Propsal 2

Proposal Proyek Tugas Akhir/Project Work Pengelolahaan Dokumen

Disusun Oleh :

Nama : Wanti Mujiyati Nis : 0492 Jurusan : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) BANGUN NUSANTARA KECAMATAN PELEPAT ILIR KABUPATEN BUNGO TAHUN AJARAN 2008/2009

KATA PENGANTAR Puji syukur kehadiran Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunianya, penulis dapat menulis proposal ini, dalam rangka pemenuhan tugas akhir uji kompetensi yang dilakukan oleh pihak seklah. Seperti kita ketahui bahwa tujuan utama sekolah menengah kejuruan adalah menyiapkan siswa untuk bekerja sesuai dengan keterampilan dan keahlian yang dimilikinya. Bagi siswa SMK keahlian sebagai modal utama untuk hidup nanti apabila terjun didalam masyarakat. Menyadari sangat pentingnya suatu keahlian, maka SMK mempunyai program, yang mana prorgram terebut siswa mempraktekkan langsung dilapangan. Sekarang siswa sebagai genersi penerus harus mampu menghadapi kemajuan teknologi dan eraglobalisasi yang semakin maju, dengan begitu siswa mempunyai skiil dan keterampilan. Melalui uji kompetensi ini setidakya siswa dapat mengenal salah satu keahlian dalam dunia bisnis dan manajemen, diharapkan pula dapat mengetahui apa yang menjadi kebutuhan hidup. Demikian proposal ini saya susun dan saya sangat mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun dari berbagai pihak demi tercapainya hasil yang memuaskan.

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I.

Latar Belakang

II.

Keuntungan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem agenda

III.

Bahan

IV.

Peralatan

V.

Sistematika Pekerjaan

VI.

Rencana anggaran biaya a. Daftar harga bahan b. Harga peralatan

VII.

Sasaran Pengguna

VIII. Jadwal Pelaksanaan IX.

Penutup a. Kesimpulan b. Saran

Lampiran Lembar kemajuan pelaksanaan Daftar rencana bukti belajar

I.

Latar belakang Pengolahan dokumen memiliki peranan penting dalam sebuah lembaga atau

intansi pada zaman sekarang ini. Pengolahan dokumen dilakukan sebagai kegiatan untuk mencapai kebenaran dan melaksanakan kerjanya dan dapat dilakukan secara sistematis. Didalam melaksanakan tugas pengolahan dokumen baik dalam bidang pemerintah, swasta maupun masyarakat umum yang termasuk dalam pengolahan dokumen adalah menangani surat masuk dan surat keluar. Mengola dokumen merupakan tugas penting/rutin seseorang sekretaris karena seorang sekrearis hampir tiap hari pasti berhadapan dengan dokumen. Agar dokumen itu mudah dicari atau ditemukan kembali apabila diperlukan atau dibutuhkan maka seorang sekretaris harus menyimpan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang ada, yang dimaksud dalam pengolahan dokumen ini yaitu menangani surat masuk dan surat keluar dengan sistem agenda. II.

Keuntungan Prosedur penangan surat masuk dan surat keluar dengan

sistem agenda Keuntungan yaitu : a. Dapat disusun dan ditulis denga jelas Semua surat masuk maupun surat keluar dapat disusun dengan mudah sesuai dengan ketentuan yang ada. b. Jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan Apabila kita membutuhkan surat atau dokumen tersebut dengan mudah kita dapat menemukannya kembali. c. Menghemat waktu dan tempat. Penangan surat masuk maupun surat keluar ini sangat menghemat waktu dan tempat.

III.

Bahan

No 1

Nama Bahan Buku tulis bergaris

Spesifikasi Folio

Satuan Buah

1

Jumlah

2

Kertas catatan

Post IT

Pak

1

3

Isi staples

Ukuran 10

Pak

1

4

Stop map

3 Warna

Buah

10

5

Lem kertas

Kecil

Botol

1

6

Kertas HVS

A4

Lembar

15

IV. Peralatan No 1

Nama Peralatan Bak setempel

Spesifikasi 3 Susun

Satuan Set

Jumlah 2

2

Stapler

Ukuran 10

Buah

1

3

Pembuka surat

Gunting/cutter

Buah

1

4

Setempel tanggalan

Manual

Buah

1

5

Bak stempel

Tinta biru

Buah

1

6

Pulpen

2 Warna

Buah

2

7

Pensil

2B

Buah

1

8

Spidol

permanent

Buah

1

9

Penggaris

30 cm

Buah

1

10

Stabillo

1 Warna

Buah

1

IV.

Sistimatika pekerjaan Sistimatika pekerjaan surat masuk dan surat keluar ialah :

Prosedur surat masuk dan surat keluar 1. Prosedur pengurusan surat masuk Langkah-langkah pengurusan surat-surat pada aumunya dilakukan sbb : a. Penerimaan Tugas penerimaan surat dilakukan denga cara : 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk 2. Meneliti ketepatan alamat sipengirim 3. Penggolongan surat sesuai dengan jenisnya. 4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b. Penyortiran. Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas : 1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karywan lainnya, dan surat dinas lainnya. 2. Mengolong-golongkan surat dinas kedalam : surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia. 3. Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat atau terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wasel pos dsb. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak. c. pencatatan Tugasnya : 1.

Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat, denga cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting.

2.

Pemeriksaan lampiran-lapiran

3.

membubuhkan cap (time stamp atau elektric clock dating machine) yang merupakan stampel agenda pada ruang yang kosong dibagian atas atau bawah halaman pertama surat.

4.

Mengagendakan surat masuk yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut buku agenda masuk (daily mail record) petugasnya dinamakan agendaris (mail clirk) setiap surat masuk sicatat dan diberi nomor agenda surat msuk.

d. Pengarahan dan penerusan Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan dieruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya. 1. Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi (action slip) oleh sekretaris atau kepada tata usaha. 2. Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan atau kepada bagian untuk memperoleh tangapan atas

isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa intruksi atau impormasi. 3. Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau kepala tata usaha selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi. e. Penyampaian surat Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi. Tugasnya yaitu : 1. Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intrern. 2. Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekpedisi kepada penjabat yang bersangkutan. Buku ekpedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima. 3. Petugas pengarahan atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan. f. Penyampaian berkas atau arsip surat masuk Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) mengikuti langkah-langkah sbb : 1. Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan (realsi mark). Tanda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren = disimpan), atau mengaris bawahi kata-kata yang memberikan petujuk, bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan 2. Mengindeks 3. Memberi kode dan menyortir 4. Menyimpan kedalam folder (map) tertentu, dan 5. Menata arsip

Dari uraian tentang prosedur surat masuk tersebut diatas, dapatlah dijelaskan dengan memperhatikan skema arus pekerjaan sbb :

Gambar arus prosedur surat masuk Ekpedisi

penerimaan

Penyortiran

Agenda masuk

Ka. Bagian Disposisi

Pimpinan

Ka. bagian

Disposisi

Disposisi

Sekretaris / kepala tata usaha

Diproses

Arsip

2. Prosedur pengurusan surat keluar a. Pembuatan konsep Kegiatan membuat rencana dan penyusuna penulisan surat keluar.

c. Pengetikan 1. Konsep yang telah mendapat persetujuan dan telah memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikan 2. Kepala unit pengetikan hatus tekun dan teliti mentaktik hasil pengetikan konsep surat hinga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat, setelah melaui koneksi kesalahan). d. penandatanganan Net suart itu kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani. e. Pencatatan 1. net surat yang telah ditandatangani, dicap dan disertai kelengkapan lainya menjadi surat dinas resmi. 2. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yans disebut verbalitas 3. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal surat siap unutk dikirim

f. Pengiriman surat keluar Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu : Pengiriman surat intern dan pengirman surat ekstern.

Gambar prosedur surat keluar Kepala bagian

Pimpinan

Kepala bagian

Disposisi

Sekretaris/ka. TU

Agenda verbal

Sekretaris umum

Pengetikan/penggan daan

Sekretaris umum Kepala bagian

Pimpinan

Tanda tangan

Kepala bagian Tanda tanagn

Sekretaris/ka. TU cap, sampul, alamat

Ekspedisi

Arsip Keluar

g. Pengiriman surat keluar Ada 2 cara yaitu intern dan ektern

V.

Rencana anggaran biaya a. Daftar harga bahan

No

Nama Bahan

Spesifikasi

Satuan

J

Harga

Total

uml ah 1

Buku bergaris

Folio

Buah

1

15.000

15.000

2

Kertas catatan

Post IT

Pak

1

3.000

3.000

3

Isi stapler

Ukuran 10

Pak

1

15.00

1500

4

Stop map

3 Warna

Buah

10

500

5.000

5

Lem kertas

Kecil

Botol

1

2000

2.000

6

Kertas HVS Jumlah

A4

Lembar

15

100

1.500 27.500

b. Harga peralatan No

Nama Bahan

Spesifikasi

Satuan

J

Harga

Total

uml ah 1

Baki surat

3 Susun

Set

2

20.000

2

Stopler

Ukuran 10

Buah

1

10.000

3

Pembuka surat

Gunting/ctr

Buah

1

4.000

4

Stempel tgl

Manual

Buah

1

15.000

5

Bak setempel

Tinta biru

Buah

1

10.000

6

Pulpen

2 Warna

Buah

2

2.000

4.000

7

Pensil

2B

Buah

1

2.000

2.000

8

Spidol

Permanent

Buah

1

7.000

7.000

9

Penggaris

30 cm

Buah

1

2.000

2.000

10

Stabillo Jumlah

1 Warna

Buah

1

5.000

5.000 99.000

Total biaya dibutuhkan a. Biaya bahan

: Rp. 27.500

b. Biaya alat

: Rp. 99.000

c. Biaya jasa

: Rp. 220.000

40.000 10.000 4.000 15.000 10.000

Total biaya VI.

: Rp. 347.500

Sasaran pengguna Dalam proyek penanganan surat masuk dan surat keluar dengan pada Puskesmas Kuamang Kuning I SPA ini diharapkan dapat dilakukan oleh 3 bagian yaitu : a. Intansi atau pemerintah adalah surat masuk dan surat keluar sebagai alat komunikasi baik langsung maupun tidak langsung. b. Intansi atau pemerintah adalah sebagai barang bukti untuk kemajuan usaha yang sedang dilaksanakan dan sebagai bahan bukti atau pertimbangan. c. Masyarakat karena masyrakat sangat membtuhkan sebagai contoh atau bukti kepda orang lain apabila orang lain terebut tak percaya

VII. N

Jadwal pelaksanaan. Kegiatan

o 1 Proposal 2

Konsultasi

3

Proses

4

Laporan

5

Verifikasi

6

Ujian Uas

Desember januari Februari Maret April 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 3

VIII. Penutup a. Kesimpulan

Penyusunan proposal ini tentang surat masuk dan surat keluar memiliki peranan yang sangat penting disuatu kantor. Pengetahuan keterampilan sangat diperlukan, disamping itu sikap seorang siswa juga harus diperhatikan dan sangat diperlukan. Dengan adanya uji praktek atau uji kompetensi jurusan administrasi perkantoran dapat membantu atau mendidik siswa meperoleh keterampilan sebagai dasar atau acuan untuk terjun langsung kedunia usaha dan bisnis. Dengan adanya penyusuan proposal ini, kita dapat mengetahui tentang pengolahan dokumen yang baik dan agar mendapatkan hasil yang memuaskan. b. Saran Sebelum siswa mengadakan atau melaksanakan prakerin, sebaiknya diadakan pembekalan yang lebih matang. Dalam uji kompetensi harus diperpanjang waktunya. Sebagai guru pembimbing dalam monitoring siswa harus sesuai dengan jadwal yang sudah diberikan.