Protocolo

PROTOCOLO PARA CENTI CHILE

INTRODUCCIÓN

En el año de la Unidad y la Conquista, las buenas costumbres como la presentación, el saludo, etc. Deben ser llenos de gracia y amabilidad. Tal como el Apóstol Pablo enseñaba a la iglesia primitiva “saludando a todos los santos”, donde el protocolo nos da un valor agregado a mantener la unidad por medio de la amabilidad y educación. Según la Real Academia Española de la Lengua, el protocolo es una regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre. A continuación presento una serie de sugerencias que permitirán que como organización prestemos una atención adecuada tanto a nuestros Receptores Internos (Directores nacionales, Célula Madre, Líderes y Discípulos) y a nuestros Receptores Externos (Contactos, Comunidad en general, medios de Comunicación, otras Organizaciones y el Gobierno) I. PRESENTACIÓN Para iniciar una relación el protocolo exige que una tercera persona haga las presentaciones del caso, empleando frases como: “Tengo el gusto de presentarle a...” “Permítame presentarle a...” Y las contestaciones deben ser: “Encantado”, “Es un placer”, “Es un honor”

Tres Reglas de Oro -

Un caballero es presentado a una dama un joven al de mayor de edad un inferior a un superior

II. EL SALUDO Es la primera demostración de amistad y de buena educación. Del saludo depende muchas veces que una relación se acabe o que perdure. Este debe ser en la medida de las posibilidades siempre de manera particular. 3 Juan 15. Como Saludar: -

-

Hay que dar la cara con una expresión de amabilidad no importa a quien se salude: rico o pobre, guapo o feo. Las frases como “Buenos Días, Buenas Tardes, ¿cómo estas?, Adiós, y tantas otras , deben estar siempre a flor de labios, así con el “Por Favor” Col. 4:6 La etiqueta del saludo es igual al de las presentaciones es decir: el Caballero saluda a la Dama, el mas Joven al mas Viejo, el inferior al superior.

El Beso Social

II Cor. 13:12

Hay situaciones en las cuales debemos darlo: -

Cuando existe un cierto vínculo de amistad Por cortesía, cuando el beso nos es dado primero

No es conveniente besar al saludar: -

Cuando le acaban de presentar a una persona A los jefes A los bebés y a los niños pequeños (para evitar enfermedades)

Tenemos que tener mucho cuidado de no dejar en la mejilla de la otra persona la muestra de saliva o de labial, por lo tanto la manera correcta es que tanto la persona que recibe el beso como la que lo da pongan solo la mejilla

Formas de Darse la Mano Estrechar la Mano es un gesto de cordialidad. Debe ser firme, breve y cálido. Demasiado blando dará la impresión de una persona de poco carácter, demasiado fuerte llevará a incomodar a la persona a quién saludamos.

Despedidas Esta es el final de un encuentro y por tanto debe guardar relación con las actitudes observadas con la presentación o el saludo: Debe ser breve y concisa Amable y respetuosa Algunos ejemplos formales son: -

Fue un placer haber estado con usted Hasta una próxima vez Espero tener la oportunidad de conversar nuevamente con usted

De tu o de usted. Siempre,

y

por

defecto,

el

tratamiento

debe

ser

de

usted.

No es un comportamiento educado tutear "de forma directa" a una persona que no conocemos. La mejor fórmula es utilizar siempre la fórmula de "usted" hasta que el propio interesado nos indique lo contrario. Y sino lo hace, debemos seguir utilizando el usted siempre. Tampoco aproveche la fórmula "transitiva"; como mi amigo, familiar o conocido trata a tal persona de tu, yo también por ser su amigo, familiar o conocido.

Cuando usar el Usted Al dirigirnos a las Autoridades Cuando nos acaban de presentar Las personas que laboran en contacto con el público siempre se dirigirán a los clientes de USTED Entre jefes y subalternos En las entrevistas o reportajes por radio y televisión

GuardarDistancia El tema de las distancias es de gran importancia a la hora de entablar un contacto o conversación con otra persona. Hay muchas personas que no les agrada que otros "invadan" su territorio o zona personal. Se sugiere que la distancia mínima entre una persona y otra debe ser NO INFERIOR a 30CM. III. Hablar por teléfono. El teléfono y El Centi. En la mayoría de las ocasiones, el primer contacto que se tiene con una empresa es por medio del teléfono, y si no respondemos de forma correcta, estamos proyectando una mala imagen de nuestra empresa. Cuide esta primera impresión. Prov. 15:23

Hable fuerte y claro; recuerde que el teléfono solo es voz (no podemos apoyarnos en los gestos). Si se equivoca al llamar, no cuelgue como un niño asustado. Pida disculpas. Y si es al revés (recibe una llamada) no haga de menos o desprecie a la otra persona. No haga llamadas a otras casas a horas intempestivas (muy pronto por la mañana, y menos en días festivos, o muy tarde por la noche). Pregunte siempre si es buen momento, pues como no podemos ver, no sabemos que estaba haciendo la otra persona. Evite

las

horas

de

las

comidas

para

llamar.

Procure disponer de personal con una voz clara (con buena vocalización) y agradable para responder al teléfono, con voz amable, cálida, risueña, dulce y agradable de escuchar. Hay que responder con seguridad a cualquier llamada, para dar la impresión de control total de la situación. Sugerencia al responder una llamada: “Centi buenos días, habla Ana, en que le puedo ayudar? Después de responder la llamada, se suele preguntar ¿Quién le llama? o ¿De parte de quién? La mejor opción es: "un momentito que voy a ver si está, ¿de parte de quién?, por que al contrario (diciendo primero de parte de quien y luego ver si está) podría interpretarse como que no se quiere poner al teléfono. No se le olvide apuntar todos los recados, la memoria falla y un olvido puede ser muy grave. Todas las llamadas deben ser contestadas o al menos apuntadas. Quien la hizo, a que hora, para que y para quien era. Al contestar al teléfono procure no comer chicle ni tener nada en la boca. Si está tomando algo, diga que esperen un momento. Aunque conozca a la persona que llama, trátela con el debido respeto, sin olvidar su correspondiente tratamiento, al menos en el trabajo.

No repercuta situaciones personales al contestar (por ejemplo, no conteste de forma brusca, si está enfadada). No tape el auricular con la mano, para hablar de la persona que llama, se suele oír todo y es de mala educación. Mantenga la calma, aunque quien llama pierda los nervios o sea un grosero; tenemos que saber mantenernos en nuestro puesto con calma. Prov. 15:1

El contestador automático Es conveniente dejar un mensaje (máximo de 15 segundos), para que se pongan en contacto con nosotros, cuando llamamos a una empresa y no responden. Aunque el mensaje del contestador le suele decir lo que tiene que grabar, le damos los puntos principales: deje su nombre, cargo, empresa. A quién va dirigido el mensaje, motivo del mensaje (pedido, reclamación, etc.) y deje su número de teléfono. El mensaje a grabar debe ser breve y claro, indicando que empresa le está respondiendo (una grabación clásica es: "Les habla el contestador automático de... deje su mensaje y su teléfono tras oír la señal"). Siempre que recibimos algún tipo de mensaje, deberemos contestarlo a la mayor brevedad de tiempo. No contestarlo, o hacerlo después de mucho tiempo es una descortesía.

IV. GENERALIDADES -

Nunca demos la mano si está sucia Ser puntuales Contestar siempre las cartas, correos electrónicos y llamadas telefónicas Los movimientos de las manos, pasos y del cuerpo en general deben ser delicados. No dejar esperando a la gente en la calle o en el patio, para lo cual es necesario habilitar una sala de espera o de atención que sea acogedora Respetar las ideologías y no interrumpir una conversación Mantener el cuerpo recto Tener un lenguaje siempre culto, con buena pronunciación, tono suave y natural Acompañar siempre a los invitados hasta la puerta

SUGERENCIA Crear una hoja con todas las direcciones, teléfonos directores, encargados y horarios de reuniones para que las personas que en cada ciudad donde está el Centi esté a cargo de atender el teléfono, la puerta o responder los correos electrónicos y cartas maneje esta información que será la misma para todos.

Conclusión: El Apóstol Pablo, siempre uso de las cartas, los saludos, las visitas, formas de expresión de cariño y de interés, si a estas grandes estrategias a lo interno (nuestros discípulos y lideres) y externas (medios de comunicación, bancos, proveedores, familiares de discipulos, etc.) le imprimimos el sello de las buenas costumbres es muy probable que terminemos conquistando con el solo testimonio de nuestro buen proceder, a muchos hijos de Dios. “…para que también los que no creen a la palabra, sean ganados sin palabra por la conducta de sus esposas, considerando vuestra conducta casta y respetuosa.” I Pedro 3:1ª-2

La unidad de nuestra familia en medio de la conquista se da por múltiples factores, donde el “ambiente interno “, y el compañerismo son fundamentales para mantener viva la visión, y esto se consigue, aplicando reglas de civismo y urbanidad.