Proyecto Final

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PROYECTO FINAL ANALISIS DE SISTEMAS

realizado por: Juan carlos Aguilar Geovanny Córdova Darwin matute paúl plaza

OBJETIVO GENERAL Generar el proceso de gestión para la creación de un Sistema o software, la cual encierra un conjunto de actividades. Organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. El proyecto basado en un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.

OBJETIVOS ESPECIFICOS • Hacer estimaciones se hacen dentro de un tiempo limitado al comienzo de un proyecto • Definir los escenarios, de modo que los resultados del proyecto pueden limitarse. • Planificar el proyecto mediante un proceso • Conocer el progreso del proyecto con los costos actuales y los planificados • Desarrollar en proyecto en pasos e ir aumentando mediante el paso de tiempo • Definir el alcance de un proyecto y hacer más explícito y detallado a medida que el proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos.

INTRODUCCION • La Empresa “TrasColinas” se encuentra ubicada en al Parroquia Santa Ana al Este de la Cuidad de Cuenca. Cuenta con 13 socios, 9 activos y 4 pasivos. • Desempeña sus labores aproximadamente 4 años al servicio de la comunidad. • El grupo de trabajo a vista la necesidad de investigar el Sistema de Software para en un futuro muy cercano automatizarlo.

AREA ADMINISTRATIVA Registro de Información • El personal de administración de la empresa se presenta a la hora de trabajo en la empresa • El personal de la empresa se reporta con la secretaria de la empresa para pasar la hora de llegada. • El personal administrativo se juntan para ver cuales son las tareas que se realizaran en el día. • Desarrollan cronogramas, revisan documentos, y planifican las reuniones. • Revisan los documentos que sean entregados por la secretaria realizan la correspondiente inspección si son aprobados dejan firmando y pasan a la secretaria para que informe a los socios, caso contrario si son rechazados inmediatamente son devueltos sin la correspondiente autorización. • Si tiene que realizar trámites de cualquier índole para la empresa los empieza a realizar. • Aprueba y Desaprueba proyectos que tengan los diferentes socios revisando cada uno. • Los documentos revisados se archiva en orden de fecha y los que no se alcanzan a revisar se ponen como pendientes para pasar a revisar al siguiente día a primera hora. • El personal administrativo deja registrando su hora de salida.

Proceso para generar roles de pago • • • • • •

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Llegado fin de mes la secretaria de la empresa revisa el sueldo de cada empleado Se procede a pagar en orden alfabético y según los socios que tengan turno aquel día. Se tiene un máximo de una semana para pagar a todos los empleados. Cumpliendo con los reglamentos de la empresa se procede a llamar a cada empleado revisando toda la actividad del mes. Se revisa las multas y anticipos y se descuenta el porcentaje que paga la empresa al seguro social. Se revisa el rol ya con los datos y se presenta al empleado de la empresa una vez que sea revisado por este se procede a la impresión del rol con su respectiva copia se hace firmar al gerente de la empresa y al empleado de la empresa El empleado llevara el rol original y la copia será archivada en documentos de la empresa.

Proceso para administrar los gastos de la empresa • Se informa de las necesidades que tiene las diferentes áreas y se informa a la secretaria. • Se procederá a llenar una hoja de gastos para la empresa detallando al solicitante, las razones por las que necesita ese gasto, la firma del solicitante • Una vez lleno se dejara a la secretaria de la empresa la que informara a administración si es aprobada se firmara por administración y se llenara un cheque o precederá a dar dinero en efectivo al solicitante • El solicitante una vez terminado la transacción devolverá a la secretaria el comprobante de gasto con la respectiva factura del gasto generado. • La secretaria archivara los documentos entregados por el solicitante de gasto para proceder al arqueo del fondo administrativo.

REGISTRO DE COUTAS DE LOS SOCIOS • El socio se acerca ante la secretaria para realizar el pago correspondiente. • La secretaria procede a revisar el historial de cuotas del socio. • En caso de faltar uno o más aportes, deberá cancelarlos antes de aportar la cuota. • La secretaria procede a revisar el historial de multas del socio. • En caso de no tener deudas, procederá a realizar el pago correspondiente el socio a la secretaria, caso contrario, se le cobrara el incremento del 25% de recargo del valor total de la deuda. • El socio en caso de no adeudar, se procederá a generar el recibo correspondiente del paso de la cuota del mes respectivo. • La secretaria llena los datos en el documento, firma la secretaria y el socio.

Proceso Del Área De Mantenimiento – El mecánico firma el libro de registro para hacer constar que ah ido ah laborar. – El socio se acerca con su vehículo al Área de mantenimiento para la revisión del vehículo, luego de haber terminado su turno. – El socio firma un libro de registro para dejar en constancia que ha llevado el vehículo para su debida revisión, al Área de Mantenimiento. – El mecánico realiza la revisión al vehículo del socio para comprobar que el vehículo se encuentra en buen estado, para su debido trabajo. – Si el mecánico encuentra el vehículo en mal estado, realiza un informe de los problemas que presenta el vehículo, para enviarlo a la secretaria. – Luego de que el mecánico realizo el informe del problema que tiene el vehículo y de haberlo enviado a la secretaria, procede a reparar el vehículo del socio. – El socio agradece al mecánico por haberle reparado su vehículo. – Si un socio tiene problemas con su vehículo al momento que esta prestando su servicio, este llama al mecánico para que vaya al sitio donde se encuentra, para que repare el vehículo. – Luego de que el mecánico reparo el vehículo del socio en el sitio que se encontraba, realiza un informe del problema que tuvo el vehículo y de los gastos que produjo el reparo del vehículo, y envía el informe a la secretaria. – Luego de que el mecánico termina su día de labor, realiza un informe completo de los vehículos que llevaron los socios para su revisión y de los gastos que realizo en reparar los vehículos que se encontraban con problemas. – El Mecánico entrega a la secretaria el informe del día de trabajo que tuvo. Firma el libro de registro para hacer constar la hora en que se retira de su trabajo.

INTERFACES Externas

INTERNAS

Proceso De Acceso Al Servicio Vía Personal – El Cliente se acerca a la empresa a solicitar información del servicio que prestan. – El socio de turno brinda información del servicio solicitado por medio de la distancia al lugar a donde va el cliente. – El Cliente solicita el costo del servicio al socio de turno. – El Cliente decide acceder al servicio que brinda la empresa. – El Socio de turno realiza el servicio al cliente. – El siguiente socio de turno toma el lugar del socio que salió a brindar el servicio al cliente. – El cliente realiza el pago en efectivo por el servicio prestado al socio de turno y agradece al socio. – El Cliente queda satisfecho por el servicio prestado por la empresa. – El socio de turno le agradece al cliente. – El Socio de turno regresa a la empresa y se coloca en el último turno

• Vía Telefónica – La secretaria de la empresa recibe llamada de clientes a solicitar información del servicio que brinda la empresa. – La secretaria pide al cliente datos como: dirección, nombre y el lugar a donde va. – La secretaria brinda información respectiva y el costo del servicio al cliente. – El cliente decide acceder al servicio que brinda la empresa y le confirma a la secretaria. - El socio de turno le confirma a la secretaria que a recibido exitosamente los datos del cliente. – Si el cliente decide cancelar el servicio que brinda la empresa, llama por vía telefónica y lo hace. La secretaria de la empresa informa lo sucedido al socio de turno y el socio de turno regresa a la empresa y se coloca en el mismo lugar del que salió. – Caso contrario el socio de turno llega al domicilio del cliente y realiza el servicio. – El cliente queda satisfecho por el servicio que le brinda la empresa. – El cliente realiza el pago en efectivo al socio de turno por el servicio prestado. – El cliente queda satisfecho por el servicio que brinda la empresa. – El socio de turno agradece al cliente por acceder a los servicios de la empresa. – El socio de turno regresa a la empresa y se coloca en el último turno.

Beneficios de la Empresa al implementar el Software • • • • • • • • • • • •

Control del personal de todas las áreas Mejor distribución de los turnos Manejo fácil y mejorado de la información de la empresa Fácil búsqueda de los archivos utilizados en la empresa Manejo delas cuentas mediante un sistema automatizado Control de egresos e ingresos de la empresa por periodos Implementación de una pagina web para que la empresa aparezca en internet Mejor rendimiento de la empresa Rapidez en impresión de todos los documentos Computadoras enlazadas a través de red compartiendo recursos. Realizar rol de pagos automatizados según empleado Control de multas a través de la maquina

EMPRESA TRANSCOLINA AUTOMATIZACION DE LA EMPRESA DURANTE 8 SEMANAS

Número de Integrantes del grupo

4

Costos de la Automatización de la Empresa •

Gasto en pasajes para ir a la empresa 2 veces a la semana (4 personas)

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Impresiones de documentos Día laborable (4 personas)

$58.00 $540.00

• Suministro de trabajo •

Víveres

• Total de Costos

$100.00 $170.00

$908.00

40.00

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CUESTIONARIO AREA PROFESIONAL El siguiente cuestionario esta dirigido al área Profesional de la empresa de transportes “TransColina S.A” temiendo como finalidad obtener información actual en cuanto al desempeño laboral de esta área. Empresa de Transporte “TransColina S.A” Área Profesional Datos Personales – – – –

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Nombres y Apellidos Completos Víctor Manuel Nivelo Criollo Edad ( 50 años ) Sexo ( M ) Años de servicio a la empresa (4 años) Cargo que desempeña en la empresa (Socio)

Cuantos socios existen en la empresa Existen 13 Socios Como se distribuyen los turnos en la empresa Se distribuyen por orden Cuales el horario de trabajo 8:30 am a 21:00 pm Cuales son los problemas mas frecuentes que afronta esta área. Problemas con los tramites con la licencia y Jefatura de Transito De que manera se maneja la información del personal de la empresa. Cada socio se encarga de la información de su chofer Cual es el promedio mensual de aporte de los socios a la empresa. La cuota es mensualmente y de 10 $ dólares Cuales son los requisitos para poder operar en una unidad. Tener licencia profesional y documentos en regla Que tipos de multas existen hacia los choferes que violen los reglamentos Dependen de la infracciones de que cometan con respecto al reglamento En cuanto en tecnología informática, en que tareas son aplicadas. No se aplica la tecnología “La Informática” en esta área.

CUESTIONARIO AREA CONTABLE • El siguiente cuestionario esta dirigido al área contable de la empresa de transportes “TransColina S.A” temiendo como finalidad obtener información actual en cuanto al desempeño laboral de esta área. • Empresa de Transporte “TransColina S.A” Área Contable • Datos Personales – – – –

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Nombres y Apellidos Completos Lourdes del Roció Farfán Bernal Edad ( 20 ) Sexo ( F ) Años de servicio a la empresa ( 9 meses ) Cargo que desempeña en la empresa

Cuales es el horario de trabajo de esta área Horarios de oficina de 08:00 am 12:00 – 13:00 pm 18:00 pm Puede decir cuales son las tareas que mas frecuentemente se realizan Se hacen comprobantes de ingreso, egreso, retenciones y se archiva la información que pasa de Gerencia Existen cargos diferentes al suyo, especifique No existe nadie mas, solo existe una secretaria Cuales son los problemas mas frecuentes que afronta esta área Mala ubicación de la oficina y pérdida de información Cual es el tipo y como se maneja la información es esta área Una sola persona En cuanto a suministros, que nomas utiliza en esta área Suministros de oficina y una computadora Que porcentaje de presupuesto de la empresa esta destinada a esta área Según las necesidades que tenga la oficina y el presupuesto que tenga la administración Que tipo de documentos utiliza en esta área Archivos del personal, documentos que son de secretaría Cuales son las tareas que realiza en un día laboral. Controlar el personal, asignar turnos, atender las llamadas del cliente En cuanto a la tecnología informática, en que tareas aplicada. Para realizar documentos

CUESTIONARIO AREA ADMINISTRATIVA • El siguiente cuestionario esta dirigido al área administrativa de la empresa de transportes “TransColina S.A” temiendo como finalidad obtener información actual en cuanto al desempeño laboral de esta área. • Empresa de Transporte “TransColina S.A” Área Administrativa • Datos Personales • Nombres y Apellidos Completos Víctor Hernán Guamán Álvarez • Edad ( 43 ) Sexo ( M ) • Años de servicio a la empresa ( 4 años ) • Cargo que desempeña en la empresa ( Gerente ) • Cuales es el horario de trabajo de esta área • Horarios de oficina de 08:00 am 12:00 – 15:00 pm 18:00 pm • Existen cargos diferentes al suyo, especifique • Si, Presidente, Vicepresidente, Comisario, Vocales • Cuales son los problemas mas frecuentes que afronta esta área • La mayoría de trabajos se hacen manualmente y se necesita un programa informático para ayuda • Cual es el tipo de y como se maneja la información • Tipo de información, se maneja facturas, rol de pagos, una vez aprobada se pasa a contabilidad • Cuales son las tareas que se realizan en un día laborable • Se realiza cronogramas para reuniones con todos los socios y se encarga de la administración de la empresa • La tecnología informática, en que tareas son aplicadas. • Únicamente para elaborar documentos escritos. • Cual es el rendimiento del personal de esta área. • Cada uno se encarga de sus tareas • Como se distribuye el trabajo en esta área. • El trabajo va distribuido según el oficio y el peso que haya ese día de trabajo • Como esta organizada esta área, especifique jerarquía. • Presidente, Vicepresidente, Comisario, Vocales, Gerente

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CUESTIONARIO AREA MANTENIMIENTO El siguiente cuestionario esta dirigido al área de mantenimiento de la empresa de transportes “TransColina S.A” temiendo como finalidad obtener información actual en cuanto al desempeño laboral de esta área. Empresa de Transporte “TransColina S.A” Área de Mantenimiento Datos Personales Nombres y Apellidos Completos Segundo Amador Encalada Villa Edad ( 27 ) Sexo ( M ) Años de servicio a la empresa ( 1 año ) Cargo que desempeña en la empresa ( Mecánico ) Cuales es el horario de trabajo de esta área Son los lunes, miércoles y viernes de 8:00 a 18:00 pm Cuales son los cargos que existen en esta área Mecánico y limpieza Cuales son los problemas mas frecuentes que afronta esta área No se puede mantener las unidades en buen estado por falta de tiempo en los días señalados Cuales son las tareas que mas frecuentemente se realizan Limpieza, cambio de aceite, entre otras Existen cargos diferentes al suyo, especifique Si, limpieza Que clase de información se maneja en esta área Información sobre el estado del vehículo son archivados manualmente son su fecha de revisión De cuantas personas esta integrado esta área De 2 Mecánico, Limpieza En que tareas es aplicada la tecnología informática En esta área ninguna Como se distribuye el trabajo en todo el personal Cada uno realiza su trabajo en el horario establecido Que porcentaje de presupuesto de la empresa esta destinada a esta área. El porcentaje varia según el estado financiero de la empresa para ese mes