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SABER NECESARIO NUMERO 1: DIFERENTES DOCUMENTOS COMERCIALES EXIGIDOS EN LOS REGISTROS CONTABLES

¿Qué es un documento? Un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. ¿Que son los documentos contables? son soportes que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos y realizar varias copias como la empresa lo exija. Todos los documentos de tipo contable sirven de respaldo a transacciones que realiza la empresa y se utilizan en la contabilidad, para calcular ingresos, egresos y patrimonios; sin embargo, es importante que dentro de los documentos contables identifiques dos categorías: documentos contables internos y documentos contables externos; a continuación, se nombran algunos ejemplos de estos documentos. Tipo de documentos contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la contabilidad; dentro de ellos están:

factura de venta; También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja toda la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o vendido. Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la contabilidad; dentro de ellos están:

recibos de cobro; es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad de dinero, emitido por la persona acreedora (quien recibe), y dirigido a la persona deudora (quien paga).

Recibo de pago: Un recibo o recibo de pago es un documento que certifica el pago por un servicio o producto. Éste es emitido por el acreedor o la persona que generó la factura y, por tanto, proporciona el servicio o producto y se dirige al receptor de dicho bien o servicio.

presupuestos; Se llama presupuesto al cálculo, exposición, planificación y formulación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica. Es un plan de acción dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos

vales; El vale es una oferta de reducción del precio final del artículo que puede estar patrocinado por el fabricante o por el minorista.

Tipos de documentos contables externos:

Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las empresas, pero la diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por otra empresa o por otro servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna de la compañía. Algunos de los ejemplos de documentos contables externos son: Recibo de caja; Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

comprobante de pago; es un documento contable que acredita la compra y venta de un producto o la prestación de un servicio entre dos partes de mutuo acuerdo.

comprobante de devolución; es el proceso mediante el cual un cliente que ha comprado una mercancía previamente la devuelve a la tienda y a cambio, recibe efectivo por devolución o, en algunos casos, otro artículo (igual o diferente, pero de valor equivalente)

consignaciones; Una Consignación es el traspaso de la posesión de mercancías de su dueño, llamado Comitente o consignador, a otra persona, denominada Comisionista o Consignatario, que se convierte en un agente de aquel a los fines de vender mercancías.

letras de cambio; Es la declaración del librado (deudor) que se contiene en la letra de cambio y por la que asume la obligación de pagar al que la tenga en su poder (el librador o un tercero llamado tomador, portador, tenedor o beneficiario, si el librador transmitió o endosó la letra) cuando llegue su vencimiento.

otros tipos de documentos denominados no contables, que a pesar de que también juegan una parte importante en la contabilidad, su rol no es activo, debido a que son de carácter informativo; incluso, algunas personas deciden llamar a este tipo de documentos contables como documentos empresariales informativos, ya que a pesar de que son importantes y respaldan muchas transacciones, solamente sirven para soportarlas, es decir que brindan información y detalles útiles para llevar a cabo ciertas contabilidades, pero no para efectuar procedimientos contables.

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: * En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. * Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio * Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad

TIPOS DE DOCUMENTOS Los documentos comerciales son: 1.- Factura 2.- Orden de compra 3.- Remito 4.- Recibo 5.- Nota de débito 6.- Nota de crédito 7.- Cheque 8.- Pagare 9.- Nota de crédito bancaria o boleto de deposito