Proceso Administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACION

Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que se pretenden alcanzar, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeación establece las bases para determinar los elementos de riesgo y minimizarlo; además propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos, reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

Principios de la planeación Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas. Objetividad

y

cuantificación:

basarse

en

datos

reales,

razonamientos precisos y exactos, no en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios.

Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan

afrontar

situaciones

imprevistas

y

que

puedan

proporcionar otros cursos de acción a seguir. Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general de la empresa u organización y al logro de los propósitos y objetivos generales.

ORGANIZACIÓN Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar que medidas utilizar, para alcanzar los objetivos, se buscan los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos, para evitar lentitud e ineficiencia en las operaciones realizadas y reducir o eliminar la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organización racional. Del objetivo Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Especialización Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.

Jerarquía Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Paridad de autoridad y responsabilidad Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados. Unidad de mando Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar mas de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad. Difusión Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por

escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Amplitud o tramo de control Debe haber un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia La Coordinación Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones Continuidad La

empresa

constantemente.

debe

mantenerse,

mejorarse

y

ajustarse

DIRECCIÓN Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura

de

planeacion y la organización, a través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional, la dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control, A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione. Principios Unidad de mando Cada subalterno tiene un solo superior, evitando duplicidad de órdenes. Delegación Delegar aun nivel que pueda ejecutarlas, es transferir autoridad y exigir responsabilidad. Amplitud de control Se refiere al número ideal de subordinados. De coordinación

Principio de relaciones funcionales, con un objetivo común. Principios de Fayol relativos a la Direccion Administrativa A) principio de la autoridad responsabilidad Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo). B) principio de la disciplina Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia. C) principio de la unidad de mando Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona. D) principio de unidad de direccion Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

E) principio de la centralizacion-descentralizacion Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a su subalterna autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cada caso. F) principio de la equidad Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos G) principio de la iniciativa Debe darse a los subalternos libertades para concebir y llevar a cabo sus planes, aún cuando a veces se comentan errores.

CONTROL El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. Elementos de concepto de control Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden: 1. Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que

establece

los

estándares

o

criterios

de

evaluación

o

comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros. Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros. Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros. Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros. 2. Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo. 3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado. 4. Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación. Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad

de

que

los

resultados

actuales

concuerden

favorablemente con los resultados planificados Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.