Secretaria Ejecutiva De Educacion

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES “EZEQUIEL ZAMORA” BARINAS EDO. BARINAS

FUENMAYOR JOHANA C.I.16.979.123 HERNANDEZ LEYDIS C.I.19.825.869 MORENO MIRNA C.I.17.768.797 RODRIGUEZ ALEJANDRO C.I. 9.265.642

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DE LA SECRETARIA EJECUTIVA DE EDUCACION

Función General: Diseñar, orientar y definir políticas y planes de acción para la sistematización, optimización, organización, funcionamiento y evaluación de los procesos administrativos implantados o por implantar

en las dependencias de la

Secretaría Ejecutiva de Educación; donde permite coordinar y supervisar las estrategias utilizadas para el buen funcionamiento, operación y mantenimiento de los sistemas en materia de telecomunicaciones e informática que sirva de apoyo para la toma de decisiones. Funciones Específicas: -

Dirigir las actividades técnicas del área funcional de informática tales como: la operación y análisis del funcionamiento de los sistemas de información implantados.

-

Análisis de los sistemas que ya existen en el Departamento de Informática de la Gobernación y que se ejecutan para la Secretaría Ejecutiva de Educación.

-

Diseño y programación de nuevos sistemas computarizados de acuerdo con las necesidades de la Secretaría Ejecutiva de Educación, así como los adiestramientos del personal que operará los mismos.

-

Apoya a los usuarios de las diferentes Coordinaciones que conforman la Secretaría Ejecutiva de Educación, para la elaboración

de las Nóminas de Docentes Estatales (Fijos,

Suplentes, Pensiones de Sobrevivientes a Mayores y Menores, Niños Excepcionales y Becas). -

Elaboración de Cálculos de Pasivos Labores según formatos suministrados por la ONAPRE.

-

Elaboración de Resoluciones y Credenciales de Suplentes, Becarios, Docentes Fijos, Ascensos, Traslados, Cambio Mutuo, Contratados, entre otros.

-

Elaboración de Reportes a solicitud del Ministerio de Educación, Gobernación del Estado Barinas, UCER, SERVIMED, entre otros.

-

Elaboración de la Memoria y Cuenta de la Secretaría Ejecutiva de Educación del Estado Barinas, según Formato suministrado por la Secretaría General de Gobierno.

-

Implantación de Formatos establecidos por cada una de las Entidades Bancarias, con el propósito de agilizar el proceso de pago de los Docentes adscritos a la Secretaría Ejecutiva de Educación (Fijos y Contratados).

-

Implantación de Formatos establecidos por la Contraloría General del Estado Barinas, para agilizar el proceso de Chequeo de las Nóminas de los Docentes adscritos a la Secretaría Ejecutiva de Educación.

-

Implantación del Formato establecido por la Entidad Bancaria BANESCO, para agilizar el proceso de Pago de la Ley Política Habitacional.

-

Vela por el funcionamiento y mantenimiento de los Sistemas y Equipos existentes en el Departamento. Misión La formulación de la misión en la mayoría de las empresas es relegada a un segundo plano. Según David (1994) “…las organizaciones se apresuran a establecer objetivos a tratar con opciones estratégicas. Este es un problema muy grande que afecta aun a las empresas grandes, las cuales a menudo no formulan claramente su misiones empresariales” (pag.79). Organizacionalmente, es necesario que el Departamento de Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación, funcione con la mayor eficiencia. Donde el logro de la excelencia en el desempeño, exige a su vez definir la misión que se ajuste a lo que espera lograr. Así pues, la misión de este departamento será la siguiente: Aprovechar el talento humano como aspecto esencial del desarrollo tecnológico mediante una formación oportuna, activa,

solidaria

y

ética

en

los

ciudadanos

que

conforman

el

departamento, con valores morales altamente identificados, deseando convertirnos en los líderes del mañana, con visión de éxito aprovechando los recursos que provee la nación para garantizar la efectividad y productividad del trabajo realizado. Visión Fomentar el trabajo en equipo, responsabilidad, honestidad, buscando resultados en una cultura de calidad y una verdadera revolución social de manera pertinente atendiéndose a las necesidades de la población en áreas de educación, cultural y deporte. Objetivos Objetivos Corporativos -

Integrarse al entorno regional en base al cumplimiento cabal de las normativas descrita por la Zona Educativa del Estado Barinas

-

Despertar en el recurso humano valores culturales que permitan mejorar su desempeño laboral.

Objetivo Organizacional Comunicar e integrar al personal capacitado en el proceso de elaboración y ejecución de planes estratégicos. Objetivo Operacional Optimizar los procesos administrativos del Departamento de Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación a través de la continua capacitación y adiestramiento de su personal. Políticas -

Establecer normas y procedimientos acordes a las funciones que debe cumplir las diferentes áreas del departamento

-

Incluir controles administrativos para asegurar el manejo correcto de las actividades.

Planteamiento Estratégico para optimizar los procesos administrativos del Departamento de Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación 1.Análisis interno de los procesos administrativos de la Sección de Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación. Los resultados y análisis arrojados del instrumento de medición permitieron establecer las fortalezas y debilidades: Fortalezas y Debilidades Fortalezas − Cumplimien to

de

las

Debilidades − Poca capacidad o

disposicion

habilidad de

es legales y

la

órdenes

organizació

administrati

n

vas

aplicar

que

para

correspond

correctivos

en

que

al

ejercicio de

reformulen

las

los

funciones

objetivos.

en el área

− Aplicación

administrati

incorrecta

va.

de todos los

− Existe

procesos

cumplimient

administrati

o por parte

vos

de

necesarios

la

dirección en

para

la ejecución

logro de los

de

objetivos

los

el

planes

de

planteados

acción

por

la

prefijadas

Secretaria

anualmente

Ejecutiva de

midiéndose

Educación. − Poca

sus actividades

planificació

por

n

el

personal

estratégica

administrati

por parte de

vo

la

y

docente. − Existe

Secretaría que impiden

motivación

delimitar

y una visión

cursos

clara hacia

acción para

los

cumplir

objetivos

metas

que

propuestas.

persigue la

de las

− No se lleva

Secretaría

a cabo la

por parte de

coordinació

sus

n

trabajadore

supervisión

s.

de

y los

programas desarrollad os

por

la

Secretaría, siendo estos

dos

elementos

del proceso administrati vo.

Fortalezas − Existe

Debilidades − No hay una

motivación

comunicaci

y una visión

ón fluida. Lo

clara hacia

cual genera

los

que

objetivos

información

que

no fluya de

persigue la

manera

Secretaría

correcta,

por parte de

exista

sus

distorsión

trabajadore

en

s.

mensajes.

− Personal

la

y

los

− Falta

de

capacitado

interés

técnicament

parte de la

e

Secretaría

para

ejercer

las

por

en

la

funciones

capacitació

gerenciales

n

administrati

adiestramie

vas

nto

y

y

contables

frecuente

seleccionán

del personal

dose

adscrito

bajo

responsabili

los

dad

diferentes

del

a

personal de

departamen

alto nivel y

tos que la

con

conforman,

técnicas

desaprovec

novedosas. − Distribución eficaz

y

hando

el

desarrollo de

eficiente de

conocimient

los recursos

os

materiales y

habilidades

humanos

en

necesarios

personal

para

potencial.

la

− No

ejecución

y el

existe

de cualquier

participació

plan.

n, por parte

− Toma

de

del personal

decisiones

en la toma

gerenciales

de

basadas en

decisiones

la

que afectan

información

directament

confiable y

e

oportuna

funcionamie

generada

nto

de estados

Secretaría.

el de

la

financieros

− No se toma

actualizado

en cuenta la

s.

intervención

− Ambiente

de

grupos

laboral

heterogéne

adecuado y

os para la

confortable

solución de

que

problemas.

contribuye a

Impidiendo

la

la obtención

realización

de

de

alternativas

labores

armoniosas

desde

entre todos

varios

los

puntos

trabajadore

vistas, para

s

resolver

de

la

Secretaría.

de

una misma situación.

Fuente: El autor.2006.

2.Análisis Externo de los procesos administrativos del Departamento de Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación La evaluación externa se realizó en base a datos adicionales obtenidos a través de la aplicación del instrumento

Oportunidades y Amenazas Oportunidades − La Secretaría basa

Amenazas − Falta

su

de

coordinación

planificación

en

a

actividades

nivel

corporativo.

las

sin un plan

− Políticas,

formal de la

metas

y

Secretaría

tácticas

que

operativas

detectar

delineadas

debilidades y

bajo

oportunidade

una

misión

y

permite

s de la misma

visión

n función de

corporativa.

las necesidades del

entorno

donde

se

ubica

la

Secretaría. Fuente: El autor. 2006. 3.Matriz DOFA El diseño de la matriz DOFA constituye un método práctico que confronta las debilidades y fortalezas internas con las amenazas y oportunidades externas de la Sección de Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación, con el objetivo de generar las estrategias factibles que permitirán optimizar los procesos administrativos de la mencionada organización según se muestra en el cuadro 25 a continuación:

Matriz DOFA para Optimizar los procesos administrativos en la Sección de Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación FACTORES INTERNOS DEBILIDADES FORTALEZAS Cumplimiento de las disposiciones legales y órdenes administrativas que corresponden al ejercicio de las funciones en el área administrativa. Existe cumplimiento por parte de la Secretaria Ejecutiva de Educación en la ejecución de los planes de acción prefijada anualmente midiéndose sus actividades por el personal administrativo y docente. Existe motivación y una visión clara hacia los objetivos que persigue la organiza-ción por parte de sus trabajadores. Personal capacitado técnicamente para ejer-cer las funciones gerenciales administrativas y contables seleccionándose bajo responsa-bilidad del personal de alto

Poca capacidad o habilidad de la organización para aplicar correctivos que reformulen los objetivos. Aplicación incorrecta de todos los procesos administrativos necesarios para el logro de los objetivos planteados por la organización. Poca planificación estratégica por parte de la organización que impiden delimitar cursos de acción para cumplir las metas propuestas. No se lleva a cabo la coordinación y supervisión de los progremas desarrollados por la organización, sien-do estos dos eleven-tos del proceso adm.nistrativo.

nivel y con técni-cas novedosas.

FACTORES INTERNOS FORTALEZAS Distribución eficaz y eficiente de los recursos materiales y humanos necesarios para la ejecución de cualquier plan. Toma de decisiones gerenciales basadas en la información confiable y oportuna genera-da de estados financieros actualizados. Ambiente laboral adecuado y confortable que contribuye a la realización de labores armoniosas entre todos los trabajadores de la organización.

DEBILIDADES No hay una comunicación fluida. Lo cual genera que la información no fluya de manera correcta, y exista distorsión en los mensajes. Falta de interés por parte de la organización en la capacitación y adiestramiento frecu-ente del personal adscrito a los diferentes departamentos que conforman la organización, desaprovechando el desarrollo de conocimientos y habilidades en el personal potencial. No existe participación, por parte del personal en la toma de decisiones que afectan directamente el funciona-miento de la organiza-ción. No se toma en cuenta la intervención de grupos heterogéneos para la solución de problemas. Impidiendo la obtención de alternativas desde varios puntos de vista, para resolver una misma situación.

AMENAZAS Falta de coordinación en las actividades sin un plan formal de la organización que permita detectar debilidades y oportunidade s de la misma n función de las necesidades del entorno donde se ubica la organización.

FA Incentivar al personal para organizar y ejecutar actividades bajo una planificación formal. Disminuir la improvisación en la ejecución de los procesos administrativos, mediante un estricto control de los mismos por la Secretaría. Formular planes estratégicos a corto, mediano y largo plazo de acuerdo a las necesidades del entorno.

DA Crear una cultura empresarial acorde a las exigencias del personal que integra el departamento y el entorno. Controlar periódicamente por parte del Jefe del Dpto. cada uno de los procesos, tareas y actividades administrativas necesarias para el funcionamiento eficiente y eficaz del Dpto. Monitorear la ejecución de los procesos administrativos dentro de la unidad.

FO OPORTUNIDADES La organización basa Aumentar la su planificación a nivel efectividad del trabajo corporativo. generando planes estratégicos de Políticas, metas y a las tácticas operativas acuerdo necesidades del delineadas bajo una misión y visión entorno. corporativa.

Aprovechar la capacidad administrativa para que participe en el proceso de planificación y ejecución de planes estratégicos.

DO Incrementar la comuni-cación para que fluya desde el nivel corporativo hacia sus trabajadores. Programar y controlar las actividades administrativas a través de planes a corto plazo, integrando a sus trabajadores y poder lograr los objetivos planteados. Generar cambios en el personal a través de la participación, comunicación y capacitación del mismo. Diseñar Manuales de Organización, Normas y Procedimientos.

Fuente: El autor. 2006.

Selección de Estrategias -Aumentar la efectividad del trabajo generando planes estratégicos de acuerdo a las necesidades del entorno -Aprovechar la capacidad administrativa para que participe en el proceso de planificación y ejecución de planes estratégicos -Incentivar al personal para organizar y ejecutar actividades bajo una planificación formal. -Disminuir la improvisación en la ejecución de los procesos administrativos, mediante un estricto control de los mismos por la Dirección -Formular planes estratégicos a corto, mediano y largo plazo de acuerdo a las necesidades del entorno. -Incrementar la comunicación para que fluya desde el nivel corporativo hacia sus trabajadores -Programar y controlar las actividades administrativas a través de planes a corto plazo, integrando a sus trabajadores y poder lograr los objetivos planteados -Generar cambios en el personal a través de la participación, comunicación y capacitación del mismo -Crear una cultura empresarial acorde a las exigencias del personal que integra el departamento y el entorno. -Controlar periódicamente por parte del Jefe de la sección o unidad cada uno de los procesos, tareas y actividades administrativas necesarias para el funcionamiento eficiente y eficaz del Dpto.

1. Manejo de Base de Datos en Plataforma XENIX, bajo el Lenguaje RM-COBOL Al comenzar a laborar en esta dependencia me desempeñe como Analista Programador Contratado a partir del 08-081992, dedicándome a analizar, revisar y reestructurar programas (*.CBL, *.IDX y *.DAT) para el diseño de Reportes solicitados y correcciones en dichos programas ejecutables, para luego ser entregados ante el despacho de la institución. Estuve a cargo del Departamento de Informática (01-01-96 al 31-12-98), donde mi dedicación como funcionario ha sido Controlar, Supervisar, Dirigir, Administrar y llevar el control de toda la tecnología de información de las actividades que se llevan dentro de la institución 2. Manejo de Base de Datos en Sistema Operativo DOS, bajo el Lenguaje CLIPPERS y FOXBASE El 01-01-1996 tomé posesión de mi Cargo Fijo como Programador II, llevando el control de las actividades de rutina dentro del departamento de informática de la misma, dentro de esta oficina se lleva el control de todos los Nombramientos y Resueltos de todas las dependencias pertenecientes a la Gobernación del Estado Barinas, manejada bajo un Sistema Automatizado; que para ese entonces se trabajaba en el Lenguaje

de

Programación

Clippers

y

FOXBASE,

con

manejadores de Base de Datos en extensiones (.DBF), y Archivos

Ejecutables

(*.PRG),

realizando

estructuras

de

programas para la elaboración de las Memorias y Cuentas de años anteriores, se realizaba y se manejaba la recepción de información de todas las dependencias que se manejan a nivel del Ejecutivo del Estado, para posteriormente hacer el fluido de información con la unión de todas y cada una de los procesos internos que labora en ellas, para preparar la Memoria y Cuenta que va hacer publicada en la Gaceta Oficial.

3. Base de Datos bajo Ambiente client/Server. (SQL Server) Microsoft SQL Server 7.0 implanta un lanzamiento preciso para las utilidades de bases de datos de Microsoft. Es una de las mejores base de datos para Windows NT, SQL Server es el Relational Data Base Manager System (RDBMS) o Sistema Administrador de Bases de Datos Relacionales de designación para una amplia gama de

consumidores

corporativos

y

distribuidores Absolutos de Software que levantan estudios de usuarios. Las carencias y exigencias de los usuarios han producido a la creación de ideas de interés significativas para prestar el manejo, confiabilidad y acumulación de datos. La Base de Datos se encuentra consolidada y resguardada bajo administradores en SQL SERVER donde cada usuario por medio de su

clave de acceso puede acceder mediante el

Sistema Administrador a la Base de Datos para realizar aclaraciones que amerite el Usuario. Esta configuración del ODBC se debe realizar en cada computador para poder acceder al sistema y a la Base de Datos. Actualmente contamos con Windows NT Server, el cual tenemos un servidor central en nuestra red local. Se encomienda de tramitar el intercambio de datos a través de la red. Las estaciones de trabajo y los computadores compartidos están conectados al servidor. Cada computador trabaja con su propio sistema operativo. A excepción de un computador aislado, que tiene una tarjeta y esta físicamente conectado por medio de cables con el servidor. Los sub-sistemas del servidor: − Dominio: Permite agrupar todos los objetos que se administraran de forma estructurada y jerárquica.

− Unidad Organizativa: Esta compuesta por una serie de objetos y/o por otras unidades organizativas. − Grupos: Es conjunto de objetos del mismo tipo y se utilizan fundamentalmente para la asignación de derechos de acceso a los recursos. − Objeto: Son todos aquellos usuarios, computadores, impresoras que están conectados a la red. 4. Manejador de Bases de Datos bajo el Lenguaje Visual FoxPro 6.0 Facilita la organización de los datos, la definición de reglas para bases de datos y la creación de aplicaciones. Puede crear rápidamente formularios, consultas e informes mediante las herramientas visuales de diseño y los asistentes. Contiene una descripción general de las técnicas de programación por procedimientos y orienta a objetos, describe asimismo el modelo de eventos y los elementos del Lenguaje Visual FoxPro y aporta una visión general del proceso de programación de aplicaciones. Mediante la manera de configurar tablas, índices y bases de datos para desarrollar eficazmente las aplicaciones. Trata cómo modelar, crear, implementar y optimizar aplicaciones clienteservidor. Explica cómo mejorar las aplicaciones para permitir su utilización por parte de varios usuarios, aprovechando las posibilidades de OLE y Actives y la manera de preparar las aplicaciones para que puedan utilizarse en los mercados internacionales.

Muestra cómo convertir una aplicación en un archivo ejecutable (.EXE) distribuible, para de esta forma trabajar con mayor facilidad en ambiente Windows, existe actualmente en la oficina un sistema automatizado bajo este lenguaje, que nos permite hacer importaciones de otras tablas (Excel, Access, Visual Basic, entre otros).

5.

Manejador de Bases de Datos bajo el Lenguaje Visual Basic 6.0 La palabra “Visual” hace referencia al método que se utiliza para crear la interfaz gráfica de usuario (GUI) y la palabra “Basic” hace referencia al lenguaje BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code), un lenguaje utilizado por más programadores que ningún otro lenguaje en la historia de la informática o computación.

Visual Basic es un lenguaje de desarrollo para Windows, esta herramienta ha sido muy útil para el diseño de reportes elaborados dentro del departamento que facilitan con mayor opción el manejo del sistema dentro de la red.

He desarrollado y gestionado sistemas de información analizándolos desde el punto de vista de la información, aplicando planes estratégicos según las necesidades de la Secretaria Ejecutiva de Educación del Estado Barinas. En momentos precisos y cuando se ha requerido he dado soporte técnico en cuanto al uso racional que se le deben dar a los recursos que se tienen (hardware, software); para de esta forma recomendar adquisición de equipos nuevos para la

consolidación de los sistemas automatizados que funcionan en la unidad. Para el uso interconectado de las redes de datos he supervisado las instalaciones y estaciones de trabajo, de tal modo que se estén administrando las operaciones de la comunicación entre los datos. Actualmente el Departamento de Informática cuenta con seis (06) equipos de computación “(02) Pentium 3 y (04) Pentium 4”, marca COMPAQ, cuatro (04) Impresoras de Punto y (01) HpLaserJet 1300, en la cual se maneja por medio de una red que la distribuye un servidor bajo ambiente client/Server. (SQL Server) en Windows NT, de esta forma cada usuario por medio de su clave tenga acceso a la inclusión, modificación y exclusión de movimientos dentro de los sistemas automatizados para Interinos (1.925 registros) y fijos (3.672 registros). El control de Nóminas de Docentes Fijos es llevado por un sistema automatizado que se ejecuta con el nombre SAPP30 (Datos Primarios y Secundarios) y un archivo ejecutor de nombre SAPP31 (Asignaciones y Deducciones); en él se elaboran nóminas de Pago Quincenales; cálculos y elaboración de nóminas de Cesta Tickets mensuales; éste sistema es manejado bajo plataforma XENIX, funciona en red con (02) terminales.