Ringkasan Sia.docx

P1 Definisi Data Data adalah fakta mentah atau rincian peristiwa yang belum diolah, yang terkadang tidak dapat diterima oleh akal pikiran dari penerima data tersebut, maka dari itu data harus diolah terlebih dahulu menjadi informasi untuk dapat di terima oleh penerima. Definisi Informasi Informasi adalah hasil pengolahan data yang sudah dapat diterima oleh akal pikiran penerima informasi yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Perbedaan Data & Informasi •

Data lebih cenderung ke penjelasan singkat atau sebuah gagasan yang belum menjelaskan sebuah peristiwa atau hasil kegiatan, data juga tidak bisa digunakan untuk pengambilan keputusan sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

•

Data terkadang tidak dapat digunakan dan diterima oleh akal pikiran penerima, sedangkan informasi dapat berguna dan dapat diterima oleh akal pikiran penerima.

•

Data mempunyai lingkup lebih detail dan bersifat teknis, sedangkan informasi menghasilkan penjelasan yang dapat dipakai untuk mengambil keputusan. Data penjualan misalnya merupakan penjelasan yang bersifat mentah, tetapi informasi penjualan per bulan akan dipakai oleh manajemen untuk mengambil suatu keputusan.

Definisi SI Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menggunakan teknologi komputer untuk menyajikan informasi kepada para pemakainya dlm mengambil keputusan. 6 Komponen SI 1.

Masukan, meliputi data (seperti : data transaksi harian) serta metode dan media yang digunakan untuk memasukkan data tersebut

2.

Model, meliputi model logika matematik yang digunakan untuk mengolah data sehingga menghasilkan keluaran yang dikehendaki

3.

Keluaran, yaitu informasi yang bermutu yang dihasilkan dari proses pengoalahan, baik berupa laporan ataupun dokumen

4.

Blok Teknologi, berupa alat yang digunakan untuk menangkap masukan, menjalankan model & sistem informasi serta menghasilkan keluaran yang diinginkan

5.

Basis Data yaitu tempat menyimpan data yang digunakan untuk kebutuhan pemakai

6.

Pengendalian, berfungsi untuk melindungi sistem informasi dari segala macam hambatan / ancaman

Jenis SI

1. 2.

3.

4.

5. 6.

Sistem Pengolahan Data Elektronik (EDP) adalah suatu system pengolahan data transaksi-transaksi dalam suatu perusahaan dengan memanfaatkan tegnologi komputer dalam suatu organisasi Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal (mesin) didalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna didalam mendukung operasi manajemen dan pengambilan keputusan manajemen. Meliputi : Produksi, Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Informasi Akuntansi Sistem Pendukung Keputusan (DSS) yaitu kelompok system informasi yang memaparkan sistem pemrosesan transaksi dan berinteraksi dengan bagian lain dari system secara keseluruhan yang digunakan untuk menunjang aktivitas pembuatan keputusan para manajer dan pekerja terdidik yang lain dalam suatu perusahaan Sistem Pakar yaitu sistem informasi berupa program komputer yang berisikan keahlian manusia untuk dapat digunakan dalam memberikan nasehat, rekomendasi dan hasil diagnosis terhadap suatu masalah dalam bidang-bidang tertentu Sistem Informasi Eksekutif yaitu sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan informasi eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilannya Sistem Informasi Eletronik Bisnis yaitu system terkomputerisasi yang berbasiskan internet didalam melakukan kegiatan bisnis

Definisi Akuntansi •

Menurut Al Haryono Yusup, Akuntansi didefinisikan : Akuntansi adalah suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisaan data keuangan suatu organisasi

Definisi SIA •

Menurut Barry E Cushing, SIA didefinisikan sbb : SIA adalah suatu set SDM & modal dlm suatu organisasi, yang bertugas untuk menyiapkan informasi Keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan & pengolahan data transaksi

Komponen SIA 1.

2.

3. 4.

5. 6.

Manusia adalah komponen terpenting dari suatu system informasi (baik itu SIA maupun SI lainnya). Manusia jugalah yang mengingingkan, menciptakan, menjalankan dan mungkin juga menentang berlakunya sebuah system informasi. Komputer dan Otomatisasi Kantor Komputer adalah Alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas yaitu : menerima input, memproses input sesuai progamnya, menyimpan perintah dan hasil pengolahan serta menyediakan output dalam bentuak informasi Otomatisasi Kantor adalah suatu proses pemanfaatan teknologi informasi didalam tempat kerja, yang mencakup pemrosesan teks, pemrosesan pesan dan pemrosesan gambar. Contoh : Mesin Fax, Mesin OCR, Telecommuting Basis Data Yaitu Sekumpulan data komputer yang saling terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam komputer, dengan suatu cara yang memudahkan dalam memperoleh informasi untuk pengambilan keputusan Pengkodean Yaitu cara mengimplementasikan suatu skema klasifikasi dari data dalam sistem informasi yang sedang dijalankan, meliputi antara lain kode rekening, kode formulir

. Dokumen, Yaitu formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi, yang meliputi daftar, skema, uraian, bagan alir, cetakan program dan sebagainya Laporan, Yaitu output yang diperoleh dari suatu sistem informasi akuntansi, misalkan laporan keuangan, laporan produksi

Fungsi SIA 1.

Mengumpulkan serta menyimpan data aktivitas atau transaksi keuangan perusahaan.

2.

Memproses data keuangan menjadi informasi dalam pengambilan keputusan manajemen tentang perencanaan dan pengendalian usaha.

3.

Melakukan kontrol yang efektif dan tepat terhadap aset-aset perusahaan

4.

Pengawasan terhadap semua aktivitas keuangan perusahaan.

5.

Efisiensi biaya dan waktu terhadap kinerja keuangan.

6.

Penyajian data keuangan yang sistematis dan akurat dalam periode akuntansi yang tepat.

Manfaat SIA 1.

Menyediakan atau menyajikan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga perusahaan dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

2.

Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi produk atau jasa yang dihasilkan.

3.

Meningkatkan efisiensi kinerja bisnis, baik itu pada bagian keuangan dan bagian lainnya.

4.

Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.

5.

Meningkatkan sharing knowledge (alih ilmu).

Elemen SIA 1.

Sumber daya manusia (SDM) yang sudah terlatih, memahami bisnis proses akuntansi dan keuangan secara umum. Akan lebih baik jika dijalankan oleh seorang Akuntan.

2.

Menjalankan setiap prosedur keuangan dan akuntansi.

3.

Formulir Data Keuangan untuk mencatat seluruh aktivitas keuangan seperti transaksi kas, persediaan, piutang, aktiva tetap, penjualan dan biaya.

4.

Hardware berupa seperangkat komputer yang sudah terhubung dengan jaringan dan berbagai pelengkap pendukung lainnya.

5.

Accounting Software contohnya MYOB dan Oracle Finance.

Sub-sistem dalam SIA 1.

Sistem Pemrosesan Transaksi, mendukung proses operasian harian bisnis.

2.

Sistem Pembukuan atau Buku Besar, digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan seperti laporan rugi laba, neraca, cash flow, serta pengembalian pajak.

3.

Sistem Pelaporan Manajemen, berguna mengatur laporan-laporan perusahaan baik laporan keuangan atau yang lain misalnya anggaran, laporan pertanggung jawaban, laporan kinerja dan juga informasi-informasi data yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Hambatan SIA 1.

SDM yang belum siap terhadap penerapan sistem dan standarisasi keuangan yang baru sehingga membutuhkan waktu lebih dalam pelatihan dan memulai penerapannya.

2.

Dibutuhkan accounting software dan perangkat komputer yang menunjang tingkat keamanan dan kerahasiaan data keuangan 100%.

3.

Data keuangan yang dimiliki kurang lengkap dan informasi yang dihasilkan masih harus dilakukan verifikasi, sehingga menghabiskan waktu yang lebih lama dari yang seharusnya.

P2 Manfaat utama dari perkembangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi sistem efektifitas dan efisiensi manajemen (Wahyono, 2004) adalah : •

Penghematan waktu (time saving),

•

Penghematan biaya (cost saving)

•

Peningkatan efektivitas (effectiveness)

•

Pengembangan teknologi (technology development)

•

Pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Tujuan pengembangan SIA •

Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru

•

Untuk memperbaiki informasi yang di hasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mngenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya .

Fungsi dalam SIA 1. Fungsi Gudang, bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian, bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan, ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantintas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.\ 4. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. SIA Pembelian 1. Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. 2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga dan barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatatan utang) mengenai order pembelian yang sudah di keluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantintas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang 6. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. Dokumen dalam SIA 1. Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan pormulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Laporan Penerimaan Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat Perubahan Order Pembelian. Surat Perubahan Order Pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian. 6. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Tahap Pengembangan SIA 1. Perencanaan (Planning) Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan berikut : • • •

Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumber daya tersebut. Proses publikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan. Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis organisasi.

Tahap dalam perencanaan : •

Mendiskusikan dan merencanaannya bersama-sama dengan manajemen puncak

•

Menetapkan sebuah dewan penasihat (steering commitee) bagi perencanaan sistem.

•

Menetapkan keseluruhan tujan dan kendala informasi startegis.

•

Mengembangkan sebuah rencana sistem informasi yang strategis.

•

Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagian-bagian wilayah tertentu dalam organisisi untuk menjadi fokus pengembangan sistem.

•

Membuat proposal sistem yang akan berperan sebagai landaan analisis dan desain awal bagi susbsistem tertentu yang akan dikembanagkan.

•

Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai individu yanag akan bekerja dalam proses dan desain awal.

2. Analsis (Analysis) Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan, apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis mengenai pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang dihasilkan dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi (dapat cek di tautan ini). Adapun komponen dari SPI adalah lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, pengawasan (monitoring). dalam tahap aktivitas pengendalian, terdapat pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). Tahap analisis system •

Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasi dari sistem

•

Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem

•

Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan desain sistem.

•

Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan lebih banyak perhatian dalam upaya desain subsekuen.

3. Perancangan (Design) Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS (Database Management System). 4. Implementasi (Implementation) Implementasi sistem adalah proses pemasangan hardware dan software serta membuat SIA dapat berjalan. Prosese ini terdiri dari pengembangan rencan, pengembangan dan pengujian software, mempersiapkan lokasi, memasang dan menguji hardware, memilih dan melatih personal, mengembangkan dokumentasi serta mengiji sistem. Tahap Implementasi : 

 

Membuat rencana dan pengendalain untuk implementasi Menguraikan proyek keberbagai tahapan Anggaran khusus yang dapat diaplikasikan disetiap tahap Waktu pelaksanaan tertentu yang dapat diaplikasikan di setiap tahap proyek Melakukan aktivitas implementasi, Pelatihan karyawan. Mendapatkan dan memasang komputer baru, Rincian desain system, Konversi file, Operasi pengujian Mengevaluasi sistem baru, Memastikan bahwa sistem baru beroperasisesuai dengan yang direncanakan

P3 Metode Pencatatan Akuntansi 1. Cash basis merupakan proses pencatatan transaksi akuntansi, di mana transaksi dicatat pada saat menerima kas atau pada saat mengeluarkan kas. Tahapan : Pengakuan pendapatan  Menerima pembayaran secara kas.  Kurang penting kapan munculnya hak untuk menagih.  metode penghapusan piutang secara langsung dan tidak mengenal adanya estimasi piutang tak tertagih. Pengakuan biaya  Dilakukan pembayaran secara kas  Metode cash basis sekarang ini sudah mulai ditinggalkan  Usaha-usaha tertentu masih ada yang menggunakan cash basis seperti toko, warung, mall (retail), dan praktek kaum spesialis seperti dokter, pedagang informal, panti pijat. 2. Metode Akrual Basis adalah proses pencatatan transaksi akuntansi dimana transaksi dicatat pada saat sedang terjadi, meskipun belum menerima ataupun mengeluarkan kas. Tahapan : Pengakuan pendapatan  Perusahaan mempunyai hak untuk melakukan penagihan dari hasil kegiatan perusahaan.  Adanya estimasi piutang tak tertagih, sebab penghasilan sudah diakui meskipun kas belum diterima. Pengakuan biaya  Pengakuan biaya dilakukan pada saat kewajiban membayar sudah terjadi.  Era bisnis, perusahaan selalu dituntut untuk senantiasa menggunakan konsep akrual basis.  Memberikan transparansi dan akuntabilitas laporan keuangan kepada pemilik modal perusahaan. Formulir (Form)  Sistem akuntansi = Organisasi FORMULIR, CATATAN, & LAPORAN yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yg dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. FORMULIR adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi