Riesgos Y Oportunidades De Ti. 04-02
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FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA
TEMA:
“RIESGOS Y OPORTUNIDADES DE LA TECNOLOGIA DE INFORMACION”
CÁTEDRA:
Sistemas Contables Computacionales
CATEDRÁTICO:
Licda. Elsy Guadalupe Monje
INTEGRANTES: Guevara Campos, Maria José
GC04034
Ramos Juarez, Maria Esmeralda
RJ03001
Vásquez Santana, Blanca Margarita
VS04004
Perez Rivas, Francisco Giovanni
PR04012
GRUPO TEORICO:
04
GRUPO DE TRABAJO 02 LOS PROGRAMADORES CIUDAD UNIVERSITARIA, 08 DE MAYO DE 2009
Índice
Índice
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
i
Introducción
.
.
.
.
.
.
.
.
.
ii
.
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.
iii
.
.
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.
.
1
.
.
.
.
.
.
2
1.3.Negocios y alineación de TI
.
.
.
.
.
6
1.4.Funciones de TI .
.
.
.
.
9
Objetivo General y Específicos
1. Tecnología de la información TI 1.1.Definición.
.
.
1.2.Recursos y beneficios
.
.
1.5. Preocupaciones en las ediciones en el actual ambiente 1.6.Tendencias de TI
.
.
.
.
.
.
.
10
.
.
.
.
.
.
10
.
.
.
.
.
11
1.7.Riesgos y oportunidades de TI 1.7.1.
Riesgos de TI .
1.7.2.
Riesgos de TI en la empresa
.
.
.
.
11
1.7.3.
Oportunidades de TI .
.
.
.
.
.
14 17
1.8.Caso practico
.
.
.
.
.
.
.
.
.
1.9.Guía de trabajo .
.
.
.
.
.
.
20
Riesgos y Oportunidades de TI
i
Conclusiones Recomendaciones Bibliografía
Introducción
A
medida
que
plataforma
el
capitalismo
global,
aparecen
continua
poniendo
en
procesos
y
relaciones,
marcha
la
estructuras
propias del nuevo milenio, donde el papel de la tecnología de la información, han marcado
la vía hacía la construcción de un nuevo
orden mundial.
Nunca antes las tecnologías de la información habían jugado un papel
tan
decisivo
consideraba
un
lujo
en
el
para
éxito las
de
los
empresas,
negocios.
Si
antes
ahora
un
requisito
es
se
indispensable para su funcionamiento. Siempre que la información sea confiable, completa y ventaja
oportuna, se
podrá convertir
en una
competitiva importante para la empresa.
De esta manera y con finalidades de estudio a continuación se presenta
el
desarrollo
de
un
caso
sobre
los
Riesgos
y
Oportunidades que trae consigo la Tecnología de la Información para las empresas y sobre todo para el profesional de contaduría pública en la actualidad.
Riesgos y Oportunidades de TI
ii
Riesgos y Oportunidades de TI
iii
Objetivo General
•
Conocer sobre la importancia que tiene la tecnología de la información
en
la
carrera
de
contaduría
publica,
su
importancia y sobre todo sus riesgos y ventajas
Objetivos Específicos.
•
Conocer que abarca la tecnología de información para poder utilizarla de manera adecuada en lugar y tiempo.
•
Conocer como es el impacto que tienen las actualizaciones del software contable.
•
Saber como debe de
ser la
alineación que
debe tener
los
negocios y la tecnología de información.
•
Conocer
los
riesgos
que
conlleva
utilizar
sistemas
informáticos, como estos afectan la información contable y que podemos hacer para disminuir estos riesgos.
•
Conocer
las
oportunidades
que
brindan
los
sistemas
informáticos, para poder así hacer una comparación entre los Riesgos y Oportunidades de TI
iii
riesgos
y
oportunidades
para
poder
tomar
decisiones
utilizar o no utilizar los sistemas informáticos.
Riesgos y Oportunidades de TI
iv
si
Sistemas Contables Computarizados
1. Tecnología de la Información TI.
1.1.
Definición.
Tecnología de Información (TI) abarca los medios automáticos para originar, procesar, almacenar y comunicar información e incluye aparatos
de
computadora
grabación, (incluyendo
sistemas
de
componentes
comunicación, de
hardware
sistemas y
por
software
y
datos) y otros aparatos electrónicos. (Párrafo 17, NIA 315).
Definición según IFAC: Tecnología
de
Información
comprende
productos
de
hardware
y
software, procesos de operación de administración de sistemas de información,
y
las
habilidades
para
aplicar
esos
productos
y
procesos a la tarea de producción de información y al desarrollo, administración y control de sistemas de información. (Párrafo 2, Guía Internacional de Educación emitida por IFAC)
1.2.
Recursos y Beneficios. Riesgos y Oportunidades de TI
1
Sistemas Contables Computarizados
5.
1.
Conocimientos
4.
Datos
RECURSO RECURSO DE DE TI TI
Personas
2. Información
3. Infraestruc tura.
Los
Recursos
de
la
TI
son
factores
disponibles,
poseídos
o
controlados por la empresa que le permiten alcanzar sus objetivos. Los recursos son la base de las capacidades, y éstas son la fuente de las ventajas competitivas.
En la actualidad la TI cuenta con los recursos siguientes: Recursos:
Datos:
Conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real.
Registro de transacciones.
Almacenado en dispositivos tecnológicos. Riesgos y Oportunidades de TI
2
Sistemas Contables Computarizados
No tienen significado por sí mismos.
Describen parcialmente la realidad.
No aportan juicios de valor u orientaciones.
La información:
Es un mensaje que va de un emisor hacia un receptor.
Tiene la capacidad de cambiar la percepción del receptor sobre un tema dado.
•
Se transmite por redes formales e informales.
Tiene significado.
Está organizada para un propósito en particular.
Tecnología “no” es información.
La infraestructura:
•
Componentes elementales de los SI.
Los Datos son Materia prima del diseño.
Colección de hechos que son la base de la información.
Las personas
Elemento base y más importante.
Los SI están hechos para las personas.
Usuarios, directivos, técnicos de informática.
Riesgos y Oportunidades de TI
3
Sistemas Contables Computarizados
Personas en un Sistema de tecnología de la Información.
•
Conocimiento:
Componentes elementales de los SI.
Materia prima del diseño.
Colección de hechos que son la base de la información. Las organizaciones tienen capacidad de aprender, gracias a los individuos que las integran.
Riesgos y Oportunidades de TI
4
Sistemas Contables Computarizados
Aprendizaje (Personas) CONOCIMIENTO
NUEVO CONOCIMIENTO
Beneficios: La
TI
proporciona
beneficios
eficiencia para el control
potenciales
interno de
de
efectividad
una entidad
y
porque hace
posible que la misma:
Aplique de manera consistente reglas de negocios predefinidas y realice cálculos complejos al procesar grandes volúmenes de transacciones o datos.
Mejore
la
oportunidad,
disponibilidad
y
exactitud
de
la
información.
Facilite al análisis adicional de información.
Amplíe
la
capacidad
de
monitorear
el
desempeño
de
las
actividades de la entidad y sus políticas y procedimientos.
Reduzca el riesgo de que se burlen los controles.
Aumente la capacidad de lograr una efectiva segregación de deberes
al
implementar
controles
de
seguridad
en
aplicaciones, bases de datos y sistemas de operación.
Riesgos y Oportunidades de TI
5
Sistemas Contables Computarizados
1.3.
Negocios y Alineación de la TI.
Para alinear los recursos de TI y las prioridades de los objetivos comerciales de forma adecuada, hay que vencer algunos desafíos: El personal de TI y el personal administrativo deben comunicarse en el mismo "idioma". servicio
suministrado
Frecuentemente, TI evalúa la calidad del con
fórmulas
simplistas.
Por
ejemplo,
la
medida de la disponibilidad del sistema se expresa en porcentaje de tiempo en actividad por semana o por mes. El problema: El departamento de TI puede
afirmar que
alcanzó sus
objetivos de
disponibilidad
tiempo
el
comercial
al
mismo
que
cliente
se
recupera de una interrupción de la operación de TI que ocurrió en un momento crítico. Al mismo tiempo, los gerentes comerciales de TI participan cada vez más en las decisiones de nuevas inversiones en TI. Sin duda, la alineación
de TI
con las
requiere que los equipos
de cada
parámetros
y
comunicar
de
evaluación
los
resultados.
el
Los
operaciones comerciales
departamento usen
mismo
cálculos
método
de
los mismos
visualizar
realizados
con
y
papel
y
lápiz son demasiado caros en lo que se refiere al tiempo que el personal
gasta,
oportuno.
Los
y
muchas
problemas
veces deben
no
están
listos
solucionarse
en
en el
el
momento
momento
que
ocurren, y no al final de la semana o del mes. La información oportuna sobre el desempeño de la TI en relación con los objetivos comerciales requiere herramientas de automatización sofisticadas.
Evalúe
la
operación
completa,
no
sólo
sus
componentes.
En
el
contexto actual, en que las aplicaciones de negocios consisten en diversos componentes de software de varios proveedores, ya no es suficiente
evaluar
y
ajustar
la
operación
de
cada
componente.
Aunque la operación de cada componente se pueda comprender, los Riesgos y Oportunidades de TI
6
Sistemas Contables Computarizados
objetivos
comerciales
sólo
se
pueden
alcanzar
si
todos
los
componentes interactúan correctamente. Las
herramientas
tradicionales
proporcionan
una
visión
de
cada
componente aisladamente, y ayudan a administrar el portafolio de proyectos de TI. Pero los departamentos de TI deben tener una visión completa de la aplicación, e informar sobre el desempeño con
términos
que
tanto
el
personal
de
TI
como
el
personal
administrativo puedan comprender, para que se pueda alinear la TI con las prioridades específicas del negocio.
Integre al negocio los recursos de TI necesarios. Es fundamental comprender el impacto de una oscilación de los recursos de TI sobre
los
dedicados
resultados a
una
significativa comerciales
en
se
del
negocio:
operación los
verán
¿El
comercial
resultados afectados
del
si
aumento
de
traerá
una
negocio?
se
¿Los
disminuyen
recursos mejora
resultados
los
recursos?
¿Cuánto cuesta el soporte para cada operación comercial? El departamento de TI debe comprender totalmente cómo los períodos críticos afectan a los negocios para saber cómo asignar recursos y establecer prioridades, concentrándose en los períodos y procesos esenciales
para
el
negocio.
Debido
a
la
complejidad
de
las
aplicaciones de la actualidad, los cálculos simplistas de costos e impacto
ya
no
son
suficientes.
Se
necesitan
herramientas
sofisticadas para evaluar el desempeño de TI con relación a los resultados
comerciales,
y
se
requiere
un
cálculo
preciso
impacto de los cambios en la asignación de recursos.
Riesgos y Oportunidades de TI
7
del
Sistemas Contables Computarizados
La solución estratégica
La principal forma de vencer estos desafíos es a través de la alineación,
automatización
y
optimización.
El
uso
eficiente
de
parámetros de evaluación del negocio es fundamental para obtener éxito.
Las
prioridades
de
TI
deben
estar
en
sintonía
con
los
requisitos del negocio, lo que incluye evaluaciones estratégicas, monitoreo e indicadores de desempeño. Una estrategia exitosa de negocios
y
TI
debe
incluir
los
siguientes
10
elementos,
fundamentales desde el punto de vista de la TI y del negocio:
Mostrar cómo los recursos se están abordando para mejorar el desempeño operativo, minimizar el impacto en los negocios y maximizar los beneficios del negocio con inversiones de TI.
Crear
visibilidad
en
la
infraestructura
que
impulsa
los
negocios, para ayudar a la empresa a comprender cómo los cambios en la inversión de TI en infraestructura y personal pueden afectar la disponibilidad y los niveles de servicio.
Proporcionar a la TI la credibilidad necesaria para trabajar en conjunto con el departamento comercial, posibilitando una discusión
objetiva
y
basada
en
hechos
entre
los
usuarios
internos y el departamento de TI.
Permitir que la TI tenga más influencia en sus relaciones, asociando las inversiones de TI al resultado final.
Equilibrar
el
riesgo
solución/respuesta
del
e
impulsar
portafolio
de
los
tiempos
servicios
de
para
la
disminuir
el
realización de servicios de producción comercial.
Concentrarse
en
las
actividades
de
TI
para
impacto en los negocios.
Impulsar el desempeño por todos los silos de TI sin cambiar la organización.
Permitir que los gerentes identifiquen cómo se puede aumentar la eficiencia y reequilibren los recursos. Riesgos y Oportunidades de TI
8
Sistemas Contables Computarizados
Proporcionar inteligente
la o
capacidad
justificar
de
los
cortar
aumentos
costos de
de
gastos
forma
según
el
impacto en los negocios.
Discutir con los usuarios el valor del servicio, el impacto del servicio y finalmente el costo de los niveles de calidad de servicio.
1.4.
Funciones
de
TI.
Las TIC han creado un gran impacto en el funcionamiento de las organizaciones e incluso han alterado su propia estructura. Las TIC
generan
diversos
efectos,
dependiendo
de
la
función
que
desempeñen en el seno de la organización. El uso masivo
de las TIC
organizaciones
se ha generalizado. La capacidad de definición y
gestión
de
una
estrategia
en el funcionamiento diario de las TIC
acorde
con
los
objetivos
y
la
estructura organizativa de una organización, se ha transformado en una obligación inexcusable para su personal directiva. Este se enfrenta formación
a
una y
la
tarea
para
adquirida
la en
que su
no
ha
recibido
experiencia
suficiente
profesional
es
generalmente contradictoria. La gestión diaria de los elementos
tecnológicos
también crea en
el usuario una extraña sensación; puede dedicar largas horas a analizar
y discutir aspectos de las políticas de la TI que el
tiempo demostrara que eran absolutamente irrelevantes al mismo tiempo que un especialista o mando intermedio
y descubrir tomo en su
momento decisiones muy significativas en el área de sistemas de información.
Riesgos y Oportunidades de TI
9
Sistemas Contables Computarizados
1.5.
Preocupaciones de las ediciones en el actual ambiente.
a. El Proceso generador de innovaciones es mucho más complejo de lo que ha venido considerándose en el pasado.
b. El desarrollo tecnológico al que estamos asistiendo es tan profundo y tan rápido que la autarquía tecnológica, ya sea a nivel de la empresa o a nivel del país, es suicida.
c. Globalización de las actividades económicas.
1.6.
Tendencias de la TI.
Un nuevo mundo esta tomando forma en este milenio. Hasta hace algunos años, la TI fue utilizada
para ayudar a administrar los
costos de los activos físicos
y los recursos financieros humanos.
Surgieron sistemas aislados
en esta
muchos
de
ellos
apoyados
por
la
área de
tecnología
la organización, de
los
computadores, que en esencia más eficiente y optima cada uno de los trabajadores tecnología
de
conceptualizar
la el
información trabajo
provocando el nacimiento
primeros
la labor de
de la empresa. Hoy los avances de la han
creado
dentro
una
de
las
de nuevas estructuras
nueva
forma
de
organizaciones, organizacionales
más acorde con los nuevos retos competitivos.
Riesgos y Oportunidades de TI
10
Sistemas Contables Computarizados
1.7.
Riesgos y Oportunidades de TI.
1.7.1.
Riegos de
Los beneficios
TI.
de esta revolución no están distribuidos de manera
equitativa , junto con el crecimiento de la TI ha surgido un nuevo tipo
de
pobreza,
información,
que
separa
dividiendo
los
los
países
educandos
en
de
los
desarrollo
de
analfabetos,,
la los
ricos de los pobres, los jóvenes de los viejos, y existen los ricos y los pobres tecnológicos.
Otros Riesgos pueden ser: Falta de privacidad. Aislamiento. Fraude. Aumento del desempleo.
1.7.2. Riesgos de
La
TI
presenta
TI en la Empresa.
riesgos
específicos
al
control
interno
de
una
entidad, incluyendo los siguientes:
•
Dependencia de sistemas o programas que procesen los datos de una manera no exacta o que procesen datos no exactos, o ambas cosas.
•
Acceso no autorizado
a datos
destrucción de datos
o cambios
incluyendo
el
registro
de
que pueden
dar como
no apropiados
transacciones
Riesgos y Oportunidades de TI
no
resultado
a los
mismos,
autorizadas 11
o
Sistemas Contables Computarizados
inexistentes,
o
registro
inexacto
de
transacciones.
Pueden
surgir registros particulares cuando múltiples usuarios tienen acceso a una base de datos común.
•
La posibilidad de que personal de TI obtenga privilegios de acceso más allá de los necesarios para desempeñar sus deberes asignados,
faltando,
por
lo
tanto,
a
la
segregación
de
funciones.
•
Cambios no autorizados a datos en los archivos maestros.
•
Cambios no autorizados a sistemas o programas.
•
Dejar de hacer los cambios necesarios a sistemas o programas.
•
Intervención manual inapropiada.
•
Potencial pérdida de datos o incapacidad de acceder a los datos según se requiere.
Efectos De Ti En La Profesión Contable De manera no limitativa ni exhaustiva, la siguiente es una lista de algunos efectos de la TI en la profesión contable:
1.
La TI ha cambiado el ambiente competitivo de la Contaduría,
ya sea eliminando algunas tareas que fueron dominio exclusivo de los contadores o reduciendo su atractivo económico. Por ejemplo:
a. La contabilidad y el desarrollo de sistemas contables son funciones
exclusivas
embargo,
actualmente,
de
los el
contadores
software
de
profesionales.
Sin
contabilidad
pre-
empaquetado, económico y fácil de usar, está reduciendo la
Riesgos y Oportunidades de TI
12
Sistemas Contables Computarizados
demanda de esas actividades o facilitando que no-contadores ofrezcan esos servicios.
b. La elaboración de declaraciones de impuestos también eran realizadas exclusivamente por contadores. Hoy, software preempaquetado económico y fácil de usar, está reduciendo la demanda
de
servicios
de
preparación
de
declaraciones
tributarias. La experticia profesional en impuestos que hace un
tiempo
fue
dominio
Contaduría Pública
privado
del
profesional
de
la
crecientemente está siendo incluida en
esos mismos paquetes tributarios, reduciendo igualmente la demanda por tales servicios.
c. Como consecuencia de la automatización de los registros de negocios
y
dada
la
disponibilidad
de
herramientas
de
auditoría asistida por computadora, se está reduciendo la demanda
actividades
de
auditoría,
como
el
análisis
y
la
documentación del trabajo.
2.
Habitualmente
las
entidades
multinacionales
colocan
en
Internet sus estados financieros y su forma, contenido y propósito son
a
veces
diferentes
a
las
acostumbradas
por
el
Contador
Público.
3. tipo
La oportunidad con que presentan los estados financieros y el de
información
que
estos
contienen
(histórica),
no
es
coherente con tanta información disponible en tiempo real respecto al
desempeño
cuestionamientos
de
las
por
empresas,
parte
de
los
lo
cual
usuarios,
podría en
ocasionar
cuanto
a
utilidad. Riesgos y Oportunidades de TI
13
su
Sistemas Contables Computarizados
La automatización implica que el auditor, en el entendimiento de la entidad y su entorno,
debe considerar además de los riesgos de
representación
de
errónea
importancia
relativa,
el
riesgo
tecnológico al que está expuesta la entidad que ha contratado sus servicios profesionales.
La automatización de tareas contables implica que se requieren menos Contadores, debido a que las computadoras realizan buena parte del trabajo que antes hacían los asistentes de auditoría.
La
TI
ha
proliferado
el
uso
de
Sistemas
de
Información
Computarizados (SIC) en las empresas, lo que hace necesario que el funcionamiento
y
la
seguridad
de
tales
aplicaciones
sean
revisadas; sin embargo, la Auditoría de Sistemas es ejercida por profesionales en informática: Ingenieros en Sistemas o Licenciados en Ciencias de la computación, quiénes hacen menos trabajo, tienen horarios de trabajo más holgados, reciben una mejor remuneración y muchas
veces
ocupan
cargos
de
jefatura;
todo
esto,
sin
haber
estudiado auditoría y sin que se les exija para hacer el trabajo.
1.7.3.
Oportunidades de TI.
La TI puede ofrecer a la empresa las oportunidades de:
1-
Reducción de Costos: El uso más típico de la informática es su aplicación en reducir el tiempo y costo en la realización de tareas rutinarias, repetitivas, de poco valor para la empresa,
Riesgos y Oportunidades de TI
14
Sistemas Contables Computarizados
que
requiere
un
tiempo
considerable
para
efectuarse
manualmente y que puedan estar sujetas a muchos errores.
Las
herramientas
informáticas
actuales
nos
permiten
poder
automatizar procesos como la nómina, contabilidad general, cuentas por
cobrar,
cuentas
por
pagar,
conciliaciones
bancarias,
entre
otros. Ello no solo puede ser ejecutado con menos personal, sino que además aportan un conocimiento en
materia física,
legal y
contable, que contribuye a reducir el tiempo de entrenamiento y el costo del personal que opera estos sistemas.
2-
Aumentar
la
aplicación
rentabilidad de
automatizar
la
de
las
informática
procesos
más
operaciones:
son
las
relacionados
que
con
Otro
nos
las
tipo
permiten
operaciones
sustantivas de las empresas, tales como el ciclo comercial de facturación, cuentas por cobrar, inventarios, contabilidad y análisis de venta.
Un
software
integrado
elaborar una factura cuenta
por
cobrar
de
administración
comercial
hace
posible
y automáticamente realizar el registro de la
del
cliente;
dar
de
baja
al
inventario
los
artículos facturados y contabilizar toda la operación. Este ciclo además de reducir tiempo y costo, permite llevar una seria de estadísticas
e indicadores que nos dicen como se comporta el
negocio. Con
el
análisis
comportan
la
de
esta
recuperación
información, de
la
podemos
cartera,
saber
los
como
niveles
se de
inventario, esta información se traduce en una acertada toma de decisiones.
Riesgos y Oportunidades de TI
15
Sistemas Contables Computarizados
3- Control de las Operaciones: Con sistemas integrados manejo
de
decisiones
indicadores y
comerciales
adecuar
el
pueden
comportamiento
y un buen
tomarse
del
mejores
negocio
a
las
situaciones de mercado
4-
Aumentar
la
capacidad
de
comunicación:
La
TI
han
ido
convergiendo en un punto: la telemática. Hoy en día es posible interconectar las computadoras de la empresa en una red, que incluya
no
solo
los
equipos
situados
en
una
localización
física de la empresa, sino interconectar todas las oficinas, sucursales, almacenes y aun las computadoras portátiles. 5- Reducir el tiempo de llevar un producto al mercado: 6- Crear nuevas oportunidades de negocios. 7- Acercar al cliente a la empresa 8- Acercar a los proveedores a la empresa 9- Conocer mejor a los clientes. 10- Contar con el poder de la información.
Oportunidades de TI para la profesión contable.
Los efectos que TI tiene en la profesión contable, brindan también oportunidad
de
expansión,
a
los
servicios
ofrecidos
por
contadores. Algunos ejemplos de nuevos servicios a ofrecer son: –
Auditoría de Sistemas
–
Evaluación de Sitios WEB
Riesgos y Oportunidades de TI
16
los
Sistemas Contables Computarizados
1.8.
Caso Práctico.
La Empresa “A, S.A. de C.V.” cuenta con un sistema de Cuentas por Cobrar
obsoleto,
el
cual
contables, quienes de forma
es
controlado
manual realizan
por
2
auxiliares
el control
de las
cuentas por cobrar, supervisados por el Contador General de la Empresa. A menudo se presentan errores en cuanto a la actualización de los saldos de cada cliente, asimismo la generación de algún reporte, es cosa complicada y consume cantidad de tiempo increíble.
La empresa difícilmente puede tener información contable, de las cuentas que se adeudan debido ya que no se cuenta con un sistema informático avanzado.
Con la finalidad de contribuir al desarrollo tecnológico de la compañía, TCY, Redes y Tecnologías de la Información ha ofrecido un
sistema
avanzado
de
control
de
cuentas
por
cobrar
a
la
compañía; el cual es capaz de dar seguimiento a los clientes que han realizado comprar al crédito y que deben a la fecha. Cada factura genera una cuenta por cobrar.
Este sistema de cuentas por cobrar registra cada factura en un archivo
maestro
que
también
contiene
información
sobre
cada
cliente, incluyendo su capacidad crediticia. El sistema también da seguimiento a todas las facturas cobradas y puede producir una diversidad
de
informes
de
egresos,
tanto
impresos
como
en
computadora, para ayudar a la empresa a cobrar las facturas.
Riesgos y Oportunidades de TI
17
la
Sistemas Contables Computarizados
Además el sistema tiene acceso a consultas online, entre ellas Estados de cuentas, Capacidad Crediticia
e Historial de Pagos
de
cada cliente.
DATOS DE LA FACTURA
AL LIBRO MAYOR
SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR
ARCHIV O MAESTR O
INFORME DE CUENTAS POR COBRAR
CONSUL TA EN LINEA
1. ¿Considera factible que la Compañía adquiera este sistema de Cuentas por cobrar? Si
_______
NO__________
¿Porque? Para que la compañía sea más competente ante las demás,
si
adquiere
este
sistema
tendrá
la
oportunidad
de
accesar al mundo avanzado de la tecnología y de esta manera lograr mejor sus objetivos.
Riesgos y Oportunidades de TI
18
Sistemas Contables Computarizados
2. ¿Consideras que el sistema obsoleto que tiene la empresa “A, tiene algún impacto en los Estados Financieros?
3. ¿Que riesgos tiene la empresa al no adquirir este sistema de Cuentas Por cobrar? Corre
el
riesgo
de
perder
clientes,
de
no
vender
sus
productos y a lo mejor de no recuperar las cuentas por cobrar por no tener un eficaz informe de ellas.
4. ¿Que oportunidades consideras tendrá la empresa al adquirir un nuevo sistema de cuentas por cobrar? Tendrá la oportunidad de insertarse a un nuevo mercado, donde compiten
los
grandes,
los
que
están
en
la
era
de
las
tecnologías, de accesar a mejores ingresos entre más te ves más vendes.
5. Enlista
los
Riesgos
que
anteriormente
se
mencionaron
que
consideres se dan en este caso. a. Disminución en los puestos de trabajo b. Inversión en los hardware c. Riesgo de perdida de información d. No implementar las políticas y procedimientos adecuados para el desarrollo de las actividades
Riesgos y Oportunidades de TI
19
Sistemas Contables Computarizados
6. Menciona que oportunidades tendrá la empresa de acuerdo a lo que se menciono de las ventajas que ofrece la TI a. Disminución de Costos b. Información en tiempo oportuno c. Estados
de
cuentas
de
clientes
actualizados
lo
que
significa clientes satisfechos con la información d. Se detectan errores mas rápido y pueden ser corregido con brevedad
GUIA DE ESTUDIO DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES DE TI.
1.
¿Qué es la Tecnología de Información?
2.
De una definición de tecnología de información según la IFAC
3.
¿Cuáles son los recursos de la tecnología de información?
4.
¿Cuáles son las preocupaciones de las en el ambiente actual?
5.
¿Cuáles
son
las
oportunidades
de
la
tecnología
de
la
información en una empresa?
Caso practico: La Empresa “EL MANTIAL , S.A. de C.V.” cuenta con un sistema de Inventario
desactualizado, el cual es controlado por 3 auxiliares
contables, quienes de forma
manual realizan
el control
de los
inventarios.
Riesgos y Oportunidades de TI
20
Sistemas Contables Computarizados
La empresa se le hace muy difícil
tener información actualizada,
de los inventarios.
Para el desarrollo tecnológico de la empresa, Se a comprado un sistema
informático
a
COMPUTER
DATA
SYSTEM
de
control
de
Inventarios; el cual es capaz de registrar las compras y ventas del mes y para llevar un mejor control del inventario que se compra y se vende.
Este sistema de inventarios registra cada factura en un archivo maestro que también contiene información sobre cada cliente, si la compra fue al contado o al reporte
de
las
compras
y
crédito.
ventas
para
El sistema
también
el
IVA
uso
de
y
da puede
producir una diversidad de reportes, tanto impresos como en la computadora, para ayudar a la empresa a un buen control interno. ¿Cuáles
son
los
riesgos
y
oportunidades
de
tecnología
información que tiene este sistema?
Riesgos y Oportunidades de TI
21
de
Sistemas Contables Computarizados
Conclusiones.
Los
Contadores
Auditoría
e
Públicos, Impuestos,
además
de
aprender
deben
adquirir
Contabilidad,
conocimientos
y
desarrollar habilidades de TI, ya que es una exigencia de IFAC y lo es laboralmente también.
Los
Contadores
Públicos
deben
especializarse
en
TI
o
continuarán perdiendo terreno laboral.
Las
Universidades
pueden
contribuir
a
la
formación
de
Contadores Públicos, con conocimientos y habilidades de TI, de las siguientes formas: o
Modificando los planes de estudio, adecuándolos a los requerimientos
de
la
Guía
emitida
por
IFAC
y
a
los
avances tecnológicos actuales. o
Ofreciendo post grados de TI.
Las gremiales contables y el Consejo de Vigilancia de la Profesión
de
contribuir
a
conocimientos autorizando,
Contaduría
Pública
la
formación
y
habilidades
respectivamente,
de
y
Auditoría
Contadores de
TI,
,
pueden
Públicos
con
desarrollando
capacitaciones
y
(diplomados,
seminarios, talleres) sobre TI, como parte de la educación continuada exigida anualmente.
Riesgos y Oportunidades de TI
22
Sistemas Contables Computarizados
Recomendación
Después de haber conocido y estudiado la tecnología de la información, nuestra recomendación es que en este nuevo mundo lleno de tecnología las empresas deben de estar a la vanguardia de toda la tecnología para poder ser competitivos en el mercado tanto nacional como internacional.
Así mismo, recomendamos que dicha tecnología sea utilizada para el beneficio de la empresa y su entorno, en otras palabras que sea utilizada para generar oportunidades a la sociedad.
Riesgos y Oportunidades de TI
23
Sistemas Contables Computarizados
BIBLIOGRAFIA
ℜ
www.itgi.com Governance Institute Foro “
ℜ
www.reddecontadorespublicos.com
ℜ
www.ifac.com
ℜ
Alineación de TI. Autora: Lic. Lorena Elizabeth Guzmán Rodríguez
ℜ
Guía
Internacional
de
Educación
N.°
9,
>,
de
IFAC,
Federación Internacional de Contables
Riesgos y Oportunidades de TI
24
la
TEMA:
“RIESGOS Y OPORTUNIDADES DE LA TECNOLOGIA DE INFORMACION”
CÁTEDRA:
Sistemas Contables Computacionales
CATEDRÁTICO:
Licda. Elsy Guadalupe Monje
INTEGRANTES: Guevara Campos, Maria José
GC04034
Ramos Juarez, Maria Esmeralda
RJ03001
Vásquez Santana, Blanca Margarita
VS04004
Perez Rivas, Francisco Giovanni
PR04012
GRUPO TEORICO:
04
GRUPO DE TRABAJO 02 LOS PROGRAMADORES CIUDAD UNIVERSITARIA, 08 DE MAYO DE 2009
Índice
Índice
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
i
Introducción
.
.
.
.
.
.
.
.
.
ii
.
.
.
.
.
.
iii
.
.
.
.
.
1
.
.
.
.
.
.
2
1.3.Negocios y alineación de TI
.
.
.
.
.
6
1.4.Funciones de TI .
.
.
.
.
9
Objetivo General y Específicos
1. Tecnología de la información TI 1.1.Definición.
.
.
1.2.Recursos y beneficios
.
.
1.5. Preocupaciones en las ediciones en el actual ambiente 1.6.Tendencias de TI
.
.
.
.
.
.
.
10
.
.
.
.
.
.
10
.
.
.
.
.
11
1.7.Riesgos y oportunidades de TI 1.7.1.
Riesgos de TI .
1.7.2.
Riesgos de TI en la empresa
.
.
.
.
11
1.7.3.
Oportunidades de TI .
.
.
.
.
.
14 17
1.8.Caso practico
.
.
.
.
.
.
.
.
.
1.9.Guía de trabajo .
.
.
.
.
.
.
20
Riesgos y Oportunidades de TI
i
Conclusiones Recomendaciones Bibliografía
Introducción
A
medida
que
plataforma
el
capitalismo
global,
aparecen
continua
poniendo
en
procesos
y
relaciones,
marcha
la
estructuras
propias del nuevo milenio, donde el papel de la tecnología de la información, han marcado
la vía hacía la construcción de un nuevo
orden mundial.
Nunca antes las tecnologías de la información habían jugado un papel
tan
decisivo
consideraba
un
lujo
en
el
para
éxito las
de
los
empresas,
negocios.
Si
antes
ahora
un
requisito
es
se
indispensable para su funcionamiento. Siempre que la información sea confiable, completa y ventaja
oportuna, se
podrá convertir
en una
competitiva importante para la empresa.
De esta manera y con finalidades de estudio a continuación se presenta
el
desarrollo
de
un
caso
sobre
los
Riesgos
y
Oportunidades que trae consigo la Tecnología de la Información para las empresas y sobre todo para el profesional de contaduría pública en la actualidad.
Riesgos y Oportunidades de TI
ii
Riesgos y Oportunidades de TI
iii
Objetivo General
•
Conocer sobre la importancia que tiene la tecnología de la información
en
la
carrera
de
contaduría
publica,
su
importancia y sobre todo sus riesgos y ventajas
Objetivos Específicos.
•
Conocer que abarca la tecnología de información para poder utilizarla de manera adecuada en lugar y tiempo.
•
Conocer como es el impacto que tienen las actualizaciones del software contable.
•
Saber como debe de
ser la
alineación que
debe tener
los
negocios y la tecnología de información.
•
Conocer
los
riesgos
que
conlleva
utilizar
sistemas
informáticos, como estos afectan la información contable y que podemos hacer para disminuir estos riesgos.
•
Conocer
las
oportunidades
que
brindan
los
sistemas
informáticos, para poder así hacer una comparación entre los Riesgos y Oportunidades de TI
iii
riesgos
y
oportunidades
para
poder
tomar
decisiones
utilizar o no utilizar los sistemas informáticos.
Riesgos y Oportunidades de TI
iv
si
Sistemas Contables Computarizados
1. Tecnología de la Información TI.
1.1.
Definición.
Tecnología de Información (TI) abarca los medios automáticos para originar, procesar, almacenar y comunicar información e incluye aparatos
de
computadora
grabación, (incluyendo
sistemas
de
componentes
comunicación, de
hardware
sistemas y
por
software
y
datos) y otros aparatos electrónicos. (Párrafo 17, NIA 315).
Definición según IFAC: Tecnología
de
Información
comprende
productos
de
hardware
y
software, procesos de operación de administración de sistemas de información,
y
las
habilidades
para
aplicar
esos
productos
y
procesos a la tarea de producción de información y al desarrollo, administración y control de sistemas de información. (Párrafo 2, Guía Internacional de Educación emitida por IFAC)
1.2.
Recursos y Beneficios. Riesgos y Oportunidades de TI
1
Sistemas Contables Computarizados
5.
1.
Conocimientos
4.
Datos
RECURSO RECURSO DE DE TI TI
Personas
2. Información
3. Infraestruc tura.
Los
Recursos
de
la
TI
son
factores
disponibles,
poseídos
o
controlados por la empresa que le permiten alcanzar sus objetivos. Los recursos son la base de las capacidades, y éstas son la fuente de las ventajas competitivas.
En la actualidad la TI cuenta con los recursos siguientes: Recursos:
Datos:
Conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real.
Registro de transacciones.
Almacenado en dispositivos tecnológicos. Riesgos y Oportunidades de TI
2
Sistemas Contables Computarizados
No tienen significado por sí mismos.
Describen parcialmente la realidad.
No aportan juicios de valor u orientaciones.
La información:
Es un mensaje que va de un emisor hacia un receptor.
Tiene la capacidad de cambiar la percepción del receptor sobre un tema dado.
•
Se transmite por redes formales e informales.
Tiene significado.
Está organizada para un propósito en particular.
Tecnología “no” es información.
La infraestructura:
•
Componentes elementales de los SI.
Los Datos son Materia prima del diseño.
Colección de hechos que son la base de la información.
Las personas
Elemento base y más importante.
Los SI están hechos para las personas.
Usuarios, directivos, técnicos de informática.
Riesgos y Oportunidades de TI
3
Sistemas Contables Computarizados
Personas en un Sistema de tecnología de la Información.
•
Conocimiento:
Componentes elementales de los SI.
Materia prima del diseño.
Colección de hechos que son la base de la información. Las organizaciones tienen capacidad de aprender, gracias a los individuos que las integran.
Riesgos y Oportunidades de TI
4
Sistemas Contables Computarizados
Aprendizaje (Personas) CONOCIMIENTO
NUEVO CONOCIMIENTO
Beneficios: La
TI
proporciona
beneficios
eficiencia para el control
potenciales
interno de
de
efectividad
una entidad
y
porque hace
posible que la misma:
Aplique de manera consistente reglas de negocios predefinidas y realice cálculos complejos al procesar grandes volúmenes de transacciones o datos.
Mejore
la
oportunidad,
disponibilidad
y
exactitud
de
la
información.
Facilite al análisis adicional de información.
Amplíe
la
capacidad
de
monitorear
el
desempeño
de
las
actividades de la entidad y sus políticas y procedimientos.
Reduzca el riesgo de que se burlen los controles.
Aumente la capacidad de lograr una efectiva segregación de deberes
al
implementar
controles
de
seguridad
en
aplicaciones, bases de datos y sistemas de operación.
Riesgos y Oportunidades de TI
5
Sistemas Contables Computarizados
1.3.
Negocios y Alineación de la TI.
Para alinear los recursos de TI y las prioridades de los objetivos comerciales de forma adecuada, hay que vencer algunos desafíos: El personal de TI y el personal administrativo deben comunicarse en el mismo "idioma". servicio
suministrado
Frecuentemente, TI evalúa la calidad del con
fórmulas
simplistas.
Por
ejemplo,
la
medida de la disponibilidad del sistema se expresa en porcentaje de tiempo en actividad por semana o por mes. El problema: El departamento de TI puede
afirmar que
alcanzó sus
objetivos de
disponibilidad
tiempo
el
comercial
al
mismo
que
cliente
se
recupera de una interrupción de la operación de TI que ocurrió en un momento crítico. Al mismo tiempo, los gerentes comerciales de TI participan cada vez más en las decisiones de nuevas inversiones en TI. Sin duda, la alineación
de TI
con las
requiere que los equipos
de cada
parámetros
y
comunicar
de
evaluación
los
resultados.
el
Los
operaciones comerciales
departamento usen
mismo
cálculos
método
de
los mismos
visualizar
realizados
con
y
papel
y
lápiz son demasiado caros en lo que se refiere al tiempo que el personal
gasta,
oportuno.
Los
y
muchas
problemas
veces deben
no
están
listos
solucionarse
en
en el
el
momento
momento
que
ocurren, y no al final de la semana o del mes. La información oportuna sobre el desempeño de la TI en relación con los objetivos comerciales requiere herramientas de automatización sofisticadas.
Evalúe
la
operación
completa,
no
sólo
sus
componentes.
En
el
contexto actual, en que las aplicaciones de negocios consisten en diversos componentes de software de varios proveedores, ya no es suficiente
evaluar
y
ajustar
la
operación
de
cada
componente.
Aunque la operación de cada componente se pueda comprender, los Riesgos y Oportunidades de TI
6
Sistemas Contables Computarizados
objetivos
comerciales
sólo
se
pueden
alcanzar
si
todos
los
componentes interactúan correctamente. Las
herramientas
tradicionales
proporcionan
una
visión
de
cada
componente aisladamente, y ayudan a administrar el portafolio de proyectos de TI. Pero los departamentos de TI deben tener una visión completa de la aplicación, e informar sobre el desempeño con
términos
que
tanto
el
personal
de
TI
como
el
personal
administrativo puedan comprender, para que se pueda alinear la TI con las prioridades específicas del negocio.
Integre al negocio los recursos de TI necesarios. Es fundamental comprender el impacto de una oscilación de los recursos de TI sobre
los
dedicados
resultados a
una
significativa comerciales
en
se
del
negocio:
operación los
verán
¿El
comercial
resultados afectados
del
si
aumento
de
traerá
una
negocio?
se
¿Los
disminuyen
recursos mejora
resultados
los
recursos?
¿Cuánto cuesta el soporte para cada operación comercial? El departamento de TI debe comprender totalmente cómo los períodos críticos afectan a los negocios para saber cómo asignar recursos y establecer prioridades, concentrándose en los períodos y procesos esenciales
para
el
negocio.
Debido
a
la
complejidad
de
las
aplicaciones de la actualidad, los cálculos simplistas de costos e impacto
ya
no
son
suficientes.
Se
necesitan
herramientas
sofisticadas para evaluar el desempeño de TI con relación a los resultados
comerciales,
y
se
requiere
un
cálculo
preciso
impacto de los cambios en la asignación de recursos.
Riesgos y Oportunidades de TI
7
del
Sistemas Contables Computarizados
La solución estratégica
La principal forma de vencer estos desafíos es a través de la alineación,
automatización
y
optimización.
El
uso
eficiente
de
parámetros de evaluación del negocio es fundamental para obtener éxito.
Las
prioridades
de
TI
deben
estar
en
sintonía
con
los
requisitos del negocio, lo que incluye evaluaciones estratégicas, monitoreo e indicadores de desempeño. Una estrategia exitosa de negocios
y
TI
debe
incluir
los
siguientes
10
elementos,
fundamentales desde el punto de vista de la TI y del negocio:
Mostrar cómo los recursos se están abordando para mejorar el desempeño operativo, minimizar el impacto en los negocios y maximizar los beneficios del negocio con inversiones de TI.
Crear
visibilidad
en
la
infraestructura
que
impulsa
los
negocios, para ayudar a la empresa a comprender cómo los cambios en la inversión de TI en infraestructura y personal pueden afectar la disponibilidad y los niveles de servicio.
Proporcionar a la TI la credibilidad necesaria para trabajar en conjunto con el departamento comercial, posibilitando una discusión
objetiva
y
basada
en
hechos
entre
los
usuarios
internos y el departamento de TI.
Permitir que la TI tenga más influencia en sus relaciones, asociando las inversiones de TI al resultado final.
Equilibrar
el
riesgo
solución/respuesta
del
e
impulsar
portafolio
de
los
tiempos
servicios
de
para
la
disminuir
el
realización de servicios de producción comercial.
Concentrarse
en
las
actividades
de
TI
para
impacto en los negocios.
Impulsar el desempeño por todos los silos de TI sin cambiar la organización.
Permitir que los gerentes identifiquen cómo se puede aumentar la eficiencia y reequilibren los recursos. Riesgos y Oportunidades de TI
8
Sistemas Contables Computarizados
Proporcionar inteligente
la o
capacidad
justificar
de
los
cortar
aumentos
costos de
de
gastos
forma
según
el
impacto en los negocios.
Discutir con los usuarios el valor del servicio, el impacto del servicio y finalmente el costo de los niveles de calidad de servicio.
1.4.
Funciones
de
TI.
Las TIC han creado un gran impacto en el funcionamiento de las organizaciones e incluso han alterado su propia estructura. Las TIC
generan
diversos
efectos,
dependiendo
de
la
función
que
desempeñen en el seno de la organización. El uso masivo
de las TIC
organizaciones
se ha generalizado. La capacidad de definición y
gestión
de
una
estrategia
en el funcionamiento diario de las TIC
acorde
con
los
objetivos
y
la
estructura organizativa de una organización, se ha transformado en una obligación inexcusable para su personal directiva. Este se enfrenta formación
a
una y
la
tarea
para
adquirida
la en
que su
no
ha
recibido
experiencia
suficiente
profesional
es
generalmente contradictoria. La gestión diaria de los elementos
tecnológicos
también crea en
el usuario una extraña sensación; puede dedicar largas horas a analizar
y discutir aspectos de las políticas de la TI que el
tiempo demostrara que eran absolutamente irrelevantes al mismo tiempo que un especialista o mando intermedio
y descubrir tomo en su
momento decisiones muy significativas en el área de sistemas de información.
Riesgos y Oportunidades de TI
9
Sistemas Contables Computarizados
1.5.
Preocupaciones de las ediciones en el actual ambiente.
a. El Proceso generador de innovaciones es mucho más complejo de lo que ha venido considerándose en el pasado.
b. El desarrollo tecnológico al que estamos asistiendo es tan profundo y tan rápido que la autarquía tecnológica, ya sea a nivel de la empresa o a nivel del país, es suicida.
c. Globalización de las actividades económicas.
1.6.
Tendencias de la TI.
Un nuevo mundo esta tomando forma en este milenio. Hasta hace algunos años, la TI fue utilizada
para ayudar a administrar los
costos de los activos físicos
y los recursos financieros humanos.
Surgieron sistemas aislados
en esta
muchos
de
ellos
apoyados
por
la
área de
tecnología
la organización, de
los
computadores, que en esencia más eficiente y optima cada uno de los trabajadores tecnología
de
conceptualizar
la el
información trabajo
provocando el nacimiento
primeros
la labor de
de la empresa. Hoy los avances de la han
creado
dentro
una
de
las
de nuevas estructuras
nueva
forma
de
organizaciones, organizacionales
más acorde con los nuevos retos competitivos.
Riesgos y Oportunidades de TI
10
Sistemas Contables Computarizados
1.7.
Riesgos y Oportunidades de TI.
1.7.1.
Riegos de
Los beneficios
TI.
de esta revolución no están distribuidos de manera
equitativa , junto con el crecimiento de la TI ha surgido un nuevo tipo
de
pobreza,
información,
que
separa
dividiendo
los
los
países
educandos
en
de
los
desarrollo
de
analfabetos,,
la los
ricos de los pobres, los jóvenes de los viejos, y existen los ricos y los pobres tecnológicos.
Otros Riesgos pueden ser: Falta de privacidad. Aislamiento. Fraude. Aumento del desempleo.
1.7.2. Riesgos de
La
TI
presenta
TI en la Empresa.
riesgos
específicos
al
control
interno
de
una
entidad, incluyendo los siguientes:
•
Dependencia de sistemas o programas que procesen los datos de una manera no exacta o que procesen datos no exactos, o ambas cosas.
•
Acceso no autorizado
a datos
destrucción de datos
o cambios
incluyendo
el
registro
de
que pueden
dar como
no apropiados
transacciones
Riesgos y Oportunidades de TI
no
resultado
a los
mismos,
autorizadas 11
o
Sistemas Contables Computarizados
inexistentes,
o
registro
inexacto
de
transacciones.
Pueden
surgir registros particulares cuando múltiples usuarios tienen acceso a una base de datos común.
•
La posibilidad de que personal de TI obtenga privilegios de acceso más allá de los necesarios para desempeñar sus deberes asignados,
faltando,
por
lo
tanto,
a
la
segregación
de
funciones.
•
Cambios no autorizados a datos en los archivos maestros.
•
Cambios no autorizados a sistemas o programas.
•
Dejar de hacer los cambios necesarios a sistemas o programas.
•
Intervención manual inapropiada.
•
Potencial pérdida de datos o incapacidad de acceder a los datos según se requiere.
Efectos De Ti En La Profesión Contable De manera no limitativa ni exhaustiva, la siguiente es una lista de algunos efectos de la TI en la profesión contable:
1.
La TI ha cambiado el ambiente competitivo de la Contaduría,
ya sea eliminando algunas tareas que fueron dominio exclusivo de los contadores o reduciendo su atractivo económico. Por ejemplo:
a. La contabilidad y el desarrollo de sistemas contables son funciones
exclusivas
embargo,
actualmente,
de
los el
contadores
software
de
profesionales.
Sin
contabilidad
pre-
empaquetado, económico y fácil de usar, está reduciendo la
Riesgos y Oportunidades de TI
12
Sistemas Contables Computarizados
demanda de esas actividades o facilitando que no-contadores ofrezcan esos servicios.
b. La elaboración de declaraciones de impuestos también eran realizadas exclusivamente por contadores. Hoy, software preempaquetado económico y fácil de usar, está reduciendo la demanda
de
servicios
de
preparación
de
declaraciones
tributarias. La experticia profesional en impuestos que hace un
tiempo
fue
dominio
Contaduría Pública
privado
del
profesional
de
la
crecientemente está siendo incluida en
esos mismos paquetes tributarios, reduciendo igualmente la demanda por tales servicios.
c. Como consecuencia de la automatización de los registros de negocios
y
dada
la
disponibilidad
de
herramientas
de
auditoría asistida por computadora, se está reduciendo la demanda
actividades
de
auditoría,
como
el
análisis
y
la
documentación del trabajo.
2.
Habitualmente
las
entidades
multinacionales
colocan
en
Internet sus estados financieros y su forma, contenido y propósito son
a
veces
diferentes
a
las
acostumbradas
por
el
Contador
Público.
3. tipo
La oportunidad con que presentan los estados financieros y el de
información
que
estos
contienen
(histórica),
no
es
coherente con tanta información disponible en tiempo real respecto al
desempeño
cuestionamientos
de
las
por
empresas,
parte
de
los
lo
cual
usuarios,
podría en
ocasionar
cuanto
a
utilidad. Riesgos y Oportunidades de TI
13
su
Sistemas Contables Computarizados
La automatización implica que el auditor, en el entendimiento de la entidad y su entorno,
debe considerar además de los riesgos de
representación
de
errónea
importancia
relativa,
el
riesgo
tecnológico al que está expuesta la entidad que ha contratado sus servicios profesionales.
La automatización de tareas contables implica que se requieren menos Contadores, debido a que las computadoras realizan buena parte del trabajo que antes hacían los asistentes de auditoría.
La
TI
ha
proliferado
el
uso
de
Sistemas
de
Información
Computarizados (SIC) en las empresas, lo que hace necesario que el funcionamiento
y
la
seguridad
de
tales
aplicaciones
sean
revisadas; sin embargo, la Auditoría de Sistemas es ejercida por profesionales en informática: Ingenieros en Sistemas o Licenciados en Ciencias de la computación, quiénes hacen menos trabajo, tienen horarios de trabajo más holgados, reciben una mejor remuneración y muchas
veces
ocupan
cargos
de
jefatura;
todo
esto,
sin
haber
estudiado auditoría y sin que se les exija para hacer el trabajo.
1.7.3.
Oportunidades de TI.
La TI puede ofrecer a la empresa las oportunidades de:
1-
Reducción de Costos: El uso más típico de la informática es su aplicación en reducir el tiempo y costo en la realización de tareas rutinarias, repetitivas, de poco valor para la empresa,
Riesgos y Oportunidades de TI
14
Sistemas Contables Computarizados
que
requiere
un
tiempo
considerable
para
efectuarse
manualmente y que puedan estar sujetas a muchos errores.
Las
herramientas
informáticas
actuales
nos
permiten
poder
automatizar procesos como la nómina, contabilidad general, cuentas por
cobrar,
cuentas
por
pagar,
conciliaciones
bancarias,
entre
otros. Ello no solo puede ser ejecutado con menos personal, sino que además aportan un conocimiento en
materia física,
legal y
contable, que contribuye a reducir el tiempo de entrenamiento y el costo del personal que opera estos sistemas.
2-
Aumentar
la
aplicación
rentabilidad de
automatizar
la
de
las
informática
procesos
más
operaciones:
son
las
relacionados
que
con
Otro
nos
las
tipo
permiten
operaciones
sustantivas de las empresas, tales como el ciclo comercial de facturación, cuentas por cobrar, inventarios, contabilidad y análisis de venta.
Un
software
integrado
elaborar una factura cuenta
por
cobrar
de
administración
comercial
hace
posible
y automáticamente realizar el registro de la
del
cliente;
dar
de
baja
al
inventario
los
artículos facturados y contabilizar toda la operación. Este ciclo además de reducir tiempo y costo, permite llevar una seria de estadísticas
e indicadores que nos dicen como se comporta el
negocio. Con
el
análisis
comportan
la
de
esta
recuperación
información, de
la
podemos
cartera,
saber
los
como
niveles
se de
inventario, esta información se traduce en una acertada toma de decisiones.
Riesgos y Oportunidades de TI
15
Sistemas Contables Computarizados
3- Control de las Operaciones: Con sistemas integrados manejo
de
decisiones
indicadores y
comerciales
adecuar
el
pueden
comportamiento
y un buen
tomarse
del
mejores
negocio
a
las
situaciones de mercado
4-
Aumentar
la
capacidad
de
comunicación:
La
TI
han
ido
convergiendo en un punto: la telemática. Hoy en día es posible interconectar las computadoras de la empresa en una red, que incluya
no
solo
los
equipos
situados
en
una
localización
física de la empresa, sino interconectar todas las oficinas, sucursales, almacenes y aun las computadoras portátiles. 5- Reducir el tiempo de llevar un producto al mercado: 6- Crear nuevas oportunidades de negocios. 7- Acercar al cliente a la empresa 8- Acercar a los proveedores a la empresa 9- Conocer mejor a los clientes. 10- Contar con el poder de la información.
Oportunidades de TI para la profesión contable.
Los efectos que TI tiene en la profesión contable, brindan también oportunidad
de
expansión,
a
los
servicios
ofrecidos
por
contadores. Algunos ejemplos de nuevos servicios a ofrecer son: –
Auditoría de Sistemas
–
Evaluación de Sitios WEB
Riesgos y Oportunidades de TI
16
los
Sistemas Contables Computarizados
1.8.
Caso Práctico.
La Empresa “A, S.A. de C.V.” cuenta con un sistema de Cuentas por Cobrar
obsoleto,
el
cual
contables, quienes de forma
es
controlado
manual realizan
por
2
auxiliares
el control
de las
cuentas por cobrar, supervisados por el Contador General de la Empresa. A menudo se presentan errores en cuanto a la actualización de los saldos de cada cliente, asimismo la generación de algún reporte, es cosa complicada y consume cantidad de tiempo increíble.
La empresa difícilmente puede tener información contable, de las cuentas que se adeudan debido ya que no se cuenta con un sistema informático avanzado.
Con la finalidad de contribuir al desarrollo tecnológico de la compañía, TCY, Redes y Tecnologías de la Información ha ofrecido un
sistema
avanzado
de
control
de
cuentas
por
cobrar
a
la
compañía; el cual es capaz de dar seguimiento a los clientes que han realizado comprar al crédito y que deben a la fecha. Cada factura genera una cuenta por cobrar.
Este sistema de cuentas por cobrar registra cada factura en un archivo
maestro
que
también
contiene
información
sobre
cada
cliente, incluyendo su capacidad crediticia. El sistema también da seguimiento a todas las facturas cobradas y puede producir una diversidad
de
informes
de
egresos,
tanto
impresos
como
en
computadora, para ayudar a la empresa a cobrar las facturas.
Riesgos y Oportunidades de TI
17
la
Sistemas Contables Computarizados
Además el sistema tiene acceso a consultas online, entre ellas Estados de cuentas, Capacidad Crediticia
e Historial de Pagos
de
cada cliente.
DATOS DE LA FACTURA
AL LIBRO MAYOR
SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR
ARCHIV O MAESTR O
INFORME DE CUENTAS POR COBRAR
CONSUL TA EN LINEA
1. ¿Considera factible que la Compañía adquiera este sistema de Cuentas por cobrar? Si
_______
NO__________
¿Porque? Para que la compañía sea más competente ante las demás,
si
adquiere
este
sistema
tendrá
la
oportunidad
de
accesar al mundo avanzado de la tecnología y de esta manera lograr mejor sus objetivos.
Riesgos y Oportunidades de TI
18
Sistemas Contables Computarizados
2. ¿Consideras que el sistema obsoleto que tiene la empresa “A, tiene algún impacto en los Estados Financieros?
3. ¿Que riesgos tiene la empresa al no adquirir este sistema de Cuentas Por cobrar? Corre
el
riesgo
de
perder
clientes,
de
no
vender
sus
productos y a lo mejor de no recuperar las cuentas por cobrar por no tener un eficaz informe de ellas.
4. ¿Que oportunidades consideras tendrá la empresa al adquirir un nuevo sistema de cuentas por cobrar? Tendrá la oportunidad de insertarse a un nuevo mercado, donde compiten
los
grandes,
los
que
están
en
la
era
de
las
tecnologías, de accesar a mejores ingresos entre más te ves más vendes.
5. Enlista
los
Riesgos
que
anteriormente
se
mencionaron
que
consideres se dan en este caso. a. Disminución en los puestos de trabajo b. Inversión en los hardware c. Riesgo de perdida de información d. No implementar las políticas y procedimientos adecuados para el desarrollo de las actividades
Riesgos y Oportunidades de TI
19
Sistemas Contables Computarizados
6. Menciona que oportunidades tendrá la empresa de acuerdo a lo que se menciono de las ventajas que ofrece la TI a. Disminución de Costos b. Información en tiempo oportuno c. Estados
de
cuentas
de
clientes
actualizados
lo
que
significa clientes satisfechos con la información d. Se detectan errores mas rápido y pueden ser corregido con brevedad
GUIA DE ESTUDIO DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES DE TI.
1.
¿Qué es la Tecnología de Información?
2.
De una definición de tecnología de información según la IFAC
3.
¿Cuáles son los recursos de la tecnología de información?
4.
¿Cuáles son las preocupaciones de las en el ambiente actual?
5.
¿Cuáles
son
las
oportunidades
de
la
tecnología
de
la
información en una empresa?
Caso practico: La Empresa “EL MANTIAL , S.A. de C.V.” cuenta con un sistema de Inventario
desactualizado, el cual es controlado por 3 auxiliares
contables, quienes de forma
manual realizan
el control
de los
inventarios.
Riesgos y Oportunidades de TI
20
Sistemas Contables Computarizados
La empresa se le hace muy difícil
tener información actualizada,
de los inventarios.
Para el desarrollo tecnológico de la empresa, Se a comprado un sistema
informático
a
COMPUTER
DATA
SYSTEM
de
control
de
Inventarios; el cual es capaz de registrar las compras y ventas del mes y para llevar un mejor control del inventario que se compra y se vende.
Este sistema de inventarios registra cada factura en un archivo maestro que también contiene información sobre cada cliente, si la compra fue al contado o al reporte
de
las
compras
y
crédito.
ventas
para
El sistema
también
el
IVA
uso
de
y
da puede
producir una diversidad de reportes, tanto impresos como en la computadora, para ayudar a la empresa a un buen control interno. ¿Cuáles
son
los
riesgos
y
oportunidades
de
tecnología
información que tiene este sistema?
Riesgos y Oportunidades de TI
21
de
Sistemas Contables Computarizados
Conclusiones.
Los
Contadores
Auditoría
e
Públicos, Impuestos,
además
de
aprender
deben
adquirir
Contabilidad,
conocimientos
y
desarrollar habilidades de TI, ya que es una exigencia de IFAC y lo es laboralmente también.
Los
Contadores
Públicos
deben
especializarse
en
TI
o
continuarán perdiendo terreno laboral.
Las
Universidades
pueden
contribuir
a
la
formación
de
Contadores Públicos, con conocimientos y habilidades de TI, de las siguientes formas: o
Modificando los planes de estudio, adecuándolos a los requerimientos
de
la
Guía
emitida
por
IFAC
y
a
los
avances tecnológicos actuales. o
Ofreciendo post grados de TI.
Las gremiales contables y el Consejo de Vigilancia de la Profesión
de
contribuir
a
conocimientos autorizando,
Contaduría
Pública
la
formación
y
habilidades
respectivamente,
de
y
Auditoría
Contadores de
TI,
,
pueden
Públicos
con
desarrollando
capacitaciones
y
(diplomados,
seminarios, talleres) sobre TI, como parte de la educación continuada exigida anualmente.
Riesgos y Oportunidades de TI
22
Sistemas Contables Computarizados
Recomendación
Después de haber conocido y estudiado la tecnología de la información, nuestra recomendación es que en este nuevo mundo lleno de tecnología las empresas deben de estar a la vanguardia de toda la tecnología para poder ser competitivos en el mercado tanto nacional como internacional.
Así mismo, recomendamos que dicha tecnología sea utilizada para el beneficio de la empresa y su entorno, en otras palabras que sea utilizada para generar oportunidades a la sociedad.
Riesgos y Oportunidades de TI
23
Sistemas Contables Computarizados
BIBLIOGRAFIA
ℜ
www.itgi.com Governance Institute Foro “
ℜ
www.reddecontadorespublicos.com
ℜ
www.ifac.com
ℜ
Alineación de TI. Autora: Lic. Lorena Elizabeth Guzmán Rodríguez
ℜ
Guía
Internacional
de
Educación
N.°
9,
>,
de
IFAC,
Federación Internacional de Contables
Riesgos y Oportunidades de TI
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