Resumen Tema 2

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ” CARACAS-DTTO. CAPITAL

RESUMEN MODELOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD II

Integrantes: Marcano, Harold C.I. Nº 17.123.605 Morales, Raul C.I. N° 14.017.905 Parra, Karla C.I. Nº 13.735.172 Suárez, Vanessa C.I. Nº 15.614.088 Urbina, Desiree C.I. Nº 15.099.257

Caracas, Septiembre de 2007

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Una organización podrá ser entendida como un sistema, subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo. Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización: •

La organización debe ser considerada como un sistema abierto.

•

La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.

•

La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.

•

Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.

•

La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.

•

Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

Modelo de Katz y Kahn Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes características: La organización como un sistema abierto Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.

1. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. 2. Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente. 3. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacióntransformación-exportación. 4. Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. 5. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura. 6. Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.

7. Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna. 8. Equifinalidad: un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. 9. Límites o fronteras: la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura. La organización como un sistema cerrado Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos. La estructura organizacional Mintzberg (1984): es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta

y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización toda. El crecimiento en la estructura organizacional va ocurriendo a medida que las necesidades de la organización así lo requieran; debiendo guiarse por una lógica que permita el logro de la eficacia y eficiencia organizacional. Las organizaciones poseen diferentes estructuras entre sí, y una misma organización puede ir cambiando su estructura, conforme evoluciona su número de integrantes, la especialización, el grado de concentración de la autoridad, etc. La adaptación mutua, o comunicación informal. Se logra a través del conocimiento de lo que cada uno debe hacer dentro de una lógica de decisiones programadas. Liderazgo El Diccionario de Ciencias de la Conducta (1956), lo define como las "cualidades de personalidad y capacidad que favorecen la guía y el control de otros individuos". Otra definición: "El liderazgo es un intento de influencia interpersonal, dirigido a través del proceso de comunicación, al logro de una o varias metas". Cambio Organizacional. Es la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje.

Otra definición

sería: el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional.

Muchos cambios están ocurriendo a nivel mundial, exigiendo una nueva postura por parte de las organizaciones. No se pueden quedar observando y dejar que las cosas sucedan sin nada que hacer, pues esto puede acarrear inseguridad en cuanto al propio futuro de la propia organización. Teoría de la contingencia A diferencia del resto de teorías organizacionales, la contingencia centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización busca obtener el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su éxito como empresa. Procesos Administrativos En una organización los proceso administrativo consideran a la administración como una actividad compuesta de ciertas sub.-actividades que constituyen el proceso administrativo único.

Estos procesos

administrativos están formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. La Planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. La Ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. El Control de las actividades para que se conformen con los planes.

Los factores externos pueden dividirse, según Hall (1973), en condiciones generales e influencias específicas. Las primeras constituyen aspectos como las variables tecnológicas, económicas, legales y políticas, mientras que los segundos están compuestos por aspectos que afectan particularmente a dicha organización, tales como otras organizaciones o individuos claves. Gerencia de proyectos. Es la disciplina de organizar y administrar los recursos,

de

forma

tal

que

un

proyecto

dado

sea

terminado

completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Gerencia de proyectos. Es la disciplina de organizar y administrar los recursos,

de

forma

tal

que

un

proyecto

dado

sea

terminado

completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos predefinidos. La aplicación de la gerencia proyecto comienza desde el momento en que es solicitado, esta primera etapa del proyecto es muy importante ya que en ella deben quedar concretados, en orden secuencial, los siguientes puntos: Definición de actividades, asignación de duración, fechas de término y comienzo de cada actividad y la asignación de los recursos. La asignación de recursos se refiere a los recursos, materiales y costos de realizar cada actividad.

Una vez se deciden las actividades a realizar, el costo y se tiene aprobación del plan, hay que comenzar de inmediato con la adquisición de los materiales y los servicios para que estos estén disponibles al comienzo del proyecto o en el momento en que se planificó su uso. Aquí debemos incluir también el presupuesto necesario. Con los puntos anteriores ya se podría tener parte del control del tiempo y de los costos. Mientras el proyecto está en ejecución se debe dar seguimiento diario al progreso de las actividades mediante reuniones cortas que no duren más de una hora. También se debe enviar una actualización a cada parte involucrada en el proyecto sobre los avances. En este informe el gerente de proyecto debe especificar cual tarea es la ruta crítica y también cuándo se estima terminará el proyecto. Six sigma Six Sigma implica tanto un sistema estadístico como una filosofía de gestión. Six Sigma es una forma más inteligente de dirigir un negocio o un departamento. Six Sigma pone primero al cliente y usa hechos y datos para impulsar mejores resultados. Los esfuerzos de Six Sigma se dirigen a tres áreas principales: Mejorar la satisfacción del cliente, Reducir el tiempo del ciclo, Reducir los defectos. Las mejoras en estas áreas representan importantes ahorros de costes, oportunidades para retener a los clientes, capturar nuevos mercados y construirse una reputación de empresa de excelencia. Podemos definir Six Sigma como: 1. Una medida estadística del nivel de desempeño de un proceso o producto. 2. Un objetivo de lograr casi la perfección mediante la mejora del desempeño. 3. Un sistema de dirección para lograr un liderazgo duradero en el negocio y un desempeño de primer nivel en un ámbito global.

APORTE

Los líderes venezolanos afianzan su impacto a escala local Fuente: El Nacional 03/11/2005 El liderazgo está de moda en Venezuela. Es un término que últimamente se ha convertido en protagonista de foros y talleres, de inquietudes comunitarias, políticas y empresariales. Se le busca ahora en cada ámbito, y si no existe, pues se construye. Esta palabra ha sido tan pronunciada en la historia reciente, que por momentos se queda en el campo de la abstracción. ¿Qué es un líder? ¿Nace o se hace? La literatura y los especialistas ofrecen variadas respuestas y conceptos, pero en la práctica, en el terreno donde conviven los habitantes de un país, los verdaderos líderes prefieren despegarse las etiquetas. Entre quienes encabezan proyectos o acciones en pro de cambios sociales, algunos lo hacen de forma innata. Otros se forman para adquirir nociones de cómo canalizar iniciativas y movilizar grupos. Y en ambos casos, ejercen una influencia notable en su entorno inmediato, como lo hacen quienes ofrecieron su testimonio para este reportaje. Todos ejercen liderazgo sin llamarse por ello líderes, y lo que les interesa, más que sobresalir, es exponer que sí es posible transformar las cosas para bien. En Venezuela -así lo exponen los especialistas-, esa capacidad o disposición se ha concentrado sobre todo en el perímetro local. La directora académica de la asociación civil Liderazgo y Visión, Caterina Valero, afirma que desde hace cuatro años ha aumentado el número de los líderes "de a pie". "La gente está tratando de resolver cosas que afectan su entorno inmediato. Faltan más líderes macro. Han surgido nuevas instancias de participación, en vista del descrédito de los partidos políticos tradicionales".

Esta asociación se dedica desde hace una década a la formación en temas de ciudadanía y liderazgo. Cerca de 400 personas han egresado en ese período del programa "líderes emergentes" y ya se convoca a los participantes del curso que se iniciará en enero de 2006. "Buscamos incentivar la reflexión y la acción en temas que afectan a nuestra sociedad. Al curso asisten personas de todos los sectores y de todas las ideologías". En el programa, que dura siete meses -explica Valero-, se revisa un marco teórico (política, economía, historia, ciudadanía, iniciativa social empresarial, ética, manejo de conflictos) y se ofrecen las herramientas

en

talleres

prácticos

para

desarrollar

habilidades

específicas. Pero todo líder, nazca o se forme, tiene ciertas aptitudes que hacen que sus acciones dejen huellas: visión clara de un proyecto, movilizador de cambios sociales, toma iniciativas o las canaliza, es capaz de comunicar y escuchar a su audiencia, sabe manejar un conflicto, es un negociador, y no puede ser vertical, sordo o impositivo. El liderazgo venezolano es "emprendedor, efervescente, rápido en la toma de decisiones". "Es menos apático que en otros países. El venezolano tiene esa capacidad de funcionar apasionadamente en los planes que se propone". Más allá de la vehemencia criolla, en la Venezuela actual las iniciativas tienen mayor viabilidad si se canalizan a través de alianzas. La directora regional de la empresa de consultoría gerencial Hay Group, Susana Gregori, hizo énfasis en este punto durante el V Simposio de Responsabilidad Social del IESA. "Hay que crear redes de cooperación. Un espacio donde se encuentren a discutir las empresas, instituciones públicas, la comunidad, asociaciones civiles, la academia. Promover un ambiente de inclusión:ese es el desafío que deben enfrentar ahora los líderes de esos sectores en Venezuela".

ANÁLISIS DEL GRUPO La organización concebida como un sistema, representa la vía más óptima al momento de emprender algún proyecto que se desee implantar ya que asegura que su desarrollo se hará siguiendo una seria de reglas establecidas para ser acatadas y lograr así que el fin común sea alcanzado. La organización ha sido catalogada como un sistema abierto ya que en sus diferentes fases para cumplir con sus objetivos, esta interactúa con el medio ambiente quien le suministra información vital para que sus procesos cumplan con lo requerido y de igual manera al medio ambiente se le suministra información, de manera que haya ese equilibrio entre los interese de ambas partes. Al contar con una estructura organizacional se esta asegurando que el trabajo próximo a realizar ha sido evaluado desde varios puntos de vista ya que aquí se determina que se realizara, como se realizara y quienes estarán asignados a cada actividad. Esto es de suma importancia para la organización puesto que le permitirá también llevar un control constante de lo que se esta realizando y hacer correcciones necesarias. En todas estas actividades es necesaria la figura de una persona que asuma el papel de líder, claro que esta ya definida. Pero es importante que cumpla con los requisitos primordiales para asumir este reto como la preparación, experiencia, disposición al trabajo y al cambio. De manera que las personas bajo su mando y orientación sepan que van encaminados al éxito del proyecto.

CONCLUSIÓN Toda organización por lo general justifica su existencia en el interés de alcanzar las metas trazadas; en la actualidad muchos son los métodos para hacer de este alcance algo tangible a corto y largo plazo. Por esto la importancia de una estructura organizacional bien definida, esta al igual que una buena gerencia para proyectos permitirá que el trabajo a ejecutar sea realizado de la forma correcta por un personal calificado para esto, asegurando que los recursos sean aprovechados al máximo, en el intervalo de tiempo estipulado para ello. De igual forma se a determinado para que la organización vaya encaminada hacia la dirección correcta debe contar con una persona que asuma el papel de lider, ya que este mediante su preparación, conociemiento e interes, y con la ayuda de los colaboradores que requiera , permitira que se cumpla con lo establecido, que es alcanzar las metas de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA DURO MARTÍN, ANTONIO, Introducción al liderazgo organizacional "Teoría y metodología", Editorial: Dykinson, año 2006. JUAN JOSE MIRANDA MIRANDA, Gestión de Proyectos, Editorial: MMEditores, año 1999. Barbara Wheat, Mike Carnell, Chuck Mills, Seis Sigma, Editorial: Grupo Editorial Norma, año 2004 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/teoriagene raldesistemas/default2.asp http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/45/modorga.htm http://www.apalancar.org/noticias/detalle.asp?tipo=1&id_documento=4362