Reactie Pieter Koenders - Richtlijnen Scannen.

Opmerkingen n.a.v. de concept richtlijnen digitalisering archiefmateriaal Pieter Koenders, 4 maart 2009 richtlijn 03.01.02 / formaat en compressie 1) kwaliteitscriteria zijn niet "smart" gedefinieerd, dus voor meer dan een uitleg vatbaar. Waarvan akte. 2) p 3 vraag: wordt met "leesbaar" ook bedoeld "afdrukken per printer"? Hoogwaardige kwaliteit drukwerk stelt hoge eisen maar veel klanten zullen een eenvoudig printje voldoende vinden en gelijk stellen aan "leesbaar". (Vgl. mbt resolutie: op scherm is 72 dpi voldoende; 150 is beter, want dan ook zelf printbaar) Toegevoegd. 3) p 4 staat bovenaan "Ook al wordt in vier van de onderkende doelen hetzelfde formaat en compressietype voorgeschreven". Volgens mij in 3 van de 4, nl 3xtiff en 1x jpg. Klopt richtlijn 03.01.03 / resolutie 1) kwaliteitscriteria zijn niet "smart": bijv. "voldoende" kwaliteit Waarvan akte. 2) p 3 bij microverfilming wordt altijd de vergrotingsfactor aangegeven. Zou je bij kleinere objecten die je groter (A4) gaat scannen ook niet in metadata moeten vastleggen wat de vergrotingsfactor is cq de maat van het origineel? Met behulp van het aantal pixels en de resolutie kun je de originele grootte berekenen. 3) p 3 idem: kan het voorkomen dat kaarten te groot zijn voor een scan op ware grootte? Bijv. de kaart van de drie Schieën. De kaart kan te groot zijn voor de digitaliseringsapparatuur, maar dan is geen enkel formaat mogelijk. Zodra de kaart gedigitaliseerd kan worden, kan hij ook op ware grootte gedigitaliseerd worden. 4) p 4 bij doorzichtmateriaal wordt volgens mij alleen gedacht aan "plaatjes": dia's, lantaarnplaatjes. Ik mis richtlijnen voor het scannen van microformaten (films, fiches, jackets). Ik neem aan dat net als bij NA te Kew en elders het scannen van microfilms (en andere microformaten) voor beschikbaarstelling (kwaliteit leesbaar en printje kunnen maken) een belangrijke activiteit zal worden. Toegevoegd. richtlijn 03.01.04 / bitdiepte en kleurruimte geen opmerkingen richtlijn 03.01.05 / apparatuur en werkruimte 1) pag 5: moet ook rekening worden gehouden met een stroomstabilisator? Joop Korswagen heeft ervaring mbt wisselende stroomsterkten = wisselende opnameomstandigheden in bijv. Sri Lanka. In andere landen kan dat ook spelen wanneer we opdrachten uitbesteden? Zeker wanneer we scans elders willen laten maken. Zo wordt op dit moment overwogen in Sri Lanka scans te laten maken ipv films. Die scans zullen door NA worden beheerd en beschikbaar gesteld. Dit is vergelijkbaar met materiaal van andere instellingen die we nu ook op de studiezaal beschikbaar stellen, zij het nu nog in microfilm (bijv de collectie Artus Gijsels) Goede vraag. Wordt indien nodig meegenomen voor een versie 1.1 richtlijn 03.01.06 / nabewerking geen opmerkingen richtlijn 03.01.01 / proces 1) Algemeen: aangezien de richtlijnen voor een langere tijd zijn bedoeld, dienen alleen functies te worden vermeld en niet (namen van) functionarissen. Zo is Ted

al lang geen hoofd restauratie meer (= overigens afd. restauratie en conservering). Gedaan. 2) Ik mis in het verhaal de input van de persoon die belast is met de actielijn digitale content, maar heb begrepen dat die alsnog bij de richtlijn wordt betrokken. De richtlijn zal ook naar Rick worden gestuurd. 3) Essentieel bij scannen is de toegankelijkheid: je hebt niets aan duizenden scans zonder context. Daarom dient bij de voorbereiding ook de toegankelijkheid meegenomen te worden. Is het beoogde bestand toegankelijk? (Klopt) Is de toegang van voldoende kwaliteit? (Ok) Mogelijk is men bezig met een herbewerking van de toegang, waarbij de inventarisnummers worden omgenummerd met gevolgen voor de naamgeving van de scans (zoals bijv mbt Hof van Holland nu gaande is). Ook hebben we nogal wat materiaal zonder bruikbare toegang (bijv. van een deel van de charters) en vinden we bijvoorbeeld nog regelmatig kaarten in het depot die in geen enkele toegang zijn beschreven / indertijd vergeten zijn. Kortom: de toegankelijkheid moet op orde zijn. Omgekeerd dienen dus in de toegangen permalinks te worden aangemaakt naar de scans. 4) Er dient een controle op de registratie te zijn (ABS). Sommige onderdelen van bestanden kunnen op andere plekken geborgen zijn ivm andere formaten of dragers. Het is dus tevens een toets op de volledigheid van het te scannen bestand. Uiteraard dienen altijd de gegevensbeheerders te worden ingeschakeld als men met de bestanden gaat wandelen (intern of extern), maar dat zit neem ik aan in een ander / uitleningsproces. (Ok) 5) Er dient naast de toets op de materiële staat ook een toets op de openbaarheid te komen. Het mag niet gebeuren dat per ongeluk geclassificeerd materiaal wordt meegescand. (Ok) 6) pag 4: tussen stappen 4 en 5 mis ik de stappen acceptatie van de scans en het opslaan van het materiaal. Ik neem aan dat de scans in principe in het e-depot worden opgeslagen en dat de "beeldbank" (moet dat niet Memorix zijn ipv Beeldbank?) alleen wordt gebruikt voor beschikbaarstelling / publicatie (Zie stappen 5 en 6). 7) pag 6) Ik heb altijd begrepen dat het inhoudelijk beheer van het e-Depot na oplevering (eind 2009?) zal worden belegd bij Toegangen en Gegevensbeheer (cq opvolger na de reorganisatie). Het technisch beheer zal bij een andere afdeling plaatsvinden. Het is zeker hier beter om niet persoonsnamen op te geven maar afdelingen en functies. 8) In dit verband mis ik procedures voor mutaties: aanpassen van bestandsnamen, wisselen van verkeerde scans, oplossen van problemen (dit zien wij als beheertaak van de betreffende afdeling en geen onderdeel van dit werkproces).