Rmk Erp 1.docx

PENDAHULUAN Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah program perangkat lunak inti yang digunakan oleh perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan informasi di setiap area bisnis. ERP membantu program organisasi mengelola proses bisnis di seluruh perusahaan, menggunakan database umum dan alat pelaporan manajemen bersama. Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang mengambil satu atau lebih jenis input dan output, seperti laporan atau ramalan, yang bernilai bagi pelanggan. Perangkat lunak ERP mendukung operasi proses bisnis yang efisien dengan

mengintegrasikan

tugas-tugas

yang

terkait

dengan

penjualan,

pemasaran, manufaktur, logistik, akuntansi, dan kepegawaian di seluruh bisnis. Hal tersebut merupakan integrasi lintas fungsional yang merupakan jantung dari sistem ERP. Perusahaan menghubungkan sistem ERP mereka, menggunakan berbagai metode, untuk mengoordinasikan proses bisnis dengan pelanggan dan pemasok mereka. Bab ini memberikan latar belakang untuk belajar tentang perangkat lunak ERP.

A.

WILAYAH FUNGSIONAL DAN PROSES BISNIS Untuk memahami ERP, terlebih dahulu kita harus memahami cara kerja

suatu bisnis. Mari kita mulai dengan melihat area operasi bisnis yang khas. Areaarea ini, yang disebut area fungsional operasi, adalah kategori luas dari aktivitas bisnis. Area Fungsional Operasi Sebagian besar perusahaan memiliki empat area fungsional operasi yang utama yaitu: Pemasaran dan Penjualan, Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management-SCM), Akuntansi dan Keuangan, dan Sumber Daya Manusia (SDM). Setiap area terdiri dari beragam fungsi bisnis yang lebih sempit, yang merupakan aktivitas khusus untuk area fungsional operasi tersebut. Secara historis, bisnis memiliki struktur organisasi yang memisahkan area fungsional. Di perusahaan yang memisahkan area fungsional dengan cara ini, Pemasaran dan Penjualan mungkin sepenuhnya terisolasi dari Manajemen Rantai Pasokan, meskipun staf Pemasaran dan Penjualan menjual apa yang dihasilkan di bagian Rantai Pasok. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa apa yang terjadi dalam satu bidang fungsional tidak terkait erat dengan apa yang

terjadi pada bidang fungsional lainnya. Akan tetapi, area fungsional saling berhubungan, masing-masing membutuhkan data dari yang lain. Semakin baik perusahaan dapat mengintegrasikan kegiatan masing-masing bidang fungsional, semakin sukses dalam lingkungan kompetitif. Selain itu, integrasi juga berkontribusi pada peningkatan komunikasi dan alur kerja. Sistem informasi masing-masing area tergantung pada data dari area fungsional lainnya. Sistem informasi (SI) meliputi orang-orang, prosedur, perangkat lunak, dan komputer yang menyimpan, mengatur, menganalisis, dan menyampaikan informasi.

Bab ini menggambarkan perlunya pembagian

informasi antara bidang fungsional dan dampaknya terhadap bisnis jika informasi ini tidak terintegrasi. Proses bisnis Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang mengambil satu atau lebih jenis input dan menciptakan output yang bernilai bagi pelanggan. Pelanggan untuk proses bisnis mungkin merupakan pelanggan eksternal tradisional (orang yang membeli produk barang jadi), atau mungkin pelanggan internal (seperti kolega di departemen lain). Berpikir dalam hal proses bisnis membantu manajer melihat organisasi mereka dari perspektif pelanggan. Pelanggan menginginkan informasi tentang produk perusahaan sehingga ia dapat memilih smartphone dan berbagai aksesori berteknologi tinggi untuk ponsel. Dia ingin melakukan pemesanan dengan cepat dan mudah, dan mungkin bahkan

mengatur

pembiayaan

melalui

perusahaan.

Dia

mengharapkan

pengiriman cepat dari model smartphone yang benar, dan dia menginginkan dukungan pelanggan 24 jam untuk masalah apa pun. Pelanggan tidak peduli tentang

bagaimana

smartphone

dipasarkan,

bagaimana

komponen-

komponennya dibeli, bagaimana itu dibangun, atau bagaimana truk pengiriman akan menemukan rute terbaik ke rumahnya. Pelanggan menginginkan kepuasan memiliki teknologi ponsel terbaru dengan harga yang wajar. Bisnis harus selalu mempertimbangkan sudut pandang pelanggan dalam transaksi apa pun. Apa perbedaan antara fungsi bisnis dan proses bisnis dari sudut

pandang

pelanggan?

Misalkan

ponsel

pelanggan

rusak

selama

pengiriman. Karena hanya satu area fungsional yang terlibat dalam menerima pengembalian barang yang rusak, penerimaan pengembalian adalah fungsi bisnis — khususnya, itu adalah bagian dari fungsi manajemen hubungan

pelanggan Pemasaran dan Penjualan. Karena beberapa area fungsional terlibat dalam perbaikan dan pengembalian ponsel ke pelanggan, penanganan perbaikan adalah proses bisnis. Dengan demikian, dalam contoh ini, pelanggan berhadapan dengan banyak area fungsional perusahaan dalam proses membeli dan memperoleh smartphone. Interaksi pelanggan yang sukses adalah interaksi di mana pelanggan (baik internal maupun eksternal) tidak diharuskan untuk berinteraksi secara terpisah dengan setiap fungsi bisnis yang terlibat dalam proses. Jika perusahaan tidak mengoordinasikan fungsi bisnis mereka, pelanggan dapat menerima informasi yang saling bertentangan dan kemungkinan akan dengan cepat menjadi tidak puas. Manajer bisnis yang sukses melihat operasi bisnis mereka dari perspektif pelanggan yang puas dan berusaha untuk menghadirkan satu "wajah" yang konsisten (dan positif) kepada pelanggan. Agar perusahaan ponsel dapat memuaskan pelanggannya, ia harus memastikannya area fungsional operasi terintegrasi. Teknologi ponsel berubah dengan cepat, dan perangkat yang dijual perusahaan telepon sering berubah. Untuk memberikan informasi akurat kepada pelanggan, orang yang melakukan fungsi penjualan harus memiliki informasi terkini tentang ponsel terbaru yang tersedia untuk dijual; jika tidak, pelanggan dapat memesan smartphone yang tidak lagi diproduksi pabrik pabriknya. Orang yang melakukan fungsi manufaktur perlu menerima rincian pesanan ponsel cerdas pelanggan dengan cepat dan akurat dari karyawan (atau sistem pemesanan online) melakukan fungsi penjualan, sehingga ponsel yang tepat dapat dikemas dan dikirimkan tepat waktu kepada pelanggan. Jika pelanggan membiayai telepon pintar melalui perusahaan telepon seluler,

karyawan

yang

melakukan

fungsi

pesanan

penjualan

harus

mengumpulkan informasi tentang pelanggan dan memprosesnya dengan cepat, sehingga pembiayaan dapat disetujui tepat waktu untuk mendukung pengiriman telepon. Berbagi data secara efektif dan efisien antara dan di dalam area fungsional mengarah pada proses bisnis yang lebih efisien. Sistem informasi yang dirancang sehingga area fungsional berbagi data disebut sistem informasi terintegrasi. Bekerja melalui buku teks ini akan membantu Anda memahami manfaat dari sistem informasi terintegrasi dan masalah yang dapat terjadi ketika sistem informasi tidak terintegrasi. Penelitian telah menunjukkan bahwa sistem informasi terintegrasi dapat membantu manajer mengendalikan organisasi

mereka dengan lebih baik. Dengan peningkatan arus informasi, komunikasi antar bagian perusahaan meningkat, produktivitas meningkat, dan biaya berkurang. Akibatnya, mengintegrasikan sistem informasi dapat menjadikan organisasi keseluruhan lebih efektif — karenanya, proses bisnis lebih efisien. Gambar 1-3 menggambarkan tampilan proses dari operasi bisnis.

XXXXXXXXXXXX

Bisnis mengambil input (sumber daya) dalam bentuk material, orang, dan peralatan, dan mentransformasikan input ini menjadi barang dan jasa bagi pelanggan. Secara efektif mengelola input dan proses bisnis ini memerlukan informasi yang akurat dan terkini. Sebagai contoh, staf penjualan mengambil pesanan pelanggan, dan karyawan produksi menjadwalkan pembuatan produk. Karyawan Logistik menjadwalkan dan melaksanakan pengiriman produk. Jika bahan baku diperlukan untuk membuat produk, produksi meminta staf pembelian untuk mengatur pembelian dan pengiriman mereka. Logistik akan menerima bahan mentah, memverifikasi kwitansi ke akunting sehingga penjual dapat dibayar, dan mengirimkan barang ke produksi. Sepanjang, akuntansi menyimpan catatan transaksi yang sesuai.

WILAYAH FUNGSIONAL DAN PROSES BISNIS BISNIS YANG SANGAT KECIL Selanjutnya, kita akan melihat bagaimana proses bisnis melibatkan lebih dari satu bidang fungsional, dengan menggunakan bisnis kecil fiktif sebagai contoh — kedai kopi yang Anda miliki. Kami akan memeriksa proses bisnis kedai kopi dan melihat mengapa koordinasi area fungsional membantu mencapai proses bisnis yang efisien dan efektif. Anda akan melihat peran yang dimainkan informasi dalam koordinasi ini dan bagaimana integrasi sistem informasi meningkatkan bisnis Anda. Meskipun hanya beberapa orang dapat menjalankan kedai kopi kecil, operasi bisnis memerlukan sejumlah proses. Mengkoordinasikan kegiatan dalam area fungsional yang berbeda membutuhkan informasi yang akurat dan tepat waktu. Pemasaran dan Penjualan Fungsi Pemasaran dan Penjualan (M / S) termasuk mengembangkan produk, menentukan harga, mempromosikan produk kepada pelanggan, dan menerima

pesanan pelanggan. Pemasaran dan Penjualan juga membantu membuat perkiraan penjualan untuk memastikan keberhasilan operasi kedai kopi. Untuk sebagian besar, ini adalah bisnis tunai, tetapi Anda masih perlu melacak pelanggan Anda sehingga Anda dapat mengirim selebaran atau sesekali terima kasih catatan untuk pelanggan tetap. Dengan demikian, catatan Anda tidak hanya harus menunjukkan jumlah penjualan, tetapi juga mengidentifikasi pelanggan tetap. Pengembangan produk dapat dilakukan secara informal dalam bisnis yang sederhana; Anda mengumpulkan informasi tentang siapa yang membeli kopi jenis apa dan mencatat apa yang dikatakan pelanggan tentang setiap produk. Anda juga menganalisis catatan penjualan historis untuk menemukan tren yang tidak jelas. Memutuskan apakah akan menjual produk juga tergantung pada berapa banyak biaya untuk menghasilkan produk. Sebagai contoh, beberapa pelanggan mungkin meminta kopi tanpa kafein yang diperdagangkan secara adil atau teh chai. Untuk menentukan apakah produk baru tersebut dapat diproduksi dan dijual secara menguntungkan, Anda dapat menganalisis data dari Supply Chain Management, termasuk informasi produksi (seperti biaya pembelian mesin kopi tambahan untuk membuat minuman khusus tanpa kafein yang dijual secara adil) dan data manajemen bahan (biaya biji kopi tanpa kafein dan teh chai). Ini adalah kedai kopi yang sangat kecil, dan Anda tahu sebagian besar pelanggan Anda. Oleh karena itu, meskipun Anda menjalankan bisnis tunai, pelanggan tetap yang baik diizinkan untuk meningkatkan satu tab — sampai titik tertentu. Karenanya, catatan Anda harus menunjukkan jumlah utang setiap pelanggan serta kredit yang tersedia. Sangat penting bahwa data tersedia dan akurat pada saat permintaan kredit pelanggan. Karena catatan Akuntansi dan Keuangan harus diakses sebagai bagian dari proses penjualan, fungsi akuntansi memiliki peran penting untuk dimainkan dalam proses penjualan

Manajemen rantai persediaan Fungsi-fungsi

dalam

Supply

Chain

Management

(SCM)

termasuk

mengembangkan rencana produksi, memesan bahan baku dari pemasok, menerima bahan baku ke dalam fasilitas, membuat produk, memelihara fasilitas, dan mengirimkan produk ke pelanggan.

Dalam contoh coffee shop kami, fungsi Supply Chain Management melibatkan pembuatan kopi (produksi / produksi) dan pembelian bahan baku (pembelian). Produksi direncanakan sehingga, sebanyak mungkin, kopi tersedia saat dibutuhkan, tanpa kelebihan yang harus dibuang. Perencanaan ini memerlukan prakiraan penjualan dari area fungsional Pemasaran dan Penjualan. Prakiraan penjualan adalah perkiraan permintaan produk di masa depan, yang merupakan jumlah produk yang ingin dibeli oleh pelanggan. Keakuratan prakiraan akan ditingkatkan jika didasarkan pada angka penjualan historis (misalnya, faktorfaktor seperti cuaca dingin atau peristiwa sosial pusat kota setempat akan memengaruhi prakiraan untuk periode waktu tertentu). Dengan demikian, perkiraan dari Pemasaran dan Penjualan memainkan peran penting dalam proses perencanaan produksi. Rencana produksi juga digunakan untuk mengembangkan persyaratan bahan baku (biji kopi, kantong teh, pemanis, krim, dan susu) dan pengemasan (cangkir, pengaduk, sedotan, piring, dan serbet). Anda harus menghasilkan pesanan bahan baku dan pengemasan dari persyaratan ini. Jika perkiraannya akurat, Anda tidak akan kehilangan penjualan karena kekurangan bahan, dan Anda juga tidak akan memiliki persediaan berlebihan yang dapat merusak. Manajemen Rantai Pasokan dan Pemasaran dan Penjualan harus memilih resep untuk setiap produk minuman yang dijual, seperti jumlah biji kopi yang digunakan untuk menyeduh setiap pot kopi. Resep standar adalah input utama untuk memutuskan berapa banyak untuk memesan setiap bahan baku, yang merupakan fungsi pembelian. Akses ke resep ini juga diperlukan untuk menyimpan catatan manufaktur yang baik, yang memungkinkan para manajer dalam area fungsional Manajemen Rantai Pasokan (bekerja dengan mereka yang ada di Akuntansi dan Keuangan) untuk memecah biaya menjadi biaya per cangkir. Manajer kemudian dapat membandingkan berapa biaya sebenarnya untuk membuat secangkir kopi, versus berapa banyak resep yang harus dibayar

Akuntansi dan Keuangan Akuntansi dan Keuangan (A / F) melakukan akuntansi keuangan untuk memberikan ringkasan data operasional dalam laporan manajerial, dan juga bertanggung jawab untuk tugas-tugas seperti mengendalikan akun, perencanaan dan penganggaran, dan manajemen arus kas. Fungsi Akuntansi dan Keuangan

meliputi pencatatan data mentah tentang transaksi penjualan, pembelian bahan baku, penggajian, dan penerimaan uang tunai dari pelanggan. Data mentah hanyalah angka yang dikumpulkan dari penjualan, manufaktur, dan operasi lainnya — tanpa manipulasi, perhitungan, atau pengaturan apa pun untuk presentasi. Data-data tersebut kemudian dirangkum dengan cara yang berarti untuk menentukan keuntungan dari coffee shop dan untuk mendukung pengambilan keputusan. Perhatikan bahwa data dari Akuntansi dan Keuangan digunakan oleh Pemasaran dan Penjualan serta Manajemen Rantai Pasokan. Catatan penjualan merupakan komponen penting dari perkiraan penjualan, yang digunakan dalam pengambilan keputusan kepegawaian dan dalam perencanaan produksi. Catatan dari piutang dagang, yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan memberikan kredit kepada pelanggan tertentu, juga digunakan untuk memantau kebijakan pemberian kredit secara keseluruhan di kedai kopi. Anda harus yakin memiliki uang tunai yang cukup untuk membeli bahan baku, serta untuk membiayai pembelian peralatan baru, seperti mesin kopi tambahan untuk kopi tanpa kafein yang diperdagangkan secara adil.

Sumber daya manusia

Bahkan bisnis yang sederhana membutuhkan karyawan untuk mendukung bidang fungsional Pemasaran dan Penjualan dan Manajemen Rantai Pasokan, yang berarti bisnis harus merekrut, melatih, mengevaluasi, dan memberikan kompensasi kepada karyawan. Ini adalah fungsi Sumber Daya Manusia (SDM). Di coffee shop, jumlah karyawan yang dibutuhkan dan waktu perekrutan tergantung pada tingkat penjualan kopi dan teh. Sumber Daya Manusia menggunakan prakiraan penjualan untuk merencanakan kebutuhan personel. Seorang pembantu paruh waktu mungkin diperlukan pada jam-jam sibuk yang diperkirakan atau hari-hari tertentu, tetapi berapa banyak pekerja paruh waktu harus dibayar? Itu tergantung pada kondisi pasar kerja dan undang-undang negara yang berlaku, dan merupakan tugas Sumber Daya Manusia untuk memantau kondisi tersebut. Apakah peningkatan penjualan membenarkan mempekerjakan pekerja paruh waktu dengan upah yang berlaku? Atau, haruskah Anda berpikir tentang mendapatkan cara yang lebih otomatis untuk membuat kopi, sehingga seseorang yang bekerja sendiri dapat menjalankan toko? Menyelesaikan pertanyaan-pertanyaan ini membutuhkan input dari

Pemasaran dan Penjualan, Manajemen Rantai Pasokan, dan Akuntansi dan Keuangan. Kedai kopi, sementara bisnis yang relatif sederhana, memiliki banyak proses yang diperlukan dalam organisasi yang lebih besar, dan proses ini melibatkan kegiatan di lebih dari satu bidang fungsional. Bahkan, tidak mungkin untuk membahas proses dalam satu bidang fungsional tanpa mendiskusikan tautan ke bidang fungsional lainnya — koneksi yang selalu membutuhkan pembagian data. Sistem yang terintegrasi menggunakan perangkat lunak ERP menyediakan pembagian data yang diperlukan antara bidang fungsional.

SISTEM INFORMASI AREA FUNGSIONAL Bagian ini akan menjelaskan input dan output potensial untuk setiap area fungsional bisnis (lihat kembali Gambar 1-2 untuk meninjau sampel input dan output yang terkait dengan penjualan smartphone). Catat jenis data yang dibutuhkan oleh masing-masing area dan bagaimana orang menggunakan data tersebut. Perhatikan juga bahwa sistem informasi memelihara hubungan antara semua area dan proses fungsional. Pemasaran dan Penjualan

Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-4, area Pemasaran dan Penjualan (M / S) membutuhkan informasi dari semua area fungsional lainnya untuk secara efektif menyelesaikan kegiatan bisnis yang menjadi tanggung jawabnya. XXXXXX Pelanggan mengomunikasikan pesanan mereka kepada staf penjualan secara langsung atau melalui telepon, email, faks, Web, dan sebagainya. Dalam kasus sistem berbasis web, data pesanan dan pelanggan disimpan secara otomatis dalam sistem informasi; jika tidak, data harus dimasukkan secara manual, dengan mengetik data ke keyboard komputer atau sistem point-of-sale, atau dengan menggunakan pembaca kode batang atau perangkat serupa. Pesanan penjualan harus diteruskan ke Manajemen Rantai Pasokan untuk tujuan perencanaan dan Akuntansi dan Keuangan untuk penagihan. Data pesanan penjualan juga berharga untuk menganalisis tren penjualan untuk pengambilan keputusan bisnis. Misalnya, Manajemen Pemasaran dan Penjualan mungkin menggunakan laporan yang menunjukkan tren penjualan produk untuk mengevaluasi upaya pemasaran dan untuk menentukan strategi bagi tenaga penjualan.

Pemasaran dan Penjualan juga memiliki peran dalam menentukan harga produk, yang

membutuhkan

pemahaman

tentang

persaingan

pasar

dan

biaya

pembuatan produk. Harga mungkin ditentukan berdasarkan biaya unit produk, ditambah

beberapa

kenaikan

persentase.

Misalnya,

jika

suatu

produk

mengeluarkan biaya $ 5 per unit, dan manajemen menginginkan kenaikan 40 persen, harga jual harus $ 7 per unit. Dari mana data biaya per unit berasal? Menentukan biaya pembuatan suatu produk memerlukan informasi dari Akuntansi dan Keuangan, yang, pada gilirannya, bergantung pada data Manajemen Rantai Pasokan

Orang adalah aset berharga bagi perusahaan, dan Pemasaran dan Penjualan perlu berinteraksi dengan Sumber Daya Manusia untuk bertukar informasi tentang kebutuhan perekrutan, persyaratan hukum, dan hal-hal lain. Misalnya, ketika Pemasaran dan Penjualan membuka lowongan untuk tenaga penjualan junior, Sumber Daya Manusia akan melakukan iklan untuk lowongan pekerjaan. Sumber Daya Manusia juga dapat mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan penggantian biaya kepada tenaga penjualan yang pekerjaannya memerlukan perjalanan Untuk meringkas, input untuk Pemasaran dan Penjualan dapat meliputi: • Data pelanggan • Memesan data • Data tren penjualan • Biaya per unit • Kebijakan biaya perjalanan perusahaan

Output untuk Pemasaran dan Penjualan dapat meliputi: • Strategi penjualan • Harga produk • Kebutuhan pekerjaan

Manajemen rantai persediaan Manajemen Rantai Pasokan (SCM) juga membutuhkan informasi dari berbagai bidang fungsional, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-5. XXXXX

Perusahaan manufaktur sering mengembangkan rencana produksi dengan panjang dan detail yang bervariasi, seperti rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Rencana dapat dikembangkan untuk memperluas kapasitas produksi (berdasarkan perkiraan penjualan), merekrut pekerja baru, dan membayar lembur ekstra untuk pekerja yang ada. Rencana produksi didasarkan pada informasi tentang penjualan produk (aktual dan proyeksi), yang berasal dari Pemasaran dan Penjualan. Fungsi pembelian mendasarkan pesanan bahan baku pada rencana produksi, pengiriman yang diharapkan, waktu pengiriman, dan tingkat persediaan yang ada. Dengan data akurat tentang tingkat produksi yang diperlukan, bahan baku dan kemasan dapat dipesan sesuai kebutuhan, dan tingkat persediaan dapat tetap rendah, menghemat uang. Di sisi lain, jika data tidak akurat atau tidak terkini, pembuatan mungkin kehabisan bahan baku atau kemasan; kekurangan seperti itu disebut kehabisan persediaan. Kekurangan jenis ini bisa menutup

produksi

dan

menyebabkan

perusahaan

kehilangan

tanggal

pengiriman. Untuk menghindari kehabisan persediaan, manajemen mungkin memilih untuk membawa bahan baku dan kemasan ekstra, yang dikenal sebagai stok pengaman, yang dapat mengakibatkan investasi berlebih pada inventaris. Jika barang sensitif waktu tertentu ditahan terlalu lama, mereka dapat rusak dan harus dihancurkan daripada dijual untuk mendapatkan keuntungan. Keakuratan prakiraan menentukan jumlah stok pengaman yang diperlukan untuk mengurangi risiko kehabisan stok ke tingkat yang dapat diterima. Semakin tidak akurat ramalannya, semakin banyak persediaan pengaman yang dibutuhkan. Perkiraan dan perencanaan produksi yang akurat dapat mengurangi kebutuhan akan inventori tambahan dan kapasitas produksi. Selain itu, Manajemen Rantai Pasokan dapat membagikan informasi perencanaannya dengan pemasok perusahaan sehingga mereka dapat merencanakan operasi mereka dengan lebih efisien, yang seharusnya memungkinkan pemasok mengurangi harga yang mereka tetapkan untuk produk mereka oleh perusahaan.

Catatan Manajemen Rantai Pasokan dapat menyediakan data yang dibutuhkan oleh Akuntansi dan Keuangan untuk menentukan berapa banyak masing-masing sumber daya (bahan, tenaga kerja, persediaan, dan overhead) digunakan untuk membuat produk jadi dalam persediaan.

Data Manajemen Rantai Pasokan dapat mendukung fungsi Pemasaran dan Penjualan dengan memberikan informasi tentang apa yang telah diproduksi dan dikirim. Misalnya, pengecer online seperti Amazon memberikan informasi terperinci tentang pesanan pelanggan melalui situs Web mereka, dan beberapa mengirim email otomatis untuk memberi tahu pelanggan ketika pesanan mereka telah dikirimkan. Perusahaan pelayaran, seperti UPS dan FedEx, menyediakan informasi pelacakan pengiriman online. Dengan memasukkan nomor pelacakan, pelanggan dapat melihat setiap langkah dari proses pengiriman dengan mencatat di mana kode batang paket dipindai. Domino's Pizza memungkinkan pelanggan yang memesan melalui situs Web mereka untuk melacak kemajuan pesanan pizza mereka — dari persiapan hingga pembuatan kue hingga pengiriman. Dengan demikian, informasi produksi yang akurat dan tepat waktu mendukung proses penjualan dan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Faktanya, Amazon berada di peringkat pertama dalam survei pengalaman pelanggan Temkin Group 2011. Dua dari tiga komponen survei terkait dengan proses bisnis: pengalaman fungsional (seberapa baik pelanggan mampu melakukan apa yang ingin mereka lakukan) dan pengalaman aksesibilitas (betapa mudahnya berinteraksi dengan perusahaan). Berkinerja baik dalam survei semacam itu membutuhkan integrasi yang mulus antara proses Pemasaran dan Penjualan serta Manajemen Rantai Pasokan. Manajemen Rantai Pasokan juga berinteraksi dengan Sumber Daya Manusia. Misalnya, Manajemen Rantai Pasokan meneruskan informasi perekrutan ke Sumber Daya Manusia, dan Sumber Daya Manusia menginformasikan Manajemen Rantai Pasokan tentang kebijakan PHK dan penarikan perusahaan, yang mungkin berkaitan dengan pekerja di pabrik.

Untuk meringkas, input untuk Manajemen Rantai Pasokan dapat mencakup yang berikut: • Data penjualan produk • Rencana produksi • Tingkat persediaan • PHK dan ingat kebijakan perusahaan

Output untuk Manajemen Rantai Pasokan dapat mencakup yang berikut: • Pesanan bahan baku

• Pesanan pengemasan • Data pengeluaran sumber daya • Laporan produksi dan inventaris • Menyewa informasi

Akuntansi dan Keuangan Akuntansi dan Keuangan (A / F) membutuhkan informasi dari semua area fungsional lainnya untuk menyelesaikan tugasnya secara akurat, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-6. XXXXX Personel Akuntansi dan Keuangan mencatat transaksi perusahaan dalam pembukuan (yang sering merupakan catatan terkomputerisasi). Misalnya, mereka merekam akun piutang saat penjualan dilakukan dan penerimaan kas ketika pelanggan mengirim pembayaran. Selain itu, mereka mencatat hutang ketika bahan baku dibeli dan arus kas keluar ketika mereka membayar bahan. Akhirnya, staf Akuntansi dan Keuangan meringkas data transaksi untuk menyiapkan laporan tentang posisi keuangan dan profitabilitas perusahaan. Karyawan di bidang fungsional lain menyediakan data untuk Akuntansi dan Keuangan: Pemasaran dan Penjualan menyediakan data penjualan, Manajemen Rantai Pasokan menyediakan data produksi dan inventaris, dan Sumber Daya Manusia menyediakan data penggajian dan biaya manfaat. Keakuratan dan ketepatan waktu data Akuntansi dan Keuangan bergantung pada keakuratan dan ketepatan waktu data dari bidang fungsional lainnya

Tenaga Pemasaran dan Penjualan memerlukan data dari Akuntansi dan Keuangan

untuk

mengevaluasi

kredit

pelanggan.

Jika

pesanan

akan

menyebabkan pelanggan melebihi batas kreditnya, Pemasaran dan Penjualan harus melihat bahwa saldo piutang pelanggan (jumlah yang terutang ke perusahaan) terlalu tinggi dan menahan pesanan baru sampai saldo pelanggan diturunkan. Jika Akuntansi dan Keuangan lambat untuk mencatat penjualan, saldo piutang akan tidak akurat, dan Pemasaran dan Penjualan mungkin menyetujui kredit untuk pelanggan yang telah melampaui batas kredit mereka dan yang mungkin tidak pernah melunasi rekening mereka.

Jika Akuntansi dan Keuangan tidak mencatat pembayaran pelanggan dengan segera, perusahaan dapat menolak kredit kepada pelanggan yang sebenarnya berutang kurang dari batas kredit mereka, berpotensi merusak hubungan perusahaan dengan pelanggan tersebut. Untuk meringkas, input untuk Akuntansi dan Keuangan dapat meliputi: • Pembayaran dari pelanggan • Data piutang usaha • Data hutang akun • Data penjualan • Data produksi dan inventaris • Data gaji dan pengeluaran

Output untuk Akuntansi dan Keuangan dapat meliputi: • Pembayaran kepada pemasok • Laporan keuangan • Data kredit pelanggan

Sumber daya manusia Seperti bidang fungsional lainnya, Sumber Daya Manusia (SDM) membutuhkan informasi dari departemen lain untuk secara efisien menyelesaikan kegiatan bisnisnya, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-7. XXX

Tugas-tugas yang terkait dengan perekrutan karyawan, tunjangan, pelatihan, dan kepatuhan pemerintah adalah semua tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Staf Sumber Daya Manusia membutuhkan perkiraan akurat kebutuhan personel dari semua unit fungsional. Selain itu, Sumber Daya Manusia perlu mengetahui keterampilan apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu dan berapa banyak perusahaan mampu membayar karyawan. Data ini juga berasal dari semua unit fungsional. Hukum negara bagian dan federal mengharuskan perusahaan untuk mematuhi banyak peraturan pemerintah dalam merekrut, melatih, memberi kompensasi, mempromosikan, dan memberhentikan karyawan — dan peraturan ini harus dipatuhi di seluruh perusahaan. Biasanya, itu juga merupakan tanggung jawab Sumber Daya Manusia untuk memastikan bahwa karyawan menerima pelatihan

tepat waktu dan bahwa mereka mendapatkan sertifikasi (dan sertifikasi ulang) dalam keterampilan utama, seperti penanganan bahan dan operasi peralatan. Sumber Daya Manusia juga harus mencairkan upah, gaji, kenaikan gaji, dan bonus. Untuk alasan ini dan lainnya, Sumber Daya Manusia korporat membutuhkan data yang tepat waktu dan akurat dari bidang lain. Sumber Daya Manusia harus membuat data dan laporan yang akurat dan tepat waktu untuk penggunaan manajemen. Misalnya, Sumber Daya Manusia harus memelihara basis data keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu serta tingkat upah yang berlaku untuk setiap posisi. Ketika perusahaan mengevaluasi kinerja dan kompensasi karyawan, analisis data ini dapat membantu mencegah hilangnya karyawan yang dihargai karena upah rendah.

Untuk meringkas, input untuk Sumber Daya Manusia dapat mencakup yang berikut: • Prakiraan personel • Data keterampilan

Output untuk Sumber Daya Manusia dapat meliputi: • Kepatuhan terhadap peraturan • Pelatihan dan sertifikasi karyawan • Database keterampilan • Evaluasi dan kompensasi karyawan

Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-4 hingga Gambar 1-7, sejumlah besar data dipelihara oleh dan dibagi di antara berbagai bidang fungsional. Ketepatan waktu dan ketepatan ini data sangat penting untuk keberhasilan setiap bidang dan kemampuan perusahaan untuk menghasilkan laba dan menghasilkan pertumbuhan di masa depan. Perangkat lunak ERP memungkinkan semua area fungsional untuk berbagi basis data umum sehingga informasi yang akurat dan real-time tersedia. Dalam Bab 2, kami akan melacak evolusi sistem manajemen data yang mengarah ke ERP.