Sap 2 Kombis.docx

KOMUNIKASI BISNIS MENDENGARKAN, BEKERJA SAMA DALAM TIM, DAN MEMAHAMI KOMUNIKASI NON VERBAL Pengampu: Drs. I Komang Ardana, M.M.

Disusun Oleh Nama Kelompok Septia Wulandari Suarka

1515251042

Tara Diani Sawitri

1515251043

Ida Ayu Ruby Kuberasyani

1515251044

Astari Armayani

1515251045

Rizal Prasetyo

1515251046

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA PROGRAM NON REGULER 2017

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya untuk membuat surat pesanan barang, menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum, membuat surat kontrak kerjasama, membuat surat balasan/tanggapan, dan sejenisnya merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis. Secara umum dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun non verbal. Manusia sebagai makhluk sosial senantiasa membutuhkan orang lain. Meskipun hidup berkecukupan, kecerdasan yang cukup dan kekuatan fisik yang cukup, ia akan selalu membutuhkan lingkungan dimana dia bisa berbagi, saling memberi support dan bergotong royong. Penyelenggaraan teamwork dilakukan karena pada saat ini tekanan persaingan semakin meningkat, para ahli menyatakan bahwa keberhasilan organisasi akan semakin bergantung pada ekspresi yang menggambarkan munculnya sinergi pada orang-orang yang mengikatkan diri dalam kelompok.

1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimana proses mendengarkan di tempat kerja? 2. Apa pentingnya komunikasi nonverbal? 3. Apa penjelasan tentang keterampilan komunikasi secara lisan? 4. Apa penjelasan tentang bekerja dalam suatu tim? 5. Apa penjelasan tentang rapat yang produktif?

1.3 Tujuan 1. Menjelaskan proses mendengarkan di tempat kerja 2. Menjelaskan pentingnya komunikasi nonverbal 3. Menjelaskan keterampilan komunikasi secara lisan 4. Menjelaskan bekerja dalam tim 5. Menjelaskan rapat yang produktif

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Mendengarkan di Tempat kerja Dengan perkembangan teknologi informasi menyebabkan komunikasi di tempat kerja lebih banyak dan rutin dari sebelumnya. Jadi elemen terpenting setiap keberhasilan adalah komunikasi yang berkualitas tinggi, salah satunya adalah mendengarkan. Keterampilan mendengarkan adalah penting bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi dan kepuasan karyawan. Banyak studi yang menyatakan bahwa keterampilan mendengar adalah sangat penting bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi, kepuasan keryawan, penting bagi organisasi dan layanan konsumen. L.E. Penley menyatakan bahwa pendengar yang baik menjadikan manajer yang baik dan bahwa pendengar yang baik maju lebih cepat. Menurut Tom W. Harris dan L.K. Steil yaitu Kebanyakan karyawan menghabiskan 30 sampai 45 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengar dan eksekutif menghabiskan 60 sampai 70 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan. Berdasarkan pada jenisnya mendengar di lingkungan tempat bekerja dibagi menjadi (1) mendengarkan atasan, (2) mendengarkan karyawan, (3) mendengarkan pelanggan. a. Mendengarkan Atasan. Dalam bekerja salah satu tugas yang terpenting adalah mendengarkan instruksi, penugasan,dan penjelasan mengenai bagaimana melakukan tugas tersebut. Untuk bisa fokus sepenuhnya pada pembicara, pastikan bahwa tidak tergangu oleh kebisingan dan tugas lainnya, tunjukkan perhatian anda dengan melakukan kontak mata yang baik, membuat catatan juga menunjukkan keseriusan. b. Mendengarkan Karyawan.

Pada setiap organisasi, mendengarkan berlaku dalam

dua arah. Karyawan mendengarkan atasan mereka, tetapi pihak manajemen juga mendengarkan karyawan. Organisasi yang mendengarkan karyawan memperoleh banyak manfaat, termasuk produktivitas dan moral yang lebih tinggi. Serta akan memperoleh ide-ide kreatif dari para karyawan. Ketika karyawan merasa mereka didengarkan, mereka menjadi lebih berkomitmen terhadap keberhasilan perusahaan. c. Mendengarkan Pelanggan. Organisasi yang mendengarkan pelanggan akan meningkatkan penjualan dan profitabilitas. Mendengarkan adalah suatu bentuk perhatian dan merupakan alat yang potensial untuk mempertahankan pelanggan. Pelanggan ingin diperhatikan, yang merupakan salah satu kebutuhan dasar manusia.

Banyak juga organisasi sekarang menjalin hubungan dengan pelanggan melalui pusat layanan telepon pelanggan (call centre). Untuk membangun keterampilan mendengarkan yang baik dan efektif, yaitu dengan melihat proses mendengarkan. Proses mendengarkan menurut Mary Ellen Guffey meliputi empat elemen, yaitu : (1) persepsi; (2) interpretasi; (3) evaluasi; dan (4) tindakan atau aksi. 1. Persepsi yaitu proses mendengarkan dimulai ketika mendengar suara dan berkonsentrsi padanya. Anda akan tersetem ketika (1) merasa bahwa pesan tersebut penting, (2) tertarik pada topiknya, atau (3) sedang dalam suasana ingin mendengarkan. Persepsi berkurang karena pendengaran yang sempurna, lingkungan yang bising, tidak memperhatikan, dan berpura-pura mendengarkan (pseudolistening). Pseudolistening terjadi ketika pendengar “berpura-pura” mendengarkan. Mereka kelihatannya mendengarkan, tetapi pikirannya mengembara kemana-kemana. 2. Interpretasi, setelah memutuskan perhatian pada sebuah suara atau pesan, akan mulai menginterpretasi atau menguraikannya, makna yang ditangkap akan disaring melalui harapan dan pengalaman hidup. Jadi interpretasi mungkin berbeda dari apa yang di maksud oleh pembicara. 3. Evaluasi, dalam hal ini harus menganalisis manfaatnya dan mengambil kesimpulan dan mulai memisahkan fakta dengan opini. Pendengar yang baik bersifat objektif dan menghindari penilaian dini terhadap pesan. Untuk mengevaluasi pesan secara akurat dapat di lakukan: 

mempertimbangkan semua informasi



sadar akan prasangka anda sendiri



menghindari melompat pada kesimpulan yang tergesa-gesa.

4. Tindakan, merespon sebuah pesan mungkin melibatkan menyimpan pesan tersebut dalam ingatan untuk penggunaan di masa depan, beraksi dengan respons fisik (kerutan dahi, senyum, tawa), atau memberikan umpan balik kepada pembicara, Umpan balik pendengar penting karena hal itu membantu menjernihkan pesan sehingga dapat dimaknai secara akurat. Sedangkan menurut Barker dalam Haryani 2001:245, Sebab-sebab penyimakan tidak efektif disebabkan oleh 4 faktor yaitu :

1. Faktor Lingkungan Faktor lingkungan disebut juga faktor ganguan adalah segala sesuatu yang mengalihkan perhatian seseorang dari apa yang ingin atau diperhatikan (Cusits et. All. 1996:71). Faktor lingkungan dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu: 

Suara. Suara-suara yang keras dan ramai dapat menyebabkan proses menyimak tidak efektif.



Jarak. Jarak dapat mempengaruhi perilaku menyimak dalam suatu kelompok. Orang yang berbicara dalam jarak relatif jauh memungkinkan orang untuk menyimak secara tidak efektif.

2. Sumber Pesan Menyimak akan dilakukan dengan serius apabila sumber pesan tersebut adalah orang yang terhormat atau terpandang. Sebaliknya seseorang cenderung kurang memberikan perhatian kepada sumber pesan yang dinilai inferior. Di samping itu penilaian terhadap sumber pesan, sumber pesan itu sendiri akan menentukan sulit tidaknya penyimakan. 3. Pesan Pesan atau materi yang baru dan sukar akan menyebabkan penyimakan tidak efektif. 4. Individu Penyimak Meskipun sistem akustik ruangan baik, pembicaranya juga orang yang dihormati, dan pesan yang disampaikan juga menarik, tetapi komunikasi tidak akan terjadi tanpa adanya penyimak. Menurut M.E. Guffey, ada beberapa saran yang dapat membantu efektivitas mendengar di tempat kerja, yaitu : 1. Mengontrol ganguan eksternal dan internal; 2. Terlibat secara aktif; 3. Pisahkan fakta dari opini; 4. Identifikasi fakta – fakta penting; 5. Jangan menyela; 6. Mengajukan pertanyaan penjelas; 7. Mengulang dengan kata – kata sendiri untuk meningkatkan pemahaman; 8. Gunakan jeda waktu; 9. Buat catatan untuk mengingat.

2.2 Pentingnya Komunikasi Non Verbal Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee dan Thill, 2003;4). Komunikasi nonverbal sering juga disebut bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language). Menurut Mark Knap (dalam Cangara, 2004;100), fungsi komunikasi nonverbal adalah: 1. Meyakinkan apa yang diucapkan (repetition). 2. Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan kata-kata (substitution). 3. Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya (identity). 4. Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum sempurna.

Beberapa Keunggulan Komunikasi Nonverbal : 1. Reabilitas Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah keandalannya (reabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. 2. Sulit Dimanipulasi Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata dari pada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan atau tubuh) atau ekspresi Wajah. Hal ini disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan. Ketika seseorang mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi wajahnya nampak cerah ceria, seolah-olah tanpabeban. Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tak bergairah dan seolah-olah dunia telah runtuh. 3. Mudah Mendeteksi Kecurangan atau Kejujuran Orang Lain Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesanpesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi

kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun, ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau cemberut, maka dapat diduga bahwa seseorang sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga, atau masalah bisnis di kantornya. 4. Efisien Komunikasi nonverbal sangatlah penting, artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Contoh : Coba perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman (dalam bahasa Jawa disebut sinoman) di suatu acara resepsi yang sedang melakukan tugasnya. Pada umumnya mereka memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-teman mereka untuk menunjukkan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain, ketika seorang karyawan berusaha memanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di suatu tempat yang agak jauh. Ia dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan untuk memanggil temannya tersebut. 5. Dapat Membantu Menentukan Kredibilitas dan Potensi Kepemimpian Seseorang Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya. Pada saat kapansuatu pesanpesan bisnis itu harus disampaikan dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan. 6. Dapat Menafsirkan Maksud Maupun Sikap Mereka Secara Lebih Akurat dan Lebih Tepat Jika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat.

2.3 Keterampilan Komunikasi Lisan 

Pengertian Komunikasi Lisan

Komunikasi Lisan merupakan komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konferensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed circuit television/ CCTV).  1.

Jenis-Jenis Komunikasi Lisan, yaitu :

Komunikasi personal

Adalah komunikasi antar individu yang biasa terjadi dalam informal atau kehidupan sehari-hari. Meskipun tidak menutup kemungkinan terjadi dalam sebuah kondisi formal seperti dilingkungan kerja atau sekolah. 2.

Komunikasi berdiskusi

Misalnya mempresentasikan gagasan atau ide dalam sebuah organisasi atau lingkungan kerja sering kali kita lakukan. Kondisi seperti ini akan terjadi dalam kondisi formal oleh karena itu kita harus menyampaikan dengan kesan yang baik pada sebuah kelompok yang menjadin lawan bicara kita. 

Prinsip Komunikasi Lisan dan Prinsip Berbicara :

A. Prinsip Komunikasi Lisan Prinsip berbicara adalah suatu asas yang perlu dipahami agar dapat berbicara dengan menarik dan jelas sehingga mencapai tujuan. B. Macam-macam Prinsip Berbicara 1. Prinsip motivasi adalah dorongan untuk membangkitkan minat terhadap seseorang atau para pendengar. Cara berbicara efektif dalam prinsip motivasi : a) Memberi motivasi atas kebutuhan pendengar. b) Memberi semangat kepada pendengar. c) Memberi dorongan ingin tahu. 2. Prinsip perhatian adalah pusat pikiran pada suatu masalah.

3. Prinsip Keindraan Dalam prinsip ini akan mudah di tangkap karena penyajian masalah dilengkapi dengan media komunikasi atau peraga, misalnya : a) Slide. b) Film. c) Overhead Projector (OHP). 4.Cara yang terbaik dalam penyampaian prinsip pengertian adalah : a) Uraikan sistematika yang akan dibahas, kemudian baru dibahas perpokok bahasan

setelah

selesai

diutarakan

ringkasannya,

terakhir,

simpulkan

keseluruhan secara singkat. b) Uraian pembicaraan sistematis dan logis. c) Memberikan ungkapan-ungkapan yang konkrit.

2.4 Bekerja dalam Tim a. Pengertian bekerja dan tim Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, bekerja artinya melakukan suatu pekerjaan (perbuatan), berbuat sesuatu. Sedangkan dalam pengertian sempit, tim dapat dikatakan sebagai kelompok. Menurut Burke, Tim merupakan Kelompok kerja lengkap atau suatu satuan kerja, yang para anggotanya paling sedikit rnemiliki satu tujuan bersama dan pencapaian tujuan itu memerlukan perilaku kerja sama dari semua anggotanya. b. Pentingnya bekerja dalam tim Dalam suatu organisasi atau perusahaan, untuk mencapai tujuan bersama diperlukan suatu kerjasama dari anggota-anggota yang ada di dalamnya. Pentingnya menjalin kerjasama dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah satu hal yang mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan komunikasi yang baik. Komunikasi merupakan hal terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan. Jika anggota dalam perusahaan tersebut menjalin komunikasi dengan baik maka perusahaan tersebut mempunyai peluang besar untuk meraih keberhasilan. Terbentuknya komunikasi yang mengawali kerjasama tim dalam perusahaan, tidak mudah dilaksanakan. Kesuksesan perusahaan yang didasari kemampuan para anggota untuk bekerja sama ditentukan oleh komunikasi yang baik. Oleh karena itu, setiap perusahaan mempunyai kewajiban untuk mengembangkan komunikasi dari berbagai pihak, baik

itu antara

pemimpin, anggota, dan masyarakat di sekitar lingkungan kerja agar dapat membantu mewujudkan kerjasama tim yang baik.

c. Tata cara bekerja dalam tim 1. Dari pemimpin ke anggota Pemimpin tentunya mempunyai tanggung jawab penting dalam membangun komunikasi antar anggotanya. Komunikasi pemimpin akan menentukan terjalinnya suasana interaksi antara para anggota tim. Komunikasi yang baik tidak berlangsung dalam satu arah saja, namun perlu adanya timbal-balik dari bawah ke atas, seperti pemimpin mau mendengarkan, menerima saran, dan mengajak anggota-anggotanya terlibat dalam kegiatan perusahaan diluar dari tugas pokok. Keberhasilan suatu perusahaan tercermin dari suksesnya pemimpin dalam membangun kerjasama antara anggota-anggotanya. 2. Dari anggota ke pemimpin Sikap seorang pemimpin yang baik adalah yang mau menerima masukan dari anggotanya. Oleh karena itu anggota dalam menjalin komunikasi terhadap atasannya hendaknya bersifat jujur dan langsung, tidak hanya selalu setuju terhadap keputusan pemimpin. Untuk menjadi pemimpin bukanlah pekerjaan yang mudah, dibutuhkan kerja keras, pengorbanan, tanggung jawab dan sikap mengambil keputusan yang tepat saat terjadi masalah. Oleh karena itu anggota dalam menyampaikan gagasan mereka memberikan sikap hormat sebagai bentuk kesetiaan terhadap pemimpin dan perusahaan. 3. Antara anggota dan anggota lainnya Tim dibentuk agar memperoleh kemudahan dalam meraih keberhasilan perusahaan, maka dari itu setiap anggota tim harus menjalin komunikasi agar membangun kerjasama tim yang baik. Kesuksesan sebuah tim didukung oleh orang-orang yang ada dalamnya, jika salah satu anggota tidak ingin teman lainnya sukses sehingga menghambat terjalinnya komunikasi para anggota, maka tim tersebut akan jauh dari keberhasilan. Oleh karena itu setiap anggota harus memiliki kesadaran dan tanggung jawab, dalam memberikan informasi khususnya agar terjalin kerjasama guna mencapai keberhasilan bersama. 4. Antara anggota dan masyarakat Dalam menjalin kerjasama tim, komunikasi dalam tim tentu bukanlah satu-satunya hal terpenting. Informasi tidak hanya berjalan dalam lingkungan perkantoran saja, namun sebagai perusahaan yang membutuhkan kerjasama dari anggota masyarakat, perlu adanya interaksi sosial. Semua anggota perusahaan baik itu pemimpin atau bawahan wajib berinteraksi dengan orang luar, baik itu pelanggan, rekan bisnis, atau publik lainnya. Dalam menjalin komunikasi dengan orang-orang luar yang bukan merupakan anggota tim, kesatuan dan kerjasama merupakan hal yang menjadi penilaian penting. Jika setiap anggota bekerja sendiri-sendiri, maka komunikasi tidak akan terjalin dengan baik. Namun jika komunikasi

dan kesatuan terbentuk dengan baik akan melahirkan kekuatan yang luar biasa dan menjadi penilaian positif dari masyarakat. Kesuksesan dan kegagalan suatu perusahaan ditentukan oleh kerjasama tim dalam mengerjakan tugas-tugasnya, namun kerjasama tersebut tidak akan terbentuk jika tidak terjalin komunikasi yang baik dari setiap anggota tim. Jika dalam suatu tim setiap anggotanya tidak saling bertukar informasi positif maka tim tersebut akan mengalami hambatan sehingga dapat berakibat gagalnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan komunikasi yang baik untuk menciptakan perubahan yang positif dalam sebuah perusahaan.

d. Tujuan bekerja dalam tim Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada prinsip kesatuan tujuan, prinsip efisiens, dan prinsip efektivitas. a. Kesatuan tujuan Setiap anggota tim tentu saja mempunyai kesaman tujuan. Prinsip kesatuan tujuan ini mencakup kesamaan visi, misi dan sasaran program kerja tim. Apabila suatu prigram garapan atau proyek harus diselesaikan selama suatu periode waktu tertentu maka pola pelaksanaan kerja tim harus disesuaikan dengan prinsip kesatuan tujuan. b. Efisensi Suatu tim adalah efisien jika setiap anggota menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat, efisien, dan efektif. Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa pemborosan dan kecerobohan, sehingga memberi kepuasan kerja.

c.

Efektivitas Tujuan bekerja dalam tim, antara lain untuk meningkatkan produktivitas dan

efektivitas kerja. Efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan keberhasilan pekerjaan yang ditetapkan. Efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan.

2.5 Rapat yang Produktif Pengertian Rapat dan Jenis-jenis Rapat Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan (3 M Management team dalam Curtis et.all. 1996:186). Rapat juga dapat didefinisikan sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merudingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya, yakni berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuensi (wursato dalam harya, 201:256). a.

Berdasarkan tujuannya rapat dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu rapat informasional, rapat pengambilan keputusan, dan rapat perundingan.  Rapat informasional, merupakan rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelaan kepada para anggota tentang kebijakan yang diambil oleh pimpian organisasi dan prosedur atau cara kerja baru. Dengan demikian, anggota organisasi memahami latar belakang dan apa yang sekarang ada dalam organisasi.  Rapat pengambilan keputusan, merupakan bentuk rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah yang sedang dihadapi. Dalam hal ini, anggota akan memberikan masukan-masukan dalam pemecahan masalah.  Rapat perundingan, bertujuan untuk menghindari timbulnya suatu perselisihan dan mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan pihak-pihak yang terlibat dalam suatu masalah tertentu.

b.

Berdasarkan sifatnya suatu rapat secara umum dibedakan menjadi dua, yaitu rapat yang bersfat formal dan informal,serta rapat yang bersifat terbuka dan tertutup.  Rapat formal, merupakan rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku, dan peserta rapat secara resmi mendapatkan undangan.  Rapat informal, adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan pada suatu perencanaan formal. Rapat bisa terjadi setiap saat. Rapat seperti ini biasanya terjadi karena orangorang bertemu secara kebetulan dan kemudian membahas suatu maslaah yang menyangkut kepentingan bersama.  Rapat terbuka, merupakan rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi atau perusahaan. Materi yang dibahas bersifat umum atau tidak rahasia.  Rapat tertutup, merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tertentu, dan biasanya menyangkut masalah yang untuk sementara masih bersifat rahasia.

c.

Berdasarkan jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi empat yaitu rapat mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Namun ada juga rapat yang dilaksanakan selain jangka waktu diatas tergantung pada situasi dan kondisinya.  Rapat mingguan, merupakan rapat yang diadakan sekali dalam seminggu yang membahas masalah-masalah yang bersifat rutin dan masalah-masalah yang muncul pada minggu itu. Rapat dapat dilakukan setiap departemen, setiap cabang, setiap sksi atau oleh para eksekutif.  Rapat bulanan, merupakan rapat yang diadakan sebulan sekali yang biasanya dilaksanakan pada akhir bulan. Contohnya rapat yang membahas rugi-laba perusahaan pada bulan tersebut.  Rapat semesteran, merupakan rapat yang diadakan sekali selama satu semester (6 bulan). Contohnya rapat penjualan dan rapat evaluasi kinerja karyawan.  Rapat tahunan, merupakan rapat yang diadakan setahun sekali misalnya rapat dean komisaris, RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham), atau dapat juga hanya rapat akhir tahun yang membahas rugi laba perusahaan.

d.

Berdasarkan frekuesinya, rapat dibedakan menjadi dua, yaitu rapat rutin dan insidental  Rapat rutin yakni rapat yang sudah ditetukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan.  Rapat insidental, merupakan rapat yang tidak berdasarkan jadwal tetapi pelaksaannya tergantung pada ada tidaknya masalah dan berat ringannya masalah yang dihadapi.

Perencanaan Rapat Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah : a.

Persiapan Ruangan, Perlengkapan Rapat dan Tata Ruang rapat.

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Dimana dalam hal ini perlu dipersiapkan mengenai penerangan, tempat duduk, dan juga mengenai ventilasi ruangan rapa agar peserta rapat merasa nyaman. Selain itu perlengkapan seperti sound system, proyektor dan microphone juga perlu dipersiapkan dengan baik. b.

Persiapan Administrasi

 Membuat Surat Undangan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.  Menyusun acara atau agenda rapat. Acara rapat disusun secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokok kegiatan, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.  Menyusun daftar hadir. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa. Guna daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.  Mempersiapkan bahan rapat. Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa : Hasil rapat yang lalu, Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas, Peraturan-peraturan yang diperlukan  Persiapan peralatan rapat. Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti : Papan dan alat tulis dan Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya. c.

Membuat catatan hasil rapat (notula).

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat. d.

Pengiriman hasil rapat

Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir. e.

Tindak Lanjut Rapat.

Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya

Komunikasi dalam pertemuan dan rapat Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya: 

Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab



Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan



Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional



Mampu mengendalikan diri setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus dikomunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Fungsi dari tim yaitu dapat merubah sikap, perilaku, dan nilai pribadi serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan anggota tim. Sedangkan manfaat bekerja dalam tim yaitu untuk pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi. Tujuan bekerja dalam tim agar anggota memiliki visi dan misi yang sama dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara efesiensi dan efektif. Perbedaan antara kelompok dan tim kerja yaitu kelompok tidak menghasilkan sinergy positif yang bisa menciptidakan seluruh tingkat kinerja yang lebih tinggi dari jumlah masukan sedangkan tim kerja menghasilkan sinergy positif melalui usaha yang terkoordinasi dalam menghasil satu tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah masukan. Komunikasi nonverbal dalam dunia bisnis dapat membantu memperkuat pesan yang dikirim secara verbal ataupun juga dapat menunjukkan sesuatu yang bertolak belakang dengan pesan yang disampaikan secara verbal. Oleh karena itu penting bagi seorang manajer untuk mengkoordinasikan antara pesan yang disampaikan secara verbal dan nonverbal dan juga terhadap pesan yang ditunjukkan secara verbal oleh bawahan, rekan kerja, atau atasan agar dapat

mengambil

kesimpulan

yang

benar

tentang

informasi

yagn

diterimanya.

Banyak cara yang digunakan seseorang dapat menyampaikan pesan secara verbal, antara lain: melaui ekspresi wajah, gerakan mata, tangan, jarak, sentuhan dan intonasi suara. Agar dapat mengartikan pesan nonverbal dengan baik maka seorang manajer harus sering mengadakan pengamatan tentang perilaku manusia, serta juga melihat latar belakang budaya orang yang berkomunikasi secara nonverbal dengannya.

DAFTAR PUSTAKA Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga Bovee, C.L&Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1&2. Edisi Kedelapan. Indeks: Jakarta