Proceso Contable

PROCESO CONTABLE La información contable que presenta una empresa es elaborada a través de lo que llamamos proceso contable. El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados Financieros. Este proceso está formado de los siguientes pasos:

1. Registrar las transacciones en el diario general.

8. Obtener la balanza de comprobación después del cierre.

2. Pasar la información del diario general al mayor general.

3. Obtener la balanza de comprobación.

7. Hacer los asientos de cierre.

4. Registrar los asientos de ajuste.

6. Formular los Estados Financieros. 5. Obtener la balanza de comprobación ajustada.

La contabilización de las transacciones de una empresa se lleva a cabo a través de lo que llamamos cuentas y la presentación de la información financiera de una entidad se resume en lo que llamamos rubros. CONCEPTOS BÁSICOS: Transacción: Es una operación que realiza la empresa Rubro: Es cada uno de los renglones o partidas que se presentan en los estados financieros. Normalmente incluye el importe de un conjunto de cuentas y subcuentas cuyo origen y esencia es la misma.

Cuenta: es la unidad mínima de registro utilizada para contabilizar. Es el lugar en el que se anotan los aumentos o disminuciones de cada partida, provocados por los movimientos que se originan en una transacción. Nombres de las cuentas: Las cuentas o sub cuentas (divisiones) de una cuenta utilizadas por las diferentes empresas pueden variar, según el giro de la empresa, sin embargo, existen rubros definidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos para una adecuada presentación de los estados financieros.

Periodo Contable Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se resumen y presentan a los dueños, al final de un periodo determinado que se conoce como periodo contable. El Balance General se presenta para efectos administrativos y toma de decisiones en periodos mensuales, y también debe de presentarse en ejercicios anuales para efectos fiscales y toma de decisiones. Debemos de distinguir el periodo como la fracción de un ejercicio (un mes) y un ejercicio (actualmente un año natural) compuesto de doce periodos mensuales.

SISTEMA DE LA PARTIDA DOBLE Es el principio que rige el registro contable de las operaciones contables de una empresa que establece que el valor de los cargos debe ser igual al valor de los abonos.

En síntesis. A toda cantidad cargada corresponde una cantidad igual abonada, no importando el número de cargos o abonos que se necesiten

La partida doble, como teoría se fundamenta en el principio de la causalidad, es decir, que toda causa tiene un efecto. Hablando de contabilidad y de partida doble decimos que la causa es la operación o transacción realizada por la empresa, que genera un efecto en dos o más cuentas, que podrán aumentar o disminuir, según su naturaleza (deudora o acreedora) , siempre bajo el principio de que a uno o varios cargos deberá corresponder uno o varios abonos, de tal forma que la suma de los cargos sea siempre igual a la suma de los abonos. Obsérvese con esto que el efecto es doble. La Cuenta Es el registro donde se anotan los aumentos y disminuciones de cada rubro del Balance . En las cuentas se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas. Nombre de la cuenta El nombre que se asigna a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por ejemplo, la cuenta que controla el dinero en depósitos se le llama bancos, al que controla los documentos a favor de la empresa, se le denomina documento por cobrar, etc., por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital. Formas en que se debe proceder para registrar las operaciones 1. Se deben analizar dichas operaciones determinando la causa, así como el efecto que producen en las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. Se debe aplicar la regla del cargo y el abono.

AUMENTOS Y DISMUNICIONES DE LAS CUENTAS DE ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL

ACTIVOS

PASIVOS

CAPITAL

REGLAS DEL CARGO Y EL ABONO

Activo

Pasivo Capital

Todas las cuentas de Activo comienzan con un saldo deudor, aumentan cargándole (anotaciones en el lado izq. del esquema de mayor). Y disminuyen haciendo anotaciones en el lado derecho del esquema de mayor (abono), y el saldo por naturaleza es deudor. Las Cuentas de Pasivo y Capital siempre comienzan con un saldo, acreedor, es decir, con una anotación en el lado derecho de la cuenta; y aumentan (abonando) haciendo anotaciones en el lado derecho del Esquema de Mayor. Disminuyen haciéndole anotaciones en el lado izquierdo de la cuenta(cargo). Su saldo por naturaleza es acreedor.

REGLAS DEL CARGO Y DEL ABONO Todo Cargo Produce: Aumento Disminución Disminución

(+) (-) (-)

Activo Pasivo Capital

Todo Abono Produce: Aumento Aumento Disminución

(+) (+) (-)

Pasivo Capital Activo

REGLAS DE LA PARTIDA DOBLE 1. A todo aumento de Activo (+ A ), puede corresponder:   

Una disminución en el activo mismo (- A ) Un aumento en el pasivo ( + P ) Un aumento en el capital ( + C )

2. A toda disminución en el Activo ( - A ), puede corresponder:   

Un aumento en el Activo mismo ( + A ) Una disminución en el Pasivo ( - P ) Una disminución en el Capital ( - C )

3. A todo aumento en el Pasivo (+ P ), puede corresponder:

  

Un aumento en el Activo ( + A ) Una disminución en el Pasivo mismo ( - P ) Una disminución en el Capital ( - C )

4. A todo disminución en el Pasivo (- P ), puede corresponder:   

Un disminución en el Activo ( - A ) Un aumento en el Pasivo mismo ( + P ) Un aumento en el Capital ( + C )

5. A todo aumento en el Capital (+ C ), puede corresponder:   

Un aumento en el Activo ( + A ) Una disminución en el Pasivo ( - P ) Una disminución en el Capital ( - C )

6. A todo aumento en el Capital (- C ), puede corresponder:   

Una disminución en el Activo ( - A ) Un aumento en el Pasivo ( + P ) Un aumento en el Capital ( + C )

NOMBRE DE LA CUENTA DEBE: Es el área que se encuentra en el lado izquierdo de la cuenta.

HABER: Es la columna que se encuentra en el lado derecho de la cuenta.

CARGAR: Es anotar una cantidad en el DEBE de la cuenta.

ABONAR: Es anotar una cantidad en el HABER de la cuenta.

Movimiento Deudor: Es la suma de los cargos de una cuenta.

BANCOS

Movimiento Acreedor: Es la suma de los abonos de una cuenta. Saldo: Es la diferencia entre deudor y el acreedor.

800

120

Cargos 50 que el acreedor. Saldo Deudor: Es cuando el200 movimiento deudor es mayor Abonos

166

Saldo Acreedor: Es cuando el movimiento acreedor es mayor que el deudor. Cuenta Saldada: Es cuando sus movimientos son iguales. Movimiento 1,166 170 Deudor Saldo Deudor

996

Movimiento Acreedor

REGISTRO DE OPERACIONES EN EL DIARIO El Diario General es un registro que puede ser un libro o un medio magnético (programa de paquetería contable) en el cual quedan registradas cronológicamente, todas las transacciones efectuadas por la entidad de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del impacto que éstas hayan tenido en las cuentas básicas.

Partes básicas de un asiento de Diario Fecha Nombre y número de las cuentas a cargar Nombre y número de las cuentas a abonar Cantidades a cargar Cantidades a abonar Explicación

Clasificación del Asiento Contable Simple: Se dice que es simple cuando va el registro de un cargo a un abono. Compuesto: Se dice que es compuesto cuando va de un cargo a dos o más abonos, o también de un abono a dos o más cargos. O bien, dos o más cargos y dos o más abonos. En todo momento la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos. Esto es lo que se conoce como Partida Doble ASIENTO DE DIARIO

Fecha Detalle Ref. Debe Haber 2001 -1Jul-21 Bancos $ 5,000 Clientes 1,750 Mercancías $ 6,750 Vta. merc. En efec. Y cred. Las cuentas de ACTIVO: Fecha

Concepto Aumentan con un cargo ( + ) Disminuyen con un abono ( - )

Debe

Haber

Debe

Haber

Debe

Haber

Las cuentas de PASIVO: Fecha

Concepto Disminuyen con un cargo ( - ) Aumentan con un abono ( + )

Las cuentas de CAPITAL CONTABLE: Fecha

Concepto Disminuyen con un cargo ( - ) Aumentan con un abono ( + )

Registro de Operaciones en el Mayor General El Mayor es el registro principal donde se efectúa un registro de los aumentos o disminuciones de cuentas específicas dentro del sistema contable; es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas que aparezcan en el catálogo Por tanto si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una será conocida como cuenta de mayor y el total de las 100 cuentas será el Mayor General.

Formas de Registro La cuenta T es una manera rápida de registrar, pero esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales. La mayor parte de las empresas emplea una forma que tiene secciones similares a la cuenta T

Forma de cuenta de mayor convencional Título: Bancos Fecha Detalle 2001 Jul-20 Jul-21

Título: Ventas Fecha Detalle 2001 Jul-20 Jul-21

Ref.

Debe

D1 D1

18,000

Ref.

Debe

Cuenta número: 100 Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor 18,000 13,000

5,000

D1 D1

Cuenta número: 400 Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor 3,000 5,000

3,000 8,000

Forma de cuenta de mayor con tres columnas

Cuenta número: 550 Título: Gastos por Renta Fecha Detalle 2001 Jul-21

Ref. D1

Debe

Haber

5,000

Título: IVA por Acreditar Fecha Detalle 2001 Jul-21

Cuenta número: 103 Ref. Debe Haber

Título: Bancos

Cuenta número: 100

D1

750

Saldo 5,000

Saldo 750

Fecha 2001 Jul-21

Detalle

Ref. D1

Debe

Haber

Saldo 10,750 5,750 5,000