Propsal.1

Propsal

Proyek Tugas Akhir/Project Work Mengelola Dokumen

Disusun Oleh : Nama : Fitria Ningsih Nis : 0424 Jurusan : Sekretaris

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) BANGUN NUSANTARA Kecamatan Pelepat Ilir Kabupaten Bungo Kuamang Kuning 2008-2009

KATA PENGANTAR Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan karunianya dan memberi kesehatan baik kesehatan jasmani maupun kesehatan rohani sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan proposal uji kompetensi yang berjudul “ Menangani surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem agenda berpasangan “. Penanganan dokumen erat kaitanya dengan kegiatan yang ada dalam suatu organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap sumber daya manusia (SDM) yang bergerak dibidang organisasi pasti akan berhadapan dengan masalah penanganan dokumen yaitu surat masuk dan surat keluar. Dengan demikian penulis menyusun proposal ini dengan cara sistematis dan teratur. Penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada : 1. Kepala sekolah 2. Wali kelas III sk 3. Pembimbing 4. Majlis guru dan staf tata usaha 5. Orang tua 6. Teman senasib dan seperjuangan Yang telah memberi dukungan dalam pembuatan proposal ini penulis menyadari masih nayak kekurangan dalam menyusun proposal ini. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya menyempurnakan proposal ini.

Sumber Harapan

Penulis

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I. II.

Latar Belakang Keuntungan prosedur surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem agenda berpasangan III. Bahan IV. Peralatan V. Sistematika Pekerjaan VI. Rencana anggaran biaya a. Daftar harga bahan b. Harga peralatan VII. Sasaran Pengguna VIII. Jadwal Pelaksanaan IX. Penutup a. Kesimpulan b. Saran Lampiran Daftar rencana bukti belajar Lembar kemajuan pelaksanaan

I.

Latar Belakang

Adanya sekolah menengah kejuruan (SMK) bertujuan untuk menyiapkan tenaga kerja yang sangat berpotensi dengan bidang yang digelutiya dan mampu berwira usaha. Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau yang tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan yang sangat penting bagi kegiatan organisasi atau intasnsi dalam melakukan tugas untuk melakukan kegiatan tersebut diperlukan adanya sekretaris. Sekertaris adalah seorang karyawan yang diangkat oleh pimpinan dan dipercayai untuk melakukan tugas kantor seperti tulis menulis atau surat menyurat rahasia. Pengelohan dokumen sangat penting dalam dunia perkantoran, sebab jika dokumen tidak dikelola maka akan berakibat buruk bagi kantor tersebut, cara yang efektif dan efesien unutk pengelohan dokumen dalam menanganin surat masuk dan surat keluar adalah dengan sistem agenda berpasangan alasan kenapa memilih agenda berpasangan adalah karena mudah dipahami dan dimengerti cara kerjanya dan banyak digunkan dalam suatu intansi perusahaan. Surat adalah suatu saran untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau inpormasi secara tertulis dari pihak satu kepihak yang lain, baik nama sendiri maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi atau intansi dalam perusahaan. Informasi yang disampaikan dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran, dan sebagainya. Pengertian surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/intansi sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak. Sistem agenda berpasangan adalah buku agrnda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar ditulis pada halaman sebelah kanan atau sebaliknya dan dengan nomor urut sendiri=sendiri. Berdasarkan uraian diatas maka penulis membahas masalah pengolaan dokumen berdasarkan sistem agenda berpasangan

Keuntungan propedur surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan agenda berpasangan. a. Ditulis dan disusun secara jelas dan sistematis Dalam penuliasnnya dapat lebih rapi dan teratur sehingga dapat mudah dimengerti. II.

b. Menghemat waktu dan tempat Dalam agenda berapasangan ini kita akan lebih mudah untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam suatu buku sehingga tidak membutuhkan tempat yang banyak dan tidak menghabiskan waktu yang lama. c. mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. Dalam agenda ini kita akan lebih nudah untuk menemukan kembali jika ingin digunakan, karena dalam satu buku sudah mencakup surat masuk dan surat keluar serta karena agenda ini disimpan dengan baik. Fungsi sistem agenda berpasangan a. Dapat dijadikan data Dokumen ini berisi tentang informasi/pemberitauan yang telah disimpan dalam arsip, sehingga bila kita ingin menggunakan dokumen ini untuk mencari data atau keperluan kantor kita tingal melihat agenda dan mengambil dalam arsip b. Sebagai bukti dan informasi Agenda ini dapat dijadikan bukti/informasi karena agenda ini berupa tulisan yang penting sehinga dapat membantu pihak perusahaan c. Sebagai bukti pertanggung jawaban Pengagendaan dapat dijadikan sebagai bukti pertanggung jawaban, karena bila pimpinan kita menanyakan tentang surat yang telah diarsipkan maka kita dapat memperlihatkan agenda yang telah kita tulis ebagai bukti bahwa surat telah diarsipkan. Maka dari itu agenda dapat dijadikan sebagai bukti pertanggung jawaban kepada pimpinan atas seluruh surat masuk dan surat keluar yang telah diserahkan kepada sekretaris. III. Bahan No Nama Bahan 1 Kertas HVS 2 Lem kertas 3 Buku tulis bergaris 4 Kertas catatan 5 Isi staples 6 Stop map

Spesifikasi A4 Glukol Folio Post IT Ukuran 10 3 Warna

IV. Peralatan No Nama Peralatan 1 Stapler

Spesifikasi Ukuran 10

Satuan Lembar Botol Buah Pak Pak Buah

Satuan Buah

Jumlah 15 1 1 1 1 10

Jumlah 1

2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bak setempel Spidol Stabilo Baki surat Pensil Pembuka surat Setempel tanggalan Pena penggaris

Tinta biru Permanen 1 Warna 3 Susun 2B Gunting/cutte r Manual 2 Warna 30 cm

Buah Buah Buah Set Buah Buah Buah Buah Buah

1 1 1 2 1 1 1 2 1

V.

Sistematika Kerja Pada sistematika kerja disini kita menggunakan surat masuk dan surat keluar a. Unutuk lebih jelasnya dapat dilihat pada skema surat masuk berikut

Ekspidisi Penerimaan Penyortiran Agenda masuk Kepala bagian disposisi Piminan disposisi Kepala bagian disposisi Sekretaris petugas penangan surat Siproses Arsip

Sistem kerja surat masuk berdasarkan gambar disamping a. Petugas kurir kantor mengambil surat kemudian mencatat dengan ekspodisi sebagai bukti penerimaan surat. b. Penerimaan surat 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk. 2. Meneliti ketepatan alamat yang dikirim 3. Penggolongan surat sesuai dengan jenisnya. 4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. c. Pentyortiran/memisahkan surat. Setelah surat diterima kemudian surat itu disortir. Dipisahkan antara surat untuk pimpinan, sekretaris atau karywan dan

d. e. f.

g.

menggolongkan surat dinas kedalam surat dinas rutin surat dinas penting atau surat dinas rahasia setelah itu memisahkan surat yang butuh penangan khusus. memberikan cap (stempel agenda) ditangani oleh sekretaris. Surat yang sudah diagendakan kemudian ditindak lanjuti, diarahkan dan ditersuskan kepada pejabat yang berhak mengelola. Surat yang sudah ditindak lanjuti kemudian disampaikan kepada pihak yang bersangkutan untuk memperoleh tangapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa intruksi atau informasi. Surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan, kemudian disimpan atau diarsipkan dalam lemari arsip oleh sekretaris yang mengelola surat tersebut.

b. Sketsa Kerja Surat Keluar Intruksi pimpinan Pembuatan konsep Persetujuan konsep Pengetikan Penanda tangan Pencatatan/buku agenda (verbal) Pengiriman Ekspedisi

Penyimpanan arsip Keluar

Sistem kerja surat keluar berdasarkan gambar disamping a. Pembuatan konsep Konsep dibuat oleh sekretaris Konsep surat harus 1. Bersipat formal (Dinas) Dalam pembuatan konsep kita harus menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar agar dapat dimengerti dan dapahami oleh intansi yang bersangkutan. 2. Ringkas dan jelas maksudnya Dalam pembuatan surat kata-katanya tidak boleh bertele-tele harus, singkat, padat , jelas dan dapat dimengerti maksud dari isi surat yang akan dibuat tersebut. 3. Sopan dan ramah bahasanya

Maksudnya kita tidak boleh mengunakan kta-kata yang sekiranya akan menyinggung intansi yang bersangkutan sehingga tidak merugikan salah atu pihak perusahaan. 4. Rapi dalam pengetikannya Dalam mengetik surat kita harus lebih teliti dan hasil ketikan harus rapi, supaya orang yang membaca dapat mengerti tentang apa yang kita sampaikan. b. Persetujuan konsep surat Apabila konsep surat telah selesai dibuat , aka konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada konsep ada kesalahan atau perlu adanya tambahan maka konsep surat tersebut dibutuhkan oleh pimpinan. c. Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan maka disahkan dibagian pengetikan. Pengetikan hendaknya harus rapi , teliti, bersih, dan jelas d. Penandatanganan Surat yang sudah diketik kemudian diasmpaikan kepada pimpinan atau penjabat yang berwenang untuk menandatanganinya. e. Pencatatan Surat yang sudah ditandangani kemudian dicatat kedalam buku agenda/verbal khusus untuk mencatat surat-surat keluar. f. Pengiriman Surat dikirim kepada suatu organisasi/intansi kantor yang dituju dapat menggunakan buku ekspedisi g. Penyimpanan Penyimpanan surat-surat yang telah diproses atau yang telah ditanggapi kedalam lemari arsip oleh sekretaris

VI. No

Rencana harga bahan Nama Bahan Spesifikasi

Satuan

J umla h

Harga

Total

1 2 3 4 5 6

Kertas HVS Lem kertas Buku tulis b Kertas catatan Isi stapler Stop map Jumlah

Lembar Botol Buah Pak Pak Buah

15 1 1 1 1 10

100 2.000 15.000 3.000 1.500 500

c. Harga peralatan No Nama Bahan Spesifikasi

Satuan

Harga

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Buah Buah Buah Buah Set Buah Buah Buah Buah Buah

J umla h 1 1 1 1 2 1 1 1 2 1

Stapler Bak Stempel Spidol Stabilo Baki surat Pensil Pembuka surat Stempel tgl Pena Penggaris Jumlah

A4 Glukol Folio Post IT Ukuran 10 3 Warna

Ukuran 10 Tinta biru Permanen 1 Warna 3 Susun 2B Gunting/ctr Manual 2 Warna 30 cm

Total biaya dibutuhkan a. Biaya bahan b. Biaya alat c. Biaya jasa Total biaya VII.

10.000 10.000 7.000 5.000 20.000 2.000 4.000 15.000 2.000 2.000

100 2.000 15.000 3.000 1.500 500 28.500

Total

10.000 10.000 7.000 5.000 40.000 2.000 4.000 15.000 4.000 2.000 99.000

: Rp. 28.500 : Rp. 99.000 : Rp. 250.000 : Rp. 377.500

Sasaran pengguna Dalam proyek penanganan surat masuk dan surat keluar dengan sistem agenda berpasangan pada Puskesmas Kuamang Kuning I SPA ini diharapkan dapat dilakukan oleh sekretaris, karena yang menangani surat masuk dan surat keluar adalah seorang sekretaris

VIII. Jadwal pelaksanaan.

N

Kegiatan

o

Desembe

januari

Februari

Maret

April

r 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 3

1

Proposal

2 Konsultasi 3 Proses 4 Laporan 5 Veripikasi 6 Uji Nas IX.

Penutup

a. Kesimpulan Dalam usaha meningkatkan pengetahuan dan keterampilan siswa SMK (sekolah menengah kejuruan) menerapkan proses pembelajaran yang mengacu pada kompetensi. Salah satunya dengan menerapkan kerja lapangan dengan sistem ini diharapkan siswa dapat lebih memahami dunia kerja. Adapun tujuan utama sekolah menengah kejuruan adalah membentuk siswa yang terampil dan mampu berwirausaha. Dengan diadakanya uji kompetensi ini maka dapat diketahui kemampuan siswa terhadap materi yang telah diterimanya disekolah dan menerapkan dalam kerja lapangan. b. Saran Penulis berharap semoga dengan adanya proposal ini dapat menjadi pedoman dalam pelaksanaan projek work hingga sampai penyelesaian laporan akhir sebagai bahan uji kompetensi bekal pengetauhan bagi siswa terutama jurusan sekretaris. Penulis berharap senoga proposal ini dapat bermampaat bagi pembaca, ditempat penulis prakerin dan bagi penulis sendiri khususnya.