Preliminares 2 Inventarios (2)

Implementación Del Control en el Sistema de Inventario en las Empresas Comerciales

Monografía realizada como requisito para optar el título de Contador Publico María Ignacia Rueda Pérez Nelly Paola Fernández Ávila Carlos Andrés Aparicio Salcedo Marzo de 2019

Corporación Universitaria Remington Contaduría Pública Diplomado en Revisoría Fiscal CAT Montería

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Nota de aceptación:

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_________________________________ Firma del presidente del jurado

_________________________________ Firma del jurado

_________________________________ Firma del jurado

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Montería, 03 de Marzo de 2019 Dedicatoria

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Agradecimientos

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Tabla de contenido

Pág.

Contenido Resumen ...................................................................................................................................................... vi Introducción ................................................................................................................................................ 8 1.

Desarrollo del tema ............................................................................................................................. 9 Sistema de Inventario ABC .................................................................................................................. 11 Tabla 1 ................................................................................................................................................... 12 Clasificación de Inventarios ABC........................................................................................................ 12 Clasificación por precio unitario ......................................................................................................... 13 Clasificación por valor total ................................................................................................................. 14 Clasificación por utilización y valor .................................................................................................... 14 Clasificación por su aporte a las utilidades ........................................................................................ 15 Conclusiones .......................................................................................................................................... 16

Referencias de consulta ............................................................................................................................ 17

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Resumen

Los inventarios representan una importancia significativa en base a su funcionamiento permanente del proceso, nos da a conocer una relación clara y ordenada sobre los bienes que se comprenden en el activo circulante de la empresa. La importancia relativa de los inventarios surge por la tasa mayoritaria de las existencias que nos muestra un costo determinante para los entes. Hablando más a fondo encontramos unos puntos claves de falencias, que si no son combatidas a tiempo podría lograr en gran parte que la empresa quiebre la importancia de este radica en su habilidad para administrar, puede llevar a cabo una contribución significativa a las utilidades de la empresa. Por esta razón los inventarios se analizan posteriormente dependiendo de su clasificación y de la forma de cómo está conformado el ente, en consecuencia los inventarios deben adoptar unas políticas que vayan en curso a su finalidad de tener un equilibrio y asegurar continuamente las actividades de la empresa. Como objetivo principal es adecuarse a un sistema de control de inventarios para poder tener en orden las cantidades específicas de cada artículo que se necesita, en el lugar y el momento preciso. Por ende, gran parte de beneficios de un sistema de control de inventario se da por el manejo eficiente y eficaz de la venta de productos en condiciones óptimas y el control de los costos que nos llevan a tener mayores utilidades. Los costos de inventarios en su gran parte es la inversión que se le hace a la adquisición de insumos que van a ser utilizados para la comercialización, o fabricación de un artículo o servicio. Esto se enfoca en los tipos de costos de inventarios que nos pueden ser de gran ayuda en la regulación de los gastos de la empresa. Además los costos también nos suministran un nivel determinado de disponibilidad del producto. Se busca más que todo minimizar los costos relacionados con los inventarios para cada nivel de servicio. Por tal motivo se debe tomar en cuenta los costos asociados a su gestión, ya que por medio de estos se puede tomar cualquier decisión que afecte el tamaño de los inventarios, ya que de forma general los costos indudablemente dependerán de la organización, su funcionamiento y tipo de producto que manejo.

Palabras claves: Inventario, Control, Clasificación, Políticas, Costos.

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Abstract

The inventories represent a significant importance based on its permanent operation of the process, it gives us a clear and orderly relation on the goods that are in the active circuit of the company. The relative importance of inventories is increased by the majority rate of inventories that shows a determining cost for the entities. To talk more thoroughly we will find the keys of the shortcomings, that if they are not the combatants, the time, achieve, achieve the great part of the company, the importance of this lies in their ability to manage, can make a significant contribution to the profits of the company For this reason, the inventories are analyzed in the next times of their classification and the form of how the report is made, in the sense of the results. The main objective is to adapt an inventory control system in order to have in order the specific quantities of each item that is needed, in the right place and at the right time. Therefore, much of the benefits of an inventory control system for the efficient and effective management of the sale of products under optimal conditions and the control of costs that lead us to have higher profits.

Keywords: Inventory, Control, Classification, Policies, Costs.

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Introducción

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, de aquí los registros necesarios para tener un control eficiente en el Sistema de Inventarios, mirándolo desde el punto de vista que trajo NIIF con el reconocimiento de un solo sistema denominado Sistema de Control Permanente. Esta situación se presenta en las empresas comerciales porque los inventarios se deben realizar en forma permanente para conocer con cuanta mercancía cuento y en qué momento debo suministrar mi inventario.

Debido a la legislación anterior Decreto 2649; se implementaba un Sistema de Inventario Periódico que impedía conocer en tiempo real el costo de las ventas. Como consecuencia de no llevar un inventario permanente muchas veces las empresas desconocían si podían solventar un pedido a menos que realizara un conteo de sus inventarios y cuanto más debía comprar para cubrir la demanda.

Así mismo, la anterior situación motivo a realizar esta compilación de información, que es la importancia que trajo la nueva normatividad NIIF que fue el Sistema de Inventario Permanente que nos llevó hacer eficaces en los registros de inventarios. Por otra parte, la importancia de implementar un sistema de control permanente dentro de la organización ejercida por el Revisor Fiscal.

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1. Desarrollo del tema

El sistema de inventario es el control o verificación que se realiza como fin de proteger los insumos del Ente, para brindar un funcionamiento acorde y coherente sobre el proceso de comercialización, por lo tanto, cuando no se controla de manera adecuada los inventarios, estos ocasionan perdidas, de lo contrario uno bien dirigido nos puede brindar información muy valiosa y ayudar en procesos que permitan mantener un adecuado control en la organización, como finalidad beneficiará nuestro tiempo y toma de decisiones.

En este sentido, Ortega, Et Al (Como se citó en Gómez, 2003), en su libro “Control Interno: considera que es una responsabilidad de todos los integrantes de la organización empresarial” dice lo siguiente: “El Control Interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores, violación a principios y normas contables, fiscales y tributarias.” El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda, consecuentemente el objetivo primordial del Control de inventarios es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados (Ortega, Et Al, Mayo 2017).

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En las empresas comerciales podemos observar que tienen como propósito adquirir determinados inventarios para alcanzar el punto de equilibrio en sus existencias y no desatender la demanda de los clientes, por eso, debemos brindar la importancia adecuada al control de inventario. ‘La clasificación general de los modelos de inventario, depende del tipo de demanda que tenga el artículo. Esta demanda solo puede ser de dos tipos: Determinística o Probabilística; en el primer caso de la demanda del artículo para un periodo futuro es conocida como exactitud (esto solo se pueda dar en el caso de empresas que trabajan bajo pedido) y probabilística en el caso de que el artículo para un periodo futuro no se conoce con certeza, pero se le puede asignar una distribución de probabilidad a su ocurrencia’. (Guerrero 2009) Sin lugar a dudas todo artículo se debe clasificar en algunas de estas categorías y a su vez sub clasificar en un determinado modelo dependiendo de otras condiciones relacionadas: Cantidad de producto, modelos, tipo de producto, Entre otros. Según (Ortega, Et Al, Mayo 2017) ‘La política de inventario se refiere a la filosofía (Lineamientos) de como la organización da respuesta a las preguntas de cuanta cantidad ordenar y en qué momento se realiza una orden e incluye el posicionamiento geográfico de los productos almacenados’. La formulación de estas normas a nivel de una entidad constituye uno de los elementos más importantes en la toma de decisiones, lo que resulta significativo para el caso de la administración de los inventarios. Estas políticas se deben adoptar de acuerdo a las necesidades de cada empresa y son cambiarias de un periodo a otro y de un producto o servicio a otro. Su éxito se basa en el respeto de los siguientes puntos:

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

Definir la relación exacta entre las posibles necesidades y el suministro de diferentes productos.



Establecer categorías para el inventario y clasificar cada uno de ellos de acuerdo a la categoría correspondiente.



Conservar los costos de los inventarios al nivel más bajo posible.



Mantener el equilibrio en cuanto a las existencias del inventario.



Diseñar medidas de control de los inventarios y establecer los periodos de aplicabilidad.



Impedir las perdidas debidas al desperdicio o robo de los inventarios.

Sistema de Inventario ABC

‘El sistema de clasificación ABC, es un sistema que ordena los productos para fijarse en determinado nivel de control de existencias, para con esto reducir tiempos de control, esfuerzos y costos en manejos de inventarios. El tiempo y costo que las empresas invierten en el control de sus existencias son incalculables y de hecho resulta innecesario controlar artículos de poca importancia.’. (Guerrero 2009)

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Tabla 1 Clasificación de Inventarios ABC A

B

C

• Productos de alto valor con

• Productos de bajo valor y/o

• Productos de alto valor y/o

ventas moderadas, requieren

poca venta, que deben

de gran venta, que requieren

un tratamiento normal; es

tratarse según el principio de

de mayor atención y cuidado

decir una atención ajustada

la simplificación productiva

a través de:

a los requerimientos del

y

• Análisis de mercado, de

negocio.

administrativa y de la

Precios y de costos.

reducción de costos.

• Registro y control de

• Requisitos simplificados

inventarios.

de inventarios.

• Determinación precisa de

• Trámites simplificados en

las exigencias de

el manejo de pedidos y

seguridad.

pedidos de grandes

• Aplicación preferencial del

Cantidades.

análisis de valores.

• Supervisión simplificada de las existencias.

Dentro de los sistemas más comunes y utilizados para realizar esta clasificación se encuentran:

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

Clasificación por precio unitario.



Clasificación por valor total.



Clasificación por utilización y valor.



Clasificación por aportes a las utilidades.

Clasificación por precio unitario

Este es quizás el método de aplicación más sencillo pero requiere de un buen criterio de quien lo aplique ya que es posible que se realice una sub clasificación dentro de cada rango de importancia A, B o C. 

Paso 1. Promediar los precios unitarios de los inventarios de los productos en un determinado periodo.



Paso 2. Ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base a su precio.



Paso 3. Clasificar como artículos tipo A, al 15% del total de los artículos. Estos artículos deben corresponder a los primeros del listado.



Paso 4. Clasificar como artículos tipo B, al 20% de los artículos restantes en el mismo orden.



Paso 5. Clasificar como productos tipo C, al restante de los artículos. Estos corresponden a los de menor valor.



Paso 6. Con base en la clasificación se establecen las políticas de control y periodicidad de los pedidos.

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Clasificación por valor total

En este método solo se toma en cuenta para la clasificación el valor total del inventario y requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia para cada nivel de la clasificación. 

Paso 1. Promediar los valores totales invertidos en los inventarios de los productos en un determinado periodo.



Paso 2. Ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en el total de dinero invertido.



Paso 3. Clasificar los artículos tipo A, el porcentaje total de artículos que determine el analista para esta clasificación. Estos deben corresponder a los primeros del listado.



Paso 4. Clasificar como artículo tipo B, a la cantidad de productos que corresponde al porcentaje determinado con base en la importancia para esta clasificación.



Paso 5. Clasificar como producto tipo C, al resto de los artículos. Estos corresponden a los de menor inversión en el inventario.



Paso 6. Con base en la clasificación se establecen las políticas de control y periodicidad de los pedidos.

Clasificación por utilización y valor Para este método solo se toma en cuenta los datos históricos, la utilización o consumo de cada uno de los artículos con su correspondiente costo. Al igual que en el método anterior se requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia.

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

Paso 1. Obtener el consumo de cada producto para una misma unidad de tiempo y costo de cada unidad de productos.



Paso 2. Ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base al valor del inventario consumido.



Paso 3. Clasificar como artículos tipo A, al porcentaje total de artículos determinado por el analista para esta clasificación.



Paso 4. Clasificar como artículo tipo B, a la cantidad de producto que corresponda el porcentaje determinado con base a la importancia para esta clasificación.



Paso 5. Clasificar como producto tipo C, al resto de los artículos. Estos corresponden a los de menor valor dentro de los productos consumidos.



Paso 6. Con base en la clasificación se establecen las políticas de control y periodicidad de los pedidos.

Clasificación por su aporte a las utilidades

En este método la clasificación de lo que productos se realiza de la misma forma que se utilizó en la clasificación por precio unitario; con la diferencia que se realiza con el dato de utilidades de cada uno de los productos. Además se requiere calcular el precio de venta y los costos unitarios de cada una de las referencias.

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Conclusiones

Para finalizar, debemos saber que el control de inventario se realiza con el objetivo de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Estado de Situación Financiera. Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidad mejor, ya que existen razones equivocadas para tratar verdaderamente un activo, para los que ven los inventarios como materiales de producción, tienen una miopía similar, por lo que creen que a mayor cantidad es mejor.

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Referencias de consulta

Zapata J.A (2014) Centro Editorial Esumer, Fundamentos de la gestión de inventarios. Guerrero H. (2009) Primera Edición, Inventarios manejo y control. Ortega, Padilla, Torres & Rus (Mayo 2014) Trabajo de Grado.