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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA FACULTAD DE INGENIERIA DIVISION DE POSTGRADO PROGRAMA DE POSGRADO EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO

PLAN INTEGRAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA INSTALACIONES DE MUSEOS DE ARTE

Trabajo de Grado presentado ante la Ilustre Universidad del Zulia para optar al Grado Académico de

MAGISTER SCIENTIARUM EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO

AUTOR: TUTOR:

LEONARDO A. RAMÍREZ G MIGUEL SANCHEZ.

Maracaibo, Junio de 2002

APROBACIÓN Este jurado aprueba el Trabajo de Grado Titulado: PLAN INTEGRAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO EN INSTALACIONES DE MUSEOS DE ARTE que el Ing. Leonardo A. Ramírez García, C.I.° V-5.8080.665, presenta ante el Consejo Técnico de la División de Postgrado de la Facultad de Ingeniería, en cumplimiento del Artículo 51, Parágrafo 51.6 de la Sección Segunda del Reglamento de Estudios para Graduados de la Universidad del Zulia, como requisito para optar al Grado Académico de:

MAGÍSTER SCIENTIARUM EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO

Coordinador del Jurado Prof. Miguel Sánchez Tutor

Prof. José A García

Prof. Alberto Perozo

C.I.:

C.I.:

Director de la División de Postgrado Prof. Gisela Páez

Maracaibo, Julio de 2008

RAMÍREZ GARCÍA., Leonardo A.; Plan Integral de Mantenimiento Preventivo en Instalaciones de Museos de Arte. (2002) Trabajo de Grado Universidad del Zulia. Facultad de Ingeniería. División de Postgrado. Maracaibo, Venezuela. 96 pgs. Tutor: MSc. Miguel Sánchez

RESUMEN

La necesidad de preservación de las instalaciones de un museo está unida al atractivo propio del mismo y debe reflejar en todo sentido la naturaleza de la función para la cual fue creado. Ello debe tener en cuenta una serie de variables y parámetros según las particularidades y exigencias que tienen dichas instituciones, al prestar el servicio al cual están destinados, así como sus elementos más relevantes en cuanto infraestructura y servicios, que va más allá del simple buen estado y funcionamiento de los mismos, sino que adicionalmente se debe garantizar que estos servicios (aire acondicionado, electricidad, aspecto estético de la infraestructura, etc.), lo hagan manteniendo condiciones de: humedad, temperatura, luminosidad, etc., para que tanto las obras de arte, las instalaciones, como los que acuden a disfrutarlas dispongan del ambiente y seguridad que garantiza su buen estado en todo momento. Todo lo cual hace necesario elaborar un plan integral de mantenimiento y de preservación tanto de la apariencia física externa de las instalaciones del museo, de los sistemas y bienes que sirven de apoyo a su labor, de los servicios que debe brindar al público así como de las condiciones ambientales a mantener en las áreas de exposición de las obras según la naturaleza y materiales de que están elaboradas y en las que deben permanecer en el mejor estado de conservación posible. Ahora bien, todo proceso mantenimiento, por su misma naturaleza no escapa a la necesidad de disponer de un sistema de manejo de información como recurso básico. Este debe ser lo suficientemente ágil y flexible para ajustarse a las características peculiares de cada institución, sin detrimento de su capacidad de procesar en forma clara e inmediata todos los aspectos involucrados. En tal sentido, se señalan criterios para el uso de las bases de datos como herramienta que cubren estos requisitos y como soporte base para construir la estructura administrativa de gestión de la información del Plan de Mantenimiento del Museo.

Palabras Clave: Museos, Preservación, Mantenimiento Preventivo Integral, Estructura Administrativa de Gestión de Información, Bases de datos. E-mail: [email protected]

RAMIREZ GARCÍA, Leonardo A.; INTEGRAL PLAN OF PREVENTIVE MAINTENANCE IN FACILITIES OF ART MUSEUMS. (2002) Universidad del Zulia. Facultad de Ingeniería. División de Postgrado. Maracaibo, Venezuela. 93. Pgs. Tutor: MSc. Prof. Miguel Sánchez.

ABSTRAC

The necessity of preservation of the facilities of a museum is united to attractive the own one of the same one and must reflect in all sense the function for which was created. It must consider a series of variables and agreed parameters with the particularitities and exigencies that have these institutions, when rendering the service to which they are destined, as well as its more excellent elements as soon as infrastructure and services, that go beyond simple the good state and operation of such. Additionally one is due to guarantee that these services (conditioned air, electricity, aesthetic aspect of the infrastructure, etc.), maintain the conditions of: humidity, temperature, luminosity, etc., so that as much the art works, the facilities, like which they go to enjoy have them the atmosphere and security that its good state guarantees at any moment. All this does necessary to as much elaborate an integral plan of maintenance and preservation of the external physical appearance of the facilities of the museum, of the systems and goods that serve as support their work, of the services that must offer to the public as well as of the environmental conditions to maintain in the areas of exhibition ofof works, according to the nature and materials of which they are processed and in that must remain in the best state of possible conservation. However, all process of maintenance, by its same nature does not escape to the necessity to have a system of handling of information like basic resource. This it must be the sufficiently agile and flexible thing to adjust to the peculiar characteristics of each institution, without damage of his capacity to process in clear and immediate form, all the involved aspects. To aim to cover these requirements criteria for the use of the data bases are indicated as support tool bases to construct the administrative structure of management of the information of the Plan of Maintenance of the Museum

Key

words:

Museums, Preservation, Integral Preventive maintenance, Administrative Structure of Management of Information, Data bases

E-mail: [email protected]

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN --------------------------------------- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. ABSTRAC---------------------------------------- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. LISTA DE TABLAS---------------------------- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. LISTA DE FIGURAS -------------------------- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. INTRODUCCIÓN. ------------------------------ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. CAPITULO I ------------------------------------- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. CONSIDERACIONES GENERALES: ---- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. ------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 2.- JUSTIFICACIÓN ----------------------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 3.- OBJETIVOS GENERALES. --------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 4-OBJETIVOS ESPECÍFICOS.--------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 5.- ÁREA DE LA INVESTIGACIÓN. --------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 6.- ALCANCES.----------------------------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 7.- DELIMITACIÓN DEL TEMA. -------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 9.- VIABILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN.------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 10.- CONSECUENCIAS DE LA INVESTIGACIÓN. ------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

CAPITULO II ------------------------------------ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.- MARCO TEÓRICO ------------------------ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. I.- Causas de Deterioro por la Inadecuada proyección en la concepción de un museo (14) ---------------------------------------------------------¡Error! Marcador no definido. II.- La Conservación del Museo.------------------------¡Error! Marcador no definido.

CAPITULO III------------------------------------ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. PROCEDIMIENTO EXPERIMENTAL----- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.- CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y USO DE LA HERRAMIENTA DE MANEJO Y PROCESAMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA INFORMACIÓN1 -¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.- FUNDAMENTOS DEL DISEÑO DE BASE DE DATOS --------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. Estrategia en el diseño de la aplicación de la base de datos:¡Error! Marcador no definido. 2.- CONCEPTOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO DE LA BASE DE DATOS PARA LAS INSTALACIONES DE UN MUSEO. ---------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3.- ELECCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS¡ERROR! MARCADOR NO DEF Análisis de los Datos(22)---------------------------------¡Error! Marcador no definido.

CAPITULO III------------------------------------ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. EL PROCESO DE DISEÑO DE LA BASE DE DATOS¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.- CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DE LA BASE DE DATOS PARA EL MUSEO ---------------------------------------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 2.- METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA REALIZAR EL DISEÑO¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 3.- METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA REALIZAR EL ESTUDIO¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 4.- METODOLOGÍA PARA LA RECOPILACIÓN DE LA DATA:¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 5.- CLASIFICACIÓN DE ÁREAS DE MANTENIMIENTO¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 5.1.- Por Sistemas. ----------------------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.1.- Electricidad. ----------------------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.1.2.- Tableros Eléctricos-----------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.1.3.- Equipos. ------------------------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.2.- Aire Acondicionado-------------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.2.1.- Chillers --------------------------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.2.2.- Unidades Manejadoras de Aire (Umas) --¡Error! Marcador no definido. 5.1.2.3.- Tuberías de Agua Helada --------------------¡Error! Marcador no definido.

5.1.2.4.- Bombas de Agua Helada---------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.2.5.- Ductería-------------------------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.3.- Sistema de Servicio y Suministro de Aguas Blancas¡Error! Marcador no definido. 5.1.3.1.- Sistema Hidroneumático ---------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.3.2.- Sistema de Riego ------------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.3.3.- Servicios Sanitarios----------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.4.- Sistemas de Supervisión y Seguridad-------¡Error! Marcador no definido. 5.1.5.- Sistemas de Extinción y Alarma contra Incendio¡Error! Marcador no definido. 5.1.6.- Sistemas de Comunicación. -------------------¡Error! Marcador no definido. 5.1.7.- Infraestructura Civil-------------------------------¡Error! Marcador no definido. 5.2.- Según su Ubicación en cada Zona -------------¡Error! Marcador no definido. 5.3.- Áreas de Mantenimiento por Servicios Generales¡Error! Marcador no definido. 6.- SISTEMA DE CODIFICACIÓN ----------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

6.1.- Características de la Estructura de Codificación de Equipos:¡Error! Marcador no definido 7.- DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL ------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 8.- INVENTARIO TÉCNICO -----------------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 9.- REGISTROS HISTÓRICOS -------------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 10.- ORDENES DE SERVICIO: ----------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

11.- EL SISTEMA GERENCIAL Y LAS ACTIVIDADES DEL MANTENIMIENTO RUTINARIO¡ERROR! MARCADOR NO D

CAPITULO IV ----------------------------------- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE MACZUL ---------- ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.-RESULTADOS ESPERADOS------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 2.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS. --------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. CONCLUSIONES -----------------------------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ----------------------------------¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

LISTA DE TABLAS

Tabla

1.

Página

Niveles de humedad relativa (hr) recomendados según el tipo de material............................................................................................

33

2.

Niveles de temperatura recomendados..........................................

34

3.

Cuadro de los factores climáticos y equipos según funciones........

37

4.

Niveles de luz recomendado para la exposición de obras según el tipo de material de que están elaboradas...................................

39

5.

Hoja de trabajo base en blanco para el diseño de la aplicación para el registro de Tareas...............................................................

58

6.

Hoja de trabajo base en blanco para el diseño de la aplicación para el registro de Asuntos.............................................................

61

7.

Clasificación de Áreas del Museo..................................................

75

8.

Distribución de Equipos Principales de cada Sistema o Servicio...

76

9.

Formato de Planilla de Codificación................................................

77

10.

Formato de Planilla de Diagnóstico................................................

78

11.

Formato de Planilla de Inventario...................................................

79

12

Formato de Orden de Servicio........................................................

81

LISTA DE FIGURAS

Figura

Página

1.

Fases del diseño de bases de datos grandes.................................

47

2.

Esquema de Distribución y Codificación de las Áreas del Museo....

73

3.

Esquema de Codificación para el Sistema de Servicios Generales.

77

INTRODUCCIÓN.

Los museos de arte son instituciones de carácter artístico y cultural destinados a ofrecer a la colectividad un lugar adecuado y un ambiente idóneo que permita y facilite el intercambio para el público en general de las diversas manifestaciones artísticas con sus principales exponentes y representantes y sus trabajos más relevantes en las diversas ramas de la pictografía, escultura, en el arte folklórico, tradicional o de vanguardia, tanto nacional como internacional. En tal sentido, debido al creciente interés de establecer, y divulgar el arte como un valor que incremente el acervo cultural de una región o país se hace necesario contar con infraestructuras adecuadas para cumplir tal fin, y por ello diversas entidades de los distintos sectores de la vida regional y nacional, pública y privada, fomentan en forma continua iniciativas para construir o adecuar edificaciones que cumplan con los requisitos necesarios, para llevar a cabo esta labor de difusión cultural en las condiciones más óptimas, tanto para el público que las visita como para las obras de arte que son allí expuestas. Por otro lado, nunca se insistirá demasiado en la necesidad de sensibilizar a la sociedad para la conservación de su patrimonio artístico cultural, sea este el propio de la nación o cualquier otro más allá de sus fronteras. La sensibilización en este legado permitirá apreciar con mayor fuerza las experiencias que enriquecen la identidad, y los valores de la cultura de un pueblo, que son luego la base sobre la cual se sustentarán logros y realizaciones históricas futuras. Adicionalmente el estado de conservación del patrimonio cultural es en esencia el testimonio principal de vitalidad de la memoria y la identidad de la nación. El desarrollo y la evolución por una parte de una legislación para su salvaguarda el desarrollo institucional correspondiente y la participación de la ciudadanía en su preservación, expresan la evolución cultural y cívica de la población y por consiguiente su nivel de conciencia acerca de su significado y valor en el

desarrollo del país. Las perspectivas a desarrollar en este sentido son amplias y entre sus áreas de competencia se encuentran entre otros, los Bienes Muebles, Bienes Inmuebles, Obras pictóricas y escultóricas, Arqueología, Testimonios y Procesos Culturales, etc., los cuales deben ser integrados bajo modelos de protección, preservación e investigación profesional, a fin de garantizar la transmisión de los valores de una sociedad, su memoria, su identidad, su pasado pero también su presente.

CAPITULO I CONSIDERACIONES GENERALES: 1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. La naturaleza y funciones propias de las instalaciones de un museo deben estar unidas y en armonía al atractivo propio de las obras que el mismo debe mostrar. Debe reflejar, en todo momento, tanto en lo externo como distribución funcional interna la naturaleza y la función para la cual ha sido creado: La exposición y preservación de los bienes culturales y las obras del patrimonio artístico y cultural de una nación. Lo anterior exige (como en toda edificación) diseñar y elaborar un plan

de

mantenimiento y cuidado que integre tanto la apariencia física externa de las instalaciones del museo, sistemas y bienes inmobiliarios que sirven de apoyo a su labor, servicios que ha de brindar al público así como de los sistemas y equipos responsables del control de las

condiciones

ambientales

de

luz,

temperatura,

humedad,

seguridad

y

acondicionamiento de las áreas de exposición y almacenamiento de las obras según la naturaleza y los materiales de que están elaboradas y a las que son las responsables de garantizar el ambiente idóneo para la permanencia y preservación de las colecciones en el mejor estado de conservación durante el mayor tiempo posible. Estas condiciones óptimas del ambiente (humedad, temperatura, nivel de exposición a la luz, control de plagas, etc.) son de particular importancia para la misión que cumplen los museos para diversas áreas del museo tanto en las áreas administrativas, como en las de exposición, depósitos. Laboratorios y/o talleres de tratamiento y preservación etc.

Entre muchas otras cosas lo anterior va exigir, de modo especialmente necesario, del diseño e implementación de un “plan de mantenimiento adaptado a las circunstancias y condiciones propias del lugar donde estos se encuentren y a sus particulares exigencias de operación y funcionamiento”. Este deberá elaborarse de forma que, en el mismo se coordine del modo más apropiado posible, por una parte, el buen estado y funcionamiento de los sistemas y bienes de la edificación, y por otro, como ya se ha dicho la preservación y buen estado de las obras artísticas y bienes culturales bajo su custodia. No cabe duda que la tarea fundamental que dicho plan de mantenimiento deberá plantearse es en primer lugar, identificar las variables y parámetros que no solo se limiten a mantener el simple el buen estado y apariencia externa del museo sino que adicionalmente durante el funcionamiento de sus instalaciones, dicho plan se oriente a señalar las pautas para que en todo momento, se tenga el control y buen funcionamiento de los servicios y sistemas auxiliares, que contribuyen a su vez a prestar los servicios propios del museo (aire acondicionado, electricidad, aspecto estético de la infraestructura, etc.), cumpliendo con las condiciones de humedad, temperatura, luminosidad, calidad del aire, seguridad, control de plagas etc., exigidas de modo especial por las obras de arte, y claro está, de los que acuden a disfrutarlas, de forma que ambos dispongan de ambientes idóneos que permitan la mayor preservación en el tiempo de las obras artísticas en exhibición y custodia del museo, preservando en todo momento la integridad física y el valor intrínseco que las mismas poseen. Las preguntas que deben responderse al momento de acometer la tarea que se pretende alcanzar con el presente trabajo son las siguientes: ¿En qué forma puede llevarse de modo óptimo el plan de mantenimiento de los diversos procesos y servicios de planta de los museos de arte?

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¿Cuáles son las premisas básicas a ser tenidas en cuenta para el diseño de este plan? ¿Cuáles son las características generales y particulares junto con las variables y parámetros que las gobiernan, han de ser tenidas en cuenta para desarrollar una metodología de medición y control plan integral de mantenimiento en las plantas físicas y bienes de edificaciones destinadas a la exposición, conservación y custodia de obras de arte? ¿Qué estructura de relaciones, esquemas, criterios y parámetros son necesarias para la elaboración de un modelo gerencial de mantenimiento adaptado a museos o instituciones afines? ¿Qué tipo de estrategias de mantenimiento debemos implementar para que esto funcione? ¿De qué nuevos recursos tecnológicos y administrativos se disponen para facilitar y reducir costos de trabajo y tiempo en esta tarea? ¿Qué requisitos debe cumplir la estructura administrativa de apoyo gerencial, personal operativo y de gestión de la información que garantice el éxito de su implementación? Estas son solo algunas de las preguntas que podemos plantearnos a la hora de emprender la meta de mantener en optimas condiciones las instalaciones de una edificación destinada a custodiar y exhibir obras artísticas y que de alguna forma serán afrontadas en la presente tesis del área de Gerencia del Mantenimiento.

2.- JUSTIFICACIÓN El atractivo turístico que los museos ejercen, su función de descanso, recreación y su función educativo-cultural en toda ciudad son harto conocidas, pues es aquí donde se

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resguardan los elementos más altos y representativos de la cultura y el arte del hombre que se expresa de forma propia y particular en cada nación o pueblo. Los museos son el reflejo y se encargan de reflejar lo más destacado de las manifestaciones de los valores estéticos, artísticos y más representativos del hombre o de su patrimonio histórico dentro del ámbito de una sociedad cultura, pueblo o nación. Como es lógico la gama de manifestaciones del arte es tan amplia como rica en los recursos de los cuales se vale el hombre para su elaboración y la gran variedad de ramas que la conforman. Unido a esto tenemos la inmensa cantidad de riesgos de deterioro o destrucción tanto parcial o total a las que pueden estar expuestas (condiciones agresivas tanto naturales como generadas del ambiente para los materiales de que están hechas, plagas de hongos, bacterias y pequeños animales, robo, vandalismo o manipulación errónea de las obras, fragilidad de los materiales entre muchos otros que pueden mencionarse. Por tal motivo existe la necesidad de disponer de infraestructuras y edificaciones idóneas, dotadas de condiciones y servicios propios para llevar a cabo esta labor de divulgación de los valores intrínsecos de arte y cultura ya señalados de las obras de arte, procurando mantener y perseverar del modo más perennemente posible la amplia diversidad de objetos y obras de arte (algunas de imponderable valor) que a los museos se entregan en custodia, evitando que se vean expuestos al daño y deterioro, ya sea por la acción del ambiente, plagas o por la acción del hombre mismo y que al mismo tiempo las instalaciones en sí mismas sean de disfrute para el público amante del arte, que acude a los museos en busca de saber, cultura o solaz esparcimiento. En tal sentido, toda institución que pretenda convertirse en un medio de divulgación de tales valores, ha de tener en cuenta la responsabilidad que asume como

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exponente y custodia del patrimonio artístico e histórico, ante la sociedad y el mundo. Es por ello que debe disponerse de un plan de acción racional y coordinado en lo que atañe a las condiciones materiales, estéticas y ambientales, que garantice en todo momento el buen estado tanto de las obras y objetos artísticos expuestos al público así como de las condiciones físicas de la infraestructura civil, de los sistemas y bienes que sirven de apoyo. Es claro que en el país existe muy poca experiencia desarrollada metodológica y racionalmente para el mantenimiento de edificaciones de esta naturaleza. La magnitud y la diversidad de servicios que en ellos se requieren, la complejidad y los riesgos que cada día aumentan para su manejo y operación, la gran labor de divulgación que desde ellos se pueden prestar, junto al alcance educativo de esta labor son motivos más que suficientes para plantearse la tarea de su conservación en el mayor tiempo posible. En tal sentido se requiere en primer lugar recopilar toda la información y literatura disponible relacionada con el tema y luego adaptarla a las condiciones propias y particulares de la región en la que el museo se ubica mediante un plan sistemático de mantenimiento diseñando las soluciones que se ajusten a la naturaleza y características propias de un museo.

3.- OBJETIVOS GENERALES. Los objetivos del presente trabajo son: 

Diseñar un modelo teórico de Mantenimiento Integral que garantice el buen funcionamiento de la Infraestructura, Instalaciones y bienes de Instituciones que tienen a su cargo la custodia de obras de índole artística y cultural, usando como modelo piloto el Museo de Arte Contemporáneo del Zulia.

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

Preservar la buena apariencia estética de los elementos que conforman la infraestructura física del Museo.



Elaborar un instructivo de referencia con las medidas de prevención que deben tenerse en la preservación, manejo, exposición y almacenamiento de las obras de arte según la naturaleza de las mismas.

4-OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 

Determinar la naturaleza de los elementos y materiales que conforman la edificación de los museos y los requerimientos técnicos para su mantenimiento en cada caso.



Efectuar un inventario de bienes por sistemas de servicio con su nivel de criticidad.



Diseñar un sistema de Codificación alfanumérico que permita la localización por área y por sistema de los principales partes y repuestos de los bienes.



Establecer un registro histórico de los eventos que se presenten en los problemas de falla de bienes y sistemas.



Diseñar una estructura lógico-relacional de esquemas, criterios y parámetros que permita establecer la forma en que están asociados los diversos elementos y sistemas de edificaciones dedicadas a prestar servicio como museos.



Elaborar el programa de mantenimiento estableciendo los niveles de criticidad según la importancia de los bienes o según intervengan de forma

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vital en la prestación del servicio, o por la frecuencia de falla o ambos inclusive, usando herramientas de procesamiento masivo de información tales como las Bases de Datos Relacionales. 

Identificar, establecer y definir las relaciones de responsabilidad, ejecución entre

los

diversos

entes

que

intervienen

en

la

conservación

y

mantenimiento del Museo.

5.- ÁREA DE LA INVESTIGACIÓN. El área de estudio del proyecto se ubica en área de la Gerencia de Mantenimiento mediante el análisis comparativo del comportamiento de los materiales, equipos bienes e instalaciones y ambientes que conforman la infraestructura de edificaciones civiles destinadas a prestar un servicio público de exposición, custodia y preservación de obras de arte y/o del patrimonio histórico-cultural de una nación o pueblo, bajo determinadas condiciones que dependen según sea el caso, de la naturaleza y condición de preservación de estas obras y que condicionan la función que debe cumplir las instalaciones de la edificación destinada a cumplir esta misión, y de las condiciones externas que lo afectan a fin de que con los estudios realizados se establezcan los parámetros y criterios que deben formar parte de un plan del mantenimiento, que se refleje en los objetivos, metas propuestas y por las necesidades particulares que exige toda edificación en una institución museística. El marco de referencia a usar lo constituye una selección de los museos más representativos del ámbito nacional y en particular se considerará como edificación más representativa las relativamente nuevas instalaciones del Museo de Arte Contemporáneo del Zulia (MACZUL) como exponente muy representativo de estas instituciones con las

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diversas actividades o facetas que un museo puede realizar, tanto por la amplitud y diversidad de las mismas, como por las características de las instalaciones de que dispone. Actualmente es uno de los más modernos y mejor acondicionado del país para la tarea que esta destinado a realizar, como un instrumento destinado a brindar espacios y condiciones adecuadas en la divulgación del arte tanto para el país como para el resto del continente. El MACZUL es una institución orientada a ofrecer al público de la ciudad de Maracaibo y a sus visitantes un espacio adecuado que permita el aprecio del arte nacional y local en múltiples facetas y manifestaciones. Dicha edificación entró en funcionamiento el 24 de octubre de 1998 y desde ese momento viene brindando al público, una amplia variedad de manifestaciones artísticas, tanto en sus cinco salas de exposición, como en la plaza techada, que permite la instalación de un auditorio al aire libre en el cual se pueden llevar a cabo representaciones teatrales, la presentación de grupos de música folklórica, popular o clásica, entre otras.

Como es lógico, estas actividades exigen disponer y

mantener una infraestructura civil de servicios, planta física y de ambientes propiamente acondicionados, para la exposición de las obras artísticas en toda la amplia gama en que las mismas se dan en las diversas ramas del arte. En el caso concreto de MACZUL, la extensión y magnitud de sus instalaciones, así como su diseño arquitectónico deben llevarlo a desempeñar un papel de fundamental relevancia tanto nacional como internacionalmente, ya que se trata de la segunda obra en importancia en tamaño de Latinoamérica, y la primera en América del Sur.

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6.- ALCANCES. El alcance que el presente trabajo se impone, es permitir a que toda aquella persona o institución (sea este gerente, administrador o prestatario de servicios de mantenimiento) al momento de asumir la tarea de dirigir y desarrollar los planes de mantenimiento de un museo, disponga de una herramienta administrativa hecha a la medida de la institución que le ofrezca la posibilidad de: Obtener una orientación práctica tanto cualitativa como cuantitativa de los criterios centrales las tareas y labores de mantenimiento. Programar y planificar su trabajo, según las condiciones técnicas, operativas y administrativas que se dan en el ámbito y circunstancias propias y locales de la institución, a fin de que contribuya en forma eficaz y operativa durante el desempeño de sus funciones, en la labor de promoción y divulgación cultural de un museo. En tal sentido, se hará una especial referencia a la organización y estructuración del Departamento de Mantenimiento, y en la herramienta de gestión de la información adaptándola a las exigencias y limitaciones más comunes de las instituciones museísticas teniendo en cuenta consideraciones locales, identificando en forma particular las condiciones dadas cada caso particular. Para el diseño del recurso de recopilación de la información y su estructura de gestión se hará uso de las herramientas de software conocidas como manejadores de base de datos, mediante las cuales se pueden llevar a cabo el procesamiento sistemático y clasificado de grandes volúmenes de información, la edición de reportes, informes, elaboración de consultas y filtrado selectivo de los aspectos relevantes de la data así como el procesamiento estadístico de la misma.

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Se usará como marco de referencia el Museo de Arte Contemporáneo del Zulia por ser una obra que consta de una Infraestructura Física de arquitectura moderna en sus aspectos estéticos y funcionales, rodeada de amplias áreas verdes, en donde se ofrecen, además del servicio de exposición del arte nacional e internacional en sus cinco salas, servicios de documentación bibliográfica, laboratorios de restauración y recuperación de obras de arte, de análisis fotográfico, depósitos de obras de arte en tránsito y permanentes, talleres de mantenimiento así como ambientes tales como auditorios y anfiteatros para la presentación de diversas actividades y eventos de índole artísticocultural, o académica, todo ello asistido por una infraestructura de oficinas destinada servir de soporte tanto a estas actividades como a las labores administrativas y de servicio tanto propias como a la comunidad, que constituyen en su totalidad un área de 13.000 mt2 de infraestructura física y de servicios.

7.- DELIMITACIÓN DEL TEMA. De la definición del alcance del presente trabajo se establece que el presente estudio no pretende en ninguna forma dar, de forma extensa ni limitada una descripción de procedimientos técnicos de solución a los diversos problemas y fallas que pueden tener los distintos sistemas y equipos presentes en la planta física de las instalaciones del museo, sino más bien, señalar un conjunto de directrices centrales para fijar criterios racionales que deberán ajustarse a las características de las tareas propias exigidas para el funcionamiento de museos mediante el desarrollo de un modelo administrativo de gestión del mantenimiento y la forma como este se debe implementar en la organización del mantenimiento del museo, a partir del análisis de la información que es procesada mediante el uso de base de datos computarizadas como herramienta auxiliar de soporte desarrolladas para el manejo sistemático y controlado de grandes volúmenes de datos,

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facilitando su análisis y procesamiento a partir de los mismos se coordinen las acciones, y de esta forma cumplir con los objetivos y metas propuestos por las necesidades que exige toda institución museística, y soportadas sobre esta estructura de gestión de información. En el presente trabajo, se hace especial énfasis en la necesidad de desarrollar este modelo de gestión administrativa de la información, usando las técnicas de diseño y desarrollo de los Sistemas Generales de Bases de Datos, (SGDB), como la herramienta que actualmente permite aprovechar el avance tecnológico alcanzado para el desarrollo de estos modelos, usando el computador como soporte básico para recopilación y administración de la data y la elaboración de los informes respectivos y pertinentes al Plan de Mantenimiento del Museo. En tal sentido se señalarán las técnicas esenciales de diseño de base de datos adaptadas los requerimientos del Museo. Las exigencias propias que se plantean en cada una de las áreas técnicas (Electricidad, Mecánica, Control de Temperatura Ambiental, Infraestructura Civil, Mobiliario, etc.) deberán ser objeto de un estudio y análisis posterior, centrado en cada caso particular a los requerimientos técnicos y operativos de los equipos, a las características propias de las fallas o averías que manifiesten o a la índole de las rutinas de mantenimiento que cada sistema exige.

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9.- VIABILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN. Desde la puesta en marcha del Museo de Arte Contemporáneo, la receptividad del público ha demostrado la necesidad de cubrir el vacío que existía en el apoyo y respaldo del arte contemporáneo y sus manifestaciones, de tal manera que puede afirmarse sin temor a exagerar que una vez abierta esta vía de promoción al arte, no carecerá de los medios para mantener vigente la fuerza y el deseo de conservación al máximo de sus instalaciones.

En ello, se encuentran comprometidas numerosas instituciones y

organismos, quienes con medios materiales y aportes económicos están dispuestos a garantizar su crecimiento con los requerimientos que tal institución exige. Sin embargo, como es bien sabido no siempre se capta la trascendencia y los beneficios de un museo, y no pocas veces tales instituciones se encuentran en la difícil tarea de resaltar o incluso defender de manera reiterativa los fines y alcances de la labor de divulgación educativa y cultural que llevan a cabo, ante los organismos públicos y privados encargados de garantizar su sostenimiento económico. Esto es más acentuado en los países subdesarrollados, y este país no se encuentra eximido de tales problemas. En tal sentido, se hace necesario diseñar estrategias que al garantizar en el área de mantenimiento un uso más racional de los recursos a veces escasos con los que se dispone, se logren reducir los costos y optimizar los procesos operativos propios del museo, lo cual redundará en un mejor servicio del mismo y en una mejor distribución de los recursos de que se dispone. Junto a ello, claro está, la junta directiva debe coordinar planes de captación de recursos económicos para financiar la prestación de servicios, actividades, exposiciones, etc. Dentro de estas estrategias se encuentran agrupadas como es lógico, aquellas relacionadas con las políticas y planes de mantenimiento.

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10.- CONSECUENCIAS DE LA INVESTIGACIÓN. El Mantenimiento Preventivo de edificaciones es una técnica que está teniendo un gran auge a causa del elevado costo que representa una construcción o reparación en la época actual. Por este motivo es imperante la necesidad de aprovechar al máximo las construcciones existentes, manteniéndolas en buen estado físico al menor costo posible. Dada las condiciones y exigencias que presenta una institución dedicada al manejo y exposición de las obras del patrimonio artístico y cultural que tiene bajo su responsabilidad, esta investigación deberá ser capaz de suministrar una referencia sistemáticamente estructurada que permita, fijar criterios que garanticen la duración en el tiempo de esas obras, al mismo tiempo que dan testimonio de la naturaleza y sensibilidad de la cultura del pueblo y/o nación a la que pertenecen, dado el carácter perecedero y frágil que muchas de esas obras tienen. La trascendencia de esta tarea es evidente por si misma ya que está vinculada al alcance que significa el valor de divulgación de los valores estéticos y culturales que cumple un museo en el ámbito de una sociedad o nación.

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CAPITULO II

1.- MARCO TEÓRICO Esta sección se hace una relación de las instituciones y/o recursos en los cuales se obtuvo información relacionada con los objetivos del presente trabajo.

I.- Causas de Deterioro por la Inadecuada proyección en la concepción de un museo (14) “A través de la historia de la humanidad el hombre siempre ha tenido el interés de agrupar o coleccionar objetos, bien sea por razones afectivas, religiosas, o estéticas. Las primeras colecciones nacieron prácticamente por estas razones, de ahí que las colecciones de los grandes museos de arte, de historia, industriales, etc., reúnen piezas de invalorable valor histórico, artístico, y hasta adquisitivo.” Con esto se desea explicar que la mayoría de los museos nacen con colecciones más antiguas que ellos. En tal sentido, cuando el arquitecto tiene la gran responsabilidad de proyectar un museo, debe contar con los conocimientos amplios y criterios específicos sobre los diferentes aspectos que tiene que considerar para el logro de un buen museo, que permita el resguardo, protección, crecimiento y proyección de las colecciones. Muchos museos en la actualidad presentan severos problemas en sus colecciones y esto obedece a estas razones. Museos nacidos por decreto, es decir, aquellos que se crean en edificaciones tradicionales (civiles), los cuales forman parte de esas colecciones, por ejemplo, la casa de un importante personaje de la historia local, que al igual que los objetos personales, pasan a ser patrimonio histórico o artístico de la región.

Museos que han sido proyectados para esos fines, pero con serias limitaciones en los espacios físicos, condiciones ambientales, etc. Áreas de almacenaje y de exhibición. Este tipo de museo presenta muchas limitaciones en lo referente a la preservación y proyección de las colecciones. Por tratarse de viejas edificaciones resulta más difícil el control de las fluctuaciones en la humedad relativa, temperatura e iluminación; y aun cuando estos objetos y obras de arte permanecen a simple vista inalterables, internamente presentan oxidación de los materiales orgánicos contenidos en su estructura, acortando de esta manera su tiempo de vida. Otro efecto es que muchos de estos museos históricos se encuentran en áreas que hoy día, son de gran afluencia de tránsito motor, además de otros tipos de contaminación ambiental la cual vienen cargada de muchos elementos nocivos, conformándose la llamada polución. Esta, en una sola de sus partículas, puede contener algunos de estos componentes: polen, cenizas, sales, aceites, cemento, bacteria. Si a esto se le suma los gases que generan los productos de la combustión de los carros, las fábricas, las quema de basura, etc.” Se establece una condición propicia para la formación de gas dióxido de sulfuro y que al estar en contacto con el oxigeno del aire y mezclarse con el agua se produce el ácido sulfúrico, el cual multiplica su acción degradante sobre los materiales orgánicos, actuando básicamente en el carbonato de calcio y las colas naturales, que corresponde a uno de los medios más utilizados en las obras de pinturas: mural, de caballete y esculturas policromadas. Los deterioros generados en las colecciones por la polución, son la desintegración de los medios aglutinantes, contenidos en las pinturas creando condiciones de extrema fragilidad en las obras y en muchos casos, los daños son de carácter irreversible. Por

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ello, es necesario que tanto el arquitecto diseñador de la edificación como el arquitecto restaurador realice el proyecto de conservación y re-acondicionamiento de un museo, tengan en cuenta estos problemas, y siempre consideren como base fundamental la preservación de las colecciones. Para ello será necesario contar con la asesoría de especialistas en la conservación de obras y con un ingeniero en sistemas de control ambiental, y con conocimientos de las técnicas de Gerencia de Mantenimiento, entre otras áreas. El control de las condiciones ambientales en un museo es la base fundamental de la tarea de preservación que el mismo debe garantizar. Los (29) museos de obras de arte, hoy día presentan serios conflictos. El arte no tiene límites en su formato y naturaleza, o condición técnica. Lo que difiere de las obras que eran realizadas bajo técnicas tradicionales. Aun cuando a través de la ciencia de la conservación, muchas instituciones internacionales han realizado serias investigaciones sobre las causas de deterioro y la mejor vía para la preservación de las colecciones, mediante el establecimiento de un equilibrio en el comportamiento de los materiales ante los efectos del medio ambiente no controlados, aún así hay mucho que investigar, porque algunas de las obras de arte contemporáneas han sido concebidas con diversas técnicas mezcladas e incluso con la inclusión de nuevos materiales en los cuales se desconoce cuál será su comportamiento y estabilidad interna en el futuro. Una obra puede nacer con problemas “congénitos”. Es decir, en condición frágil; y si este tipo de obra llega a un museo que carece de controles ambientales, y de personal, capacitado en conservación, que pueda comprender el problema, y preservarla, su permanencia será muy limitada y muy breve.

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Los museos en la actualidad deben contar con una excelente infraestructura; no solo se debe trabajar en el diseño de lindas fachadas y salas de exposiciones, es necesario contar con los espacios para los laboratorios de estudios de diagnóstico clínico de las colecciones, y estos deberán contar con áreas para:  Estudios Físicos: (examen con luces UV, IR, apoyo fotográfico y rayos X)  Estudios Químicos  Laboratorios para el tratamiento de conservación y restauración de las obras. La conservación de las colecciones en los museos, también dependerá de las políticas de los directores. Es necesario que estas políticas están dirigidas con objetivos claros en el apoyo económico, necesario para el desarrollo de los programas y condiciones de preservación y tratamientos que las mismas requieran.”

II.- La Conservación del Museo. Los objetos artísticos y culturales, por su valor histórico y documental se convierten en piezas invalorables e insustituibles para la sociedad. Su carácter perecedero obliga a las instituciones museísticas a enfrentar el reto de su conservación. Para garantizar a las sociedades presentes y futuras el disfrute y conocimiento de estos bienes. En línea con estos criterios el Ministerio de Cultura del Gobierno Español expresa en su página web lo siguiente: (8) “Se entiende por conservación preventiva el conjunto de medidas que tiene como finalidad evitar el deterioro de los objetos y la prolongación de su vida. En este sentido los museos deben asumir la función de conservación considerando desde la preservación del material con que se elabora el objeto, hasta la supervisión y control de su manipulación, e integridad física y seguridad. La conservación preventiva es una intervención continua e integral que afecta a todos los bienes culturales en su conjunto. Su campo de actuación implica tanto las condiciones ambientales (temperatura, humedad relativa y contaminación), intensidad y calidad lumínica, control orgánico de plagas, como las de exposición, almacenaje, mantenimiento (limpieza, revisiones periódicas) o manipulación de las piezas.” 30

II.1. Control ambiental “No existen unas condiciones ambientales de humedad relativa y temperatura óptimas fijas para las colecciones de los museos; cada caso es diferente y es preciso analizar previamente el ambiente al que se han habituado los bienes culturales. La recomendación general es la eliminación de variaciones bruscas. Las condiciones óptimas de conservación se establecen en todos los ámbitos en que existen bienes culturales, tanto muebles como inmuebles, estén en exposición, almacén o taller de restauración.” “Si alguno de esos bienes culturales, por su carácter intrínseco o por su estado de conservación, necesita unas condiciones ambientales especiales, deberá instalarse un contenedor que pueda ofrecer las máximas garantías con independencia de que la obra este expuesta o en almacén.” “Esas condiciones ambientales no se deben referir a la humedad y temperatura, sino también a la iluminación y a la polución ambiental.” 

“En cuanto a la iluminación existen unos límites máximos sobre obras de arte (200 luxes en caso de pintura sobre lienzo, 50 luxes en obras sobre papel). Pero su incidencia para el mantenimiento correcto de los bienes culturales no es tan fácil de determinar, puesto que hay que tener en cuenta el tipo de luminaria y las horas de de exposición de cada obra de arte, ya que su incidencia es acumulativa.”



Respecto a la contaminación es necesaria la colocación de los filtros adecuados y su mantenimiento”

II.2. Prevención de Plagas En la prevención de plagas hay tres fases fundamentales: 

Detección tanto espacial como temporalmente.



Erradicación o solución del problema.



Mantenimiento preventivo con control periódico.

“Las plagas más frecuentes son las de xilófagos y cerambicídos. Como animales de mayor tamaño que causan deterioros a los bienes culturales hay que señalar a las palomas, los murciélagos y otros roedores.” II.3. Adecuación de la Instalación de exposición y almacenaje “Para un buen mantenimiento de los bienes culturales es imprescindible un buen diseño de vitrinas, soportes y peanas de exposición, así como del mobiliario de almacenaje (estanterías, peines, planeros, etc.).” “Para bienes culturales con problemas concretos de mantenimiento, ese diseño conlleva las soluciones adecuadas a cada situación.” II.4. Manipulación de Fondos

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“En el transcurso de la actividad diaria del museo se producen determinadas actuaciones que implican una manipulación de los bienes culturales: movimientos internos o externos (entre ellos, el préstamo de bienes culturales para exposiciones)” Se expondrán a continuación en este capítulo las experiencias recopiladas y publicadas en un Folleto que sobre el tema fue preparado y publicado por el Consejo Nacional de la Cultura (CONAC. Año1997) como “Normas Generales” para la conservación de los museos y que constituye el resultado de compilación y revisión crítica de bibliografía especializada en el área y a la discusión con especialistas de nuestro país. NORMAS GENERALES: (24) A fin de evitar el posible deterioro en objetos y colecciones, los Museos acostumbran hacer cumplir una serie de normas de carácter general tanto para el personal de la institución como para el público. El conocimiento y cumplimiento de tales normas es de gran importancia ya que facilita la labor de los Museos, disminuyen los riesgos de deterioro tanto de las obras en custodia como de la edificación y finalmente garantizan la gran asistencia del público a éstos. Dichas normas son las siguientes: 

No tocar los objetos expuestos en los museos.



No fumar dentro de las áreas de exposición u otras donde se trabaje con material inflamable.



No ingerir alimentos ni bebidas en las salas, pasillos y lugares de acceso al Museo.



No portar objetos innecesarios y molestos durante el recorrido por el Museo (paraguas, bolsos, maletas, etc.).



No introducir animales a las áreas del Museo.



No permitir el acceso al Museo de personas cuyos modales o conducta puedan significar molestia para el resto del público o riesgos para las colecciones.



No realizar visitas a los Museos portando aparatos de sonido o musicales.

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

Solicitar permisos correspondientes para la realización de tomas fotográficas, videos o filmaciones.



No permitir bajo ninguna circunstancia la fotografía con flash.

Climatización El medio ambiente en los Museos esta determinado principalmente por la humedad relativa y la temperatura. Estos factores inciden de una manera directa en el estado de conservación de los objetos expuestos o almacenados en los museos. La buena conservación de las obras en estas instituciones exige el mantenimiento de una atmósfera climática relativamente estable, pues modificaciones bruscas de los factores mencionados puede provocar el surgimiento de moho o bacterias, así como fenómenos de corrosión, dilatación y contracción de los materiales que aceleran el deterioro de las obras. Por ello se hace conocer los efectos dañinos que estos puedan generar, las condiciones ideales en que pueden actuar sobre los objetos sin peligro alguno, y los equipos técnicos que permiten su control y medición. Control de Humedad Relativa (HR) El primer factor a controlar es la humedad relativa del ambiente. En la Tabla Nº 1 se establecen los rangos óptimos de control, según el género de que se trate. Control de clima En Venezuela, país de clima tropical donde la humedad relativa y las temperaturas diurnas y nocturnas presentan variaciones permanentes, el control de estos elementos son de vital importancia.

Tabla N° 1. Niveles de humedad relativa (hr) recomendados según el tipo de material (24) 33

Tipo de Material

Porcentaje % Lo más seco posible

20-60

50-60

Vidrio

45-60

40-60

50-60

Pintura sobre tela

45-60

40-55

55-65

45-60

45-60

55-65

45-60

45-60

55-65

Papel

45-60

40-60

50-60

Fotografías y películas

45-60

30-45

40-50

Monedas

Bajo 30

20-40

30-40

Armas y Metales

Bajo 30

15-40

30-40

Especímenes de Ciencias naturales

40-60

40-60

50-60

Textiles

45-60

30-50

40-50

Material Etnográfico

40-60

40

40

50-60

40-50 55-65

Piedras y Cerámicas

Pintura sobre madera y escultura policromada Instrumentos musicales y objetos decorativos

Material Plástico Mobiliario

45-60

40-60

Marfil y Hueso

45-60

40-60

Las características técnicas de las obras determinarán las condiciones de control de clima. Las bajas condiciones de humedad relativa influyen en las condiciones de los pigmentos y soportes, ocasionando desecamientos, grietas, pérdidas de elasticidad y desprendimiento de pigmentos, la humedad alta favorece la presencia y desarrollo de los microorganismos. (Hongos) Al igual que la humedad, las fluctuaciones de temperatura pueden crear efectos de deterioro en las colecciones y en tal sentido, es importante que se considere este aspecto para la conservación de las mismas. 34

El siguiente cuadro ilustra las condiciones ideales de conservación. Por debajo de las cifras señaladas se producen desecamientos de los soportes y pigmentos, provocando desprendimiento, grietas, en las maderas, pérdida de elasticidad, fisuras, craqueladuras y otras lesiones.

Tabla N° 2. Niveles de temperatura recomendados (24) Tipo de Material

Temperatura °C

Obras Gráficas: textiles, acuarelas, sedas, collages.

20 a 30

20 a 30

19 a 21

Obras Pictóricas: óleos, acrílicos

20 a 30

20 a 25 grados C. Condición Optima 21

18 a 22

Obras Escultóricas: Bronce, metal, madera policromada

20 a 30

20 a 25 grados C. Condición Optima 21

18 a 22 C

Fuente. STOLOW, NATHAN, Butterworths, Conservation and Exhibitions, 1986, pág. 142. Temperatura variable en los países europeos

Fuente: LAFONTAINE, Raimond, Technical Bulletin, Canadian Conservtion Institute, National Museums of Canada, Abril, 1981, pág. 2

(*) Los datos adaptados para Venezuela se obtuvieron a partir de consultas a especialistas quienes recomendaron niveles de temperatura, humedad relativa e iluminación, según experiencias particulares.

Fuente: Venezuela

(*)

Sobre los 25° C y una alta humedad, se favorecen las condiciones para el desarrollo y proliferación de microorganismos, los cuales ocasionan graves deterioros en las obras de arte, especialmente en textiles, papeles y madera. Debe tenerse en cuenta que los rangos de fluctuación de la temperatura no deben exceder de 1° C por mes

RECURSOS TÉCNICOS PARA EL CONTROL Y MEDICIÓN DE FACTORES CLIMATICOS (24) Recursos de Control y Medición:

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Son materiales o equipos cuyo funcionamiento actúa sobre el medio ambiente, permitiendo al operador modificar sus condiciones de temperatura y humedad. Materiales Higroscópicos. Consisten en materiales que tienen la propiedad de absorber humedad, por lo que también se les conoce como amortiguadores; sirven como ejemplos, el papel y la madera. Otro producto higroscópico de gran importancia por ser muy conocido y de fácil obtención son los Cristales de Sílica Gel, amortiguador de naturaleza artificial capaz de eliminar humedad del ambiente inmediato a su presencia. Es de mucha utilidad en vitrinas, pues contribuye junto con el thermohigrómetro, a restablecer el equilibrio ambiental. Deshumificador: Es un aparato que permite absorber el excedente de humedad existente en el ambiente. Su capacidad de absorción es de un (1) aparato por cada 12 metros cuadrados de espacio por tanto, cuando haya exceso de humedad ocasionada por filtraciones, lluvias o inundaciones, puede ser preciso la utilización de varios equipos. La capacidad de remoción de humedad por parte del deshumificador se mide en función de pintas (medida inglesa de capacidad) equivalentes a litros en la siguiente proporción: 1 pinta = 0.4732 litros 16 pintas = 9 ½ litros En el mercado existen diferentes modelos de deshumificadores cuya capacidad de remoción varía de uno a otro.

La conveniencia de un modelo particular estará

determinada por la magnitud de la humedad relativa del ambiente en el que se requiera instalar dicho modelo. Humificador 36

Equipo de gran utilidad en lugares donde la humedad relativa está por debajo del 40 %, ya que tiene capacidad de aumentar la humedad del ambiente. Su uso evita el desecamiento del medio aglutinante y los soportes de las obras, a base de fibra celulosa. Aire Acondicionado Equipo que modifica artificialmente la atmósfera de un lugar o espacio cerrado. Hay equipos de aire que trabajan mediante el flujo del enfriamiento de agua.

Si

trabajamos en una temperatura baja el flujo de agua es mayor, por lo tanto va a afectar la humedad relativa, aumentando de esta manera los niveles recomendados.

Se

recomienda para la instalación de un equipo de aire acondicionado en un Museo, la asesoría de un especialista. Equipos de medición: Son aparatos utilizados para la medición de los cambios de temperatura y humedad relativa del medio ambiente. Usualmente, hacen el registro de dichos cambios mediante gráficos. Por lo general, estos son equipos de gran fragilidad cuya instalación requiere de la participación de un especialista que calibrará su funcionamiento. Thermohigrómetro: Este equipo es el utilizado para calibrar o medir la temperatura y la humedad relativa contenida en el medio ambiente. Termohigrógrafo: Mediante este instrumento se realiza la medición de temperatura del medio ambiente, a través de una hoja de registro. Hidrotermógrafo. Existen dos tipos de registro: 37

a. semanal b. mensual También, mediante una hoja de registro estos equipos permiten registrar los cambios de humedad relativa del medio ambiente. Ambos aparatos, sobre la base de las variaciones encontradas en el clima, sugieren los procedimientos a seguir, los cuales deberán ser aplicados de acuerdo a las funciones que desempeñan en el medio climático de los Museos.

Tabla N° 3. Cuadro de los factores climáticos y equipos según funciones (24) Temperatura Termohigrómetro Termohigrógrafo

Aire Acondicionado

Humedad Termohigrómetro Termohigrógrafo: Materiales higroscópicos deshumificador, humificador

*

Sistema computarizado de sensores (DATALOGGER)

* Instrumento de medición y Control de Valores del Ambiente. Contribuye según programa y memoria al ahorro horas/hombre logrando mayor efectividad en la medición y control de temperatura y humedad

ILUMINACIÓN: Otro factor de suma importancia es adecuado manejo de colecciones en Museos, es el relativo a las condiciones de iluminación a las que se someten los objetos expuestos. Las condiciones son: Control de Iluminación: 38

La iluminación en los Museos es un elemento fundamental para la exhibición de las colecciones; las más utilizadas son las siguientes. Luz natural

Luz de Sol Luz fluorescente (focos o lámparas)

Luz artificial

Luz incandescente (bombillos de 120 V) Luz Halógena Luz de Sodio

Cada una de estas tienen un rango de luz y calor diferente, su utilización depende del objeto a exponer, su sensibilidad, distancia entre el objeto y la lámpara. Sin embargo, la exposición prolongada de los objetos, sea luz natural o no, puede causar grandes daños en las obras (resecamiento, decoloración, craqueladuras, etc.). La adecuada medida de la iluminación sobre los objetos de museos es el Lux (es la iluminación de una superficie que recibe un lumen en cada metro cuadrado, siendo el lumen la unidad de flujo luminoso). Según sea la naturaleza de las piezas expuestas, la iluminación deberá ajustarse de acuerdo a los rangos que recomienda en la siguiente tabla:

Tabla Nº 4. Niveles de luz recomendado para la exposición de obras según el tipo de material de que están elaboradas (24) Tipo de Obras

Rango de Luz

Papel Estampas, gráficos, dibujos, collages.

Hasta 50 lux

Textiles Sedas, linos, algodón, yute, lana, etc.

Hasta 50 lux

Materiales Colorantes Acuarelas, gouache, tinta.

Hasta 50 lux

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Muebles

Hasta 50 lux

Oleos, acrílicos, colores naturales, soportes.

Hasta 150 lux

Tridimensionales Bronce, aluminio, hierro (*)Los datos adaptados para Venezuela se obtuvieron a partir de consultas a especialistas quienes recomendaron niveles de temperatura, humedad relativa e iluminación, según experiencias particulares. Estos serían de gran apoyo para futuras investigaciones y para establecer comparaciones.

No afectados por la luz Fuentes: Garry Thompson, Preventive Conservation in Museum, ICCROM, 1984, pág 3 Manual de Prevención y primeros auxilios. Colcultura UNESCO Bogotá 1982, pág 49 Venezuela (*)

La luz natural es considerada por los artistas como la fuente luminosa más apropiada para dar justicia a los colores, así como a las formas. Es por esta razón que, después de decenios, la utilización de la luz natural juega un rol principal en los museos, las galerías de arte y otros lugares de exposición. En proyectos de este tipo, cuando se trata de aplicar la técnica de iluminación a las obras de arte no existe en la actualidad praxis de métodos ó normas que no sean algunas recomendaciones dadas por el ICOM o las sugerencias que hacen la IES y CIE, útiles para evitar efectos perjudiciales en las obras. Cualquiera sea la fuente de luz seleccionada, deben establecerse las medidas de protección contra los factores que deterioran y disminuyen la conservación de las obras. De vital importancia es el adecuado mantenimiento y reposición de las lámparas para asegurar la continuidad del criterio inicial de diseño, aspecto que debe ser concebido desde un principio y mantenido por el personal destinado a estas funciones. (Fuente de la información: Ing. Alexis Álvarez Rodríguez. "Inversiones Bellas Artes"). La adecuada utilización de los efectos lumínicos debe considerar algunas recomendaciones: 

Evitar que los rayos solares incidan directamente sobre los objetos.



Neutralizar la luz natural ocasionada por grandes ventanales utilizando vidrios polarizados o filtros para rayos ultravioleta (UV). Son recomendables los filtros de marca Rosco ó 3M, modelos P-12, P-18, P-20, P-40, los cuales pueden ser 40

colocados en las ventanas, en las vitrinas o en los objetos mismos (en caso de ser acuarelas, libros, estampas o textiles). 

No utilizar lámparas incandescentes en vitrinas. En caso de no poder evitar su uso deben mantenerse lo más alejadas posibles de los objetos expuestos.



Debe preferirse el uso de lámparas fluorescentes (como P-37 de marca Phillips) o la luz de halógeno puesto que reducen los rayos UV.







La lámpara seleccionada deberá tener las dos cualidades siguientes: o

Buen rendimiento de color.

o

Emisión controlada de rayos ultravioleta (UV).

Los rayos ultravioleta pueden ser eliminados mediante. o

Filtros especiales.

o

Iluminando los objetos mediante reflejos de luz sobre una pared blanca, ya que este color absorbe los rayos UV.

A fin de lograr uniformidad en la iluminación, la luz artificial debe ser recibida por el objeto por vía indirecta.



Durante el tiempo que el Museo esté cerrado al público, se recomienda apagar las luces. También se utilizan sistemas de control de luz específicamente en aquellas áreas o salas que contengan colecciones con materiales muy sensibles, sólo se encenderá la luz por pocos minutos y con muy baja intensidad.

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CAPITULO III PROCEDIMIENTO EXPERIMENTAL CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y USO DE LA HERRAMIENTA DE MANEJO Y PROCESAMIENTO 1 ADMINISTRATIVO DE LA INFORMACIÓN Todo proceso diseñado para implementar soluciones, lleva implícito una planificación, elaborada estratégicamente, sobre la base de unos objetivos concretos desde los cuales se establecen las líneas de acción a tomar.

Ahora bien, esta planificación

requiere a su vez de un manejo oportuno y sistemático de la información de manera que sobre la base de la retroalimentación de la misma se tomen decisiones oportunas, y saber implementar los ajustes y correcciones que en principio deben encauzar las soluciones en forma más rápida y efectiva. Este manejo eficaz de la información exige disponer de una herramienta con una estructura lógica y administrativa que ayude a agilizar, discriminar y evaluar en un instante cualquiera, en forma inmediata una situación dada, así como a cuantificar el estado de avance alcanzado, la disponibilidad de los elementos, recursos y materiales con los cuales se llevan a cabo las acciones correctivas o preventivas para el normal desempeño del servicio que se ofrece, sea este de la naturaleza que sea, pero que su vez exige su ordenamiento y distribución de a cuerdo al sistema, área o importancia relativa (Jerarquización) que cada uno represente. En esta clasificación temática deben ajustarse también la estructura de relación que existe entre ellos y los factores externos que intervienen o afectan su organización.

1. Los criterios señalados en este capitulo se toman de los libros Ramez E., Shamkant B. N. (1997) Sistemas de Bases de Datos. Conceptos Fundamentales. Addison Wesley Iberoamericana. 1997. Versión en español de Roberto Escalona García. México D.F. y de Viescas Jhon L. Guía Completa de Microsoft Access 97. Título en Inglés. Running Microsoft Access 97

Dicho en términos que se ajusten al proyecto a elaborar para Museos, se refiere a que por ejemplo para que los diferentes componentes que forman parte de la Infraestructura del Museo, se organicen de acuerdo a categorías que involucren tanto los aspectos organizacionales y administrativos de la institución, como las los sistemas y elementos que forman parte de su Infraestructura física, en los que por una parte es necesario inventariar en forma sistemática y por otra evaluar su desempeño para posteriormente definir en cada elemento, parámetros de relación cualitativos y cuantitativos relevantes según la función que cumplen. Así se tiene que por ejemplo, estos mismos elementos o componentes en la medida en que cumplen su función en el tiempo dentro de la Infraestructura, sufren el deterioro propio del uso y del desgaste, lo que una vez que ha alcanzado su ciclo de vida, a su vez genera eventos de falla y cuya circunstancia debe ser revisada y evaluada al mismo tiempo que se genera el proceso de restitución de servicio. Estas particularidades es con el fin de determinar tanto el comportamiento como las circunstancias que originan esos eventos de falla, lo cual fuera de la restitución del equipo o sistema que le dio origen (mantenimiento correctivo) ayuda a tomar las medidas necesarias que retardarán o al menos permiten la restitución del servicio que presta dentro de la Institución. Con el avance de la Informática, la herramienta Básica que actualmente se impone para llevar un sistema de información con registros clasificados y ordenados según lo señalado anteriormente, lo constituyen las Bases de Datos cuyos usos y aplicaciones se han extendido masivamente en la mayor parte de los procesos empresariales y de préstamos de servicios hoy en día. Las bases de datos se han convertido en una parte importante de la gestión de recurso de información, en muchas organizaciones de capital importancia de la sociedad moderna tales como las industrias de servicios, como las

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bancarias, energía eléctrica, agua, etc., seguros, transporte, hoteleras, y comunicaciones, las cuales, dependen totalmente de que sus bases de datos funcionen a la perfección las 24 horas del día. Esto significa que las bases de datos se han convertido en una parte importante de la gestión de recursos de información en muchas organizaciones. El Proceso de mantenimiento por su misma naturaleza no escapa a esta necesidad de disponer como recurso básico de un sistema de manejo de información. Este debe ser lo suficientemente ágil y versátil como para ajustarse a las características peculiares de cada institución, pero sin detrimento de su capacidad de procesar en forma clara e inmediata todos los aspectos que estén involucrados en dicho proceso. En tal sentido, consideramos que las bases de datos cubren estos requisitos y consideramos conveniente su uso, como soporte de base para construir la estructura administrativa del Plan de Mantenimiento de MACZUL.

1.- FUNDAMENTOS DEL DISEÑO DE BASE DE DATOS El problema del diseño de bases de datos puede expresarse así: diseñar la estructura lógica y física de una o más bases de datos para atender las necesidades de información de los usuarios en una organización para un conjunto definido de aplicaciones. (19) Las metas de diseño de bases de datos son múltiples: satisfacer los requerimientos de contenido de información de los usuarios y aplicaciones especificadas; proveer una estructura de información natural y fácil de entender, y apoyar los requerimientos de procesamiento y cualesquier otros objetivos de rendimiento, como tiempo de respuesta, tiempo de procesamiento y espacio de almacenamiento.

El

problema se agrava porque el proceso de diseño de base de datos a menudo comienza

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con requerimientos muy informales y muy mal definidos. En contraste, el resultado de la actividad de diseño es un esquema de base de datos, rígidamente definido que no se podrá modificar fácilmente, una vez implementada la base de dato. Se puede identificar seis fases principales del proceso de diseño de bases de datos (19). 1. Recolección y análisis de requerimientos. 2. Diseño conceptual de la base de datos. 3. Elección de una plataforma de software para el sistema general de la base de datos (SGBD). 4. Transformación al modelo de datos (llamado también diseño lógico de la base de datos 5. Diseño físico de la base de datos. 6. Implementación del sistema de base de datos. El proceso de diseño consta de dos actividades paralelas, como se ilustra en la Figura 1. (19) La primera actividad implica el diseño del contenido de datos y estructura de la base de datos; la segunda atañe al diseño del procesamiento de la base de datos y de las aplicaciones de software. Estas dos actividades están íntimamente entrelazadas. Por ejemplo, se puede identificar los elementos de información que se almacenarán en la base de datos analizando las aplicaciones de esta última. Además la fase de diseño físico de la base de datos, durante la cual se elige las estructuras de almacenamiento y los caminos de acceso de los archivos de la base de datos, depende de las aplicaciones que van a utilizar esos archivos. Por otro lado, casi siempre se especifica el diseño de las aplicaciones de base de datos, haciendo referencia a los elementos que tiene el esquema de la base de datos, que han de especificarse durante la primera actividad. Es evidente que entre estas dos actividades hay una fuerte influencia mutua. Tradicionalmente, las metodologías de diseño de bases de datos se han

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concentrado sobre todo en una de estas actividades o en la otra; ello podría calificarse como diseño de bases de datos controlado por los datos o controlado por los procesos. Hoy en día se reconoce que ambas actividades deben efectuarse en coordinación. Las seis fases que anteriormente se mencionan, no tienen que realizarse en una secuencia estricta. En muchos casos es posible que se obligue a modificar el diseño de una fase anterior durante una fase subsiguiente. Estos ciclos de retroalimentación entre fases (y también dentro de las fases) son comunes durante el diseño de las bases de datos. No se mostraran los ciclos de retroalimentación en la Figura 1, para que el diagrama no se complique. La fase 1 de dicha figura implica recabar información sobre el uso que se piensa dar a la base de datos, en tanto que la fase 6 se ocupa de la implementación de la base de datos. A veces se considera que las fases 1 y 6 no forman parte del diseño de bases de datos propiamente dicho, sino que son parte del ciclo de vida del sistema de información, más general. El corazón del proceso de diseño de base de datos lo constituyen las fases 2, 4 y 5, que se resumen brevemente aquí (19). 

Diseño conceptual de la base de datos (fase 2): La meta de esta fase es producir un esquema conceptual de la base de datos que sea independiente de un SGDB específico. A menudo se usa un modelo de datos de alto nivel como el modelo ER o el EER durante esta fase. Además, se especifica tantas de las aplicaciones o transacciones conocidas de la base de datos como sea posible, empleando una notación que es independiente de cualquier SGDB específico.



Transformación del modelo de datos (fase 4): Esto se denomina también diseño lógico de la base de dato. Durante esta fase se transforma el esquema conceptual del modelo de datos de alto nivel empleado en la fase 2 al modelo de datos del SGDB elegido en la fase 3. Se puede iniciar esta fase después de escoger un modelo de datos de implementación, sin esperar la elección de un SGDB específico; por ejemplo si se decide usar algún SGDB relacional pero

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todavía no se ha escogido uno en particular. Se denomina a esto diseño lógico independiente del sistema (pero dependiente del modelo de datos.).

En

términos de la arquitectura del SGDB de tres niveles, el resultado de esta fase es un esquema conceptual en el modelo de datos elegido. Además es común, efectuar durante esta fase el diseño de esquemas externos (vistas) para aplicaciones específicas. 

Diseño físico de la base de datos (fase 5): Durante esta fase se diseña las especificaciones para la base de datos almacenada en términos de estructuras de almacenamiento físicas, colocación de registros y caminos de acceso. Esto corresponde a diseñar el esquema interno en la terminología de la arquitectura del SGDB de tres niveles.

Hoy en día, las tecnologías de desarrollo de aplicaciones permiten elaborar una aplicación de base de datos con un costo increíblemente bajo y de forma rápida. Un usuario con cierta experiencia puede sentarse delante de un PC y diseñar en una tarde el mismo trabajo que en anteriores sistemas informáticos requería de meses.

Además,

incluso resulta mucho más sencillo “diseñar de nuevo” la aplicación que volver atrás y corregir los errores. La tecnología actual nos proporciona la potencia suficiente para construir aplicaciones complejas, ya que la capacidad de computación actual es varios niveles superior a la de hace diez años. A pesar de las potentes herramientas disponibles, la creación de una base de datos sin la debida planificación, es decir sin determinar lo que debe hacer la aplicación y como debe funcionar, es una invitación al fracaso y a tener que emplear mucho tiempo para rehacer el trabajo. Si el diseño de la aplicación no esta bien estudiado, resultará muy costoso en tiempo y en dinero resolver cualquier problema o añadir nuevas funciones.

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Figura Nº 1. Fases del diseño de bases de datos grandes (19)

Fase 1: RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS

Fase 2: DISEÑO CONCEPTUAL

REQUERIMIENTOS DE DATOS

REQUERIMIENTOS DE PROCESAMIENTO

DISEÑO DEL ESQUEMA CONCEPTUAL Y EXTERNO (Independiente del SGDB)

DISEÑO DE TRANSACCIONES (Independiente del SGDB)

Fase 3: ELECCIÓN DEL SGDB

Fase 4: TRANSFORMACIÓN AL MODELO DE DATOS (DISEÑO LÓGICO)

Fase 5: DISEÑO FISICO

Fase 6: IMPLEMENTACIÓN

DISEÑO DEL ESQUEMA CONCEPTUAL Y EXTERNO (Dependiente del SGDB)

frecuencias, restricciones de rendimiento

DISEÑO DEL ESQUEMA INTERNO (Dependiente del SGDB)

Enunciados de DDL Enunciados de SDL

IMPLEMENTACION DE TRANSACCIONES

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No podemos detenernos ahora en el desarrollo de los criterios asociados a cada una de estas fases, pues escaparían al alcance del presente trabajo. Si el lector desea ahondar sobre este tema en particular recomendamos ampliamente la lectura del libro de Ramez E., Shamkant B. N. (1997) Sistemas de Bases de Datos.

Conceptos

Fundamentales. Addison Wesley Iberoamericana. 1997. Versión en español de Roberto Escalona García. México D.F. en el cual se tiene un texto que aborda con hondura y en todos sus aspectos el proceso de elaboración de los Sistemas Generales de Bases de Datos. Sin embargo, podemos presentar de modo esquemático el procedimiento a partir del cual, (una vez que se tiene diseñada y completada la estructura metodológica de almacenamiento y recopilación de la data) y estamos dispuestos a iniciar la fase de su incorporación dentro de una estructura de base de datos. Por el carácter ágil y dinámico con que es abordado sin detrimento de las relaciones lógico-matemáticas que exige el diseño de las bases de datos, seguiremos a lo largo de lo que resta del capítulo al libro de Viescas Jhon L. (1997). Guía Completa de Microsoft Access 97. Título en Inglés. Running Microsoft

Access

97.

Traducción:

María

Inés

Carbonell

Ayuso.

McGraw-

Hill/Interamericana. Madrid, España. A continuación se describen los criterios básicos que este autor recomienda tener en cuenta para la construcción de una base de datos: (25). Análisis de las Tareas: Antes de empezar a construir una aplicación es necesario tener una idea de lo que se desee que esta lleve a cabo por nosotros. Aquí es conveniente emplear algún tiempo en crear una lista de todas las tareas relevantes que deseamos realizar con la aplicación, incluyendo aquellas que no son necesarias ahora mismo pero que puede que se quiera implementar en el futuro.

Por tareas relevantes entendemos las funciones de la

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aplicación que estarán representadas en un formulario o informe de la base de datos. Ejemplo: Introducir las solicitudes de reparación para un equipo determinado. Estimar costo de la reparación. Esquematización del Flujo de las Tareas Es necesario asegurarse que la aplicación funciona de forma apropiada y lógica, para ello se debe esquematizar las tareas relevantes y agruparlas por temas y después ordenar esas tareas en sus grupos según la secuencia en la que deben llevarse a cabo. Por ejemplo seguramente se deseara separar las tareas relacionadas con los empleados del área de mantenimiento con la solicitud de servicios a los contratistas y proveedores, o con las tareas relacionadas con el inventario de Sistemas y Equipos. Puede presentarse el caso de que algunas tareas estén relacionadas con más de un grupo o que una tarea de un grupo sea un requisito previo para realizar una de otro grupo. Agrupar y realizar un diagrama de flujo de las tareas ayudará a descubrir el “flujo natural de nuestras tareas” que en última instancia reflejan la forma de enlazar los formularios y los informes en la aplicación final. Identificación de los Elementos de los Datos. Después de elaborar las listas de tareas el paso que quizá es el paso más importante en el diseño es el de enumerar los elementos de información que serán necesarios para realizar cada tarea. Una tarea requiere algunos datos de entrada (por Ej. un precio para calcular el costo de un determinado servicio); o con ella se podrían: 

Actualizar los datos.



Eliminar algunos elementos de datos (eliminar las solicitudes de servicio ejecutadas después de una determinada fecha.).



Añadir elementos nuevos (insertar nuevas solicitudes de servicio).

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

Calcular algunos datos y visualizarlos, aunque estos no serán almacenados en ninguna parte de la base de datos.

Organización de los Datos. Después de haber determinado todos los elementos de información necesarios en la aplicación, se debe organizar los datos por materias y reflejarlos en las tablas y consultas de nuestra base de datos. Para un sistema de base de datos relacional como puede ser VISICALC, SIMPHONY, ISIS DBASE IV, Paradox, Access o SQL, se utilizará un proceso denominado normalización, para que ayude a diseñar la forma más eficiente y flexible de almacenar los datos. (Véase el apartado “Conceptos sobre el diseño de una base de datos para las instalaciones del Museo” más adelante, en el que se describe un método sencillo para crear un diseño normalizado). Diseño de un prototipo y de una interfaz de usuario. Después de haber construido las estructuras de las tablas necesarias para soportar la aplicación.

Se puede fácilmente plasmar el flujo de la aplicación en

formularios u encadenarlos utilizando macros sencillas o procedimientos de evento en Visual Basic para aplicaciones (Access, SQL, etc.). Se puede construir los formularios e informes que se necesitarán en esta aplicación en la pantalla, pasando a la vista de Formulario o la vista Preliminar en forma periódica para comprobar nuestro progreso. Si se esta diseñando para el uso de otra persona, se podrá hacer una demostración de la misma para ver el resultado, antes de escribir cualquier código complejo que se pueda necesitar para llevar a cabo realmente la tarea. Construcción de la Aplicación. Para aplicaciones muy sencillas, se puede encontrar que el prototipo es la aplicación. No obstante, la mayoría de las aplicaciones requieren la escritura de algún

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código para poder automatizar completamente todas las tareas identificadas en el diseño. Probablemente, también se necesitará crear algunos formularios de enlace que faciliten el paso de una tarea a otra. Por ejemplo, se puede crear formularios que actúen como paneles de control y que permitan moverse por toda la aplicación.

Puede que

necesitemos también diseñar formularios de entrada con parámetros, para permitir a los usuarios filtrar fácilmente los datos, que desean utilizar en una determinada tarea. Verificación y Refinamiento. Cuando terminemos de diseñar los componentes de nuestra aplicación, deberíamos comprobar cada una de las opciones que hemos proporcionado. Pueden elaborarse macros que luego podemos examinar ejecutando las órdenes escritas paso a paso.

Si hemos automatizado nuestra aplicación utilizando VBA, tendremos muchas

herramientas de depuración en nuestras manos para comprobar la correcta ejecución de la aplicación y para identificar y corregir los errores. En la medida de lo posible, se debe proporcionar partes completas de la aplicación a los usuarios para que puedan comprobar su código y proporcionarle algunas sugerencias sobre la aplicación. Aunque se ponga todo el empeño en identificar las tareas y esquematizar el flujo de tareas, los usuarios siempre pensarán una forma nueva o mejor de realizar una determinada tarea después que hayan visto su aplicación en acción. Además los usuarios con frecuencia descubren que algunos aspectos que han sido incluidos no son tan útiles después de todo. Cualquier cambio que se descubra en la etapa de implementación puede ahorrar mucho tiempo de trabajo después. El proceso de revisión y refinamiento continúa incluso después de haber puesto en marcha la aplicación. Para las revisiones generales, se debería empezar en el paso 1

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para estimar el impacto global de los cambios deseados de modo que se pueda realmente mejorar el diseño anterior.

Estrategia en el diseño de la aplicación de la base de datos: Las dos principales escuelas de pensamiento, en cuanto a diseño de base datos se refiere, son el diseño dirigido por proceso (también como diseño descendiente) que se centra en las funciones o tareas que se necesitan llevar a cabo, y el diseño dirigido por los datos (también conocido como diseño ascendente) que se centra en la identificación y organización de todos los bits de datos que se necesitan.

El método utilizado aquí,

incorpora ideas de ambas filosofías. Este método empieza por indicar al diseñador que identifique y agrupe las tareas para ayudarle a decidir si necesita una o más bases de datos (Este sería un método descendente.). Como ya se ha explicado anteriormente, las bases de datos deberían estar organizadas en torno a un grupo de tareas o funciones relacionadas. Se seleccionan las partes individuales que los datos necesitan para cada tarea. A continuación, se reúnen todos los campos de datos para todas las tareas relacionadas y se organizan por materias (Esto sería un método ascendente). Cada materia constituye la base para las tablas individuales de la base de datos. Finalmente, se aplican las reglas que se estudian en el apartado “Conceptos sobre el diseño de una base de datos” para crear las tablas.

2.- CONCEPTOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO DE LA BASE DE DATOS PARA LAS INSTALACIONES DE UN MUSEO. En un sistema de base de datos relacional, como por ejemplo Microsoft Access (22), se debe empezar el diseño de cada base de datos en torno a un determinado

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conjunto de tareas o funciones. Por ejemplo, se podría diseñar una base de datos para los equipos de un determinado sistema de servicios (Aire Acondicionado, por ejemplo) y las solicitudes de servicio de mantenimiento que contenga los datos de cada equipo, el stock de repuestos disponibles para su reparación, las solicitudes anteriores de servicio de reparación o mantenimiento, y el registro histórico de reparaciones por el mismo concepto. Se puede tener otra base de datos que trate de las tareas de recursos humanos del Museo, o de los Proveedores o Contratistas de Servicios. En ella se tendría toda la información relevante acerca de los empleados y sus dependientes, como, por ejemplo, los nombres, los cargos, historial laboral o de servicios, asignación en el departamento, información de su registro de seguro o de empresa, etc. En este punto es donde el diseñador se enfrenta a su mayor reto de diseño. ¿Cómo organizar la información dentro de cada base de datos orientada a tareas de modo que pueda beneficiarse de las características relacionales de las herramientas y evitar la ineficacia y la pérdida de tiempo? Si se siguen los pasos esquematizados anteriormente en este capítulo para analizar las tareas de la aplicación e identificar los elementos de información, se está preparado para crear un diseño de base de datos lógico, flexible y útil. Pero en el caso de que se hayan comenzado a diseñar las tablas de base de datos sin analizar primero las tareas y los elementos de información, se pueden aplicar algunas reglas para evitar los posibles problemas y conseguir que el diseño de la base de datos sea eficiente. El Problema de la Basura (22) Una tabla almacena los datos necesarios para llevar a cabo las tareas que desea realizar. Una tabla consta de columnas, o campos, que almacenan un tipo especifico de

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información (tal como el nombre de un equipo o un tiempo promedio entre fallas) y de filas, o de registros, que recogen toda la información sobre un equipo, lugar o cosa particular. Según los datos de una tabla como la mencionada anteriormente se podría decir que se desea construir una nueva base de datos (llamada Solicitud de Servicio de Mantenimiento), para crear pedidos de servicio de mantenimiento sin beneficiarse del primer análisis de tareas y elementos de información que se necesitan. Podríamos estar tentados a poner todos los datos que hacen referencia a la tarea que deseamos realizar (un seguimiento de los pedidos o solicitudes de mantenimiento y los repuestos o partes requeridos) en una única tabla denominada Equipo-SolicServMtto. Existen muchos problemas con esta técnica, Por ejemplo: 

Cada vez que para un equipo se realice una solicitud, se tendría que duplicar los campos NombreEquipo y UbicaciónEquipo en el registro para la nueva solicitud. Si se repite el almacenamiento del mismo nombre y ubicación en la base de datos, lo que se conseguirá es desperdiciar mucho espacio (y se podría cometer fácilmente errores al introducir la información sobre un cliente más de una vez).



No hay ninguna forma de predecir el número de solicitudes para un tipo de mantenimiento realizado que deba ser incluido en un registro histórico. Si se intenta realizar un seguimiento de cada solicitud en un único registro, se tendría que reservar el mayor número de solicitudes y dejar espacio para el equipo 1, equipo 2, equipo 3, etc., hasta alcanzar el número máximo de solicitudes. De nuevo se estaría desperdiciando un espacio de gran valor en nuestra base de datos.



No es necesario desperdiciar espacio en la base de datos almacenando datos que pueden ser calculados fácilmente cuando decida imprimir un informe. Por ejemplo, seguramente se deseará hallar la cantidad total de cada solicitud, pero no se necesitará almacenar ese resultado en un campo.

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La Normalización como solución (22) Para evitar al máximo los problemas mencionados anteriormente (aunque no siempre es importante eliminar todos los valores duplicados se empleara una técnica, denominada normalización, para organizar los campos de datos en un grupo de tablas. La teoría matemática que hay detrás de la normalización es rigurosa y compleja, aunque las comprobaciones que pueden aplicarse para determinar si el diseño tiene sentido y es fácil de utilizar son bastante sencillos (22). Regla 1: Unicidad de Campo. Desperdiciar el espacio es uno de los mayores problemas con los que se encuentra en el diseño de una tabla sin normalización, lo que lleva a pensar a que se deben eliminar los campos redundantes de una tabla. Por tanto, la primera regla es sobre la unicidad de los campos. Regla 1: Cada campo de una tabla debe contener un único tipo de información. Esto significa que se debe dividir los campos complejos y evitar la repetición de grupos de información. En este ejemplo, los campos de ubicación completos deberían ser separados en campos sencillos a además deberían crearse nuevas tablas independientes para eliminar la repetición de la información del equipo.

Cuando se crean tablas

independientes para los datos repetidos, se incluirá alguna información “clave” de la tabla principal para crear un enlace entre las nuevas tablas y la tabla original. Estas tablas son mucho más sencillas, ya que ahora puede procesar un único registro por solicitud de equipo. Además, no tiene que preocuparse de si dispone del suficiente espacio en sus registros para poder contener un gran número de equipos por solicitud. Y si desea conocer el equipo cuyo costo de mantenimiento tiene un mayor

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precio, ahora se podrá efectuar una búsqueda en la tabla independiente Equipos, donde la información clave sobre cada equipo es registrada una sola vez. Regla 2: Claves Principales. En un buen diseño de datos relacional, cada uno de los registros de cualquier tabla debe ser identificado de forma única. Es decir, algún campo (o combinación de campos) de la tabla debe albergar un valor único para cada registro de la tabla. Este identificador único es lo que denominamos clave principal. Regla 2: Cada tabla debe tener un único identificador, o clave principal, que esté formado por uno o más campos de la tabla. Regla 3: Dependencia funcional. Una vez que se posea una clave principal en cada una de las tablas, se puede comprobar que se ha incluido toda la información relevante sobre el asunto de la tabla. En otras palabras, se debería comprobar si los campos son funcionalmente dependientes de la clave principal que define el asunto de la tabla. Regla 3. Para cada valor único de la clave principal, los valores de las columnas de datos deben estar relacionados y deben describir completamente el contenido de la tabla. Regla 4: Independencia de los campos. La última regla comprueba si se producirá algún problema cuando se realicen los cambios en los datos de las tablas. Regla 4: Debe ser posible realizar cambios en cualquier campo que no forme parte de la clave principal, sin que para ello se vea afectado cualquier otro campo. El primer paso que se llevará a cabo para el diseño de una aplicación es listar todas las tareas principales que esta aplicación de base de datos deberá automatizar. La lista de tareas incluiría lo siguiente:

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

Introducción de los datos del equipo.



Introducción de los datos del fabricante/proveedor.



Vinculación de los equipos con los fabricantes/proveedores (garantía de servicio, distribuidores locales o internacionales, etc.



Sistema de Servicios al cual pertenece.



Numero de serial o código del Fabricante.



Adición de equipos a una solicitud de mantenimiento.



Búsqueda del proveedor o contratista de mantenimiento más cercano.



Impresión de una solicitud de mantenimiento. La Tabla Nº 5 muestra una hoja de trabajo en blanco para el diseño de la

aplicación y que cumplimentará cada tarea.

Antes de continuar, se necesita conocer la diferencia entre datos e información. Este pequeño detalle facilitará la determinación de lo que se necesita almacenar realmente en la base de datos.

Tabla Nº 5. Hoja de trabajo base en blanco para el diseño de la aplicación para el registro de Tareas (22) HOJA DE TRABAJO N° 1 DEL DISEÑO DE LA APLICACION - TAREAS Nombre de la tarea: Breve descripción: Tareas relacionadas:

Nombre de los datos

Uso

Descripción

Asunto

57

La diferencia entre datos e información es que los datos son el conjunto de valores estadísticos que se almacenará en las tablas de la base de datos, mientras que la información son los datos que serán recuperados y reorganizados de forma que tenga sentido para la persona que vaya a verlos. De modo que se almacenarán datos y se recuperará

información.

Esta distinción es importante a la hora de elaborar una

aplicación de base de datos. En primer lugar, se determinan las tareas necesarias (que información necesitaremos ser capaces de recuperar) y después se determinará que es lo que se debe almacenar en la base de datos para poder llevar a cabos esas tareas (que datos se necesitan para construir y suministrar la información). Siempre que se habla de trabajar con la estructura de la base de datos o los elementos almacenados en las tablas, consultas, macros o código, se está haciendo referencia a los datos.

Del mismo modo, siempre que se habla de trabajar con la

consulta, hoja de respuesta dinámica, filtros, formularios o informes, se está refiriendo a la información. El proceso de diseño de una base de datos y su aplicación es mucho más claro cuando se comprende esta distinción.

3.- ELECCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS Después (22) que se hayan identificado todas las tareas, se deben enumerar los datos que se necesitarán para tratar cada tarea. En la hoja de trabajo de la tarea, se introduce un nombre para cada tipo de datos, un código de uso y una breve descripción. En la columna uso, se introducen uno o más códigos de uso (E, S, A, B y C) que representan Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular.

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Un elemento de datos es una entrada para una tarea si se necesita leerla desde la base de datos (aunque no será actualizado) para realizar una tarea. Por ejemplo, un nombre y dirección de un proveedor son algunas de las entradas que se necesitan para solicitar un servicio de reparación o de adquisición de un repuesto. Por otro lado, los datos son una salida de una tarea si se trata de nuevos datos que se introducen a medida que realizamos una tarea o que la tarea calcula y almacena basándose en los datos de entrada.

Por ejemplo, las cantidades de artículos que introduce para un pedido son

salidas; la dirección de envío y el número de teléfono que proporciona para el registro nuevo de un nuevo pedido se consideran también las salidas. La actualización de los datos en una tarea se produce cuando se leen unos datos de la base de datos, se hace la modificación y después se vuelven a escribir. Una tarea de este tipo sería el registro por el cambio de ubicación de un equipo donde la entrada supone la antigua ubicación, la cual sería actualizada y después se almacenaría la nueva ubicación en la base de datos. Finalmente, los datos calculados crean nuevos valores a partir de los datos de entrada para ser visualizados o impresos aunque estos no serán introducidos en la base de datos. En la columna Asunto de la hoja de trabajo de la tarea introduciremos el nombre del objeto, al cual pensamos que pertenece cada tipo de datos. Por ejemplo, una dirección debería pertenecer a la tabla Proveedores.

Análisis de los Datos(22) Ahora se está preparado para comenzar un análisis más profundo de los datos y la organización de los elementos individuales en grupos. Estos grupos de datos son los candidatos para las tablas del diseño de la base de datos. Si se ha tenido cuidado en la identificación de los elementos de información para cada uno de los grupos de datos que se necesitan, el siguiente paso resultara muy

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sencillo. Se crea una hoja de trabajo similar a la mostrada en la Figura 3, la cual ayuda a recoger todos los datos que pertenecen a cada elemento de información. En la parte superior del formulario, se debe enumerar las materias relacionadas que aparecen en una determinada tarea para cada elemento de información e indicar el tipo de relación (uno a varios o uno a uno). Por ejemplo un equipo puede tener varios proveedores de repuestos y un proveedor puede suministrar repuestos de varias marcas distintas. Es importante comprender estas relaciones ya que tienen un impacto significativo en la estructura de la base de datos y sobre la forma en que se utilizan cierto tipo de objetos. Mas adelantes se volverá sobre este tipo de relaciones. A medida que se copian cada grupo de datos en la hoja de trabajo de elementos de información, se decide el tipo de datos (texto, numérico, moneda, memo, etc.) y la longitud de los datos en la columna Tipo de datos. La descripción del grupo de datos está formada por una breve frase descriptiva, que puede ser introducida en el diseño de la tabla en la columna “Descripción”.

Esta será usada luego como la información predeterminada que se

visualizará siempre que se seleccione el campo en una hoja de datos, formulario o informe. Finalmente se debería tomar nota de las reglas de validación que deben aplicarse al campo de datos.

Más adelante, se definirán esas reglas que la base de datos

comprobará cada vez que se creen nuevos datos para asegurar que no se incumple ninguna de las reglas. La validación de los datos puede ser especialmente importante cuando se crea una aplicación de base de datos que va a ser utilizada por otras personas.

Tabla Nº 6. Hoja de trabajo base en blanco para el diseño de la aplicación para el registro de Asuntos (22) HOJA DE TRABAJO N° 2 DEL DISEÑO DE LA APLICACION - ASUNTOS

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Nombre de la tarea: Breve descripción: Asuntos relacionados:

Nombre

Relación

Nombre de los datos

Tipo de Datos

Descripción

Regla de Validación

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62

CAPÍTULO IV EL PROCESO DE DISEÑO DE LA BASE DE DATOS 1.- CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DE LA BASE DE DATOS PARA EL MUSEO Como es natural las edificaciones que sirven como soporte a la labor de un Museo exigen de una continua labor de ajuste y acondicionamiento físico que permita entre otros aspectos de vital importancia los siguientes: 1. Garantizar

condiciones

de

ambiente

apropiadas

que

aseguren

la

preservación de las obras artísticas dadas en custodia al Museo para sus exposiciones y presentaciones. 2. Preparar y mantener los ambientes y escenarios para la presentación de las obras artísticas o actos culturales, así como el acondicionamiento adecuado de los ambientes de los laboratorios de restauración, centro de consulta bibliográfica, y áreas administrativas y de oficinas. 3. Proporcionar toda la gama de servicios de información, acceso, seguridad e higiene al público que asiste a las exposiciones o actividades organizadas por el Museo. 4. Mantener adecuadamente los elementos estéticos propios de la arquitectura de la edificación. Para una obra de tal naturaleza, con el amplio campo de actividades y servicios que brinda al público en general, es vital disponer de un equipo de recursos humanos y materiales, concertados a través de un plan altamente eficiente de preservación y mantenimiento que no solo ayude sistemáticamente, a resolver los eventuales problemas que se presenten como consecuencia del uso y desgaste de los sistema y servicios del museo, sino que además proporcione planes de acción destinados a prevenir las fallas y

desperfectos que se presentan en tales sistemas, jerarquizando las tareas asociadas según: los fines de la institución, los objetivos del plan de mantenimiento y a la disponibilidad de los recursos. Esta tarea puede convertirse en una empresa difícil y compleja capaz de desconcertar a la persona o personas encargadas de llevar dicho plan, si no dispone no solo de personal altamente capacitado en las tareas propias de mantenimiento, sino también de los criterios de la Gerencia de Mantenimiento moderna y muy unido a ello, mecanismos y herramientas de procesamiento de la información, que ayuden a manejar según estos criterios el inventario de sistemas, equipos, dispositivos, infraestructura civil etc., que prestan su servicio al museo, por un lado, y por otro los registros históricos de eventos y fallas presentados, la lista de proveedores de partes y equipos, las empresas especializadas de contratación de servicios, y finalmente tanto la experiencia estadística acumulada así como el diseño y manejo del presupuesto disponible para enfrentar los costos y gastos asociados.

Aspectos todos que deben acoplarse en un plan

racionalmente elaborado que pondere además de los casos señalados anteriormente y según las circunstancias propias de cada caso, los elementos necesarios para que por un lado este sea factible y ajustado las necesidades y requerimientos del museo, y que por otro lado suministre en todo momento los elementos que ayuden a establecer el diagnostico de la situación actual y los procedimientos de naturaleza preventiva o correctiva que sean necesarios.

2.- METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA REALIZAR EL DISEÑO El Marco Metodológico a usar para el diseño propuesto para este Plan de Mantenimiento Integral del MACZUL partirá y seguirá los lineamientos del tipo clásico de 63

mantenimiento preventivo según lo señalado por el Prof. José D Nava en su libro “Teoría de Mantenimiento Definiciones y Organización” adaptado a instituciones de índole educativo-cultural, usando el esquema presentado por Simón J Figueroa S. Lilian R Abreu E. Modelo Gerencial para implementar un sistema de Mantenimiento de las Instalaciones y Bienes de las Instituciones Universitarias (1997) presentado en las 10mas Jornadas de Ingeniería.

Se presume aquí, que el organismo rector de la institución entiende la

necesidad de solicitar, programar y reservar los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para el desarrollo e implementación del plan a desarrollar. Dicho plan debe cubrir los siguientes pasos básicos para su generación e implementación: 1.

Hacer un inventario de los equipos y sistemas de la institución.

2.

Clasificar los equipos sujetos al estudio según criterios de uso funcional y ubicación física y sistemática.

3.

Codificar los equipos e instalaciones del Museo.

4.

Diseñar la estructura de tablas, formularios y registros históricos y estadísticos.

5.

Determinar las actividades correspondientes al mantenimiento preventivo por tipo de estudio.

6.

Determinar características de las acciones de mantenimiento por cada equipo o sistema.

7.

Elaborar los programas por rutina y por equipo.

8.

Implementar el sistema.

9.

Controlar y evaluar la aplicación práctica del sistema.

Se diseñará por tanto un procedimiento ordenado constituido por varias etapas o fases, entre las cuales destacan: 

Recopilar los aspectos descriptivos y los antecedentes de las instalaciones involucradas en cada sistema de servicio. 64



Creación de un archivo descriptivo



.Recopilación, Sistematización y Actualización en el manejo de los planos de planta, y de los diversos sistemas de servicio.



Creación de un sistema de Codificación.



Presentación de un Diagnostico de la Situación Actual de Mantenimiento de la Institución.



Creación de un inventario Técnico de las Instalaciones Físicas que se tomaron en cuenta para este análisis.



Diseño de Formatos, registros Históricos y Órdenes de Trabajo.



Creación de Formatos para las Actividades características de Mantenimiento.



Ajuste y aplicación del plan desarrollado al caso particular del MACZUL.

3.- METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA REALIZAR EL ESTUDIO Se señalan aquí las acciones a tomar inicialmente para reconocer todos los elementos de los que se dispone o que deben incorporarse al Plan de Mantenimiento. 3.1.- Conocimiento y familiarización con las diversas áreas de la infraestructura física. 

Reconocer los diversos elementos, sistema y equipos en cada área.



Establecer una zonificación según su uso funcional.



Efectuar un inventario de los principales elementos, sistemas y equipos.

3.2.- Identificación de todos los servicios y sistemas del Museo con su ubicación actual y diagnóstico sobre su estado y condición de funcionamiento a través de: 

Revisión de planos de instalación.



Revisión de las memorias de proyecto si existen para establecer en ellas las condiciones de diseño que fueron definidas para los mismos.



Revisión de las especificaciones técnicas dadas por el fabricante para aquellos sistemas que exijan mayor control y supervisión o que tengan mayor alcance o relevancia en la prestación de un servicio. 65



Realizar reuniones técnicas con las empresas contratistas a las que se les ha contratado los servicios de mantenimiento, para conocer las condiciones actuales de operación de los equipos y sistemas así como los problemas más frecuentes que se vienen presentando.



Diseñar formatos de control y registro de los trabajos rutinarios a que periódicamente deben ser sometidos los sistemas y equipos de mayor relevancia en la prestación del servicio del museo.



Efectuar o recopilar un inventario o biblioteca de especificaciones.

3.3.- Clasificar mediante criterios cuantitativos de ponderación los niveles de criticidad de cada equipo o sistema. 4.- Definir y establecer de forma clara y precisa los parámetros y criterios más importantes que deben ser controlados según el estado y condiciones externas en que deben operar los sistemas y equipos (por ejemplo: temperatura, nivel de iluminación, contaminación ambiental, humedad relativa, etc.) para el manejo y tratamiento de las áreas según el servicio y función que prestan. 5.-Establecer las diversas tareas y responsabilidades administrativas de cada uno de los departamentos del museo y su interrelación con los planes de mantenimiento. 6.-Señalar los alcances y aspectos funcionales de cada Departamento con sus diversas responsabilidades. 7.-Establecer contactos con instituciones tanto a nivel nacional e internacional que cumplan con una función similar, y recopilar experiencias que puedan ser útiles y/o aplicables. 9.-Concretar con la Directiva del Museo la naturaleza y alcance del apoyo que el MACZUL puede dar al proyecto de desarrollo del Plan de Mantenimiento así como la forma y procedimiento para solicitarlo.

66

4.- METODOLOGÍA PARA LA RECOPILACIÓN DE LA DATA: 4.1.- Diseño conceptual del Sistema General de Base de Datos Recolección de la Data y análisis de los requerimientos. Antes de poder diseñar eficazmente la base de datos que se ajustará a las necesidades del Plan de mantenimiento a ser desarrollado para la instalaciones del Museo, es necesario conocer la naturaleza del mantenimiento, los objetivos que pretende alcanzar y las expectativas que espera cubrir la institución en dicho Plan. Como requisito básico por tanto será necesario definir los alcances de dicho plan. Sobre lo anterior deben estar claramente resuelto en todos sus detalles las siguientes áreas de planificación y logística que condicionan su implementación y ejecución: 

Volumen y disponibilidad en el tiempo de los recursos financieros.



Aspectos cualitativos y cuantitativos del recurso humano disponible.



Naturaleza y especialización de los Sistemas, equipos, dispositivos y elementos que prestan servicio a la institución.



Jerarquización de estos sistemas y servicios en función de la prioridad e importancia que los mismos representan para llevar a cabo las funciones de la institución.



Discriminación de las tareas de mantenimiento que la institución esta dispuesta a asumir en el Plan de Mantenimiento.

En la medida en que los aspectos anteriormente mencionados estén consolidados tanto el diseño de la base de datos como su aplicación harán útil y eficaz la implementación del Plan de Mantenimiento. Asumiendo que los pasos previos se conocen en sus elementos esenciales podemos emprender la tarea del proceso de diseño de la base de datos. El proceso de identificar y analizar los recursos propuestos se denomina recolección y análisis de los 67

requerimientos, que es un elemento esencial para la estructuración de cualquier sistema de información. A fin de especificar esos requerimientos, primero debemos identificar las demás partes del sistema de información que van a interactuar con el sistema de base de datos. Entre ellas están los usuarios y las aplicaciones ya existentes. Una vez hecho esto, se reunirán y analizarán los requerimientos de dichos usuarios y aplicaciones. Por lo regular, esta fase incluye las siguientes actividades: 

Identificación de las principales áreas de aplicación y grupos de usuarios que utilizan la base de datos. Se deben elegir los individuos claves dentro de cada grupo como participantes destacados en los pasos subsecuentes de recolección y especificación de requerimientos.



Estudio y análisis de la documentación existente relativa a las aplicaciones. Se repasa otra documentación, (manuales de política institucional, formas, informes y diagramas de organización) para determinar si influye de alguna manera sobre el proceso de recolección y especificación de requerimientos.



Estudio del entorno de operación actual y de los planes de aprovechamiento de la información. Esto incluye el análisis de los tipos de transacciones y de sus frecuencias, así como de flujo de información dentro del sistema. Se especifican los datos de entrada y salida de las transacciones.



Recolección de respuestas escritas a grupos de preguntas hechas a los posibles usuarios de la base de datos. Estas preguntas se refieren a las prioridades de los usuarios y la importancia que dan a las diversas aplicaciones. Posiblemente se entrevisten individuos claves que ayudaran a estimar el valor de la información y establecer las prioridades.

Los métodos anteriores para recabar los requerimientos producen especificaciones de requerimientos mal estructuradas y en su mayor parte informales, las cuales se convierten después a una forma más estructurada mediante una de las técnicas de especificación de requerimientos más formales.

Estas incluyen los diagramas HIPO

(hierarchical input process output) entrada/procesamiento/salida jerárquicos, SDAT (structured analysis and desing technique; técnica de análisis y diseños estructurados), DFD (data flow diagrams; diagrama de flujo de datos), diagramas de Orr - Warnier y 68

diagramas de Nassi-Schneiderman.

Todos estos son métodos diagramáticos para

organizar y procesar los requerimientos de procesamiento de la información.

Los

diagramas pueden adoptar las formas de jerarquías, diagramas de flujo, estructuras secuenciales y cíclicas, etc., dependiendo del método.

Estos diagramas suelen ir

acompañados por documentación adicional en forma de texto, tablas, gráficas y requerimientos de decisión. Hay libros enteros que tratan de la fase de recolección y análisis de requerimientos. Esta fase puede requerir bastante tiempo, pero es crucial para el éxito futuro del sistema de información.

5.- CLASIFICACIÓN DE ÁREAS DE MANTENIMIENTO A continuación se establece una clasificación según diversos criterios de los elementos presentes en el Museo de Arte Contemporáneo del Zulia. Esta clasificación está dirigida a aportar un marco de referencia para la identificación estos elementos según el sistema a que pertenecen, su ubicación relativa en los mismos, así como también la zona del museo en la cual se encuentran. Estos criterios son de gran utilidad paral la asignación de su codificación y su posterior incorporación a la SGDB.

5.1.- Por Sistemas. Los principales sistemas de Servicios Instalados en é:l

5.1.1.- Electricidad. 5.1.1.2.- Tableros Eléctricos   

Iluminación y Tomacorrientes Alarma y Control de Incendio Control y Arranque de Equipos. (Motores, A/Acc, UMAS, Bombas

  

Iluminación Exterior Fuerza y Distribución Transformadores, Medidores

69

5.1.1.3.- Equipos. 



Motores y dispositivos. de control, arranque y protección

 

Cableado, Canalización y Tuberías  Equipos de Oficina (Computadoras,  Maquinas de escribir, Fotocopiadoras, etc.)

Equipos de Ilum. Ext. e Interior (Lámparas, Bombillos, Reflectores. etc.) Extractores, Deshumificadores, etc. Equipos Audiovisuales (Proyectores, Equipos de Sonido, Parlantes, etc.)

5.1.2.- Aire Acondicionado 5.1.2.1.- Chillers   

Compresores Interruptores de Presión y Flujo Ventiladores



Válvulas de Expansión



Filtros de Piedra, Visores



Aislamientos Térmicos

 

Intercambiadores Tablero y circuitos de arranque y supervisión

  

Tubería Termómetros, Termocuplas Niveles de Aceite y Gas



Condensadores y Evap.

   

Filtros Controles de Velocidad Serpentines Pintura y recubrimientos de carcasa.

Tanque de Compensac.

5.1.2.2.- Unidades Manejadoras de Aire (Umas)    

   

Blowers Correas, Poleas Ventiladores Desagües, Bandejas Colectores

Motores Válvulas de Control Flujo Cojinetes, Chumaceras Tablero y circuitos de arranque y supervisión

5.1.2.3.- Tuberías de Agua Helada 

Válvulas de Control



Bridas y Conexiones





Aislamiento Térmico



Tratamiento de Agua



5.1.2.4.- Bombas de Agua Helada  

Acoples mecánicos Cojinetes

 

Corriente de Trabajo Eje, Impele y Carcasa

 

Lubricación Alineación y Balanceo

Recubrimientos Metálico o asfáltico. Fugas de aire y juntas

5.1.2.5.- Ductería 

Aislantes



Dampers





Rejillas



Filtros



70

5.1.3.- Sistema de Servicio y Suministro de Aguas Blancas 5.1.3.1.- Sistema Hidroneumático   

Bombas Tableros Eléctricos Compresor

 

Controles de Nivel y Presión  Pulmón, Tanques de Agua 

Tuberías y Válvulas Fuentes

5.1.3.2.- Sistema de Riego  

Tubería y Aspersores Herramientas y equipos



Contr. de Arranque y Parada 

Bombas y Válvulas

5.1.3.3.- Servicios Sanitarios  

Equipos de Salas Sanitarias. Plomería



Cañerías y Desagües



Cerámica de Paredes y Pisos

5.1.4.- Sistemas de Supervisión y Seguridad 

Clasificación. de Áreas



Controles de Acceso

 

Alarmas y/o Sirenas Monitoreo. y Tablero de Control.



Sistemas de Vídeo



Luces de Emergencia.

5.1.5.- Sistemas de Extinción y Alarma contra Incendio  

Detectores de llama, humo Tableros de Señales y Supervisión.



Sirenas y alarmas



Cableado y Conexiones

5.1.6.- Sistemas de Comunicación.  

Intercomunicadores., Micrófonos Centrales, Tableros



Cornetas, Parlantes etc.



Cajeras de Conexión



Cableado y Conexiones



Tanquillas



Pintura de Paredes



Elementos Metálicos



Aceras y Estacionamiento.

5.1.7.- Infraestructura Civil 

Puertas y Ventanas





Protecciones y Barandas





Cielos Rasos y Tabiquerías



Filtraciones, Agrietamientos Techo: Capa Asfáltica, Estructuras de Acceso Cerraduras

71





Malla Espacial

Revestimiento Paredes Exteriores



Portones de Acceso Principal

5.2.- Según su Ubicación en cada Zona Las principales zonas del museo se distinguen: Planta Física 

Salas de exposición (5 salas).



Centro de información y documentación (CIDAC).



Oficinas Administrativas y salas de servicio sanitario.



Pasillos y galerías de acceso interior.



Depósitos de obras permanentes y de obras en tránsito.



Plaza techada. Torre Administrativa

 Taller de Conservación y Restauración. Unidad de Preparado.  Laboratorios: Diagnostico de estado y Conservación; Revelado y Fotografía. Jardines, Jardineras, Áreas Externas de Esparcimiento y Recreación 

Jardines, Jardineras y Áreas Externas de esparcimiento.



Auditorio Techado y Cafetín.



Estacionamientos, Aceras y Rampas de acceso peatonal.



Área de Servicios Generales: Patio Chillers, Transformadores, Área de carga y descarga.

5.3.- Áreas de Mantenimiento por Servicios Generales Pueden clasificase en: 

Electricidad y Comunicaciones.



Pintura y revestimientos.



Carpintería

y

Mobiliario:

Oficinas,

Talleres,

Almacenes,

Salas

de

Exposición.

72



Plomería. Aguas Blancas y Aguas Negras.



Herrería y Albañilería.



Jardinería y Paisajismo.



Servicios Mecánicos: Montacargas, Aire Acondicionado, etc.



Seguridad y Vigilancia.



Servicios de Atención y Orientación al Público.

Figura Nº 2- Esquema de Distribución y Codificación de las Áreas del Museo AREAS Y AMBIENTES DEL MACZUL MUSEO

(AE) Áreas Exteriores

(PF) Edificio de Salas de Exposición (Planta Fisica)

(SG) Area Servicios Generales y Depositos

(AE1) Plazas y Jardines (AE2) Estacionamiento (AE3) Aceras,Tanquillas y Areas de Recreación (AE4) Techos, Balcones (AE5) Area de Chillers y Transformadores

(PF1) Salas de Exposiciones (PF2) Centro de Información y documentos (PF3) Recepción, oficina administrativa, Presidencia (PF4) Pasillos, Galerias de acceso exterior (PF5) Plaza techada, Rampasde accesos

(SCH) Sala de Chillers (CTX) Caceta de TX´S (RDS) Rampa de Descarga (BAU) Area de Basura y asea urbano (VPA) Vía principal de acceso

(TA) Torre Administrativa

(TA1) Taller de conservación y restauración (TA2) Unidad de preparado (TA3) Lab. de Diagnóstico de estado y conservación (TA4) Lab. de revelado y Fotografía (TA5) Deposito de obras Permanentes (TA6) Deposito de obras en Transito

.- SISTEMA DE CODIFICACIÓN Consiste en identificar mediante siglas y/o números (alfanumérico) cada recinto que forme parte de cada una de las plantas de la edificación (De Bello, et al, 1992). Entre las condiciones que se deben cumplir, destacan las siguientes:  Ofrecer un sistema breve lógico de identificación y ubicación. 73

 Flexibilidad ante los cambios en los sistemas sin alterar la organización.  Debe tener un símbolo único.  Facilidad de reconocimiento y entendimiento.

6.1.- Características de la Estructura de Codificación de Equipos: Al finalizar la identificación de las áreas de las cuales consta el Museo y los sistemas de servicios y procesos que operan en el mismo, es necesario ahora jerarquizarlos, según la importancia que los mismos tienen para la misión que presta el museo, garantizando especialmente las condiciones ambientales para la preservación y seguridad, de las obras, funcionalidad de las instalaciones para los recorridos y visitas, conservación de las estructuras y fachadas, etc. En tal sentido, la estructura del código debe permitir, como ya se dijo identificar estos criterios de forma flexible, lógica y de fácil comprensión para las personas encargadas de evaluar en cada momento tanto el estado como las acciones a tomar a hora de realizar un mantenimiento, sea este de la naturaleza que sea (correctivo, preventivo, predictivo, etc.) Se propone a continuación un esquema que se adapta a las circunstancias físicas del MACZUL, el cual por su extensión y por la versatilidad de las actividades que en el se llevan a cabo puede servirnos de referencia ejemplar, aun cuando reconocemos que según el caso, cada museo tiene sus propios problemas, dificultades y condiciones de operación. Se reconocen cuatro grandes áreas dentro de las instalaciones para las cuales se usarán los siguientes códigos de identificación:

74

Tabla Nº 7. Clasificación de Áreas del Museo 

  

PLANTA FISICA (Edificio Central) Salas de Exposición Zonas Administrativas y de Oficinas Servicios al Público (CIDAC, Cafetín, auditorios, etc) TORRE ADMINISTRATIVA Laboratorio de Restauración y conservación Oficinas de supervisión y seguridad AREAS EXTERIORES. Jardines y Estacionamientos SERVICIOS GENERALES Y DEPOSITOS Sala de Equipos de Aire Acondicionado Depósitos de Obras permanentes y obras en tránsito Rampas y Puertas de Acceso laterales al edificio Techo.

PF

TA AE

SG

En cada una de estas áreas deben ahora identificarse las zonas de las cuales se compone la misma y cuya distribución puede generalizarse de la siguiente forma: Internas 

Oficinas Internas y de Atención al Publico



Talleres y Depósitos



Salas de Exposición

Externas 

Fachada



Estacionamientos



Vigilancia

Ambientes comunes: 

Galerías,



Plazas Internas,



Cafetín y Pasillos

En cada una de estas zonas se encuentran los sistemas y equipos que le prestan al museo los servicios adecuados a las funciones que aquellas cumplen.

Estos se

clasifican según su función orden y prioridad de la siguiente forma:

75

Tabla Nº 8. Distribución de Equipos Principales de Cada Sistema o Servicio Sistemas de Control Ambiental y Temperatura    

001

Equipos de A/Acc local: (UMAS, UCED) Extractores, Deshumificadores. Equipos de Control de Temperatura: Termostatos, etc. Equipos de Distribución de Aire: Ductos y Rejillas. Equipos de Transf. de Temperatura: Tuberías Revestimientos Aislantes Rejillas de Ventilación.

de

Ventiladores

Agua

helada

Servicio de Aguas Blancas e Instalaciones Sanitarias    

Tanques de Agua Tuberías Válvulas y Llaves Salas y Equipos Sanitarios



Sistema Hidroneumático

Sistemas y Equipos de Iluminación y Tomacorrientes 

002

003

Iluminación Interior: (Fluorescentes, Incandescentes, Aditivos Metálicos, Vapor de Mercurio, Vapor de Sodio, etc.)  Oficinas Internas y de Atención al Público  Talleres y Depósitos  Salas de Exposición  Ambientes comunes: Galerías, Plazas Internas, Cafetín y Pasillos 

Iluminación Exterior: (Fluorescentes, Incandescentes, Aditivos Metálicos, Vapor de Mercurio, Vapor de Sodio, etc.)  Fachada  Estacionamientos  Vigilancia

Estructuras Metálicas    

Barandas de Rampas y Escaleras Puertas Metálicas y Romanillas Rejas y Protecciones Metálicas Armarios y Estanterías

Estructura civil       

004

Revestimientos de Obra Limpia Vigas y Columnas Impermeabilización Paredes y Mamposterías Tabiquería Cielos Rasos Puertas y Ventanas de Vidrio

Equipos de Mando y Operación de Sistemas y Dispositivos Eléctricos  

003

005

Tableros Eléctricos Sistema de Detección de Incendio

76



Sistema de Seguridad Interna: Control de Acceso, CCTV, etc. 006

Mobiliarios y Equipos de Oficina   

Escritorios, Archivadores y Estanterías Computadoras, fotocopiadoras, máquinas de escribir, Sillas, mostradores, etc.

Figura Nº 3. Esquema de Codificación para el Sistema de Servicios Generales (SSG) Sistema de Servicios Generales

(MOF) Mobiliario y equipos de oficina (EAO) Equipos Auxiliares de oficinina (MAR) Muebles y Archivadores (ITO) Intercomunicadores y teléfono de oficina

(CAT) Sistema de Control Ambiente/Temperatura

(CIV) Estructura Civil y resvestimiento

(AGH) Sistema de Circulación de Agua helada (Tuberia y Aislamiento) (CHL) Chillers (DMR) Dispositivos de Medición (DUC) Sistema de Ducteria, Circualción de Aire (Ductos y Rejillas) (ELE) Sistema de Alimentación Electrica y Potencia (UMA) UMAS y OCED

(EST) Vigas, columnas, Paredes y pisos (REV) Pintura, Revestimiento Externo e Interno (TAQ) Tanquillas de Electricidad, Agua Negras y Blancas (IMP) Planta Techo, Impermeable Asfáltica (JAR) Jardineras (DEP) TAnques y Bases de Equipos (PLA) Escaleras, Balcones y Plataformas (TCH) Cielo raso, plafones y tabiquerias

(EMC) Estructura Metálicas y carpinteria

(SEL) Sistema de Alimentación electrica y Potencia

(MET-001) Mallas Especiales Plazas Rampas, Escaleras (MET-002) Barandas, Pasamanos en escaleras/Rampas (MET-003) Marcos de aluminio en Puertas/Ventanas/Tabiques (MET-004) Postes de Aluminio Escénico y de estacionamiento (MET-005) Rejas y puertas metálicas externas (MET-006) Cerca perimetral (MET-007) Tapas de tanquillas, tableros eléctricos, carcasas de equipos

(PLS) Sistema de Plomería e instalaciones Sanitarias

(ALM-TC) Iluminación y tomacorientes (DET-AL) Detección de Alarmas y control de Incendio (ARR-CT) Control y arranque de equipos (EXT-AL) Iluminación Exterior (POT-GE) Sistema de principal de fuerza (POT-EX) Sistema Potección/Arranque Transformadores y medidores (CTV-CA) Sistema de control de acceso y CCTV (LAN-DA) Sistema red de área local y DATA (OFC-AD) Equipos de oficina y Administración (TEL-IN) Sistema de telefonía e Intercomunicadores

(PIP) Tuberias (VAL) Válvulas y llaves (DEP) Tanques y deposito (HPS) Herraje y piezas sanitarias (CLC) Desague y cañeria (SHN) Sistema Hidroneumatico (SMR) Sistema de medición

Tabla Nº 9. Formato de Planilla de Codificación Museo de Arte Contemporáneo Dpto. De Mantenimiento

PLANILLA DE CODIFICACIÓN

Área:

Zona

Sistema:

Formato N° Hoja:

Responsable: Responsable: Firma: Fecha: _____/_____/_____

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

77

7.- DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Esta sección tiene la finalidad de presentar el diagnóstico de toda la edificación donde se señalan entre otros, las condiciones actuales de los recintos clasificados de acuerdo a sus funciones. Para ello es necesario efectuar una inspección minuciosa de cada uno de los recintos del Museo a fin de poder apreciar en global, las condiciones actuales de la instalación. Luego se totalizan las condiciones observadas en formatos diseñados para tal fin. A continuación se ilustra uno de los formatos utilizados, los demás se refieren a cada uno de los diferentes renglones como son: Talleres de Conservación, Depósitos, Salas de Exposición, Pasillos, Rampas, Fachadas Exteriores, entre otros. Tabla Nº 10. Formato de Planilla de Diagnóstico. Formato N° Hoja:

Museo de Arte Contemporáneo Dpto. De Mantenimiento

SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO

Área:

Totales

Responsable:

Ambiente:

Inspeccionados

Firma: Fecha: _____/_____/_____

78

CONDICIÓN Descripción

Satisfac -torio

Sueltoinseguro

Vibración

Grietas

Roto

Deforma do

No opera correcto

Inadecu ado

Pintura

Húmeda Filtrac.

No existe

Paredes Vigas Ventanas Vidrios Puertas Techos Cielo Raso Piso Cerraduras Lámparas Inst. Eléctricas Enchufes Interruptores Sist. De Vent y A/Acc Línea Telefónica Teléfono Reja Puertas Rejas Ventanas

8.- INVENTARIO TÉCNICO Para llevar a cabo la planificación implementación de un sistema de mantenimiento, es necesario poseer un conocimiento de los recintos existentes en cuanto a su número y la ubicación que tengan dentro del área del Museo (Ávila 1990). De la información disponible se deben incluir las características físicas de los citados recintos. Tabla Nº 11. Formato de Planilla de Inventario. Museo de Arte Contemporáneo Dpto. De Mantenimiento

Orden de Trabajo Nº

PLANILLA DE INVENTARIO Semana: Sección: Ejecutores:

Descripción

Formato N° Hoja: Responsable: Firma: Fecha:

Cantidad

79

Califica B, R, M

9.- REGISTROS HISTÓRICOS El conjunto de equipos, dispositivos y maquinarias que están en funcionamiento en cada sistema para el Museo, “tienen un antecedente desde su inicio de funcionamiento y hasta el momento actual, habiéndose podido registrar o no dicha información en diversas formas. El historial de equipos es un archivo dentro del cual se registraran en forma cronológica los diversos tipos de intervenciones de mantenimiento sin excepción. Debe incluirse de ser posible, una relación de partes o repuestos cambiados en la estructura de la máquina. Este historial d máquinas permitirá individualmente y a partir de la fecha de implantación de las órdenes de trabajo, continuar registrando todas las acciones de mantenimiento.

Estos registros permiten conocer el funcionamiento de cada renglón,

además sirven para detectar cuales son los problemas más recientes o si existen reparaciones frecuentes debidas a la misma causa. También permite estimar el costo de bienes físicos y determinar con la fecha de inicio y fin, el tiempo entre fallas y el tiempo fuera de servicio. También se le podrá anexar un análisis de costos aproximados de su mantenimiento durante un periodo de tiempo. En los sistemas generales de base de datos existen técnicas que permiten almacenar y visualizar gran cantidad de información relacionada sobre un tema en un único formulario, lo cual puede ser un recurso de gran utilidad para llevar el registro histórico de equipos y maquinarias. Por ejemplo, Microsoft Access utilizando las técnicas de consulta como origen del formulario o visualizando la información relacionada en un sub-formulario permite almacenar un gran volumen de información, que puede ser incluida

80

en un solo formulario mediante el uso de una herramientas que genera tantas fichas como sean necesarias en una longitud máxima de 22 pulgadas lógicas, aunque si se esta trabajando con una pantalla con una resolución de 640x480 píxeles, solo se podrán visualizar 3 pulgadas lógicas verticalmente de forma simultánea. Sin embargo, si la información que necesitamos mostrar en el formulario no se ajusta a esa altura de diseño, se puede dividir el formulario en varias páginas utilizando el control de salto de página. La creación de un formulario con posibilidad de varias páginas para llevar el registro histórico lleva su tiempo de planificación, para seleccionar solo la información de interés esencial y evitar largas e innecesarias exposiciones. Sólo así se garantizará que la información sea relevante para el análisis de mantenimiento.

10.- ORDENES DE SERVICIO: Decide la clase de trabajo o servicio que debe hacerse y de que manera. Su objetivo es el de ser un medio de control, planificación y programación de las actividades de mantenimiento, haciendo énfasis en los trabajos de tipo correctivo, pero que luego se constituye en la referencia histórica que permitirá levantar la estructura de datos y eventos estadísticos a ser usado por el modelo de mantenimiento a ser usado en el museo. Tabla Nº 12. Formato de Orden de Trabajo Museo de Arte Contemporáneo Dpto. de Mantenimiento

ORDEN DE TRABAJO Semana: Sección: Ejecutores:

Orden de Trabajo N°

Código

L

M

M

J

V

S

COMENTARIO

Formato N° Hoja: Responsable: Firma: Fecha:

MATERIAL

COSTO MATERIAL

81

H/H

11.- EL SISTEMA GERENCIAL Y LAS ACTIVIDADES DEL MANTENIMIENTO RUTINARIO Entramos ahora en la tarea de definir y acometer el diseño del plan de mantenimiento y que Implican el previo cumplimiento de los pasos indicados anteriormente. En ellas se centre la mayor importancia del Plan de Mantenimiento y consisten en indicar cuando, en términos de tiempo, se realizará mantenimiento a cada sistema. Su propósito fundamental es: 

Distribuir el trabajo de mantenimiento por período.



Asegurar que no se omita ningún sistema a mantener y que el trabajo se lleve a cabo con la frecuencia adecuada.



Ayudar en la planificación, compra de repuestos y necesidades de mano de obra, para el control presupuestario.



Formular planes de trabajo semanales, planear la disponibilidad de mano de obra, repuestos y subcontratistas.

El desarrollo de los aspectos implícitos en cada de estas actividades, lleva a una nueva etapa del Plan de Mantenimiento, que debe estar dirigida al estudio sistemático de los eventos de falla que se van ocurriendo durante la historia del Museo, mediante el uso de las técnicas estadísticas desarrolladas para el Mantenimiento Preventivo.

En tal

sentido, toda la estructura de gestión de la información (tablas, formularios, registros históricos, ordenes de trabajo, etc.) deben permitir la extracción de los parámetros que permiten este análisis estadístico. Esto es de vital importancia, si se quiere alcanzar la capacidad de diseñar procesos de gestión que lleven al Mantenimiento Predictivo, que constituyen la meta ultima de todo plan global de mantenimiento.

82

“En otras palabras el sistema de información gerencial debe estar basado en la premisa siguiente: Cada día la estructura de la Información (en este caso el Museo) genera y generará la Información de la cual se asistirá la Gerencia en la evaluación continua de los programas de Mantenimiento. Lo que en esta premisa se establece es que se debe aprender del trabajo de mantenimiento, por lo tanto el Sistema Gerencial de Mantenimiento debe estar diseñado para un continuo aprendizaje.” (Perozo Alberto: Gerencia de Mantenimiento. 1997) En la tarea de Programar y planificar el mantenimiento se deben considerar unas premisas básicas tal y como lo expresa José. D. Nava en su libro Teoría de Mantenimiento Definición y Organización. (1996) “Una actividad importante dentro de la programación es la relación con el registro y con el manejo de información concentrada en las historias de los elementos del sistema considerado ya que su utilización permite conocer el comportamiento general y es un medio para rectificar los planes de mantenimiento. Según Newbroght (N-2), se debe tener presente los siguientes principios básicos cuando se está programando: 

Los programas deben basarse en lo es más probable que ocurra, más bien que lo que se quiere que ocurriese.



Hay que tener presente que puede presentarse la necesidad de hacer cambios al programa en determinados momentos y cuando las circunstancias así lo exijan.



El programa es un medio para conseguir un fin, y no un fin en si mismo.



Los plazos de entrega prometidos deben incluir un margen de tiempo para conseguir material, efectuar trámites y planear, así como obtener equipos y mano de obra adecuada.



Los registros de carga de trabajo o acumulación de órdenes pendientes correspondientes a equipos, Departamentos o grupos de personal, tiene que comprender el mínimo de detalles necesarios para predecir entregas y suministrar un plan de acción.



Materiales, herramientas, personal y accesorios tienen que hallarse oportunamente en cada uno de los puntos de control.



Todo programa tiene que fundamentarse en un estudio de costos más bajo y de la fecha de entrega “.

83

CAPITULO V ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE MACZUL No cabe duda de que el éxito de la gestión de mantenimiento de toda institución y por ende la de un museo, depende en gran medida de la forma en que se diseña la organización del Departamento de Mantenimiento, de la coordinación que existe entre este, y los otros departamentos que lo acompañan en las tareas y funciones que el mismo debe cumplir o realizar y finalmente de la disponibilidad de un presupuesto acorde a la magnitud y complejidad de los sistemas y servicios de la edificación que son objeto de su alcance. El esquema a usar para su estructuración, depende en gran medida de en la forma en la cual se concibe el mantenimiento dentro del esquema del organigrama ejecutivo de la institución de su inserción, con los diversos departamentos de que esta constituido el museo como del apoyo gerencial tanto externo como interno que el mismo reciba. Es claro también que el carácter e importancia tanto cultural como artístico que pueden tener las obras que están bajo la custodia y responsabilidad del museo incide en forma directa en la conformación de la estructura organizacional del mismo, por las condiciones que se exigen tanto en seguridad como en el cuidado necesario para que las condiciones externas garanticen la preservación en el tiempo de aquellas obras de especial valor artístico. Esto exige, según el caso, de una infraestructura logística, tanto humana como material que sirva de apoyo a la misión divulgativa del museo y en la cual juega no poca importancia el área de mantenimiento, pues sobre ella pesa la responsabilidad de ofrecer dicho servicio dentro de un marco que resulte agradable a los destinatarios de dicha labor de divulgación así como la tarea de mantener las condiciones ambientales óptimas que exigen las obras expuestas o almacenadas.

En tal sentido, el criterio que parece prevalecer en las instituciones nacionales museísticas es el de concebir el departamento de mantenimiento como un apéndice o servicio auxiliar del Departamento de Administración o aquel sobre el cual recae la función de controlar los gastos e ingresos del museo y decidir la conveniencia o no de efectuar tal o cual plan de mantenimiento sea este de índole preventivo, correctivo, etc., si es que dicho plan está contemplado en las políticas del museo. Esto trae como consecuencia que la tarea de asignar o diseñar con rigor un plan de mantenimiento preventivo se supone como algo oneroso e incluso innecesario cuando no inútil, o, en el mejor de los casos supeditado a la capacidad de resolver otras necesidades que se consideran más perentorias. El mejor reflejo de lo anterior se percibe en las características del profesional que es seleccionado en nuestro país para el desempeño de tal labor, (en casos que no son precisamente los de menor importancia) en los que la tarea del mantenimiento es llevada a cabo por profesionales de la arquitectura sin que ello vaya en desmedro de la idoneidad profesional en casos particulares, sino del hecho cierto de que su formación profesional esta poco orientada al desarrollo y desempeño de la tarea de mantenimiento. La conveniencia o no de este esquema organizativo depende de lo complejo o amplio que sean las metas y funciones que la institución museística se haya planteado en su labor de divulgar la cultura y los valores artísticos que debe promocionar. Dado que el presente trabajo se enmarca en un proyecto de horizonte amplio que incluya e involucre todos los aspectos posibles con sus respectivos criterios que deben formar parte del modelo gerencial de mantenimiento que se ajusta a las realidad y misión de un Museo. Lo primero que se hace necesario por una parte es, la de fijar los objetivos y alcances que se le exigen o se esperan del Departamento de Mantenimiento,

85

mediante la definición clara de los mismos por parte de la Directiva, o de los responsables encargados de hacerlo. así como de los recursos tanto materiales como humanos con los que cuenta o están dispuestos a apoyar la gestión de mantenimiento. Una vez que esto ha sido claramente establecido es necesario determinar con la mayor precisión que sea posible, cuales son las exigencias que las instalaciones van manifestando según: 

el desempeño que cumplen.



su importancia en el desarrollo de las actividades del museo.



condiciones y tiempo de operación.



cuantificación del desgaste sufrido por su uso o por la acción del medio ambiente, etc.

Aquí es donde interviene el proceso de recopilación y gestión de toda la data junto con la información y la experiencia almacenada por parte de los miembros del departamento en estrecha colaboración con las empresas suplidoras de los equipos y las contratistas externas encargada de los mantenimientos muy especializados. La organización interna del Departamento de Mantenimiento. de un museo no puede concebirse como una dependencia con la autonomía y prioridad del esquema que podría tener el de una empresa de producción de bienes cuya labor principal se desarrolla en procesos de fabricación o manufactura o en el hecho de que de su operatividad y eficiencia dependen unas metas de producción asociadas a un rendimiento económico, sino más bien en el de prestar un apoyo eficaz de primera línea que garantice de modo confiable, a través de la implementación de medidas y soluciones técnicas, las funciones del museo en la tarea de divulgación y promoción cultural y educativa sin poner en peligro el cuidado y conservación tanto de las obras como de las instalaciones físicas y al mismo tiempo ofrecer el servicio en un ambiente agradable y en armonía que debe prevalecer en el servicio de un museo.

86

En tal sentido la organización la técnica y logística del Departamento. así como la disponibilidad del recurso humano y material debe estar ajustada en primera instancia a la importancia y valor de las obras en posesión del Museo, a la complejidad de las instalaciones, y de la dinámica propia de las actividades y programas de exposición que organiza el museo, así como de la forma en que se distribuyen las tareas y responsabilidades para la solución de los eventos de falla o rutinas de mantenimiento, sean estas llevadas a cabo a través de la organización del Departamento, o mediante las empresas contratadas externamente. Ahora bien, aun cuando los parámetros señalados anteriormente deben ser definidos y aclarados del modo más preciso posible, puede plantearse un esquema básico que puede al menos inicialmente, suministrar una estructura eficaz que permita disponer de un instrumento o mecanismo generador de soluciones para los eventuales problemas mayores o menores que se vayan presentando. Cabe señalar, que esta propuesta se hace sobre la base de que dicha estructura organizativa debe ajustarse a las realidades funcionales y a los recursos técnicos, materiales y humanos de los que un museo debe disponer en un momento dado para llevar a cabo su tarea propia. Dado que las instalaciones del MACZUL, desde su concepción original, fueron diseñadas con el objeto de cumplir a cabalidad todos los alcances que un museo puede realizar, tanto en la dotación de sus instalaciones como en la diversidad de los servicios que puede brindar, y puesto que el mismo constituye un hito en la concepción de lo se considera ha de ser un museo a nivel regional y nacional, se seleccionó el mismo como proyecto piloto para sentar unas bases y criterios básicos de lo que debe ser un modelo gerencial de mantenimiento para instituciones que tienen a su cargo la custodia y preservación de las obras de patrimonio artístico, cultural e histórico.

Sin embargo no esta la tónica general de los museos que

actualmente existen en el país, lo cual no obsta para que tomando como base lo que

87

constituye el “deber ser” de este tipo de instituciones sirva de marco de referencia al resto de las que actualmente prestan su servicio. Definir, la estructura organizacional del departamento de mantenimiento de un museo, no se reduce simplemente a establecer su ubicación jerárquica en la estructura general de la organización ejecutiva del museo, pues su labor no reduce tampoco únicamente a mantener en buen estado de funcionamiento la infraestructura del museo y los sistemas y servicios que le permiten llevar a cabo su labor, sino que también debe ser parte activa en la tarea de supervisar y vigilar que estos últimos, no solo funcionan bien, sino que además lo hagan dentro de los rangos o parámetros que garantizarán el buen estado y preservación de las obras que el museo tiene bajo su custodia, y además dar su apoyo a labor de acondicionamiento estético y funcional de los ambientes en los cuales se hace la presentación y exposición de las obras artísticas. En tal sentido, su tarea debe llevarla a cabo en estrecha colaboración con los departamentos encargados del cuidado y restauración de las obras así como así como de los encargados de la preparación y programación de las exposiciones y presentaciones de las colecciones conociendo en cada caso las necesidades que exigen los materiales de los cuales están compuestas, de acuerdo o los requerimientos ya señalados anteriormente.

1.-RESULTADOS ESPERADOS Entre los aspectos más importantes que se esperan ser obtenidos una vez finalizado el presente estudio se pueden mencionar los siguientes: 

Capacidad para jerarquizar las tareas y labores de mantenimiento en función del cuidado y preservación de las obras artísticas almacenadas o en exposición.



Diseño de una plataforma tecnológica a partir de la cual se disponga una herramienta versátil y dinámica que facilite la recopilación de la data relevante que es requerida para desarrollar un Plan de Mantenimiento Preventivo. 88



Diseño de una estructura organizativa del Departamento de Mantenimiento. adaptada a los alcances condiciones de la institución a los recursos disponibles adaptada a las condiciones y requerimientos de la edificación y los distintos servicios que la conforman y armonizada con los fines y alcances del resto de los departamentos y coordinaciones del museo.



Planificación y programación de las tareas y labores de mantenimiento de acuerdo a una estructura racional ajustada a las circunstancias locales y propias pero siguiendo criterios y filosofías de mantenimiento preventivo.



Lograr la preservación y permanencia en el tiempo tanto de las instalaciones civiles y mecánicas como de las obras dadas en custodia del Museo de Arte Contemporáneo del Zulia (MACZUL) en lo que atañe a las condiciones físicas y en el buen estado de las mismas a través de plan racional y coordinado de mantenimiento.

2.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS. A través del presente estudio se han realizado diversos planteamientos que en principio deben servir para la elaboración de un Plan de Mantenimiento de perspectiva amplia que se puede ajustar en primer lugar a las condiciones y peculiaridades de cualquier museo usando como caso base el Museo de Arte Contemporáneo del Zulia (MACZUL), por ser este un ejemplo que reúne en si mismo todas los servicios que una edificación de tal naturaleza exige, con todos sus complejos aspectos y exigencias, y que puede ser extensivo a cualquier Museo sea este similar o más modesto en su infraestructura y de menor alcance en los servicios que presta. Sin embargo, las propuestas señaladas en esta tesis distan mucho de cubrir la gran cantidad de aspectos puntuales y particulares que aún deben ser incorporados en el Plan de Mantenimiento Integral. El mismo soporte de gestión de la información propuesta, es decir la base de datos, exigirá una continua revisión para irse adaptando a estas particularidades que inevitablemente se presentarán durante el uso e implementación del plan de mantenimiento.

89

A la elaboración de las tablas, debe estar muy unido un conocimiento exacto de las relaciones que existen en los equipos, sistemas, áreas, recursos humanos y materiales, así como de los costos asociados y el financiamiento disponible para garantizar el éxito final de su implementación, al margen de las consideraciones de índole político-cultural a la cual deben enfrentarse la iniciativas culturales en un país como el nuestro. En el caso de la especificación clara y precisa de los modos diversos en que se dan las relaciones entre los sistemas y componentes del Museo, cabe decir, que la determinación de estas relaciones deben seguir los criterios lógicos matemáticos de las relaciones uno a uno, uno a varios o varios a uno. Estas comprenden la forma en cómo se vinculan los elementos de dos tablas que corresponden dentro de un mismo género en el estudio pero tienen dos temáticas distintas. Esto último, es clave para alcanzar una técnica de diseño eficiente, de una base de datos que enlace los datos en la misma forma. Por ejemplo: Si se tiene el caso del Sistema de Control de Ambiente y Temperatura, el cual básicamente comprende entre otros sistemas el del Aire Acondicionado, vemos que, tal y como se ha señalado en apartado de clasificación de los Equipos de Aire acondicionado, que los equipos que lo componen se encuentran a su vez clasificados en subsistemas con funciones particulares distintas, tales como la “ductería metálica” encargada de transferir el aire frío a los diversos ambientes, o el de la tubería encargada de llevar el agua helada a cada unidad manejadora de aire, que a su vez es producida desde los equipos enfriadores llamados técnicamente Chillers. Ahora bien, entre estos subsistemas se establecen relaciones dependientes de tipo operativo, en cuanto al objetivo de controlar la temperatura ambiental, pero que en sí mismos representan unidades operacionales independientes en cuanto a su propio funcionamiento si se les desvincula del objetivo ya señalado.

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No obstante, es necesario determinar la forma en que se relacionan todos los elementos, primero en cada subsistema y luego con los subsistemas adyacentes, y esto debe quedar claramente reflejado en el diseño y elaboración de las tablas, de manera que pueda establecerse una relación lógica entre los elementos de dos subsistemas distintos mediante un mecanismo de enlace diseñado para tal propósito. Las bases de datos relacionales permiten resolver en forma eficiente y amigable este objetivo. Antes de fueran inventadas las bases de datos relacionales, había que controlar las relaciones entre los archivos o tablas de forma manual. Por ejemplo: era necesario poner los datos del equipo en la tabla Equipos A/ACC y a continuación buscase el registro coincidente con la tabla que lleva el control de las Solicitudes de Servicio de Mantenimiento para ese equipo en particular. Con un buen diseño las base de datos relacionales resuelven este problema sin tener que preocuparnos por la forma en deben enlazarse los datos. Aquí es donde interviene el buen diseño del código asignado a cada equipo el cual es una pequeña información incorporada a cada tabla, diseñada de forma tal que nos permite enlazar las tablas como por ejemplo los campos Identificación del Equipo (IDEquipo) con ID de la Solicitud de Servicio o el reporte de falla o la orden de trabajo a la cual diera origen.

Estos códigos o campos de “enlace” en las tablas se

denominan claves externas o ajenas. En una base de datos (BD) bien diseñada, las claves externas dan como resultado una mayor eficiencia. Podemos controlar las claves externas relacionadas cuando comenzamos el diseño de nuestra base de datos. Cuando definimos las tablas en la BD, debemos enlazar la clave principal (código de identificación) con las claves ajenas para indicar a la BD la forma en que se tendrá que unir los datos cuando necesitemos obtener información procedente de más de una tabla. En la mayoría de los casos, la relación eficiente entre dos tablas es uno a varios. Es decir, para cualquier registro de la primera tabla, existen varios registros 91

relacionados en la segunda tabla, pero para cualquier registro de la segunda tabla, existe solamente un registro coincidente en la primera tabla. En el diseño de la BD del Museo podemos tener varios subsistemas pertenecientes al Sistema de Aire Acondicionado,

a

los

cuales

se

encuentran

asignados

todos

los

equipos

pertenecientes a cada subsistema. Un subsistema cualquiera tendrá asignados varios equipos que le pertenecen al mismo, pero un determinado equipo solo pertenecerá a un sólo subsistema. Finalmente, como ya se ha señalado anteriormente, el éxito de un plan de mantenimiento no sólo de depende de eficiente y sofisticado que el mismo sea, sino en mayor medida del apoyo que los encargados de llevarlo a cabo reciban tanto del los responsables directos de su elaboración e implementación como de los cuadros gerenciales y ejecutivos de la institución,

los cuales deberán prever entre otros

aspectos el apoyo logístico y presupuestario que garantice su implementación oportuna y adecuada. Tal como lo señala en su obra A. Perozo en su texto de enseñanza “Gerencia de Mantenimiento” “Muchas personas, incluyendo profesionales, consideran el termino Sistema Gerencial de Mantenimiento como un sistema Computarizado, en ese particular, es un error considerar el término en un sentido tan restringido, sino más bien como un sistema total, conformado por políticas, organización, sistemas y procedimientos. El sistema Computarizado es solo una parte del Sistema Total”. Lo anterior señala la necesidad de incorporar tanto desde el punto de vista operativo por parte del responsable como desde la concepción que los cuadros directivos tengan del proceso de mantenimiento, todos los elementos que vaya exigiendo la dinámica de su implementación, los cuales van más allá de la efectividad o no del Plan de Mantenimiento, sino inclusive de su capacidad de insertar en la conciencia de todos los involucrados (tanto del personal que labora en la institución como del público al cual están dirigidos los servicios del museo) la importancia llevar los esfuerzos que

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sean necesarios para garantizar la preservación del patrimonio artístico y cultural que se exponen y que también representan los museos en la identidad de una nación o pueblo.

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CONCLUSIONES En las consideraciones finales de la presente tesis nos preocuparemos por enmarcar los planteamientos hechos dentro del ámbito actual de atención a las instituciones que tienen como tarea la difusión educativa del patrimonio artístico y cultural como son los Museos y el enfoque presentado en la presente tesis. Una proyección del alcance que se desea con los planteamientos hechos, a lo largo de los mismos es aportar un esquema de trabajo que racionalmente ayude a la preservación en el mayor tiempo posible de las instalaciones del Museo y por ende de las colecciones artísticas bajo su custodia. Sin embargo es claro que para alcanzar el éxito de la tarea señalada en el presente trabajo se dependerá en gran medida del apoyo tanto gerencial como presupuestario a las múltiples y diversas actividades que se hallan implícitas en la aplicación práctica del presente modelo de gestión del mantenimiento. De no ser así la labor es poco menos que imposible y la improvisación con las consecuentes fallas de planificación serán la norma habitual en el desarrollo del mantenimiento con el incremento asociado en el riesgo de situaciones de daño y deterioro de los bienes culturales y patrimonio artístico bajo custodia de la institución. Del análisis realizado puede inferirse que en el proceso de desarrollo de un Plan de Mantenimiento orientado a facilitar el desempeño funcional y operativo de un museo debe cubrirse como mínimo los siguientes aspectos: 1. Levantamiento, evaluación y diagnóstico de las condiciones físicas y de seguridad existentes de las salas o ambientes en las cuales van permanecer expuestas o almacenadas las distintas obras de arte. 2. Poner énfasis en garantizar en el mayor grado posible, las óptimas condiciones ambientales (luz, temperatura, humedad y seguridad contra actos vandálicos) de las salas y dependencias en las cuales se realiza 94

3. Conocimiento cabal la dinámica en que los sistemas y servicios se ven afectados según el ámbito y circunstancias locales de la edificación. Llevar a cabo un levantamiento físico de los materiales y equipos existentes y/o que deben ser adquiridos y con ello una recopilación documental de los requerimientos (manuales, catálogos procedimientos de operación y mantenimiento, entre otros) para el cuidado y buen funcionamiento de los mismos. 4. Diagnóstico oportuno y jerarquizado de los riesgos de deterioro a los cuales se puede ver expuestas las obras según su naturaleza y características propias, así como de las exigencias presentes de las áreas de exposición y de los sistemas existentes. Las obras deberán ser clasificadas en función a sus características propias y ser trasladadas a las áreas o dependencias que garanticen las condiciones externas señaladas en el primer párrafo 5. Recopilación y Clasificación de los procedimientos operativos del mantenimiento según sus costos, complejidad, frecuencia de ejecución, trascendencia e impacto en el deterioro del patrimonio artístico de manera que esto permita fijar las prioridades para la planificación del mantenimiento así como la cuantificación de los costos asociados. 6. Coordinación y planificación de las tareas y actividades sustentadas por un sólido apoyo gerencial y presupuestario a estructura y organización del Departamento o estructura de mantenimiento del museo.

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7. Registro histórico y estadístico de tasa de eventos de fallas, ordenes de servicio y puesta en marcha de los sistemas y equipos de mayor impacto tanto en los costos como en mantenimiento de las condiciones de preservación y conservación de las obras. El estudio ha tratado de determinar las particularidades y exigencias que tienen dichas instituciones para el prestar el servicio al cual están destinadas, así como sus elementos más relevantes en cuanto a infraestructura y servicios. Se ha querido con ello, adaptar los criterios recibidos durante el Programa del Postgrado de Gerencia de Mantenimiento, sin olvidar las dificultades que tales instituciones confrontan en nuestro país para lograr su buen funcionamiento. Se pretende primero resaltar la necesidad de afrontar el tema del mantenimiento de los museos según los criterios de la Gerencia de Mantenimiento moderna, mediante el uso de una estructura de gestión de la información, exigente, que de forma flexible, ágil, eficaz y a bajo costo, ayude a elaborar el análisis y la planificación del mantenimiento en forma eficiente en este tipo de instituciones. Parar ello se han elaborado en primer lugar clasificaciones de los elementos que intervienen o conforman en el museo, formatos que ayuden a recopilar la información que debe incorporarse a la estructura de gestión de la información. Adicionalmente se han dado los criterios y metodologías que permiten el uso y las técnicas diseño de las bases de datos como recurso poderoso para procesar grandes volúmenes de información en forma rápida y eficaz usando el computador como una poderosa herramienta cuyo uso actualmente se ha masificado mediante productos que facilitan la elaboración casi doméstica de servicios pero no por eso menos sofisticadas en sus resultados inmediatos. Esto no significa que no existan desarrollos en el mercado software orientados hacia el área de mantenimiento, de cierta importancia, pero en su mayor parte son sistemas desarrollados bajo una estructura cerrada, dirigidos básicamente hacia la 96

industrias o empresas productoras de bienes y consumos y aunque algunos de ellos pudieran adaptarse a los requerimientos de instituciones tales como los museos, exigen de cierta inversión de dinero tiempo y entrenamiento que en la mayoría de los casos resulta onerosa. Ciertamente, el planteamiento anterior no excluye en nuestro caso de una cierta preparación para acometer la tarea de desarrollo e implementación de un plan de mantenimiento usando el computador como herramienta de soporte, pero lo que en este caso se quiere, es la capacidad de incorporar para el proceso mismo del mantenimiento de instituciones museísticas, aquellos recursos que debido a su bajo costo, relativa sencillez y uso cada vez más extenso estén unidos a una metodología de seguimiento, gestión y procesamiento de la información estandarizado que a su vez permita la adaptación tanto de la herramienta de trabajo a las necesidades del proceso de mantenimiento como del recurso humano que debe interactuar con ella. No cabe duda que una buena planificación del mantenimiento ayudará al buen desempeño del servicio que presta un museo, si se tienen como ya se ha insistido en el presente trabajo con los recursos necesarios cualquiera que sea la naturaleza de los mismos, pero, el recurso financiero junto al apoyo de una estructura administrativa eficaz es de especial y particular importancia tanto por la organización del museo como por parte de los organismos oficiales y privados que le sirven de patrocinio, pues ello garantiza el disfrute estético y educativo por el mayor tiempo posible del patrimonio artístico y el acceso del público a un precio razonable a las colecciones y obras que de otra forma serian inaccesibles. En nuestro país es necesario llevar una tarea de sensibilización del alcance y los múltiples beneficios educativos y de formación en la cultura de los pueblos que las instituciones museísticas están llamados a realizar y en este sentido diseñar aportes en todos ámbitos de la sociedad, sean estos de naturaleza social, política, técnica o

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financiera de forma que se pueda proyectar con el mayor de los alcances los grandes beneficios culturales que estas generan en las sociedades que les dan cabida.

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