Ppto- Sesion 9 2007-2

GERENCIA DE SISTEMAS 2007 - 2

Sesión 9: PRESUPUESTO DE T.I. T.I. Y CONTROL DE COSTOS

Plan de Trabajo – Agosto 15/16 de 2007

1) Conexión del tema Presupuesto con el de Análisis de Inversiones en TI 2) Componentes Principales y Análisis del Portafolio de TI

1

Portafolios de TI en Diferentes Sectores

Information (15)

Strategic (5) Transactional (40)

Infrastructure (40) No. of firms

Finance, Insurance1 7

Nonmetal Manufacturing, Utilities, Construction 19

Metal Manufacturing 86

Wholesale Retail, Transport 21

Information & Services5 14

All 147

3.5

1.4

2.3

1.3

2.0

2.1

5.2

1.7

2.6

1.4

2.0

2.5

Firm-wide $IT as a Percent of Net Sales (Three year averages)

Firm-wide $IT as a Percent of Discretionary Expense3 (Three year averages)

12%

IT Investment 2001/02

(54 businesses over 5 years)

1

13% 22%

14%

15%

54%

54%

13%

IT Investment 1993–974

20% 18%

11% 17%

17%

26%

11% 20%

13%

11%

14%

18%

13%

56%

52%

45%

54%

13% 22% 15 14% 22%

14%

16%

13%

12%

12%

13%

61%

52%

52%

57%

Net Sales = Interest Income plus Fees 2 Total Expenses = Net Sales – (Net Sales * Net Margin) 3 Discretionary Expenses = Net Sales – (Net Sales * Operating Margin before Depreciation)

14%

4

Source: Leveraging the New Infrastructure: How Market Leaders Capitalize on Information Technology, Peter Weill & Marianne Broadbent, HBS Press, 1988. 5 Services include Professional, Scientific and Technical Services, Heath Care Services, Social Assistance, Accommodation and Food Services

NSF Grant Number IIS-0085725

Center for Information Systems Research

Gastar con la cabeza: el nuevo equilibrio del presupuesto de TI Hoy en día, los costes de infraestructura y mantenimiento se han apropiado del presupuesto de sistemas de información. ¿Cómo se puede cambiar esta tendencia? Al frenar los costes de la tecnología utilizada para las actividades ordinarias, a la larga las empresas podrán dedicar más recursos a aquellas tecnologías que les permitan diferenciarse de verdad. Las fuentes de gasto más comunes provienen de la adquisición de tecnologías que no se necesitan y de un gasto excesivo en las tecnologías que sí son necesarias. Es relevante disponer de una segmentación de las tecnologías en función de su contribución.

Estudio realizado por A.T. Kearney entre 200 altos directivos de Europa, Estados Unidos y Canadá - 2005

2

Gastar con la cabeza: el nuevo equilibrio del presupuesto de TI Objetivo: Priorización del Presupuesto • Los que generan ganancias, afectan procesos clave del negocio y/o impactan la rentabilidad de la empresa • Los que están orientados a disminuir costos o incrementar productividad: su justificación está ligada a lo que “puede perder la empresa” por quedarse como está

Análisis del Portafolio Evaluar cada inversión para maximizar el valor del portafolio completo y reducir el riesgo potencial del proyecto

3

Análisis de Beneficios Proyectados Gains ($'000) 3000

2540

2340

2500

1990

2000

1520

1500 1000

740

500 0 1996

1997

1998

1999

2000

Reducción en gastos administrativos y generales Reducción de Cartera Control de gastos de ventas Ganancias por control de inventarios Descuentos logradops en compras

Componentes Principales del Presupuesto TI + Desafíos …

Example Cost Savings

IT Budget (before)

Capital Projects 20-30% of IT Spend Operational Services

Additional FUNDS SQUEEZED from Operational Budgets • • •

70–80% of IT Spend Legacy Systems, Assets, Maintenance Projects, Contracts etc.

Savings in choosing right projects Savings in executing more effectively Savings in pulling plug quicker on errant projects

Example Outcomes $$ Saved from Ops and Maintenance can be used to fund Highly Strategic new Projects

New systems deployed faster and better aligned to strategic goals

• Savings in executing better price/performance

Better Alignment of entire IT Spend to Goals

• Savings in consolidating and reducing redundancy

Vendor Management considerably simpler

• Savings in Contract Consolidation

Bring tremendous value to Agencies, Legislature, Governor Source: Artemis

4

Componentes Principales del Presupuesto TI + Desafíos …

• Planear Aplicativos TIC

• Planear Redes

• Planear Datos

• Planear Proyectos

– Demandas de conectividad – Portafolio y • Plan de Sistemas cronograma de – Trasladar metas aplicativos que deben estratégicas en recursos construirse o precisos de hardware, meoificarse durante el software, redes y demás período presupuestal – Capacidades de Almacenamiento actual y proyectada – Performance versus sus implicaciones

– Complementan el Plan de Sistemas – Definen proyectos factibles y manejables

Cómo determinar el costo.efectividad del portafolio de T.I.? • Comience definiendo los porcentajes de gasto – Proyectos (planes) – Ejecución Actual (base)

Ejemplos básicos de Variaciones del Portafolio

– Actualizaciones /Mejoras Dominado por Proyectos Dominado por Operación • Divida esto en porciones Ejecución Actual (Base) – Dominado por Proyectos Proyectos Actualizaciones – Dominado por Operación / Mejoras – Actualizaciones: cree una Mixto lista y priorice Para aquellas empresas que tratan de recortar los costos del portafolio, el categorizar los gastos es una buena recomendación

5

Cuáles elementos del Ppto SI/TI Prevalecen? Modelo Anterior: Salarios Personal TI: Hardware: Software: Administracion:

Tendencia Futura: 45% 25% 20% 10% 100%

Outsourcing: Insource (Nucleo IS) :

30-85% 70-15%

Government IT budget pie chart

Source: Business Technographics® November 2005 North American And European Enterprise IT Budgets And Spending Survey

Relación entre Activos y Proyectos dentro del Portafolio de TI

DEFINA ESTRATEGIAS CLARAS PARA LOGRAR MAS EN FUNCIÓN DEL PRESUPUESTO ASIGNADO

6

Ciclo: Ppto, Análisis Contable, Distribución Requerimientos de TI - Negocio

Plan Operacional Análisis de Costos (Contabilización) (Presupuesto)

Enfoque Financiero

Modelos de Costeo

Distribución / Prorrateo

Políticas de Asignación

Retroalimentación – Propuestas de Cambio

Proceso de Análisis del Portafolio

7

ANÁLISIS PRESUPUESTO DE T.I.

Cuánto se debería “gastar” en TI? (Funding)

CONTRASTAR ELEMENTOS CLAVE DEL PRESUPUESTO: • Principales Rubros Presupuestales • Comportamiento histórico

Composición Típica del Presupuesto de SI/TIC

Government IT typically spends more on O&M

Source: Business Technographics® November 2005 North American And European Enterprise IT Budgets And Spending Survey

8

Technology Trends

Ejemplo: Data Center Scenario – 2004/05

Projected Data Center Budget Growth: 2002-12 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 2002 Network

2004

2006

People

2008

Software

2010

2012 Storage

Servers

Data center representa 50%-75% del Ppto TI

Vistas adicionales del portafolio de T.I. (1/2) Presupuesto de TI por unidad de negocio UEN 3 (I&D)

Corporativo

Presupuesto de T.I. por Grandes Proyectos s

$30 UEN 1 (Ventas)

$30 $40

$100

M W eb

UEN 2 (Servicio)

B Co usin e nt inu ss ity

Security

Se rv ic

ob i

le D

ev ice

es

$3.0 0 $2.50

$1 .0 0

$3.00

$2.0

an um H

s $2 .0 0

. 00 $2

e rc ou es R

c an Fin

Supply Chain

0 $2.5 $4.5

0

5 $1.

0

s ia l

0

$7.50

Data Center Consolidation

Server Consolidation rta Po

l

CRM

9

Vistas adicionales del portafolio de T.I. (2/2) Costos fijos .vs. Costos Variables

Discriminación por SubÁrea de T.I.

Variable

Hardware $30

$140

Software

$15

$35

Projects

$60

$40

$90

Fixed

Network

People

TCO Hardware: Costos de Capital + Otros Presupuesto por Proveedor de T.I. IBM $10

Other $40 $12

Sprint

Otros $3

Microsoft $5 Oracle $10 $8 HP

$7

$8

EMC

$28

Capital

Sun

IT Budget Worksheet Information Technology Key Budget Items Maintenance Hardware Rental/lease Software Networking Application Development Services Strategic Planning Building / Office Depreciation or Rent Utilities Telephone / Facsimile Charges Communication and Internet Connection Charges Taxes (other than Payroll) Miscellaneous Administrative Expenses Allocated to IT Dept. Outsource to System Integrator Other Expenses Total Budget Amount

(ejemplo)

Last Year’s Budget x $1,000 40 160 100 70 20 --15 110 120

This Year’s Budget x $1,000 45 170 90 115 30 --15 125 130

Percent Change

50 50

60 55

+20% +10%

80 --

60 --

-25% --

+13% +6% -10% +64% +50% --0 +14% +8%

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Reglas de Negocio que Guían la Elaboración del Presupuesto de IT (Dayton, 1997)

• Incremental - ajustado a la base de los objetivos del negocio (ejem: rentabilidad, inflación, …) • Base Zero - refleja el valor de proyectos específicos ligados al logro de objetivos básicos de negocio (ejem: Inventario Justo a Tiempo, EDI, …) • Línea Base - Se parte de costos fijos o muy bajos para calcular los ítems del presupuesto

Preparando el Presupuesto … Principales Pasos 1. Pronosticar los gastos de un período de tiempo determinado: Nuevos proyectos; Operaciones básicas; Mejoramiento 2. Determinar las imputaciones presupuestarias dominantes (análisis multidimensional). Apoyarse en Análisis Costo - Beneficio 3. Preparar justificaciones para Alta Dirección: Explicar los estimativos que se usaron para formular el presupuesto (ejem: cantidad de personas, operaciones bajo outsourcing, porcentajes de inflación, …). Sustentar lo necesario por medio de “Business Case” 4. Destacar las estrategias corporativas que se respaldarán con las soluciones TI a implementar durante la vigencia cubierta por el presupuesto

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