Proyecto-de-sena.docx

ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE PARA LA EMPRESA FERRETOOLS UBICADA EN BOSA LAURELES

EDUAR FERNANDO CIFUENTES VALERO JHON ALEXANDER PIÑEROS TUNAROSA BAYRON FERNEY RODRIGUEZ CELI JOAN SEBASTIAN TORRES CEBALLOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPTIAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA 1575649 RUTA No. 1 BOGOTÁ 2018

ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE PARA LA EMPRESA FERRETOOLS UBICADA EN BOSA LAURELES.

EDUAR FERNANDO CIFUENTES VALERO JHON ALEXANDER PIÑEROS TUNAROSA BAYRON FERNEY RODRIGUEZ CELI JOAN SEBASTIAN TORRES CEBALLOS

Proyecto formativo para optar por el título de Asistente Administrativo

Cesar René Ramos Tocua Administrador de Empresas Instructor para el proyecto formativo fase 1

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPTIAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA 1575649 RUTA No. 1 BOGOTÁ 2018

Nota de aceptación ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

___________________________ Firma del presidente del jurado ___________________________ Firma del jurado ___________________________ Firma del jurado

Bogotá, 30 de Abril de 2018

3

Se lo dedico a toda mi familia porque me han ayudado y me han dado el apoyo en esta oportunidad tan grande para así salir del colegio siendo un tecnólogo y seguir adelante para cuando termine la carrera de la universidad trabajar y ganar mucha plata y cuando tenga harta plata pagarle todo a mis padres. Se lo dedico a toda mi familia por el apoyo que me a dado mis padres gracias a que ellos un gran estudio y también estaré luchando para poder terminar el SENA y luego saldré a trabajar para poder darme una buena vida con mis padres y seguir haciendo bien mis proyectos de música. Se lo dedico a toda mi familia y a mis profesores que con tanto esfuerzo me enseñaron muchas cosas como lo son los valores para ser la persona que soy Mas que todo se lo dedico a mi papa que con los problemas que a tenido me a ayudado y a mi madre que ha hecho todo por mí. Yo hago la dedicatoria a mi padre, a mi madre, a mis hermanos, a mis primos, a mis tíos y abuelos, también se lo dedico a mis mejores amigos y a mis maestros, por acompañarme y apoyarme en mi proceso educativo, me han ayudado a ser una persona íntegra, responsable y con valores, pienso lograr ser una persona exitosa para ayudarles sentimental y económicamente.

4

Yo se lo agradezco a toda mi familia porque me han dado todo el apoyo en esta oportunidad tan grande y también se lo agradezco a las clases de formación que me ayudan en este proyecto y ya que me ayudan a ser mejor en el proyecto y seguir adelante para después tener un buen futuro, también se lo agradezco a los instructores que me dan la formación por que sin ellos yo no hubiera aprendido mas. Se lo agradezco a todos mis profesores e instructores por haberme enseñado todo para que pudiera crecer en la vida, y se lo agradezco a mi papa por darme su compañía en toda mi vida y por esforzarse tanto por mi seguridad y a mi madre por darme todo el cariño y amor todo este tiempo desde que nací y también le agradezco a mis amigos por haberme aguantado todo este tiempo estando la mayoría de veces conmigo sin importar que hubiera pasado.

5

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN

14

1

CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

15

2

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

18

3

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

19

3.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

19

3.2

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

19

4

OBJETIVOS

19

4.1 OBJETIVO GENERAL 4.1.1 Objetivos Específicos

20 20

5

JUSTIFICACIÓN

20

6

MARCO REFERENCIAL

21

6.1

MARCO TEÓRICO

22

6.2

MARCO CONCEPTUAL

22

6.3

MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO

23

6.4

MARCO TEMPORAL

24

6.5

MARCO LEGAL

24

6.6

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

24

6.7

PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN

26

7 7.1

DISEÑO METODOLÓGICO

26

TIPO DE INVESTIGACIÓN

26

6

7.2

MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

27

7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN 7.3.1 Fuentes primarias 7.3.2 Fuentes secundarias

27 Error! Bookmark not defined. 27

7.4

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO

27

7.5

VARIABLES

27

7.6 DISEÑO MUESTRAL 7.6.1 Población interna del estudio

28 28

8

28

ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN 8.1.1 Enfoque clásico de la administración 8.1.2 Enfoque humanista de la administración 8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización 8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración 8.1.5 Tendencias organizacionales 8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad

28 28 28 29 30 30 31

9

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

31

9.1

PROCESO ADMINISTRATIVO

31

9.2

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

32

9.3 MANUAL DE FUNCIONES 9.3.1 Objetivo del manual 9.3.2 Alcance 9.3.3 Plataforma estratégica 9.3.4 Contenido del manual

32 32 32 32 32

10

ANÁLISIS EXTERNO

32

10.1

CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR AL QUE PERTENECE LA EMPRESA.

33

10.2

ANÁLISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO

33

10.3 MACROENTORNO 10.3.1 Entidades reguladoras 10.3.2 Factor económico 10.3.3 Factor Político 10.3.4 Factor social 10.3.5 Factor tecnológico 10.3.6 Factor Ambiental

33 33 33 33 33 33 33

10.4 MICROENTORNO 10.4.1 Proveedores 10.4.2 Clientes

33 33 34

7

10.4.3

Competidores

34

11

HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS

34

11.1

MATRIZ EFE

35

11.2

MATRIZ EFI

35

11.3

MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES

35

12

GESTIÓN DOCUMENTAL

35

12.1

BASE DE DATOS DE CLIENTES

36

12.2

PLANTILLAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

36

12.3

DOCUMENTOS PUBLICITARIOS

36

12.4

PLANTILLA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES

36

12.5

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

36

12.6

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

36

12.7

SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

36

12.8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL

36

13

GESTIÓN CONTABLE

38

13.1

CARACTERIZACIÓN CONTABLE

38

13.2

CUADRO DE ELEMENTOS

38

13.3

IMPUESTOS

38

13.4

ESTADOS FINANCIEROS

39

13.5

CONTRATACIÓN

39

13.6

NÓMINA

39

14

GESTIÓN DEL SERVICIO

40

14.1

DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO

40

14.2

PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE

40

15

EVENTO CORPORATIVO

41

20. CONCLUSIONES

41

8

RECOMENDACIONES

43

BIBLIOGRAFÍA

44

WEBGRAFÍA

45

ANEXOS

46

9

LISTA DE TABLAS

Pág. TABLA 1 MARCO LEGAL ...................................................................................................................... 24 TABLA 2 ENTIDADES RELACIONADAS ......................................................................................................... 24 TABLA 3 CRONOGRAMA DEL PROYECTO ..................................................................................... 25 TABLA 4 CRONOGRAMA DE PROYECTO ....................................................................................... 25 TABLA 5 CRONOGRAMA DEL PROYECTO ..................................................................................... 25

10

LISTA DE FIGURAS

Pág. Guiarse por el siguiente formato.

11

LISTA DE ANEXOS

Pág.

12

RESUMEN

13

INTRODUCCIÓN

En este trabajo se dará a entender lo que contiene el proyecto, nuestro GAES escogió una buena empresa que nos llamara la atención llamada: Ferretools, los objetivos es dar a conocer al lector sobre la empresa que escogimos, porque la escogimos y sobre de que se va a tratar el proyecto, nosotros empezamos a dar una investigación sobre todo lo que hace la empresa como documento, archivos y lo que pueda hacer la empresa.

14

La metodología que empleamos en la elaboración de la investigación fue dar unas fases de preguntas a los empleados, para saber mas a fondo de que trata la empresa y como trabajan para tener un buen rendimiento en la zona, esta fase de preguntas nos ayuda a dar mas informacion sobre la empresa.

1

CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

Se debe identificar la unidad productiva que aplique para la ejecución del proyecto formativo de acuerdo con la ley 905 e 2004 y 590 de 2000, Código del Comercio (Mipymes).

Debe indicar todos los datos de la empresa iniciando con el nombre de la empresa, nombre del propietario (os), número del Nit, dirección donde funciona la empresa, sector al que pertenece, actividad de la empresa, número de empleados, historia y todos aquellos que se consideren relevantes. Debe presentar el escáner de certificados de: cámara de comercio de la unidad productiva, R.U.T Nombre de la empresa: Ferretools Nombre de propietario (os): Andrés Cifuentes Rubio

15

Numero del NIT: 799984501 Dirección donde funciona la empresa: Cl 75 80 p 25 sur Sector al que pertenece la empresa: Bosa Laureles Numero de empleados: 6 Historia:

16

17

2

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

La empresa se hace llamar Ferretools y nosotros la escogimos porque nos llamo mucho la atención y es una muy buena empresa, el diagnostico se realizo por medio de una fase de preguntas o encuesta, la metodología que utilizamos fue la metodología de la investigación. En este lugar debe describir de manera técnica porque se seleccionó la empresa y cómo se realizó el diagnóstico preliminar a la misma, indicando tipo de metodología, las técnicas y los instrumentos. Los instrumentos deben anexarse al final. Los instrumentos deben realizarse con la ayuda y deben contar con el aval del instructor antes de aplicarlos a la empresa. Los instrumentos deben diagnosticar las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente principalmente.

18

3

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA se realiza el tipo con el fin de mejorar la gestión apoyo los documentos y todas las falencias de la empresa Problemas y causas son las que producen el incumplimiento y retrasamiento. Basado en el diagnóstico preliminar, en este lugar deben indicar las falencias detectadas en la unidad objeto de estudio en la gestión de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente. Aplicar el árbol de problemas para identificar las verdaderas causas, el problema y las consecuencias.

3.2

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo contribuir a mejorar la gestión de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente para la empresa Ferretools ubicada en Bosa Laureles?

4

OBJETIVOS

19

4.1

OBJETIVO GENERAL

Elaborar planes de acción operativos de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente para que la empresa Ferretools ubicada en Bosa Laureles mejore de su desempeño. 4.1.1 Objetivos Específicos Identificar las necesidades de información en los procesos de gestión administrativa, documental, archivo y servicio al cliente en la empresa Ferretools, teniendo en cuenta su actividad económica y sector económico al que pertenece.

Plantear el problema central a investigar en los procesos de gestión administrativa, documental, archivo y servicio al cliente de la empresa objeto de estudio.

Proponer planes de acción operativos de apoyo tendientes a mejorar los procesos de gestión administrativa, documental, archivo y de servicio al cliente, que contribuyan al desarrollo eficiente en la gestión de la organización Ferretools.

Evaluar los planes de acción operativos de apoyo administrativo, de gestión documental, archivo y satisfacción del cliente de acuerdo con las necesidades, deseos y expectativas de los mismos.

5

JUSTIFICACIÓN

20

Este proyecto empresarial es muy importante para el empresario, los clientes y la sociedad económica ya que indica lo muy importante que es la empresa en general dando breves descripciones de todo lo que tiene y hace la empresa, este proyecto justifica la respuesta de los empleados de forma clara. Los empleados, empresarios y demás deben saber que esta es una muy buena empresa para la distribución y materialización de objetos ya que ellos transportan objetos como haciendo una clase de domicilios y en el tema del servicio al cliente dan muy buena atención. En este espacio se indica porque es importante el presente proyecto para el empresario, los empleados, los clientes y la sociedad y economía en general, de igual forma indicando la importancia académica de este proyecto para el equipo investigador.

6

MARCO REFERENCIAL

21

6.1 MARCO TEÓRICO Da a conocer un repaso sobre los antecedentes e investigaciones y consideraciones teóricas para así poder sustentar un proyecto de investigación, análisis, hipótesis para dar conclusión sobre un tema determinado, da una teoría que se utiliza para el planteamiento de un problema que se caracteriza por dar a conocer conceptos relevantes al problema. Debe ser composición textual que inicie con la problemática del sector al que pertenece la empresa, que tenga coherencia y adecuada concatenación referente las teorías aplicadas a la gestión administrativa, documental, de archivos y de servicio al cliente. Tomado de metodología del Autor Cesar Bernal. Pero tener en cuenta que se cita con normas ICONTEC. P. 128 y siguientes

6.2

MARCO CONCEPTUAL

Coquilla: Forro envolvente de un material térmico que se aplica en tuberías de agua caliente. Gres: Material con gran dureza e impermeabilidad que es usado frecuentemente en la pavimentación, cuartos de baño, cocinas, y lugares donde tenga alta exposición a la humedad.

22

6.3

MARCO ESPACIAL O GEOGRÁFICO

La empresa está ubicada en Bogotá D.C, localidad de Bosa, Laureles

Fuente: https://www.google.com.co/maps/place/Cancha+De+Microfutbol+Y+Baloncesto /@4.6108408,74.202932,322m/data=!3m1!1e3!4m5!3m4!1s0x8e3f9e164ff7797f:0x53222b05 4b2c5132!8m2!3d4.611584!4d-74.2025372

23

6.4 MARCO TEMPORAL Permite comprender la necesidad de definir el tiempo dentro del cual se enmarca la investigación propuesta, esto da una información que se utiliza para su análisis y tiene una referencia sobre el cual se ha de construir conocimientos como grupo, el investigador debe especificar el periodo en el que corresponde la información para su análisis. 6.5

MARCO LEGAL

Toda la normatividad relacionada con el desarrollo del proyecto y la actividad a la que se dedica la empresa y relacionado con la gestión administrativa, documental, de archivos y de servicio al cliente.

Tabla 1 Marco Legal NORMA Constitución política de Colombia

APLICACIÓN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tabla 2 ENTIDADES RELACIONADAS ENTIDADES RELACIONADAS CON LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA Cámara de Comercio de Bogotá X X Para presentar adecuadamente una tabla tenga en cuenta

6.6

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

24

Deben diseñarlo para los meses de investigación y las actividades principales de las cuatro fases del proyecto

Ejm. Tabla 3 Cronograma del proyecto CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS ACTIVIDADES

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

GUIA DE APRENDIZAJE X FORMULACION x PRESENTACION x SEMANAS X ESTADISTICA x Explicación: En esta actividad se ve los conocimientos de cada aprendizaje que presentan semanas y formulación de cada documento de empresa. Tabla 4 CRONOGRAMA DE PROYECTO CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE PLANEACIÓN ACTIVIDADES

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

PRESENTACION x DOCUMENTOS x DEDICATORIA X AGRADECIMIENTO X INTRODUCCION x Explicación: En esta actividad se presenta los agradecimientos y dedicatoria en cada integrante del grupo que desarrolla una fase de su propia presentación. Tabla 5 CRONOGRAMA DEL PROYECTO CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES

ENERO

FEBRERO

LISTAS x

25

MARZO

ABRIL

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EVALUACIÓN ACTIVIDADES

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

UNIDAD PRODUCTIVA x DIAGNOSTICOPRELIMINA R JUSTIFICACION

x x

RESUMEN X INTRODUCCION

x

6.7 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN EJM. PROYECTO DEL PASEO RECURSO

HUMANO Cocinero MATERIAL Ospedaje Trajes de baño Piscina TECNOLÓGI CO Portatil Musica D.J

DURACIÓN DEL PASEO UNIDA CANTID VALOR D DE AD UNITARIO MEDID A

6 Meses VALOR VALOR 6 MES MESES

UN

1

100.000

100.000

100.000

UN UN

1 4

100.000 30.000

100.000 30.000

100.000 30.000

UN

1

10.000

10.000

10.000

UN UN UN

1 1 1

1’800.000 40.000 700.000

1’800.000 40.000 700.000

1’800.000 40.000 700.000 2’780.000

VALOR TOTAL

Deben diseñarlo para los 6 meses de investigación. En esta tabla encontramos el proyecto para un paseo, cuanto va a durar y los meses, en esta tabla tiene unos recursos los cuales son por persona, material y tecnologia, daremos el valor de cada uno y cuanto resultara el total de todo el paseo. 7

DISEÑO METODOLÓGICO

7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN Existen varios tipos de investigación que son:

26

Descriptiva, exploratoria y explicativa, pero las mas importantes son la descriptiva y la investigacion explicativa esta in vestigacion describe problemas y busca explicar las causas de la situacion. 7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN El metodo cuantitativo busca explicar las razones de las ideas este metodo se enfoca en la realidad y el metodo cualitativo es un metodo de investigacion que se basa en dar teorias para la investigacion.

7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN 7.3.1 Fuentes primarias Generalmente son el Empresario, empleados y clientes. -Empleados (6 empleados) -clientes (2) -Empresarios -Eduar Fernando Cifuentes Valero -Jhon Alexander Piñeros Tunarosa -Joan Sebastian Torres Ceballos -Bayron Ferney Rodríguez Celi

7.3.2 Fuentes secundarias Generalmente son páginas web indicando de que entidades, libros, tesis etc.

7.4

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO

Explicar cómo se aplicó la OBSERVACIÓN, LA ENCUESTA Y LA ENTREVISTA en la investigación indicando que instrumentos se utilizaron ejemplo: Lista de chequeo, Cuestionarios, Fotos etc.

7.5

VARIABLES

Identificar la población de estudio y las variables para tener en cuenta en la investigación, para Diseñar los instrumentos de recolección de información.

27

7.6 DISEÑO MUESTRAL 7.6.1 Población interna del estudio

8 8.1

ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVA

ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN

8.1.1 Enfoque clásico de la administración 8.1.1.1 Científica Teoría Autores Principales (Breve biografía) Los jefes de la empresa nacieron y se criaron en Bogotá y a los veintitantos años decidieron crear una empresa

postulados o principios

El postulado de este cuadro fue la teoría científica

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva Teoría científica: si aplica porque nosotros hicimos preguntas hicimos seguimiento a los jefes y la empresa en general

8.1.1.2 Clásica Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

Ellos con su trabajo arduo dio frutos a una empresa que ellos no esperaban que fueran a tener

Los postulados de este cuadro fue la teoría clásica de Henry Fayol

8.1.2 Enfoque humanista de la administración

28

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva Teoría clásica: Aquí aplica por que los empleados tuvieron mucho eficiencia al progresar con la empresa

8.1.2.1 Relaciones Humanas Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

Los empleados no frecuentan mucho el estrés porque ellos ya están preparados para tratar con cualquier tipo de cliente

El postulado de este cuadro es la teoría de las relaciones humanas

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva Teoría de las relaciones humanas: Aquí aplica porque los empleados tienen un buen control psicológico sobre ellos mismo para evitar el estrés

8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización 8.1.3.1 Modelo burocrático Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

Los empleados desde que fueron contratados tienen unos objetivos muy claros para que haya un buen funcionamiento de la empresa y no hayan dificultades y no sean despedidos

El postulado del enfoque estructuralista de la organización es la teoría burocrática de la administración

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva Teoría burocrática de la administración: Si aplica porque los empleados tienen unos objetivos que hacen que la empresa progrese y tenga mayor eficiencia

8.1.3.2 Teoría estructuralista Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

La empresa desde que se creó siempre ha tenido una estructuración e organización dentro de sus objetivos porque ellos cuando

El segundo postulado del enfoque estructuralista de la organización es la teoría estructuralista

29

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva Teoría estructuralista: Si aplica porque la empresa desde su estructuración puede cumplir muy bien sus objetivos con tan solo quererlo

se propusieron que querían una empresa que fuera grande y conocida lo consiguieron 8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración 8.1.4.1 Teoría Administración por Objetivos Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva

La empresa desde que se creo ha tenido una gran efectividad con los empleados en la forma de elaborar materiales para que la empresa tenga un muy buen desarrollo

El tercer postulado del Enfoque estructuralista de la organización es la teoría de la administración por objetivos

Teoría de la administración por objetivos : Si aplica porque la empresa tiene un buen control sobre todos los trabajos que tenga la empresa

8.1.5 Tendencias organizacionales Teoría o Tendencia y Autores Principales Breve biografía Outsourcing.

Benchmarking.

Calidad Total

postulados o principios

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva designa el proceso en el No aplica cual una organización contrata a otras empresas externas para que se hagan cargo de parte de su actividad o producción. es una técnica para buscar las mejores prácticas que se pueden encontrar fuera o a veces dentro de la empresa La calidad total es un concepto, una filosofía, una estrategia, un 30

Si aplica

Si aplica

Justo a tiempo.

Gestión de proyectos.

Empowerment

modelo de hacer negocios y está localizado hacia el cliente permite reducir costos, Si aplica especialmente de bodega de materias, partes para el ensamblaje, y de los productos finales. La gestión de proyectos Si aplica es un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos del proyecto de principio a fin Es un proceso Si aplica estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad autoridad y compromiso para servir mejor al cliente

8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad Indicando las razones técnicas que motivan la elección de la misma. 9

9.1

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCESO ADMINISTRATIVO

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación

SITUACIÓN ACTUAL

La empresa planea por medio de los documentos u hojas escritas.

31

LISTA DE ACCIONES PARA MEJORAR CADA FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO En nuestro aporte para mejorar la planeacion seria que llevaran cuentas en una carpeta y que no se perdieran esos documentos.

Organización

Dirección

Control

9.2

La empresa organiza ordenando sus objetos por clases o productos para la mejoracion de la empresa

La organización que utiliza la empresa es buena y ayuda a facilitar la coordinación de los miembros de la empresa. La empresa direcciona La empresa direcciona por medio del liderazgo bien y no tiene fallas ya y dando una buena que es una buena opción motivación. de dirección. La empresa controla en La empresa controla base a las actividades muy bien y eso ayuda a de materia primas con mejorar la empresa. dicho producto

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(Organigrama), considerando las áreas misionales y de apoyo. 9.3

MANUAL DE FUNCIONES

9.3.1 Objetivo del manual El objetivo que tenemos en el manual de funciones es poder mejorar de una forma positiva la organización para isa tener una buena empresa. 9.3.2 Alcance El alcance es lo mas común de una empresa, ya que mide el alcance de la empresa a raíz de sus trabajos, pues si sus trabajos son de buena calidad serán reconocidos. 9.3.3 Plataforma estratégica Se trata de toda la organización de relacionada con la empresa y así mismo sobre su dirección y demás factores que esta compuesta por: Misión, visión y objetivos. 9.3.4 Contenido del manual Es un documento que contiene de forma ordenada y sistemática la información o instrucciones sobre su marco jurídico también construido por un marco de apoyo.

10 ANÁLISIS EXTERNO

El sector terciario se dedica a la prestación de servicios mas no la producción o transformación de materias primas. Este sector se dedica a generar servicios que se ofrecen para satisfacer las necesidades de la población. En el sector

32

terciario podemos encontrar subsectores como: comercio, hotelería, salud, espectáculos, transporte, comunicación, entre otros. La empresa Ferretools hace parte del sector terciario, pues se dedica al subsector comercio, porque su negocio se dedica a la compra y venta de productos de ferretería. Además de esto, también se dedica a la prestación de servicios de ornamentación. 10.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR AL QUE PERTENECE LA EMPRESA. El sector terciario se encuentra en constante crecimiento porque es una manera de generar ingresos de una manera “sencilla”, el incremento de este sector más que todo el subsector comercio pues la compra y venta de productos genera más negocios y con ellos más empleos. 10.2 ANÁLISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO

10.3 MACROENTORNO 10.3.1 Entidades reguladoras 10.3.2 Factor económico La DIAN es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, por esto facilita las operaciones de comercio. 10.3.3 Factor Político El Ministerio del Trabajo pues es el que controla y garantiza el cumplimiento de las leyes que protegen los derechos de los trabajadores. 10.3.4 Factor social La Defensoría del pueblo, pues la defensoría del pueblo se encarga de que todos los derechos de los ciudadanos sean respetados. 10.3.5 Factor tecnológico Ninguna entidad reguladora de este factor afecta a nuestra unidad productiva. 10.3.6 Factor Ambiental Ninguna entidad reguladora de este factor afecta a nuestra unidad productiva. 10.4 MICROENTORNO 10.4.1 Proveedores Variable/proveedor

PROVEEDOR A

PROVEEDOR B

33

PROVEEDOR C

Nombre

Grupo Argos S.A.

Cemex

Corona

Ubicación

32, Cl. 13 #54, Bogotá

Cra. 1 #63 Sur-1 a 63 Sur-43, Bogotá

Caracas #45c37 sur, Bogotá

Tiempo que lleva con la empresa Productos que le vende

3 AÑOS Cemento

2 AÑOS Y MEDIO Cemento

Formas de pago manejadas

Efectivo y a crédito

Efectivo y a crédito

1 AÑO Y MEDIO Enchapes y accesorios para baño. Efectivo y a crédito

Análisis: En este cuadro podemos observar que la empresa Ferretools maneja mucho el mercado del cemento por tanto tiene varios proveedores de el mismo, adicional a esto también tiene productos para decoración de pisos y baños, por esto maneja Corona. 10.4.2 Clientes Manejan clientes leales, pues todo lo que necesiten de ferretería lo buscan en Ferretools. También manejan clientes indecisos porque normalmente no tienen claro lo que quieren sino que lo dudan. 10.4.3 Competidores 10.4.3.1

Competidores directos

Indicar cuáles competidores directos tiene la empresa. Variable/proveedor

COMPETIDOR A

COMPETIDOR B

COMPETIDOR C

COMPETIDOR D

Nombre Ubicación Tiempo que lleva en el mercado Productos que vende Formas de pago manejadas Ventajas competitivas. Tipo de clientes que atiende Análisis: La tabla se encuentra vacía pues no se encuentran competidores directos. 11 HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS

34

11.1 MATRIZ EFE Elabórela y explique el resultado 11.2 MATRIZ EFI Elabórela y explique el resultado Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y debilidades de las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente

11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES Elabórela y explique el resultado Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y debilidades de las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente y las oportunidades y amenazas detectadas en el macroentorno. Ejemplo:

12 GESTIÓN DOCUMENTAL

35

12.1 BASE DE DATOS DE CLIENTES Diseñar una base de datos en Excel, para que la empresa tenga un registro claro de sus principales clientes (al menos 10), en donde se identifican sus nombres y apellidos, identificación, dirección, número de teléfono y el promedio de compras mensuales con su respectivo total anual empleando la respectiva función. Realizarla en Excel y pasarla al presente proyecto con pegado especial/meta archivo mejorado 12.2 PLANTILLAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Presentar una plantilla de Word para elaboración de cartas, memorandos, circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales, mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias, según la norma GTC 185. 12.3 DOCUMENTOS PUBLICITARIOS Elaborar en Publisher una propuesta de tarjetas de presentación y portafolio de productos y/o servicios para empresa objeto de estudio. 12.4 PLANTILLA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES En Power Point diseñe una plantilla de presentación para informes resaltando los elementos distintivos de la imagen corporativa 12.5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Presente una propuesta de documentos administrativos (cartas, memorandos, circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales, mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias), según la norma GTC - 185 12.6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Propongan una Tabla de Retención Documental conforme a los requerimientos básicos de la unidad productiva, previamente identificados en el análisis del instrumento de recolección de información y relacionado con los documentos administrativos elaborados en la Semana 1 12.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Identifique el sistema de gestión de archivos aplicable a la unidad productiva y proponga las políticas e importancia del archivo de gestión, central e histórico

12.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL

36

Crear un Manual de procedimientos de gestión documental, aplicándolo a la unidad productiva, resaltando: Organización (clasificación), ordenación documental (foliación).

37

13 GESTIÓN CONTABLE

13.1 CARACTERIZACIÓN CONTABLE 

 

     

A través de un documento, desarrolle las siguientes actividades. Realice una tabla donde identifique para la unidad productiva objeto de estudio, las siguientes características:( Tipo de empresa, Sector Económico, Actividad económica. Código CIIU, Tamaño, Tipo de sociedad. NIT. Grupo de aplicación de aplicación de nuevos estándares contables (NIIF, NIIF PARA PYMESO NIF). Mencione y describa los libros de contabilidad que se llevan en la unidad productiva. Indique los documentos y soportes de contabilidad que se utilizan en las operaciones comerciales de la empresa. Describa brevemente en que caso se utiliza cada documento. En caso de que la unidad productiva no esté utilizando documentos y soportes, realice una propuesta de aplicación. Describa de qué forma se aplican en la unidad productiva los siguientes conceptos: Causación o devengo. Políticas contables. Partida doble y ecuación patrimonial. Ciclo contable. Consulte si en el proceso de contabilización se aplican matemáticas financieras y de qué forma.

13.2 CUADRO DE ELEMENTOS Relacione los activos, pasivos, componentes patrimoniales, ingresos y gastos de la unidad productiva mediante una tabla que contenga las siguientes columnas: Detalle. En esta columna mencione el tipo de activo o pasivo que posee la empresa (Vehículos, edificios, deudas con bancos etc.) Elemento: Mencione a que elemento de los estados financieros de acuerdo con las NIIF pertenece la partida mencionada. Cumple o no la definición de la IASB: En esta columna especifique si los activos o pasivos relacionados, cumplen o no la definición del marco conceptual de la IASB de acuerdo con el trabajo desarrollado en formación Criterios de reconocimiento: Mencione los criterios que tienen en cuenta en la unidad productiva para reconocer activos o pasivos. Recomendación: Si no se cumple la definición o los criterios de reconocimiento de activos y/o pasivos de acuerdo con las NIIF, realice las recomendaciones pertinentes.

13.3 IMPUESTOS

38

Elabore una tabla que contengas las siguientes especificaciones en materia de impuestos y retenciones: Tipo de impuesto o retención, Clasificación por territorialidad, Clasificación directo o indirecto, Obligación de la unidad productiva frente al impuesto o retención, Cumple o no la obligación Recomendación. 13.4 ESTADOS FINANCIEROS Solicite en la unidad productiva los siguientes informes de final del periodo. (Todos deben tener la misma fecha de corte) Estado de la situación financiera o Balance General Estado de Resultados Integral o Estado de Pérdidas y Ganancias. Analice la estructura y contenido de cada informe, teniendo en cuenta las especificaciones de la NIC 1, y los conceptos aprendidos en formación. Si la unidad productiva no cuenta con los informes solicitados, deberá construirlos a partir de la información recolectada dentro del proceso de elaboración del proyecto.

13.5 CONTRATACIÓN Diseñe y aplique un instrumento de recolección de información donde pueda evidenciar si la unidad productiva ¿tiene personal contratado por prestación de servicios? ¿Cuántos contratistas tiene?, ¿Exige la empresa el pago de seguridad social a sus contratistas?, ¿La empresa tiene personal contratado por contrato laboral? ¿Cuántos empleados tiene?, ¿La empresa cumple con las obligaciones de ley derivadas de los contratos laborales? Mencione cuales. 13.6 NÓMINA Realice una propuesta de liquidación de la nómina de la unidad productiva en Excel, incluyendo novedades, devengados, deducciones y apropiaciones. (La liquidación en Excel, debe estar formulada.)

39

14 GESTIÓN DEL SERVICIO

14.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO Diseña un instrumento de evaluación de la satisfacción del cliente interno y externo y lo aplica respectivamente, presentando los resultados obtenidos mediante gráficas, interpretación y análisis de las mismas. 14.2 PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE Elaborar una propuesta o programa de servicio al cliente que dé respuesta a los hallazgos del análisis de la aplicación del instrumento de evaluación del servicio al cliente interno y externo.

40

15 EVENTO CORPORATIVO Donde se evidencie la aplicación del proceso administrativo y propone tres modelos de tarjetas de una invitación formal, diseñadas en la aplicación de publisher, para la realización del evento.

20. CONCLUSIONES

41

Tenga presente que las conclusiones deben realizarse para cada una de las fases del proyecto y deben dar respuesta a cada uno de los objetivos específicos planteados. Debe utilizar viñetas para separar las conclusiones

42

RECOMENDACIONES

43

BIBLIOGRAFÍA

44

WEBGRAFÍA

45

ANEXOS

46