Rmk Kombis Sap 5.docx

PESAN BISNIS RUTIN DAN POSITIF I.

Pengertian Pesan Rutin dan Positif Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, pendekatan

langsung

(direct

aaproach)

atau

deduktif

(deductive

approach) dapat digunakan untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis. Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Sedangkan pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi Direct Request ,Good News dan Good Will. 1. Direct Request Pada umumnya, pesan rutin, berita baik, dan pesan yang berniat baik cukup menarik bagi penerima karena berisi informasi penting untuk melakukan bisnis sehari-hari. Pesan yang tidak memerlukan taktik atau persuasi khusus sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung atau deduktif. Pesan bisnis yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehati-hari yang bersifat rutin, menarik, dan diorganisasikan dengan pendekatan langsung digolongkan sebagai permintaan langsung (direct request). Pada bagian awal, disajikan ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta pendukung serta ditutup dengan suatu pernyataan yang tulus atas tindakan yang diinginkan 2. Good News

Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai dan masyarakat pada umumnya dengan mengirimkan berita baik (good news). Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik (good news) menggunakan pendekatan langsung. 3. Good Will Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal dan kekeluargaan dengan para relasi. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau memiliki niat baik disebut (goodwill) tersebut berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis.

II.

Proses Penyusunan Pesan Bisnis Rutin dan Positif (Direct Request, Good News dan Good Will) Dalam penyusunan pesan bisnis rutin dan positif , adapun susunan penulisan pesan pada umumnya adalah mencakup : 1. Pembuka 2. Isi 3. Penutup Berikut adalah contoh contoh dari pesan bisnis rutin dan positif :

Contoh Pesan Direct Request No Hal Lampiran

: 19/SS/VI/2018 : Penawaran Produk :

30 Juli 2018

Kepada Yth. : Pimpinan PT. Grafikindo Gemilang Jl. Amanda Jaya Jakarta Selatan

Dengan hormat, Berdasarkan informasi yang kami peroleh, bahwa PT. Grafikindo Gemilang adalah perusahaan yang memproduksi jaket kulit.

Kami dari PT. Warna Sukses yang bergerak dalam bidang produksi bahan material kulit , ingin menawarkan kepada PT. Grafikindo Gemilang hasil produksi kami. Perusahaan kami menggunakan teknologi terbarukan dalam proses produksi, sehingga produk kami memiliki kualitas tinggi dengan harga yang lebih murah. Demikian penawaran yang kami ajukan. Semoga kerjasama dapat terjalin dengan baik.

Hormat kami,

Romal Wijaya (Purchase Dept.)

Contoh Pesan good news

PT PRATAMA ABADI INDUSTRI (JX) Jl. Sukabumi-Cianjur Km.14 Blok Satong Parigi Desa. Titisan Kec.Sukalarang-Sukabumi Telp. ( 0266 ) 260323 Fax. ( 0266 ) 260324 No Hal

: 19/BL/23/2018 : Potongan harga produk

26 Juni 2018

Dengan hormat, Kami memberitahukan kepada Anda, bahwa kami telah mengadakan diskon 10%-50% pada produk-produk tertentu. Dengan jangka waktu mulai tgl 1 Agustus 2018 -30 Agustus 2018. Kami harap semua konsumen bisa membeli produk-produk yang dibutuhkannya dengan harga yang lebih murah dan lebih banyak lagi. Atas perhatiannya, kami ucapkan terimakasih. Hormat kami,

Syarif Hidayat Manajer Penjualan

III.

Pengorganisasian Pesan Bisnis Rutin dan Positif (Direct Request, Good News dan Good Will) Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahnya, kadang kala tidak teroganisasi dengan baik. Adapun yang menyebabkannya sebagai berikut : 

Bertele-tele



Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan



Menyajikan ide-ide secara tidak logis



Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan Dengan mengatur ide-ide secara logis, beraturan, dan tidak bertele-tele, ide yang

disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan - kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Untuk dapat mengorganisasikan pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan yaitu : ·

Subjek dan tujuan harus jelas

·

Semua informasi harusberhubungan dengan subjek dan tujuan

·

Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

·

Semua informasi yang penting harus sudah tercakup Suatu pesan yang disusun dengan akan membantu audiens memahami pesan yang

disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens dan mempermudahkan pekerjaan komunikator. 

Membantu audiens memahami suatu pesan Dapat dilakukan dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secata logis dan runtut dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan sehingga membuat audiens mudah untuk memahami maksud dan tujuan dari pesan



Membantu audiens menerima suatu pesan Disamping membantu dalam memahami maksud dan tujuan pesan, juga membantu audiens menerima suatu pesan contohnya,seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk ke manajer toko memperoleh jawaban

yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat kabar yang diberikan sudah disusun dengan menggunakan kata yang logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran. 

Menghemat waktu Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah menyampaikan informasi yang relevan saja agar wajtu yang dimiliki oleh audiens dapat dihemat.



Mempermudah pekerjaan komunikator Dengan

mengetahui

apa

yang

ingin

disampaikan

dan

mengetahui

cara

menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaanya. Contohnya surat dimulai dengan suatu pernyataan yang netral sehingga pembaca tidak merasa keberatan untuk menerimanya, selanjutnya pernyataan penolakan dinyatakan secara tidak langsung sehibgga pembaca kecewa dan disertai dengan memberikan jalan pemecahan. Pada penutup surat, selain pernyataan terima kasih, juga disampaikan harapan pada masa yang akan datang agar tetap terjalin komunikasi yang baik. Adapun pengorganisasian pesan rutin dan positif secara umum adalah mencakup sebagai berikut : 1. Pembukaan Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis sesuatu yang tidak sekedar mudah dipahami, tetapi juga tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh karena itu, kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara khusus sehingga pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat. 2. Penjelasan Rinci Penjelasan atas kalimat pembuka akan lebih lancar jika kalimat pertama bagian pertengahan berorientasi pada pemberian manfaat bagi penerima. Teknik lain yang dapat dipergunakan dibagian pertengahan adalah dengan membuat serangkaian pernyataan mulai dari yang bersifat umum sampai khusus. Apabila pernyataan cukup banyak, sebaiknya diberi nomor atau diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan.

3.

Penutup Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya dan ekspresi

terhadap

apresiasi

atau

pemberiaan

goodwill.

Untuk

mempermudah pembaca, berikan beberapa informasi penting seperti nama, nomor telepon, dan petugas yang dapat dihubungi.

IV.

Latihan Menyusun Pesan Bisnis Rutin dan Positif (Direct Request, Good News dan Good Will) a. Direct Request 1. Permintaan untuk pihak internal Meskipun beberapa permintaan dapat dikomunikasikan secara lisan, tetapi beberapa permintaan diperlukan dalam bentuk tertulis agar lebih permanen. Bentuk permintaan langsung yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo. Memo memiliki beberapa lkelebihan, seperti memberikan catatan permanen, menghemat waktu, dan menunjukkan apa yang benar-benar ingin dilakukan. Memo bisa dibuat dengan format khusus atau secara bebas. 2. Permintaan untuk pihak eksternal Beberapa surat untuk relasi bisnis merupakan permintaan informasi mengenai produk, harga, cara mendapatkan produk, dan lainlain. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat. 

Pesanan (order) Permintaan langsung dalam bentuk pesanan seringkali dibuat oleh perusahaan karena perusahaan tidak dapat memenuhi sendiri semua kebutuhannya.



Klaim (aduan) Konsumen seringkali tidak puas dengan produk atau layanan penjual. Ketidakpuasan tersebut bisa berkaitan dengan :

-

Pengembalian

barang dan

permintaan

uang

kembali -

Permintaan pengiriman barang baru

-

Penggantian produk rusak

-

Ketidaksesuaian produk dengan pesanan

-

Perbaikan dalam masa garansi

-

Pembetulan atas kesalahan penagihan

-

Pembatalan pesanan

Klaim atau aduan pada umumnya cepat menimbulkan tanggapan, tetapi mudah menimbulkan suasana emosional. Oleh karena itu, sebaiknya klaim disusun secara berhati-hati agar tidak merusak hubungan bisnis. 

Permohonan kredit Sebagian besar perusahaan melakukan bisnisnya dengan dana pinjaman (kredit). Pembuatan surat permohonan kredit perlu diperhatikan dengan serius dan mampu menguraikan secara jelas prospek bisnis serta gambaran kemampuan perusahaan untuk mengembalikan kredit tersebut tepat pada waktunya.



Undangan Perusahaan tidak berdiri sendiri, tetapi berada ditengahtengah lingkungan bisnis. Perusahaan kadangkala mengadakan kegiatan yang memerlukan partisipasi atau kehadiran pihak luar. Permohonan kehadiran tersebut biasanya dilayangkan melalui surat undangan. Agar penerima undangan tergugah untuk hadir, surat undangan hendaknya mencantumkan ide pokok secara jelas, manfaat yang diterima bagi peserta yang hadir, dan rincian informasi mengenai pelaksanaan kegiatan, seperti hari, tanggal, jam, tempat, dan kode/pedoman pakaian (dress code).

b. Good News

1. Good News tentang pekerjaan Good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji, dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja. 2. Good News tentang produk Good news yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem promosi produk (buy 2 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).

c. Good Will 1. Ucapan selamat (Congratulation) Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau

individu.

Misalnya,

memperoleh

penghargaan

(awards),

keberhasilan melakukan kegiatan tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain. 2. Penghargaan (Message of Appreciation) Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan kepada pekerja. Namun, penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah cukup. Penghargaan yang diberikan dalam bentuk surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi lagi. Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terima kasih dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat. Ucapan terima kasih yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi. Selain kepada pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan penghargaan dan atau ucapan terima kasih kepada individu

atau organisasi diluar perusahaan. Misalnya, atas kesediaan mereka dalam menggunakan produk atau jasa perusahaan. 3. Ucapan Dukacita Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi mungkin saja mengalami musibah atau bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon ataupun datang secara langsung. Namun karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka menunjukkan perhatian dan rasa simpatik perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa simpati, lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh, serta ditutup dengan dorongan untuk menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat disisipkan dalam ucapan duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak bermaksud menyinggung perasaan.

V.

Kesimpulan Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif kita lebih tau tentang dunia bisnis dan memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis serta membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata masyarakat. Pesan bisnis sangat penting untuk mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka pengelolaan bisnis dan menciptakan interaksi atau hubungan dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta lingkungan sehingga tercipta hubungan harmonis yang akan makin meningkatkan pertumbuhan bisnis.