Resumen U4

Noviembre de 2009 Cultura Empresarial Unidad IV

Jessica Vanessa Domínguez Santiago Emmanuel Pestaña Martínez

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[CULTURA EMPRESARIAL UNIDAD IV] Noviembre de 2009

¿Qué es la planificación?

La planificación se orienta al futuro. Trata de identificar que desea cumplir la organización y como. En otras palabras, la planificación es un proceso que ayuda a los directivos a fijar objetivos para el futuro y a trazar las actividades y los medios que harán posible alcanzar dichos objetivos.

Aunque la planificación podría ser informal, la mayoría de las organizaciones prefieren desarrollar un documento escrito formal con los objetivos futuros y los métodos para alcanzarlos. Este documento puede compartirse con los directivos

y los

empleados responsables

de la ejecución del plan,

disminuyendo, de ese modo, la ambigüedad, y creando una forma común de entender las cosas. El plan escrito puede ser ajustado tantas veces como sea necesario. Un plan está compuesto por 4 elementos clave: los objetivos, las acciones, los recursos y la implantación. Objetivos

Acciones

Recursos

Implementación

Objetivos: Las metas que la empresa desea alcanzar en un periodo determinado por el tiempo.

Acciones: Pasos específicos que una empresa planea dar para conseguir los objetivos deseados.

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[CULTURA EMPRESARIAL UNIDAD IV] Noviembre de 2009 Asignación de recursos: La etapa de la planificación en la que se determina de donde se obtendrán los recursos (por ejemplo, recursos externos frente a fondos generados internamente) y como se desplegaran esos recursos para lograr los objetivos establecidos.

Directrices de implementación: Pasos de un plan que muestran cómo serán llevadas a cabo las acciones previstas.

EL PROPOSITO DE LA PLANIFICACION

La planificación puede darse en cualquier ámbito de la organización, aunque los planes hechos en los niveles más altos dirigen y restringen los planes que tienen lugar a niveles inferiores. En general, la planificación que se realiza en lo más alto de la pirámide se orienta a los aspectos más amplios y alargo plazo.

La identificación de los factores que probablemente influyan en la organización. Una planificación dirigida adecuadamente puede ayudar a la organización a centrarse en los factores que influyen sobre su crecimiento, la renovación y la supervivencia. Puede ayudar a los directivos a reflexionar sobre los puntos cuya existencia puede no ser obvia en medio de la presión del trabajo día a día.

La coordinación de esfuerzos. La planificación puede ayudar a coordinar las acciones de los directivos que operan de manera independiente y que pueden no estar al tanto de lo que están haciendo otros directivos. Establecimiento de prioridades.

La panificación puede ayudar a la empresa a priorizar sus principales problemas o cuestiones. La ausencia de prioridades puede diluir los esfuerzos de la organización o dejarlos bajo la responsabilidad de los directivos que 2

[CULTURA EMPRESARIAL UNIDAD IV] Noviembre de 2009 puedan obtener ventajas derivadas de la confusión generada al tratar de imponer sus propias agendas. Evaluación de los factores externos.

El proceso de planificación proporciona una estructura que hace posible que la empresa examine los factores de su entorno según las prioridades establecidas. Puede ser así mismo, ayudar a la empresa a trabajar con incertidumbre mediante el empleo de recursos escasos o limitados para neutralizar las amenazas potenciales La comprensión de las circunstancias que contribuyen a los éxitos y fracasos del pasado. El proceso de planificación puede ayudar a la empresa a aprender de sus éxitos y fracasos del pasado. La planificación puede descubrir las razones de un rendimiento bajo o alto, desde una perspectiva más exacta, permitiendo a la empresa avanzar sobre la experiencia.

La disponibilidad de los recursos adecuados. Un plan bien ejecutado debería conducir a la identificación de los recursos necesarios para el futuro. Estos recursos podrían ser adquiridos de nuevo o reutilizados de otros usos previos.

LOS PELIGROS DE LA PLANIFICACION. La planificación ofrece muchas ventajas potenciales, pero también puede tener consecuencias negativas.

Evaluación deficiente de las condiciones futuras.

El entorno de los negocios está cambiando cada día más rápidamente y ni siquiera las técnicas más sofisticadas de planificación pueden prever con exactitud qué es lo que va a ocurrir en el futuro. 3

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Los problemas habituales suelen ser los errores en la estimación de la demanda de nuevos productos, el escaso cálculo de los efectos de la competencia internacional sobre las principales líneas de negocio, la incapacidad para predecir las innovaciones tecnológicas y los cambios en los sistemas económicos y legales.

ENFOQUES PARA UNA PLANIFICACION SATISFACTORIA

Estas directrices consisten en la implicación de los directivos de diferentes niveles, el empleo de una combinación de métodos cuantitativos y cualitativos.

La implicación de los directivos de diferentes niveles.

En la medida en la que las responsabilidades de la planificación se encuentran diseminadas por toda la empresa, la planificación no puede ser vista como en el territorio de especialistas y altos directivos que viven en una torre de marfil.

El empleo de una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos.

La planificación es más un arte que una ciencia. Un proceso de planificación efectivo requiere una comprensión completa de los factores interrelacionados del entorno y de la organización que proporcionan indicios sobre hacia donde debería dirigirse la empresa en el futuro.

PLANIFICACION FORMAL Y PLANIFICACION OPORTUNISTA

La planificación formal es un sistema específicamente diseñado para identificar objetivos en la empresa y para estructurar las tareas necesarias para la consecución de los mismos.

La planificación oportunista es un tipo, de planificación que implica la puesta en marcha de acciones programáticas que se inician por circunstancias 4

[CULTURA EMPRESARIAL UNIDAD IV] Noviembre de 2009 imprevistas; puede coexistir con la planificación formal y ayudar a que el plan formal se desarrolle uniformemente, sin muchas alteraciones.

EL PROCESO DE PLANIFICACION FORMAL

El proceso de planificación formal implica la fijación de objetivos, el diseño de un curso de acción para alcanzar dichos objetivos, la distribución de los recursos para llevar a cabo las actividades planificadas y la implementación de estas actividades.

La fijación de objetivos.

Los objetivos son el conjunto de fines del ciclo de planificación. Esto es, los objetivos proporcionan la respuesta a la pregunta ¿Qué tratamos de conseguir?

Los objetivos específicos y mensurables motivan el comportamiento más que los objetivos generales y ambiguos. La especificidad y la mensurabilidad dirigen el comportamiento de las personas en un sentido preciso, permitiendo a los directivos determinar su están alcanzando los objetivos y adoptar medidas correctoras en caso contrario.

Planes de acción estratégicos: los planes estratégicos están basados en enfoques generales a la hora de analizar las características de la organización, los recursos existentes y el entorno. Se establecen programas globales de acción a largo plazo para toda la organización que pretende cumplir los objetivos establecidos según este macro análisis

Planes de acción tácticos: planes directivos de actuación a nivel de división o departamento que indican las actividades a desarrollar, cuando deber ser realizadas, y los recursos que serán necesarios al nivel de departamento o división para completar las partes del plan de acción estratégico que caen bajo la esfera o responsabilidad de esta unidad organizativa.

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[CULTURA EMPRESARIAL UNIDAD IV] Noviembre de 2009 División del trabajo: proceso de producción en el que cada trabajador repite siempre una única tarea, adquiriendo una gran eficiencia en el uso del tiempo y un fuerte conocimiento de la misma. También se utiliza para referirse a la asignación formal de la autoridad y responsabilidad a los diferentes directivos y empleados.

Elaboración del presupuesto: proceso de asignación y control de los fondos o recursos de una empresa; el <<presupuesto variable>> tiene en cuenta las desviaciones entre los gastos reales y los previstos a considerar el hecho de que los costes variables dependan del nivel de actividad; el <<presupuesto cambiante>> da lugar a un presupuesto provisional para un periodo de tiempo para tener en cuenta los cambios ocurridos.

Plan de acción operativo: un plan de gestión habitualmente diseñado

y

desarrollado por directivos de línea y empleados directamente responsables de realizar ciertas tareas y actividades.

IMPLEMENTACION

La planificación no tiene sentido a no ser que se pueda llevar a cabo satisfactoriamente. La fase de implementación es, por tanto, una parte esencial del proceso de planificación. La implementación implica la definición de las tareas que deben realizarse, la asignación de responsabilidades individuales para dichas tareas son completadas apropiadamente. El plan debe ser implementado a través de las personas.

Los directivos deben encontrar una forma de inducir a las personas a dar los pasos necesarios para cumplir las acciones planificadas. Para ello pueden emplearse cuatro enfoques: la autoridad, la persuasión, las políticas y los mecanismos de retroalimentación.

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[CULTURA EMPRESARIAL UNIDAD IV] Noviembre de 2009 Un proceso de resolución de problemas organizados.

La implementación de un plan raramente se desarrolla sin problemas. Lo más habitual es que haya que abordar numerosos problemas desconocidos en función de la experiencia. Por ello una parte de un programa de implementación eficaz debe ser un sistema que permita diagnosticar cuidadosamente los problemas, de modo que los individuos responsables de llevar a término el plan dispongan una herramienta apropiada para dar respuestas correctas. Para facilitar el proceso de resolución de problemas, puede emplearse un enfoque compuesto por 6 etapas:

1. Identificar los desfases de rendimiento. 2. Identificar las tareas y procesos de trabajo necesarios para el cumplimiento del plan. 3. Comprobar la congruencia organizativa. 4. Si se encuentran incongruencias, intervenir para crear un ajuste con el fin de implementar el plan eficazmente. 5. Ejecutar el plan. 6. Aprender de las consecuencias.

Mecanismos para abordar el cambio organizativo.

La mayoría de los planes requieren cambios en la forma en que se vienen haciendo las cosas. Esto es especialmente cierto si la empresa está tratando de cambiar su rumbo o si está operando en un entorno muy turbulento en el que están cambiando constantemente la tecnología.

La gestión de las dinámicas de políticas del cambio.

Los directivos necesitan ser capaces de canalizar las políticas organizativas de manera que apoyen y no estorben al plan. Esto puede realizarse de muy diversas maneras, como consiguiendo el apoyo de los principales actores, siendo coherente y asegurando la estabilidad. 7

[CULTURA EMPRESARIAL UNIDAD IV] Noviembre de 2009 La gestión de la resistencia de los individuos.

El cambio organizativo puede generar ansiedad y estrés en los individuos. Hasta un determinado punto, esto proporciona energía a los empleados y aumenta su capacidad de atención y su motivación.

El mantenimiento del control durante la transición.

No debería permitirse que la turbulencia y la incertidumbre asociadas al cambio llegaran a provocar el caos. Tanto por razones políticas como operativas, es importante que los directivos convenzan de la idea de que la situación está bajo control durante el periodo de transición.

IMPLICACIONES PARA LA ADMINISTRACION

Implicaciones para el directivo.

Se espera que los directivos colaboren con sus empleados a la hora de definir objetivos de sus unidades y de comunicar claramente la importancia relativa de estos objetivos. Una vez que los objetivos están establecidos, los directivos necesitan desarrollar un plan para alcanzarlos y diseñar los pasos necesarios para su implementación.

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