Power Point - Breve Manual

Curso de Informática Formadora: Andréa Aranda

Power Point 1 – Introdução O “Power point” é o terceiro e último programa do conjunto “Microsoft Office” de que vamos falar . Sendo o “Word um processador de texto, o “Excel” uma folha de cálculo, o “Power point” é o programa que permite fazer apresentações em “slides”.

1 – Abrir o Power point Tal como já vimos anteriormente, o “Power point” inicia-se (ou abre-se) através do menu “Programas” do botão iniciar (ou através de atalho no “Ambiente de trabalho”). Depois de aberto o “Power point” tem o seguinte aspecto:

Ao contrário de outros programas de apresentação que nos obrigam a criar e gravar “slide a slide”, o “Power point” permite criar uma apresentação completa de slide, todos similares em aparência e todos armazenados num único ficheiro. O “Power point” abre por defeito o ficheiro “apresentação1.ppt” (sendo “ppt” a extensão de ficheiro “Power point”). Se reparamos o programa abre uma janela lateral onde é possível seleccionar o tipo de apresentação que pretendemos fazer.

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Podemos criar uma apresentação partindo do zero (ou seja uma apresentação em branco), onde sermos nós a escolher e inserir os textos, criar e/ou escolher esquemas de cores, inserir fundos (ou não), etc.

2 – Abrir e criar o primeiro “slide” Se seleccionarmos uma apresentação já existente podemos poupar tempo, mas, por outro lado corremos o risco de fazer uma apresentação igual à de um outro colega de trabalho ou mesmo de outra empresa. Se seleccionarmos os “Modelos de apresentação” da nossa janela lateral (ou no menu “Formatar” teremos o seguinte:

Se repararmos na barra do lado direito aparece-nos um menu com várias opções de fundos e cores, apenas teremos que acrescentar os textos, imagens ou gráficos que pretendamos. Basta apenas clicar com o botão esquerdo do rato em cima do modelo que pretendemos e, automaticamente teremos o nosso “slide show”.

Por cima do slide estão caixas de texto com a seguinte informação: “Faça clique para adicionar o título” ou “Faça clique para adicionar um subtítulo”. Isto significa que

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podemos clicar com o botão esquerdo do rato em cima da caixa de texto e escrever o que pretendemos.

Para fazer qualquer alteração é preciso seleccionar a caixa de texto pretendida (basta clicar em cima que ela fica imediatamente seleccionada). Se repararmos o texto que escrevemos já ficou com a cor, tamanho e formato definidos. Ao seleccionarmos um modelo de apresentação, ele automaticamente assume as formatações que estão associadas a esse mesmo modelo, no entanto podemos alterá-los para que se enquadrem melhor ao que nós pretendemos. Para formatar qualquer texto fazemos o mesmo que já tínhamos aprendido anteriormente no “Word” e no “Excel”, seleccionamos o texto e na “Barra de menus” alteramos o que pretendemos (cor, tamanho do texto ou tipo de letra).

Primeiro é necessário seleccionar o texto. Para isso clica-se em cima do que se pretende alterar

Atenção! Os textos no “Power point” não são mais do que “caixas de texto” (tal como foi ensinado no programa “Word”). Sempre que quisermos alterar teremos que seleccionar a caixa de Power Point

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texto e inserir lá dentro o que pretendemos (texto, imagens, sons, filmes, gráficos). Para criar um novo texto no diapositivo teremos primeiro que inserir a caixa de texto (ir ao menu “Inserir” e seleccionar “caixa de texto”). 2 – Esquemas de diapositivos (ou slides) Quando já tivermos escolhido um modelo de apresentação e o inserirmos no nosso slide, imediatamente a nossa janela ou caixa de diálogo do lado direito muda para nos mostrar os “Esquemas de diapositivos”. Estes esquemas são a forma como os nossos “slides” irão se apresentar ao longo de toda a apresentação. Quer isto dizer que o primeiro slide será o slide de título, o segundo já será um slide ou com mais texto ou então já com imagens ou gráficos (em todas as apresentações é conveniente que o primeiro slide seja um slide de título, porque funcionará como uma primeira apresentação de todo o trabalho). Podemos seleccionar entre os “esquemas de texto” ou “esquemas de objectos” ou “esquemas de texto e objecto” (e também “outros esquemas” que nos permitem escolher a utilização de organigramas).

Escolher os esquemas de diapositivos

Vários tipos de esquemas

Podemos alterar os diapositivos que já criamos, para isso basta clicar no esquema de diapositivo que pretendemos e ele automaticamente altera-se (embora mantenha o texto que inserimos, se já o tivermos feito). 3 – Inserir um novo diapositivo Tal como havia sido descrito anteriormente o “Power Point” cria apresentações completas, sem necessidade de gravar os slides separadamente. Por isso, podemos inserir os diapositivos que pretendermos sem limites (Atenção: os ficheiros com demasiados slides tornam-se muito pesados, assim como a apresentação se torna enfadonha. Temos que ter o bom senso de não introduzir mais do 15/20 slides por apresentação). Power Point

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Para inserir um novo slide baste ir à barra de menus e seleccionar “Inserir – novo diapositivo” ou ir ao botão “Inserir diapositivo” da barra de ferramentas.

Inserir directamente com o botão

O novo diapositivo ou “slide” terá o mesmo fundo e as mesmas formatações do anterior. (Sem qualquer modificação que tenhamos inserido, por exemplo, se tivermos mudado o tipo de letra e a cor do texto do primeiro slide, essas alterações não se irão manter no slide que inserirmos a seguir, se quisermos manter nos outros slides inseridos, as alterações no primeiro slide, teremos que o fazer manualmente).

Exercícios: 1) Seleccione um esquema de diapositivo (texto, objectos, texto e objectos), tendo em atenção que uma apresentação deverá ter sempre, inicialmente, o seu título e subtítulo. 2) Seleccione um dos modelos de diapositivos disponíveis no Power Point. 3) Adicione o título com a seguinte formatação: - Tipo de letra: “Comic Sans” - Tamanho : 16 (se necessário aumente a caixa de texto para que o texto fique visível) - Formatado ao centro 4) Adicione o subtítulo com a seguinte formatação: - Tipo de letra: “Comic Sans” - Tamanho: 14 5) Altere o esquema de cores do diapositivo seleccionado 6) Adicione mais 3 diapositivos à sua apresentação, sendo que um deles deverá conter a inserção de imagens . 7) Insira uma imagem e alter a sua colocação no diapositivo (se estiver localizada à direita, coloque-a do lado esquerdo e vice-versa) 8) Insira um gráfico no diapositivo 3

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9) Insira um texto no diapositivo 4 onde faz uma pequena conclusão do assunto tratado. 10) Visualize a sua apresentação em modo de “Apresentação” 4 – Animações 4.1 – Esquemas de animação e animação personalizada As apresentações em “Power point” podem e devem ser animadas. Qualquer apresentação se não tiver pelo menos um elemento de distracção torna-se monótona e corremos o risco dos nosso “público” deixar de prestar atenção ao que estamos a explicar. Por isso, em vez de uma transição por defeito do programa (apenas aparece o diapositivo), podemos animar as coisas através da utilização das animações que o próprio programa fornece. (Podemos animar imagens, sons, textos, gráficos, assim como a própria transição entre os diapositivos). Se formos à nossa janela lateral e seleccionar “Estrutura de diapositivos – Esquemas de animações”, podemos ver uma listagem de animações possíveis de serem utilizadas

Para aceder/abrir a janela lateral direita basta clicar no botão da barra de ferramentas: “Estruturar”

Temos várias escolhas dentro de 4 tipos de animações: - sem animação (é o que temos por defeito) - subtis (surgir, pintar, sublinhar, etc); - moderados (subir, descer, elegante, etc.) - apelativos (aos pulos, remoinho, linha e sair) A escolha depende sempre do gosto pessoal de quem elabora a apresentação, mas também do público a que se destina a apresentação. Estas animações são introduzidas no diapositivo seleccionado (estão previamente definidas para o tipo de diapositivo que seleccionamos e animam apenas o texto). Para inserirmos as animações em cada um dos elementos do diapositivo, temos que seleccioná-lo primeiro e só depois podemos escolher a animação pretendida. Por isso,

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primeiro seleccionamos a caixa de texto e dentro desta o elemento que queremos animar e só depois vamos escolher a animação. As animações de cada elemento são animações personalizadas. Por isso, se quisermos animar um texto ou uma imagem de um diapositivo temos que ir à barra de menus e seleccionar o menu “Apresentações” e depois escolher “Animação personalizada…” (ou clicar com o botão direito do rato em cima do elemento que queremos animar e seleccionar a opção “Animação personalizada…” ou então ir ao menu da nossa janela lateral direita, clicar na seta e seleccionar a “Animação personalizada…” )

Ao seleccionarmos a animação personalizada a nossa janela lateral mostra-nos logo as opções que temos.

Seleccionado o clipart do coelho, agora temos que adicionar o efeito.

Tal como já foi dito temos que seleccionar primeiro o que queremos animar (neste caso seleccionamos a imagem do coelho da Páscoa) e depois vamos adicionar o efeito, clicando no botão “adicionar efeito”.

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O botão reproduzir fica activo após escolhermos a animação pretendida

Aparece-nos logo uma série de opções. O primeiro passo é escolher se queremos uma animação à entrada, salientando ou à saída. Dentro de cada uma destas opções teremos um grande conjunto de animações para seleccionar. Após escolhermos a nossa animação podemos vê-la clicando no botão “reproduzir” que se encontra mais abaixo na mesma janela. Para remover a animação basta clicar no botão “Remover” ou com o botão direito do rato em cima e seleccionar “Remover” (ou utilizar a tecla “delete” do teclado”). Quando seleccionamos uma animação, abrimos um leque de opções na nossa janela.

Botão remover

Estas opções são para modificar a nossa animação. Podemos definir o início da animação – “ao clicar” (significa que o elemento ou objecto animado só aparecerá na apresentação, , quando clicarmos com o rato ou utilizarmos a barra de no modo “Apresentação” espaços no teclado) , “com o anterior” (significa que será executado juntamente com o

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efeito anterior)ou “a seguir ao anterior” (significa que será executado logo a seguir ao efeito imediatamente anterior). Podemos escolher a direcção a que o efeito se deve aplicar e também a velocidade do efeito. Tudo isto irá alterar a nossa apresentação. Só podemos saber como se experimentarmos! Para vermos o efeito no ecrã inteiro seleccionamos o modo “Apresentação” ou clicamos no botão “Apresentações” ( ) da nossa janela. 4.2 – Transições entre diapositivos Além das animações de cada um dos elementos do nosso slide, também podemos animar as próprias transições entre os nossos vários diapositivos. Novamente vamos à nossa janela lateral direita (na seta) e seleccionamos “Transição entre diapositivos”

Teremos aqui, também, uma série de opções que podemos escolher para dar mais “cor” à nossa apresentação.

Vários tipos de transições

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Tal como nas animações anteriores, aqui também podemos alterar a velocidade da nossa animação (basta clicar no menu “Velocidade” e escolher a velocidade pretendida). Mas aqui temos uma novidade: podemos adicionar sons à nossa animação! Temos a opção “som” que nos apresenta uma série de sons disponíveis para acrescentarmos ao nosso slide. Temos também uma “check box” que nos permite escolher como queremos que a transição entre diapositivos ou slides seja feita – com um clique do rato (ou com a barra de espaço do teclado) ou automaticamente após o tempo que escolhermos (atenção que não devemos utilizar muito esta opção, os computadores tem tendência a encravar se optarmos por utilizar transições temporizadas), ou então escolhermos a duas opções e mudamos uma vez com o clique do rato e outra com a transição temporizada. As transições temporizadas podem ser uma ajuda grande se estivermos longe do nosso computador durante a apresentação, mas o tempo que medeia entre um slide e outro deve ser bem estudado para que não fiquemos muito tempo a ver um slide que tenha pouco conteúdo ou pouco tempo a ver um que tenha muito texto e imagens/gráficos. Podemos seleccionar uma transição diferente para cada diapositivo ou então escolher uma e aplicá-la a todos os slides, bastando para isso, depois de escolhida a transição clicar no botão “aplicar a todos os diapositivos”.

Check box

Seleccionamos se queremos manter a mesma transição em todos os diapositivos

5 – Imprimir diapositivos O “Power point” cria uma apresentação,por isso funciona com slides e os slides não foram feitos para serem impressos, porque o ideal é vê-los no computador onde é possível apreciar as animações.

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Mas se por algm motivo se torna necessário imprimir a nossa apresentação, só temos que fazer o que já é habitual e acontece em praticamente todos os programas. Vamos ao menu “Ficheiro” e escolhemos “imprimir”. A janela da impressora abre e aqui podemos seleccionar as opções de impressão

Escolher folhetos para imprimir mais do que um slide numa folha.

A cores ou em escala de cinzentos. Slides com moldura e ajuste ao papel

Escolher o número de slides por folha

Slides na horizontal ou na vertical

Podemos escolher imprimir tudo, apenas o diapositivo actual (será aquele em que o cursor do rato estiver) ou escrever o nome de cada diapositivo. Cada slide será impresso numa folha A4 a menos que seleccionemos a opção “folhetos” e definamos a quantidade de slides que queremos imprimir numa folha. Depois de seleccionarmos as nossa opções podemos fazer uma pré-visualização do que vamos imprimir clicando no botão “pré-visualizar” da janela da impressora. Se não estivermos satisfeitos podemos alterar os elementos todos e só depois mandamos imprimir. Aqui podemos alterar o número de diapositivos por página

Podemos alterar aqui as definições anteriores

Agora que já aprendemos a trabalhar é preciso pôr mãos à obra e deixar a imaginação fluir!

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