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SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)

Código: PR-SST-06 Fecha: 11/03/2018 Versión: 1 pág. 1

PROGRAMA DE AUDITORIA

CARBONES ORO NEGRO S.A.S

Programa de Auditoria Sistema de Gestión de Seguridad y Salud e en el Trabajo

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Tabla de contenido

Introducción .................................................................................................................................................. 3 Justificación ................................................................................................................................................... 4 1.

Objetivos ........................................................................................................................................... 4 1.1.

Objetivo General ....................................................................................................................... 4

1.2.

Objetivos Específicos ................................................................................................................. 4

2.

Alcance .............................................................................................................................................. 4

3.

Términos y Definiciones .................................................................................................................... 5

4.

Referente normativo ......................................................................................................................... 6

5.

Roles y responsabilidades de la Auditoria ......................................................................................... 6

6.

Competencias de la persona que realiza la auditoria (Auditor ......................................................... 7 6.1.

Atributos del Auditor ................................................................................................................. 7

7.

Posibles métodos de evaluación del Auditor .................................................................................... 8

8.

Selección del equipo auditor ............................................................................................................. 9

9.

Procedimiento para el desarrollo de la Auditoria ............................................................................. 9

10.

Plan anual de Auditoria ............................................................................................................... 11

11.

Formato General de Auditoria del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ...... 12

12.

Control de cambios ..................................................................................................................... 12

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Introducción Las empresas que realizan sus actividades, en especial las del sector minero como Carbones Oro Negro S.A.S, buscan evidenciar por medio de la Gestión Gerencial su compromiso con la Seguridad y Salud en el Trabajo. Todo como parte de la implementación de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo los cuales se convierten en una herramienta fundamental para prevención de accidentes de trabajo y enfermedad de origen laboral. Los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo dejan de convertirse en esa herramienta fundamental para la prevención de accidentes y enfermedades de origen laboral cundo no se evalúan periódicamente convirtiéndose a así en lo que comúnmente suelen llamar los expertos como “Sistemas de Papel”, documentos sin valides y muchas veces documentos plagiados por su diseñador. Es por consiguiente que el programa de auditoria se diseña con el fin de implementar una medida de verificación para los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo las cuales dejen como evidencia una evaluación periódica que permitan conocer la capacidad del Sistema para cumplir con los requisitos de la OHSAS 18001 y los estándares mínimos de la Resolución 1111 de 2017, las fortalezas y aspectos por mejorar, determinar si los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo cumple con los objetivos, observar si se está implementando debidamente y a su vez evidenciar hallazgos como las no conformidades que permitan realizar un informe, el cual pueda ser analizado por la alta dirección, COPASST y Responsable del Sistema para la toma de conciencia e implementación de las acciones preventivas , correctivas y de mejora que contribuyan en el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El programa de auditoria se desarrolla por medio de la definición unos objetivos los cuales deben tener una meta para efectuar su cumplimiento. Describiendo a su vez los tipo de auditoria ya sea interna o externa, el perfil que debe tener la persona auditora y una descripción del procedimiento para el desarrollo de las auditorias. El programa de auditorías de Carbones Oro Negro S.A.S se implementa tomando como directrices la Norma técnica Colombiana ISO 9011 de 2012.

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Justificación Debido a la falta de cumplimiento por algunas organizaciones frente a la ejecución de actividades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las cuales buscan evidenciar el compromiso frente a la prevención de accidentes y enfermedades de origen laboral, Carbones Oro Negro S.A.S ve la necesidad de implementar un programa de auditoria el cual se utilice como una herramienta de verificación la cual toma las directrices de la Norma técnica ISO 9011.

1. Objetivos 1.1.

Objetivo General

Establecer las directrices de cumplimiento para el buen desarrollo de las Auditorias que se programen en Carbone Oro Negro S.A.S

1.2.

Objetivos Específicos Realizar un procedimiento que permita describir el proceso de la Auditoria Determinar los tipos de auditoria para la verificación según la organización Establecer el perfil y los principios del Auditor Establecer informes de respuesta ante los resultados de una auditoria

2. Alcance El presente programa proporciona las directrices sobre las auditorias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de Carbones Oro Negro S.A.S en cual cuenta con la participación directa de la alta dirección, HSEQ, Responsable del SG-SST y los trabajadores que desarrollan actividades cotidianas en la organización.

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3. Términos y Definiciones Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para tener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria. Criterios de auditoria: Grupo de políticas, procedimientos o productos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoria. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria. Criterio de la auditoria: Resultado de la auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita la auditoria. Auditado: Organización que está siendo auditada. Auditor: Persona que lleva a cabo la auditoria. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Experto técnico: Persona que aporta cocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. Observador: Persona que compaña al equipo auditor. Guía: Persona designada por el auditor para asistir el equipo auditor. Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos.

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Competencia: Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No conformidad: Incumplimiento de un requisito Sistema de Gestión: Sistema para establecer políticas y objetivos para alcanzar dichos objetivo.

4. Referente normativo NTC ISO 9011 de 2011: Directrices para las auditorias de Sistemas de Gestión Resolución 1111 de 2017: Por la cual se definen los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratistas.

5. Roles y responsabilidades de la Auditoria Gerente: Debe garantizar los recursos necesarios para el desarrollo y buen funcionamiento del programa, a su vez debe garantizar la disponibilidad de sus colaboradores para la participación en entrevistas de ser requeridas. Responsable del SG-SST: Efectuara el papel de guía para la persona que desarrolle la auditora, acompañándola siempre que el auditor lo solicite. También tendrá su rol como el auditado principal. HSEQ: Es la persona designada para realizar la auditoria Interna y con base en sus competencias y pleno conocimiento de la organización deberá: Identificar y evaluar los riesgos del programa de Auditoria Establecer las responsabilidades de la Auditoria Establecer un procedimiento para la auditoria Determinar los recursos necesarios para la implementación del programa Mejorar, revisar y mejorar e programa de Auditoria

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Informar a la alta gerencia del mismo Trabajadores parte operativa: Cada uno cumplirá el rol de auditado, funcionando como herramienta de consulta frente a las inquietudes del Personal auditor.

6. Competencias de la persona que realiza la auditoria (Auditor La persona que realiza la auditoria deberá tener la competencia y formación requerida para ejecutarla de manera efectiva y eficiente así como el conocimiento y habilidades en los siguientes aspectos: Certificado de Auditor Curso Virtual de 50 Horas del SG-SST Conocimiento pleno del proceso productivo de la organización Principios, procedimientos y métodos de auditoria Normativa legal frente a la implementación de Sistemas de Gestión Experiencia en auditorias Experiencia laboral

6.1.

Atributos del Auditor

La persona auditora debe poseer atributos personales que le permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditoria, debiendo ser personas libres de prejuicios e imparciales. Un auditor debe ser: Ético, es decir imparcial, honesto y discreto De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas y puntos de vista alternativos. Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con la personas Observador, es decir, activamente consiente del entorno físico y las actividades Perceptivo, es decir, instintivamente consiente y capaz de entender las situaciones Versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones Tenaz, es decir , persistente, orientado hacia el logro de los objetivos

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Decidido, es decir alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógico. Seguro de si mimo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otro.

7. Posibles métodos de evaluación del Auditor

Método de evaluación

Objetivos

Revisión de registros

Verificar los antecedentes del auditor

Retroalimentación

Proporcionar información sobre cómo se percibe el desempeño de auditor

Entrevista

Observación

Examen

Revisión después de la auditoria

Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicación, para verificar la información y examinar los conocimientos y para obtener información adicional. Evaluar los atributos personales y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades, y su aplicación Evaluar las cualidades personales, los conocimientos y habilidades, y su aplicación Proveer información sobre el desempeño del auditor durante las actividades de auditoria , identificar fortalezas y debilidades

Ejemplos Análisis de registros de educación, entrenamiento empleo, credenciales profesionales y experiencia en auditoria. Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas evaluación del desempeño.

Entrevistas personales

Actuación, testificación de auditorías, desempeño en el trabajo. Exámenes orales y escritos, exámenes psicométricos Revisión del reporte de auditoria, entrevistas con el auditor, si es adecuado, retroalimentación del auditado.

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PROGRAMA DE AUDITORIA

8. Selección del equipo auditor El Gerente de Carbones Oro Negro S.A.S con sus facultades dentro de la Organización y verificando las competencia de que debería tener un auditor y de acuerdo con la magnitud de la empresa, designara a la persona que el crea más apta para el desarrollo de la auditoria.

Nota: El gerente designara al HSEQ de su empresa debido a que posee las competencias y atributos que debería tener un auditor.

9. Procedimiento para el desarrollo de la Auditoria

Actividades

Análisis del SG-SST para determinar el programa de auditoria

Criterios de Auditoria

Asignación de Auditor

Planeación de las Auditoras

Detalle Se analiza el cumplimiento a cada Ítem de la Resolución 11111 en actividades de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con base en el comportamiento de los mismos para determinar prioridades y tiempos asignados a cada a Se definen los criterios de Auditorias, tales como normas y leyes que deben servir como patrón de validación en la auditoria. El Gerente de la empresa designara a la persona que cumpla con el perfil, el cual debe evidenciar sus competencias, habilidades y atributos como auditor de Acuerdo a la ISO 19011 numeral 7.2 Se lleva a cabo la lectura de los documentos y elaboración delas listas de chequeo por parte del auditor

Responsable

Registro

HSEQ Responsable del SG-SST

Programa anual de auditoria

Auditor designado

Programa anual de Auditoria

Gerente

Certificado de auditor Documento que constate la experiencia en el desarrollo de Auditorias

Auditor designado

Notas de Campo

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Convocatoria

El auditor hace la citación por correo electrónico en cual solicita la disponibilidad de personal necesario para la realización de entrevistas y el tiempo necesario para las mismas. El Auditor se reúne con el Gerente de la empresa y el responsable del SG-SST, cuando sea apropiado con el fin de determinar aspectos de la auditaría y resolver dudas e inquietudes. A su vez se definirán los roles y las responsabilidades del auditoria

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Auditor designado

Mail

Auditor designado Gerente

Acta de las Reunión

Auditoria

Se lleva a cabo la auditoria interna con forme al programa y a las directrices de la ISO 9011

Auditor designado

Notas de campo y formatos de no conforme en caso de necesitarse.

Comunicación durante la Auditoria

El auditor mantiene constante comunicación con el guía y la persona auditada en el momento.

Audito designado

Formato de sugerencias frente a la auditoria

Recolección y verificación de la información

El auditor por medio de la observación directa de las actividades y la consulta de registros verifica el cumplimiento de los mismos.

Auditor designado

Registros. Formatos, actas, procedimientos programas, matrices, protocolos y documentos del SGSST

Auditor designado

Registros documentales y evidencias fotográficas

Auditor designado

Informe a la alta dirección

Auditor designado Gerente

Acta de reunión

Reunión de apertura

Generación de hallazgos de auditoria

Preparación de conclusiones de la auditoria

Realización de reunión de cierre

El auditor designado evaluar los hallazgos de auditoria los cuales puedan indicar conformidad o no conformidad. El hallazgo de no conformidades deberá contar con su soporte de la evidencia, la clasificación y registros. Las conclusiones de auditoria pueden tratar aspectos tales como el grado del SG-SST, efectividad de implementación, logro de los objetivos, causa raíz del hallazgo y hallazgos similares. A su vez el auditor designado preparara un informe para el gerente de acuerdo con su cronograma de auditorías, 15 días después de hacer cada ejercicio de auditoria. Se llevara a cabo una reunión de cierre en el cual el auditor designado deberá entregar los informes y los resultados de la

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Realización de seguimiento a la auditoria

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PROGRAMA DE AUDITORIA auditoria en el que expondrá los hallazgos evidenciados y las recomendaciones necesaria al Gerente de la empresa. Dependiendo de los objetivos de la auditoria, las conclusiones de la auditoria pueden indicar las necesidades de acciones correctivas, preventivas, o de mejora. Tales acciones serán decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado. Según sea apropiado el auditado deberá mantener informado al auditor designado. La finalización y efectividad de estas acciones debería ser verificada. Esta verificación puede ser parte de una auditoria ´posterior.

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Responsable del SG-SST

Registros documentales y fotográficos de las acciones tomadas.

10. Plan anual de Auditoria

El plan anual de auditorías de Carbones Oro Negro S.A.S busca Evaluar de manera independiente y objetiva el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, verificando su existencia, nivel de desarrollo y grado de eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los estándares mínimos según la resolución 1111 de 2017

Documento

Plan anual de auditoria

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PROGRAMA DE AUDITORIA

11. Formato General de Auditoria del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo El formato general de auditoria, basa su estructura en el formato de evaluación inicial del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo anexado en la Resolución 1111 de 2017 (Estándares mínimos) el cual el responsable de la Auditoria adapta para evidenciar el cumplimiento.

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Documento

Formato General de Auditoria del SG-SST

12. Control de cambios

CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE

RESPONSABLE DE

CAMBIARON EN EL

LA SOLICITUD DEL

DOCUMENTO

CAMBIO

Original

HSEQ

FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AA 11/03/2018

VERSION

01

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