Referensi Skripsi Baru(1).pdf

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT SENYUM TOUR AND TRAVEL SERVICES Oleh SETIADY PUTRA 2007-12-176 SKRIPSI DIAJUKAN UNTUK MELENGKAPI SEBAGIAN SYARAT-SYARAT DALAM MENCAPAI GELAR SARJANA EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA JAKARTA 2014

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Perusahaan adalah setiap bentuk badan usaha yang menjalankan setiap jenis usaha dengan mengolah sumber daya (input) seperti bahan baku dan tenaga kerja untuk menghasilkan barang atau jasa (output) kepada pelanggan dengan tujuan untuk mencari laba atau keuntungan. Untuk mencapai tujuan utama perusahaan, yaitu mendapatkan keuntungan atau laba, maka sumber daya (input) yang dimiliki perusahaan harus dikelola dengan baik. Salah satu sumber daya yang dimiliki perusahaan adalah sumber daya manusia. semakin besar suatu perusahaan maka semakin besar pula jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan demitercapainya tujuan perusahaan. Sumber daya manusia merupakan asset terpenting perusahaan demi kemajuan perusahaan di masa depan, sehingga masalah ketenagakerjaan harus dipikirkan dan diberi perhatian agar tidak menimbulkan masalah atau menimbulkan kerugian bagi perusahaan. terlebih di perusahaan jasa yang notabene sumber daya utamanya adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia memegang peranan vital dalam perusahaan jasa, sehingga harus dikelola dengan hati-hati. Perusahaan jasa harus memperhatikan kesejahteraan para tenaga kerjanya, dimana biasanya hal itu

1

dapat diwujudkan melalui penghasilan (gaji) yang diberikan perusahan kepada para tenaga kerjanya. Gaji atau upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan berupa imbalan finansial yang di bayarkan oleh perusahaan kepada karyawan secara periodik. Gaji dan upah berkaitan dengan kuat dengan masalah ketenagakerjaan.Gaji atau upah yang baik akan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik. Kemampuan ekonomis dan taraf hidup karyawan akan naik sehingga karyawan memperoleh kepuasan kerja dari pekerjaannya. Dengan gaji atau upah yang baik, maka karyawan akan lebih disiplin dan menaati aturan-aturan yang berlaku di perusahaan, perusahaan mampu mempertahankan staff yang berkualitas, meningkatkan semagat kerja, memotivasi serta meningkatkan prestasi karyawan . Apabila sistem penggajian di perusahaan buruk maka biasanya karyawan tidak puas dan kinerja menjadi tidak maksimal, cenderung tidak disiplin dan turnover relatif tinggi. Oleh karena itu dibutuhkan sistem penggajian untuk mengatur agar penggajian perusahaan dapat berjalan dengan baik. Semakin besar suatu perusahaan maka jumlah karyawannya tentu akan lebih banyak. Semakin banyak karyawan, maka semakin besar pula nilai gaji yang harus dibayarkan oleh perusahaan. nilai gaji yang dibayarkan oleh perusahaan nilainya akan semakin material seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan. Semakin material nilai gaji, maka semakin penting pula bagi perusahaan untuk menerapkan sistem penggajian yang baik untuk menunjang efektifitas guna mendukung tujuan perusahaan. 2

Sistem

penggajian

merupakan

suatu

proses

untuk

menentukan,memonitor, mengembangkan, dan mengendalikan gaji staf atau karyawan suatu perusahaan. Pada dasarnya, sistem penggajian diterapkan untuk menciptakan keseimbangan akan hal yang telah dilakukan dan diberikan karyawan kepada perusahaan. Hal ini karena antara perusahaan dan

tenaga

membutuhkan.

kerja

mempunyai

Keseimbangan

hubungan yang

timbal

dimaksud

balik adalah

yang

saling

perusahaan

memberikan timbal balik berupa gaji atau upah yang sesuai atas jasa kerja yang telah dilakukan oleh karyawan.Perusahaan menginginkan pegawainya bekerja dengan hasil yang maksimal tanpa ada pemborosan dalam biaya gaji, sementara di sisi lain para pegawai menginginkan suatu imbalan yang memadai sesuai dengan jasa yang diberikan kepada perusahaan, dalam rangka memenuhi kebutuhan mereka. Dengan demikian, sistem penggajian yang diterapkan perusahaan bukan sekedar untuk memenuhi peraturan yang ditetapkan pemerintah berkaitan dengan Upah Minimum Regional (UMR). Maka dapat disimpulkan penggajian yang baik adalah sistem yang dapat memotivasi karyawan untuk berprestasi sebaik mungkin, tanpa membebani organisasi di dalam menjalankannya Sangat sulit untuk menciptakan sistem penggajian karyawan yang baik dalam perusahaan , karena hal ini menyangkut sumber daya manusia yang

berpengaruh langsung

terhadap

jalannya

perusahaan.

Sistem

penggajian yang tidak baik dapat menimbulkan hal-hal negatif dalam perusahaan seperti kecemburuan antar karyawan, tingkat turnover karyawan 3

yang tinggi , dan menciptakan suasana kerja yang tidak nyaman. Namun jika perusahaan sudah menerapkan sistem perusahaan yang baik maka dapat mempermudah untuk memelihara sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan. Sistem penggajian yang baik pasti dibuat dengan tujuan agar dapat memotivasi para karyawan, sehingga kinerja divisi baik, otomatis apabila setiap divisi bekerja baik, maka kinerja perusahaan juga akan baik, sehingga tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba dapat terpenuhi. Sebaliknya dengan sistem penggajian yang buruk akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu sistem penggajian memiliki alat-alat atau perangkat-perangkat yang digunakan untuk melakukan kontrol atas sistem penggajian yang diterapkan sehingga sistem penggajian yang diterapkan tersebut bejalan sejalan dengan tujuan dari perusahaan. Dengan

latar

belakang

seperti

ini

maka

penulis

mencoba

untuk

membahasnya dalam skripsi yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan PT Senyum Tours & Travel Service” 1.2 Batasan dan Rumusan Masalah Batasan masalah

Masalah yang diangkat dalam skripsi ini terlalu luas jika diteliti secara menyeluruh, oleh karena itu, pembahasan dibatasi hanya mengenai sistem penggajian yang dijalankan terhadap karyawan tetap saja.

4

Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan, maka rumusan masalah yang muncul untuk penelitian ini adalah: 1. Bagaimana bentuk sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada perusahaan? 2. Adakah kelemahan dari sistem informasi akuntansi penggajian karyawan yang sedang berjalan di perusahaan? 3. Seperti apa sistem penggajian yang baik diterapkan di perusahaan? 1.3Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang telah dipaparkan sebelumnya, tujuan pada penelitian ini yaitu : 1. Mengetahui bentuk sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada perusahaan. 2. Mengetahui kelemahan dari sistem informasi akuntansi penggajian karyawan di perusahaan. 3. Memberikan rekomendasi sistem penggajian yang baik di perusahaan.

1.4 Manfaat Penelitian Penelitian

ini

diharapkan

memberikan

manfaat

kepada

perusahaan

mendapatkan penilaian atas sistem penggajian yang sudah ada, sehingga apabila masih terdapat kekurangan, rekomendasi rancangan system penggajian yang ideal akan diberikan sehingga perusahaan mendapatkan masukanuntuk menerapkan sistem penggajian yang baik untuk mendukung 5

pengendalian internal perusahaan, guna mencapai tujuan perusahaan. Penelitian

ini

juga

diharapkan

daat

menjadi

bahan

referensi

dan

pengetahuan untuk melakukan penelitian serupa di masa mendatang. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi menjadi lima bab yang disusun dengan sistematika sebagai berikut : Bab I Pendahuluan Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan sebagai gambaran umum dari isi skripsi ini. Bab II Tinjauan Literatur Bab ini menjelaskan tinjauan literatur yang relevan dengan penelitian, kerangka berpikir, model penelitian dan hipotesis konseptual penelitian ini. Bab III Metode Penelitian Bab ini menjelaskan waktu dan tempat penelitian, metode pengumpulan data, dan metode menganalisis data. Bab IV Analisis dan Pembahasan Bab ini membahas gambaran umumobjek/data penelitian, analisis data, dan pembahasan hasil penelitian. Bab V Simpulan dan Saran Bab ini memberikan simpulan hasil analisis yang merupakan jawaban atas perumusan masalah dari penelitian ini dan saran untuk penelitian berikutnya.

6

BAB II TINJAUAN LITERATUR

2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Analisis Sistem Analisis sistem menurut Whitten (2004) adalah: “sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka” Menurut McLeod (2007) analisis sistem adalah “penelitian terhadap suatu sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.” Sedangkan menurut Al Fatta (2007) analisis sistem adalah “Analisa sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen

dengan

mempelajari seberapa

bagus bagian-bagian

komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka” Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sitem adalah penelitian atas sistem yang telah ada agar dapat menetapkan tujuan dan spesifikasi untuk merancang sistem baru.

7

Perancangan Sistem Menurut Whitten(2004) perancangan sistem adalah: “sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi(dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap. Hal ini meliputi penambahan penghapusan dan perubahan bagian-bagian relatif pada sistem aslinya” Menurut Kristanto (2008) perancangan sistem didefinisikan: “Perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem, mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang dikerjakan pada analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen-elemen komputer yang akan mengunakan sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru.” Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem informasi dengan

cara

menganilisis

permasalahan,

mendesain

sistem

informasi,

mengimplementasikan, dan pemeliharaan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan fungsional perusahaan sehingga dapat meningkatkan efisiensi perusahaan. Menurut Jogiyanto (1999) perancangan sistem mempunyai 2 tujuan: “untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat” 8

Tujuan ini lebih berfokus kepada desain sistem yang terperinci yaitu, rancangan yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk membuat aplikasi komputernya.

2.2 Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi pasti diterapkan di semua jenis perusahaan. Namun penerapan sistem informasi akuntansi di tiap perusahaan pasti berbeda prosedurnya, sesuai dengan kebutuhan dan keadaan perusahaan. Sistem informasi merupakan alat komunikasi perusahaan dengan semua pihak yang berkepentingan. Tujuan dari Sistem informasi Akuntansi adalah untuk menghasilkan informasi akuntansi yang baik, yaitu informasi akuntansi yang akurat , relevan , dan tepat waktu. Informasi akuntansi yang baik sangat berguna bagi para penggunanya.Yaitu pengguna internal dan pengguna eksternal. Pengguna internal meliputi management puncak , manajer divisi, staff akuntansi, dan karyawan. Sedangkan yang termasuk pengguna eksternal adalah investor atau pemilik, kreditur, pelanggan, pemasok, pemerintah, serta masyarakat umum. Kegunaan dari sistem informasi akuntansi bagi pihak internal adalah menyediakan informasi

yang dibutuhkan manajemen

sebagai dasar

pengambilan keputusan. Sedang kegunaan sistem informasi akuntansi bagi pihak eksternal adalah penghasil informasi dalam bentuk laporan keuangan yang berguna sebagai dasar penilaian dan analisa terhadap kondisi perusahaan. Dari laporan-laporan tersebut, pihak luar perusahaan dapat mengambil keputusan yang tepat. 9

Berikut ini merupakan hal-hal yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi.Uraian ini disajikan untuk memberi pemahaman yang lebih jelas mengenai sistem informasi akuntansi pada sistem penggajian. 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Para ahli mendefinisikan pengertian sistem berbeda-beda menurut sudut pandang mereka masing-masing. Menurut James A. Hall (2009), sistem adalah: “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”

Sedangkan menurut Mulyadi (2008): “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”

Dan menurut M.J Alexander (2001) sistem adalah: “Sistem adalah suatu grup dari beberapa elemen, baik berbentuk fisik, maupun bukan fisik, yng menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan bernteraksi bersama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sistem.”

Para ahli juga mendefinisikan informasi seperti yang dikemukakan oleh Gelinas & Dull 2008; Hall 2008; Laudon 2006; Turban et al. 2006. 10

“Informasi

adalah

data

yang

sudah

mengalami

pemrosesan

sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya dalam membuat keputusan.” Berdasarkan

definisi

sistem

dan

informasi,

James

A.

Hall

mengemukakan definisi sistem informasi dalam bukunya (2007): “Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.”

Definisi akuntansi dapat dijelaskan oleh Weygandt (2008) sebagai: “Proses

mengidentifikasi,

peristiwa ekonomis

pada

mencatat,

dan

mengkomunikasikan

suatu organisasi peda

pihak yang

membutuhkan.”

Dari definisi-definisi di atas, pengertian system informasi akuntansi Menurut Romney dan Seinbart (2006, p.6) "Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan."

Dan dapat disimpulkan oleh Mulyadi (2008): “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi 11

keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

Sedangkan menurut George H. Bonar dan William S. Hopwood (2006) mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai: “Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi, informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan”

Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memroses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan.Sistem informasi akuntansi bisa berupa kertas dan alat tulis (manual) maupun terkomputerisasi penuh (serba otomatis) atau kondisi di antara keduanya (gabungan manual dan komputerisasi).Teknologi hanyalah alat untuk menyusun, memelihara, ataupun menyempurnakan sistem.

2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut James A. Hall (2007), tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:

12

a. Mendukung fungsi penyediaan (stewardship) pihak manajemen. Sistem

informasi

akuntansi

menyediakan

informasi

mengenai

penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan tradisional serta dari berbagai laporan lain yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. b. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung

jawab

pengambilan

keputusan tersebut. c. Mendukung operasional perusahaan. Sistem

informasi

menyediakan

informasi

bagi

para

personel

operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efektif dan efisien.

Sedangkan menurut Mulyadi (2008), tujuan sistem informasi akuntansi antara lain: a) Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru. b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. c) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi

13

akuntansi

dan

penyediaan

catatan

lengkap

mengenai

pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 2.1.3 Unsur- unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur-unsur sistem informasi akuntansi oleh Bodnar dan Hopwood dalam bukunya (2000), antara lain: 1. Masukan Dokumen-dokumen

sumber,

seperti

order

pelanggan,

slip-slip

penjualan,faktur, order pembelian, dan kartu jam kerja adalah bukti fisik masukan ke dalam pemrosesan transaksi. Tujuannya adalah: a. Memperoleh data. b. Membantu

operasi

pengkomunikasian

data

dan

pengotorisasian operasi lainnya dalam proses. c. Menstandarkan operasi dengan menunjukkan data apa yang membutuhkan pencatatan

dan tindakan apa yang harus

diambil. d. Menyediakan berkas permanen untuk analisis masa dating, jika dokumen-dokumen dipelihara. Dokumen-dokumen sumber umumnya berupa formulir yang dirancang secara hati-hati untuk memudahkan penggunaan data yang dicatat secara akurat. 14

2. Pemrosesan Meliputi penggunaan jurnal dan register untuk menyediakan catatan masukan yang permanen dan kronologis. Ayat jurnal ini dibuat baik dengan tangan dalam sistem manual sederhana (penjurnalan) atau melalui pemasukan data oleh operator dengan menggunakan terminal dalam sistem yang terkomputerisasi. Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi akuntansi keuangan, dan register digunakan untuk mencatat jenis data lain yang tidak langsung berhubungan dengan akuntansi. 3. Penyimpanan Buku besar dan berkas-berkas menyediakan penyimpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi.Seluruh transaksi akuntansi harus direfleksikan dalam buku besar. Biasanya, proses ini disebut posting. Buku besar menghasilkan neraca saldo untuk menguji keakuratan dari catatan sebelumnya. Berkas adalah kumpulan data yang terorganisasi.Terdapat beberapa jenis berkas.Berkas transaksi adalah kumpulan data masukan transaksi.Berkas transaksi biasanya memuat data yang lebih bersifat data sementara daripada permanen. Sebaliknya, berkas master memuat data permanen atau yang akan digunakan secara terus menerus. Referensi atau berkas tabel memuat data yang diperlukan untuk mendukung pemrosesan data. Contoh umum berkas referensi

15

yang digunakan dalam pemrosesan data

adalah tabel pajak

penghasilan dan daftar harga. 4. Keluaran Terdapat

beragam

variasi

keluaran

dari

sistem

pemrosesan

transaksi.Beberapa dokumen dapat berupa masukan sekaligus keluaran (misalnya faktur pelanggan adalah keluaran dari sistem aplikasi memasukan order dan juga merupakan dokumen masukan ke pelanggan).Keluaran lainnya dari sistem pemrosesan transaksi adalah neraca saldo, laporan keuangan, laporan operasional, pembayaran cek, dokumen pengiriman, dan faktur cek (pembayaran kepada pemasok).

2.2 Sistem dan Prosedur Penggajian 2.2.1 Pengertian Penggajian Dalam suatu perusahaan manusia merupakan faktor yang utama karena manusialah yang sesungguhnya menggerakkan perusahaan tersebut untuk maju, mundur atau tetap bertahan.Manusia tersebut dapat menempati berbagai tingkat atau jenjang organisasi, seperti direksi, manager tingkat atas, manajer tingkat menengah, manajer tingkat bawah, serta berbagai karyawan

biasa.

Sesuai

dengan

posisi

dan

tanggungjawab

yang

dipegangnya, setiap orang dalam perusahaan itu akan mendapati gaji atau upah atas penyerahan jasanya.

16

Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008) adalah “pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan secara tetap per bulan.. Sistem akuntansi penggajian dalam perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Pemrosesan penggajian sangatlah kompleks.Dalam organisasi besar, penggajian sering kali merupakan prosedur paling kompleks dalam operasi.Pemerintah juga seringkali melakukan perubahan-perubahan aturan dan tingkat potongan pajak, sehingga sistem penggajian tidak dapat berumur panjang secara mapan.Strategi mengatasinya adalah dengan membuat garis besar prosedur penggajian dan membahas faktor-faktor yang memengaruhi

17

perhitungan aktual penggajian.Menjadi tanggung jawab analis sistem untuk membuat pemrosesan penggajian tetap aktual. 2.2.2 Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2008) adalah sebagai berikut: 1. Fungsi kepegawaian atau personalia Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.Di dalam sistem akuntansi penggajian, departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time melalui terminal.Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran). 2. Fungsi pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.Pada fungsi ini, ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran (attendance file) saat ini.Sistem pengendalian internal yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji.Pencatatan waktu bisa menggunakan mesin presensi manual 18

dengan menggunakan kartu atau dengan metode yang lebih modern yaitu dengan menggunakan presensi sidik jari. 3. Fungsi pembuat daftar gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama waktu pembayaran gaji.Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi kepada karyawan. 4. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi ini juga memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage life). 5. Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank.Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji atau ke rekening setiap karyawan.

19

2.2.3 Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi (2008), sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur

ini

bertujuan

untuk

mencatat

waktu

hadir

karyawan.Pencatatan waktu hadir karyawan dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine) atau dengan

menggunakan

presensi

sidik

jari.Pencatan

waktu

ini

diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumnya bertarif di atas gaji biasa) 2. Prosedur pembuatan daftar gaji Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah suratsurat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh 20

Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. 3. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen kerja.Distribusi

biaya

yang tenaga

menikmati kerja

ini

manfaat dimaksudkan

tenaga untuk

pengandalian biaya.Untuk distribusi gaji karyawan, dibuat dokumen rekapitulasi gaji.Atas dasar dokumen ini, biaya tenaga kerja didistribusikan ke dalam rekening biaya menurut informasi yang dikehendaki oleh manajemen. 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang untuk, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. 5. Prosedur pembayaran gaji Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji atau mentransfer uang tersebut ke rekening masing-masing karyawan.

21

2.2.4 Tujuan Penyusunan Prosedur Penggajian Tujuan daripada penyusunan prosedur penggajian menurut Mulyadi (2008) adalah : 1. Untuk menentukan secara tepat dan cepat berapa besarnya gaji dan upah yang harus dibayarkan kepada tiap karyawan. 2. Untuk menyelenggarakan catatan-catatan yang efisien dan teliti dari semua gaji dan upah, potongan-potongan pajaknya dan potonganpotongan lainnya. 3. Untuk membayar gaji dan upah kepada karyawan dengan cara yang memuaskan. 4. Untuk menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak upah yang dibutuhkan oleh inspeksi pajak. 5. Untuk menetapkan dan menggunakan suatu sistem pengecekan intern

dan

mencegah

kesalahan-kesalahan

dan

kecurangan-

kecurangan.

2.2.5 Dokumen dan Catatan dalam Sistem Penggajian Dokumen-dokumen yang diguankan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi (2008) adalah sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen-dokumen

ini

umumnya

dikeluarkan

oleh

fungsi

kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan 22

dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan pangkat,

pemberhentian

sementara

dari

pekerjaan

(skorsing),

pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan

ke

fungsi

pembuat

daftar

gaji

untuk

kepentingan

pembuatan daftar gaji. 2. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3. Daftar gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 4. Rekap daftar gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji.Distribusi biasa tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji. 5. Surat pernyataan gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji.Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap 23

karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 6. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji menurut Mulyadi (2001) dan James A. Hall (2007) adalah sebagai berikut: 1. Jurnal umum Dalam pencatatan gaji ini, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi

tenaga

kerja

ke

dalam

setiap

departemen

dalam

perusahaan. 2. Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan.Sumber informasi untuk pencatatan dalam karti biaya ini adalah bukti memorial. 3. Kartu penghasilan karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.Di samping itu, kartu 24

penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gajinya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain. 4. Akun buku besar pembantu Akun ini berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran. 5. Akun buku besar umum Akun ini meliputi akun-akun pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji.

2.3 Sistem Pengendalian Internal 2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Istilah pertama kali didefinisikan dalam tahun 1949 oleh suatu komite Institut Akuntan America (sekarang namanya American Institute of Certified Public Accounting – AICPA) yang dikutip oleh Barry E. Cushing (1991) sebagai berikut: `

“Pengendalian internal meliputi rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinir dan tindakan/ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta (kekayaan)nya, mencek ketelitian dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan

25

efisiensi operasi dan mendorong ketaatan terhadap kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen.”

Menurut Romney dan Stienbard (2009) pengertian pengendalian internal adalah: ”Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.”

Menurut The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission’s(COSO) pengertian pengendalian internal adalah: “Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lainnya dari sebuah entitas, yang dirancang untuk memberikan

keyakinan/jaminan

yang

wajar

berkaitan

dengan

pencapaian tujuan yaitu efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan laporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.”

Laporan ini menekankan bahwa sistem pengendalian internal adalah merupakan

alat/perangkat

dari

manajemen

26

dan

bukan

pengganti

manajemen. Jadi manajemen dan sistem pengendalian seharusnya dibentuk didalam kegiatan operasi COSO menekankan Pengendalian Internal sebagai suatu “proses” yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari aktivitas bisnis entitas yang berkelanjutan (on going business activities). Untuk tujuan pelaporan manajemen kepada publik, Pengendalian Internal terkait penjagaan asset dari pengambilan, penggunaan, atau penghilangan yang tidak terotorisasi adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lainnya dari sebuah entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinan/jaminan yang wajar berkaitan dengan pencegahan atau deteksi dini terhadap pengambilan, penggunaan, atau penghilangan yang tidak terotorisasi

terhadap

asset

entitas

sehingga

dapat

memberikan

pengaruh/efek yang material terhadap laporan keuangan. COSO juga menyatakan konsep keyakinan yang wajar (reasonable assurance) terkait Pengendalian Internal bahwa adanya Pengendalian Internal yang baik tidak serta merta memberikan jaminan penuh kepada entitas

bisa

mencapai

tujuannya

namun

sebatas

keyakinan

yang

wajar.Selain itu terdapat keterbatasan yang melekat terhadap Pengendalian Internal bahwa tidak semua jenis pengendalian dapat diimplementasikan karena pertimbangan biaya dan manfaat (cost and benefit) sehingga dapat mengakibatkan

Pengendalian

Internal

diharapkan.

27

kurang

efektif

seperti

yang

2.3.2 Elemen- Elemen Sistem Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal yang dijelaskan dalam Pernyataan Standar Akuntansi No. 78 (SAS 78) dan sesuai dengan elemen sistem pengendalian internal efektif yang ditetapkan COSO,menurut James A. Hall (2007) sistem pengendalian internal memiliki elemen-elemen sebagai berikut: 1. Lingkungan pengendalian Merupakan dasar dari empat komponen pengendalian lainnya yang menentukan

arah

perusahaan

dan

memengaruhi

kesadaran

pengendalian pihak manajemen dan karyawan. Berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah: a. Integritas dan nilai etika manajemen. b. Struktur organisasi. c. Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit, jika ada. d. Filosofi manajemen dan siklus operasinya. e. Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas, f. Metode manajemen untuk menilai kerja. g. Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan oleh badan pemerintah. h. Kebijakan dan praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya.

28

2. Penilaian resiko Untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. Resiko dapat muncul atau berubah berdasarkan berbagai kondisi, seperti: a. Perubahan dalam lingkungan operasional. b. Personel baru yang memiliki pemahaman berbeda. c. Sistem informasi baru atau uang baru direkayasa ulang. d. Pertumbahan yang signifikan dan cepat. e. Implementasi teknologi baru ke dalam proses produksi. f. Pengenalan lini produk atau aktivitas baru. g. Restrukturisasi organisasional. h. Memasuki pasar asing. i. Adopsi suatu prinsip akuntansi baru. 3. Informasi dan komunikasi Terdiri atas berbagai record

dan metode yang digunakan untuk

melakukan,

menganalisi,

mengidentifikasi,

mengklasifikasi,

dan

mencatat berbagai transaksi perubahan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait di dalamnya. Sistem informasi akuntansi yang efektif akan: a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang valid. b. Memberikan informasi berbagai transaksi. 29

secara

tepat

waktu mengenai

c. Secara akurat mengukur nilai keuangan berbagai transaksi. d. Secara akurat mencatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya. 4. Pengawasan Adalah proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa

prosedur

terpisah

atau

melalui

aktivitas

yang

berjalan.Teknik lainnya adalah penggunaan laporan manajemen yang lengkap. 5. Aktivitas pengendalian Adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi resiko perusahaan yang telah diidentifikasi. Aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan menjadi dua kategori: a. Pengendalian komputer Secara khusus berhubungan dengan lingkungan TI dan audit TI, terbagi ke dalam dua kelompok umum: 1.) Pengendalian umum (general control) Berkaitan

dengan

perhatian

pada

keseluruhan

perusahaan, seperti pengendalian atas pusat data, basis data perusahaan, pengembangan sistem, dan pemeliharaan program. 2.) Pengendalian aplikasi (application control) 30

Memastikan integritas sistem tertentu seperti aplikasi pemrosesan

seperti

aplikasi

penggajian.Pengendalian ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu: a.) Pengendalian preventif Bertindak sebagai petunjuk untuk membantu sesuatu

terjadi

seperti

yang

seharusnya

terjadi. b.) Pengendalian detektif Pengendalian

ini

tidak

akan

mencegah

terjadinya masalah, namun akan member petunjuk di mana letak terjadinya masalah. b. Pengendalian fisik Jenis pengendalian ini terutama berhubungan dengan aktivitas manusia yang digunakan dalam sistem akuntansi. Pembahasan mengenai ini akan berkaitan dengan enam kategori aktivitas pengendalian fisik: 1.) Otorisasi transaksi Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Dalam lingkungan

sistem informasi

berbasis

komputer

(computer based information system – CBIS), 31

tanggung transaksi

jawab yang

untuk tepat

mewujudkan terletak

otorisasi

langsung

pada

ketepatan dan integritas program komputer yang melakukan tugas ini. 2.) Pemisahan tugas Tujuan-tujuan pemisahan tugas adalah sebagai berikut: a.) Pemisahan tugas harus sedemikian rupa sehingga otorisasi untuk transaksi terpisah dari pemrosesan transaksi tersebut. b.) Tanggung jawab pemeliharaan aktiva harus dipisahkan dari tanggung jawab pencatatan. c.) Perusahaan harus distrukturisasi sehingga penipuan akan membutuhkan kolusi antara dua arah atau lebih yang memiliki tanggung jawab yang tidak dapat disatukan. Dalam lingkungan CBIS, sebuah program komputer dapat melakukan banyak tugas yang tidak dapat dilakukan

dalam

lingkungan

manual.Aktivitas

pengembangan program, operasi program, dan pemeliharaan

program

merupakan

utama CBIS yang harus cukup terpisah. 3.) Supervisi 32

fungsi-fungsi

Perusahaan dapat membuat ruang pengendalian manajerial dengan seorang manajer mengawasi beberapa

karyawan.

Dalam

sistem

manual,

mempertahankan ruang pengendalian cenderung berarti langsung karena baik manajer maupun karyawan berada dalam lokasi fisik yang sama. Dalam lingkungan CBIS, pengendalian pengawasan harus lebih besar daripada dalam sistem manual untuk tiga alasan.Alasan pertama berkaitan dengan masalah

perekrutan

karyawan

yang

kompeten.Alasan kedua mencerminkan perhatian pihak manajemen terhadap dapat dipercayanya para personel dalam wilayah-wilayah pekerjaan yang beresiko

tinggi.Alasan

ketiga

adalah

ketidakmampuan pihak manajemen untuk mengamati para karyawan secara memadai dalam lingkungan CBIS. 4.) Catatan akuntansi Catatan akuntansi perusahaan terdiri atas dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Berbagai catatan ini menagkap esensi ekonomi dari berbagai transaksi dan menyediakan jejak audit berbagai peristiwa ekonomi. Dalam lingkungan CBIS, dokumen sumber 33

fisik tidak digunakan.Dokumen sumber dan akun buku besar disimpan secara magnetis di berbagai alat penyimpanan besar. Jejak audit antara berbagai catatan magnetis ini bisa berupa pointer, indeks, dan kunci yang dilekatkan. 5.) Pengendalian akses Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan. Akses tidak sah akan mengekspos aktiva

ke

penyalahgunaan,

kerusakan,

dan

pencurian. Dalam lingkungan CBIS, pengendalian akses ini

mencakup

banyak

tingkat

eksposur.

Pengendalian yang ditujukan untuk eksposur ini, antara lain teknik yang didesain untuk membatasi otoritas

akses

personel,

membatasi

akses

ke

program komputer, memberikan keamanan fisik bagi pusat

pemrosesan

data,

memastikan

adanya

pendukung yang memadai bagi file data, dan menyediakan kapabilitas pemulihan ketika terjadi bencana. 6.) Verifikasi independen Prosedur verifikasi adalah pemeriksaan independen sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan 34

dan kesalahan penyajian.Verifikasi berbeda dengan supervisi karena terjadi setelah fakta, olehg seorang yang secara tidak langsung terlibat dalam transaksi atau pekerjaan yang diverifikasi.Melalui prosedur verifikasi

independen,

mengakses

kinerja

pihak

manajemen

individu,

integritas

dapat sistem,

pemrosesan transaksi, dan kebenaran data yang terdapat dalam catatan akuntansi.

2.3.3 Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut James A. Hall (2007) tujuan pengendalian internal adalah sebagai berikut: 1. Menjaga aktiva perusahaan. 2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi. 3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan. 4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.

2.3.4 Sistem Pengendalian Internal Atas Penggajian Sistem pengendalian internal sangat diperlukan dalam sistem penggajian perusahaan.Tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dan

35

kesalahan dalam penggajian. Berikut ini adalah unsur-unsur sistem pengendalian internal atas sistem penggajian menurut Mulyadi (2008) 1. Organisasi a. Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan. b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari tugas operasi. 2. Sistem otorisasi a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. b. Setiap

perubahan

gaji

karyawan

karena

perubahan

pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. c. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan

karyawan

harus

didasarkan

atas

surat

potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. f. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

36

g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3. Prosedur pencatatan a. Perubahan

dalam

pencatatan

penghasilan

karyawan

direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. 4. Praktik yang sehat a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung. b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. d. Catatan penghasilan pembuat daftar gaji.

37

karyawan

disimpan

oleh

fungsi

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Waktu dan tempat penelitian Waktu penelitian dilakukan tanggal 10 Agustus 2013 hingga selesai. Tempat penelitian dilakukan yaitu PT Smailing Tour and Travel (Karena alasan kerahasiaan, maka selanjutnya akan disebut “Senyum Tour and Travel”) Jakartayang beralamat di Jl. Majapahit no.28, Jakarta Pusat. 3.2 Jenis Penelitian dan Pendekatan Penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Penelitian ini diklasifikasikan sebagai penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian terhadap masalah –masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu populasi (Indriantoro dan Supomo, 1999:26), tujuan studi kasus adalah untuk mengetahui gambaran sistem informasi akuntansi khususnya penggajian yang berjalan di perusahaan. Dengan metode deskriptif, alur penggajian karyawan yang dijalankan di perusahaan yang menjadi objek penelitian akan di gambarkan. Dengan data yang diperoleh, analisis dilakukan berdasarkan teori-teori yang telah dijelaskan sebelumnya. Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah penelitian lapangan (field research) dengan pendekatan kualitatif. Kirk dan Miller mendefinisikan 38

penelitian kualitatif sebagai suatu tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung dari pengamatan pada manusia baik dalam kawasannya maupun dalam peristilahannya. Dalam penelitian ini ditunjang pula dengan library research (kepustakaan) yaitu sumber data yang berupa buku-buku atau literatur yang berkaitan dengan

pembahasan.Penelitian

kualitatif

adalah

penelitian

yang

menghasilkan prosedur analisis yang tidak menggunakan prosedur analisis statistik atau cara kuantifikasi lainnya. Jelas bahwa pengertian ini mempertentangkan penelitian kualitatif dengan penelitian yang bernuansa kuantitatif yaitu dengan menonjolkan bahwa usaha kuantifikasi apapun tidak perlu digunakan pada penelitian kualitatif. a. Jenis Data Penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari pihak langung dari sumberutama (perusahaan) berupa gambaran umum sistem penggajian yang sedang berjalan di perusahaan serta hasil wawancara yang diperoleh dari tanya jawab dengan beberapa karyawan perusahaan yang menjalankan sistem penggajian tersebut, yang meliputi struktur organisasi dan berbagai perangkat yang digunakan dalam sistem penggajian tersebut. Sedangka data sekunder adalah data yang sudah diperoleh dan diolah oleh pihak lain. Data sekunder berupa dokumendokumen yang berkaitan dengan penggajian. 39

b. Pengumpulan Data Pengumpulan data serta bahan bahan dalam penelitian ini dilakukan melalui 2 jenis : a. Penelitian kepustakaan Guna melengkapi kajian pustaka yang relevan dengan bahasa yang teknis, maka dilakukan penelitian kepustkaan dengan cara membaca dan mempelajari sumber-sumber seperti buku, jurnal, urat kabar dan artikel-artikel.

b. Penelitian Lapangan. Merupakan penelitian dengan maksud mendapatkan data dan informasi sehingga datanya lebih akurat. Hal ini dilakukan

dengan

mengadakan

penelitian

lapangan

terhadap objek penelitian yang diteliti di PT Senyum Tour and Travel

•

Metode Observasi (pengamatan)

Metode observasi atau pengamatan adalah kegiatan keseharian manusia dengan menggunakan panca indera mata dan dibantu dengan panca indera lainnya.Melaluiobservasi,

penulis

belajar

perilaku, dan makna dari perilaku tersebut.

40

tentang

Adapun observasi yang dilakukan termasuk dalam jenis observasi partisipasif. Yaitu penulis terlibat langsung dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Sambil melakukan pengamatan, penulis ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh sumber data. Selain itu penulis juga mengamati sistem

penggajian

pada

bagian

personalia,

pembukuan dan manager perusahaan. Dalam metode observasi ini penulis tidak hanya mengamati obyek studi tetapi juga mencatat hal-hal yang terdapat pada obyek tersebut. Selain itu metode ini penulis gunakan untuk mendapatkan data tentang situasi dan kondisi secara universal dari obyek penelitian, yakni letak geografis/lokasi perusahaan, kondisi sarana dan prasarana, struktur organisasi yang ada di perusahaan. •

Metode Wawancara (interview)

Metode

wawancara/interview

adalah

proses

memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewancara dengan responden/orang yang 41

diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara. Dalam menggunakan metode ini peneliti mengadakan tanya jawab secara langsung dengan membawa instrumen penelitian sebagai pedoman pertanyaan tentang hal-hal yang akan ditanyakan dengan cara menanyakan beberapa pertanyaan untuk mencari data tentang sistem penggajian yang sedang berjalan di perusahaan •

Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data

yang

digunakan

untuk

menelusuri

data

historis.Adapun metode dokumen yang dimaksud dalam penelitian ini adalah buku-buku, catatancatatan, majalah-majalah,

surat

kabar, internet,

koran, artikel yang berhubungan dengan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian. 3.3 Metode Analisis Data Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satu uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema seperti yang disarankan oleh data (Moleong,2002). Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif yaitu mencoba mencocokan antara keadaan di lapangan dengan teori yang ada , atau dengan cara mengumpulkan data dengan 42

dasar teori sebelumnya. Kenyataan yang didapatkan dari keadaan sebenarnya tersebut kemudian dapat disimpulkan apakah teori dapat diterima atau tidak. Analisa data dimulai dengan mengumpulkan data yang tersedia dari berbagai sumber yang diperoleh peneliti dari lingkungan perusahaan Senyum Tour and Travel. Selanjutnya, peneliti akan mendeskripsikan beberapa konsep praktis berdasarkan pemahaman yang diperoleh secara langsung. Konsep praktis tersebut kemudian dideskripsikan dengan cara membandingkan temuan atau pemahaman atas kenyataan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian Perusahaan Senyum Tour and Travel dengan konsep atau teori yang berhubungan dengan sistem tersebut. Pada tahap selanjutnya, peneliti mengevaluasi konsep praktis organisasi dengan melihat fakta yang ada. Evaluasi atas berbagai akibat yang mungkin muncul dari implementasi sistem dalam kegiatan operasional perusahaan yang sudah berjalan dan mencari alternatif pilihan yang digunakan sebagai solusi atas masalah yang dihadapi. Hasil evaluasi itulah yang kemudian ditarik sebagai kesimpulan untuk menjawab permasalahan yang muncul dalam analisis dan perancangan sistem akuntansi penggajian di PT Senyum Tour and Travel services. .

43

BAB IV ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Objek/Data Penelitian 4.1.1 Sejarah Singkat PT. Senyum Tour and Travel Service

Senyum Tour didirikan pada tanggal 10 juli 1976 berdasarkan Akte Notaris John Edward Waworuntu No.27. PT. Senyum Tour mulai beroperasi tanggal 2 agustus 1976, yang bertempat di JL.Ir.H Juanda I no. 1, Jakarta Pusat dengan ruangan yang berukuran 4 x 6 m2 dengan karyawan sebanyak 2 orang dan ditambah dengan 3 orang para pendirinya, yaitu :

1. Ibu Lucy Iskandar. 2. Bapak Sardjono Soeprapto. 3. Bapak Rudy Akili.

Pada mulanya kegiatan usaha PT. Senyum Tour sebagai agen penjualan tiket pesawat domestik dan internasional. Dengan kerja keras dari para pendirinya PT. Senyum Tour semakin berkembang sehingga tahun 1978 harus pindah ke kantor yang lebih luas di JL.Kaji no.33 N, Jakarta Pusat yang berlantai 3. Kegiatan operasi tidak hanya penjualan tiket pesawat domestik dan intrnasional, tetapi sudah meluas ke bidang perjalanan wisata (tour) dengan mendatangkan. negeri (in-bound tour); mengadakan paketpaket tur ke luar negeri (out-bound tour); paket-paket tur domestik; reservasi hotel dalam dan luar negeri; jasa pengurusan dokumen perjalanan; 44

penyewaan bus wisata, dan lan-lain. Salah satu produk in-bound tour yang telah dikenal luas oleh para Tour Operator yang mengirim wisatawan ke Indonesia ialah Java-Bali Overland Tour yang dikenal dengan nama “The Green Coach”. Dengan meningkatkatnya kegiatan operasional, maka jumlah karyawan pun terus bertambah

Di tahun 1979 PT. Senyum Tour ditunjuk sebagai salah satu Agen Resmi Penjualan Tiket Penumpang dari IATA ( International Air Transport Associatin Authorized Passengger Ticket Sales Agent ). Untuk menunjang dan lebih menggalakan pemasaran in-bound tour, di tahun 1979 didirikanlah Kantor Cabang Bali yang khusus menangani segala kegiatan in-bound tour.

Di bulan April 1993, PT. Senyum Tour membeli gedung bekas PT. Bank Maranu yang terletak di Jl. Majapahit no.28, Jakarta Pusat yang berlantai 4 dengan luas kurang lebih 2.700 m , kemudian merenovasinya dan bertepatan dengan ulang tahun ke 17 dari PT. Senyum Tour diresmikanlah gedung tersebut sebagai kantor pusat PT. Senyum Tour. Gedung ini dilengkapi dengan fasilitas dan sarana kerja modern yang menunjang, dimana diharapkan produktifitas dan efisiensi semakin meningkat

dibawah kepemimpinan Bapak Rudi Akili sebagai Senyum tour Dinobatkan sebagai salah satu travel agent terbesar di Indonesia diteruskan oleh Bapak Anthony Akili yang menjabat sebagai President & CEO PT. Senyum Tour and Travel Service hingga saat ini.

45

Tercatat tahun 2012, ada lebih dari 500 orang karyawan bernaung dibawah payung PT. Senyum Tour and Travel Service yang bahu membahu membenahi diri agar terus bertransformasi menjadi perusahaan yang lebih dan lebih baik lagi.

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Sebagai perusahaan yang besar, PT. Senyum Tour memiliki visi dan misi dalam menjalankan organisasi perusahaannya. Visi dan Misi itu adalah,

4.1.2.1 Visi Perusahaan

To become the Global Landmark of indonesian Travel Industry.

Menjadi Landmark global atas industri travel Indonesia

4.1.2.2 Misi Perusahaan

Senyum Tour is a Travel Management Company that puts customer delight as our highest priority and offer long term benefits to our customer, employees, and shareholders.

Senyum Tour ada lah perusahaan manajemen tour yang menempatkan kepuasan pelanggan sebagai prioritas utama dan menawarkan manfaat jangka panjang kepada costumer, karyawan dan pemegang saham.

46

4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan

Untuk mengatur tanggung jawab dan wewenang pada PT. Senyum Tour dan menyatukan berbagai kepentingan maka disusun struktur organisasi. Struktur organisasi menggambarkan divisi dan departemen yang ada pada PT. Senyum Tour. Selain itu juga berguna sebagai target untuk mencapai hasil kerja yang optimal dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi PT. Senyum Tour digambarkan sebagai berikut :

47

CEO COO cooperate

Operation Manager

GM SAE Operation Manager

GM inbound

CFO

Treasury

Sales Manager

Sales Manager

COO Leisure

GM Tour

GM SML

Controllers SBU

Head of Mice

AP

Head of Leisure

AR

Sales support

RECS

VP GA

EDP

FIN/ACC

GA

HRD

Leisure HQ, branches

Tabel 4.1 Struktur organiasi perusahaan

48

GM Surprise

GSR

CRM

Berikut ini merupakan tugas dari masing-masing bagian, yaitu :

1. Chief Executive Officer

i. Bertanggung jawab atau pemilik atas semua yang bersangkutan dengan PT. Senyum Tour. ii. Mengatur dan mengevaluasi seluruh kerja organisasi. iii. Pengambil keputusan mutlak. iv. Menetapkan visi dan misi perusahaan. v. Menetapkan kebijakan untuk mencapai visi dan misi.

2. Chief Operation Officer Cooperate

i. Bertanggung jawab merencanakan proses marketing antar perusahaan. ii. Merencanakan target bulanan dan tahunan. iii. Mengatur

sales-sales

agar mencapai

target

yang

dirapatkan.

3. Chief Operation Officer Leisure

ii. Bertanggung jawab merencanakan proses marketing ke masyarakat.

4. Chief Financial Officer i. Bertanggung jawab dalam hal keuangan.

49

ii. Bertanggung jawab melakukan pembukuan atas kas perusahaan. iii. Mengikuti perkembangan peraturan pemerintah serta perpajakan, perbankan, asuransi, kebijakan moneter, dan lainnya. iv. Berwenang terhadap keuangan di perusahaan. v. Memberikan otorisasi terhadap pengeluaran kas. 5. Vice President

i. Bertanggung jawab dalam pengelolaan sumber daya manusia. ii. Mengurus yang berhubungan dengan kepegawaian. iii. Mengadakan pelatihan bagi karyawan. iv. Merencanakan promosi bagi karyawan.

6. General Manager Surprise

i. Bertanggung jawab mengkoordinir hubungan antara pusat perusahaan dan anak cabang.

4.2 Status dan Penggolongan Karyawan Sistem penggajian dan pengupahan didasarkan pada sifat dan jangkawaktu hubungan kerja yang ada. Jenis karyawan terbagi atas:

50

a. Karyawan Tetap Karyawan yang telah melalui masa percobaan 3 bulan, memenuhisyarat yang ditentukan perusahaan.Karyawan ini memperoleh gajiatas kontribusi yang dilakukannya serta terikat pada hubungan kerjadengan perusahaan sampai akhir masa bakti yang ditetapkan perusahaan.

b. Karyawan Tidak Tetap Karyawan

tidak

tetap

bekerja

untuk

jangka

waktu

tertentu.

Termasukdalam kategori ini adalah: 1. Karyawan Kontrak Orang

yang

diterima

bekerja

pada

perusahaan

berdasarkankesepakatan kerja untuk jangka waktu tertentu atau pekerjaantertentu dengan menerima imbalan jasa sesuai dengan perjanjiankontrak. 2. Karyawan Harian Lepas Orang

yang

terikat

pada

hubungan

kerja

secara

terbatas

denganperusahaan atas dasar pekerjaan harian secara terputusputusyang

sifatnya

sewaktu-waktu

dan

dengan

masa

kerja

terusmeneruskurang dari 3 bulan. c. Karyawan Percobaan Calon karyawan yang diterima melalui jalur penerimaan langsungdengan masa percobaan paling lama 3 bulan. Setelah dinyatakan lulusdalam

51

masa percobaan, yang bersangkutan akan diangkat menjadikaryawan tetap. Jika dinyatakan tidak lulus, masa hubungan kerjanyaakan diputus. 4.3 Waktu Kerja dan lembur Hari kerja dalam perusahaan adalah 5(lima)atau 6(enam) hari kerja dalam seminggu dengan jumlah jam kerja mingguan maksimal 40 (empat puluh) jam. Bila aktifitas perusahaan membutuhkan maka dapat diadakan penggiliran kerja (shift) dan karyawan wajib melaksanakannya.

Waktu Kerja Karyawan Senin s.d. Jumat

08.15 - 16.30 BBWI

Sabtu

08.45 – 13.30 BBWI Jam Istirahat Senin s.d. Kamis 12.00–13.00 BBWI Kerja lembur. Untuk kepentingan perusahaan, pimpinan tingkat manager ke atas dapat mengatur serta menugaskan karyawannya untuk bekerja lembur. Upah lembur dibayarkan sesuai ketentuan yang berlaku Pengajuan pembayaran upah lembur dilakukan secara tertulis dengan persetujuan atasan terkait (minimal tingkat manager) dan diserahkan kepada HRD untuk di proses. Pembayaran lembur dilakukan secara mingguan kepada karyawan non clerical, dan setiap bulan bagi karyawan lainnya Jika terdapat data yang kurang lengkap, kurang jelas atau ada keraguan atas kebenarannya, maka HRD dapat menagguhkan atau 52

membatalkan pembayaran upah lembur. Dalam hal ini HRD akan berkoordinasi dengan atasan karyawan terkait. Hari Libur, Cuti, sakit serta ijin meninggalkan kerja Hari libur Pada hari-hari libur resmi dan hari raya yang ditetapkan oleh Pemerintah, karyawan dibebaskan dari kewajiban bekerja dengan tetap menerima upah. Sedangkan bagi karyawan yang bekerja shift, hari libur ditetapkan berdasarkan jadwal di unit kerja terkait dengan memperhatikan situasi serta kebutuhan yang ada.

Cuti a.Cuti Tahunan Merupakan ijin

untuk tidak masuk bekerja

yang sifatnya telah

direncanakan sebelumnya. Karyawan yang telah bekerja selama 12 (dua belas) bulan terus menerus berhak atas cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja dan tetap mendapat upah penuh. b. Cuti Melahirkan Karyawan wanita yang melahirkan berhak atas istirahat selama 1,5(satu setengah) bulan kalender sebelum saat melahirkan dan 1,5 (satu setengah) bulan kalender sesudah melahirkan atau sesuai dengan surat keterangan resmi yang diberikan oleh dokter atau bidan dengan tetap mendapat upah penuh. 53

c. Cuti Keguguran Karyawan wanita yang mengalami keguguran behak mendapat istirahat selama 1,5 (satu setengah) bulan kalender terhitung dati saat keguguran dengan tetap mendapat upah penuh. Ketentuan lain atas pengambilan cuti keguguran ini sama dengan pengajuan cuti melahirkan. d. Cuti diluar tanggungan perusahaan (Unpaid Leave). Untuk kebutuhan yang penting serta mendesak, sementara hak cuti karyawan belum timbul atau tidak cukup atau telah habis karyawan dapat mengajukan cuti di luar tanggungan dengan ketentuan sebagai berikut: Proses pengajuan sama dengan pengambilan cuti tahunan , dengan menyertakan alasan yang jelas terkait permohonan cuti tersebut Persetujuan atas cuti diluar tanggungan perusahaan tetap dengan mempertimbangkan kebutuhan operasional perusahaan dan harus disetujui oleh pimpinan tingkat head atau direktur terkait. Maksimal jumlah hari cuti di luar tanggungan perusahaan yang dapat diajukan adalah 1 (satu) bulan. Jika lebih dari 1 (satu) bulan , maka dibutuhkan persetujuan dari pimpinan tertinggi (CEO)

Ijin meninggalkan kerja Ijin meninggalkan pekerjaan dengan mendapat upah

54

Perusahaan memberikan ijin meninggalkan pekerjaan kepada karyawan dengan tetap mendapatkan upah untuk hal-hal berikut:

1. Pernikahan karyawan yang bersangkutan (3 hari) 2. Pernikahan anak karyawan (2 hari) 3. Khitanan / babtis anak karyawan (2 hari) 4. Istri karyawan melahirkan atau keguguran (2 hari) 5. Keluarga Inti, orang tua dan mertua karyawan meninggal (2 hari) 6. Anggota keluarga serumah meninggal dunia (1 hari)

Istirahat karena sakit Karyawan yang menderita sakit serta kondisinya tidak memungkinkan untuk berkerja diijinkan untuk tidak hadir di tempat kerja dengan ketentuan sebagai berikut: Karyawan yang sakit selama 1(satu) hari kerja tidak wajib memberikan Surat Keterangan Dokter. Karyawan yang sakit lebih dari 1 (satu) hari kerja, pada saat kemali bekerja wajib menyerahkan Surat Keterangan Dokter kepada HRD dengan terlebih dahulu diketahui oleh atasannya.

Sakit Jangka Panjang

55

Karyawan yang mengalami sakit jangka panjang dan bukan disebabkan oleh kecelakaan kerja tetap diberikan upah dengan ketentuan sebagai berikut: 4 (empat) bulan pertama mendapat upah 100(seratus) % 4 (empat) bulan kedua mendapat upah 75 (tujuh puluh lima) % 4 (empat) bulan ketiga mendapat upah 50 (lima puluh) % Bulan selanjutnya mendapat upah 25(dua puluh lima) % sampai dengan pemutusan hubungan kerja.

4.4 Unsur-unsur Pembayaran Gaji dan Upah Setiap karyawan berhak atas paket upah yang merupakan imbalan atas pekerjaan yang telah dilakukannya untuk perusahaan. Senyum Tour memperhatikan dengan cermat sistem serta trend penggajian yang berlaku di perusahaan perusahaan terkemuka di Indonesia pada umumnya

serta

di

industri

travel

agent

khususnya.

Penetapan

pengupahan juga memperhatikan aspek kesimbangan internal, yaitu kesesuaian remunerasi seseorang dibandingkan dengan pemegang jabatan lainnya dalam perusahaan. Penetapan sistem penggajian didasarkan atas struktur penggajian dalam perusahaan yang antara lain mempertimbangkan: Jabatan, jenis dan sifat serta tanggung jawab pekerjaan (Pay fot position)

56

Keahlian khusus karyawan dan kesesuaian kualifikasi termasuk pengalaman yang bersangkutan dengan jabatan yang diembannya (Pay for Person) Penilaian kerja (Pay for Performance)

Senyum tour mempunyai standar rentang gaji sesuai dengan penggolongan karyawan yang akan ditinjau sewaktu-waktu jika dianggap perlu. Data standart rekening gaji ini hanya dapat diakses oleh pimpinan tingkat direktur. Struktur penggajian di PT Senyum Tour mencakup gaji pokok, tunjangan insentif serta bonus Gaji pokok dibayarkan setiap bulan selambat-lambatnya pada hari terakhir bulan berjalan melalui mekanisme transfer ke rekening karyawan masing-masing. Peninjauan gaji secara umum dan berkala dilakukan dengan mempertimbangkan: Kemampuan perusahaan Situasi bisnis yang sedang berjalan serta prospek ke depannya. Kenaikan biaya hidup, inflasi, upah minimum regional (UMR), atau kenaikan upah minimum propinsi(UMP) sesuai ketetapan pemerintah Peninjauan gaji secara khusus pada karyawan tertentu, tidak menyeluruh dapat dilakukan terkait hal-hal antara lain 57

Pengangkatan menjadi karyawan tetap Promosi Kinerja yang jauh melampaui apa yang di targetkan Kebutuhan perusahaan Mutasi kerja tidak otomatis diikuti dengan kenaikan gaji Sanksi indisipliner seperti Surat Peringatan serta hasil penilaian kinerja dibawah rata-rata untuk periode tertentu akan berdampak pada penyesuaian gaji berkala, baik berupa pengurangan nilai kenaikan hingga tidak diberlakukannya kenaikan gaji Disamping gaji pokok, Perusahaan juga memberikan tunjangan insentif bonus serta fasilitas tertentu pada karyawan. Tunjangan terdiri dari: 1. Tunjangan transport Dikaitkan dengan kehadiran karyawan di tempat kerja 2. Tunjangan makan Dikaitkan dengan kehadiran karyawan di tempat kerja. Jumlah jam kehadiran kurang dari 3,5 jam akan berakibat tidak diberikannya uang makan. 3. Tunjangan Hari Raya (THR) keagamaan. Diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: Bagi karyawan yang beragama Islam, THR dibayarkan 2 (dua) minggu sebelum hari raya Idul Fitri. Bagi karyawan yang beragama lain, THR dibayarkan2(dua) minggu sebelum hari Raya Natal 58

Karyawan denagan masa kerja 1(satu) tahun secara terus menerus atau lebih akan mendapat THR sebesar 1 (satu) bulan gaji sesuai nilai gaji yang tercatat pada saat pembayaran. Karyawan dengan masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun, tetapi telah melewati masa percobaan 3 (tiga) bulan berhak mendapat THR secara proporsional sesuai masa kerjanya.

Insentif Insentif diberikan pada saat diberlakukan program khusus pada periode tertentu dan berlaku bagi karyawan dengan jabatan tertentu yang berhasil mencatat prestasi sesuai standart yang ditetapkan. Penetapan standart dan nilai insentif disesuaikan dengan target dan kondisi Perusahaan serta kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.

Bonus Dalam kondisi perusahaan memungkinkan, akan dipertimbangkan untuk membagikan bonus kepada karyawan pada unit kerja tertentu. Terutama unit kerja yang tidak ikut serta dalam program insentif. Kinerja unit kerja dan kinerja perusahaan secara keseluruhan akan mempengaruhi nilai bonus yang diberikan. Sistem, metode alokasi dana serta waktu pembagian bonus ditentukan sepenuhnya oleh pimpinan perusahaan. Kepesertaan Jamsostek

59

Setiap karyawan akan dibayarkan iuran JAMSOSTEK tiap bulannya oleh perusahaan. Hal ini terkait dengan Undang-Undang yang berlaku, program JAMSOSTEK yang wajib diikuti meliputi: Jaminan Hari Tua (JHT) Jaminan Kematian (JKM) Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) Khusus Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JKP), Perusahaan menjalin kerjasama dengan pihak asuransi dengan fasilitas yang lebih baik dari pada program jamsostek. Uang Lembur Pembayaran upah lembur hanya diberikan kepada karyawan yang melakukan pekerjaan lembur untuk kepentingan perusahaan dan hanya atas perintah atasan yang bersangkutan. Perhitungan besarnya upah lembur terinci di bawah ini: a. Pada hari kerja biasa, untuk kerja lembur pertama dibayarkan setelah 2 (dua) jam pertama setelah jam kerja normal.Untuk setiap jam kerja selebihnya dibayarkan upah sebesar upah lembur perjam.

4.5 Tinjauan Atas sistem Penggajian dan Pengupahan Perusahaan 4.5.1 Prosedur Penerimaan Karyawan Perekrutan dimulai dengan adanya permintaan kebutuhan dari tiap bagian ataupun divisi, Kepala Bagian akan mengisi formulir mengenai penambahan karyawan. Formulir tersebut lalu akan diteruskan ke bagian Human Resource 60

and Development (HRD) yang kemudian akan dibicarakan dengan direktur, jika direktur menyetujui maka bagian personalia akan membuka lowongan pekerjaan. Formulir tersebut berisikan jumlah karyawan yang dibutuhkan beserta kualifikasi yang dibutuhkan. Setiap lamaran yang diterima oleh bagian HRD akan diseleksi administratif sesuai dengan kriteria yang ditetapkan perusahaan. Setelah lamaran mereka memenuhi semua kriteria administrasi, Para pelamar akan dipanggil untuk melaksanakan tes tertulis dan wawancara. Direktur dan kepala divisi HRD yang melaksanakan wawancara untuk menentukan pelamar yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perusahaan berhak menentukan kebijakan status dan golongan karyawan bagi para calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam tahap ini, calon karyawan yang akan bekerja sebagai karyawan tidak tetap dan akan menjalani masa kontrak jangka waktu tertentu, sedangkan calon kayawan yang akan bekerja sebagai karyawan tetap akan menjalani masa percobaan selama 3 (tiga) bulan sebelum ditetapkan sebagai karyawan tetap. Kemudian setelah calon karyawan lulus masa percobaan selama masa waktu tertentu (dapat melewati target yang ditentukan) maka divisi personalia dan umum akan membuat surat usulan pengangkatan karyawan tetap dengan dilampiri hasil kerja dan penilaian dari pengguna atau PIC (Person In Charge) di mana calon karyawan ditempatkan. Surat usulan ditujukan kepada divisi terkait (Penempatan calon karyawan). Setelah disetujui oleh kepala divisi, surat dikembalikan ke bagian 61

HRD untuk dibuatkan formulir kegiatan kepegawaian (FKK). FKK dibuat oleh kepala bagian Personalia untuk merubuah atau memutakhirkan data-data yang terdapat pada master file karyawan dan masterfile data gaji dan upah karyawan. FKK ini dibuat berdasarkan surat keputusan dari direktur mengenai penerimaan karyawan dan surat keputusan lainnya yang terkait pada perubahan data karyawan. Pada FKK dicantumkan secara jelas status karyawan, posisi jabatannya, gaji yang diterima, serta divisi mana yang bersangkutan ditempatkan. Pada saat penerimaan karyawan baru , maka divisi personalia dan umum memberikan buku panduan kebijakan perusahaan kepada karyawan tersebut, serta menjelaskan hak dan kewajiban secara lebih detail dalam perusahaan. Setelah calon karyawan diterima dan menyetujui kebijakan yang diberikan perusahaan, ia bisa bekerja di perusahaan. Semua arsip dokumen tiap-tiap keryawan disimpan di bagian personalia yang akan menjadi bahan pertimbangan dalam kebijakan-kebijakan perusahaan terhadap karyawan terkait dan dimasukkan dalam master file karyawan.

4.5.2 Prosedur Pencatatan Waktu Kehadiran Karyawan Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. 1.

Setiap karyawan diharuskan datang ke perusahaan sebelum jam kerja dan masuk ke ruang kerja serta mulai bekerja tepat pada waktunya. 62

2.

Setiap karyawan harus meletakkan jari di mesin pemindai sidik jari (fingerprint) yang terletak di lantai 1 gedung Senyum Tour, pada waktu masuk dan keluar perusahaan.

3.

Daftar absensi karyawan dan dibuat oleh bagian personalia. Laporan mengenai kehadiran karyawan dibuat setiap hari oleh staff personalia kemudian akan diberikan ke manajer personalia untuk diperiksa kembali. Manajer personalia akan melaporkan kepada manajer masing-masing karyawan dalam bentuk laporan harian.

4.5.3 Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Unsur-unsur yang mempengaruhi besarnya gaji dan upah yang diterima oleh karyawan antara lain: a. Gaji atau Upah Pokok, b. Tunjangan-tunjangan c. Insentif d. Bonus e. Potongan atas gaji maupun upah Bagian Human Resource and development bertanggung jawab atas data pada master file karyawan yang meliputi seluruh jumlah karyawan disertai dengan jabatan, golongan, dan tingkat gaji maupun upah masing-masing karyawan. Setiap terjadi perubahan atas data karyawan, misalnya masuknya karyawan baru ataupun pengangkatan jabatan karyawan yang dilakukan oleh perusahan, maka bagian 63

Human Resource and Development akan memutakhirkan master file tersebut, agar gaji dan upah yang dikeluarkan perusahaan sesuai dengan besarnya nilai yang seharusnya dibayarkan. Pemutakhiran master file karyawan dan master file daftar gaji dan upah dilakukan dengan membuat FKK oleh kepala bagian HRD berdasarkan semua surat keputusan dari pihak lain yang berwenang mengenai segala perubahan data karyawan. Surat keputusan yang ada kemudian disimpan untuk diarsipkan. Perhitungan gaji menggunakan aplikasi komputer yang secara langsung terupdate berdasarkan data dalam master file data gaji dan upah (DG&U) seta printout LKK. Berdasarkan DG&U dibuat rekap gaji dan upah (RG&U) dan daftar rekening karyawan (DRK) untuk diototorisasi oleh kepala bagian personalia. RG&U per departemen diserahkan ke bagian akuntansi untuk dilakukan pembukuan. RG&U per karyawan serta daftar rekening karyawan juga langsung diserahkan ke bagian keuangan untuk dilakukan pembayaran. Selain itu, bagian personalia juga membuat slip gaji dan upah untuk ditandatangai dan diarsipkan. Perhitungan uang insentif seperti uang lembur dan uang makan dilakukan tiap minggu berdasarkan data dalam daftar lembur, yang telah dikomfirmasi dari atasan langsung yang bersangkutan. Setelah selesai perhitungan, dibuatlah slip uang insentif (SUI). SUI diserahkan

64

kepada bagian akuntansi untuk dibukukan. Slip uang insentif juga diserahkan ke bagian keuangan untuk dibayarkan tiap minggunya.

4.5.4 Prosedur Pembukuan Bagian akuntansi menerima RG&U, SUI. Setelah diverivikasi baik jumlah nominal, jumlah terbilang dan kebenaran otorisasi semua dokumen tersebut, maka dimasukan atau dicatat dalam file hutang lancar. Pencatatan jurnal gaji dilakukan setelah menerima rekap transfer kas dari bank, data pembayaran gaji dan upah, data hutang gaji dan upah, Jurnal kemudian diperiksa oleh kepala bagian akuntansi. Jika tidak ada masalah, maka jurnal gaji untuk dibukukan sebagai biaya gaji dan upah. Atas dasar pembukuan jurnal tersebut, pencatatan juga dilakukan pada buku besar umum biaya gaji dan upah. Setiap transaksi keuangan yang dilakukan bagian keuangan dicatat pada file transaksi untuk mengetahui jumlah uang yang telah digunakan dan bagian mana yang menggunakan uang tersebut, salah satunya dalam hal prosedur penggajian dan pengupahan karyawan. Data pada file transaksi tersebut harus selalu dicocokkan dengan buku besar kas dan harus sama. Jika tidak sama, harus dilakukan rekonsiliasi/penyesuaian pencatatannya.

4.5.5 Prosedur Pembayaran Bagian keuangan yang melakukan pembayaran setiap tanggal 26 tiap bulannya, dengan cara mendistribusikan dengan transfer gaji kepada seluruh 65

karyawan, tetap dan karyawan percobaan melalui rekening mereka setiap bulannya. Perusahaan menggunakan jasa payroll BCA. Sedang upah karyawan yang tidak tetap akan diberikan secara tunai tiap bulan ataupun tiap minggunya, tergantung pada isi kontrak.

Uang lembur dan uang makan semua karyawan diberikan secara tunai tiap minggunya yaitu hari jumat. Pada pembayaran gaji dan upah dilakukan setelah bagian keuangan memverifikasi kebenaran semua data pada rekap gaji dan upah. Berdasarkan data pada RG&U, bagian keuangan memasukkan file ke dalam transaksi keuangan. Bagian keuangan akan mentransfer gaji sesuai daftar gaji dan upah yang diberikan oleh HRD. sedangkan untuk karyawan yang tidak memiliki rekening, bagian keuangan yang nantinya memeberikan uang upah dalam amplop ke bagian personalia untuk diberikan kepada karyawan. Pembayaran uang lembur dilakukan bagian keuangan sesuai dengan slip uang insentif (SUI) yang dibuat bagian personalia. Bagian keuangan akan memberikan uang kepada bagian personalia menerima uang didalam amplop beserta SUI. Lalu bagian personalia akan mendistribusikannya kepada karyawan secara tunai.

4.5.6 Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan di PT Senyum Tour Tbk dalam sistem penggajian dan pengupahannya: 66

1. Formulir kegiatan kepegawaian FKK yang dibuat oleh Kepala Bagian Human Resource and Development yang setara dengan surat keputusan, untuk memperbolehkan kegiatan pemutakhiran daftar gaji dan upah maupun data induk karyawan 2. Daftar Absensi Daftar absensi digunakan untuk mengetahui kehadiran karyawan. Jam kerja karyawan sebagai dasar perhitungan daftar gaji dan upah 3. Daftar lembur Daftar lembur digunakan untuk mengetahui para karyawan yang bekerja lembur. 4. Laporan Kerja Karyawan Laporan ini merupakan rekapitulasi absensi seluruh karyawan dan menunjukkan jumlah jam kerja efektif karyawan termasuk dengan lembur dalam suatu periode tertentu 5. Rekap Daftar Gaji dan Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per divisi yang dibuat oleh bagian Human Resource and Development berdasarkan daftar gaji 6. Daftar Rekening Karyawan Dokumen ini berisikan nama karyawan nama bank, serta nomer rekening karyawan tersebut. 67

7. Amplop Uang upah maupun gaji untuk karyawan yang tidak memiliki rekening, dan uang lembur karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop. 8. Giro Perintah untuk mentransfer dana dari bank perusahaan kepada bank pihak penerima 9. Slip Gaji dan Upah Catatan yang berisi perincian tentang besarnya jumlah gaji ataupun upah dari karyawan yang bersangkutan dikurangi dengan potonganpotongan yang ada, misalnya PPh pasal 21, jamsostek, pinjaman karyawan dan lain-lain 10. Slip Uang insentif Catatan yang berisi perincian tenatang besarnya total uang lembur, uang transport dan uang makan karyawan selama periode tertentu.

68

4.6

Analisis Unsur-unsur sistem pengendalian Internal Atas sistem

penggajian dan pengupahan

Sistem Penggajian dan pengupahan rentan akan terjadinya kecurangan di dalamnya, oleh karena itu diperlukan pengendalian internal yang baik. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, untuk mengetahui keandalan dari pengendalian internal yang berjalan dalam sistem penggajian dan pengupahan di PT Senyum Tour and Travel, maka analisis pengendalian internal perusahaan dilakukan dengan memperhatikan unsur-unsur pengendalian yang dikemukan oleh COSO, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, serta aktifitas pengendalian.

4.6.1 Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian memiliki berbagai elemen penting seperti struktur organisasi, pengaruh eksternal ,kebijakan eksternal , praktik perusahaan dalam mengelola sumber Daya manusia dan lainnya. Namun dalam penelitian ini lingkungan pengendalian hanya dibatasi dari struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi perusahaan memegang peranan vital bagi perusahaan untuk menjalankan usahanya. Hal ini disebabkan karena pada dasarnya Struktur organisasi menggambarkan mengenai perusahaan itu sendiri. Struktur organisasi perusahaan menggambarkan dengan jelas

69

pemisahan pekerjaan antara satu bagian dengan bagian lainnya, serta bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Tiap perusahaan dalam membuat struktur organisasi tetap mengacu pada bentuk dasar struktur organisasi, yaitu struktur organisasi garis, struktur organisasi garis dan staf, struktur organisasi fungsional, struktur organisasi formal, ataupun struktur organisasi informal. Umumnya, semakin besar suatu perusahaan maka semakin banyak pula departemen atau divisi yang terlibat dalam menjalankan kegiatan usahanya. Departemen atau divisi yang terlibiat dalam suatu perusahaan pastinya dibuat berdasarkan kegiatan operasional dan non operasional perusahaan tersebut. Semakin besar ukuran suatu perusahaan tersebut, semakin banyak kegiatan operasional dan non-operasional yang dijalankan, maka akan semakin banyak pula departemen atau divisi yang dibentuk guna menunjang kegiatan- kegiatan tersebut. Departemen atau divisi yang terdapat dalam suatu struktur organisasi perusahaan umumnya membawahi beberapa staff atau bagian untuk membantu kepala divisi atau departemen dalam menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya. Selain itu, staff atau bagian tersebut juga berfungsi untuk memastikan bahwa semua fungsi dan tanggung jawab suatu departemen atau divisi tersebut dapat dijalankan sepenuhnya. PT Senyum Tour & Travel menggunakan struktur organisasi menggunakan struktur organisasi garis, dimana pucuk pimpinan tetap pada rantai komando utama dengan rentan manajemen sempit sehingga tercipta 70

komunikasi yang cepat antara bawahan dan atasan dalam satu departemen dan memudahkan pengawasan maupun pengendalian terhadap fungsi kerja, namun lebih terlibat pada pekerjaan bawahan. Struktur organisasinya bersifat departementalisasi berdasarkan pengelompokan fungsi-fungsi kegiatan yang spesifik di dalam perusahaan sehingga pertanggungjawaban atas tugas dan wewenang tidak tumpang tindih. Berdasarkan uraian diatas, dengan membandingkan dengan sistem pengendalian internal, struktur organisasi PT Senyum Tour & Travel masih memiliki beberapa kelemahan antara lain:

1.

Perusahaan sudah mempunyai struktur organisasi yang jelas dansistematis,

tetapi

dalam

pelaksanaannya

sehari-hari

terjadiperangkapan tugas yaitu bagian akuntansi dan bagian keuangandipimpin oleh satu orang manajer. 2.

Kurang adanya pembagian wewenang yang jelas untuk tiaptiap bagianuntuk memastikan bahwa tiap-tiap transaksi telah diotorisasi olehpejabat yang berwenang. Contohnya, bagian akuntansi dan bagiankeuangan yang dipimpin oleh satu orang dapat menyebabkanpenyelewengan dalam pembuatan bukti kas keluar, pembuatan cektunai dan mencairkannya, serta dalam pencatatan transaksi ke dalamjurnal umum, buku besar, dan buku besar pembantu.

71

4.6.2 Penilaian Risiko Penilaian Resiko bertujuan untuk mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Resiko yang telah diidentifikasi dapat dianalisis dan di evaluasi sehingga dapat diperkirakan intensitas dan tindakan yang dapat diambil untuk meminimalisasi resiko tersebut. PT Senyum Tour and Travel belum menerapkan penilaian risiko untuk mengidentifikasi dan menganalisis resiko yang dapat muncul memengaruhi kinerja perusahaan.

4.6.3 Informasi Dan Komunikasi PT Senyum Tour and Travel telah melakukan praktik yang cukup baik dalam memberikan informasi dan melakukan komunikasi yang baik dalam pengendalian internal perusahaan, antara lain: a. Rekap Gaji dan Upah per departemen diverifikasi kebenaran dan ketelitianperhitungannya

oleh

Bagian

Akuntansi

sebelum

setelah

menerima

dilakukanpembayaran. b. Bagian

Akuntansi

melakukan

pencatatan

seluruhdokumen bukti pengeluaran bank dan pembayaran lainnya. c. Basisdata Induk Karyawan dan Daftar Gaji dan Upah direkonsiliasisecara teratur berdasarkan dokumen-dokumen yang sah. d. Besarnya gaji dan upah juga sudah disetujui oleh tiap karyawan. Halini berarti

karyawan

mengetahui

72

besarnya

gaji

ataupun

upah

yangditerimanya

sehingga

bila

tidak

sesuai,

karyawan

bisa

melakukanprotes. Namun

Masih

terdapat

kekurangan

dimana

tidak

adanya

Voucher

pembayaran yang diperlukan dalam proses pengeluaran kas. Sehingga memungkinkan terjadinya fraud. oleh sebab itu, Voucher pembayaran akan diterapakan dalam sistem penggajian yang diusulkan.

4.6.4 Pengawasan Dan Aktifitas Pengendalian Aktifitas pengendalian perusahaan dapat dilihat melalui prosedur-prosedur yang ada dalam perusahaan.Pengawasan meliputi berbagai aspek kegiatan pekerjaan, sesuai kebijakan dan prosedur yang ada. Pengawasan dilakukan atas prosedur yang dijalankan di perusahaan dengan cara pengawasan langsung yaitu supervisi oleh atasan langsung. Prosedur penggajian dan pengupahan

PT

Senyum

Tour

and

Travel

telahdijelaskan

sebelumnya.analisis sIstemotorisasi dan prosedur pencatatan pada setiap prosedur sistempenggajian dan pengupahan PT Senyum Tour and Travel dilakukan berdasarkantinjauan literatur pada Bab II. a. Prosedur Penerimaan Karyawan Setiap

divisi

maupun

bagian

yang

membutuhkan

karyawan

harusmembuat memo kemudian memo tersebut yang disetujui oleh Manajer dan Kepala Divisi Personalia dan Umum sebelum Bagian Personalia membuka lowongan pekerjaan bagi calon karyawan.

73

Divisi

Personalia

dan

Umum

akan

membuat

surat

usulan

pengangkatansebagai karyawan tetap dengan dilampiri hasil kerja dan penilaiandari pengguna atau PIC (Person In Charge) di mana calon karyawan ditempatkan. Surat

usulan

ditujukan

Kepada

Divisi

terkait(penempatan

calon

karyawan). Setelah disetujui oleh Kepala Divisi,surat dikembalikan ke Bagian Personalia untuk dibuatkan FormulirKegiatan Kepegawaian (FKK). b. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja dan Kehadiran Karyawan Karyawan

yang

yangbersangkutan,

lembur

berdasarkan

sehingga

tidak

memo

sembarangan

dari karyawan

bagian bisa

lemburdan harus mengisi daftar lembur untuk mengetahui apakah karyawan tersebut lembur atau tidak. Laporan Kerja Karyawan harus diotorisasi oleh Kepala Bagian Personalia sebagai tanda verifikasi kebenaran waktu kerja karyawan, Daftar Absensidan Daftar Lembur. Prosedur pencatatan waktu di PT Senyum Tour and Travel service sudah cukup baik dengan menggunakan alat pemindai sidik jari. Namun disamping itu masih terdapat kelemahan yaitu terkadang masih terjadinya kerusakan pada mesin. Sebaiknya diadakan pemeriksaan mesin secara berkala sehingga tidak terjadi kesalahan dalam daftar kehadiran. c. Prosedur Penghitungan Gaji dan Upah

74

Rekap Gaji dan Upah diotorisasi oleh Kepala Bagian Personalia sebagaitanda Kepala Bagian Personalia telah mengecek dan menyetujui dataperhitungan gaji dan upah (baik per departemen atau per individu).Pembuatan Master File Karyawan, dan Master File Daftar Gaji danUpah

dilakukan

KepalaBagian

setelah

Personalia

adanya

sehingga

FKK tidak

yang ada

diotorisasi

pihak

yang

oleh bisa

sembaranganmengubah-ubah Master File karyawan, dan daftar Gaji dan Upah. Terdapat kebijakan perusahaan yang jelas mengenai gaji dan upahpokok, tunjangan, dan pemotongan gaji dan upah.Terdapatnya Master File Karyawan yang berisikan pemisahan jenisdan penggolongan karyawan sehingga memudahkan perhitunganatas gaji dan upah karyawan. d. Prosedur Pembukuan Bagian Akuntansi melakukan pencatatan semua pembebanan gajidan upah dalam jurnal berdasarkan Rekap Gaji dan Upah, LaporanKerja Karyawan, dan Daftar Lembur. Rekap Gaji dan upah yang diterima dari bagian personalia bukan merupakan rekap gaji per karyawan, seperti yang diberikan oleh bagian personalia ke bagian keuangan, namun merupakan

total

per

departemen.

Namun

apabila

dibandingkan

jumlahnya akan sama. Setelah komponen gaji dan upah telah dibayar oleh BagianKeuangan maka Bagian Akuntansi akan mencatatjurnal pembayaran berdasarkan bukti pembayaran dari bank. 75

e. Prosedur Pembayaran Bagian keuangan melakukan pembayaran setelah menerima rekap gaji dan upah dari bagian personalia. Rekap gaji dan upah tersebut harus diotorisasi oleh kepala bagian personalia. Setiap karyawan mengetahui komponen gajinya maupun upahnyamasing- masing melalui slip gaji dan upah maupun slip uanginsentif. Prosedur pembayaran pada PT Senyum Tour and Travel masih terdapat kelemahan dimana pembayaran dilakukan hanya berdasarkan rekap gaji yang dikeluarkan oleh HRD, bukan berdasarkan voucher pembayaran yang diterbitkan oleh bagian akuntansi. metode pembayaran gaji pada PT Senyum Tour and Travel sudah dilaksanakan cukup baik, karena dilakukan dengan menggunakan sistem pembayaran melalui bank yang lebih efektif dan efisien. Pembayaran gaji dibayarkan 1 bulan sekali, yaitu setiap tanggal 26.

Setelah melihat seluruh uraian di atas maka dapat dikatakan bahwasecara keseluruhan sistem otorisasi dan pencatatan penggajian danpengendalian yang dilaksanakan perusahaan cukup memenuhipengendalian internal yang baik.

76

4.7 Analisis Atas Dokumen-dokumen Yang Digunakan Bentuk dokumen-dokumen yang digunakan di PT Senyum Tour and Travel dalam sistem penggajian dan pengupahan dapat dilihat di lampiran.Adapun analisisnya dapat dilihat di bawah ini: a. Formulir Kegiatan Kepegawaian (FKK) Rancangan formulir ini sederhana dan ringkas, berisi informasiinformasiyang digunakan untuk melakukan pemutakhiran padabasisdata karyawan. Nama formulir dan nama perusahaan telah terterasehingga memudahkan indentifikasi. Kode formulir juga terterasehingga memudahkan pencarian arsip, namun harus ditulis sesuaidengan urutannya.Tanda tangan Kepala Bagian Personalia sebagai buktiotorisasi dilakukan pemutakhiran basisdata karyawan. b. Kartu Absensi (KA) Formulir

ini

telah

memuat

informasi

yang

cukup

baik

untuk

mengetahuiabsensi karyawan di kantor, informasi itu mengenai: tanggal, divisi,bagian, NIK, nama karyawan, alasan ketidakhadiran, jam masuk, danjam

pulang

dan

tanda

tangan

karyawan

sebagai

tanda

bahwakehadiran karyawan. Terdapat nama perusahaan dan nama formulir yang memudahakan identifikasi. Namun belum terdapat kode formuliruntuk memudahkan pencarian arsip. c. Daftar Absensi (DA)

77

Formulir

ini

telah

memuat

informasi

yang

cukup

baik

untuk

mengetahuiabsensi karyawan.Informasi ini mengenai: tanggal,NIK, nama karyawan, uraian pekerjaan, tanda tangan karyawandan supervisor sebagai bukti otorisasi sebelum diberikan ke bagian personalia. Terdapat nama perusahaan dan nama formulir yangberguna untuk memudahkan identifikasi. Namun belum terdapat kodeformulir untuk memudahkan pencarian arsip, belum terdapat jammasuk maupun jam pulang. d. Daftar Lembur (DL) Daftar lembur ini sudah cukup baik karena berisi informasi: hari,tanggal, divisi, bagian, NIK, nama karyawan, alasan lembur, alasan lembur, tanda tangan karyawan dan supervisor sebagai bukti otorisasisebelum diberikan kepada bagian personalia. Terdapat namaperusahaan dan nama formulir yang berguna untuk memudahkanidentifikasi, namun belum terdapat kode formulir untuk memudahkanpencarian arsip. e. Laporan Kerja Karyawan (LKK) LKK ini sudah cukup baik karena ringkas dan sederhana. LKKmerupakan rekapitulasi dari KA, DA dan DL, berisi informasi: divisi,NIK, nama karyawan, bulan, jumlah masuk kerja, sakit, ijin, mangkirmaupun jam kerja lembur. Adanya tanda tangan pembuat LKK yaituBagian Personalia, dan tanda tangan oleh Kepala Bagian Personalia sebagai otorisasi untuk perhitungan gaji dan upah. 78

Terdapat nomor kode formulir yangtercetak, nama perusahaan dan nama formulir yang memudahkanidentifikasi dan pencarian arsip. Terdapat total jumlah karyawan untukmengetahui jumlah karyawan yang tertera dalam LKK, nomor halamanuntuk mengetahui jumlah halaman LKK dan tanggal LKK dicetak. f. Rekap Gaji dan Upah (RG&U) RG&U ini sudah cukup baik karena ringkas dan sederhana. LKK berisiinformasi mengenai gaji maupun karyawan: divisi, bulan, NIK, namakaryawan, gaji pokok, total tunjangan, total potongan dan gaji bersih.Adanya

crossfooting

check

untuk

mengetahui

total

gaji

pokok,tunjangan, potongan dan gaji bersih seluruh karyawan pada satu divisi.Adanya tanda tangan pembuat RG&U yaitu Bagian Personalia, dan tandatangan oleh Kepala Bagian Personalia sebagai otorisasi sebelum diserahkanke Bagian Akuntansi untuk pencatatan gaji dan upah. Terdapat nomorkode formulir yang tercetak, nama perusahaan dan nama formulir yangmemudahkan identifikasi dan pencarian arsip. Terdapat total jumlahkaryawan untuk mengetahui jumlah karyawan yang tertera dalamRG&U, nomor halaman untuk mengetahui jumlah halaman RG&U dantanggal LKK dicetak. g. Amplop Uang

pembayaran

upah

maupun

uang

lembur

dimasukkan

ke

dalamAmplop bagi yang tidak memiliki rekening. Amplop ini tertera nama penerima uang dan namaperusahaan. 79

h. Slip Gaji dan Upah (SG&U) dan Slip Uang Insentif (SUI) Dokumen ini sudah cukup baik karena rancangan formulirnya ringkasdan sederhana,

berisi

informasi

alamatperusahaan,nama uanginsentif,

yang

jelas

seperti

karyawan,NIK,periode

perincian

atas

nama

dan

gaji,upah

maupun

seperti

gaji/upah

pendapatan

pokok,tunjangan, potongan gaji / upah bersih pada SG&U, sedangkan padaSUI

terdapat

perincian

uang

lembur,

uang

makan

dan

kerajinan.Tanda tangan Bagian Personalia sebagai pembuatnya dan tanda tangankaryawan sebagai penerimanya. i.

Bukti Kas Keluar Dalam sistem penggajian yang berjalan di PT Senyum Tour and Travel Services, perusahaan belum menerapkan penggunaan bukti kas keluar.

4.8

Analisis

Pengendalian

Internal

Dalam

Pengolahan

DataTerkomputerisasi Evaluasi pengendalian internal pada pengolahan data yangdilakukan oleh PT Senyum Tour and Trave dilakukan untuk mengetahui apakahpengendalian internal itu sudah berfungsi dengan baik sehingga dapatmencegah kecurangan dalam pengolahan data. 1. Pengendalian Umum Pengendalian

secara

yangmempunyai

tujuan

umum

merupakan

keamanan

perusahaan,yaitu yang terdiri dari: 80

dari

pengendalian harta

akuntansi

kekayaan

milik

a. Pengendalian Organisasi Tiap bagian atau tingkatan di perusahaan telah bekerja sesuaidengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga tidakmencampuri pekerjaan satu dengan yang lain. b. Pengendalian Dokumentasi PT Senyum Tour and Travel menggunakan beberapa dokumendalam sistem penggajian dan pengupahan sebagai bukti ataslaporan dari masing-masing bagian, seperti uraian yang terterapada penjelasan dokumentasi. Masih terdapat kekurangan karena dalam siklus yang digambarkan sebelumnya, tidak terdapat voucer pembayaran, yang seharusnya ada dalam sistem pengeluaran kas. c. Pengendalian Keamanan Fisik PT Senyum Tour and Travel memasang kamera CCTV di kantor untuk menghindari adanya pencurian aset perusahaan danjuga membantu mengetahui siapa saja karyawan yang bekerjapada tiap harinya di kantor.Ada pula stabilizer dan untuk menstabilkan arus listrik danalat pemadam kebakaran di kantor dan gudang. d. Pengendalian Keamanan Data Pengolahan dan penyimpanan data didukung dengan systemrecovery dan back up data yang menggunakan hard disk eksternaldan CD readable. User ID dan Password digunakan pada saat masuk ke dalamsetiap aplikasi komputer yang digunakan dalam proses penggajiandan pengupahan, juga pada saat mengakses file data 81

perusahaanlainnya. Pihak karyawan diberikan User ID dan password aplikasi komputer sesuai fungsi yang dijalankan. 2. Pengendalian Aplikasi Program aplikasi yang dipakai adalah Abbacus Power Suite dan VisualBasic

yang

telah

dibuat

sedemikian

rupa

sesuai

dengan

kebutuhanperusahaan. Pengendalian aplikasi dianalisis untuk untuk memastikanintegritas program aplikasi komputer yang dipakai. Berikut pengendaliannya:

a. Pengendalian Masukan Pengendalian ini dimulai dengan mengkaji ulang kembalikelengkapan dan kebenaran data yang tercatat pada pada kartuabsensi, daftar absensi dan daftar lembur untuk dimasukkan dalammaster file laporan kerja

karyawan,

maupun

formulir

kegiatankepegawaian

untuk

dimasukkan dalam master file karyawan dandaftar gaji dan upah.Pada saat

data-data

ini

dimasukkan

dalammaster

file

masing-

masing.Program aplikasi ini mempunyaipengendalian masukan yang terprogram didalamnya, yaitu: 1. Echo

check:

untukdimasukkan

data

yang

diketikkan

ke

komputer

ditampilkan

pada

keyboard

pada

monitor.

Dengandemikian operator dapat membandingkan antara data yangdiketik

dengan

data

yang

seharusnya

Operatormembetulkannya bila data yang diketik salah. 82

dimasukkan.

2. Existence

check:

kode

yang

dimasukkan

akan

dibandingkandengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.Misalnya, operator tidak bisa memasukkan NIK dengan kodeyang sama dua kali. 3. Matching

check:

pengendalian

ini

dilakukan

denganmembandingkan kode yang dimasukkan dengan kode yangtelah

disimpan

pada

master

file

bersangkutan.

Misalnya,operator memasukkan NIK maka akan menampilkan namakaryawan yang mempunyai NIK tersebut. 4. Field

check:

field

dari

data

dimasukkan

diperiksa

kebenaranyadengan mencocokkan nilai dari field data tersebut sesuaidengan tipe fieldnya, apakah bertipe numeric, alphabetic ataukah tanggal. Misalnya, terdapat tipe field tanggal makaharus diisi dengan data tanggal. b. Pengendalian pemrosesan Kesalahan-kesalahan dapatdikendalikan

yang

dengan

terjadi

selama

mengecek

tahap

proses

pemrosesan

dari

program

aplikasi.Program aplikasi ini mempunyai pengendalian pemrosesan yangterprogram, yaitu: 1. Matching check: pada waktu pemrosesan daftar gaji dan upah,bila jumlah karyawan yang tercatat pada daftar gaji dan upahtidak sesuai dengan Master File Karyawan, maka kesalahantersebut langsung ditampilkan pada monitor. 83

2. Crossfooting check: dilakukan dengan menjumlahkan masingmasingitem

data

secara

ke

samping

dan

secara

tegak.

Totalpenjumlahan ke samping dan total penjumlahan tegak dapatdicocokkan secara menyilang dan harus didapatkan hasil sama.Misalnya, saat pembuatan Daftar Gaji dan Upah. Gaji bersihkaryawan didapat dari nilai gaji pokok ditambah tunjangantunjangandan

dikurangi

potongan-potongan.

Hasil

penjumlahantotal gaji seluruh karyawan harus sama dengan hasilpenjumlahan total gaji pokok seluruh karyawan ditambah totaltunjangan

seluruh

karyawan

dikurangi

total

potongan

seluruhkaryawan. c. Pengendalian Keluaran Pengendalian keluaran ini dilakukan dengan beberapa cara, yaitu: 1. Dokumen yang dicetak hanya sejumlah tembusan yangdiperlukan saja.

Bila

ada

kelebihan lembar

maupun

kesalahandalam

pencetakan dokumen harus segera dibuang ke alatpenghancur kertas, untuk mencegah isi dari dokumen tidakterbaca oleh orang lain yang tidak berhak.Di kantor perusahaan terdapat tempat penyimpanan dokumen berupa lemari yang digunakanuntuk menyimpan dokumen-dokumen dan dibagi untuk setiapbagian. Kunci dipegang oleh pihak yang berkepentingan dengan lemari tersebut.

84

2. Laporan

harus

diperiksa

kembali

terhadap

kesalahan-

kesalahansebelum laporan dibagikan dan digunakan olehpemakai laporan

sehingga

tidak

mencerminkan

informasi

yangmenyesatkan. Pengolahan data penggajian dan pengupahan yang diterapkan pada PT Senyum

Tour

and

pengendalianpemrosesan

Travel

kurang

yang

sering

memadai kali

terutama tidak

pada berjalan

sempurna.Perusahaan tidakmempunyai divisi pengolahan data elektronik sehingga membutuhkanwaktu untuk perbaikan dan selama perbaikan harus dikerjakan secaramanual.

85

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bentuk sistem penggajian yang berjalan di perusahaan, mecari temuan kelemahan dari sistem tersebut dan usulan perancangan sistem penggajian yang baru. Hasil penelitian adalah sebagai berikut: a. Penerapan struktur organisasi sebagai lingkungan pengendalian perusahaan jelas dan sistematis, terlihatadanya pemisahan fungsi kerja dan tanggungjawab. Namun pada bagian akuntansi dan bagian keuangan masih terdapat kekurangan dimana kedua bagian tersebut dipimpin oleh orang yang sama. Selain perangkapan yang terjadi di bagian akuntansi dan bagian keuangan,Pemisahaan fungsi yang diterapkan sudah cukup baik contohnya:Fungsi pembuat daftar gaji dan upah (bagian personalia) terpisah darifungsi pembayaran gaji (bagian keuangan). b. Sistem penggajian dan pengupahan PT Smailing Tour and Travel yang dilaksanakan

masih

kurang

memadai

pada

pengendalian

internalnya,hal ini terlihat adanya kelemahan pada:Pengawasan tidak juga menjamin penyimpangan, yakni bisa terjadikelengahan pengawas dan kerjasama dengan pengawas. Selain itu perusahan juga belum menerapkan penilaian risiko untuk mengidentifikasi dan menganalisis 86

resiko sehingga perusahaan akan dapat mengatasi kesulitan jika ada masalah di kemudian hari

yang muncul memengaruhi

kinerja

perusahaan. c. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan PT Senyum Tour and Travel sudah baik dan cukup memadai. Salah satu alasannyaadalah setiap karyawan yang namanya tercantum pada databaseinduk

karyawan

sudah

memiliki

surat

keputusan

pengangkatankaryawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur dan KepalaDivisi Personalia dan Umum. Setelah itu pemutakhiran database dilakukansetelah adanya formulir kegiatan kepegawaian yang dibuat olehKepala Bagian Personalia d.Dokumen-dokumen yang digunakan PT Senyum Tour and Travel dalamsistem penggajian dan pengupahan belum sesuai dan lengkap. Voucher pembayaran yang seharusnya ada dalam proses pengeluaran kas masih belum ditemukan, sehingga dalam sistem yang diusulkan, voucher pembayaran akan di tambahkan. Belum semua dokumen terdapat kode formulir dan tembusan dokumentersebut.Penggunaan memo yang digunakan masih kurang dalampenerapan internal check dan informasi kadang kurang akurat. e. Praktik sehat dalam memberikan informasi dan melakukan komunikasi yang baik dalam pengendalian internal perusahaan yang diterapkan PT Senyum Tour and Travel sudahditerapkan dengan baik,

87

f. PT Senyum Tour and Travel baru memulai komputerisasi pada prosespengolahan

datanya.

Pada

pengendalian

aplikasi

belum

berjalandengan sempurna, masih terdapat beberapa kelemahan dalampengolahan data elektronik seperti pada program aplikasi dan jaringankomputer.

5.2 Saran Berdasarkan

penelitian

yang

dilakukan

terhadap

sistem

penggajian

karyawan tetap yang berjalan di perusahaan,beberapa alternatif pencegahan yang bisa mengurangi risiko bagi perusahaan untuk ke depannya, yaitu: 1. Struktur organisasi sudah cukup baik. Namun perlu dilakukan pemisahan tugas pada bagian keuangan dan bagian akuntansi. 2. Melakukan penilaian resiko pada perusahaan untuk mengidentifikasi dan menganalisis resiko yang mungkin muncul sehingga perusahaan akan dapat mengatasi kesulitan jika ada masalah di kemudian hari yang muncul memengaruhi kinerja perusahaan. 3. Setiap dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT Senyum Tour and Travel

harus

dilengkapi

dengan

tembusan

dan

kode

formulir

untukmemudahkan pencarian arsip baik untuk kepentingan internal maupun eksternal.Ada baiknya memo yang digunakandalam permintaan penambahan karyawan dan kerja lembur dapatdigantikan dengan formulir yang berisikan informasi yang akurat,lengkap, relevan, tepat waktu serta berisikan unsur pengendalian. 88

4. PT Senyum Tour and Travel harus memiliki sistem terkomputersasi melalui penerapandivisi pengolahan data elektronik.Dengan adanya divisi pengolahandata elektronik, pengolahan data akuntansi dan data non akuntansidapat diolah secara efektif dan menghasilkan informasi yang memadai.Tentunya bila ada kesalahan pada program aplikasi dan kerusakanpada

jaringan

komputer

dapat

ditangani

segera,

juga

menghindarihuman error. 5. Voucher

pembayaran

yang

seharusnya

dipakai

dalam

proses

pengeluaran kas , akan dimasukan dalam rancangan sistem penggajian yang diusulkan. Voucher pembayaran akan dibuat oleh bagian akuntansi setelah mencocokan jumlah nominal ,jumlah terbilang dalam rekap gaji dan upah per departemen yang diberikan oleh bagian personalia. Setelah dicocokan maka bagian akuntansi akan mencatat sebagai hutang lancar, kemudian mengirimkan voucher pembayaran yang telah dibuat kepada bagian keuangan. Di bagian keuangan, akan di cocokan kembali jumlah yang tertera dalam voucher pembayaran dengan jumlah yang tertera dalam rekap gaji dan upah per orang yang diterima dari bagian personalia. Apabila sama maka bagian keuangan akan melakukan pembayaran. Apa bila tidak sama maka bagian keuangan akan mengirimkan kembali voucher pembayaran tersebut kembali ke bagian akuntansi untuk dilakukan pengecekan ulang. Apabila setelah bagian akuntansi melakukan pengecekan dan ternyata voucher tersebut benar adanya, maka rekap gaji dan upah yang diterima dari bagian personalia 89

akan

kembali

dikirimkan

ke

bagian

personalia

untuk

dilakukan

pengecekan lebih lanjut.. 6. Sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap mesin fingerprint untuk menghindari adanya kerusakan pada mesin. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan pada pencatatan absensi karyawan.

90