, permanece escondido hasta que se imprime. Word los oculta a medias. El encabezado y el pie son visibles pero grisados y no con el color que serán impresos. Usará las áreas del encabezado y del pie para incluir información de identificación - sobre a quién pertenece este documento y para que lección de la clase. Esto lo ayudará a encontrar su impresión en la pila que se forma en la bandeja de salida de la impresora de su aula. También lo ayuda a clasificar correctamente sus papeles cuando llega el momento de entregárselos a su maestro. Agregar un Encabezado 1. Desde el menú seleccionar, Ver | Encabezado y pie de página . La vista cambia, permitiendo escribir solo en el encabezado y el pie. Aparece una nueva barra de herramientas.

2. Apuntar a cada botón para ver como aparece un cartel, informándole para qué es cada uno de ellos. 3. Escriba su nombre en el encabezado y apriete dos veces en la barra espaciadora, para insertar dos espacios 4. Clic en el botón Fecha en la barra de herramientas Encabezado y Pie, para insertar la fecha después de su nombre. Note como la fecha es un campo y tiene un fondo gris en la pantalla.

El formato de la fecha será igual al que se usó la última vez en que se estableció el formato. Usted puede cambiar el formato que usa el botón, si así lo desea, usando el diálogo, Fecha/Hora en el menú - Insertar | Fecha y hora .

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Agregar un Pie 1. Clic en la barra de herramientas. Escribir Word Proyecto 1, a continuación dos espacios, y escribir la palabra Página y a continuación un espacio. 2. Clic en el botón

para insertar el número de página.

3. Escriba un espacio, la palabra de y después otro espacio. 4. Clic en el botón para insertar el número total de páginas en el documento. Note que ambos, el número de página y el numero total de páginas, son campos, mostrados con un fondo gris. De manera que a medida que cambia el documento, esos números cambiarán cuando actualice los campos. Es mágico! [En Word 95 deberá usar, Insertar | Campo y seleccionar NumPáginas .] 5. Centrar la línea, con el botón Centrar en la barra de Formato. 6. Cerrar esta vista mediante clic en el botón Cerrar, en la barra de herramientas Encabezado y Pie.

EJEMPLO: 1.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Volante con encabezado y pie

Servicio nacional de aprendizaje Sena

TABLAS En caso de que desees organizar la información de otra manera en Word puedes introducir Tablas, para hacerlo sigue los siguientes pasos: 1. Haz clic en el menú Tabla y selecciona la opción Insertar - Tabla.

2. Aparecerá un menú, para que indiques cuántas columnas y renglones necesitas. Éstas se ajustarán de manera automática a tu documento.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

El documento quedaría así:

Insertar Botón Tabla Puede crearse una tabla simple en Word con solo hacer un clic en el botón de Insertar Tabla y después arrastrar para seleccionar la cantidad de filas y columnas. La ilustración muestra el aspecto de la paleta para una tabla con dos filas y dos columnas. Si se creó una tabla con el botón de la barra de herramientas, se estirará a lo ancho de la página con columnas de igual tamaño. Se puede ajustar el ancho y la altura de toda la tabla y los de cada columna o fila.

Cambios

del

En Word 97, mientras el cursor estaba en una tabla, el botón Tabla cambiaba por

Botón: Insertar

Insertar Fila. Si tiene una columna seleccionada, el

Servicio nacional de aprendizaje Sena

botón es en cambio Insertar Columna. Es un poco raro que los botones cambien, mientras usted trabaja. Word 2000 no hace esto. En Word 2000 y Word 2002 el botón de Tabla cambia cuando usted escoge una fila o la columna, pero no de otro modo. Partes de una Tabla Columnas: nombradas con letras Filas: nombradas con números. Celdas: nombradas con la forma ColumnaFila. Por consiguiente la, celda B2 está en la columna B y la fila 2. Cual es el valor mostrado en la ilustración de más abajo para la celda B2, Respuesta Líneas de la Grilla: Son las líneas que dividen el espacio en las celdas. Se mostrarán en Word hasta las líneas que no van a imprimirse en gris claro. Pero, desde luego, podría optarse por imprimirse líneas grises también. Haga una Vista preliminar para estar seguro de que líneas van a imprimirse en la forma que se requieren. Marcas de Fin de celda y Fin de fila: Word usa un símbolo especial para mostrar donde se detiene el contenido de una celda y también donde lo hace una fila de la misma. Este símbolo es uno de los caracteres de una fuente normal, pero no está en el teclado. El símbolo usa la misma fuente y el tamaño de la misma que la del texto de la celda. Algunas fuentes y sus diversos tamaños, le dan al símbolo un aspecto bastante distinto ! Algunas veces se deseará seleccionar al símbolo junto con el texto, tal como a veces se desea incluir el símbolo de párrafo en una selección. Y otras veces no! Manijas: Word 2000 agrega dos manijas a sus tablas para mover la tabla íntegra alrededor de la página y el símbolo para redimensionar a toda la tabla. Menú de Tabla El menú de Tabla tiene comandos para dar formato y manejar la misma. Desde el menú se pueden hacer cambios en la tabla, agregando o sacándole partes, uniendo celdas, dándole formato y clasificando.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Comandos en Cascada: Word 2000/2002 ha revisado el menú de la Tabla, de manera que Seleccionar, Insertar, Borrar y otros comandos en cascada (note las flechas ) para puedan ofrecerle todas las opciones que necesita.

Comandos

en

El menú Tabla de Word 97 no es lo bastante fácil de usar como el de Word 2000. No hay menús en cascada. Los comandos son sensibles al contexto, de manera que cambian según lo que haya seleccionado en la tabla. En Word 97, para ver los comandos de columnas primero se debe seleccionar una columna. Para insertar una celda se deberán seleccionar dos celdas.

Modificación de las tablas Se puede insertar y eliminar Filas y columnas en las tablas creadas 1.- seleccionar la celda o fila o columna a insertar o eliminar 2.- Click en tabla 3.- Click en Insertar o eliminar 4.- Elija la opción deseada y se aplicara a la tabla También se puede combinar y dividir Celdas 1.- Seleccionar las celdas a combinar o dividir 2.- Click en Tablas 3.- Click en Combinar o dividir

contexto:

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Apariencia de la Tabla La tabla se le puede dar arreglos utilizando color de letra y color de fondo Auto formato de Tablas Una forma rápida y fácil para darle arreglos a tu tabla es utilizando le auto formato de tabla 1.- Seleccione la tabla 2.- Click en Tablas 3.- Click en Auto formato de Tablas 4.- Elija el formato de su agrado 5.- Click en Aceptar

COMBINAR CORRESPONDENCIA Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales: 1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto

y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo. 2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un

archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word

genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir. 4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de

correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos. 5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y

finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. Utilice

los

comandos

de

la

ficha

Correspondencia

para

combinar

correspondencia. SUGERENCIA También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Configurar el documento principal 1. Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente. 2. En

la

ficha

Correspondencia,

en

el

grupo

Iniciar

Combinar

correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear. Por ejemplo, puede crear: 

Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.



Un conjunto de etiquetas de dirección Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.



Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos.

Servicio nacional de aprendizaje Sena



Un catálogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de información, como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento. Reanudar una combinación de correspondencia Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.

1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento. Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL. 2. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea

recuperar esos datos, haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos. Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados. 3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

Volver al principio

Conectar el documento a un origen de datos. Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Elegir un archivo de datos 1. En

la

ficha

Correspondencia,

en

el

grupo

Iniciar

Combinar

correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

2. Siga uno de estos procedimientos: Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en



Seleccionar de los contactos de Outlook. Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook 

No encuentro la carpeta Contactos de Outlook para establecer conexión con ella.



Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas.



No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas.



Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos, pero no puedo conectar con ella. En Microsoft Office Outlook, en el menú Ir, haga clic en

Contactos. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la

Servicio nacional de aprendizaje Sena

combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades.

En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar. Cierre Outlook. En el Panel de control, cambie a Vista clásica y, a continuación, haga clic en Correo. Haga clic en Mostrar perfiles. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar. Salga de Word. En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuación, haga clic en la ficha Programas. En Correo electrónico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar. Inicie Microsoft Outlook Express. En el menú Archivo, elija Exportar y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

En el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y después en Exportar. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a continuación, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta útil guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. Ésa es la primera ubicación en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinación. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificación que aparecen junto a los campos que desea exportar y haga clic en Finalizar. NOTA Cuando decida qué campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrónico o etiquetas que desea crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados, no exporte esos campos. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportación, haga clic en Aceptar. Para cerrar el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuación, salga de Outlook Express. Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede

Servicio nacional de aprendizaje Sena

seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos: Archivos de programas de base de datos basados en archivos y



de fila única, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB o un controlador ODBC. Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo. Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la



tabla debe contener nombres de columna y las demás filas deben contener datos. Libretas de direcciones electrónicas:

 

Libreta de direcciones de Microsoft Outlook



Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0



Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI como, por ejemplo, Microsoft Outlook.



Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener títulos y las demás filas, los registros que desee combinar. También puede utilizar un origen de encabezado como origen de datos.



Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados por marcas de tabulación o comas, y registros de datos separados por marcas de párrafo. Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel Haga clic en el botón de Microsoft Office haga clic en Opciones de Word. Haga clic en Avanzadas.

y, a continuación,

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir. Haga clic en Aceptar. Con

el

documento

correspondencia

principal

abierto,

en

el

de

la

grupo

combinación Iniciar

de

Combinar

correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente. Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar. NOTA Si no aparece el elemento Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificación Mostrar todo. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y haga clic en Aceptar. NOTA Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opción Confirmar conversiones al abrir después de haber establecido la conexión con la hoja de cálculo. Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente. NOTA Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de forma independiente), también puede utilizar Microsoft

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Query para construir una consulta y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo. Volver al principio

Acotar la lista de destinatarios o de elementos Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento: 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de

correo, haga clic en Editar lista de destinatarios.

2. En

el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de

correspondencia, siga uno de estos procedimientos: 

Seleccionar registros individuales Este método resulta muy útil si la lista es breve. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir. Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.

Servicio nacional de aprendizaje Sena



Ordenar registros Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A). Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales por orden numérico.



Filtrar registros Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y excluir registros. Para filtrar los registros, siga este procedimiento: 1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar. 2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y

ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro. Por ejemplo, para generar copias del documento principal únicamente para las direcciones que contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con. 3. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y

especifique más criterios. Por ejemplo, para generar copias del documento principal sólo para las empresas de Munich, podría filtrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en blanco. Si utiliza el operador

Servicio nacional de aprendizaje Sena

O en vez de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones

que

incluyen

un

nombre

de

compañía,

independientemente de la ciudad. NOTA Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios. Volver al principio

Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del documento. Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posición para estas categorías.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.

Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.

NOTA Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal. Qué ocurre al realizar la combinación Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y así sucesivamente.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Trabajar con campos: ejemplos Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrónico y otros documentos combinados. Por ejemplo: 

Suponga que está creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la guía urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columna Organización con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo «Organización» en lugar de escribir el nombre de cada organización específica.



Imagine que trimestralmente envía mensajes de correo electrónico a sus clientes informándoles de nuevos productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la que escribirá notas como, por ejemplo "Sra. García, este nuevo artículo es exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo «NotaPersonal» en el documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes concretos.



Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cada suscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal de la etiqueta antes

Servicio nacional de aprendizaje Sena

de ejecutar la combinación de correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales. Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera: «Nombre» «Apellidos» «Dirección» «Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia» Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo: 

El campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.



El campo Línea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesía elegido. Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección

Servicio nacional de aprendizaje Sena

(Sr. Javier García Saavedra), mientras que, en el saludo, podrá optar por usar "Para" en lugar de "Estimado". Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos. Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás

Servicio nacional de aprendizaje Sena

elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.

Escribir el contenido y agregar campos 1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo. 2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

3. Siga uno de estos procedimientos: Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información

Servicio nacional de aprendizaje Sena

1. Haga clic en Bloque de direcciones. 2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione

los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que

Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación,

seleccione

el

campo

del

origen

de

datos

correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia. Línea de saludo 4. Haga clic en Línea de saludo.

5. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación. 6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que

Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación,

seleccione

el

campo

del

origen

de

datos

correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia. Campos individuales 9. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar

campos, clic haga clic en Insertar campo de combinación. 10. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno

de estos procedimientos:

Servicio nacional de aprendizaje Sena



Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.



Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.

11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee. 12. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar. 13. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que

Microsoft Office Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia. Campos personalizados de los contactos de Outlook 14. En los Contactos de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual

y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos. 15. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de

columna y luego haga clic en Selector de campos. 16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos,

seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta. 17. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo

hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

NOTA Puede agregar un nuevo campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior. 18. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre

el cuadro de diálogo Selector de campos. 19. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de teléfonos y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna. 20. En

Contactos

de

Outlook,

seleccione

contactos

individuales

manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto. 21. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia. 22. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la

combinación

de

correspondencia,

haga

clic

en

Sólo

los

seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual. 23. Si ha configurado la vista Lista de teléfonos para que muestre

exactamente los campos que desea utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estén disponibles en la combinación. 24. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la

combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal. 25. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de

manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en Examinar para

Servicio nacional de aprendizaje Sena

guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma. 26. Seleccione las opciones de combinación que desee usar. 

Cartas modelo

Preparar un lote de cartas para realizar un

envío masivo de correo. 

Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envío masivo de correo.



Sobres Configurar sobres para un envío masivo de correo.



Catálogo Crear un único documento que contenga un catálogo o una lista de direcciones.



Nuevo

documento Generar

documentos

combinados

que

pueda editar por separado en Word. 

Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la impresora predeterminada.



Correo

electrónico Generar

documentos

combinados

diseñados para ser usados como mensajes de correo electrónico. Cuando esté listo para completar la combinación en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Enviar mensajes de correo electrónico. La línea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de diálogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook. 27. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la

ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, en los campos que desee agregar al documento. NOTAS 

No se puede escribir los caracteres de los campos de combinación («« »») manualmente ni utilizar el comando Símbolo del menú Insertar, sino que se debe utilizar la característica de combinación de correspondencia.

Servicio nacional de aprendizaje Sena



Si

los

campos

de

combinación

aparecen

entre

llaves,

como

{ MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra códigos de campo en lugar de los resultados de los campos. Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botón secundario del mouse en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual. Aplicar formato a los datos combinados Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la información escrita en las celdas. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen aplicado. Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo. Volver al principio

Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla Una vez agregados los campos al documento principal, estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de correspondencia. Obtener una vista previa de la combinación

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinación. Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:



Haga clic en Vista previa de resultados.



Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.



Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario. NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

Finalizar la combinación Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos. Imprimir los documentos combinados. 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar

y combinar y, a continuación, haga clic en Imprimir documentos.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

2. Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Cambiar copias individuales del documento 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar

y combinar y, a continuación, haga clic en Editar documentos individuales.

2. Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de página entre cada copia del documento. Guardar el documento principal Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia. Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal.

Servicio nacional de aprendizaje Sena



Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada.



Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.

PLANTILLAS, MACROS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS Las macros de Word permiten automatizar tareas que normalmente se realizan repetidas veces. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de Word que se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda realizarse automáticamente. En lugar de perder el tiempo realizando una serie de acciones repetitivas en Word, puedes crear y ejecutar una macro, es decir, un comando personalizado, que ejecute la tarea por ti. A continuación se indican algunos usos típicos de las macros: •

Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

•

Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar una tabla con un tamaño y bordes específicos, y con un número determinado de filas y columnas.

•

Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.

•

Automatizar series de tareas complejas.

Las macros pueden almacenarse en plantillas o en documentos. De forma predeterminada, Word almacena las macros en la plantilla Normal para que puedan utilizarse en todos los documentos de Word. Si tienes pensado utilizar una macro en un único documento, almacénala en dicho documento, pero no en la plantilla. Las macros individuales de un documento se almacenan en proyectos macro que pueden copiarse de un documento a otro, como veremos más adelante.

2. Grabar una macro Sugerencias previas: •

Antes de grabar o escribir una macro, planea los pasos y comandos que vas a ejecutar con la macro. Si cometes un error en el momento de la grabación, las correcciones también se grabarán, por lo que el error no

Servicio nacional de aprendizaje Sena

tendrá otro efecto que hacer más grande la macro. Después podrás modificar la macro y quitar los pasos innecesarios que hayas grabado. •

Intenta anticiparte a cualquier mensaje que Word pueda mostrar. Por ejemplo, si la macro incluye un comando para cerrar un documento, Word mostrará un mensaje para permitir guardar el documento si se han realizado cambios que no se hayan guardado. Para evitar este mensaje, graba una instrucción para que se guarde el documento antes de cerrarlo.

•

Si la macro incluye los comandos Buscar o Reemplazar del menú Edición, haz clic en Más en la ficha Buscar o Reemplazar y, a continuación, en Todo en el cuadro Buscar. Si la macro sólo busca hacia arriba o hacia abajo, Word detendrá la macro cuando llegue al principio o al final del documento y mostrará un mensaje preguntando si deseas continuar buscando.

•

Si quieres utilizar la macro que estás grabando para otros documentos, asegúrate de que no esté asociada al contenido del documento actual, sino a la plantilla habitual.

•

Si utilizas con frecuencia una macro específica, asígnela a un botón de la barra de herramientas, a un menú o a una combinación de teclas de método abreviado. De esta forma, podrás ejecutarla directamente sin tener que abrir el cuadro de diálogo Macros.

•

No se pueden grabar los movimientos del ratón para seleccionar texto o mover el cursor: hay que usar el teclado. Se graban los movimientos del ratón para activar los menús o barras de herramientas. Mientras se graba una macro se puede interrumpir, para realizar otras acciones y después continuar.

• •

Procedimiento: 1. En el menú Herramientas, señala Macro y, a continuación, haz clic en

Grabar nueva macro. 2. En el cuadro Nombre de macro, escribe el nombre correspondiente. 3. En el cuadro Guardar macro en, haz clic en la plantilla o documento

donde desees almacenar la macro. 4. En el cuadro Descripción, escribe un texto descriptivo de la macro. 5. Si no deseas asignar la macro a una barra de herramientas, a un menú

o a una combinación de teclas de método abreviado, haz clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro. o

Para asignar la macro a una barra de herramientas o a un menú, haz clic en Barras. En el cuadro Comandos, pulsa en la macro que estás grabando y arrástrala hasta la barra de herramientas o menú al que desees asignarla. Cierra para empezar a grabar la macro.

o

Para asignar la macro a una combinación de teclas de método abreviado, haz clic en Teclado. En el cuadro Comandos, haz clic

Servicio nacional de aprendizaje Sena

en la macro que estés grabando. En el cuadro Nueva tecla de método abreviado, escribe la secuencia de teclas y pulsa en Asignar. Cierra para empezar a grabar la macro.

6. Realiza las acciones que desees incluir en la macro. 7. Puedes utilizar el ratón para hacer clic en comandos y opciones, pero la grabadora de macros no puede grabar acciones del ratón en la ventana del documento. Por ejemplo, para mover el punto de inserción o seleccionar, copiar o mover texto, debes utilizar teclas de método abreviado. 8. Si asignas a una nueva macro el mismo nombre de otra macro integrada

de Word, las acciones de la primera reemplazarán a las existentes. Por ejemplo, el comando Cerrar del menú Archivo tiene una macro adjunta denominada Archivo/Cerrar. Si grabas una nueva macro y le asignas el nombre ArchivoCerrar, se adjuntará al comando Cerrar. Al seleccionar el comando Cerrar, Word realizará las nuevas acciones que hayas grabado. Para ver la lista de las macros que incorpora Word, señala Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haz clic en Macros. En la lista Macros en, selecciona Comandos de Word. 3. Modificar o borrar una macro 3.1. Modificar una macro: La modificación de macros se realiza desde Visual Basic. Este no es el objeto de este curso, por lo que nos limitaremos a reseñar el proceso para acceder a la modificación mediante VB. •

En el menú Herramientas, señala Macro y haz clic en Macros.

•

En el cuadro Nombre de la macro, haz clic en el nombre de la macro que desees modificar. Si no aparece en la lista, selecciona otro documento, plantilla o lista en el cuadro Macros en.

•

Haz clic en Modificar. Se abrirá la ventana de Visual Basic en la que podrás seguir las secuencias de comandos de la macro.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

3.2. Eliminar una macro: •

Para borrar una macro hay que entrar en herramientas/macros y seleccionar macro.

•

Elegir la macro en la lista o, si no aparece seleccionar otro documento, plantilla o lista en el cuadro Macros en.

•

Hacer clic en eliminar, procurando no quitar ninguna de las macros predeterminadas por word.

4. Copiar un proyecto macro: el organizador de macros 4.1. Copiar un proyecto macro Puede ocurrir que tengamos hecho un proyecto macro (un conjunto de macros) o una macro para un documento y deseemos copiarlo en otro o en una plantilla, esto podemos hacerlo merced al organizador siguiendo el procedimiento: 1. En el menú Herramientas, señala Macro y haz clic en Macros. 2. Selecciona Organizador 3. Elige el proyecto macro que deseas copiar de cualquier lista y haz clic en Copiar. Word mostrará en la lista de la izquierda los proyectos macro utilizados en el documento activo y, en la lista de la derecha, los proyectos macro de la plantilla Normal del documento. Sugerencias •

Si el documento o la plantilla del que deseas copiar no aparece en la lista, selecciona Cerrar archivo. Para seleccionar la plantilla o el documento que desees, haz clic en Abrir archivo.

•

Para copiar una macro individual, selecciónala en el cuadro de diálogo Macros (menú Herramientas, submenú Macro), haz clic en Modificar y utiliza las características de modificación estándar del Editor de Visual Basic.

•

Cuando crees macros, procura almacenarlas en el documento activo y no en la plantilla normal, al menos en estos casos de pruebas, ten en cuenta que si lo haces en la plantilla normal, las macros se podrán ejecutar en todos los documentos que se creen desde esa plantilla.

4.2. Copiar macros (y también estilos, elementos de autotexto, barras de herramientas...) 1. En el menú Herramientas, señala Plantillas y complementos. 2. En el Organizador haz clic en la ficha de los elementos que desees copiar 3. Para copiar elementos a o desde otra plantilla u otro archivo, haz clic en Cerrar archivo para cerrar el documento activo y su plantilla adjunta, o bien para cerrar la Plantilla normal. A continuación, haz clic en Abrir archivo y abre la plantilla o el archivo origen de la copia.

Servicio nacional de aprendizaje Sena

4. Haz clic en los elementos que desees copiar de cualquiera de las dos listas y, a continuación, en Copiar. 5. Si copias barras de herramientas a las que hayas asignado macros personalizadas, también deberás copiar las macros.