Richtlijn Voor Beleid Definitief 23022008

MUZIEK EN HARMONIE OP ALLE NIVEAUS een richtlijn voor beleid

Inhoudsopgave Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk

1 2 3 4 5 6 7

Voorwoord Speerpunten en slogan Organisatie Public Relations (externe communicatie) Activiteiten Materieel Financiën

Versie 23 februari 2008

blz 2 3 4 6 9 11 13

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

Hoofdstuk 1 Voorwoord Een vereniging is als een bedrijf. Ook binnen een vereniging is het nodig om een koers te bepalen. Vragen die daarbij gesteld worden zijn: op welke doelgroepen richten we ons en welke activiteiten en optredens passen daarbij? Aansluiting zoeken bij de ontwikkelingen en behoeftes in de samenleving is nodig om een toekomst te hebben als vereniging. In de afgelopen jaren kwam steeds vaker de vraag op tafel waar we naar toe willen met onze vereniging. Hoe blijven we een actieve en dynamische vereniging, die iets te bieden heeft voor jong en oud? Het kost moeite om leden (vooral jeugd) binnen te halen en te behouden. Het wordt daardoor ook steeds moeilijker om een goede bezetting te realiseren. De financiële basis van de vereniging is ook erg kwetsbaar. Het ontbreekt aan voldoende structurele inkomstenbronnen. Tijd dus om daarmee actief aan de slag te gaan en gezamenlijk de koers te bepalen. Misschien is die koers niet eens zo nieuw, maar is het van belang om gezamenlijk te bepalen dat dit onze richting is voor de toekomst. We zijn trots op onze actieve en dynamische vereniging en trots op onze optredens, maar voor de buitenwereld is ook Tarcisius een harmonie met een vrij oubollig imago. Dat beeld gaan we veranderen. Het bestuur heeft dit tijdens een tweetal thema avonden besproken. Die thema avonden hebben geleid tot speerpunten die als kapstok fungeren voor het beleid. De speerpunten en de wijze waarop de speerpunten vertaald zijn in beleid zijn verwoord in deze richtlijn. De richtlijn is voor zowel bestuur als leden een handvat voor de koers die we gezamenlijk varen. Het is een dynamisch document dat met regelmaat bijstelling en aanvulling vergt. Het bestuur heeft in het jaar 2007 gewerkt aan dit document. De algemene ledenvergadering van 2008 zal gebruikt worden om de inhoud te delen met de leden. De bespreking tijdens de algemene ledenvergadering kan leiden tot bijstelling van het document. Het bestuur van Harmonie Tarcisius, 23 februari 2008 Fred Nagtegaal (voorzitter) Karin Rheiter (1e secretaris) Annemiek Pijfers (1e penningmeester) Annie Goossens (2e secretaris) Leo Peters (2e penningmeester) Wim Koster (algemeen bestuurslid) Alicia Janssen (algemeen bestuurslid)

2 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

Hoofdstuk 2 Speerpunten en slogan Harmonie Tarcisius is een al bijna 80 jaar bestaande muziekvereniging uit Brakkenstein Nijmegen. Ons primaire doel is het gezamenlijk muziek maken en de optredens. Dat is de core business van de harmonie, maar daarnaast bieden we gezelligheid en opleidingsfaciliteiten. We zijn een dynamische en actieve vereniging. Ook naar buiten willen we ons graag op deze manier presenteren. Als een muziekvereniging die past in deze tijd. Om dat laatste te bereiken zijn de volgende speerpunten bepaald: • we kiezen voor een repertoire en performance die het imago vernieuwen • we zijn er voor jong en oud • we zijn een gezelligheidsvereniging • we bieden opleidingsmogelijkheden in het starters- en leerlingenorkest. • we zorgen voor een gezonde financiële basis door meer, structurele inkomstenbronnen te creëren Deze speerpunten zijn een verankering van de ontwikkeling van de vereniging in de afgelopen jaren. De speerpunten zijn verwoord in een slogan:

HARMONIE EN MUZIEK OP ALLE NIVEAUS De organisatie van de vereniging (hoofdstuk 3) wordt dusdanig ingericht dat er optimaal gewerkt kan worden aan de invulling van de speerpunten. Met het vernieuwde PR beleid (hoofdstuk 4) worden de speerpunten onder de aandacht gebracht bij de doelgroepen en wordt er extra aandacht besteed aan de werving van jeugdleden. De activiteiten (hoofdstuk 5) zijn van belang voor het realiseren van de gezelligheidsvereniging die we willen zijn, maar ook voor het vernieuwen van het imago. Er wordt extra aandacht besteed aan het organiseren van sociale activiteiten en aan het organiseren van optredens die vernieuwend zijn. Het beleid t.a.v. het materieel (hoofdstuk 6) is ondersteunend voor de invulling van de speerpunten. Zo is het gratis ter beschikking stellen van leeninstrumenten ondersteunend voor de opleidingsfaciliteiten die we bieden. En met een sterkere financiële basis (hoofdstuk 7) kunnen we dit alles realiseren.

3 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

Hoofdstuk 3 Organisatie Om een vereniging van zo’n 60 leden te runnen, moet er het een en ander georganiseerd worden. Het managen van de vereniging vindt plaats door het bestuur. Om dat soepel te laten verlopen is er binnen het bestuur een taakverdeling en werkwijze afgesproken (document: Taakomschrijving bestuursleden, vastgesteld in mei 2006). Voorzitter De voorzitter draagt zorg voor de algehele leiding van de vereniging. Hij fungeert als het ‘gezicht’ van de vereniging naar buiten, is technisch voorzitter bij vergaderingen en draagt de zorg voor de aansturing van de dirigent. Secretariaat Het secretariaat is in handen van 2 bestuursleden, teweten de 1e secretaris en de 2e secretaris. Het secretariaat draagt zorg voor een gestroomlijnde communicatie binnen de vereniging en naar buiten, zodat eenieder op het juiste moment voorzien wordt van de noodzakelijke informatie. Het secretariaat bereidt de vergaderingen voor, zorgt voor verslaglegging van vergaderingen, is eindcoördinator bij de organisatie van handelingen en activiteiten, zorgt voor beantwoording van correspondentie, is contactpersoon voor de NMF, houdt ledenlijsten bij, zorgt voor opvang van nieuwe leden, is aanspreekpunt en eindverantwoordelijk voor starters- en leerlingenorkest en geeft invulling en uitvoering aan PR beleid. Penningmeesters De 1e en 2e penningmeester zorgen voor een goed financieel management binnen de vereniging. De penningmeesters voeren de boekhouding van de vereniging, beheren contracten en verzekeringen, coördineren de subsidieaanvraag, coördineren de aanmeldingen bij de muziekschool en zetten extra acties op touw om inkomsten te genereren. Daarnaast vervullen de penningmeesters de rol van vraagbaak voor leden en ouders. Bestuurslid algemeen met speciale taak ‘lief en leed’ Dit bestuurslid zorgt voor sociaal beleid binnen de vereniging. Het bestuurslid zorgt dat leden aandacht krijgen bij bijzondere gebeurtenissen en/of ziekte, fungeert als contactpersoon voor afmeldingen, verzorgt de invulling van het mededelingenbord en is eindredacteur van de harmonienieuws. Bestuurslid algemeen met speciale taak materieelbeheer Dit bestuurslid zorgt voor goed beheer van het materieel van de vereniging. Hij zorgt voor de uitgifte, voert een registratie van materieel, zorgt voor benodigd onderhoud en is aanspreekpunt voor de coördinator uniformenbeheer en de coördinator muziekbibliotheek aan. Alle bestuursleden vervullen naast de beschreven taken de rol van coördinator bij de organisatie van handelingen en andere activiteiten. Daarnaast is er altijd een bestuurslid vertegenwoordigd in commissies, zoals de muziekcommissie en de rommelmarktcommissie. Elke 3e woensdag van de maand vergadert het bestuur (vanaf 2008) a.d.h.v. een agenda. Incidenteel organiseert het bestuur een thema avond. Tijdens de vergaderingen wordt er genotuleerd en actiepunten worden vastgelegd in een actiepuntenlijst. Een handvat voor bestuur en leden zijn de statuten en het huishoudelijke reglement, waarin een aantal afspraken zijn vastgelegd. 4 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

De muzikale leiding van de vereniging is in handen van de dirigent. Jaarlijks vindt er een gesprek plaats tussen Dagelijks Bestuur en dirigent om de samenwerking en voortgang te bespreken. Daarnaast is er met regelmaat informeel overleg. Het bestuur is verantwoordelijk voor het managen van de vereniging, maar voor de uitvoering van de vele werkzaamheden zijn er leden nodig die een actieve bijdrage willen en kunnen leveren. De vereniging kent verschillende commissies (rommelmarktcommissie, sponsorcommissie en muziekcommissie) waarin leden actief zijn en er zijn leden met speciale taken, zoals het uniformenbeheer, archiefbeheer en het beheer van de muziekbibliotheek. De jaarlijks terugkerende algemene ledenvergadering is het moment om met elkaar te bepalen waar we staan en welke kant we op gaan. Naast actieve inzet van leden zijn de vele vrijwilligers nodig om de vereniging draaiende te houden. Om de vrijwilligers niet uit het oog te verliezen en blijvend te betrekken bij de vereniging is er beleid vastgesteld.

5 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

Hoofdstuk 4 Public Relations (externe communicatie) Het externe netwerk van de harmonie bestaat uit 3 doelgroepen, teweten: • Potentiële leden (zie paragraaf 4.1)

• •

Publiek (zie paragraaf 4.2)

Sponsors In dit hoofdstuk wordt invulling gegeven aan de wijze waarop we aandacht vragen voor de speerpunten bij de potentiële leden en bij het publiek. De benadering van sponsors komt in hoofdstuk 7 aan de orde. Naast de doelgroepen zijn er nog andere externe contacten zoals andere (muziek)verenigingen, muziekscholen, etc.. Deze contacten kunnen behulpzaam zijn bij het benaderen van de doelgroepen. De PR commissie geeft invulling aan het geformuleerde beleid in deze richtlijn. Met het vernieuwde PR beleid streven we naar een uitbreiding van jeugdleden (jonger dan 25 jaar). Voor 2008 werd er wel aandacht besteed aan PR, maar was er geen sprake van een planmatige en beleidsmatige aanpak. Paragraaf 4.1 Potentiële leden Voor het voortbestaan van de vereniging is het van groot belang dat er voldoende leden zijn voor alle orkesten en dat de bezetting van alle orkesten evenwichtig is. Om dit te bewerkstelligen is een actieve ledenwerving noodzakelijk. Met name de doelgroep ‘jeugd’ mag versterkt worden. Om dit te bereiken wordt de PR wat betreft de ledenwerving in de komenden jaren gericht op: • kinderen jonger dan 12 jaar (basisschool)

•

studenten en andere jong volwassenen De jeugd van 12 tot 18 wordt bewust ontzien, omdat uit ervaring gebleken is dat deze leeftijdsgroep over het algemeen geen/weinig interesse heeft voor het spelen in een harmonie orkest. Wat gaan we doen? Webpagina harmonie Tarcisius De webpagina van de harmonie wordt vernieuw. Het uiterlijk en de inrichting van de website wordt gericht op het laten zien van de speerpunten. Dat doen we door korte enthousiasmerende teksten en beeldmateriaal waarop leden zichtbaar zijn die werken aan het samenspel. Het starters en leerlingenorkest krijgen extra aandacht op de webpagina. De webpagina is met name bedoeld voor de ledenwerving. Zeker voor de jeugd is een website de toegang tot de vereniging. Dat is ons visitekaartje en moet er dus perfect uitzien en datgene uitstralen wat we willen zijn. Naast het openbare deel van de webpagina wordt er een intern deel voor de leden gecreëerd. Op dit interne deel zal de harmonieuws, de ledenlijst en mogelijk ook notulen van vergaderingen een plek krijgen. Posters Er worden 2 posters (voor kinderen jonger dan 12 jaar en voor studenten en andere jong volwassenen) ontwikkeld voor de ledenwerving. De posters bevatten minimaal de volgende elementen: • slogan: muziek en harmonie op alle niveaus 6 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

• het adres van de website • startersorkest (ook voor blokfluiters), leerlingenorkest, harmonie orkest • repetitie avond en locatie • telefoonnummer en mailadres voor meer informatie. De layout van de te ontwikkelen posters sluit aan bij de doelgroep en bij de vastgestelde speerpunten. De posters worden opgehangen in muziekscholen, basisscholen en opleidingsinstituten voor jong volwassenen. Adverteren Voor de werving van jong volwassen wordt aan het begin van het schooljaar geadverteerd in de bladen van de Hogeschool en Universiteit. Ongeveer vier maal per jaar wordt er een artikel gepubliceerd in het wijkblad van brakkenstein (en op de bijbehorende website). Een artikel kan bestaan uit een verslag van een optreden, een fotorapportage, een persoonlijk stukje over ervaringen van een jeugdlid, etc.. Door met regelmaat op een leuke en verfrissende manier aandacht te vragen voor onze vereniging denken we meer aandacht te trekken. Afhankelijk van het resultaat van deze campagne, wordt de campagne uitgebreid naar andere bladen en websites. Muziekfestival Klein Brakkenstein Om Tarcisius meer bekendheid te geven als opleidingsorkest voor alle niveaus, wordt jaarlijks een muziekfestijn georganiseerd. Bij de organisatie van dit festival wordt samenwerking gezocht met muziekscholen, basisscholen, andere muziekverenigingen en bedrijven (instrumentenhandel). Binnen de harmonie wordt een commissie opgericht die de plannen gaat smeden. In 2008 zal het 1e Muziekfestival Klein Brakkenstein georganiseerd worden op zondag 6 april. In 2008 krijgt het vernieuwde PR beleid bijzondere aandacht en worden de leden actief betrokken bij de ledenwerving. Daarom zal er tweemaandelijks met een ludieke actie aandacht gevraagd worden voor ‘ledenwerving’. Ook in de harmonienieuws zal expliciet aandacht besteed worden aan ‘ledenwerving’ door het inrichten van de middenpagina voor de ludieke acties. Paragraaf 4.2 Publiek In hoofdstuk 5 wordt beschreven op welke wijze de speerpunten vertaald worden in de optredens. Het spreekt voor zich dat de performance tijdens de optredens ons belangrijkste PR instrument is. De reclame die gemaakt wordt voor de optredens is slechts een hulpmiddel om optredens onder de aandacht te brengen. De reclame voor optredens moet aansluiten bij de speerpunten, maar vergt verder geen wijzigingen. De huidige werkwijze: • posters ophangen in de wijk en directe omgeving; • website gebruiken voor aankondigingen van optredens; • aankondigingen via andere websites zoals www.nijmegenonline.nl; • het wijkblad en wijkwebsite informeren; • persbericht naar de gelderlander, brug en zondagskrant; • collega muziekverenigingen via de mail informeren. Voor concerten wordt een programma opgesteld voor bezoekers waarin de te spelen muziek gepresenteerd wordt en de speerpunten van de harmonie wederom aandacht 7 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

krijgen. Per optreden kunnen er aanvullende PR acties noodzakelijk zijn. In overleg met de coördinator van het optreden wordt hieraan invulling gegeven.

8 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

Hoofdstuk 5 Activiteiten Voor onze vereniging staan er vaste activiteiten op het programma. Dit zijn activiteiten waar ieder lid van de vereniging aan deelneemt. In dit hoofdstuk lichten we de activiteiten toe en beschrijven we hoe deze activiteiten bijdragen aan het uitvoeren van onze speerpunten. Paragraaf 5.1 Repetities Wekelijks repeteren alle orkesten van Tarcisius in wijkgebouw “Roomsch Leven”. Van de leden wordt verwacht dat zij elke repetitie aanwezig zijn en dat zij zichzelf afmelden bij het bestuurslid “lief-en-leed” wanneer zij niet kunnen komen. Van elke repetitie wordt een aanwezigheidslijst bijgehouden door het bestuurslid “lief-en-leed”. Tijdens de repetities vragen we van de leden een actieve leerhouding. De dirigent geeft aanwijzingen die de muzikale kwaliteit kunnen verbeteren, deze dienen zo goed mogelijk te worden opgevolgd door iedereen. Het is zeker raadzaam om aantekeningen te maken en om thuis de stukken goed in te studeren. Op deze manier werken we samen aan het muzikale niveau van de harmonie. Hard werken zorgt er zeker ook voor dat er ruimte overblijft voor even een grapje tussendoor. Ook in de pauze en na afloop van de repetitie is er zeker tijd voor ontspanning en gezelligheid. Dit vinden we belangrijk, want harmonie Tarcisius heeft gezelligheid hoog in het vaandel staan. Mensen die erover denken om lid te worden van harmonie Tarcisius kiezen er vaak voor om kennis te komen maken op de repetitie-avond. Ze krijgen een goed beeld van de verschillende orkesten door te kijken en te luisteren. Ook kunnen ze in een gesprek met een bestuurslid (2e secretaris) alle informatie krijgen die ze op dat moment nodig hebben. Voor het goed opvangen van potentiële nieuwe leden is er een informatiemap samengesteld. Deze map is altijd aanwezig in het repetitiegebouw en bevat informatie over de vereniging, aanmeldingsformulieren en informatie over de muziekschool. Paragraaf 5.2 Optredens De optredens die wij verzorgen zijn uitermate geschikt om onze speerpunten er dik bovenop te leggen. In plaats van opgaan in de massa, willen wij tijdens een optreden opvallen, mensen boeien. Ons publiek moet een eigentijds orkest zien, wat zichtbaar plezier heeft in het maken van mooie muziek. Repertoire, kleding en algehele uitstraling kunnen hieraan bijdragen. Hoe pakken we dit aan: •

• •

Jaarlijks komen er minimaal drie nieuwe stukken op de lessenaar die een bijdrage leveren aan de imago vernieuwing. Dit geldt uiteraard ook voor het leerlingenorkest. De muziekcommissie zal in samenspraak met de dirigent hierin een belangrijke rol vervullen. Jaarlijks presenteren we ons minimaal drie keer met andere uniforme kleding dan het uniform (o.a. bij het nieuwjaarsconcert) Jaarlijks organiseren we minstens drie optredens waarmee we een bijdrage leveren aan het vernieuwen van ons imago. Dit geldt uiteraard ook voor het leerlingenorkest. Een zeer duidelijk voorbeeld hiervan is het organiseren van Muziekfestival Klein Brakkenstein, op zondag 6 april 2008.

9 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

Paragraaf 5.3 Overige activiteiten Harmonie Tarcisius organiseert per jaar ook enkele overige activiteiten. Deze hoeven niet altijd iets met muziek te maken te hebben, maar zorgen vooral voor een goede sfeer binnen de vereniging. Denk aan een uitje voor de jeugdleden tot 16 jaar (minimaal eens per jaar). Een jaarafsluiting voor alle leden met hun naaste familieleden (elk jaar aan het einde van het muzikale seizoen). Of aan een gezellig repetitieweekend met overnachting (eens per twee jaar). Voor het deelnemen aan dit soort overige activiteiten is het gebruikelijk een financiële bijdrage te vragen. Als bestuur proberen we leden te motiveren om deel te nemen aan het organiseren van dit soort overige activiteiten.

10 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

Hoofdstuk 6 Materieel In dit hoofdstuk komt het materieel van de harmonie aan de orde. Het materieel van de harmonie bestaat uit: • Instrumenten en bijbehorende attributen, zoals muziekstandaarden, muziekmappen, dempers, harpjes, etc • uniformen

• •

muziek archief

In dit hoofdstuk wordt globaal beschreven op welke wijze het beheer van het materieel op dit moment georganiseerd is en op welke wijze er met het materieel bijgedragen wordt aan de invulling van de speerpunten van de harmonie. Paragraaf 6.1 Instrumenten en bijbehorende attributen Voor leden zijn leeninstrumenten beschikbaar (indien voorradig). Indien geen instrument beschikbaar is, wordt binnen het bestuur overwogen of aanschaf zinvol en financieel haalbaar is. De uitgifte van de leeninstrumenten vindt plaats door het algemene bestuurslid. Hij houdt een overzicht bij van alle uitgeleende instrumenten en bijbehorende zaken. Ook noodzakelijk onderhoud en/of reparatie vindt altijd plaats via het algemene bestuurslid. Er zijn uitleenvoorwaarden vastgesteld. De voorwaarden worden uitgereikt en toegelicht aan degene die een instrument leent. In de uitleenvoorwaarden staat o.a. iets over de gebruiksvoorwaarden, kosten van onderhoud en reparatie. De lener ondertekent een uitleenregistratieformulier, waarmee hij/zij de voorwaarden accepteert. Harmonie Tarcisius is een muziekvereniging voor jong en oud. We bieden opleidingsmogelijkheden in het starters- en leerlingenorkest. Daarmee willen we ons onderscheiden van andere muziekverenigingen en ook voor jeugdleden iets aantrekkelijks te bieden hebben. Het gratis beschikbaar stellen van leeninstrumenten is voor potentiële nieuwe leden zeer drempelverlagend. Harmonie Tarcisius kiest er daarom voor om deze service te bieden. Om deze service te kunnen blijven bieden moet het beschikbare instrumentarium op peil gehouden worden, zowel in kwaliteit als in kwantiteit. In overleg met de dirigent is bepaald naar welke bezetting gestreefd wordt. Op basis van deze gegevens bepaalt het bestuur welke instrumenten er de komende jaren gekocht worden. Dit investeringsplan is leidend bij de aanschaf van nieuwe instrumenten. De leeninstrumenten zijn met name beschikbaar voor nieuwe leden. Leden die al langer een instrument bespelen, worden gestimuleerd een eigen instrument aan te schaffen. Er zijn kontakten met bedrijven c.q fondsen die extra korting c.q. subsidie geven bij aanschaf en onderhoud van instrumenten. Ook huur/koopovereenkomsten zijn mogelijk. Paragraaf 6.2 Uniformen Voor het uniformenbeheer wordt het algemeen bestuurslid bijgestaan door een lid van de harmonie met affiniteit en deskundigheid in ‘kleding’. Mocht er geen uniform voorradig zijn, dan wordt in overleg met het bestuur een nieuw uniform besteld (confectiemaat). Het uniform bestaat uit: • pantalon met riem; • strikje; • colbert (leden jonger dan 16 jaar krijgen een blouson); 11 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

•

poloshirt

Per optreden wordt bepaald of het uniform, het poloshirt of andere kleding gedragen wordt. Voor het uniform betalen de leden een borg. Het poloshirt en het witte overhemd kopen de leden van de vereniging. Bij opzegging van het lidmaatschap wordt het uniform gereinigd ingeleverd. Naast het uniform zal er ook vaker uniforme kleding gedragen worden. Uit de enquête, gehouden in 2006, is gebleken dat hiervoor veel draagvlak is. Jaarlijks worden er een beperkt aantal optredens uitgekozen hiertoe. Voor de andere optredens blijft het uniform voorlopig beschikbaar. Consequentie is wel dat het uniform een minder prominente plek zal innemen en dat er dus terughoudend wordt omgegaan met het aanschaffen van nieuwe uniformen. We proberen het te doen met datgene wat we in huis hebben. Indien er toch een uniform gekocht moet worden dan kiezen we niet meer voor maatwerk, maar voor een confectiemaat. In 2006 is al besloten dat het leerlingenorkest geen uniform meer zal dragen. Paragraaf 6.3 Muziek Voor het beheer van de muziek wordt het algemeen bestuurslid bijgestaan door een lid van de harmonie met affiniteit en deskundigheid hierin. Hij zorgt, in nauw overleg met de dirigent en de muziekcommissie, voor het verstrekken en innemen van de muziek en houdt een registratie hiervan bij. Op dit moment is de muziekbibliotheek nog niet gedigitaliseerd. Op korte termijn zal de overzichtslijst gedigitaliseerd worden. Ook de muziek is bepalend voor het imago van de vereniging. De muziekcommissie speelt een bepalende rol bij de muziekkeuze. De muziekcommissie zal de komende tijd op zoek gaan naar de hernieuwde invulling van het repertoire. Een repertoire dat past bij de speerpunten van de vereniging. Paragraaf 6.4 Archief Ook voor het beheer van het archief wordt het algemeen bestuurslid bijgestaan door een lid van de harmonie. Op dit moment wordt er gewerkt aan het opnieuw opzetten en digitaliseren van het papieren archief. Het papieren archief bevindt zich in gebouw Roomsch Leven.

12 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl

Harmonie Tarcisius Harmonie en muziek op alle niveaus…

Hoofdstuk 7 Financiën Een gezonde financiële basis is enorm belangrijk voor een vereniging. Je zult er als vereniging voor moeten zorgen, dat je voldoende financiële middelen hebt om alle plannen te kunnen uitvoeren. Een volledige en sluitende begroting vormt een belangrijk begin van de uitvoering van een jaarplan. De eerste penningmeester draagt zorg voor deze begroting. De eerste en tweede penningmeester maken allebei deel uit van de commissie “sponsoring”. Deze commissie heeft als doelstelling: het genereren van een structurele toestroom van inkomsten voor de vereniging. Paragraaf 7.1 Vormen van inkomsten Naast de voordehandliggende inkomsten als gemeentelijke subsidies en contributiebetaling door de leden, zorgt harmonie Tarcisius voor extra geldwervings-acties. Hieronder een opsomming van acties die voor het jaar 2008 op het programma staan: Jaarlijkse rommelmarkt: Elk jaar wordt er door onze harmonie een Rommelmarkt in Brakkenstein georganiseerd op de eerste zondag van september. Deze rommelmarkt is de belangrijkste bron van inkomsten voor Tarcisius. De organisatie verloopt steeds efficienter en de opbrengst laat de afgelopen jaren een stijgende lijn zien. Doel voor 2008 is dat alle leden en vrijwilligers zich weer fanatiek inzetten voor een succesvolle rommelmarkt. Door een goede evaluatie en bijstelling in de organisatie kan deze stijgende lijn wellicht doorgezet worden. Sponsors en Donateurs (nieuw beleid): De vereniging heeft een aantal donateurs in haar bestand. Deze donateurs schenken overwegend kleine bedragen die jaarlijks door de eerste penningmeester worden geïncasseerd. De commissie “sponsoring” is bezig met het aanpassen van het donateursbeleid. Doelen met betrekking tot dit beleid zijn: - meer bedrijven werven als sponsor van Tarcisius (en wat kunnen wij dan als verenging bieden in retour) - uitbreiding van het donateursbestand (mbv een deur-tot-deur-actie). - ervoor zorgen dat de individuele donateur een groter bedrag schenkt aan de vereniging, door de donateur meer te betrekken bij de vereniging. Sponsor-bingo-loterij: Sinds november 2005 doen wij als verenging mee met de sponsor-bingo-loterij. We hebben met een telefoonactie loten verkocht aan leden van de vereniging en inwoners van Brakkenstein. Die loten leveren ons geld op, en wel € 3,40 per lot/per maand. Sinds de start van de actie loopt het lotenaantal zeer langzaam terug. De vraag voor 2008 is: moeten we nog een keer een telefoonactie doen om weer loten te verkopen? De commissie “sponsoring” buigt zich over deze vraag en neemt uiteindelijk een beslissing hierin. Stichting (S)TEUN / verkoopactie In 2007 hebben we voor het eerst een (S)TEUN-actie gedaan. Vrijwel alle leden van de vereniging doen hieraan mee. De commissie “sponsoring” evalueert deze actie en kijkt of we volgend jaar weer een (S)TEUN-actie organiseren. Een alternatief is een andere verkoopactie waaraan alle leden deelnemen. Eén van de twee zal zeker worden uitgevoerd in voorjaar 2008, de commissie beslist welke. 13 Harmonie Tarcisius www.harmonietarcisius.nl