Proyecto Compu Word Terminado 2

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUDAMERICANO Administración de empresas

TEMA: COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

NOMBRE: ANITA TAPIA

PROFESOR: Ing. ESTEBAN CÁCERES.

MATERIA: COMPUTACIÓN APLICADA.

AÑO LECTIVO: 2008 -2009.

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Podemos utilizar la combinación de correspondencia mediante la ayuda del asistente, o directamente, haciendo uso de la barra de herramientas de combinar correspondencia. PASOS PARA LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. Activamos el asistente mediante el menú: Herramientas -> Cartas y correspondencia->asistente para combinar correspondencia..

A continuación, se abre el panel de tareas, a la derecha de la ventana del documento, dónde nos guiará mediante los seis pasos que se describen, hasta finalizar la combinación: PASO 1

PASO 2

PASO 3

En el primer paso podemos elegir el tipo de documento. Normalmente se tratara de cartas. También podemos crear sobres, etiquetas o listas de direcciones.

Podemos utilizar el documento que tenemos abierto en ese momento o utilizar otro ya combinado, haciendo cambios en los destinatarios.

En este paso debemos decidir si utilizamos una lista existente (Access, Excel, Word..), y mediante el botón de Examinar la incluiremos. Si decidimos crearla, Word la convertirá en una tabla Access al Guardarla.

PASO 4

PASO 5

Escribiremos la carta y mediante el

En este paso podemos visualizar cada una de las cartas y modificar o eliminar los destinatarios.

elemento incluiremos los campos que queremos insertar para personalizar la carta modelo, eligiéndolos de una lista:

PASO 6 Terminaremos imprimiendo o editando las cartas individuales.

Combinar correspondencia utilizando la barra de herramientas Quizás sea más práctico crear directamente el documento principal y simplemente añadir los campos correspondientes a los datos que tenemos que insertar para la combinación. Para ello, una vez escrito el texto base del documento, visualizaremos la barra de herramientas mediante el menú:

Ver ->Barras de Herramientas -> Combinar correspondencia O bien: Herramientas -> Cartas y correspondencia -> Mostrar barra de herramientas C.C Combinar Correspondencia

Y mediante el segundo icono (Abrir origen de datos) designaremos la tabla (Access, Excel, Word...) que contiene los datos a combinar. Con el tercer icono (Destinatarios de combinar correspondencia) elegiremos los registros concretos que queremos incluir. Los dos iconos siguientes servirán para insertar bloques de direcciones o líneas de saludo, pero el más importante es el siguiente ya que nos sirve para seleccionar los campos que queremos combinar. Cuando pulsamos en el nos aparece un cuadro de dialogo similar a:

Haciendo un doble clic sobre el campo correspondiente, se insertará en nuestro documento en el lugar donde está en ese momento el punto de inserción. Mediante los siguientes iconos documento con los datos combinados, o resaltando los campos.

podremos visualizar el

Para finalizar podemos utilizar los iconos que nos permitirán hacer la combinación en un único elemento nuevo, donde creará una sección por documento, o bien imprimirlo directamente o enviarlo al correo electrónico o fax.