Publipostage Avec Open Office

5ébastien ffohaut

ll n'eslplus à dÉmonlrer qu'Open0ffice.org esl une suile parfailemenl adaplÉeà bureaulique

'i J,TTïi,'#:l yliï','-"#;î,i PubfiWstnf,s frous par ?'ui' exemprfrfYËi'.i avancÉ opgnoffio$,org

feuillede ce classeur lanèteLinuxn'a de cessede vous de donnéesqui va contenirla liste des lignede la première (un client) va donc représenterun enregistrement. proposerdes afticles sur Open- clients.Chaqueenregistrement sera décomposé setraduiraparun Chaqueenregistrement Office.org.Le numéro précédent de la sourcede données clients, en colonnes ou champs.Sur la première voussuggéraitde I'utilisercommeinter- courrier.Si nousavonscinquante face de base de données.Maintenant, nous obtiendronscinquantecourriers. ligne,nousallonsindiquerles nomsdes par exemque nous Pournotrepremierexemple,nousallons champs,ce qu'ilscontiennent, c'estla fonctionde publipostage ple paftir présenter. "Titre, Nom, Prenom, cp, simple et adresse, d'une source de données Au terme de cet allonsvous pourtous : un classeur Open- ville". Il s'agit de la ligne d'en-têtede afticlesousformede tutoriel,voussaurez disponible commentpublierun document,afin de Office.org.Créonsun classeur(Fichier- colonnes.Puis,nous saisironsquelques complètes dansleslignessuivandans lequelnous adresses I'envoyerà un grandnombrede person- >Nouveau->Classeur) placer tes. Nousrenommons ensuitela feuille unelisted'adresses. nes,depuisdes sourcesde donnéesdif- allons de "clients"et, sousI'appellation férentes.Vousremarquezainsi pour cela,allonsdans le menu queI'afticleprécédent esttout à > FeuiIle-> Renommer" "Formatfait d'actualité. ou nouseffectuonsun clic droit sur I'ongletde la feuille(en basà gauche).Sauvonscette feuille le nom "source.sxc". Nous sous que le publipostage ? Qu'est-ce obtenonsdonc finalementune Prenonsun exempled'entre"table"clients,composéede six prisedésirantenvoyerun courchamps. rier promotionnel à I'ensemble Il va de soique de sa clientèle. chaquelettren'estpasindividualisée: le rédacteurne va pas perdre son temps à créer un Nousallonsmaintenant créernotre courrier,en éditant un noudocumentparclient,ni à écrire Ï - Lessourcesdans[alc. veau texte (Fichier->Nouveau-> touteslesadresses surlesenvelTexte). Taponsnotretexte (nous oppesà la main ! La méthode, faisonsentièrement confiance à votrefibre lesinfordanscecas,consisteà récupérer commerciale) et laissonsde la placeen mationsdu client(nom et adresse)dans poury placerI'adresse basede Unclasseur est un ensemble de feuillesde hautdu document, unesourcede données(classeur, et, uneplaceà données)et à incorporer cesinformations calculs.Les habituésdu tableursavent du destinataire également, ce type de document côtédu "Cher/e",poury placerle nom.Ce dans une lettre tyæ et une planche qu'enbureautique, d'étiquettes,le tout, automatiquement.est courammentutilisécommebase de documentdoitêtresauvéau formatOpenA ce propos,notons qu'Openou données simples. Ainsi, un classeur Office.org. C'estle principemêmedu publipostage mailing. représente une base, une feuille Office.orgne sait pas, jusqu'à présent, au Lebutestdoncdefusionner undocument, représenteune table, une colonne,un gérer le mailingdans les documents parexemple,un courrier,avecunesource champet unecellule, deunedonnée. Chaque formatWord.Nousallonsmaintenant

Principe

La lellrelUpe

La sourced'adresses

2004 lP. 22 PL28lFévrien/Mars

voirindiquerquellesinformations de mail- sourcede données", allonschercher notre puis validons ing noussouhaitons voir apparaître dans fichier Calc "source.sxc", notrelettre.Pourcela,il faut allerdans avec "OK". Passonsl'écransuivant,en Dansla boîtede dialogue choisissant "Suivant",nous assignerons Outils->Mailing. qui s'ouvre,choisissons partir "A de ce nos champsplus tard. Le titre de nos "Aucune sourcesde donnéesne changeantpas, document" et "OK".Sile message sourcede donnéesn'a été définie"appa- laissons-le à l'identique et faisons"Créer". raît,cliquezsur "OK",car nousallonsen Un messagenous informe que nous créer une. Si vous avez une boîte de pouvonsdèslorsaccéderauxadresses, à dialogue"Connexion à la sourcede don- l'aidede la toucheF4,ce qui nousseruira nées",c'estquevousavezdéjàétabliune pour la suite. Nous en avonsterminé. parexem- Notezquecettemanipulation n'està effecsourcede données auparavant, ple,suiteà I'articlesur les basesde don- tuerqu'uneseulefois,saufsi vousdésirez néesdu précédentPlanèteLinux.Nous accéder à uneautresourcede données. allonsen créer une nouvelle,choisissez donc"Nouvelle Connexion".

Placernos informdlions

Nous allons maintenantinsérer nos champsdansnotrecourrier.Enfermantle courrier,soitdouble-cliquer dessus, ce qui Nousarrivonsmaintenant à I'autopilote de messageprécédent, une boîte"Champs" va I'insérerà I'emplacement courant. sourcede données desadresses. Choisis- s'estouverte.La manipulation est mainte- Quandc'est terminé,cliquonssur "Fersons"Autresourcede donnéesexternes" nant très simple.Il suffit de choisirses mer". et "Suivant".Il faut indiquerà Open- champsà placerdans la lettre.Dansla Office.orgoù cherchernos enregistre- liste de gauche,le type de champest ments,cliquonsalorssur "Paramètres"."Champs de mailing".A droite,ouvrons (voir qui cor- Cette opération étant effectuée,nous Dansla nouvellefenêtre capture), "BaseClients". Unetable"Clients" nousdevonscréernotrenouvellesource respondau nomde I'ongletde notreclas- avons indiqué à OpenOffice.org quels de donnéeset choisirnotrefichierCalc seur peut être dépliée,ce que nous champsutiliser,nousdevonsmaintenant source. Dans "nom", écrivons faisons.Nousvoyonsenfinnotrelistede faire de mêmepour les enregistrements "BaseClients". Dans"Typede DB",choisis- champs.Vouspouvez,soitfaireglisserle utiles à effectuerla fusion. La fenêtre sons"Classeur" et, enfin,dans"URLde la champ vers un emplacement de votre "Mailing" s'ouvreet nousvoyonsla listede

L'autopilole

Fusionner

2 - MiseenplacecleI'autopilote.

3 - setection cleschamps.

PL28l Février/Mars2OO4t P.23

Êqnlronnllopon I lilsFlon

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4 - Exemple clans00Writer.

pourlesÉtiquettes. 5 - Cframps

nosadresses. De là, nouspouvonssélec- sourcede donnéesque nousavionsvue quellesourceODBC.Imaginons une base tionnertout ou paftiede nosadresses. afticlesur PlanèteLinux, de donnéesMySQL contenantunetablede Si lorsdu précédent vousavezlu le précédent PlanèteLinuxet et pourcause,puisquec'estla même! A clientsou des membresde votreassocias'offrent tion. Créezune sourcede donnéespour son articlesur les basesde donnéeset partirde là, plusieurspossibilités OpenOffice.org, vous ne devezpas être à nous,commecellede pouvoirprévisua- cette base,en vous reportantalorsà la Eneffet,tous lesoutilsde ges- liser I'effet de la fusion par enregis- méthode expliquéedans le précédent dépaysés. tion des donnéesy sont présents.C'est trement. Pour y parvenir, ouvrons la PlanèteLinux. Lorsquevotre sourcede ainsi que nous pouvons,par exemple, sourcede donnéesen appuyantsur "F4" données est créée, vous pouvez, via de données)et l'écranhabituel(toucheF4), insérervos créer des requêtespour limiter notre (ou Affichage->Source (BaseClients-colonnesà l'endroit désiré, puis, vos Remarquons sélection d'adresses. aussila allonscherchernosadresses possibilité A droite,sélectionnonschampsétant placés,passerpar I'outilde de choisirdes enregistrements>Tables->Clients). pour lancerla individuels, en cliquantsur la celluleoù la mailing(Outils->Mailing), en cliquantdessusavec la uneadresse touche "Ctrl" enfoncée. Quand notre petiteflècheapparaît.Enfin,cliquonsdans générationde documentsou I'impression sélectionest terminée,nouspouvonsdé- la barred'outilsde la sourcede données automatique. cider de softir le mailing, soit sur sur I'outil"Données dansles champs",le I'imprimante, soit dansun fichier.Atten- troisième,en partantde la droite.Si tout tion, si vous avez choisimille adresses, s'est bien passé,notre courrierest alors vousaurezmillepagesd'impression ! Si mis à jour avecles nouveauxenregistrevous sélectionnez "Fichier",vous aurez ments. alorsun documenttexte (sxw) par ligne d'enregistrement, dansle répeftoirespécifié. Pourla génération du nomde fichier, préférerons nous alors une saisie manuelle. Commesuffixe,chaquefichier Suivantnotre raisonnement puisquenos paszéro(0). champsde mailingsont placés,en fait, auraun numérocommençant dans notre documentpar un glisser-déposer,depuisunesourcede données,rien ne nousempêchede spécifiern'impofte que Nousavonsremarqué la fenêtrede quellesourcede données,par exemple, mailing ressembleénormémentà la unebasede donnéesMySQL ou n'importe

quelle Depuisn'imporle 50urce

PrÉvisualiser

PL28I Févrien/Mans 2OO4lP.24

et allonschercher,presque "Documents" au bout, "Préparerun mailing".Dansla | *-l E a !.rollirl. liste des "boutonsutilisés",déplaçons*'* 6 lù thn. | nous tout en bas, puis, cliquonssur fl Rrqullrr lnl É l&TtùL. "Ajouter".A ce stade,il n'y a plus qu'à @@ e I thflognphy valideret nousvoyonsI'icônede mailing g a rlyunir apparaîtredansnotrebarrede fonctions, Scrfo c Etoùn .r lmFlmr'ff à côté du boutonpermettantd'accéderà c EnrglrtnmrmBlsrar f Tlwr|{dtt|Fil|hnrdvludt la galerie. c Dt, :irr,@-J l; liclavier,c'estpareil: Pourcréerun raccourci et le menu Outils->Adaptation dans allons ê r,,;,.,.,.t,:. lnJ--l Dansla liste I'onglet"Clavier". choisissons que la nousremarquons des raccourcis, pas + affectée, M" n'est "Control séquence é - hsertiondela80. nousallonsdonc I'utiliser.Nouschoisisdons de mêmepour les autreschamPs sonscetteentrée,puis,dans"Fonctions", dans "Documents", (nom,prénom,etc.),en prenantbiensoin nous sélectionnons puis mailing", "préparer un "Catégorie", quenoussavons faireun mail- de passerà la ligne et de mettre des Maintenant Enfin,nouscliquonssur entrechaquechamp.Ne cliquez dans"Fonction". voy- espaces de données, sources ingvia diverses puissur "OK"et nousconstacar cela "Modifier", selonle même suftoutpassur la case"Adresse" onscommentautomatiser, que est biencréé. raccourci notre tons pour ! Vous effet de tout effacer Poury aurait principe,I'impression d'étiquettes. paruenir,OpenOffice.org a un assistant pouvezretouchervotre miseen pagevia performant accessible par Fichier- I'onglet"Format".Lorsquetout est terRemarquezles miné,cliquonssur "Nouveaudocument". >Nouveau->Etiquettes. une Nousarrivonsau termede ce tutorielqui possibilités en termesde choixde formats De manièretotalementautomatique, va êtrecréée.Sivous nousa permisde faire un tour d'horizon d'étiquettes,dans la partie bassede la planched'étiquettes quelle, vousn'aurezpasle des possibilitésde publipostagede telle I'imprimez vous boîtede dialogue.En casde doute, Bienentendu,il resteposcar pouvez,bienentendu,proposervotrepro- résultatescompté il faut, là encore, OpenOffice.org. plus des loin, en définissant preformat,depuisI'onglet"format"corre- fusionnerle documentet la sourcede sibled'aller par conditionnels. menu Outils->Mailing, affichages le filtres et autres données, la choisissons notre essai, Pour spondant. de vous Pourcela,nousvousconseillons marque"AveryA4" et le type "J8158Ad- commedécritprécédemment. franla communauté le de rendresur site dress", puis, à droite, notre source d'OpenOffice.org, desUtilisateurs cophone "et dans"Basede données "BaseClients", quelquesdocutrouverez vous où site Puis, "Table". dans notretable"Clients", pointus sur le mailing. et ments détaillés encorenotrechamp"titre" et choisissons de nousaperI'occasion que nousutilisonssou- Cefut également sur la flèche,pourle fairepasser Nousremarquons cliquons dansla zonede saisiede gauche.Procé- ventI'outilde mailingqui n'estpasacces- cevoircombienl'inteface de cette suite via I'ajout est personnalisable Si vousavezrecoursà bureautique siblesimplement. pas N'hésitez raccourcis. et de boutons de le mieux régulièrement, cette possibilité obtenir si voussouhaitez est encore de la placer dans la barre à nouscontacter, ou même, de d'autresafticlessurOpenOffice.org. d'outilsd'OpenOffice.org faire un raccourciclavier.Pour rajouter uneicônede Mailingdansla barred'outils, plaçonsnotre curseurde sourissur la barred'outils(celledu haut est appelée barre de fonctions)et faisons"bouton Dans la liste des droit->Personnaliser". à gauche,ouvrons boutonsdisponibles i!,'\tt'ttjr\,

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Eonclusion

poulle Un raccourci mailing

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