Project Cycle Management

ROMÂNIA MINISTERUL EDUCAŢIEI ŞI CERCETĂRII ORGANISMUL INTERMEDIAR POS DRU

Project Cycle Management

1

Ce ne propunem?

1. Ciclul de viaţă al unui proiect; 2. Instrumente şi tehnici de Project Cycle Management. 3. Managementul obiectivelor; 4. Managementul timpului in proiecte; 5. Controlul si evaluarea proiectelor. 2

1. Ciclul de viaţă al unui proiect

3

Etapa 1: Programare – Stabilirea liniilor generale şi principiilor ce stau la baza selectării domeniilor de interes (pe baza strategiilor europene şi naţionale – ex. PRAI, PRAO). Etapa 2: Identificare – Analizarea problemelor şi nevoilor diferitelor grupuri interesate pentru identificarea proiectelor şi acţiunilor posibile şi chiar elaborarea unui studiu de prefezabilitate/ a unui portofoliu de proiecte. 4

Etapa 3: Pregătire (denumită şi proiectare, formulare) – Stabilirea obiectivelor proiectului, împreună cu factorii interesaţi, pregătirea propunerii de proiect, inclusiv a indicatorilor de evaluare şi schiţarea unei propuneri de finanţare. Etapa 4: Finanţare – Formularea propunerii de finanţare de către finanţatorul proiectului şi acceptarea sau respingerea acestei propuneri de către promotor. În cazul acceptării, semnarea contractului de finanţare.

5

Etapa 5: Implementare – Alocarea resurselor planificate în vederea atingerii obiectivelor proiectului, executarea activităţilor planificate, monitorizarea şi raportarea progreselor, aplicarea măsurilor corective necesare (inclusiv ajustări şi/sau modificări de activităţi, elaborarea unor propuneri de extindere a proiectului iniţial). Etapa 6: Evaluare – Evaluarea, cât mai obiectivă, analizează programarea, implementarea şi rezultatele unui proiect în derulare sau finalizat. Scopul evaluării este de a determina relevanţa şi îndeplinirea obiectivelor iniţiale, eficienţa dezvoltărilor ulterioare posibile, impactul, sustenabilitatea. Evaluarea trebuie să furnizeze informaţii credibile şi utile, care să permită atât corectarea deficienţelor cât şi înglobarea experienţei acumulate în procesele decizionale viitoare. 6

Principii fundamentale de Project Cycle Management Analiza problemei, utilizând digrama cauză-efect, analiza SWOT, cadrul logic matriceal etc. Elaborarea cu atenţie a documentelor esenţiale, pentru fiecare fază, în scopul asigurării informării complete şi corecte a factorilor de decizie. Consultarea şi implicarea permanentă a factorilor interesaţi. Formularea cu claritate a obiectivelor proiectului, în conexiune cu nevoile grupului/grupurilor ţintă identificate şi concentrarea eforturilor asupra realizării acestora. Înglobarea elementelor de asigurare a calităţii în elaborarea propunerii de proiect. 7

2. Instrumente şi tehnici de Project Cycle Management 2.1. analiza problemei 2.2. analiza obiectivelor 2.3. analiza factorilor implicaţi 2.4. analiza strategiilor de realizare a proiectului. 8

2.1. Analiza problemei Diagrama cauză-efect, analiza SWOT, cadrul logic matriceal sau alte instrumente de analiză menite să identifice cauzele unor aspecte ce trebuie remediate, ierarhia problemelor, legăturile de cauzalitate etc. Etape: 1. Definirea precisă a subiectului analizei (şi, implicit, a grupului ţintă), precum şi a cadrului analizei; 2. Identificarea problemelor majore cu care se confruntă grupul/grupurile ţintă; 3. Prezentarea analizei într-un format clar, uşor de înţeles, cu ierarhizarea problemelor/necesităţilor/cauzelor (diagrama cauzăefect, diagrama arborescentă etc.). 9

Diagrama Ishikawa Kaoru Ishikawa Definiţie: Instrument grafic folosit pentru a explora şi prezenta păreri în legătură cu cauzele de variaţie pentru un proces. (Mai poartă denumirea de diagramă cauzăefect sau diagrama “os de peşte”). Scop: Identificarea principalelor cauze care contribuie la existenţa unei probleme identificate. Aceste cauze sunt apoi analizate pentru a fi îndepărtate. De asemenea, diagrama ilustrează relaţiile care se stabilesc între cauzele determinante pentru un anumit efect. Conduce la îmbunătăţirea gradului de înţelegere a problemelor complexe. De regulă se realizează pe hârtie sau pe tablă, dar există şi programe pe calculator care pot fi folosite în acest sens. 10

Elaborarea diagramei • Ca grup:

1. Identificarea problemei (efectului) - trebuie formulată în termeni clari - trebuie agreată de toţi membrii grupului

2. Problema devine “capul peştelui” - se desenează coloana vertebrală.

7. Stabilirea cauzelor principale ale problemei - prin brainstorming

4. Conectarea cauzelor principale la coloana vertebrală a peştelui prin săgeţi. 11

5. Tot prin brainstorming se stabilesc cauzele secundare ale fiecărei cauze principale 6. Conectarea cauzelor secundare la cauzele principale prin săgeţi. 7. Se repetă paşii 5 & 6 în funcţie de nivelul de aprofundare urmărit - de obicei pe 4 sau 5 niveluri.

8. Analizarea şi evaluarea cauzelor şi subcauzelor - poate face apel la instrumente statistice, analitice şi grafice.

9. Adoptarea de decizii 12

Exemplu Paşii 1 & 2:

13

Paşii 3 & 4:

Abandon şcolar crescut în rândul copiilor romi

14

Paşii 5, 6, & 7: Specificitatea culturală

Cauze materiale

Abandon şcolar crescut în rândul copiilor romi

Cauze psihologice

Cauze pedagocice 15

2.2. Analiza obiectivelor  Descrie situaţia care se creează după îndepărtarea problemei;  Verifică ierarhia obiectivelor;  Ilustrează relaţia mijloace-finalităţi sub forma unei diagrame (nu este altceva decât transpunerea în formă “pozitivă” a diagramei Ishikawa). 16

Diagrama arborescentă

17

2.3. Analiza factorilor implicaţi (Matricea actorilor-cheie)

18

• coloana factori interesaţi, conţine denumirea entităţilor participante la analiză; • coloana caracteristici, conţine informaţiile asupra caracteristicilor factorului interesat, rezultate din natura activităţii, structurii şi statutului său; • coloana interese şi aşteptări, conţine datele furnizate de factorii interesaţi; • coloana senzitivitate la teme transversale, conţine datele ce rezultă pe aceste teme din acţiunile anterioare ale factorului interesat, din declaraţiile acestuia, din ceea ce se conturează în urma discuţiilor purtate în timpul analizei; • coloana potenţial şi deficienţe, conţine informaţii bazate pe declaraţiile entităţii în discuţie, a dovezilor furnizate (implicări în proiecte anterioare etc.), a disponibilităţii exprimate în cadrul analizei; • coloana implicaţii asupra proiectului, conţine date referitoare la acţiuni suplimentare ce trebuie cuprinse în proiect pentru realizarea sa, la condiţionalităţi instituţionale, la modalitatea de tratare a anumitor probleme cu multiple soluţii potenţiale precum şi unii potenţiali factori de risc. 19

Analiza proprie – Matricea SWOT 1. Strengths (puncte forte) – punctul de vedere exprimat trebuie să reflecte atât părerea echipei de analiză cât şi a factorilor interesaţi. 2. Weaknesses (puncte vulnerabile) – punctul de vedere exprimat trebuie să reflecte atât părerea organizaţiei cât şi modul în care slăbiciunile organizaţiei sunt percepute în exterior. 3. Opportunities (oportunităţi) – oportunităţile pot avea diferite surse: evoluţia tehnologică, dinamica pieţelor, politicile guvernamentale, modificarea stilului de viaţă al populaţiei etc. 4. Threats (ameninţări) – cu identificarea surselor posibile ale ameninţărilor. 20

2.4. Analiza strategiilor

21

3. Managementul obiectivelor

3.1.Formularea obiectivelor 3.2.Determinarea razei de acţiune şi planificarea

22

3.1. Formularea obiectivelor Obiectivele generale reprezintă enunţuri cu privire la ce vă propuneţi să realizaţi prin derularea proiectului, în contextul unor strategii mai ample la nivel regional, naţional şi european. Obiectivele generale sunt mai greu măsurabile, ele indică mai curând direcţia pe care trebuie îşi propune să o urmeze proiectul, perspectiva pe care ar putea să o deschidă acesta. 23

Obiectivele specifice sunt rezultatul unui efort de operaţionalizare a obiectivelor generale . Trebuie să fie în mod obligatoriu măsurabile. Formularea obiectivelor furnizează un instrument de evaluare, deoarece astfel sunt stabilite standardele prin raportarea la care se pot măsura progresul şi realizările Un obiectiv bine proiectat va include: 1. Ce va fi realizat la sfârşitul proiectului, ca evidenţă în schimbarea comportamentului, servicii noi, informaţii noi sau alţi indicatori 2. Condiţiile în funcţie de care se aşteaptă să se întâmple ceea ce e prevăzut mai sus 3.Criteriile în funcţie de care vom şti daca obiectivul(ele) au fost sau nu atinse 4. Limita de timp în care acestea se vor întâmpla 24

2) Determinarea razei de acţiune şi planificarea Odată ce obiectivele au fost formulate, următorul pas este luarea în considerare a posibilelor căi de soluţionare a problemelor, stabilirea metodei de intervenţie. Formularea obiectivelor, identificarea grupurilor ţintă şi dezvoltarea metodei de intervenţie fac parte din determinarea razei de acţiune şi planificarea propunerii de proiect.

25

Cele 5 arii a razei de acţiune a unui proiect sunt: Rezultatele/ beneficiile (impactul larg asupra societăţii/ grupului ca întreg) Beneficiarii care vor utiliza ieşirile pentru a genera rezultatele/ beneficiile Ieşirile pe care beneficiarii au nevoie să le folosească pentru a genera rezultatele/beneficiile Munca necesară pentru a produce ieşirile Resursele (umane şi financiare) necesare pentru susţinerea muncii de producere a ieşirilor

26

4. Managementul timpului în proiecte Include procesele necesare asigurarii incheierii proiectului in durata de timp planificata . Planificarea graficului de timp înseamnă convertirea activităţilor aşezate secvenţial în diagrama de tip reţea şi a listei de resurse şi furnizori într-un program zilnic/săptămânal cu date de începere, terminare şi responsabilităţi atribuite fiecărei activităţi. 27

Activit

Cod activit.

Relatia cu alte activit.

Responsabil

Data de inceput

Data de incheiere

Planif. Reala

Planif

Obs

Reala

28

Activităţi 1. Realizarea site-ului şi   a materialelor   promoţionale  

1 sept – 30 sept

15 iulie–31 aug    

     

   

1oct- 7nov

 

 

 

 

 

2. Promovarea proiectului

 

 

 

 

 

3. Înscrierea participanţilor

 

 

 

4. Selecţia participanţilor

 

 

 

 

 

5. Confirmarea participării

 

 

 

 

 

6. Desfăşurarea seminarului

   

 

 

 

●

7. Definitivarea şi tipărirea ghidului 8. Pregătirea întâlnirii de diseminare 9. Întâlnirea de diseminare

●

29

Organizarea activităţilor pe WP Datele de început şi sfârşit ale activităţii Responsabili/participanţi Obiective Descrierea activităţilor Produse Milestones Buget 30

5. Controlul şi evaluarea proiectelor

5.1. Evaluarea propunerii de proiect; 5.2. Monitorizarea proiectului

31

5.1. Evaluarea propunerii de proiect Proces în urma căruia se decide aprobarea sau respingerea unui proiect. Propunerile de proiecte depuse spre finanţare sunt evaluate în funcţie de: • criterii administrative – are caracter eliminatoriu; criterii legate de calitatea propunerii – faza de selecţie propriu-zisă (în această fază, proiectele sunt departajate pe baza unui punctaj). 32

1.Criterii administrative a) Propunerile care ajung la finanţator sunt evaluate pentru a se stabili dacă sunt complete – dacă includ toate documentele obligatorii; verificarea se face prin compararea fiecărui dosar de candidatură cu lista de documente anunţată de finanţator. b) Propunerile care au trecut de faza anterioară sunt verificate din punctul de vedere al eligibilităţii solicitantului, partenerilor, activităţilor sau costurilor; verificarea se face, din nou, pe baza criteriilor de eligibilitate anunţate de către finanţator la lansarea programului.

33

2. Criterii legate de propunerea propriu-zisă (evaluare tehnică şi financiară) Proiectele care au trecut de etapa de mai sus sunt evaluate din punctul de vedere al calităţii propunerii şi a bugetului propus, pe baza listei de criterii de evaluare şi a metodologiei interne stabilite la lansarea programului; evaluarea în această etapă se face pe baza unui punctaj de departajare. Evaluarea se face pe fiecare secţiune a propunerii: un subpunctaj pentru rezumatul propunerii, unul pentru justificarea propunerii, unul pentru planul de lucru etc.

34

Elemente care conduc la aprobarea unei cereri de finanţare Vom încerca o sinteză a aspectelor care joacă roluri cheie în evaluarea unei cereri de finanţare – în cazul în care criteriile administrative au fost respectate: • Obiectivele şi priorităţile finanţatorului şi obiectivele promotorului se corelează. • Problema pe care caută să o rezolve proiectul este precis identificată. • Sunt, de asemenea, precis identificate, modalităţile prin care proiectul contribuie la dezlegarea respectivei probleme. • Proiectul include elemente de noutate, care sunt expuse în mod limpede şi convingător. • Grupul ţintă este ales cu viziune strategică, este identificat în mod clar şi complet: - amplasare geografică; - volum numeric; - structură demografică. 35

Elemente care conduc la aprobarea unei cereri de finanţarecontinuare • Dimensiunea grupului ţintă se corelează cu dimensiunea/amploarea proiectului şi cu suma solicitată de la finanţator. • Activităţile sunt prezentate într-o manieră clară, coerentă şi logică. • Prezentarea activităţilor este însoţită de informaţii cu privire la: - datele de derulare a fiecărei activităţi; - responsabilul pentru fiecare activitate în parte; - resursele de care este nevoie (resurse umane şi materiale). • Activităţile se regăsesc cu exactitate în articolele de buget.

36

Elemente care conduc la aprobarea unei cereri de finanţarecontinuare • Impactul proiectului este considerabil şi de lungă durată. - rezultatele proiectului sunt transferabile către alte sectoare; - sunt aduse dovezi convingătoare în favoarea afirmaţiei că proiectul nu va înceta în momentul în care încetează finanţarea; - proiectul este durabil din punct de vedere instituţional, se armonizează cu instituţia promotoare în ansamblu. • Bugetul este clar, detaliat şi argumentat. Toate activităţile descrise se regăsesc în buget. • Competenţa şi experienţa manageriale şi tehnice ale solicitantului sunt considerabile. • Rolurile şi responsabilităţile fiecărui membru al echipei sunt corect identificate şi distribuite. • Există capacitatea de anticipare, prevedere şi contracarare a riscului. • Resursele proprii de care dispune solicitantul pentru implementarea proiectului sunt satisfăcătoare. 37

Elemente care conduc la aprobarea unei cereri de finanţarecontinuare • Informaţiile cu privire la contribuţia financiară a partenerilor, la implicarea efectivă în activităţile proiectului sunt relevante şi argumentate. • Contribuţiile financiare ale partenerilor – fie sub formă de bani sau sub formă de activităţi, echipamente sau sedii puse la dispoziţie – nu dezechilibrează raporturile mari care trebuie să existe la nivelul bugetului total; • Dosarul de candidatură este prezentat într-un mod îngrijit, care evită extravaganţele, scăpările sau neglijenţele; • Sunt respectate limitele de spaţiu impuse pentru completarea fiecărei rubrici din formularul de candidatură.

38

Monitorizare Plan de monitorizare

Activi Obiectivul Document t monitorizări suport i

Indicator de Responsabil Responsabil monitorizare monitorizare realizare activitate

39

ROMÂNIA MINISTERUL EDUCAŢIEI ŞI CERCETĂRII ORGANISMUL INTERMEDIAR POS DRU

Scrierea cererilor de finanţare Ionuţ Croitoru Laura Marinaş 40

Termeni Proiect - un ansamblu de activităţi planificate care se adresează unei probleme specifice, îşi propune să atingă obiective specifice, în limite de timp bine definite (are un început şi un sfârşit bine determinate) şi beneficiază de fonduri limitate. Propunerea de finanţare - un document scris prin care solicitantul cere fonduri unui finanţator pentru un proiect. Propunerea de finanţare (aplicaţie, cerere) trebuie să conţina elementele esenţiale ale proiectului, cât şi acele elemente care pledează în favoarea solicitantului. Finanţator - o persoană sau instituţie (guvernamentală sau privată) care oferă sprijin financiar unor organizaţii, instituţii sau persoane pentru a rezolva o problemă, în baza unui contract, fără a urmări în schimb alte avantaje decât binele comunităţii 41

FINANŢARE

Oferirea în administrare a unor fonduri financiare în scopul realizarii unui program/ proiect ale carui specificatii sunt agreate în comun de către finanţat şi finanţator.

42

Funcţiile managementului proiectului Planificare = gândire anticipativă privind etapele ce trebuie străbătute pentru atingerea obiectivelor Organizare = alocarea resurselor proiectului, stabilirea şi delimitarea proceselor, ţinând cont de planificarea făcută Implementare – coordonare = punerea în practică a celor planificate, armonizarea deciziilor şi acţiunilor Control = aprecierea progresului obţinut în direcţia obiectivelor Conducere = direcţionarea oamenilor implicaţi prin analiza opţiunilor, luarea deciziilor şi comunicarea lor 43

PLANIFICARE dezvoltarea scopului, obiectivelor şi strategiei proiectului stabilirea activităţilor proiectului şi a resurselor necesare dezvoltarea de scheme de lucru pentru stabilirea relaţiilor logice dintre activităţile proiectului şi punctele critice realizarea programării în timp a proiectului pe baza schemelor de lucru realizarea unui plan de protejare a resurselor proiectulu 44

ORGANIZARE stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect identificarea şi repartizarea rolurilor membrilor echipei în cadrul proiectului definirea politicilor, procedurilor şi tehnicilor managementului proiectului alocarea resurselor materiale şi financiare pe activităţi

45

IMPLEMENTARE-COORDONARE Pregatirea şi derularea activităţilor proiectului Instruirea personalului Supervizarea Armonizarea deciziilor şi acţiunilor individuale Monitorizarea resurselor şi activităţilor

46

CONTROL ce se monitorizează şi care sunt aspectele relevante prin prisma celor 4 elemente caracteristice (resurse, activităţi, rezultate, impact) stabilirea criteriilor şi indicatorilor de performanţă stabilirea standardelor de performanţă (calitate, proceduri, costuri, încadrare în timp, etc.) stabilirea şi implementarea unei scheme de monitorizare şi evaluare a progresului organizaţiei în direcţia dorită, integrată în planificare stabilirea unui sistem informaţional între membrii echipei de proiect, între aceştia şi restul organizaţiei şi între aceştia şi ceilalţi factori interesati planificarea revizuirii regulate a strategiei în funcţie de rezultatele evaluării 47

Identificarea şi documentarea problemei • IDENTIFICAREA PROBLEMEI !!!!!! Problema este a oamenilor, nu a resurselor • Orientată spre nevoi şi nu spre ofertă • Problemă să fie concretă, nu abstractă • O "bună" problemă este, bineînţeles, rezolvabilă

48

1. De ce este această o problemă? 2. Cine este afectat de aceasta? 3. A cui problemă este? 4. Care este impactul problemei asupra beneficiarilor (potenţialilor beneficiari) ai organizaţiei/ instituţiei? Asupra eficienţei activităţii organizaţiei? Când se manifestă efectele negative ale acesteia? 5. Este urgentă rezolvarea ei şi de ce? 6. Este problema rezolvabilă cu resursele disponibile? 7. Ce s-ar întâmpla dacă problema nu este rezolvată? 8. În ce stadiu se va afla problema după terminarea proiectului? Determinarea problemei prioritare 49

Scopul proiectului Scopul este stadiul în care va ajunge problema ca urmare a derulării proiectului. Situaţia ideală o reprezintă rezolvarea problemei ceea ce nu se întamplă întotdeauna. Aşadar, odată definită problema, trebuie să fie foarte uor de definit scopul.

50

Scrierea obiectivelor Pasul 1: Determinarea rezultatelor.. Pasul 2 : Determinarea indicatorilor de performanţă. Pasul 3: Determinarea standardelor de performanţă.. Pasul 4: Determinarea timpului necesar. Pasul 5: Determinarea costurilor necesare Pasul 6: Scrierea obiectivelor. Pasul 7: Evaluarea obiectivului. Revizuirea obiectivului şi obţinerea răspunsului la o întrebare de genul: "Reflectă obiectivul respectiv "cantitatea" de schimbare pe care o dorim în cadrul rezultatului vizat? Daca da, ai un obiectiv realist. Daca nu, probabil că indicatorii de performanţă sunt aleşi greşit sau standardele de performanţă sunt prea mici. 51

Activităţi Activitatea este un mijioc de a atinge un obiectiv 1. Enuntarea fiecarei activităţi în parte; 2. Specificarea responsabilului activităţii respective: 3. Specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp); 4. Descrierea secvenţelor în timp şi modul cum se interferează activităţile; 52

Evaluarea şi monitorizarea Evaluarea reprezintă emiterea de judecăţi privind progresul înregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse prin prisma următoarelor aspecte: resurse, activităţi, rezultate, beneficii. . Monitorizarea este procesul de colectare sistematică şi analizare a informaţiior cu privire la activităţile din proiect (verificare periodică a activităţilor, proceselor şi rezultatelor prin prisma indicatorilor calitativi si cantitativi) 53

1. Atât monitorizarea cât şi evaluarea nu au obiect şi sunt imposibil de făcut în mod efectiv atunci când proiectul nu are foarte bine clarificate şi formulate obiectivele. 2. Activitatea de monitorizare şi evaluare trebuie incluse în planificare, iar costurile necesare efectuării lor trebuie cuprinse în buget. 54

Bugetul de proiect Bugetul proiectului reprezintă totalitatea nevoilor şi disponibilităţilor financiare pentru proiectul respectiv. Etape în realizarea bugetului: – 1. Planificarea activităţilor proiectului – 2. Estimarea cheltuielilor în detaliu pentru fiecare activitate şi subactivitate – 3. Estimarea potenţialelor surse de venituri – 4. Reconcilierea diferenţelor dintre cheltuieli şi venituri – 5. Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea plăţilor - sume, perioade) – 6. Aprobarea bugetului – 7. Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanentă a costurilor comparativ cu bugetul, după începerea proiectului – 8. Revizuirea şi actualizarea periodică a bugetului 55

Recomandări privind întocmirea bugetului: întocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci începeti din timp; consultaţi la întocmirea bugetului pe toate persoanele implicate în acesta - veţi avea mai multe şanse să fie realist şi, în plus, vă asiguraţi că el va fi înţeles şi acceptat în mod flexibil şi nu privit ca o măsură birocratică de control; bugetul trebuie să corespundă cu contractul de finanţare.

56

Justificarea proiectului 1. Problema abordată în cadrul proiectului este

una reală, iar amânarea rezolvării ei are repercursiuni asupra unui grup seminificativ de persoane. 2. Atingerea scopului şi, implicit, rezolvarea problemei va aduce o serie de avantaje comunităţii, societăţii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le menţionaţi. 3. Instituţia dumneavoastră este în măsură să abordeze problema respectivă şi să ducă proiectul la bun sfârşit.

57

Finanţare ulterioară – Durabitatea proiectului Potenţialele surse de finanţare viitoare Continuarea activităţilor după încetarea finanţării solicitate Valorificarea rezultatelor proiectului in activitatile curente sau prin vanzarea (cu exceptia echipamentelor)

58